GOD FÖRVALTNINGSSED I ORGANISATIONEN

SOCIAL- OCH HÄLSOORGANISATIONERNAS SAMARBETSFÖRENING SAF rf Augusti 2011

grupp med uppgift att utarbeta anvisningar om god förvaltningssed för organisationer. Som ett resultat av arbetsgruppens arbete tillkom anvisningarna God förvaltningssed i organisationen, som godkändes av SAF:s styrelse 31.5.2011. Initiativet till att utarbeta anvisningar om god förvaltningssed har kom- mit från organisationsfältet. Organisationsfältet vill utveckla sin egen verksamhet och vara med om att skapa en förvaltningsmodell för social- och hälsoorganisationerna, som svarar på dagens utmaningar och på kraven på öppenhet.

Med förvaltningssed avses rekommendationer med vars hjälp organisationens verksamhet styrs och övervakas. Med god förvaltningssed i organisationen fastställer man medlemmarnas, styrelsens och verkställande direktörens befogenheter, uppgifter, ansvar och rättigheter. Likaså fastställs intressenternas ställning i styrningen av organisationens verksamhet. I anvisningarna God förvaltningssed i organisa- tionen presenteras såväl frågor som grundar sig på tvingande lagstiftning, som på rekommendationer som kompletterar lagstadgade förfaringssätt.

Principerna för god förvaltningssed är öppenhet, ärlighet och redovisningsskyldighet, som ska fullföl- jas i all organisationsverksamhet oberoende av hur stor eller liten organisation det är fråga om eller vad för slag av verksamhet organisationen bedriver. God förvaltning realiseras i organisationens verksamhet då organisationen fullföljer sitt syfte i enlighet med sina stadgar på det sätt medlemmarna anvisar och då organisationen följer principerna för god förvaltning.

Dessa anvisningar är speciellt utarbetade för att svara på behov hos organisationer som verkar inom social- och hälsovårdsbranschen, men de kan även fungera som hjälpmedel för organisationer inom an- dra branscher, som önskar utveckla sin egen verksamhet i enlighet med principerna för god förvaltning.

Beroende på sin storlek och sina verksamhetskoncept tillämpar organisationen dessa anvisningar som sådana eller endast till de delar organisationen anser att det är motiverat och nyttigt med tanke på sin egen verksamhet. Det som skrivs om föreningar i dessa anvisningar kan tillämpas även på stiftelser, om inte annat bestäms med stöd av lagen om stiftelser eller stiftelsens stadgar.

Ett tack till SAF:s medlemsorganisationer för deras aktiva deltagande i utarbetandet av dessa an- visningar. Skrivarbetet har gjorts av organisationsjuristen Anneli Pahta och konsulten Olli Hakka- rainen. Dessa anvisningar kan ses som ett betydande resultat i utvecklingen av god förvaltningssed för organisationer inom social- och hälsovårdsbranschen. Detta, trots att vi ett flertal gånger kommer att återkomma till dessa frågor och bearbeta anvisningarna om God förvaltningssed i organisationen, i den rikting som förändrade krav och utvecklad praxis visar. All respons på och alla förslag om utveckling av god förvaltningssed i organisationerna är välkomna.

Vi önskar att dessa anvisningar väcker en livlig diskussion om hur vår medlemskårs verksamhet kunde utvärderas och utvecklas i enlighet med principerna för god förvaltning.

31.5.2011 Social- och hälsoorganisationernas samarbetsförening SAF rf

2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING 6

2 1 MEDLEMMARNA 6

2 2 STYRELSEN 12

2 2 1 Styrelsens behörighet och uppgifter 13

2 2 2 Styrelsemedlemmens rättigheter, ansvar och jäv 21

2 2 3 Styrelsens sammansättning och verksamhetskoncept 25

2 3 VERKSAMHETSLEDAREN 28

3 INTRESSENTER OCH INFORMATION 33

4 STIFTELSE, AKTIEBOLAG OCH ANDELSLAG 36

4 1 STIFTELSE 36

4 2 AKTIEBOLAG 37

4 3 ANDELSLAG 38

5 KONCERN OCH ÄGARSTYRNING 40

5 1 KONCERN 40

5 2 ÄGARSTYRNING 42

6 EKONOMIFÖRVALTNING 47

6 1 REVISION 47

6 2 BESKATTNING 48

6 3 FONDER 49

7 FÖRVALTNINGENS MINNESLISTA 51

1 NORMER SOM STYR

ORGANISATIONSVERKSAMHETEN

Organisationernas verksamhet grundar sig på föreningsfriheten som är fastställd i Finlands grundlag. Föreningsfriheten innefattar rätt att utan tillstånd bilda fören- ingar, höra till eller inte höra till föreningar och delta i föreningars verksamhet.¹

Föreningslagen och föreningens stadgar reglerar en förenings verksamhet. En stiftelses verksamhet regleras av lagen om stiftelser. I föreningens stadgar kan man bestämma om sådant som inte ingår i tvingande lagstiftning. I föreningslagen ingår bestämmelser om bland annat bildande av förening, anteckning i föreningsregistret, en medlems inträde i och utträde ur föreningen, beslutsfattande och utövande av beslutanderätt, förvaltning samt upplösning av förening. I lagen om stiftelser ingår bestämmelser om bland annat grundande av stiftelse, förvaltning av och kontroll över stiftelse samt ändring av stiftelses stadgar och upplösning av stiftelse.

Övriga centrala bestämmelser som styr organisationsverksamheten är bokfö- ringslagen och bokföringsförordningen, revisionslagen, lotterilagen, inkomstskatte- lagen och mervärdesskattelagen, lagen om offentlig upphandling, personuppgiftsla- gen och för organisationer som producerar tjänster även produktsäkerhetslagen.

Beslutanderätten i en förening tillkommer medlemmarna. Styrelsen utövar be- slutanderätt då det i lagen eller föreningens stadgar så stipuleras eller då det är fråga om beslutsfattande som gäller föreningens förvaltning i frågor som hör till styrelsens ansvar. Föreningens medlemmar kan antingen vara fysiska personer eller juridiska personer. I föreningens stadgar kan dock bestämmas att beslutanderätten utövas av föreningens fullmäktige, som är representanter valda av medlemmarna.

En så kallad trestegsmodell för förvaltningen (möte – fullmäktige – styrelse) är typisk i stora nationella centralorganisationer, där det på grund av det stora antalet medlemmar är motiverat att anlita representativ demokrati. Om fullmäktige ges beslutanderätt, ska antalet fullmäktige eller hur antalet bestäms, samt mandattiden, valsättet och uppgifterna nämnas i stadgarna.²

1 Grundlagen (1999/731) 13 § 2 mom.

2 Föreningslagen (1989/503) 18 §.

För föreningens förvaltning ansvarar medlemmarna och föreningens styrelse, det vill säga styrelsens medlemmar tillsammans. I praktiken deltar även verksam- hetsledaren i förvaltningen av föreningen, trots att verksamhetsledaren inte är för- eningens lagstadgade förvaltningsorgan i likhet med en verkställande direktör för ett aktiebolag. Med verksamhetsledare avses i dessa anvisningar organisationens le- dande funktionär, som även kan kallas generalsekreterare. Föreningens funktionärer (arbetstagare) och frivilligaktörer ingår inte i föreningens förvaltning, utan de utgör, vid sidan av andra grupper som behandlas senare, en av föreningens intressenter.

Arbetstagarna och frivilligaktörerna har en viktig ställning i föreningens verksamhet och de bör i den mån det är möjligt delta i planeringen av föreningens verksamhet.

De kan använda sig av dessa anvisningar om de vill ha information och uppgifter om förfaringssätt och arbetsformer för god förvaltningssed.

2 FÖRENINGENS FÖRVALTNING

2 1 MEDLEMMARNA

BEHÖRIGHET Beslutanderätten i en förening tillkommer medlem- marna Medlemmarna utövar sin beslutanderätt vid föreningens möte RÄTTIGHETER Vid föreningens möte har en medlem rösträtt och rätt att inkomma med motioner eller att framställa förslag Dessutom har han^* rätt att uttala sig (yttranderätt) och att ställa frågor En medlem kan också ställa upp som kandidat för att sköta förtroendeuppgifter i fören- ingen En medlem har rätt att klandra ett föreningsbeslut i domstol och rätt att utträda ur föreningen när han så önskar

UPPGIFTER Medlemmarna väljer en styrelse för föreningen och an- svarar för att styrelsens medlemmar med tanke på föreningens uppgifter och syfte har tillräcklig och mångsidig erfarenhet och gediget kunnande Medlemmarna väljer en revisor eller en verksamhetsgranskare för fören- ingen, som kan utföra granskningen objektivt, med beaktande av allmänt intresse

ANSVAR Föreningens medlemmar ansvarar för att föreningen utför den uppgift och fullföljer det syfte som bestäms i stadgarna (verksamhets- politiskt ansvar) En föreningsmedlem är inte ansvarig för föreningen för de beslut han har fattat vid föreningens möte (juridiskt ansvar)

* I texten har finskans hän genomgående översatts med han (översättarens anmärk- ning).

