Mål:
Livsmedelsverket ska verka för långsiktig och god personalförsörjning med för verk- samheten ändamålsenlig kompetens. Återrapporteringskrav:
Livsmedelsverket ska redovisa i vilken om- fattning myndighetens mål för kompetens- försörjning under 2004 har uppnåtts, vilka åtgärder som har vidtagits och vilka mål som gäller för myndighetens kompetensför- sörjning under 2005 respektive 2006–2007. Redovisningen av mål ska i första hand fo- kusera på personalens åldersstruktur, köns- fördelning, rörlighet samt myndighetens ar- bete med för att främja etnisk och kulturell mångfald. Redovisningen ska göras för grupper av anställda inom de tre kompe- tenskategorierna lednings-, kärn- och stöd- kompetens om så är tillämpligt. Målen för kompetensförsörjningen ska ha en klar och tydlig koppling till myndighetens mål för verksamheten, nuvarande kompetensför- sörjning och bedömning av arbetsmark- nadsläget. Målen ska vara konkreta och uppföljningsbara.
Insatser för kompetensförsörjning
Sammanfattningsvis har måluppfyllelsen varit god vad avser de mål som sattes upp för 2004. Alla planerade åtgärder har genomförts helt eller delvis.
Medarbetarnas kompetens är verkets vikti- gaste resurs för att nå sina mål. Sammantaget har medarbetarna mycket hög kompetens inom en rad olika kunskapsområden och expertom-
råden. Av verkets 545 medarbetare finns 346 vid centrala verket och 199 i fältorganisationen för köttkontroll. Andelen akademiker vid cen- trala verket är 80 procent. 54 har doktorsexa- men. Inom fältorganisationen för köttillsyn är andelen akademiker cirka 40 procent.
Det finns i dag främst två hot mot personal- försörjningen: marknadskänsligheten för de yr- kesgrupper verket är beroende av om arbets- marknadsläget skulle ändras samt den hårda arbetsbelastning som många medarbetare upp- lever. Detta utgör även ett hot mot medarbetar- nas hälsa.
Verkets långsiktiga, övergripande mål för kompetensförsörjningen är att vara en konkur- renskraftig arbetsgivare som kan rekrytera och behålla personal med rätt kompetens för ver- kets uppgifter och att medarbetarna i nästa at- titydundersökning ska ha en mer positiv attityd generellt sett.
Nästa attitydundersökning ska genomföras våren 2005. Resultaten kommer att utgöra un- derlag för att följa upp flera av målen i planer- na för kompetensförsörjning, arbetsmiljö, jäm- ställdhet och mångfald.
Rörlighet/rekrytering/åldersstruktur
Målet för Livsmedelsverkets rekryteringspolitik är att attrahera medarbetare med den kompe- tens som behövs för att nå verkets mål på kort och lång sikt. Detta övergripande mål gäller även för 2005–2007.
För att långsiktigt stärka verkets attraktivi- tet som arbetsplats bedrivs ett kontinuerligt utvecklingsarbete på bredden. Särskilda insat- ser har gjorts på områdena samverkan/delak- tighet, ledarskaps- och kompetensutveckling, arbetsmiljö, friskvård, rehabilitering och stöd- åtgärder, lokala förmånsavtal som passar ver- kets behov, ändrad modell för löneförhand- lingar till lönesättande samtal samt jämställd- het. Inom dessa områden har särskilda, och i vissa fall omfattande, aktiviteter genomförts under året enligt planerna för kompetensut- veckling, arbetsmiljö, jämställdhet och mång- fald. Inom fältorganisationen för köttkontroll har insatserna varit särskilt omfattande på ar- betsmiljöområdet.
Följande strategier ligger till grund för rekryteringsarbetet:
– framförhållning i planeringen avseende kommande pensionsavgångar. De stora pen- sionsavgångarna börjar dock först 2008, – helhetssyn på organisationens behov vid
kravanalyser i samband med nyrekryte- ringar,
– strävan att öka andelen medarbetare med doktorsexamen. Detta är viktigt både i det
51
Verksamhetens resultat 2004
internationella arbetet och för att göra de kvalificerade bedömningar som behövs, – stor vikt läggs även vid andra kompetenser
och personliga egenskaper. En kompetens som betonas är förmågan att dela med sig av sina kunskaper både inom verket och externt så att de kommer hela verksamheten tillgodo,
– strävan att sänka medelåldern,
– aktiva insatser för att uppnå balans mellan kvinnor och män enligt jämställdhetspla- nen,
– åtgärder för att öka den etniska mångfalden enligt mångfaldsplanen.
