2 Metod
4.2 Kunskapsöverföring – påverkan och betydelse
I ett projekt som har genomförts under lång tid (många säsonger) finns det enligt en av projektledarna mycket information att hitta bara den finns dokumenterad och tillgänglig. Här påpekar dock ett flertal projektledare att branschen är liten och att man genom enkel kontakt med tidigare projektledare kan hitta den informationen man vill ha/inte hittar på den
gemensamma servern. En av projektledarna ser på kunskapsöverföring inom organisationen så här:
Jag jobbade som produktionsledare några år och fick då ta mer ansvar, lära mig grunderna av en annan rutinerad projektledare. Det är så det funkar i denna bransch. Någon lär upp någon annan och tillslut så får den personen chansen att ta fullt ansvar.
Projektledare 4, mejlintervju
Flera respondenter i både intervjuer och fokusgrupper uttryckte ett stort intresse för ämnet kunskapsöverföring och ser det som ett viktigt ämne och något man kan utveckla och arbeta vidare med inom organisationen. Som tidigare nämnt saknade många av projektdeltagarna en rejäl och konkret överlämning vid deras projektstart. En av projektdeltagarna berättade om ett tillfälle där hen fått en personlig överlämning från den som arbetat med samma uppgifter säsongen innan och beskrev detta som lyxigt och lärorikt.
Så min första dag på kontoret fick jag veta att om två dagar har du möte med personen som hade rollen innan. Under de dagarna gick jag igenom vår server och tittade igenom alla mappar från tidigare säsonger för att få en överblick av vad min roll gjort innan genom sparade Excel-dokument. Vi satt i möte i 6 timmar för att jag hade så mycket frågor. Sen har vi hållit
kontakten kontinuerligt under projektets gång och jag har kunnat höra av mig med frågor när jag velat. Jag har ringt henne så fort jag stött på ett problem vilket har varit guld. Hon som hade rollen innan jobbar inte kvar men fick betalt för dagen när hon kom in på möte med mig.
Projektdeltagare 1, fokusgrupp
En annan projektdeltagare kunde instämma att man haft en positiv upplevelse av den fysiska överlämningen och berättade om ett projekt där personen som haft hens roll i tidigare säsong nu arbetade i samma projekt fast i en annan roll. Hen menar att projektledaren inte har koll på vad alla roller gör i projektet och att kollegan i det fallet blir en ovärderlig källa till kunskap. Tack vare den närheten kunde projektdeltagaren ställa frågor kontinuerligt och alltid få stöttning i de situationer som krävde det.
Bästa för mig har varit möten och att jag hade min kontorsplats bredvid personen som hade min roll året innan. Ställde frågor minst fem gånger om dagen.
Projektdeltagare 2, fokusgrupp
När diskussionen om personliga överlämningar gick vidare ställdes frågan om hur
projektdeltagarna kände inför att själva utföra den typen av överlämning till någon annan efter att man slutat arbeta med ett projekt. Många av projektdeltagarna berättade att de hade ställt upp
av lojalitetsskäl gentemot organisationen. De förklarade det som att man vill att det ska gå bra för organisationen och projektet som man en gång varit en del av – därför hade man hjälpt den nya projektdeltagaren. Det blev dock en vattendelare kring huruvida man skulle välja att ta betalt eller inte för den tjänsten. Några uttryckte att de skulle vilja ha betalt för den tiden det gäller, andra kunde tänka sig ta det över en lunchbjudning och en annan skulle kunna göra det som en vänlig gest. De diskuterade också att situationen helt beror på varför man själv inte fått rollen som ska överlämnas, vem som är projektledare, om personen som tar över tjänsten är trevlig och vad man tycker om organisationen, projektledaren och projektet. En projektdeltagare menade att hen skulle vilja ha betalt i ett sådant scenario då hen redan lagt tid på att skriva en skriftlig överlämning.
En projektledare beskriver att om det anges utmärkande information i överlämningarna, som till exempel psykisk ohälsa på arbetet eller budgetposter som dragit iväg vidarebefordrar hen detta till både produktionschef och VD eftersom det är de som i slutändan bär ansvar över
produktionerna som sker inom organisationen. En projektledare menade även att överlämningar med känslig information inte kunde sparas på den gemensamma servern på grund av GDPR (General Data Protection Regulation).
Den övergripande känslan hos projektledarna är att de överlämningar som görs känns bra. En av projektledarna yttrar att denne inte lämnat över så många projekt under de senaste åren och att hen generellt kan bli bättre och noggrannare i sina överlämningar. Tre av projektdeltagarna i fokusgrupperna uttryckte att det var väldigt viktigt för dem att skriva en överlämning när de började som praktikanter inom organisationen. Fokusgruppen diskuterade vidare vad de trodde att detta berodde på. Tankar som lyftes var bland annat att det berodde på att man som
praktikant är ny och därför själv behöver en överlämning mer och därför ser större nytta i att göra en. De berättade även att de som innehar en mer ansvarstagande roll kanske blivit anställda just för att de haft den rollen tidigare eller redan har kunskap kring rollen och därför inte är lika beroende av en överlämning.
På frågan hur det ser ut med överlämningar i olika projekt inom organisationen var
projektdeltagarna eniga om att den skriftliga överlämningen var bristfällig. En projektdeltagare berättade att hen inte fått några överlämningar när hen arbetat med assistent-roller men att det då istället funnits ansvariga som sagt åt en vad man ska göra fortlöpande. Samma
projektdeltagare saknade också en överlämning när hen fick en mer ansvarstagande roll. Då arbetade personen som haft samma roll året innan med samma projekt igen och erbjöd sig att skicka över gamla dokument som hjälp. Här menar projektdeltagaren att relationen med denne person var avgörande eftersom dokumenten inte fanns tillgängliga på organisationens server.
En diskussion som båda fokusgrupperna hade var betydelsen av en tydlig rollbeskrivning, att det skulle vara något man får ta del av direkt när man blivit anställd, oavsett om det finns en överlämning eller inte. Flera av respondenterna upplevde att rollbeskrivningarna var tunna och inte innehöll saker som i slutändan är det som tar mest tid och engagemang i rollen.
Ett exempel: i min roll som rekvisita-ansvarig så stod det såhär ”Din roll är att vara ansvarig för rekvisitan på plats” i princip men det stod inte att jag ska ansvara över att anställa praktikanter och ha intervjuer med dem. För mig är det en stor uppgift som också tar mycket tid från mitt arbete att jag ska boka intervjuer och anställa folk.
Projektdeltagare 2, fokusgrupp