Medlemskåren är föreningens centrala intressent, som har makt och ansvar att in- verka på föreningens verksamhet. Genom medlemmarna berättigas föreningens existens och verksamhet. Medlemmarna har rätt att förvänta sig att föreningen uppnår de ekonomiska och sociala mål som man har ställt upp för verksamheten.

För att medlemmarna ska kunna utvärdera resultaten av föreningens verksamhet, ska verksamheten ha klart uppställda mål, en verksamhetsplan för hur målen ska uppnås och en mätaruppsättning med vilken verksamhetens resultat mäts.

Medlem i en förening kan vara en enskild person, en sammanslutning och en stiftelse. Föreningen kan förutom ordinarie medlemmar också ha andra medlem- mar, som understödjande medlemmar och hedersmedlemmar.³ Om det i fören- ingens stadgar inte bestäms på annat sätt, är det styrelsen som fattar beslut om godkännande av medlemmar.

BEHÖRIGHET. Vid föreningens möten beslutar medlemmarna om alla viktiga frå- gor som gäller föreningen (allmän behörighet).⁴ Medlemmarna fattar beslut i frågor som nämns både i föreningslagen och i stadgarna, men även i andra viktiga frågor, som inte med stöd av lagen eller stadgarna har bestämts att någon annan part fat- tar beslut om. Under tiden mellan föreningens möten sköter styrelsen föreningens ärenden i enlighet med de beslut man fattat och riktlinjer man fastställt vid mötet.

Om det är mångtydigt eller oklart vem som ska fatta beslut i ett ärende, är det i sista hand styrelsens sak att höra sig för vilken ståndpunkt medlemskåren har i ärendet eller hänskjuta sitt beslut för medlemmarnas godkännande vid föreningens möte. Detta är motiverat både med avseende på god förvaltningssed och på styrel- sens ansvar.

För sin förening kan medlemmarna välja olika utskott för att bereda ärenden som ska behandlas vid föreningens möten.⁵ Medlemmarna kan ändå inte överföra beslutanderätten till ett utskott, utskottets roll kan endast vara att bereda och as- sistera. Föreningens styrelse kan inte utfärda direktiv för verksamheten eller upp- gifterna i ett utskott som tillsatts av medlemmarna. Ett utskott verkar enligt de direktiv det fått av medlemmarna.

3 Om man vill att rättigheterna och skyldigheterna (rösträtt, medlemsavgift o.d.) är olika i fråga om olika former av medlemskap, ska detta bestämmas i stadgarna.

4 I föreningens stadgar kan det bestämmas att beslutanderätten utövas av ett fullmäktige som med- lemmarna har valt (antal, mandattid, valsätt och uppgifter). Om en annan förening är medlem i föreningen, företräds denna förening av en representant, som särskilt har valts till mötet. Om valet av denna person bestäms i stadgarna i föreningen i fråga.

5 Exempel på utskott är valutskott och disciplinutskott.

En medlem är jävig i ett ärende om hans enskilda intressen strider mot fören- ingens intressen. En medlem har inte rätt att rösta eller framställa förslag till beslut vid föreningsmötet när beslut fattas om avtal mellan medlemmen och föreningen eller om andra frågor i vilka medlemmens enskilda intressen strider mot förening- ens.⁶ Det hör till god förvaltningssed att en jävig medlem inte heller verkar som protokolljusterare. Detta är motiverat av den orsaken att man förutom själva jävig- heten också strävar efter att undvika intrycket av jävighet, vilket i sin tur främjar öppenhet och tranparens i föreningens verksamhet.

En medlem kan ändå delta i beslutsfattandet i situationer då man beslutar om hans utträde ur föreningen eller då man väljer förtroendepersoner för föreningen och han själv ställer upp i valet.

Det är en brist i förfarandet om en jävig person deltar i behandlingen av ett ärende. På grund av ett förfarandefel kan en föreningsmedlem, styrelsen eller en styrelsemedlem inom tre månader efter det att beslutet fattades väcka talan mot föreningen för att få beslutet ogiltigförklarat. Om inte talan väcks inom föreskriven tid, ska beslutet anses som giltigt.⁷

RÄTTIGHETER. Om inte annat bestäms i stadgarna, har varje medlem vid fören- ingens möte en röst. Utöver rösträtten har en medlem rätt att inkomma med mo- tioner eller att framställa förslag. Dessutom har han rätt att uttala sig (yttranderätt) och att ställa frågor. En medlem kan utnyttja sin rätt att inkomma med motioner under tiden mellan föreningens möten och sin rätt att framställa förslag vid fören- ingens möte. Rätten att inkomma med motioner eller att framställa förslag är ändå inte absolut, med stöd av lagen eller föreningens stadgar kan de begränsas. En med- lem kan använda sin rätt att uttala sig vid föreningens möte genom att ta ställning till föreningens verksamhet och till ärenden som behandlas.

En medlem kan på basis av sin yttranderätt inkomma med motioner till sty- relsen under den tid som föregår mötet. Styrelsens uppgift är att bedöma om man med stöd av föreningslagen och föreningens stadgar kan ta upp motionen i fråga till behandling vid mötet, eller om ärendet bör ha nämnts i möteskallelsen.⁸ Det samma gäller ett förslag som en medlem framställer vid föreningens möte. I fören- ingslagen nämns frågor som man kan fatta beslut om endast i de fall de har nämnts

6 Föreningslagen 26 §.

7 Föreningslagen 32 §.

8 I stadgarna kan bestämmas hur motioner ska lämnas inför ett möte.

i möteskallelsen.⁹

I föreningens stadgar kan finnas en bestämmelse enligt vilken man vid mötet kan behandla och fatta beslut om endast sådana frågor som har delgetts styrelsen före mötet, på ett sätt som närmare fastställs i stadgarna. Avsikten med en sådan be- stämmelse i stadgarna är att vid mötet behandlas och fattas beslut om endast sådana frågor som har delgetts alla medlemmar före mötet. Genom detta förfaringssätt iakttas principen om jämlikhet för medlemmarna, som är en central föreningsrätts- lig princip. Föreningen kan aktivera sin medlemskår genom att påminna om hur man kan få sina motioner behandlade vid stadgeenliga möten.

En medlem kan vid ett möte eller vid något annat tillfälle ställa frågor till styrel- semedlemmarna om föreningen och om dess verksamhet. För att medlemmarna ska kunna bedöma om föreningens verksamhet motsvarar det syfte och den verksamhet som fastställts i stadgarna och om man uppnått de ekonomiska och sociala mål som uppställts för föreningens verksamhet är det viktigt att ge medlemmarna tillräckligt med information. Principen om jämlikhet för medlemmarna har en central ställ- ning även i fråga om överlåtelse av information. Då föreningen informerar sina medlemmar om verksamheten bör den försäkra sig om att alla medlemmar har möjlighet att få samma information och uppgifter till sitt förfogande.

En medlem har rätt att få uppgifter ur medlemsregistret och han ska ges tillfälle att bekanta sig med uppgifterna i medlemsregistret. Enligt lagen ska varje medlems fullständiga namn och hemort antecknas i medlemsregistret. Med avseende på an- dra uppgifter som antecknas om en privatperson i medlemsregistret, ska styrelsen försäkra sig om att dessa uppfyller anknytnings- och relevanskravet som ställs i personuppgiftslagen.¹⁰ En medlem har i egenskap av privatperson rätt att få de uppgifter som finns antecknade om honom i medlemsregistret.¹¹ Styrelsen kan inte lämna ut uppgifter ur föreningens medlemsregister till en utomstående, utan med- lemmens medgivande. Det är alltid bäst att be om ett skriftligt medgivande.

En medlem har rätt att bekanta sig med föreningsmötets protokoll, men han har i allmänhet inte rätt att bekanta sig med protokoll från styrelsens möte, om inte annat bestäms i stadgarna. Om det vid styrelsens möte har behandlats ett ärende

9 Enligt 24 § i föreningslagen kan beslut fattas i följande frågor förutsatt att de nämnts i möteskal- lelsen; ändring av föreningens stadgar, överlåtelse eller inteckning av fastighet eller överlåtelse av annan egendom, omröstnings- och valordning, val eller avsättning av styrelsen, styrelsemedlemmar, revisorer eller verksamhetsgranskare, fastställande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet, upplösning av föreningen.

10 Personuppgiftslagen (1999/523) 8 § och 9 §.

11 Personuppgiftslagen 28 §.

som gäller medlemmen, har han rätt att få ett protokollsutdrag om ärendet.