Låg personalomsättning, 3,5 procent, många högt kvalificerade sökande till ledigkungjorda befattningar samt medarbetare med rätt kom- petens och stort engagemang är faktorer som tillsammans bidrar till att personalförsörjnings- läget under 2004 varit gott. Ett undantag utgör tillgången på veterinärer med erforderliga kva- lifikationer inom köttillsynen.
Ett antal steg har tagits mot att nå uppsatta mål. Av 35 nyrekryterade vid centrala verket har mer än hälften varit under 35 år och ytter- ligare 14 under 45 år. Medelåldern har trots detta inte sjunkit, utan är fortfarande 47 år. Sex personer med doktorsexamen har anställts. Ytterligare en man har anställts i den starkt kvinnodominerade gruppen laboratorieassis- tenter/-ingenjörer. Andelen kvinnor i lednings- gruppen har ökat från 22 till 33 procent.
Målet att undersöka verkets konkurrens- situation avseende arbetsmarknaden för veteri- närer har av tidsskäl inte uppfyllts. Målet har dock delvis uppfyllts genom att åtgärder vidta- gits för att marknadsföra verket gentemot vete- rinärer.
Mål för 2005: att rekryteringsarbetet ska vara kvalitetssäkrat. Processen ska ses över och utbildningsinsatser göras.
Mål som kvarstår för perioden 2005–2007: – att ytterligare öka andelen doktorerade. – att bibehålla eller sänka medelåldern. Kompetensutveckling
Det övergripande målet är att medarbetarna ska ha rätt kompetens för verkets uppgifter långsiktigt. I det internationella samarbetet med bland annat EFSA ska verket bidra med hög vetenskaplig kompetens på specifika om- råden. Livsmedelstillsynen genomgår för närva- rande en genomgripande utveckling med tydli- ga nya kompetenskrav på medarbetarna. Ut- vecklingen går snabbt inom verkets ansvars-
områden, varför kontinuerlig kompetensut- veckling är en förutsättning för att nå målen.
Kompetensbehoven tas fram i en etablerad struktur med utvecklingssamtal och individuel- la utvecklingsplaner som grund. I samverkan görs en årlig plan för verksövergripande kom- petensutveckling. Därutöver finns resurser på enhetsnivå för yrkesinriktad utveckling, inter- nationella seminarier m m. Verket har övervägt att tillämpa en ny modell för kompetensanalys, som i ännu högre grad bedrivs i processer som involverar medarbetarna och lyfter fram kom- petensfrågornas betydelse. Något beslut om förnyat arbetssätt har ännu inte fattats. Che- ferna har inte ansett sig ha behov av ett dator- baserat kompetensregister.
På verkets laboratorier har analys av kom- petensbehoven för framtiden gjorts med anled- ning av att den gamla typen av utbildning för laboratorieassistenter inte längre finns.
Inom köttillsynen pågår och planeras om- fattande utvecklingsinsatser för att möta de nya kraven inom områdena hygien och kon- troll.
I attitydundersökningar har det framkom- mit att många medarbetare inte anser sig ha tid till kompetensutveckling. Uppföljning av målet att medarbetarna i högre utsträckning ska anse sig ha den tiden kommer att ske i attitydunder- sökningen 2005. Frågan har uppmärksammats med cheferna.
Satsningen på kompetensutveckling har återigen ökat, efter ett par år med begränsade resurser. Förutom utbildningar avseende IT, språk, kommunikation m m, har en ny och omfattande utbildning i ledarskap för grupple- dare genomförts. Ledarutveckling för chefer fortgår kontinuerligt. Under 2004 har den indi- viduellt anpassade chefsutvecklingen, inklusive mentorskap, utökats. Utbildning i lönesamtal har ägt rum med chefer och medarbetare. En nyplanerad kurs i kommunikation och etik/ förhållningssätt i livsmedelstillsynen för verkets medarbetare genomförs i början av 2005.
