STYRELSENS SAMMANSÄTTNING. I föreningens stadgar ska finnas bestämmelser om antalet styrelsemedlemmar och om deras mandattid. Föreningens medlemmar väljer styrelse för föreningen och de har även rätt att fatta beslut om att utesluta en styrelsemedlem ur föreningen. Styrelsen väljer inom sig ordförande och vice ord-förande, om det i föreningens stadgar inte finns andra bestämmelser om saken. I en stiftelses stadgar finns bestämmelser om hur en styrelse för en stiftelse tillsätts. Om det inte närmare bestäms i stiftelsens stadgar, kompletterar styrelsen för stiftelsen sig själv.
I föreningslagen finns bestämmelser om styrelsemedlemmarnas allmänna be-hörighetsvillkor.36 För att lyckas i sin verksamhet behöver föreningen kompetenta medlemmar och en mycket kunnig ordförande. Vid valet av medlemskandidater till styrelsen ska man fästa uppmärksamhet på att kandidaterna med avseende på fören-ingens verksamhet har tillräcklig och mångsidig erfarenhet och stort kunnande. Vid behov kan det bli aktuellt att även utnämna utomstående expertis och intressenter till medlemmar i styrelsen. Vid valet av medlemskandidater och medlemmar ska särskild uppmärksamhet även fästas vid jävighetsfrågor.
I föreningen kan finnas ett organ som bereder valet av styrelse och som för mötet bereder förslag till medlemskandidater till styrelsen. Om föreningen inte har ett sådant beredande organ iakttar styrelsen god förvaltningssed om den för mötet framför ett förslag med motiveringar. Av förslaget ska framgå kandidaternas med-givande till uppgiften och en utredning om varje kandidats erfarenhet och sakkun-skap. Föreningens medlemmar ska i god tid före beslutsfattandet få uppgifter om medlemskandidaternas yrkesskicklighet och erfarenhet. God förvaltningssed iakttas
36 Föreningslagen 35 §.
om medlemskandidaterna är närvarande vid det föreningsmöte som fattar beslut om valet, varvid föreningsmedlemmarna vid behov ges möjlighet att ställa frågor till kandidaterna. Om ett sådant förfarande inte i praktiken är möjligt bör den person som nominerar en medlemskandidat till styrelsen i varje fall presentera personen i fråga och hans erfarenhet och sakkunskap för föreningens medlemmar som fattar beslut i frågan.
Styrelsen och varje enskild medlem ska bedöma om alla medlemmar i styrelsen har tillräckligt med tid för att sköta sina uppgifter. Styrelsen ser till att nya med-lemmar görs förtrogna med styrelsearbetet och att medmed-lemmarna har möjlighet att utvecklas och vid behov få utbildning för att sköta sina uppgifter.
STYRELSENS ORDFÖRANDE. Styrelsens ordförandes roll är central med avseende på styrelsearbetet och hela verksamheten i föreningen. I praktiken är styrelsens ord-förandes roll och ställning beroende av vem som har utnämnt honom till uppgiften.
Om valet av styrelsens ordförande enligt stadgarna hör till medlemmarna, är ord-förandens roll ofta starkare i förhållande till den övriga styrelsen, än rollen för en sådan ordförande som styrelsen har valt inom sig.
Ordföranden leder styrelsearbetet och ansvarar för resultaten av styrelsens arbe-te. Ordföranden ser till att den erfarenhet och sakkunskap som styrelsens medlem-mar har på bästa möjliga sätt kan utnyttjas i styrelsearbetet. Ordföranden ansvarar för att alla styrelsemedlemmar i tillräckligt god tid före mötet får information om de ärenden som ska behandlas och att mötena är väl förberedda. Till ordförandens uppgifter hör att upprätthålla en atmosfär som tillåter diskussion i styrelsen och han ska försäkra sig om att hela styrelsen verkar effektivt.