En föreningsmedlem kan ställa upp som kandidat för förtroendeuppgifter i för- eningen och han har rätt att klandra föreningens beslut i domstol.¹² En medlem som är missnöjd med föreningens beslut kan väcka en klandertalan mot beslutet i tingsrätten, förutsatt att beslutet har fattats i strid mot stadgarna eller lagen.¹³

UPPGIFTER. Medlemmarna styr verksamheten i föreningen genom de beslut som de fattar vid föreningens möte. Genom att ge verksamhetsledaren anvisningar och uppgifter ansvarar styrelsen för verkställandet av besluten. Verksamhetsledaren an- svarar för föreningens löpande förvaltning i enlighet med de anvisningar han har fått av styrelsen. I varje organisation bör det finnas en ledande funktionär som ansvarar för den löpande förvaltningen.

Medlemmarna ska verka på ett aktivt sätt i föreningen och utnyttja den rätt de har att fatta beslut och styra verksamheten. De ska samla in information om fören- ingens verksamhet och vara aktiva vid föreningens möten. Medlemmarna bör klart och tydligt lyfta fram mål som ställs upp för verksamheten i föreningen, i synnerhet då beslut om verksamhetsplanen och budgeten fattas. Dessa är centrala verktyg för medlemskåren med vars hjälp verksamheten kan styras.

Centrala ärenden som medlemmarna fattar beslut om är att:

• välja och avsätta styrelsen eller medlem av styrelsen och revisor eller verksam- hetsgranskare,

• godkänna bokslut och bevilja ansvarsfrihet,

• godkänna omröstnings- och valordning,

• överlåta eller inteckna fastighet eller överlåta annan egendom som är betydan- de med hänsyn till föreningens verksamhet,

• ändra föreningens stadgar och

• upplösa föreningen.

12 Om övriga rättigheter för medlemmarna kan man särskilt fatta beslut om vid föreningens möte.

13 Även styrelsen eller en styrelsemedlem kan väcka en talan mot föreningen. Rätt att väcka en talan har inte den som har medverkat till att beslutet i fråga har fattats. I rättspraxis har man med medverkan avsett bland annat att det vid mötet lämnats endast ett understött förslag, varvid beslutet har fattats enhälligt (HD:2007:26).

Föreningens medlemmar väljer en styrelse för föreningen som har till uppgift att uppnå det syfte som bestäms i stadgarna på ett sådant sätt som medlemmarna an- visar. Föreningens medlemmar ska vid valet av styrelse försäkra sig om att styrelsens medlemmar med tanke på föreningens verksamhet har tillräcklig och mångsidig erfarenhet och gediget kunnande. I föreningens stadgar kan finnas en bestämmelse enligt vilken medlemmarna har rätt att välja ordförande till styrelsen. Om det inte finns en sådan bestämmelse, är det styrelsen som inom sig väljer en ordförande. Det är viktigt att föreningens medlemmar i god tid före beslutsfattandet får tillräcklig information om medlemskandidaternas yrkesskicklighet och erfarenhet och vid be- hov också har möjligheter att diskutera med medlemskandidaterna.

Föreningens medlemmar väljer en revisor eller en verksamhetsgranskare för för- eningen. Vid valet bör medlemmarna fästa särskild uppmärksamhet vid att granska- ren är oberoende av föreningens styrelse eller övriga ledning, och att han kan utföra granskningen objektivt, med beaktande av allmänt intresse.

ANSVAR. Föreningens medlemmar ansvarar för att föreningen utför den uppgift och fullföljer det syfte som bestäms i stadgarna. Medlemmarna ansvarar för att den uppgift och det syfte som bestäms i stadgarna är tidsenliga och ändamålsenliga (verksamhetspolitiskt ansvar).

En medlem i en registrerad förening är inte ansvarig för förening- en för det beslut han fattar vid mötet, trots att beslutet i fråga kan vål- la skada för föreningen (juridiskt ansvar). En föreningsmedlem kan dä- remot vara tvungen att ersätta föreningen en skada som han har vållat genom att han har försummat sin medlemsskyldighet (avtalsrättsligt ansvar).¹⁴ Till medlemmens skyldigheter hör att betala medlemsavgiften. Detta har han för- bundit sig till genom att ansluta sig som medlem i föreningen och genom att god- känna föreningens stadgar. För att en medlems medlemskap ska fortsätta krävs i allmänhet att han betalar medlemsavgiften och medlemsavgiften är ofta också en förutsättning för att medlemmen ska få rösta. En föreningsmedlem kan med stöd av föreningens stadgar och beslut ha andra medlemsskyldigheter, som ska vara de- samma för alla medlemmar.

En föreningsmedlem ska i alla situationer avhålla sig från sådana handlingar som förorsakar skada för föreningen (lojalitetsprincipen).

14 Avtalsrättslig ansvarsskyldighet kan uppkomma endast då man har låtit bli att följa ett muntligt eller skriftligt avtal. Avtalsparten ansvarar för skada som avtalsbrottet har förorsakat, i det fall han inte har handlat samvetsgrant.

2 2 STYRELSEN

BEHÖRIGHET Styrelsen verkställer de beslut som har fattats vid föreningens möte (verkställande makt) Styrelsen har ingen allmän beslu- tanderätt i föreningens angelägenheter Styrelsen har beslutanderätt i de frågor som enligt lag eller enligt föreningens stadgar har bestämts att den ska fatta beslut om

RÄTTIGHETER Ingen kan väljas till en medlem av styrelsen mot sin vilja En styrelsemedlem har rätt att få uppgifter om föreningen Han har rätt att framföra avvikande åsikt för anteckning i protokollet En styrelse- medlem har rätt att avgå

UPPGIFTER Styrelsen har fastställda uppgifter som bestäms i fören- ingslagen Styrelsen sköter föreningens ärenden i enlighet med lag, stadgar och föreningens beslut Styrelsen ska se till att bokföringen är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på tillförlitligt sätt Styrelsen företräder också föreningen

Styrelsen kan också ha uppgifter som baserar sig på stadgarna, arbets- ordningen eller annat motsvarande regelverk Dessa uppgifter anknyter till planeringen, verkställandet och övervakningen av verksamheten Styrelsens uppgifter och behörighet ska i skriftlig form fastställas klart och tydligt

ANSVAR Styrelsen ansvarar inför föreningens medlemmar för att föreningen bedriver en resultatrik verksamhet i enlighet med föreningens stadgar och syfte (verksamhetspolitiskt ansvar) En styrelsemedlem som sköter sina uppgifter oaktsamt kan bli ersättningsskyldig i fråga om den skada han förorsakar (juridiskt ansvar)

2.2.1 Styrelsens behörighet och uppgifter

BEHÖRIGHET. Styrelsen verkställer de beslut som har fattats vid föreningens möte (verkställande makt). Styrelsen har endast en begränsad beslutanderätt. Styrelsen ansvarar för olika slag av beredningsuppdrag och för planeringen och utvecklingen av verksamheten i föreningen. Styrelsen skapar förutsättningar för verksamheten i föreningen. Styrelsen sköter alla sådana löpande uppgifter som inte kräver medlem- marnas beslutsfattande. Styrelsen har inte heller allmän beslutanderätt i föreningens ärenden på grund av att den hierarkiskt står under medlemmarna som utövar beslu- tanderätt. Styrelsen kan fatta beslut i sådana frågor som enligt lagen eller stadgarna hör till dess uppgift att fatta beslut om. Om det är mångtydigt eller oklart huruvida styrelsen kan fatta beslut i någon fråga, ska styrelsen hänskjuta behörighetsfrågan om beslutsfattandet för medlemmarnas godkännande.

Flertalet av de uppgifter som styrelsen ansvarar för är sådana vars beredning, skötsel och verkställande den kan delegera till någon annan part. Styrelsen ansvarar för skötseln av dessa uppgifter, men den kan själv besluta om hur och vem som i praktiken sköter uppgiften i fråga. Styrelsen kan överföra beredningen och skötseln av en uppgift eller ett ärende till exempelvis verksamhetsledaren.

Trots att styrelsen har delegerat uppgifter som den ansvarar för till en annan part, är ansvaret alltid styrelsens. Styrelsen ska ha tillsyn över de parters verksam- het som den har delegerat sina uppgifter till, och styrelsen ansvarar även för dessa parters verksamhet. Styrelsens medlemmar kan sinsemellan dela upp uppgifter och beredningsarbeten som hör till styrelsens uppgifter, men styrelsen fattar alltid be- sluten och ansvarar i regel för besluten gemensamt. Styrelsen kan inte delegera sin beslutanderätt till någon annan.

UPPGIFTER. Styrelsens uppgift är att sköta föreningens förvaltning och att övervaka verksamheten i föreningen. Styrelsen ansvarar för föreningens verksamhet i enlighet med föreningslagen, stadgarna och övriga gällande bestämmelser och anvisningar.