Utbytet med universiteten har intensifierats. Bland annat har ett flertal studerande under året fullgjort sina examensarbeten vid Livsme- delsverket.
Mål för 2005:
– att alla de nya cheferna ska bli trygga i sin ledarroll,
– att samtliga medarbetare ska ha väl genom- tänkta utvecklingsplaner,
– att utarbeta en ny strategi avseende kompe- tenskraven vid nyrekryteringar till vissa befattningar på laboratorierna.
52 Verksamhetens resultat 2004
Mål för 2005–2007:
– att alla medarbetare som berörs av de nya kraven inom tillsynen ska ha erforderlig kompetens att arbeta på ett nytt sätt, – att fortsätta utveckla samarbetet med
universiteten.
Arbetsmiljö, friskvård och sjukfrånvaro Det övergripande målet är att erbjuda god ar- betsmiljö för alla anställda. Vad som menas med god arbetsmiljö och hur den uppnås bes- krivs i den årliga arbetsmiljöplanen. I linje med statens ambitioner är målet att halvera sjuk- frånvaron till 2008. Strategin för att nå målet är att fortsätta satsningarna på bredden enligt nedan och att stärka ”det friska”.
Omfattande utvecklingsarbete inom områ- dena arbetsmiljö, friskvård och rehabilitering har ägt rum under året. Ett strukturerat arbets- sätt, ”Tidig återgång”, i samband med sjuk- dom har utarbetats. Arbetssättet innebär aktiva och omfattande åtgärder för att förbättra reha- biliteringen och underlätta för alla som blir sju- ka att återgå i arbete snabbt. Samarbetet med företagshälsovården har intensifierats. Projekt inom det statliga friskvårdsprojektet ”Satsa friskt” planeras. En friskvårdsdag har anord- nats, en timmes motion per vecka på arbetstid
har införts och friskvårdsbidraget har höjts vid centrala verket. Arbetsmiljöronderna har ut- vecklats och fångar nu bättre upp den psykoso- ciala arbetsmiljön. Inom fältorganisationen för köttillsyn har stora satsningar gjorts på arbets- miljöområdet, bland annat utbildning för che- fer och arbetsmiljöombud, inventering och in- köp av skyddsutrustning, skyddsronder och arbetsplatsutredningar samt nya rutiner och checklistor.
Jämställdhet och mångfald
Livsmedelsverkets mål är att samma förutsätt- ningar i arbetslivets alla avseenden ska gälla för alla oavsett kön, etnisk bakgrund, ålder, sexuell läggning och religion. Det innebär att respekte- ra alla och att se, förstå, värdesätta och tillva- rata individers olikheter.
Ett övergripande mål är jämn könsfördel- ning i olika slags grupper, särskilt på lednings- nivå. Även om målet delvis uppnåtts kvarstår det för 2005–2007. Jämställdhetsplanen inne- håller ett antal mål som bland annat ska följas upp i samband med attitydundersökningen 2005. Planen beskriver utförligt åtgärder som vidtagits. Målet att öka andelen kvinnor i led- ningsgruppen har uppnåtts i och med att verket fått en kvinnlig generaldirektör. I chefsgruppen
Övrig verksamhet
Nyanställda 2004. Av 35 nyrekryterade vid centrala verket har mer än hälften varit under 35 år och ytterligare 14 under 45 år. Medelåldern har trots detta inte sjunkit, utan är fortfarande 47 år. Sex personer med
53
Verksamhetens resultat 2004
i övrigt råder god balans mellan könen. Efter att tydligt ha fokuserat på jämställdhetsaspek- ten i löneförhandlingarna 2003 är parterna överens om att de löneskillnader som finns har sakliga orsaker. Målet är att den situationen ska bibehållas.
Jämfört med anställda i statsförvaltningen totalt har Livsmedelsverket högre andel medar- betare med utländsk bakgrund, 15,2 procent jämfört med 10,4. Flera medarbetare som rekryterats under året har annan etnisk bak- grund, även utomnordisk. Målet att öka mång- falden har därmed uppnåtts. Målet kvarstår dock för perioden 2005–2007.
