4. Granskningsresultat
4.3. Kultur- och fritidsnämnden
Kultur- och fritidsnämndens förvaltning hanterar ett stort antal avtal med artister inför ett antal olika evenemang. Vidare hyr nämnden ut många lokaler. Denna granskning är avgränsad till avtal med en löptid över ett år och därmed omfattas de flesta avtalen inom förvaltningen inte av denna granskning.
I denna granskning har intervjuer skett med förvaltningschefen, förvaltningssekreterare och personalansvarig.
4.3.1. Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa?
Nämnden har antagit en delegationsordning, vidare finns en attestordning samt en dokumenthanteringsplan. Av granskningen har framkommit att dessa riktlinjer följs i stort men att det återstår en del när det gäller dokumenthanteringen, vidare om det i senare avsnitt.
Av delegationsordningen framgår vilka personer som får underteckna avtal och till vilket belopp. Möjligheten att underteckna avtal har begränsats till ett fåtal
personer som ”certifierats” via kommuninterna utbildningar för ändamålet.
Upphandlingar sker genom den centrala upphandlingsenheten inom kommunen varför dessa avtal inte hanteras på förvaltningen.
4.3.2. Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt?
De avtal som tecknas efter upphandlingar finns registrerade i datasystemet Kommers och i den centrala avtalsdatabasen. Flera andra avtal registreras också i ärendehanteringssystemet Evolution med det är beroende av vem som är ansvarig handläggare. Det finns inget register som samlar alla förvaltningens avtal.
När det gäller var avtalen förvaras framgår av granskningen att det inte finns någon arkivförteckning eller arkivregister på förvaltningsnivå men det finns en utförlig dokumenthanteringsplan. Flera avtal förvaras ute på verksamheterna men det finns i dagsläget inga arkiv där. På förvaltningsstabens kontor finns ett arkiv som inte är brandsäkert. I arkivet finns två pärmar som innehåller avtal, varav den ena har en innehållsförteckning. Vid granskningen framkom att vissa avtal saknades i pärmen.
Ett avtal återfanns i ett oundertecknat exemplar i handläggarens pärm. Vid granskningstillfället hade ett stort antal dokument skickats till centralarkivet då kontoret snart ska flytta in i sina nya lokaler i Rådhuset. Arkiv etc i de nya lokalerna förväntas vara brandklassade etc.
Anställningsbevis förvaras i låst arkivskåp i bokstavsordning. Det är endast två personer som har nyckel till skåpet, HR-strategen samt personalassistenten.
4.3.3. Har avtalen undertecknats av en behörig person?
Det finns som nämnts inte många avtal som handhas av förvaltningen som omfattas av denna granskning. Vid stickprov framkom att ett avtal som ingåtts med en ideell förening inte återfinns i original. Det går därför inte att fastställa om det
undertecknats av behörig person. Vidare är detta avtal inte diariefört såsom tidigare års avtal med samma part. Samtliga anställningsbevis och övriga avtal som har granskats har undertecknats av behörig person.
4.3.4. Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen och på vilket sätt säkerställer nämnde genom uppföljning att man får det som avtalats?
I ärendehanteringssystemet Evolution finns inlagt tidsramar för de avtal som registreras där. I systemet finns en funktion som bevakar när avtal håller på att löpa ut men den används inte av förvaltningen. En sådan uppdatering sker istället manuellt på de fåtal avtal som berörs av ansvarig handläggare.
Kontrollen av leverantörsfakturor omfattar flera aspekter. För det första kan ingen som inte är behörig att underteckna avtal attestera en faktura. Det betyder att om en obehörig anställd har undertecknat ett avtal upptäcks detta i efterhand av systemet när en leverantörsfaktura ska betalas. För det andra måste fakturan även attesteras av ansvarig chef såsom beslutsattestant. Det är förvaltningschefen som fyller i en blankett om vem som ska ha attestbehörighet i systemet och denna beställning skickas till ekonomiavdelningen som tillser att behöriga ges tillgång attesträtt. Alla som har beställningsrätt får genomgå en utbildning kring inköp och upphandling. I attestordningen framgår det vad uppdraget som
beställningsattestant innebär.
4.3.5. Finns det en tillräcklig kompetens inom
nämnden/förvaltningen för avtalshanteringen?
Förvaltningen hanterar få stora löpande avtal. Stora avtal upphandlas ofta centralt av upphandlingsavdelningen i kommunen varför förvaltningen inte handhar stora komplexa avtalsprocesser. De handläggare som är behöriga att ingå avtal har fått genomgå utbildning för detta i kommunens regi.