Med organisering av förvaltningen avses att styrelsen skapar en ram för skötseln av föreningens praktiska verksamhet. Inom ramen för sin övervakningsuppgift ser styrelsen till att man i föreningens verksamhet följer lagen, stadgarna och planer och anvisningar som styr verksamheten.

I föreningslagen finns bestämmelser om styrelsens uppgifter. Bestämmelser om styrelsens uppgifter kan även finnas i föreningens stadgar eller exempelvis i styrel- sens arbetsordning. I arbetsordningen kan man till exempel bestämma hur upp- gifterna fördelas mellan styrelsemedlemmarna, hur ofta styrelsen sammanträder, i

vilken omfattning suppleanterna deltar i styrelsens arbete och på vilket sätt styrelsen sammankallas. Med avseende på ett effektivt styrelsearbete och på styrelsens ansvar är det viktigt att dess uppgifter och behörighet är klart definierade. Om det är nöd- vändigt att precisera eller ändra styrelsens uppgifter eller arbetsfördelning, är det i allmänhet enklare att uppdatera arbetsordningen eller andra motsvarande direktiv än att ändra föreningens stadgar.

Styrelsens viktigaste lagstadgare uppgifter är att:

• noggrant sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag, stadgar och föreningens beslut,

• företräda föreningen¹⁵,

• föra en förteckning över föreningens medlemmar och lämna uppgifter ur förteckningen¹⁶,

• se till att bokföringen är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på tillförlitligt sätt,

• godkänna föreningens medlemmar, om inte annat bestäms i stadgarna,

• sammankalla till föreningens möten,

• upprätta och underteckna föreningens bokslut¹⁷.

Styrelsens (för en stiftelse) viktigaste lagstadgade uppgifter är att:

• sköta stiftelsens ärenden med iakttagande av lag och stiftelsens stadgar,

• företräda stiftelsen,

• se till att ordna stiftelsens verksamhet,

• se till att stiftelsens medel placeras tryggt och inkomstbringande,

• leda, styra och övervaka stiftelsens verksamhet,

15 Till styrelsens uppgifter hör bland annat att göra skattedeklaration och att ansöka om olika tillstånd.

16 Bestämmelser om hur uppgifter ur medlemsförteckningen får lämnas ut finns i personuppgiftsla- gen. Styrelsen kan fatta beslut om att lämna ut uppgifter i enlighet med personuppgiftslagen.

17 Alla styrelsemedlemmars underteckning krävs inte, det räcker med att en beslutsför styrelse un- dertecknar bokslutet. Med tanke på den enskilda styrelsemedlemmens ansvar har det ingen betydelse huruvida han har undertecknat bokslutet eller inte. Styrelsen ansvarar för att innehållet i bokslutet stämmer.

• sköta stiftelsens bokföring och upprätta bokslut.

Styrelsens övriga uppgifter är att:

• planera och utveckla verksamheten,

• skapa och uppdatera strategi för verksamheten,

• bereda verksamhetsplan och budget och övervaka att de verkställs,

• ordna verksamheten i föreningen på ett ändamålsenligt sätt¹⁸,

• sköta föreningens ekonomi och egendom,

• hantera riskerna; kartläggning av riskerna för föreningens verksamhet och egendom och beredskap för dessa risker,

• fatta beslut i viktiga och vittomfattande frågor¹⁹,

• sammankalla till föreningens möte och bereda ärenden som behandlas på mötet,

• verkställa beslut som fattats på föreningens möte, förutsatt att besluten är lag- och stadgeenliga,

• informera medlemskåren och intressenterna om föreningens verksamhet,

• anställa verksamhetsledare och andra centrala funktionärer,

• leda, övervaka och stödja verksamhetsledaren i hans uppgifter.

Styrelsen företräder föreningen. Styrelsen är föreningens lagstadgade företrädare, det vill säga styrelsen kan agera för föreningen gentemot tredje part. Styrelsen kan för föreningens del sluta skriftliga och muntliga avtal och andra rättshandlingar.

Styrelsen kan verka som föreningens företrädare inom de gränser som tillåts av för- eningslagen, stadgarna och besluten som föreningens möte har fattat. Till styrelsens rätt att företräda föreningen hör också att uppgifter som en styrelsemedlem tar del av utanför föreningen ska han i sin roll som styrelserepresentant förmedla vidare till föreningen. Det vill säga att all den information som angår föreningen och som styrelsemedlemmen tar del av också ska förmedlas vidare till föreningen.

Andra som kan företräda föreningen kan vara föreningens namntecknare eller

18 I allmänhet inbegriper detta även att planera och fastställa behovet av personal i föreningen.

19 Här avses beslut som inte omfattas av medlemmarnas beslutanderätt.

en person som befullmäktigats för uppgiften.²⁰ Om inte annat bestäms i förening- ens stadgar, har styrelsens ordförande rätt att teckna föreningens namn.²¹ Om inte namntecknarens rätt att företräda föreningen är särskilt begränsad, är hans rätt att företräda föreningen lika omfattande som styrelsens rätt att företräda föreningen.

Namntecknaren kan för föreningens del sluta skriftliga och muntliga avtal och an- dra rättshandlingar. Rätten att företräda föreningen ger namntecknaren ändå ingen beslutanderätt. Det är alltid styrelsen som fattar beslut i de ärenden som hör till den.

Ett befullmäktigande kan basera sig på en skriftlig fullmakt eller på en munt- lig fullmakt. Enligt god förvaltningssed ska befullmäktigande i fråga om viktiga angelägenheter som förbinder föreningen basera sig på en skriftlig fullmakt. En fullmakt kan också basera sig på en persons ställning (ställningsfullmakt). Härvid har personen i fråga en sådan ställning i organisationen som med stöd av lag eller allmän praxis ger honom lämplighet att verka för organisationens del och som av- talsparten på goda grunder kan anta vara en person som är berättigad att verka för organisationens del. Exempelvis kan föreningens verksamhetsledare på grund av sin ställning och i enlighet med sin arbetsbeskrivning i allmänhet fatta bindande beslut i fråga om föreningen.

Planering och utveckling av verksamheten. Det syfte och de verksamhetskoncept som anges i föreningens stadgar är utgångspunkter för planeringen och utveckling- en av all verksamhet. Styrelsens uppgift är att bedöma huruvida föreningens syfte och verksamhet är tidsenliga och ändamålsenliga. Vid behov ska styrelsen vidta åtgärder för att ändra föreningens stadgar. Beslut om ändring av stadgarna fattas av föreningens medlemmar.

Styrelsen utarbetar föreningens strategi, det vill säga riktlinjer för verksamheten och de centrala mål med vars hjälp föreningen uppnår sitt syfte. Strategin grundar sig bland annat på syftet, värden och visionen för föreningsverksamheten och på intressenternas behov och förväntningar. Strategin å sin sida styr planeringen av ekonomin och verksamheten, utvecklingen av verksamheten och allokeringen av re- surser för densamma. Som en del av strategiarbetet ska styrelsen identifiera centrala risker i föreningsverksamheten och utarbeta planer och verktyg för att kunna hante-

20 I föreningslagen finns inga bestämmelser om fullmakter, om fullmakter bestäms i 2 kap. i rätts- handlingslagen.

21 I stadgarna kan rätten att teckna föreningens namn begränsas så att två eller fler endast tillsammans har rätt att teckna föreningens namn. Styrelsens ordförande är alltid en av namntecknarna och denna rätt kan inte begränsas. I 36 § i föreningslagen bestäms vem som ytterligare enligt föreningens stadgar kan ha rätt att teckna föreningens namn.

ra dessa risker. Styrelsen ska presentera strategin för medlemmarnas godkännande.

Styrelsen är ansvarig att utarbeta budget och verksamhetsplan, vars beredning den kan delegera exempelvis till ett arbetsutskott eller till verksamhetsledaren. För- eningens årsmöte fattar beslut om budgeten, enligt vilken styrelsen planerar och genomför föreningens verksamhet. Styrelsen följer med och bedömer hur strategin, verksamhetsplanen och budgeten verkställs med hjälp av på förhand överenskomna mätare. Resultaten av bedömningen ska beaktas i den fortsatta planeringen och utvecklingen av verksamheten. Vid behov ska styrelsen korrigera planen och bud- geten så att strategin kan uppnås.

För att kunna utarbeta en strategi ska styrelsen känna till olika intressenters, som medlemskårens och kundernas, behov och ståndpunkter. Styrelsen ska identi- fiera föreningens centrala intressenter och föra en aktiv dialog med dem.²²

Hur den praktiska verksamheten ordnas. Styrelsen planerar föreningens orga- nisation och verksamhet på ett sådant sätt att föreningens syfte uppnås på det sätt medlemmarna önskar. Då verksamheten organiseras är det viktigt att arbetsfördel- ningen mellan styrelsens medlemmar, i synnerhet mellan ordföranden och verk- samhetsledaren, är klart fastställd. Det är även styrelsens sak att se till att förening- ens övriga ledande funktionärers roller och arbetsbeskrivningar är klart definierade.

