STYRELSEMEDLEMMENS RÄTTIGHETER. Styrelsemedlemmen har rätt att få upp-gifter om föreningen, dess verksamhet och ekonomi. Styrelsemedlemmen har rätt att ta del av styrelsens och föreningens övriga förvaltningsorgans protokoll, rätt att bekanta sig med anteckningar i medlemsförteckningen och rätt att få uppgifter om föreningens ekonomiska situation. Styrelsemedlemmens rätt att få uppgifter är motiverad i synnerhet ur ett ansvarsperspektiv. För att styrelsemedlemmen om-sorgsfullt ska kunna sköta uppgifter som hör till honom ska han ha tillräckligt med uppgifter om föreningen.
En styrelsemedlem som deltar i beslutsfattandet har rätt att framföra avvikande åsikt i fråga om ett beslut. Avvikande åsikt ska framföras genast efter det beslutet är fattat och denna ska antecknas i protokollet. Det rekommenderas att den av-vikande åsikten motiveras och att motiveringen också antecknas i protokollet. Till en avvikande åsikt som har framförts i god tid kan fogas skriftliga motiveringar ända fram till justeringen av protokollet. Det är inte möjligt att framföra en av-vikande åsikt i ett senare skede, exempelvis efter det att mötet avslutats eller efter det att behandlingen av nästa ärende inletts. En styrelsemedlem som har framfört en avvikande åsikt i en fråga är befriad från det rättsliga ansvaret för beslutet i fråga.
Att underteckna protokollet innebär att man godkänner besluten, om inte annat framgår av protokollet.
En styrelsemedlem som har framfört en avvikande åsikt bör fästa medlemskå-rens uppmärksamhet på de missförhållandena han har observerat och vid behov informera revisorn om saken. På så sätt kan man granska saken i fråga och undvika eventuella skador som kan åsamkas föreningen eller utomstående.
I praktiken kan en styrelsemedlem avsäga sig sitt uppdrag genom anmälan till styrelsen, trots att det inte finns uttryckliga bestämmelser om detta i föreningsla-gen. En medlem bör ändå avsäga sig sitt uppdrag endast av motiverade skäl. På så sätt garanteras styrelsens beslutförhet och en effektiv verksamhet under hela dess mandattid.
STYRELSEMEDLEMMENS ANSVAR. Styrelsen är ansvarig för sin verksamhet inför medlemmarna (verksamhetspolitiskt ansvar). Medlemmarna kan när som helst ute-sluta en styrelsemedlem som de förlorat förtroende för. Ett förslag till uteslutning kan framföras av föreningens medlemskår eller av styrelsen. En styrelsemedlem i en stiftelse kan under mandattiden endast uteslutas med beslut av domstol.
En styrelsemedlem har också juridiskt ansvar för sin verksamhet. Enligt för-eningslagen ska en styrelsemedlem omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag och stadgar samt föreningens beslut (juridiskt ansvar). För att aktsamhetsplikten ska uppfyllas krävs att man i föreningens verksamhet också följer andra lagar och bestämmelser än enbart föreningslagen. Om inte styrelsen har till-räcklig sakkunskap för att lösa en viss fråga, sköter styrelsen sitt arbete omsorgsfullt om den skaffar nödvändig sakkunskap utifrån. Under sin mandattid ansvarar varje styrelse för förvaltningen och verksamheten.
Det rekommenderas att organisationen skyddar sina förvaltningsorgan genom att teckna en försäkring för sitt förvaltningsansvar, som vanligtvis täcker utgifter för ekonomiska skador och rättegångar om ersättningsskyldighet, som kan uppkomma för organisationen eller för utomstående. Försäkrade är vanligtvis försäkringstaga-rens (organisationen) ledande funktionär, dennes ställföreträdare samt styrelsens medlemmar och suppleanter.
Huruvida styrelsen eller en enskild medlem i styrelsen har verkat omsorgsfullt i en fråga, bedöms enskilt i varje fall. I bedömningen fäster man uppmärksamhet på föreningens storlek och verksamhet och på den sakkunskap och erfarenhet styrel-semedlemmen har. Det är mycket viktigt att styrelsens ordförande upprätthåller en öppen atmosfär som främjar diskussion i styrelsen. I en öppen atmosfär kan man på ett naturligt sätt även bedöma styrelsens sakkunskap och innehållet i aktsamhets-plikten med avseende på den fråga som behandlas och som ska avgöras.
I föreningslagen ingår följande bestämmelser om styrelsemedlemmens ersättnings-skyldighet (juridiskt ansvar):30
• En styrelsemedlem är skyldig att ersätta skada som han i sitt uppdrag har vållat föreningen uppsåtligen eller av oaktsamhet.
• En styrelsemedlem är skyldig att ersätta skada som han vållat en förenings-medlem eller någon annan (tredje part) genom överträdelse av föreningslagen eller föreningens stadgar.31
30 Vad som bestäms om en styrelsemedlem tillämpas även på föreningens funktionär, som inte är i anställningsförhållande till föreningen. Sådana personer kan bland annat vara skattmästaren, sekrete-raren eller ombudet, som inte är i anställningsförhållande till föreningen. På en person i arbetstagarroll tillämpas skadeståndslagen. I princip är alla funktionärer i föreningen inklusive verksamhetsledaren i arbetstagarroll.