Styrelsens ordförande är i allmänhet verksamhetsledarens chef och hans uppgift är att tillsammans med den övriga styrelsen övervaka verksamhetsledarens arbete.
Samma person ska inte samtidigt sköta ordförandens och verksamhetsledarens upp-gifter. Styrelsen ser till att man skriftligen har avtalat om arbetsfördelningen mellan styrelsens ordförande och föreningens verksamhetsledare. Styrelsen och dess ordfö-rande främjar med sin egen verksamhet att arbetsfördelningen mellan ordföordfö-randen och verksamhetsledaren tillämpas i praktiken.
Styrelsens ordförande, som verkar som verksamhetsledarens chef, ska vid behov stå till förfogande för föreningens övriga funktionärer. Syftet med detta arrang-emang är att alla som är underställda verksamhetsledaren har möjligheter att vända sig till den egna chefens chef. Ordföranden ska agera på ett aktivt sätt i eventuella kris-situationer och i lösningen av utmanande kris-situationer, som har kommit till hans vetskap.
STYRELSENS ARBETE. Frågor som gäller styrelsearbetet ska man avtala om i
styrel-sens arbetsordning eller i andra motsvarande anvisningar. Man kan också avtala om styrelsens och verksamhetsledarens uppgifter i arbetsordningen. Föreningens möte godkänner den arbetsordning som styrelsen har utarbetat.
Styrelsen ska ha tillräckliga uppgifter om föreningens verksamhet, verksamhetsbe-tingelser och organisation. Styrelsen informerar om föreningen och dess verksamhet genom öppen informationsgivning. Varje styrelsemedlem har rätt att undersöka föreningens angelägenheter, en rätt som styrelsen ska främja med sin egen verksam-het. Styrelsen kan ta ställning till en enskild styrelsemedlems rätt att undersöka föreningens angelägenheter, om det visar sig vara nödvändigt med avseende på att lösa saken i fråga. På så sätt försäkrar man sig också om att alla styrelsemedlemmar har samma uppgifter till sitt förfogande.
Med avseende på styrelsens verksamhet är det viktigt att frågor som behandlas vid mötet är tillräckligt väl förberedda. Med en god beredning garanteras styrelsens effektiva arbete. I beredningsarbetet ska man beakta styrelsens strategi och sakin-nehållet i de frågor som behandlas. Utöver beredningen av ekonomiska frågor och rapporteringen i anknytning till denna ska man även fästa avseende vid beredning-en och rapporteringberedning-en av frågor som gäller sociala aktiviteter, förberedning-eningberedning-ens verksam-hetsbetingelser och olika intressenter. Det är styrelsens uppgift att fastställa vilka frågor som ska beredas, hurdan beredning den önskar och hur ofta beredningen ska ske. Styrelsen ska informera verksamhetsledaren om frågor som gäller beredningen.
Styrelsen ansvarar för att dess verksamhet och arbete utvärderas årligen. Utvärde-ringen kan antingen ske genom självvärdering eller utföras av en utomstående part.
Vid behov fastställer styrelsen de kriterier som används i utvärderingen, men det rekommenderas att vid utvärderingen använda färdiga utvärderingsredskap som nå-gon utomstående har utarbetat. Styrelsens verksamhet ska utvärderas bland annat på basis av följande aspekter; uppnående av föreningens strategi, verksamhetens omfattning och kvalitet, ekonomiförvaltning och verksamhetens ekonomiska och sociala verkningar. Styrelsen utarbetar på basis av de uppgifter utvärderingen ger en plan som syftar till att utveckla verksamheten. Styrelsen presenterar sedan planen för föreningens möte.
VERKSAMHETSPRINCIPER. I all sin verksamhet strävar styrelsen efter att uppnå föreningens syfte med beaktande av dess värden och etiska principer. Med sin egen verksamhet upprätthåller styrelsen föreningens anseende och främjar dess status.
