Leverantör Agil projektmetodik

Leverantören utvecklar och levererar affärssystem och har en erfarenhet av organisationer inom det offentliga som kund. De har under lång tid levererat produkter till detta segment och har avtal med många svenska offentliga myndigheter. Leverantören har arbetar efter den agila projektmetodiken under en kortare period och med scrum som inriktning. Enligt Respondent B har arbetet tidigare inneburit ett mer traditionellt arbetssätt och övergången till agil projektmetodik resulterade delvis i omstrukturering av arbetsgrupper och nya uppgiftsområden konstruerades. Respondent C beskriver att arbetet flyter på i två veckors sprintar och att utvecklingsteam kan sitta spridda över Sverige och även i Indien.

4.3.1 Kommunikation - Leverantör

Leverantören menar att beroende på ändamålet med kommunikation är utförandet olika, men trycker samtidigt på vikten för transparens i kommunikationen ut mot kund. Leverantören belyser även de utmaningar som uppstår internt då olika avdelningar ska kommunicera mellan varandra, både språkligt och kulturellt. För en levande kommunikation använder utvecklingsteamen dagliga telefonmöten och stämmer av var de är i utvecklingsprocessen. Det sker även fasta veckomöten mellan Leverantören och dess kunder för att ge signaler om hur det går i utvecklingen. Leverantören menar att en viktig faktor för kommunikationen är att hålla kontinuerlig kommunikation mot sina kunder. Respondent C menar att konsekvensen av en avsaknad kommunikation med kund kan leda till dåliga lösningar eller missuppfattade kravspecifikationer och uttrycker sig:

“...i de fallen har det inte varit så tydligt med vad kunden ville ha. Vi kanske trodde en sak och gjorde en sak. Men egentligen var det inte riktigt det som kunden ville ha och då har vi varit dåliga under tiden att stämma av med kunden. Så att… dålig kommunikation. Man har inte stämt av, man har inte pratat med kunden, man har inte riktigt förstått till 100% vad kunden ville ha“ - (personlig kommunikation, 27 mars, 2018)

Nedanstående tabell 7 visar en summering av datainsamlingen för frågeområde kommunikation med Leverantören.

Frågeområde:

Kommunikation Leverantör

Övergripande Beroende på syftet med kommunikationen yttrar den sig olika för organisationen. Transparens ses som ett ledord för kommunikation och att tydlig och rak kommunikation ökar kunskapen. Leverantören har stor geografisk spridning världen över och menar att det både leder till språkliga och kulturella problem. De vill arbeta med att främja kommunikationen internt vilket kräver ett samspel mellan de organisatoriska uppdelningarna.

Intern Kommunikation för att stötta interna problem sker via telefon, intranät, chattkonversationer och informationsdelning. Utvecklingsteam har en daglig kommunikation med 15 minuters möten via videolänk.

Informations sprids via dokument. Rapportering av incidenter och buggar skrivs in i två olika system för att nå hela organisationen.

Extern Leverantörens arbetssätt bygger på att en individ primärt har kontakt ut mot kund. Kommunikationen sker genom telefon, mail och videomöten. Ur ett supportperspektiv kontaktar kunden Leverantören via elektroniska formulär. Kommunikation och dialog mellan parterna sker även i forum och forumsträffar.

Utmaningar Leverantören upplever att när saker går fel beror det ofta på att

Leverantören brustit i sin kommunikation mot kunden. Där Leverantören inte förstått till 100% vad kunden vill ha. Utmaningar upplevs för de avdelningar som inte verkar i det svenska samhället men arbetar med att utveckla system baserat på svenska lagar och regler, eftersom

4.3.2 Samarbete - Leverantör

Ett frågvist förhållningssätt parterna emellan anser Leverantören är grunden till att de ska kunna samarbeta med sina kunder. Leverantören har en ambition av att involvera kund i deras arbete för att se till deras behov. Detta sker genom ett arbete i korta sprintar för att kunna göra anpassningar efter kundens behov. Anknytningen till kund verkar på en operativ nivå och Respondent D ser en önskan av utveckling av att samarbeta med kund, genom att ha kunden involverad i projektet “Men steget och idén med att få med kund, där är vi inte skulle jag vilja säga på många håll “- (personlig kommunikation, 28 mars, 2018)

Tabell 8 redovisar för en uppsummering av det empiriska material som har samlats in hos Leverantören i förhållande till frågeområde samarbete.

Frågeområde: Samarbete

Leverantör

Övergripande Leverantören menar att det är viktigt med en produktägare som är

närvarande eftersom det är den som representerar kundens behov. Sett till teamnivå så finns det ingen närhet till kund, däremot har Leverantören forumsträffar där kunder samlas för att lyfta åsikter och tankar gällande Leverantörens affärssystem.

Intern Internt samarbete sker genom att TPO (technical product owner) arbetar nära det agila utvecklingsteamet och att TPOn har gjort en tydlig

kravspecifikation.

Extern För att samarbeta med kundorganisationer menar Leverantören att det krävs ett frågvist förhållningssätt parterna mellan. Detta medger även att kunden får lämna sitt godkännande till vad som genomförs, vilket i sig kan innebära att onödig tid tas.

Förutsättningar Leverantören upplever att kunder i stor utsträckning har en ivrig och stark

vilja till att deltaga i projektet. I vissa fall har det varit slutanvändare som involverats i projektet vilket har gett bra synpunkter sett till att de ska utföra arbetsuppgifter i systemet. Leverantören känner en viktighet i att arbeta aktivt med samarbete mellan de som leverantör och med kund, då det syftar sig åt att bygga förtroende parterna emellan.

Leverantören ser en viktighet i att ha ett kontinuerligt och frekvent arbete med korta sprintar för att kunna göra anpassningar efter kundens behov, däremot är inte detta något som uppnås i hög grad idag.

Utmaningar Produktägaren anses vara den som representerar kundens behov, däremot sett till teamnivå så finns det ingen närhet till kund. Att ha en kund på plats hos Leverantören kan underlätta i vissa lägen, men detta är idag ingen möjlighet för Leverantören. Tankesättet med att medverka

kundorganisationer är också något som ställer krav på kunden att faktiskt medverka, och i vissa fall har kunden perspektivet “nej nu har vi gjort vår beställning, återkom när ni ska leverera” - respondent D (personlig kommunikation, 28 mars 2018). Där blir utmaningen för Leverantören att förklara värdet av att ha kunden involverad.