En koncern är en sammanslutning, som man avser i bokföringslagen, av fle-ra ekonomiska sammanslutningar, i vilken modersammanslutningen ensam eller tillsammans med andra sammanslutningar i koncernen har bestäm-mande inflytande i koncernens övriga delar De sammanslutningar som hör till koncernen kan till sin juridiska form avvika från varandra
5 1 KONCERN
En koncern uppstår då en bokföringsskyldig har bestämmande inflytande i en an-nan bokföringsskyldig.49 En koncern är således en ekonomisk helhet som består av två eller flera sammanslutningar, i vilken modersammanslutningen ensam eller tillsammans med andra sammanslutningar som hör till samma koncern har bestäm-mande inflytande i en eller flera andra sammanslutningar (i dottersammanslutning).
Bestämmande inflytande fastställs på basis av faktiska förhållanden. Bestäm-mande inflytande kan grunda sig på ägande eller exempelvis på rätten att utse medlemmar till styrelsen. Bestämmande inflytande har i allmänhet den samman-slutning som har en direkt eller indirekt rösträtt på över 50 procent i den andra sammanslutningen. En koncern uppstår också om modersammanslutningen har rätt att utse fler än hälften av medlemmarna i den andra sammanslutningens sty-relse. Till en koncern kan höra organisationer av olika juridisk form, så som aktie-bolag, föreningar, stiftelser, andelslag eller kommanditbolag. En koncern kan också ha flera nivåer (huvudkoncern/underkoncern), om det till denna förutom dotter-sammanslutningarna också hör dessas dottersammanslutningar.
Enligt bokföringslagen ska alla sammanslutningar som hör till koncernen ha samma räkenskapsperiod, trots att den juridiska formen för de olika delarna inte är densamma.
49 Bokföringslagen (1997/1336) 1 kap. 5 §.
I koncernbokslutet elimineras de interna ekonomiska förhållandena mellan de olika delarna och på detta sätt uppvisar man koncernhelhetens ekonomiska situation. Med andra ord presenteras koncernens resultat och ekonomiska situation som om koncern-företagen vore en bokföringsskyldig. Enligt revisionslagen50 ska revisorn i modersam-manslutningen också granska koncernbokslutet och försäkra sig om att revisionen i de sammanslutningar som ingår i koncernen har förrättats på korrekt sätt. Trots kon-cernstrukturen är koncernens dottersammanslutningar, som vanligtvis är aktiebolag, självständiga aktörer och deras styrelser har normalt ansvar för bolagets verksamhet.
Modersammanslutningen ansvarar exempelvis inte för dottersammanslutningarnas för-bindelser, om man inte särskilt har tagit ansvar för dessa.
Olika juridiska sammanslutningar kan bilda en koncern och lagstiftningen som gäl-ler dem skiljer sig från varandra. Exempelvis i en organisationskoncern kan som mo-dersammanslutning vara en förening, som äger koncernens dottersammanslutningars aktier eller som på annat sätt har bestämmande inflytande i koncernsammanslutningen.
Organisationens operativa chef är oberoende av sin titel en funktionär som är i anställ-ningsförhållande till organisationen. I ett aktiebolag däremot är verkställande direktö-ren vid sidan av styrelsen en i lag fastställd del av bolagets förvaltning, som med stöd av lag får en juridisk ställning med den makt, de förpliktelser och det ansvar som hör till denna. Verkställande direktören omfattas av ledningens omsorgs- och lojalitetsplikt enligt vilken ledningen omsorgsfullt ska främja bolagets intressen.51
Benämningen koncernchef används om den chef som operativt är chef för alla de övriga cheferna i koncernen. Han kan vara modersammanslutningens verkstäl-lande direktör eller verksamhetsledare eller i vissa fall den högste chefen som kon-centrerar sig enbart på denna uppgift och som i allmänhet också är ordförande i styrelserna för de viktigaste dottersammanslutningarna. Under koncernchefen ver-kar i allmänhet de funktioner som hör till koncernens centralförvaltning så som ekonomi, information och de viktigaste relationerna till intressenterna.
Inom organisationsfältet har det uppstått koncerner då föreningar och stiftelser har bolagiserat sina verksamheter. Beskattningen och konkurrenslagstiftningen har ofta varit orsak till att man också juridiskt velat skilja på ideell organisationsverk-samhet och verkorganisationsverk-samhet som fått karaktären av affärsverkorganisationsverk-samhet. Det är naturligt att bilda aktiebolag för att sköta affärsverksamhet eftersom det är en bolagsform vars avsikt är att bedriva affärsverksamhet och att skapa vinst för ägaren.