Genom att iaktta öppenhet och ansvarsfullhet ansvarar styrelsen för förvalt-ningen av föreförvalt-ningen och anordförvalt-ningen av verksamheten i föreförvalt-ningen. Styrelsen för-söker identifiera eventuella intressekonflikter och verkar för att lösa dessa. Styrelsen behandlar den respons den får konstruktivt, opartiskt och utan dröjsmål.
2 3 VERKSAMHETSLEDAREN
BEHÖRIGHET Till verksamhetsledarens uppgift hör att sköta för-eningens löpande förvaltning i enlighet med föreningslagen, förför-eningens stadgar och styrelsens anvisningar och bestämmelser
RÄTTIGHETER Verksamhetsledarens rättigheter är desamma som rättigheterna för övriga arbetstagare i anställningsförhållande
UPPGIFTER Till verksamhetsledarens uppgift hör att sköta förening-ens löpande förvaltning i enlighet med föreningslagen, föreningförening-ens stadgar och styrelsens anvisningar och bestämmelser
Verksamhetsledaren ansvarar för att föreningens bokföring är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på ett tillförlitligt sätt hetsledaren bereder ärenden som presenteras för styrelsen Verksam-hetsledaren är chef för föreningens kansli och för andra funktionärer och personer som deltar i föreningens verksamhet
ANSVAR Ansvaret för skada som föreningens verksamhetsledare, som står i anställningsförhållande till föreningen, vållar föreningen baserar sig på arbetsavtalslagen och ansvaret för skada som verksamhetsledaren vållar sina kolleger eller utomstående baserar sig på skadeståndslagen
BEHÖRIGHET. Till verksamhetsledarens uppgift hör att sköta föreningens löpande förvaltning i enlighet med föreningslagen, föreningens stadgar och styrelsens anvis-ningar och bestämmelser. Om verksamhetsledarens behörighet och uppgifter kan man komma överens om i arbetsavtalet eller på annat skriftligt eller muntligt sätt.
Det rekommenderas att man skriftligen kommer överens om verksamhetsledarens uppgifter. I föreningens stadgar, i arbetsavtalet eller andra anvisningar kan man ändå inte giltigt överföra sådana uppgifter eller sådan behörighet till verksamhets-ledaren, som enligt lag hör till styrelsen. Verksamhetsledarens uppgift är ofta att bereda och föredra ärenden för styrelsen, som styrelsen har behörighet att fatta beslut om.
Om man inte har kommit överens om annat, är det verksamhetsledarens upp-gift att sköta och fatta beslut om sådana löpande förvaltningsuppupp-gifter som inte förutsätter beslut av styrelsen. Till verksamhetsledarens ställning i föreningen an-knyter enligt lag och allmän sed även behörighet att verka för föreningens del och att fatta beslut som förbinder föreningen (ställningsfullmakt) och som hör till verk-samhetsledarens uppgifter. Vid behov ska styrelsen ta ställning till i vilka situationer verksamhetsledaren ska be om styrelsens godkännande för de beslut han fattar.
VERKSAMHETSLEDARENS ARBETSRÄTTSLIGA STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER.
Om föreningens verksamhetsledare finns inga bestämmelser i lagen. Verksamhetsle-daren är sålunda inte ett lagstadgat förvaltningsorgan likt en verkställande direktör i ett bolag, utan verksamhetsledaren är en funktionär som man avser i föreningsla-gen. För klarhetens skull är det också motiverat att använda titeln dare eller generalsekreterare för föreningens ledande funktionär. En verksamhetsle-dare (eller generalsekreterare) är föreningens funktionär då han får kompensation för det arbete han utför och då övriga kännetecken på ett arbetsavtalsförhållande uppfylls.37 I föreningens stadgar eller i verksamhetsledarens arbetsavtal kan man inte bestämma på annat sätt om verksamhetsledarens arbetsrättsliga ställning.
Verksamhetsledaren verkar alltid under styrelsens ledning och övervakning.