Kvalitetsarbete
Verksamhetsledningssystemet
Ett omfattande arbete under året har lett till att flertalet av verkets styrande dokument revide- rats och publicerats i ett intranätbaserat verk- samhetsledningssystem (VLS). Då vissa avdel- ningar/enheter inte hållit målsatta tidpunkter kommer arbetet att fortsätta även under 2005. Interna revisioner
Under året har nio internrevisioner utförts. Re- visionerna skedde med ett delvis nytt arbetssätt
enligt en reviderad instruktion för internrevi- sion. Det nya arbetssättet har fungerat bra. Totalt noterades 139 avvikelser eller förbätt- ringsförslag och därutöver 14 positiva exem- pel. Dessutom testades så kallad utvidgad in- ternrevision med särskilt fokus på verksam- hetsutveckling för första gången vid de tre en- heter som innehar ackreditering. Försöket ut- föll positivt och kommer att fortsätta.
Under året anlitades en konsult för gransk- ning av Livsmedelsverkets system för intern- revisioner. Denna genomlysning visade att in- ternrevisionerna planeras och genomförs på ett strukturerat sätt, men pekar också på flera vik- tiga förbättringsmöjligheter avseende intern- revisioner och kvalitetsarbete i stort vid verket. EU-revisioner
EUs livsmedels- och veterinärbyrå, FVO, har genomfört två inspektioner på Livsmedelsver- kets verksamhetsområde – en inspektion av Sveriges system för offentlig livsmedelstillsyn och en inspektion av kontrollen av rester av veterinärmedicinska läkemedel i animaliska livsmedel. Därutöver berördes verket delvis av en inspektion rörande reglerna för hantering av sådana animaliska biprodukter som inte är av- sedda till livsmedel.
Övrig verksamhet
doktorsexamen har anställts. Ytterligare en man har anställts i den starkt kvinnodominerade gruppen laboratorieassistenter/-ingenjörer. Andelen kvinnor i ledningsgruppen har ökat från 22 till 33 procent.
54 Övrig verksamhet Verksamhetens resultat 2004
FVO är kritiskt till att det saknas tillräck- liga resurser för livsmedelstillsyn på lokal nivå och att kommunerna inte följer Livsmedelsver- kets rekommendationer om tillsynsfrekvens. Kritik riktas också mot bristande uppföljning av rapporterade avvikelser och mot att Livs- medelsverket inte har tillräcklig befogenhet att styra kommunerna. Diskussioner förs med Jordbruksverket för att tydliggöra ansvarsom- råden och lösa tillsynsfrågan.
Beträffande kontroll av rester av veterinär- medicinska läkemedel riktar FVO kritik mot att Sverige inte till fullo följer EUs regler om provtagning. FVO pekar även på brister hos laboratorierna och underlåtenhet att agera vid upptäckta felaktigheter i användningen av vete- rinärmedicinska läkemedel. FVO slår fast att det svenska kontrollsystemet försvagas på grund av otydlig ansvarsfördelning mellan och bristande förfaranden hos Jordbruksverket och Livsmedelsverket. Livsmedelsverket har i sin aktionsplan till FVO framfört att bristerna an- gående provtagning och laboratorier ska vara åtgärdade under 2005. Ansvarsfördelningen mellan myndigheterna om åtgärder vid otillå- ten användning av veterinärmedicinska läke- medel ska vara klarlagd senast den 1 juli 1005.
Vad gäller hanteringen av animaliska bipro- dukter är FVO kritisk mot att det finns märk- bara luckor i samordningen och informations- utbytet mellan Jordbruksverket och Livsme-
delsverket. Livsmedelsverket har utarbetat ett åtgärdsprogram för ytterligare förbättringar av stödet till kommunerna. Verkets webbplats kommer att kompletteras med en sida, tillgäng- lig endast för kommunerna, med start i januari 2005. Resultaten från de senaste årens kom- muninspektioner publiceras numera på verkets webbplats.