Det är allt skäl att skriftligen avtala om uppgifterna i exempelvis arbetsordningen eller i något annat motsvarande förvaltningsdirektiv.

Verksamhetsledaren ansvarar för föreningens löpande förvaltning och verkar som chef för de övriga funktionärerna i föreningen. Med tanke på föreningens verksamhet är det viktigt att varje aktör självständigt kan sköta de uppgifter som hör till honom enligt på förhand överenskomna verksamhetskoncept. Styrelsen har ändå vid behov rätt att ingripa i uppgifter som hör till verksamhetsledaren och även fatta beslut i ärenden som hör till föreningens löpande förvaltning. Endast i undantagsfall och efter mycket grundligt övervägande bör styrelsen använda sig av denna beslutanderätt. Styrelsens uppgift är i första hand att stödja och sporra verksamhetsledaren.

Föreningslagen möjliggör att medlemmarna får delta i föreningsmötet per post eller med något annat tekniskt hjälpmedel, det vill säga på annat sätt än att vara när- varande vid mötet (distansdeltagande). Det är styrelsens uppgift att avgöra om man med hjälp av distansdeltagande kan förbättra medlemmarnas möjligheter att delta i

22 Föreningens centrala intressenter är medlemmar, kunder, bidragsgivare, donerare, samarbetspart- ner, uppdragsgivare och beslutsfattare.

föreningens verksamhet.²³ Om det till föreningen hör medlemmar vars deltagande i föreningens möte på grund av långa färdavstånd eller andra orsaker är besvärligt, kan man med hjälp av distansdeltagande förbättra medlemmarnas likställdhet och aktiva deltagande i föreningens verksamhet.²⁴ En förutsättning för distansdeltagan- de är att det finns bestämmelser om detta i föreningens stadgar.

De dokument och handlingar som föreningen ska bevara ska arkiveras på ett ändamålsenligt sätt. Styrelsen ser till att det för föreningens bruk finns arkivplaner eller andra motsvarande anvisningar, som anvisar hur och var dokument som ska bevaras arkiveras.

Lednings- och övervakningsuppgift. Enligt föreningslagen ska styrelsen omsorgs- fullt och aktsamt sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag och förening- ens stadgar och beslut. En omsorgsfull skötsel av uppgifterna förutsätter tillräcklig styrning och instruering samt övervakning av verksamheten.²⁵ Till styrelsens akt- samhetsplikt hör även aspekten att styrelsens medlemmar med tanke på förening- ens verksamhet har så mångsidigt och omfattande kunnande som möjligt. Denna aspekt ska medlemskåren fästa särskild uppmärksamhet på då de väljer medlemmar till styrelsen.

Styrelsen ska övervaka att man i föreningens verksamhet följer lagar, andra be- stämmelser och rekommendationer samt föreningens interna anvisningar. I prak- tiken förutsätter uppfyllandet av aktsamhetsplikten också kännedom om annan nödvändig lagstiftning och andra regelverk än om enbart föreningslagen. Styrelsen måste explicit bedöma lagligheten och stadgeenligheten i de beslut som man fat- tat vid föreningens möte. Det är bra att anteckna slutresultatet av bedömningen i protokollet för påföljande styrelsemöte. Styrelsen ansvarar för att beslut som fattats vid föreningens möte verkställs på ett ändamålsenligt sätt. I detta avseende har sty- relsen till uppgift att leda och övervaka verksamhetsledaren och föreningens övriga funktionärer att besluten verkställs.

Som en del av sina lednings- och övervakningsuppgifter ska styrelsen se till att uppgifterna för föreningens funktionärer är klart fastställda och att man gemen- samt har kommit överens om de centrala principer och förfaringssätt som iakttas

23 Om distansdeltagande bestäms i föreningslagen 17 § 2 mom.

24 Distansdeltagandet kan ske före mötet eller under mötet genom datakommunikation eller med något annat tekniskt hjälpmedel.

25 Verksamheten kan exempelvis ledas och styras med hjälp av en ekonomistadga och andra anvis- ningar.

i föreningens verksamhet. Det är bäst att skriftligen ingå avtal om rollerna för och arbetsfördelningen mellan styrelsen och föreningens ledande funktionärer. Om det är nödvändigt att precisera eller ändra styrelsens uppgifter eller arbetsfördelning, är det i allmänhet enklare att uppdatera arbetsordningen eller andra motsvarande anvisningar än att ändra föreningens stadgar.

Styrelsen har till uppgift att övervaka att de mål som uppställts för föreningens verksamhet uppnås och att de resurser som finns till förfogande utnyttjas på ett eko- nomiskt sätt. Föreningens verksamhet ska bedömas ur perspektivet av både sociala och ekonomiska resultat. Styrelsen ska försäkra sig om att tillräckliga och korrekta uppgifter lämnas om föreningens ekonomi och verksamhet. För uppföljningen av målen behövs riktiga och tillräckliga mätare.

Styrelsen ansvarar för att resultaten av bedömningen beaktas i planeringen och utvecklingen av föreningens verksamhet. Till styrelsens övervakningsuppgifter hör också att risker för verksamheten och egendomen på ett ändamålsenligt sätt tas i betraktande redan i det skede strategin för verksamheten utarbetas. Riskerna kan anknyta till finansieringen, lagstadgade ändringar eller andra betydande föränd- ringar i de externa verksamhetsbetingelserna, kundkretsen, personalen o.s.v. Risker i anknytning till egendom kan man i allmänhet sköta med hjälp av försäkringar, men det är allt skäl att styrelsen årligen behandlar frågor som nivån på försäkrings- skyddet och övrig juridisk korrekthet.

Styrelsen ska övervaka att man vid behov i föreningen följer bestämmelser och förfaringssätt som tillämpas på offentlig upphandling. I princip tillämpas lagen om offentlig upphandling på anskaffningar som föreningen gör, i de fall föreningen för sina anskaffningar får offentligt understöd över hälften av anskaffningens värde och om det är fråga om en anskaffning som överstiger det nationella tröskelvärdet eller ett EU-tröskelvärde.²⁶ Styrelsen ska försäkra sig om att det för föreningens bruk finns ett sådant rapporteringsförfarande i fråga om upphandlingar med vars hjälp styrelsen i tillräckligt hög grad kan övervaka upphandlingar och upphandlingsför- faranden.

Till styrelsens uppgifter hör också att övervaka att lagen om penninginsamlingar följs. Föreningen kan anordna en penninginsamling endast med tillstånd av polis och till den som bidrar med pengar till en insamling får som motprestation endast

26 Ett allmänt verksamhetsunderstöd anses inte vara ett sådant bidrag. I regeringens proposition om lagen om offentlig upphandling konstateras att ”Det offentliga understödet ska gälla en viss upphand- ling för att den enhet som får stödet på denna grund ska betraktas som en upphandlande enhet” (RP 50/2006 rd, sid 58).

ges en symbol för insamlingen.²⁷ Det är styrelsens sak att övervaka att den pen- ninginsamling som föreningen anordnar motsvarar den plan för insamlingen och användningen som lämnats till tillståndsmyndigheten.

Styrelsen utarbetar en ekonomistadga, för föreningsmötets godkännande²⁸ och vid behov en arvodesstadga. Penningautomatföreningen RAY har 2006 gett ut en ekonomistadgemodell med information om de krav på ekonomi, förvaltning och intern övervakning som RAY ställer på de organisationer som beviljas understöd.²⁹ Styrelsen bör med beaktande av föreningens verksamhet och storlek utvärdera i vilken mån man med hjälp av olika slag av administrativa anvisningar kan främja verksamheten och god förvaltningssed. Exempelvis då man utarbetar etiska princi- per kan man specifikt beakta sådana kundgrupper som är beroende av föreningens verksamhet och de tjänster föreningen producerar.

Styrelsen ska årligen utvärdera huruvida man i förvaltningen av föreningen har följt god förvaltningssed. Styrelsen ansvarar för utarbetandet av de kriterier som används vid utvärderingen, och presenterar dem för medlemskårens godkännande.

Av föreningens årsberättelse ska framgå hur principerna för god förvaltningssed har iakttagits och följts i föreningens verksamhet och på vilket sätt det är nödvändigt att utveckla verksamhetskoncepten på basis av den utförda utvärderingen.

Information till intressenterna. Styrelsen ansvarar för att föreningens olika intres- senter identifieras och att dessa för eget bruk får tillräckligt med information om föreningens verksamhet och de resultat man uppnått. Om information till intres- senterna behandlas nedan i punkt 3.