Han ska ändå sköta sina uppgifter självständigt. Styrelsens ordförande ska vara en annan person än föreningens verksamhetsledare. Detta är motiverat i synnerhet med avseende på styrelsens lednings- och övervakningsuppgift. Det är inte att re-kommendera att verksamhetsledaren både har rollen som den som övervakar och den som blir övervakad. Problem kan också uppstå visavi ansvaret, en
verksamhets-37 I arbetsavtalslagen 1 § ingår kännetecken på ett anställningsförhållande: 1) avtal, 2) förvärvsarbete, 3) arbete utförs för en annan person, 4) mot vederlag och 5) underställd ledning och övervakning d.v.s.
arbetsgivarens arbetsledningsrätt.
ledares ansvar grundar sig nämligen på arbetsavtalslagen och en styrelsemedlems ansvar på föreningslagen.
Föreningens verksamhetsledare har rätt till lön enligt kollektivavtal och andra arbetsvillkor; skydd som lagarna och avtalen ger, som diskriminerande bemötande;
rätt till facklig organisering och rätt till en sund och säker arbetsmiljö. Dessa rät-tigheter motsvarar allmänna räträt-tigheter som hör till en arbetstagare.
VAL OCH UPPSÄGNING AV VERKSAMHETSLEDAREN. Om inte annat bestäms i föreningens stadgar, väljs verksamhetsledaren av styrelsen. Styrelsen kan också avskeda verksamhetsledaren, men endast på basis av grunder som finns i arbets-avtalslagen och med beaktande av uppsägningstider som bestäms enligt lag. Att avskeda en verksamhetsledare enbart på grund av brist på förtroende är inte möjligt.
Styrelsen ska se till att ärenden som gäller byte, efterföljare och ersättare av verksam-hetsledaren är ändamålsenligt ordnade i föreningen.
VERKSAMHETSLEDARENS UPPGIFTER. Allmänt taget kan man konstatera att till verksamhetsledarens uppgift hör att sköta föreningens löpande förvaltning i enlighet med föreningslagen, föreningens stadgar och styrelsens anvisningar och bestämmelser. Det är anledning av avtala skriftligen om uppgifter som ingår i verk-samhetsledarens arbetsbeskrivning. Styrelsen har till uppgift att se till att verksam-hetsledarens ansvar, skyldigheter och rättigheter är klart fastställda och att arbets-fördelningen mellan styrelsen och verksamhetsledaren är klar. I praktiken innebär detta att uppgifterna är skriftligt beskrivna antingen i stadgarna, i arbetsavtalet eller i exempelvis arbetsordningen.
Till verksamhetsledarens uppgifter hör i allmänhet att bereda ärenden som behandlas av styrelsen i den omfattning och så ofta som styrelsen har informerat honom om. Verksamhetsledaren verkar som föredragande vid styrelsens möten.
Därutöver sköter verksamhetsledaren om att styrelsens beslut verkställs. Verksam-hetsledaren kan under inga omständigheter vara medlem av styrelsen.
På det praktiska planet ansvarar verksamhetsledaren för att föreningens bok-föring är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på ett tillförlitligt sätt. I praktiken är det ofta verksamhetsledaren som upprättar årsberättelsen och bokslu-tet, som styrelsen ansvarar för. Till verksamhetsledarens uppgifter hör också ofta att anställa personal, besluta om villkor i arbetsavtal och vid behov också att avskeda personal. Verksamhetsledaren verkar som chef för föreningens övriga funktionärer.
Till verksamhetsledarens uppgifter hör i allmänhet att sköta representations-uppgifter och kontakten till utomstående sammanslutningar och intressenter. Dessa uppgifter sköter verksamhetsledaren ofta tillsammans med styrelsen eller styrelsens
ordförande. Verksamhetsledaren ansvarar i allmänhet för planeringen av förening-ens ekonomi och verksamhet tillsammans med styrelsen. Till verksamhetsledarförening-ens uppgifter hör också att se till att budgeten följs.