4.3.6. Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll?
Hittills har någon intern kontroll skett inte kring avtalshantering. I dagsläget pågår en diskussion inom kommunen kring hur den interna kontrollen kan effektiviseras.
4.3.7. Revisionell bedömning
Vi bedömer att kultur- och fritidsnämnden inte har en till fullo ändamålsenlig hantering av sina avtal. Bedömningen grundas på följande.
- Det finns en tydlig delegationsordning om vem som får underteckna avtal och denna följs i samtliga granskade avtal med undantag från det avtal som inte återfanns i original.
- Det finns en omfattande dokumenthanteringsplan men det saknas en
arkivförteckning och arkivbeskrivningar. Detta är inte förenligt med lag eller Kristianstads kommuns arkivreglemente.
- Det ett gemensamt system för hur avtal ska registreras och förvaras men det följs inte fullt ut ännu. Detta utgör en risk för att avtal förkommer eller glöms bort. En rekommendation är att samtliga avtal skannas in i sin helhet.
- Förvaltningen använder sig av kommunens centrala faktureringssystemet för leverantörsfakturor och här finns en tydlig attestordning nedtecknad.
- I den mån långa tidsbegränsade avtal finns, hanteras uppsägning av dessa manuellt vilket ökar risken för glömda tidsfrister. I de fall avtalen är
upphandlade så finns en funktion i systemet Kommers som förvarnar om ett avtal håller på att löpa ut, behöver omförhandlas eller sägas upp och det fungerar väl.
- Det har inte skett någon intern kontroll kring hur avtal hanteras. Nu
avvaktar man kommunens centrala omarbetning av den interna kontrollen.
Förslag är att framtida intern kontrollplaner innefattar hur avtal hanteras och att sådana planer baseras på en väsentlighet- och riskanalys.
4.4. Barn- och utbildningsnämnden
Barn- och utbildningsförvaltningen hanterar en stor bredd av olika typer av avtal såsom mot skolor, för hyrda lokaler och färdtjänst med flera.
I denna granskning har intervju skett med förvaltningschefen samt ekonomichefen.
4.4.1. Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa?
Inom barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde finns det ett
arkivreglemente, en delegationsordning, dokumenthanteringsplan och en metodisk handbok för skola. Riktlinjerna återfinns på intranätet och vissa även på den externa hemsidan. Enligt uppgift följs riktlinjerna. Förvaltningschefen ansvarar för att riktlinjerna följs och anses tydliga. Det framgår inte av riktlinjerna hur avtal skall följas upp.
4.4.2. Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt?
Samtliga avtal diarieförs. För upphandlade avtal förs ett register men sökfunktionen är inte tillfredsställande. Övriga avtal saknar en gemensam förteckning
Avtalen förvaras i arkivet utifrån enhet och diarienummer. Arkivansvarig är nämndsekreteraren och registrator. Sedan november 2013 scannas samtliga avtal in i sin helhet i datasystemet Evolution. För tillfället är förvaltningen mitt inne i processen att implementera detta system.
Avtalen förvaras i original i ett brandsäkert skåp på förvaltningskontoret. Skåpet är låst. Avtal lämnas på begäran ut av nämndsekreterare och registrator som gör
sekretessprövningen. Om osäkerhet råder tillfrågas förvaltningschefen. Riktlinjer för detta finns men är inte nedtecknade
4.4.3. Har avtalen undertecknats av en behörig person?
Av granskningen har inte framkommit annat än att avtalen har undertecknats av behörig person.
4.4.4. Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen och på vilket sätt säkerställer nämnden genom uppföljning att man får det som avtalats?
De stora avtal som förvaltning ingått är hyresavtal för lokaler. Hyresvärd är C4 Teknik. Ingen kontinuerlig uppföljning görs av dessa avtal. Avtal som rör barns skolgång i annan kommun hanteras av skolornas rektorer.
I ärendehanteringssystemet Evolution finns en funktion som kan förvarna ansvarig person om ett avtal håller på att löpa ut, ska förlängas etc men än så länge används inte funktionen. Det finns ingen kontrollfunktion utan varje handläggare ansvarar för ”sina” avtal.
4.4.5. Finns det en tillräcklig kompetens inom nämnden för avtalshanteringen?
Större upphandlingar sköts av den centrala upphandlingsenheten på kommunledningskontoret. Varje avdelning inom förvaltningen har
specialistfunktioner som ansvarar för omvärldsbevakningen, däribland ny lagstiftning av relevans. Därutöver finns en inköpssamordnare som svarar för inköps- och upphandlingsfrågor för nämndens räkning.
