Kund B Traditionell projektmetodik

Kund B är en svensk offentlig myndighet och bildades, enligt Respondent I, som en ut mynning från två tidigare myndigheter år 2010. Följande berättar Respondent I och Respondent H att organisationen ansågs sig haft undermåliga rekryteringssystem för att kunna genomföra kommande tids rekryteringsmål på 3000 rekryteringar på tre år. Inledningsvis genomförde en extern aktör en genomlysning av deras nuvarande system, vilka kravbilder de hade och vad som fanns att erbjuda på marknaden för mjukvarusystem. Respondent I informerar att organisationen sedan tidigare var kund till aktören som benämns som Leverantören. De två parterna valde att inleda ett projekt tillsammans för att utveckla en ny produkt för att täcka Kund Bs behov samt att Leverantören får en ny förbättrad produkt i sin portfölj. Finansieringen för deras gemensamma projekt delas mellan parterna och projektet innefattar inslag av ett agilt arbete mellan Kund B och Leverantören. Enligt Respondent I är avdelningen som ingår i projektgruppen hos Kund B inte vana att arbeta efter det agila arbetssättet utan har tidigare stora erfarenheter av traditionell projektmetodik. Konstellationen för detta projekt består av en intern arbetsgrupp hos Kund B som innefattar bland annat projektledare, IT-projektledare, HR-specialist och förvaltningsledare. Kund B har en egen IT-avdelning vars projektledaren inom IT kommer från, och de har tidigare erfarenheter av agilt arbete. Projektet som Kund B genomför med Leverantören har syftet att leda till en effektivisering av arbetsuppgifter och processflöden.

4.2.1 Kommunikation - Kund B

Kund B för en kontinuerlig kontakt med Leverantören veckovis där de får information om hur utvecklingsprocessen går. Vid intern kommunikation använder organisationen främst videosamtal men även bild- och presentationsverktyg används för att redovisa processer och utvecklings lösningar. Kund B har skapat två interna referensgrupper för att möjliggöra avstämningar med en blandad grupp av individer som kommer ha en nära kontakt med det nya systemet och dess arbetssätt. Informationsutbyte mellan Kund B och Leverantören sker delvis genom att Kund B får ta del av testmiljöer över produkten. Kund B gör utvärderingar till Leverantören baserat på dessa tester och Respondent I uttrycker sig: “Ibland blir det inte riktigt som man tänkt sig även fast man i text skriver ett krav, men som jag nämnde innan, ett ord kan betyda olika för alla. När man får känna och klämma på produkten så är det något helt annat än att skriva kraven.” - (personlig kommunikation, 6 april, 2018)

Nedan redovisar tabell 5 på empirisk datainsamling berörande frågeområde kommunikation med Kund B.

Frågeområde:

Kommunikation Kund B

Övergripande Mellan Kund B och Leverantören sker det kontinuerliga veckomöten

för att avstämma hur det går för projektets utveckling. Kund B upplever att de kommer få en produkt från Leverantören som överensstämmer med deras kravlista. Kund B har skapat två referensgruppen i sin organisationen för att stämma av krav och målbilder.

Intern Intern kommunikation sker främst med hjälp av videosamtal då organisationens medlemmar är spridda över Sverige. Dokument delas mellan projektmedlemmar och referensgrupper i organisationen. Information kan visas genom Power Points, bildmaterial och Mock ups, även genom artiklar på intranät. User Story används ofta för att

utveckla och förmedla krav, både internt och externt mot Leverantör. Både arbetsgruppen och referensgruppens har fasta möten varje vecka, där arbetsgruppen diskuterar hur det går för projektet och

referensgruppernas möten innebär att de blir informerade och delger sina synpunkter. Utbildning kommer verkställas för att lära ut det nya systemet internt, genom e-utbildningar och kursdagar.

Extern Kommunikation ut mot Leverantören sker genom telefon, videosamtal och mailkontakt. Demovisningar används av Leverantören för att visa på hur utvecklingen går samt att Kund B tar del av Mock ups av Leverantören. Projektet inleddes även genom workshops tillsammans med Leverantören. Kund B upplever kommunikationen med

Leverantören som ärlig och att Leverantören är bra på att signalera vid behov.