27 Lagen om penninginsamlingar (2006/255) 3 § och 5 §.

28 Ekonomistadgan kan även inkludera ett s.k. register över den närmaste kretsen, med vars hjälp man på förhand försöker undvika eventuella jävighetssituationer. Med ett register över den närmaste kretsen avses ett register till vilket styrelsemedlemmarna frivilligt kan anmäla alla parter som hör till deras närmaste krets, som eventuellt kan ha en kundrelation eller annan motsvarande relation till den förening styrelsemedlemmarna företräder.

29 RAY:s ekonomistadgemodell finns på adressen https://www.ray.fi/fi/jarjestot/aineistopankki/op- paat/muut (endast på finska).

2.2.2 Styrelsemedlemmens rättigheter, ansvar och jäv

STYRELSEMEDLEMMENS RÄTTIGHETER. Styrelsemedlemmen har rätt att få upp- gifter om föreningen, dess verksamhet och ekonomi. Styrelsemedlemmen har rätt att ta del av styrelsens och föreningens övriga förvaltningsorgans protokoll, rätt att bekanta sig med anteckningar i medlemsförteckningen och rätt att få uppgifter om föreningens ekonomiska situation. Styrelsemedlemmens rätt att få uppgifter är motiverad i synnerhet ur ett ansvarsperspektiv. För att styrelsemedlemmen om- sorgsfullt ska kunna sköta uppgifter som hör till honom ska han ha tillräckligt med uppgifter om föreningen.

En styrelsemedlem som deltar i beslutsfattandet har rätt att framföra avvikande åsikt i fråga om ett beslut. Avvikande åsikt ska framföras genast efter det beslutet är fattat och denna ska antecknas i protokollet. Det rekommenderas att den av- vikande åsikten motiveras och att motiveringen också antecknas i protokollet. Till en avvikande åsikt som har framförts i god tid kan fogas skriftliga motiveringar ända fram till justeringen av protokollet. Det är inte möjligt att framföra en av- vikande åsikt i ett senare skede, exempelvis efter det att mötet avslutats eller efter det att behandlingen av nästa ärende inletts. En styrelsemedlem som har framfört en avvikande åsikt i en fråga är befriad från det rättsliga ansvaret för beslutet i fråga.

Att underteckna protokollet innebär att man godkänner besluten, om inte annat framgår av protokollet.

En styrelsemedlem som har framfört en avvikande åsikt bör fästa medlemskå- rens uppmärksamhet på de missförhållandena han har observerat och vid behov informera revisorn om saken. På så sätt kan man granska saken i fråga och undvika eventuella skador som kan åsamkas föreningen eller utomstående.

I praktiken kan en styrelsemedlem avsäga sig sitt uppdrag genom anmälan till styrelsen, trots att det inte finns uttryckliga bestämmelser om detta i föreningsla- gen. En medlem bör ändå avsäga sig sitt uppdrag endast av motiverade skäl. På så sätt garanteras styrelsens beslutförhet och en effektiv verksamhet under hela dess mandattid.

STYRELSEMEDLEMMENS ANSVAR. Styrelsen är ansvarig för sin verksamhet inför medlemmarna (verksamhetspolitiskt ansvar). Medlemmarna kan när som helst ute- sluta en styrelsemedlem som de förlorat förtroende för. Ett förslag till uteslutning kan framföras av föreningens medlemskår eller av styrelsen. En styrelsemedlem i en stiftelse kan under mandattiden endast uteslutas med beslut av domstol.

En styrelsemedlem har också juridiskt ansvar för sin verksamhet. Enligt för- eningslagen ska en styrelsemedlem omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag och stadgar samt föreningens beslut (juridiskt ansvar). För att aktsamhetsplikten ska uppfyllas krävs att man i föreningens verksamhet också följer andra lagar och bestämmelser än enbart föreningslagen. Om inte styrelsen har till- räcklig sakkunskap för att lösa en viss fråga, sköter styrelsen sitt arbete omsorgsfullt om den skaffar nödvändig sakkunskap utifrån. Under sin mandattid ansvarar varje styrelse för förvaltningen och verksamheten.

Det rekommenderas att organisationen skyddar sina förvaltningsorgan genom att teckna en försäkring för sitt förvaltningsansvar, som vanligtvis täcker utgifter för ekonomiska skador och rättegångar om ersättningsskyldighet, som kan uppkomma för organisationen eller för utomstående. Försäkrade är vanligtvis försäkringstaga- rens (organisationen) ledande funktionär, dennes ställföreträdare samt styrelsens medlemmar och suppleanter.

Huruvida styrelsen eller en enskild medlem i styrelsen har verkat omsorgsfullt i en fråga, bedöms enskilt i varje fall. I bedömningen fäster man uppmärksamhet på föreningens storlek och verksamhet och på den sakkunskap och erfarenhet styrel- semedlemmen har. Det är mycket viktigt att styrelsens ordförande upprätthåller en öppen atmosfär som främjar diskussion i styrelsen. I en öppen atmosfär kan man på ett naturligt sätt även bedöma styrelsens sakkunskap och innehållet i aktsamhets- plikten med avseende på den fråga som behandlas och som ska avgöras.

I föreningslagen ingår följande bestämmelser om styrelsemedlemmens ersättnings- skyldighet (juridiskt ansvar):³⁰

• En styrelsemedlem är skyldig att ersätta skada som han i sitt uppdrag har vållat föreningen uppsåtligen eller av oaktsamhet.

• En styrelsemedlem är skyldig att ersätta skada som han vållat en förenings- medlem eller någon annan (tredje part) genom överträdelse av föreningslagen eller föreningens stadgar.³¹

30 Vad som bestäms om en styrelsemedlem tillämpas även på föreningens funktionär, som inte är i anställningsförhållande till föreningen. Sådana personer kan bland annat vara skattmästaren, sekrete- raren eller ombudet, som inte är i anställningsförhållande till föreningen. På en person i arbetstagarroll tillämpas skadeståndslagen. I princip är alla funktionärer i föreningen inklusive verksamhetsledaren i arbetstagarroll.

31 Föreningslagen 39 § 1 mom.

Föreningens medlemmar är inte ansvariga för lagstridiga beslut som de fattar vid föreningens möte, men en styrelsemedlem kan få stå till svars för verkställandet av beslut som strider mot lagen eller föreningens stadgar. En styrelsemedlem anses i allmänhet inte vara skadeståndsskyldig om

• han inte har varit med om att fatta det beslut som föranledde skadan,³²

• han har framfört en motiverad avvikande åsikt i frågan,

• han inte har deltagit i verkställandet av beslutet.

Endast i undantagsfall kan man befrias från ersättningsskyldighet genom att man avgår från styrelsen eller aktivt verkar för att förhindra verkningarna av beslu- tet i fråga. Enligt god förvaltningssed ska en styrelsemedlem som anser att ett beslut strider mot lagen eller mot föreningens intresse informera medlemskåren om saken och vid behov också informera föreningens revisor eller verksamhetsgranskare om saken.

Med tanke på styrelsens ansvar är det viktigt att i tillräckligt hög grad informera om sådant som anknyter till föreningens ekonomi och ekonomiska situation och att man i mötesprotokollen gör klara anteckningar om beslut som gäller användningen av pengar. De som ansvarar för föreningens ekonomi ska se till att det för olika slag av projekt utses ansvarspersoner, som bland annat ansvarar för ekonomin av pro- jekten. När det gäller användningen av pengar bör man alltid noggrant på förhand avtala om behörighet och skyldigheter.

STYRELSEMEDLEMMENS JÄV. En styrelsemedlem får inte delta i behandlingen el- ler avgörandet av ett avtal mellan medlemmen och föreningen eller ett annat sådant ärende där medlemmens privata intresse kan stå i strid med föreningens intresse.³³ Vid behov ska styrelsemedlemmens oberoende och jäv alltid bedömas. I enskilda fall kan det för tydlighetens skull finnas skäl att framföra bedömningen skriftligt.

Varje styrelsemedlem ska se till att han inte är jävig att behandla eller fatta beslut i ett ärende. Bedömningen av jävighet kan klarläggas genom att man i föreningen tar i bruk anmälningsförfaranden där styrelsens medlemmar, sedan de utsetts till

32 Ersättningsskyldighet gäller inte en styrelsemedlem, som på grund av jävighet inte har deltagit i beslutsfattandet, en suppleant, som inte har verkat i stället för en ordinarie medlem, eller en medlem, som av giltig orsak inte har deltagit i föreningens möte.

33 Föreningslagen 37 §.

styrelsen, frivilligt redogör för sina bindningar som kan vara av betydelse med av- seende på föreningens verksamhet. Styrelsen ska bedöma om bruket av ett sådant anmälningsförfarande kan främja föreningens verksamhet och god förvaltningssed.

Redan vid valet av medlemskandidater är det viktigt att fästa särskild uppmärksam- het på omständigheter som jäv kan ge upphov till.