50 Revisionslagen (2007/459) 3 kap. 12 §.
51 Aktiebolagslagen (2006/624) 1 kap. 8 §.
5 2 ÄGARSTYRNING
”Med god förvaltning i en organisation avses ett system med vilket organi-sationen och dess delar styrs och övervakas I systemet definieras makten och ansvarsrelationerna mellan ägarna (medlemmarna), styrelsen, ledning-en och de olika intressledning-enterna samt parternas rättigheter och skyldighe-ter ” OECD, 1999
Ägarstyrning innebär att företagets ägare genom att styra och övervaka verksam-heten i sitt företag strävar efter att försäkra sig om att uppnå maximal nytta för sig själv. Även den styrningsrätt koncernens modersammanslutning utövar på sina dottersammanslutningar kallas för ägarstyrning. Formellt sker detta minst en gång per år vid dottersammanslutningens bolagsstämma då modersammanslutningens representanter godkänner föregående periods bokslut, beslutar om användningen av vinstmedlen och framför allt då modersammanslutningens representanter väljer medlemmar i dottersammanslutningens styrelse samt revisor. Bolagets styrelse har till uppgift att främja bolagets och alla dess aktieägares intressen. Om det i kon-cernbolaget också finns minoritetsaktieägare ska bolagets styrelse se till att dessa aktieägares rättigheter inte kränks, exempelvis då beslut fattas om koncernbolagens interna verksamhet. Styrelsen ska följa lagens och bolagsordningens bestämmelser för att främja bolagets framgång.
I praktiken verkar man inte självständigt i en koncernsammanslutning från bolagsstämma till bolagsstämma, utan koncernstrukturen utformas så att ägar-styrningen och övervakningen är kontinuerlig, i varje fall när det gäller strategiska beslut. Detta verkställs genom att man väljer styrelsemedlemmarna så att det finns en växelverkan mellan dem, genom att man avtalar om de olika operativa chefernas makt och ansvarsförhållanden samt deras interna rapportering, och genom att av-tala om vem som är chef för vem i praktiska ärenden. Varje verkställande direktör i koncernsammanslutningarna har som sin chef bolagets styrelse. I varje dotter-sammanslutnings styrelse ska det således finnas tillräckligt med representanter för modersammanslutningen, så att ägarstyrningen av dottersammanslutningen kan verkställas ändamålsenligt.
Ägarstyrningen påverkas av varje dottersammanslutnings roll i organisations-koncernen. De viktigaste frågorna visavi ägandet och strategin för ägandet är varför
bolaget ägs och varför det i tiden har bildats eller inlemmats i koncernen. Obe-roende av vilka faktorer som lett till att dottersammanslutningen har bildats eller förvärvats eller hurdan verksamhet dottersammanslutningen bedriver, ska ägar-styrningen i en organisationskoncern alltid grunda sig på gällande lagstiftning, på god förvaltningssed och på en klar uppfattning om de olika förvaltningsorganens behörighet och ansvar i olika former av sammanslutningar. Nedan följer de fyra vanligaste formerna av organisationsägande.
1. BOLAGET VERKAR SOM ORGANISATIONENS ”HJÄLPBOLAG”
Verksamheten har avskilts till ett eget bolag, främst av tekniska eller förvaltnings-mässiga skäl (exempelvis ett fastighetsbolag), men verksamheten är samtidigt alltjämt en viktig del av organisationens verksamhet. Också en sådan dottersam-manslutning ska ha sin egen förvaltning, som är korrekt vald, och som sköter de uppgifter som enligt lag och annars tillkommer den och som har lagenligt ansvar för sin verksamhet. I praktiken har man kunnat förfara så att till medlemmar i dotter-sammanslutningens styrelse har valts en del av moderdotter-sammanslutningens styrelse-medlemmar (exempelvis styrelse-medlemmarna i modersammanslutningens arbetsutskott) kompletterad med verksamhetsledaren. Dottersammanslutningens verkställande direktör är i praktiken underställd styrelsen.
2. BOLAGET SKÖTER DEN ORGANISATIONSVERKSAMHET SOM UTVECKLATS TILL AFFÄRSVERKSAMHET
Verksamheten har bolagiserats eftersom man önskar att den är klart avskild, men verksamheten förverkligar för sin del organisationens syftesparagraf och står nära organisationens ideella grund. För att bevara organisationens och dottersamman-slutningens starka operativa bindning, bör majoriteten i dottersammandottersamman-slutningens styrelse bestå av representanter för modersammanslutningen, antingen av styrelse-medlemmar eller av personer i ledningen. Dottersammanslutningens verkställande direktör bör också ha en ställning i organisationens/koncernens operativa organi-sationsstruktur. Ett sådant bolag karakteriseras ofta av att det inte strävar efter att maxi-mera sitt resultat, utan stödjer med sin egen verksamhet organisationens syftesparagraf.