Delaktiga individer ingår i en projektgrupp som både har representanter från Kund B och Leverantören, som har fasta möten varje vecka. Dokumentation delas mellan Kund B och en av Leverantörens avdelningar via en digital plattform som innehåller rapporter, dokument, User Story och notar om buggar och incidents.

Dokumentation med den andra avdelningen hos Leverantören sker via digitala försändelser och godkännande.

Utmaningar Kund B kan uppleva att de inte alltid “tänkt rätt” i sin kravbild. Kund B upplever att Leverantören är en stor organisation och att de kan ha interna svårigheter med kommunikation som leder till

kommunikationsmissar mellan Kund B och Leverantören.

4.2.2 Samarbete - Kund B

På ett övergripande plan menar Kund B att hela deras pågående projekt med Leverantören ses som ett utspel på samarbete. Att projektet innebär en “win-win” situation som båda parter är med och engagerar sig i med både resurser och tid. Respondent H menar att dels för att få samarbetet att funka mellan parterna är att kunna göra sig tillgänglig för varandra och erbjuda kunskap:

“Man måste ha en bra projektgrupp internt. Som avsätter tid, och det har vi gjort här, vi har avsatt tid för att kunna stötta upp då. För när Leverantören är nära upp måste även vi vara nära de för att kunna ge vår kunskap”. - Respondent H (personlig kommunikation, 16 april, 2018)

Sammantaget kan tillgänglighet och avsättandet av tid ses som två viktiga parameter för att samarbetet ska fungera i projektet. Även att rätt kunskap ges och tas mellan projektmedlemmarna för att stödja och skapa rätt produkt. Respondent H berättar att kravbilden är framarbetad tillsammans med Leverantören där Leverantören fått en stor roll i att göra en kravanalys och få fram vilket behov Kund B och önskan de verkligen har. Respondent I utrycker sig:

“Ja, kravanalytikern har intervjuat HR-specialisten som är aktiv. Och stämt av med övriga i projektgruppen att det stämmer överens. Då har man pratat, berättat och fått fram sitt behov. Jag är faktiskt riktigt imponerad hur han lyckats få fram att det nästan blir full pott direkt till user-storisarna direkt. Sen kan det skruvas lite grann, men det är på en väldigt enkel nivå så att man ska förstå” - (personlig kommunikation, 6 april, 2918)

Tabell 6 visar på en sammanställning av den insamlade data gällande frågeområde samverkan med Kund B.

Frågeområde:

Samarbete Kund B

Övergripande Kund B menar att samarbete uppstår mellan de och Leverantören genom

den kontinuerliga kontakt och dialog som förs. Där Kund B tror att samarbete är ett måste och att arbeta tillsammans och diskutera fram lösningar är nyckeln till att få en gemensam målbild.

Intern Kund B har avsatt en 100% resurs för att aktivt jobba med projektet och vara en brygga mellan parterna. Kund B har utfört sin kravinsamling inför projektet med fokus på de individer i organisationen som ska använda systemet. Kravbilden ska representera den operativa kärnan.

Extern Kund B kan uppleva samarbete i den form att parterna gemensamt valt att involvera Kund B i projektarbetet och därmed sker arbetet av Leverantören nära kund. Kund B och Leverantören arbetar och analyserar kravbilder tillsammans. Kund B upplever att Leverantören med sin erfarenhet har kunnat stötta och vägleda Kund B i

projektarbetet. Båda parterna har genom diskussion och samtal kommit fram till många beslut.

Förutsättningar Kund B anser att en öppen dialog och bra samarbete är en förutsättning

för att kunna arbeta tillsammans, samt att båda parterna ställer upp med resurser och avsätter tid. Kund B menar att de måste göra sin kompetens tillgänglig för Leverantören.

Utmaningar En utmaning som Kund B upplever påverka samarbetet negativt är att Leverantörens interna kommunikation kan svikta och att de har en ovana att arbeta ihop mellan avdelningar. Informationsutbytet kan avsaknas och det leder till problem för Kund B. Det kan även ses en utmaning med att testmiljöer levererade av Leverantören inte alltid går att använda för Kund B, vilket medför att möjligheten till ge en så korrekt

beskrivning av produkten till referensgrupper minskar.

Tabell 6, Summering av empirisk data