Om styrelsemedlemmens jäv vid föreningens möte:³⁴

• En styrelsemedlem eller någon annan som har anförtrotts en uppgift som hör till föreningens förvaltning får inte rösta när beslut fattas om val eller avsätt- ning av revisorer eller verksamhetsgranskare, fastställande av bokslut eller beviljande av ansvarsfrihet, om frågan gäller den förvaltning som han svarar för. Jäv gäller alltså sådana räkenskapsperioder där personen har haft dylika uppgifter.

• En styrelsemedlem eller funktionär i en förening får inte delta i behandlingen eller avgörandet av frågan om avtal mellan honom och föreningen eller något annat ärende där hans enskilda intressen kan stå i strid med föreningens.

Om man i föreningen tillämpar modellen med två årsmöten och om den nya styrelsen väljs på höstmötet på sådant sätt att syrelsens mandattid inleds i början av nästa kalenderår, är den nya styrelsen ansvarig att upprätta och underteckna bokslutet för den avslutade räkenskapsperioden. Enligt god förvaltningssed ska de styrelsemedlemmar som upprättar och undertecknar bokslutet inte delta i de beslut som fattas på föreningens vårmöte då medlemmarna fastställer bokslutet och bevil- jar ansvarsfrihet.

Jäv för en styrelsemedlem i en stiftelse:³⁵

• En styrelsemedlem i en stiftelse får inte delta i behandlingen av en fråga som gäller avtal eller någon annan rättshandling mellan honom och stiftelsen.

Styrelsemedlemmen får inte heller delta i behandlingen av en fråga om rätts- handling mellan stiftelsen och tredje man, om han i frågan har ett väsentligt intresse som kan vara i strid med stiftelsens intresse.

En jävig person kan inte delta i diskussionen av frågan eller föredra frågan för beslutsfattarna. Enligt god förvaltningssed ska en jävig person inte heller verka som

34 Föreningslagen 26 §.

35 Lagen om stiftelser (1930/109) 11 §.

protokolljusterare. En styrelsemedlem bör noggrant bedöma frågan om sin jävighet och anföra jäv mot sig själv i oklara eller flertydiga situationer. Detta är praxis där god förvaltningssed iakttas, en praxis där man försäkrar sig om att det inte finns fog för att en utomstående kan uppfatta situationen som jävig.

De bestämmelser om jäv som ovan beskrivits gäller inte situationer där beslut fattas i ett uteslutningsärende som gäller personen själv. I sådana situationer kan en person med andra ord själv delta i beslutsfattandet. En person kan också delta i beslutsfattandet vid val av förtroendevalda och han själv ställer upp i valet.

2.2.3 Styrelsens sammansättning och verksamhetskoncept

STYRELSENS SAMMANSÄTTNING. I föreningens stadgar ska finnas bestämmelser om antalet styrelsemedlemmar och om deras mandattid. Föreningens medlemmar väljer styrelse för föreningen och de har även rätt att fatta beslut om att utesluta en styrelsemedlem ur föreningen. Styrelsen väljer inom sig ordförande och vice ord- förande, om det i föreningens stadgar inte finns andra bestämmelser om saken. I en stiftelses stadgar finns bestämmelser om hur en styrelse för en stiftelse tillsätts. Om det inte närmare bestäms i stiftelsens stadgar, kompletterar styrelsen för stiftelsen sig själv.

I föreningslagen finns bestämmelser om styrelsemedlemmarnas allmänna be- hörighetsvillkor.³⁶ För att lyckas i sin verksamhet behöver föreningen kompetenta medlemmar och en mycket kunnig ordförande. Vid valet av medlemskandidater till styrelsen ska man fästa uppmärksamhet på att kandidaterna med avseende på fören- ingens verksamhet har tillräcklig och mångsidig erfarenhet och stort kunnande. Vid behov kan det bli aktuellt att även utnämna utomstående expertis och intressenter till medlemmar i styrelsen. Vid valet av medlemskandidater och medlemmar ska särskild uppmärksamhet även fästas vid jävighetsfrågor.

I föreningen kan finnas ett organ som bereder valet av styrelse och som för mötet bereder förslag till medlemskandidater till styrelsen. Om föreningen inte har ett sådant beredande organ iakttar styrelsen god förvaltningssed om den för mötet framför ett förslag med motiveringar. Av förslaget ska framgå kandidaternas med- givande till uppgiften och en utredning om varje kandidats erfarenhet och sakkun- skap. Föreningens medlemmar ska i god tid före beslutsfattandet få uppgifter om medlemskandidaternas yrkesskicklighet och erfarenhet. God förvaltningssed iakttas

36 Föreningslagen 35 §.

om medlemskandidaterna är närvarande vid det föreningsmöte som fattar beslut om valet, varvid föreningsmedlemmarna vid behov ges möjlighet att ställa frågor till kandidaterna. Om ett sådant förfarande inte i praktiken är möjligt bör den person som nominerar en medlemskandidat till styrelsen i varje fall presentera personen i fråga och hans erfarenhet och sakkunskap för föreningens medlemmar som fattar beslut i frågan.

Styrelsen och varje enskild medlem ska bedöma om alla medlemmar i styrelsen har tillräckligt med tid för att sköta sina uppgifter. Styrelsen ser till att nya med- lemmar görs förtrogna med styrelsearbetet och att medlemmarna har möjlighet att utvecklas och vid behov få utbildning för att sköta sina uppgifter.

STYRELSENS ORDFÖRANDE. Styrelsens ordförandes roll är central med avseende på styrelsearbetet och hela verksamheten i föreningen. I praktiken är styrelsens ord- förandes roll och ställning beroende av vem som har utnämnt honom till uppgiften.

Om valet av styrelsens ordförande enligt stadgarna hör till medlemmarna, är ord- förandens roll ofta starkare i förhållande till den övriga styrelsen, än rollen för en sådan ordförande som styrelsen har valt inom sig.

Ordföranden leder styrelsearbetet och ansvarar för resultaten av styrelsens arbe- te. Ordföranden ser till att den erfarenhet och sakkunskap som styrelsens medlem- mar har på bästa möjliga sätt kan utnyttjas i styrelsearbetet. Ordföranden ansvarar för att alla styrelsemedlemmar i tillräckligt god tid före mötet får information om de ärenden som ska behandlas och att mötena är väl förberedda. Till ordförandens uppgifter hör att upprätthålla en atmosfär som tillåter diskussion i styrelsen och han ska försäkra sig om att hela styrelsen verkar effektivt.

Styrelsens ordförande är i allmänhet verksamhetsledarens chef och hans uppgift är att tillsammans med den övriga styrelsen övervaka verksamhetsledarens arbete.

Samma person ska inte samtidigt sköta ordförandens och verksamhetsledarens upp- gifter. Styrelsen ser till att man skriftligen har avtalat om arbetsfördelningen mellan styrelsens ordförande och föreningens verksamhetsledare. Styrelsen och dess ordfö- rande främjar med sin egen verksamhet att arbetsfördelningen mellan ordföranden och verksamhetsledaren tillämpas i praktiken.

Styrelsens ordförande, som verkar som verksamhetsledarens chef, ska vid behov stå till förfogande för föreningens övriga funktionärer. Syftet med detta arrang- emang är att alla som är underställda verksamhetsledaren har möjligheter att vända sig till den egna chefens chef. Ordföranden ska agera på ett aktivt sätt i eventuella kris- situationer och i lösningen av utmanande situationer, som har kommit till hans vetskap.

STYRELSENS ARBETE. Frågor som gäller styrelsearbetet ska man avtala om i styrel-

sens arbetsordning eller i andra motsvarande anvisningar. Man kan också avtala om styrelsens och verksamhetsledarens uppgifter i arbetsordningen. Föreningens möte godkänner den arbetsordning som styrelsen har utarbetat.

Styrelsen ska ha tillräckliga uppgifter om föreningens verksamhet, verksamhetsbe- tingelser och organisation. Styrelsen informerar om föreningen och dess verksamhet genom öppen informationsgivning. Varje styrelsemedlem har rätt att undersöka föreningens angelägenheter, en rätt som styrelsen ska främja med sin egen verksam- het. Styrelsen kan ta ställning till en enskild styrelsemedlems rätt att undersöka föreningens angelägenheter, om det visar sig vara nödvändigt med avseende på att lösa saken i fråga. På så sätt försäkrar man sig också om att alla styrelsemedlemmar har samma uppgifter till sitt förfogande.

Med avseende på styrelsens verksamhet är det viktigt att frågor som behandlas vid mötet är tillräckligt väl förberedda. Med en god beredning garanteras styrelsens effektiva arbete. I beredningsarbetet ska man beakta styrelsens strategi och sakin- nehållet i de frågor som behandlas. Utöver beredningen av ekonomiska frågor och rapporteringen i anknytning till denna ska man även fästa avseende vid beredning- en och rapporteringen av frågor som gäller sociala aktiviteter, föreningens verksam- hetsbetingelser och olika intressenter. Det är styrelsens uppgift att fastställa vilka frågor som ska beredas, hurdan beredning den önskar och hur ofta beredningen ska ske. Styrelsen ska informera verksamhetsledaren om frågor som gäller beredningen.