3. BOLAGET VERKAR PÅ EN KONKURRENSUTSATT MARKNAD OCH STRÄVAR EFTER VINST, MEN STÅR FORTSÄTTNINGSVIS NÄRA ORGANISATIONEN
Bolagets verksamhet har klart ändrats till konkurrensutsatt affärsverksamhet, fastän
dess rötter finns i organisationens historia. Man vill fortsättningsvis att bolaget ska tillhöra organisationskoncernen och producera vinst och utdelning, i syfte att stödja den ideella organisationsverksamheten. Det är allt skäl att till förvaltningen i ett sådant bolag vid sidan av representanter för organisationens förvaltning välja utom-stående sakkunniga personer inom branschen. Rollen för dottersammanslutningens verkställande direktör i förhållande till organisationsledningen fastställs utgående från hur självständigt man önskar att dottersammanslutningen ska verka. Om man inte alls har valt medlemmar från modersammanslutningens (organisationens) ope-rativa ledning till dottersammanslutningens styrelse, kommer rollen för de personer som är medlemmar i både dottersammanslutningens och modersammanslutning-ens styrelser ur ägarstyrningmodersammanslutning-ens perspektiv att bli viktigare.
4. BOLAGET ÄR EN INVESTERING, SOM MAN KAN AVSTÅ FRÅN VID LÄMP-LIGT TILLFÄLLE
Det ägda bolagets verksamhet är klart avskild från organisationens verksamhet.
Med avseende på organisationens ideella verksamhet är dotterbolaget en del av investeringsförmögenheten, vars uppgift är att generera inkomster för sina ägare genom aktieutdelning eller värdeökning för eventuell försäljning. För bolaget lönar det sig att rekrytera en så professionell styrelse som möjligt och en oberoende verk-ställande direktör, som tillsammans fokuserar på att höja bolagets värde. I denna modell verkställs ägarstyrningen främst via korrekta val vid bolagsstämman.
Oberoende av vilken av de ovan angivna situationerna som gäller, ska man i en organisationskoncern försäkra sig om att ägarstyrningen verkställs i organisations-koncernen. I praktiken betyder detta att ägarenhetens förvaltning alltid ska ha en tät kontakt med koncernbolagets förvaltning. På grund av det ovan framförda upp-står det i praktiken i en organisationskoncern situationer där en person samtidigt har en roll både i modersammanslutningen och i dottersammanslutningen och att han på grund av detta faktum också har olika befogenheter och ansvar i de olika rol-lerna. Varje sammanslutnings styrelse ansvarar för att befogenheterna och ansvaret för personer som verkar i olika roller har behandlats av styrelsen och att personerna i fråga har tillräcklig kunskap om saken. Bäst genomförs detta genom att man ut-arbetar en intern ledningsstadga för koncernen, som godkänns av styrelserna för både modersammanslutningen och dottersammanslutningarna. Det är god praxis att med lämpliga intervaller ha gemensamma strategi- eller planeringsmöten för alla styrelser i koncernen, och att vid dessa komma överens om gemensamma spelregler.
ÄGARSTYRNING OCH KONCERNSTRUKTUR I PRAKTIKEN
I förvaltningen av ett aktiebolag och i ägarstyrningen ska man i alla situationer be-akta aktiebolagslagen och bestämmelser i övrig bolagslagstiftning. På motsvarande sätt ska man i en förenings verksamhet följa föreningslagen och innehållet i andra normer som reglerar föreningens verksamhet. I ägarstyrning är det allt skäl att fästa särskild uppmärksamhet vid att styrelsemedlemmarnas roller och ansvar och verk-samhetsledarens och verkställande direktörens roller och ansvar skiljer sig från var-andra. Verkställande direktören är ett förvaltningsorgan som lyder under bolagets styrelse, och som till sin uppgift har att i första hand rapportera till sin egen styrelse.
För att ägarstyrning ska kunna fungera krävs att rollerna för koncernens olika delar klargörs och att man beslutar om koncernens förvaltningsmässiga och opera-tiva organisation. Då koncernens struktur fastställs ska uppmärksamhet även fästas vid olikheterna i föreningslagen och i aktiebolagslagen. Ansvaret för en verkstäl-lande direktör i ett dotterbolag är klart olikt ansvaret för en verksamhetsledare eller generalsekreterare i en moderorganisation.