Verksamhetsledaren ska ge styrelsen nödvändiga uppgifter för att den ska klara av skötseln av sina uppgifter. Styrelsen kan vid behov bestämma vilka uppgifter verksamhetsledaren ska tillhandahålla. Med tanke på verksamheten är ett välfung-erande samarbete, i synnerhet mellan styrelsens ordförande och verksamhetsleda-ren, mycket viktigt. Styrelsen och verksamhetsledaren för en aktiv dialog och sköter ärenden tillsammans. Styrelsen har en betydande roll som den som stödjer och sporrar verksamhetsledaren.
VERKSAMHETSLEDARENS ANSVAR. Verksamhetsledaren är i allmänhet i anställ-ningsförhållande till föreningen. Till en arbetstagares skyldigheter hör bland annat att utföra sitt arbete omsorgsfullt, att iaktta arbetsledningens föreskrifter och anvis-ningar, att inte bedriva verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens, att inte röja arbetsgivarens affärs- och yrkeshemligheter och att i all sin verksamhet beakta arbetsgivarens intressen (lojalitetsplikt).
Verksamhetsledaren kan bli ansvarig för den skada som han vållar föreningen (arbetsgivaren), en kollega eller utomstående. Bestämmelser om ersättning av skada finns i såväl skadeståndslagen som arbetsavtalslagen, beroende på vem som har rå-kat ut för skadan. Det kan både gälla skada vållad av fel eller försummelse och skada vållad uppsåtligen och av oaktsamhet.
I arbetsavtalslagen finns bestämmelser om ansvar för ersättning av skada som en verksamhetsledare i anställningsförhållande vållar.38 En arbetstagare som upp-såtligen eller av oaktsamhet i sitt arbete inte uppfyller sina plikter eller vållar skada för sin arbetsgivare, ska ersätta arbetsgivaren för skador han vållat i enlighet med skadeståndslagen.39 Bestämmelser om ansvar för ersättning av skada som verksam-hetsledaren vållar en kollega eller en utomstående finns i skadeståndslagen. Om en arbetstagare vållar skada för tredje part, är arbetsgivaren i stället för arbetstagaren skyldig att ersätta den skada som arbetstagaren vållat genom fel i arbetet.40
Med tanke på verksamhetsledarens ansvar är det all anledning att beakta att om en verksamhetsledare även vore medlem i styrelsen skulle han beroende på
situatio-38 Arbetsavtalslagen (2009/55) 12 kap. 1 § 3 mom.
39 Skadeståndslagen (1974/412) 4 kap. 1 §.
40 Skadeståndslagen 3 kap.1 §.
nen vara ansvarig för skada han vållat antingen i egenskap av styrelsemedlem eller i egenskap av arbetstagare.41
VERKSAMHETSLEDARENS JÄV. Verksamhetsledaren ska se till att han inte är jävig att behandla eller lösa ett ärende. Enligt föreningslagen får en funktionär i en för-ening inte delta i behandlingen eller avgörandet av frågan om avtal mellan honom och föreningen eller något annat ärende där hans enskilda intresse kan stå i strid med föreningens intresse.42
De bestämmelser om jäv som ovan beskrivits gäller inte situationer där beslut fattas i ett uteslutningsärende som gäller personen själv. I sådana situationer kan en person med andra ord själv delta i beslutsfattandet. En person kan också delta i beslutsfattandet vid val av förtroendevalda och han själv ställer upp i valet.
En funktionär i en stiftelse får inte delta i behandlingen av en fråga som gäller avtal eller någon annan rättshandling mellan honom och stiftelsen. Han får inte heller delta i behandlingen av en fråga om rättshandling mellan stiftelsen och tredje man, om han i frågan har ett väsentligt intresse som kan stå i strid med stiftelsens intresse.43
41 På styrelsemedlem tillämpas ersättningsskyldighet i enlighet med föreningslagen, som har behand-lats i punkt 2.2.2.
42 Föreningslagen 26 § 1 mom.
43 Lagen om stiftelser 11 § 3 mom.