Vid behov tar förvaltningen hjälp av SKLs mallar, specialister och jurister men även Kristianstads kommuns kommunjurist. Den egna personalen fortbildas
kontinuerligt utifrån behov. Kontroll av kompetens görs vid rekrytering och löpande.
4.4.6. Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll?
Det finns kontroller som rör avtal i den interna kontrollplanen och i denna finns en plan för uppföljning, exempelvis görs intern kontroll av upphandlingar under en treårsperiod. Planen följs. Rapporter skickas till nämnden och revisorerna en gång per år men vid större avvikelser sker rapportering mer frekvent. Den interna kontrollprocessen innefattar inte en djupare risk- och väsentlighetsanalys avseende avtal.
4.4.7. Revisionell bedömning
Vi bedömer att barn- och utbildningsnämnden inte till fullo hanterar sina avtal ändamålsenligt. Bedömningen grundar sig på följande.
- Barn- och utbildningsnämnden har ett flertal riktlinjer som förvaltningen följer när det gäller avtal.
- Alla avtal diarieförs och skannas in i ärendehanteringssystemet Evolution.
- Registreringen av avtal hanteras olika beroende på typ av avtal.
Upphandlade avtal förtecknas i ett särskilt register men inte övriga så det finns ingen övergripande lista på de avtal som ingåtts. Det finns därmed ingen förteckning över alla ingångna avtal.
- Avtalen förvaras i låst och brandsäkert skåp.
- Avtalen har undertecknats av behörig person såvitt framkommit i granskningen.
- Det saknas rutiner för uppföljning av avtal, funktionen i Evolution som kan förvarna om att ett avtal håller på att löpa ut, ska omförhandlas eller dylikt, används inte. Därmed finns det en möjlig ökad risk för att avtalsfrister inte hålls.
- Den interna kontrollen har inte omfattat avtalshantering i sin helhet och baseras inte på någon djupare risk- och väsentlighetsanalys vad gäller avtalshantering.
4.5. Omsorgsnämnden
Inom omsorgsförvaltningen hanteras bland annat hyresavtal av lokaler, avtal med privata vårdgivare och en stor mängd anställningsavtal.
De som intervjuats i denna granskning är förvaltningschefen och frågor till administrativ personal som hanterar allmänna handlingar däribland avtal.
4.5.1. Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa?
Det finns interna riktlinjer såsom delegationsordning, dokumenthanteringsplan, attestreglemente. Vidare hänvisas till kommunens reglemente för kontroll av verifikationer. Förvaltningschefen ansvarar för att riktlinjerna följs. Om riktlinjerna inte följs används tillsägelse, förvarning och borttagande från delegation.
Riktlinjerna uppfattas som tydliga och följs enligt uppgift. Däremot framgår inte tydligt vem som ansvarar för uppföljning av riktlinjerna. Det saknas
arkivförteckning och arkivbeskrivning. Omsorgsnämnden har även tagit fram egna riktlinjer för direktupphandling.
4.5.2. Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt?
Samtliga avtal diarieförs och skannas in i datasystemet Evolution. Ansvariga för detta är nämndsekreteraren samt en handläggare utsedd som ansvarig för arkivet.
Därutöver registreras avtalen i ett excelldokument.
Avtalen förvaras i brandsäkra skåp och arkivrum på förvaltningens kontor, endast nämndsekreterare och arkivansvarig har tillgång till nycklarna till skåpen. Samma personer ansvarar även för utlämnande av allmänna handlingar efter att
sekretessprövning gjorts. Vid osäkerhet rådfrågas förvaltningschefen.
4.5.3. Har avtalen undertecknats av en behörig person?
Det finns en delegationsordning av vilken det framgår vem som får besluta om vad, inklusive underteckna avtal. Av granskningen har inte framkommit annat än att avtalen är undertecknade av behörig person.
4.5.4. Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen och på vilket sätt säkerställer nämnde genom uppföljning att man får det som avtalats?
Främsta risken som identifierats är vid förlängning av avtal. Ett avtal skrivs ofta på 2-3 år med möjlighet till förlängning på 1-2 år. Sedan ca 2010 har det skrivits in att förlängning av avtalen måste upp till beslut för att de ska förlängas så det sker inte längre automatiskt.
Hyresavtal är de avtal som löper över längre tid men eftersom samtliga l0kaler hyrs av det kommunala bolaget bedöms att risken inte är lika stor.