Koncernens delar verkar intensivare tillsammans om samma personer finns i de olika delarnas styrelser. Styrningen av koncernen är härvid i samma händer, men fram-för allt i en organisationskoncern finns det risk fram-för att kunnandet i affärsverksamhet är svagt. För att få tillräcklig sakkunskap i dotterbolagens styrelser väljer man också i mer starkt bundna koncerner ofta utomstående styrelsemedlemmar, ändå på ett sådant sätt att styrelsemedlemmarna i modersammanslutningens styrelse fortfarande är i majori-tet. Eftersom ordföranden i dottersammanslutningens styrelse är chef för verkställande direktören, kan en god lösning vara att man till dotterssammanslutningens ordförande väljer en person som också verkar i modersammanslutningens förvaltning, exempelvis som chef eller styrelsemedlem i modersammanslutningen.
I en koncern måste man utöver förvaltningen också avtala om inbördes rela-tioner i den verksamma ledningen. Koncernchefens ställning ska göras tillräckligt stark genom att man fattar beslut som gäller den operativa organisationen och ge-nom att man väljer hoge-nom som styrelsemedlem i åtminstone de viktigaste dotter-sammanslutningarna. I en koncern som strävar efter enhetlig verksamhet utses i all-mänhet en ledningsgrupp, vars ordförande samtidigt är den ledande funktionären i koncernen och den som beslutar i ärenden som gäller hela koncernen. I koncerner med svagare bindning kan man bilda en gemensam vision också genom samarbete mellan styrelserna, varvid cheferna för de olika organisationerna inom koncernen är likvärda. Denna modell fungerar oftast så länge som allting går bra, men i kon-fliktsituationer inom ledningen kräver denna modell starka insatser från centrala representanter för förvaltningen.
Koncerndelarnas roller, självständighet, makt och ansvar bestäms ofta med hjälp av koncernens interna spelregler, s.k. ledningssystem. Systemet utarbetas och god-känns av modersammanslutningens styrelse och det är skäl att alla dottersamman-slutningars styrelser behandlar och godkänner systemet så att maktförhållandena är klara för alla. I ett ledningssystem fastställs ofta följande frågor.
• Koncernens förvaltningsmässiga och operativa organisation. På vilka grunder bildas dottersammanslutningarnas styrelser och vilka inbördes förhål-landen råder mellan de operativa cheferna, är någon koncernchef, ska kon-cernen ha en ledningsgrupp och inom ramarna för vems makt och ansvar ska ledningsgruppen verka. Är ordföranden i ledningsgruppen alla medlemmars operativa chef eller är ledningsgruppen ett koordinerings- och informationsor-gan för chefer i likvärdig ställning, där inga faktiska beslut fattas.
• Vilka strategiska frågor ska modersammanslutningen fatta beslut om och hur omfattande befogenheter har dottersammanslutningarnas styrelser i fråga om exempelvis utvidgning av verksamheten, investeringar, expansion till nya områden eller utvidgning av affärsfunktioner.
• Styrningen av koncernens ekonomi. På vilket sätt ska koncernens penning-tillgångar förvaltas, centralt eller skilt i varje enhet, under vem verkar koncer-nens ekonomichef och vilken är varje enhets ekonomiska oberoende exempel-vis vid lånetagning.
• Principer för investeringar. Hur stora investeringsbeslut kan dottersamman-slutningarna fatta och i vilka fall krävs det godkännande av modersamman-slutningen. Finansieringen av investeringarna, skäl att precisera i synnerhet i fråga om att ta lån för investeringarna.
• Personalpolitik. Vill man i koncernen ha enhetliga principer för personalför-valtningen och vem är det som ansvarar för dessa.
• Information. Vem ansvarar för koncernens information och med hur enhet-liga principer fungerar informationen inom koncernen.
• Relationerna till intressenterna. Vem representerar koncernen i olika situa-tioner och i olika ärenden.
Koncernens gemensamma funktioner koncentreras i allmänhet till modersam-manslutningen, men vissa stabsfunktioner som ekonomi och personalförvaltning kan även skötas och styras av den del av koncernen där dessa funktioner behövs mest, i allmänhet i enheter med stor omsättning eller stor personal. I sådana fall är det viktigt att klart fastställa de inbördes relationerna inom koncernledningen;
under vem lyder de chefer som sköter dessa uppgifter för hela koncernen och vem fattar slutliga beslut i ärenden.