31 Föreningslagen 39 § 1 mom.
Föreningens medlemmar är inte ansvariga för lagstridiga beslut som de fattar vid föreningens möte, men en styrelsemedlem kan få stå till svars för verkställandet av beslut som strider mot lagen eller föreningens stadgar. En styrelsemedlem anses i allmänhet inte vara skadeståndsskyldig om
• han inte har varit med om att fatta det beslut som föranledde skadan,32
• han har framfört en motiverad avvikande åsikt i frågan,
• han inte har deltagit i verkställandet av beslutet.
Endast i undantagsfall kan man befrias från ersättningsskyldighet genom att man avgår från styrelsen eller aktivt verkar för att förhindra verkningarna av beslu-tet i fråga. Enligt god förvaltningssed ska en styrelsemedlem som anser att ett beslut strider mot lagen eller mot föreningens intresse informera medlemskåren om saken och vid behov också informera föreningens revisor eller verksamhetsgranskare om saken.
Med tanke på styrelsens ansvar är det viktigt att i tillräckligt hög grad informera om sådant som anknyter till föreningens ekonomi och ekonomiska situation och att man i mötesprotokollen gör klara anteckningar om beslut som gäller användningen av pengar. De som ansvarar för föreningens ekonomi ska se till att det för olika slag av projekt utses ansvarspersoner, som bland annat ansvarar för ekonomin av pro-jekten. När det gäller användningen av pengar bör man alltid noggrant på förhand avtala om behörighet och skyldigheter.
STYRELSEMEDLEMMENS JÄV. En styrelsemedlem får inte delta i behandlingen el-ler avgörandet av ett avtal mellan medlemmen och föreningen elel-ler ett annat sådant ärende där medlemmens privata intresse kan stå i strid med föreningens intresse.33 Vid behov ska styrelsemedlemmens oberoende och jäv alltid bedömas. I enskilda fall kan det för tydlighetens skull finnas skäl att framföra bedömningen skriftligt.
Varje styrelsemedlem ska se till att han inte är jävig att behandla eller fatta beslut i ett ärende. Bedömningen av jävighet kan klarläggas genom att man i föreningen tar i bruk anmälningsförfaranden där styrelsens medlemmar, sedan de utsetts till
32 Ersättningsskyldighet gäller inte en styrelsemedlem, som på grund av jävighet inte har deltagit i beslutsfattandet, en suppleant, som inte har verkat i stället för en ordinarie medlem, eller en medlem, som av giltig orsak inte har deltagit i föreningens möte.
33 Föreningslagen 37 §.
styrelsen, frivilligt redogör för sina bindningar som kan vara av betydelse med av-seende på föreningens verksamhet. Styrelsen ska bedöma om bruket av ett sådant anmälningsförfarande kan främja föreningens verksamhet och god förvaltningssed.
Redan vid valet av medlemskandidater är det viktigt att fästa särskild uppmärksam-het på omständiguppmärksam-heter som jäv kan ge upphov till.
Om styrelsemedlemmens jäv vid föreningens möte:34
• En styrelsemedlem eller någon annan som har anförtrotts en uppgift som hör till föreningens förvaltning får inte rösta när beslut fattas om val eller avsätt-ning av revisorer eller verksamhetsgranskare, fastställande av bokslut eller beviljande av ansvarsfrihet, om frågan gäller den förvaltning som han svarar för. Jäv gäller alltså sådana räkenskapsperioder där personen har haft dylika uppgifter.
• En styrelsemedlem eller funktionär i en förening får inte delta i behandlingen eller avgörandet av frågan om avtal mellan honom och föreningen eller något annat ärende där hans enskilda intressen kan stå i strid med föreningens.
Om man i föreningen tillämpar modellen med två årsmöten och om den nya styrelsen väljs på höstmötet på sådant sätt att syrelsens mandattid inleds i början av nästa kalenderår, är den nya styrelsen ansvarig att upprätta och underteckna bokslutet för den avslutade räkenskapsperioden. Enligt god förvaltningssed ska de styrelsemedlemmar som upprättar och undertecknar bokslutet inte delta i de beslut som fattas på föreningens vårmöte då medlemmarna fastställer bokslutet och bevil-jar ansvarsfrihet.
Jäv för en styrelsemedlem i en stiftelse:35
• En styrelsemedlem i en stiftelse får inte delta i behandlingen av en fråga som gäller avtal eller någon annan rättshandling mellan honom och stiftelsen.
Styrelsemedlemmen får inte heller delta i behandlingen av en fråga om rätts-handling mellan stiftelsen och tredje man, om han i frågan har ett väsentligt intresse som kan vara i strid med stiftelsens intresse.
En jävig person kan inte delta i diskussionen av frågan eller föredra frågan för beslutsfattarna. Enligt god förvaltningssed ska en jävig person inte heller verka som
34 Föreningslagen 26 §.
35 Lagen om stiftelser (1930/109) 11 §.
protokolljusterare. En styrelsemedlem bör noggrant bedöma frågan om sin jävighet och anföra jäv mot sig själv i oklara eller flertydiga situationer. Detta är praxis där god förvaltningssed iakttas, en praxis där man försäkrar sig om att det inte finns fog för att en utomstående kan uppfatta situationen som jävig.
De bestämmelser om jäv som ovan beskrivits gäller inte situationer där beslut fattas i ett uteslutningsärende som gäller personen själv. I sådana situationer kan en person med andra ord själv delta i beslutsfattandet. En person kan också delta i beslutsfattandet vid val av förtroendevalda och han själv ställer upp i valet.