I förvaltningens internkontrollplan ingår även att kontroll och uppföljning ska ske av leverantörsfakturor mot underliggande avtal för att säkerställa att inköp och prissättning stämmer med avtal. Det finns ingen nedtecknad rutinbeskrivning för detta. Intern kontrollpunkt har inhämtats och dokumenterats i pärm för
nämnderna.
I datasystemet Evolution används funktionen som förvarnar ansvarig person när avtal löper ut. Varningen är inlagd utifrån den tid som behöver för att hantera ett avtal som löper ut. Ibland är det upp till 16 månader i förtid som första alerteringen sker till ansvarig.
4.5.5. Finns det en tillräcklig kompetens inom nämnden för avtalshanteringen?
Vid upphandlingar tar man hjälp av upphandlingsenheten och man anser att förvaltningen har kompetens för innehållet men att ansvar för formaliseringen kring upphandlingen ligger på upphandlingsenheten. Lagförändringar rörande upphandling bevakas centralt. Utvecklingsenheten i förvaltningen har hand om
”innehållet” och följer förändringar.
Förvaltningen tar hjälp av kommunjuristen när avtals ska skrivas.
Förvaltningen bedömer att personalen ha relevant komptens som behövs för de anställdas respektive ansvarsområde. Kompetensen hos personal kontrolleras vid rekrytering med hjälp av ett elektronisk cv-databassystem. Rekrytering sker genom delegation och ansvaret hamnar hos respektive chef och ibland även personalchef.
Vid medarbetarsamtal som sker en gång per år går man igenom den anställdes situation och tar då också upp ifall ytterligare utbildning behövs. Personalen fortbildas utifrån behov.
4.5.6. Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll?
Förvaltningen har visats arbeta aktivt med internkontrollfrågor kopplade till avtalshantering. Dels i sin interna kontrollplan men också genom övriga rutiner i det dagliga arbetet enligt intervju. Granskningen har tagit del av den interna kontrollplanen och funnit en tydlig koppling till avtalshantering.
Förvaltningen arbetar aktivt med den interna kontrollplanen och fick även i den granskning som genomföredes kring intern kontroll i Kristianstads kommun föregående år bäst resultat av samtliga förvaltningar.
Förvaltningen har identifierat nya bristområden kopplade till avtal och ekonomi som är tillagda i kommande plan för 2014. Det finns en plan för uppföljning.
Rapport skickas årligen till nämnden.
4.5.7. Revisionell bedömning
Vi bedömer att omsorgsnämnden i stor utsträckning har en ändamålsenlig hantering av avtal. Bedömningen grundar sig på följande.
- Det finns interna riktlinjer som reglerar delar av avtalshanteringen och de uppfattas som tydliga.
- Det finns en delegationsordning och en dokumenthanteringsplan.
- Det saknas arkivförteckning och arkivbeskrivningar vilket strider mot lag och kommunens arkivreglemente.
- Alla avtal diarieförs och skannas in i sin helhet i Evolution.
- Vidare registreras alla avtal i ett separat excelldokument vilket ger en bra överblick av samtliga ingångna avtal och kan underlätta uppföljningen.
- Avtalen förvaras i brandsäkra skåp och arkivrum som ett fåtal behöriga personer har tillgång till.
- De avtal som har granskats har undertecknats av behörig person.
- Kompetens kring upphandling av tjänster och därmed avtalsskrivning säkerställs genom att kommunens centrala upphandlingsenhet anlitas.
Övrig kompetens kontrolleras vid rekrytering och medarbetarsamtal och fortbildning sker vid behov.
- En riskbedömning har gjorts kring ekonomiska konsekvenser av avtal och justeringar gjorts. Vidare finns inlagt i förvaltningens plan för intern kontroll att kontroll och uppföljning kring avtal ska ske.
- Intern kontroll har tydlig koppling till avtal.
4.6. AB Kristianstadbyggen (ABK)
ABK bygger fastigheter och förvaltar ca 8 900 lägenheter och 300 kommersiella lokaler. Bolaget har ca 170 anställda. Det stora flertalet avtal som omfattas av denna granskning är m a o hyresavtal av lägenheter och lokaler samt anställningsavtal.
Vidare genomförs årligen ett stort antal upphandlingar som vanligen handlar om drift- och underhåll av fastigheterna men även entreprenad av nya byggen.
De som intervjuats i denna granskning är VD och ekonomichef.
4.6.1. Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa?