Styrelsen ansvarar för att dess verksamhet och arbete utvärderas årligen. Utvärde- ringen kan antingen ske genom självvärdering eller utföras av en utomstående part.

Vid behov fastställer styrelsen de kriterier som används i utvärderingen, men det rekommenderas att vid utvärderingen använda färdiga utvärderingsredskap som nå- gon utomstående har utarbetat. Styrelsens verksamhet ska utvärderas bland annat på basis av följande aspekter; uppnående av föreningens strategi, verksamhetens omfattning och kvalitet, ekonomiförvaltning och verksamhetens ekonomiska och sociala verkningar. Styrelsen utarbetar på basis av de uppgifter utvärderingen ger en plan som syftar till att utveckla verksamheten. Styrelsen presenterar sedan planen för föreningens möte.

VERKSAMHETSPRINCIPER. I all sin verksamhet strävar styrelsen efter att uppnå föreningens syfte med beaktande av dess värden och etiska principer. Med sin egen verksamhet upprätthåller styrelsen föreningens anseende och främjar dess status.

Genom att iaktta öppenhet och ansvarsfullhet ansvarar styrelsen för förvalt- ningen av föreningen och anordningen av verksamheten i föreningen. Styrelsen för- söker identifiera eventuella intressekonflikter och verkar för att lösa dessa. Styrelsen behandlar den respons den får konstruktivt, opartiskt och utan dröjsmål.

2 3 VERKSAMHETSLEDAREN

BEHÖRIGHET Till verksamhetsledarens uppgift hör att sköta för- eningens löpande förvaltning i enlighet med föreningslagen, föreningens stadgar och styrelsens anvisningar och bestämmelser

RÄTTIGHETER Verksamhetsledarens rättigheter är desamma som rättigheterna för övriga arbetstagare i anställningsförhållande

UPPGIFTER Till verksamhetsledarens uppgift hör att sköta förening- ens löpande förvaltning i enlighet med föreningslagen, föreningens stadgar och styrelsens anvisningar och bestämmelser

Verksamhetsledaren ansvarar för att föreningens bokföring är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på ett tillförlitligt sätt Verksam- hetsledaren bereder ärenden som presenteras för styrelsen Verksam- hetsledaren är chef för föreningens kansli och för andra funktionärer och personer som deltar i föreningens verksamhet

ANSVAR Ansvaret för skada som föreningens verksamhetsledare, som står i anställningsförhållande till föreningen, vållar föreningen baserar sig på arbetsavtalslagen och ansvaret för skada som verksamhetsledaren vållar sina kolleger eller utomstående baserar sig på skadeståndslagen

BEHÖRIGHET. Till verksamhetsledarens uppgift hör att sköta föreningens löpande förvaltning i enlighet med föreningslagen, föreningens stadgar och styrelsens anvis- ningar och bestämmelser. Om verksamhetsledarens behörighet och uppgifter kan man komma överens om i arbetsavtalet eller på annat skriftligt eller muntligt sätt.

Det rekommenderas att man skriftligen kommer överens om verksamhetsledarens uppgifter. I föreningens stadgar, i arbetsavtalet eller andra anvisningar kan man ändå inte giltigt överföra sådana uppgifter eller sådan behörighet till verksamhets- ledaren, som enligt lag hör till styrelsen. Verksamhetsledarens uppgift är ofta att bereda och föredra ärenden för styrelsen, som styrelsen har behörighet att fatta beslut om.

Om man inte har kommit överens om annat, är det verksamhetsledarens upp- gift att sköta och fatta beslut om sådana löpande förvaltningsuppgifter som inte förutsätter beslut av styrelsen. Till verksamhetsledarens ställning i föreningen an- knyter enligt lag och allmän sed även behörighet att verka för föreningens del och att fatta beslut som förbinder föreningen (ställningsfullmakt) och som hör till verk- samhetsledarens uppgifter. Vid behov ska styrelsen ta ställning till i vilka situationer verksamhetsledaren ska be om styrelsens godkännande för de beslut han fattar.

VERKSAMHETSLEDARENS ARBETSRÄTTSLIGA STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER.

Om föreningens verksamhetsledare finns inga bestämmelser i lagen. Verksamhetsle- daren är sålunda inte ett lagstadgat förvaltningsorgan likt en verkställande direktör i ett bolag, utan verksamhetsledaren är en funktionär som man avser i föreningsla- gen. För klarhetens skull är det också motiverat att använda titeln verksamhetsle- dare eller generalsekreterare för föreningens ledande funktionär. En verksamhetsle- dare (eller generalsekreterare) är föreningens funktionär då han får kompensation för det arbete han utför och då övriga kännetecken på ett arbetsavtalsförhållande uppfylls.³⁷ I föreningens stadgar eller i verksamhetsledarens arbetsavtal kan man inte bestämma på annat sätt om verksamhetsledarens arbetsrättsliga ställning.

Verksamhetsledaren verkar alltid under styrelsens ledning och övervakning.

Han ska ändå sköta sina uppgifter självständigt. Styrelsens ordförande ska vara en annan person än föreningens verksamhetsledare. Detta är motiverat i synnerhet med avseende på styrelsens lednings- och övervakningsuppgift. Det är inte att re- kommendera att verksamhetsledaren både har rollen som den som övervakar och den som blir övervakad. Problem kan också uppstå visavi ansvaret, en verksamhets-

37 I arbetsavtalslagen 1 § ingår kännetecken på ett anställningsförhållande: 1) avtal, 2) förvärvsarbete, 3) arbete utförs för en annan person, 4) mot vederlag och 5) underställd ledning och övervakning d.v.s.

arbetsgivarens arbetsledningsrätt.

ledares ansvar grundar sig nämligen på arbetsavtalslagen och en styrelsemedlems ansvar på föreningslagen.

Föreningens verksamhetsledare har rätt till lön enligt kollektivavtal och andra arbetsvillkor; skydd som lagarna och avtalen ger, som diskriminerande bemötande;

rätt till facklig organisering och rätt till en sund och säker arbetsmiljö. Dessa rät- tigheter motsvarar allmänna rättigheter som hör till en arbetstagare.

VAL OCH UPPSÄGNING AV VERKSAMHETSLEDAREN. Om inte annat bestäms i föreningens stadgar, väljs verksamhetsledaren av styrelsen. Styrelsen kan också avskeda verksamhetsledaren, men endast på basis av grunder som finns i arbets- avtalslagen och med beaktande av uppsägningstider som bestäms enligt lag. Att avskeda en verksamhetsledare enbart på grund av brist på förtroende är inte möjligt.

Styrelsen ska se till att ärenden som gäller byte, efterföljare och ersättare av verksam- hetsledaren är ändamålsenligt ordnade i föreningen.

VERKSAMHETSLEDARENS UPPGIFTER. Allmänt taget kan man konstatera att till verksamhetsledarens uppgift hör att sköta föreningens löpande förvaltning i enlighet med föreningslagen, föreningens stadgar och styrelsens anvisningar och bestämmelser. Det är anledning av avtala skriftligen om uppgifter som ingår i verk- samhetsledarens arbetsbeskrivning. Styrelsen har till uppgift att se till att verksam- hetsledarens ansvar, skyldigheter och rättigheter är klart fastställda och att arbets- fördelningen mellan styrelsen och verksamhetsledaren är klar. I praktiken innebär detta att uppgifterna är skriftligt beskrivna antingen i stadgarna, i arbetsavtalet eller i exempelvis arbetsordningen.

Till verksamhetsledarens uppgifter hör i allmänhet att bereda ärenden som behandlas av styrelsen i den omfattning och så ofta som styrelsen har informerat honom om. Verksamhetsledaren verkar som föredragande vid styrelsens möten.

Därutöver sköter verksamhetsledaren om att styrelsens beslut verkställs. Verksam- hetsledaren kan under inga omständigheter vara medlem av styrelsen.

På det praktiska planet ansvarar verksamhetsledaren för att föreningens bok- föring är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på ett tillförlitligt sätt. I praktiken är det ofta verksamhetsledaren som upprättar årsberättelsen och bokslu- tet, som styrelsen ansvarar för. Till verksamhetsledarens uppgifter hör också ofta att anställa personal, besluta om villkor i arbetsavtal och vid behov också att avskeda personal. Verksamhetsledaren verkar som chef för föreningens övriga funktionärer.

Till verksamhetsledarens uppgifter hör i allmänhet att sköta representations- uppgifter och kontakten till utomstående sammanslutningar och intressenter. Dessa uppgifter sköter verksamhetsledaren ofta tillsammans med styrelsen eller styrelsens