SWEDAC-revisioner
Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll (SWEDAC) har genomfört en revision av den ackrediterade verksamheten vid Livsmedelsver- kets laboratorier. Revisionen omfattade dels Livsmedelsverkets och FoU-avdelningens över- gripande kvalitetssystem, dels enheternas sty- rande system med detaljgenomgång av det praktiska arbetet. Revisionen resulterade i kommentarer av sådan art att fortsatt ackredi- tering föreslogs, under förutsättning att de av- vikelser som noterats vid tillsynen åtgärdades inom tre månader. Besked om fortsatt ackredi- tering erhölls i början av december.
Livsmedelsverket har under året också be- gärt insyn för att bli ackrediterat som arrangör av provningsjämförelser. SWEDAC konstatera- de vid sitt besök att verksamheten var av hög klass, men att vissa avvikelser/påpekanden måste åtgärdas. Livsmedelsverket erhöll ackre- ditering den 13 december 2004.
2002 2003 2004
Andel av Livsmedelsverkets kostnader (%) 4 3 3
Antal årsarbetskrafter 10 13 16
Övrig verksamhet; kostnader och intäkter (tkr)
Resultatområde Kostnader Intäkter
2002 2003 2004 2002 2003 2004 Beredskapsplanering 3 100 1 070 2 450 2 510 530 1 820 Tjänsteexport 2 150 2 800 2 690 2 400 2 280 3 060 Övrig uppdragsverksamhet 2 520 3 910 5 530 1 810 5 690 6 160 Övrigt1 3 860 890 10 3 970 2 290 1 510 Summa 11 630 8 670 10 680 10 690 10 790 12 550
Resultat avgiftsfinansierad verksamhet - - - -710 1 260 1 000
Övrig kapitalförändring - - - 2 950 -2 630 -1 940
Anslagsfinansiering - - - 3 180 -3 490 -2 810
Totalt 11 630 8 670 10 680 13 870 7 300 9 740
55
Verksamhetens resultat 2004 Övrig verksamhet 55
Verksamhetens resultat 2004 Personalstatistik Resultatområde Totalt 2003 2004 Antal anställda 539 546 kvinnor 277 285 - män 262 261 - ledning, totalt 25 41 - ledning, kvinnor 10 16 - ledning, män 15 25 - kärnverksamhet, totalt 431 419 - kärnverksamhet, kvinnor 200 199 - kärnverksamhet, män 231 220 - stöd, totalt 83 86 - stöd, kvinnor 67 70 - stöd, män 16 16 Årsarbetskrafter 478 491 Medelantalet anställda1 524 494 Personalomsättning (%)2 3,8 3,5 - kvinnor - 3,2 - män - 3,8 Genomsnittsålder 47 47 - kvinnor 47 46 - män 48 48 Medianålder - 49 - kvinnor - 47 - män - 49
Andel med akademisk examen (%)3 - 68
Andel disputerade (%)4 - 10 Utbildningsdagar/anställd - 5 - kvinnor5 - 5 - män - 5 Genomsnittslön (kr/mån) - 25 949 - kvinnor - 25 201 - män - 26 763
1 Beräknat medelantal tjänstgörande 2 Begärda entlediganden
3 Livsmedelsverket 82 %, fältorganisationen för köttillsyn 45 % 4 Livsmedelsverket 16 %, fältorganisationen för köttillsyn 0 % 5 Uppskattad siffra Personalstatistik; sjukfrånvaro Resultatområde Totalt1 2003 2004 (%) Totalt2 5,1 5,6 - kvinnor 5,6 5,5 - män 4,6 5,7 >60 dagar totalt3 - 63,5 - kvinnor3 - 61,9 - män3 - 65,1 –29 år totalt - 2,5 - kvinnor - 2,5 - män - 2,5 30-49 år totalt - 4,3 - kvinnor - 4,4 - män - 4,1 50 år – totalt - 7,0 - kvinnor - 6,7 - män - 7,3
1 Siffrorna från 2003 var uppdelade på Livsmedelsverket och
köttillsynen var för sig. Av tidsskäl har inte fler uppgifter från 2003 kunnat tas fram.
2 Inkl. sjukfrånvaro uttagen som flexledighet/semester.
Sjukfrånvaron har ökat inom köttillsynen.
56 Verksamhetens resultat 2004