Utöver bolagsordning och ägardirektiv finns delegationsordning, attestordning, upphandlingspolicy och inköpspolicy. Vidare finns policy för projektbudget,
projektuppföljning, underhåll m.m. och rutinbeskrivningar som reglerar olika delar av bolagets avtalshantering, t ex hantering av leverantörsfakturor. VD ansvarar för att riktlinjerna följs. Av granskningen har framgått att riktlinjerna uppfattas som tydliga och ändamålsenliga när det gäller vem som får underteckna avtal för bolagets räkning. Däremot framgår inte hur avtal ska förvaras. Det finns en
dokumenthanteringsplan samt en arkiv- dokumenteringshanteringspolicy men det saknas en arkivförteckning och arkivbeskrivningar.
4.6.2. Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt?
Ekonomichefen ansvarar för en förteckning av bolagets samtliga avtal.
Förteckningen är samlad i en excellfil men bolaget söker ett mer ändamålsenligt system. Avtalen diarieförs men skannas inte in i sin helhet. Avtalen förvaras på bolagets huvudkontor samt på tre Boservicelokaler. De förvaras i brandskyddade och låsta skåp med tillträde endast behöriga.
Här noteras även att bolaget har köpt ett nytt arkiv, -dokument och
ärendehanteringssystem, Public 360, som börjar installeras under våren 2014. I och med detta kommer samtliga avtal att skannas in i systemet och alla
originalhandlingar kommer att förvaras och arkiveras på huvudkontoret. I samband med detta kommer även dokumenthanteringsplanen och
arkiveringspolicyn att omarbetas.
4.6.3. Har avtalen undertecknats av en behörig person?
Av granskningen har inte framkommit annat än att avtalen har undertecknats av behörig person.
4.6.4. Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen och på vilket sätt säkerställer bolaget genom uppföljning att man får det som avtalats?
Varje chef har ett ekonomiskt ansvar för ”sitt” område och därmed ett ansvar för kontroll av avtal. Av policyn för projektbudget, projektuppföljning, underhåll mm framgår att alla avtal som överstiger 5 miljoner kronor fattar styrelsen beslut om och det finns tydliga riktlinjer bland annat kring hur dessa ska hanteras och vad
uppföljningen av avtalen ska innefatta. När det gäller hyresavtal och andra stora avtal går ekonomichefen och VD igenom dem gemensamt en gång per månad. Det finns inget tekniskt stöd som används för att förvarna om t ex ett avtal håller på att löpa ut.
4.6.5. Finns det en tillräcklig kompetens inom bolaget för avtalshanteringen?
Bolaget har en jurist som tillfrågas vid komplicerade avtal och som bevakar lagförändringar. Framtagna mallar används i stor utsträckning för avtal för lägenheter, lokaler etc. Därutöver utbildas personalen löpande vid behov.
4.6.6. Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern
Det har inte gjorts någon intern kontroll kring bolagets avtalshantering i sin helhet.
Men varje år lyfts olika delar av hanteringen fram i den interna kontrollplanen.
Kontroll av vissa moment görs regelbundet av VD och ekonomichef när det gäller stora avtal. Vidare innefattar rapportering till bolagets styrelse en del information om avtal.
4.6.7. Revisionell bedömning
Vi bedömer att AB Kristianstadbyggen i stort hanterar sina avtal ändamålsenligt.
Bedömningen grundas på följande:
- Det finns flera riktlinjer som i olika avseenden hanterar avtal.
- Det saknas dokumentation kring arkivering: dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning vilket strider mot lag och kommunens arkivreglemente.
- Det finns en förteckning över samtliga avtal i form av en excellfil. Detta ger en bra överblick över ingångna avtal och minskar risken för att avtal glöms bort.
- ABK har investerat i ett nytt datasystem som kommer att hantera all dokumentstyrning, inklusive hantering av avtal. Installation av systemet beräknas pågå under 2014. I detta system kommer avtalen att skannas in.
- Avtalen förvaras i arkiv i brandskyddade skåp som är låsta. Endast behöriga har tillgång till skåpen.
- De avtal som granskats har undertecknats av behörig person.
- Det fanns under 2013 inget tekniskt stöd som förvarnar om avtal löper ut men hyresavtal och andra stora avtal gicks regelbundet igenom av
ekonomichef och VD en gång per månad.
- Den interna kontrollplanen har hittills inte omfattat avtal i sin helhet men har fokuserat på viktiga delar av den, såsom upphandlade avtal. Alla projektavtal värda mer än fem miljoner kronor hanteras enligt särskilda riktlinjer med noggrann, systematisk uppföljning.
- När det gäller kompetens kan konstateras att bolaget har en anställd jurist
- När det gäller kompetens kan konstateras att bolaget har en anställd jurist