Metoder, verktyg och strategier för kunskapsöverföring

Hur man rent praktiskt överför kunskap inom organisationen verkar variera beroende på vem man frågar. Enligt samtliga projektledare görs en överlämning till produktionschefen efter projektets avslut. Denna överlämning innehåller till exempel budgetrapport samt eventuella problem och lösningar under produktionens gång. Det är också produktionschefen som tar tag i de saker som dyker upp efter avslutat projekt, har kontakt med tv-kanalen och ansvarar för budget efter avslutat projekt. VD:n beskriver att projektavsluten varierar beroende på vilken produktion det gäller, om den är nystartad eller om den pågått länge. Hen har också samma bild av att projektledaren gör en överlämning till produktionschefen. VD:n beskriver att

organisationen har mallar för utvärdering och uppföljning och att de finns på den interna

servern. Hen menar att ledningen arbetade fram mallarna med syftet att det skulle vara enkelt att genomföra dokumentationen för att samla in lärdomar som stöd i kommande säsonger av produktionen. Dessa mallar har vi dock inte fått tillgång till under datainsamlingen i denna studie.

Projektdeltagarna beskriver hur man kan få hjälp och hjälpa andra genom olika möten. Dels genom större möten som organisationens gemensamma måndagsmöte men även genom mindre möten för olika team och avdelningar inom ett projekt. En projektledare förklarar att denne tillsammans med producenten även fyller i en utvärdering av projektet. Här menar hen att man därutöver tar hänsyn till informationen man hämtat från frilansarna i projektet. Projektledaren förtydligar att denna typ av utvärdering inte alltid görs utan är primärt en handling som utförs om det är ett nytt eller komplext projekt.

Jag skulle dock egentligen vilja att det alltid gjordes, då mycket info går förlorad längs vägen. T ex kan ju både en producent och projektledare dessutom vara frilansare. Generellt skulle jag säga att det ofta handlar om tidsbrist.

Projektledare 2, mejlintervju

Ytterligare en projektledare berättar att man i projektet har en avsedd ”nedsläckningstid” på två till tre veckor där man bland annat utför den beskrivna överlämningen till produktionschefen. Den här nedsläckningstiden är en period efter att projektet är avslutat där det finns tid att göra alla överlämningar för att slutföra projektet helt och överlämna till produktionschef. Vidare beskriver hen att man som projektledare fortsätter att ”äga” sina arbetsuppgifter om man efter projektets slut är kvar som anställd inom samma organisation oavsett om en ny produktion dragit igång. Projektledaren är i det fallet den som fortfarande är den yttersta kontakten för projektet och den som tar hand om frågor och uppgifter som tillkommer. Slutligen menar hen att det vore bättre för organisationen att ha projektledare på längre kontrakt med anledning av att avlasta produktionschefen som är den som får ta över projektledarens uppgifter om denne inte är kvar inom organisationen.

Det vanligast förekommande sätt att dokumentera dessa överlämningar och projektavslut är genom färdiga mallar och dokument som finns på den interna servern. Dessa ska ligga som grund för arbetet med de kommande säsongerna av samma produktion. Projektledarna beskriver att de brukar be projektdeltagarna att göra en utvärdering med fokus på vad nästa säsongs anställda i samma roll kan tänkas behöva veta. Återigen är detta dokument som inte kunnat användas för att bekräfta informationen i denna studie.

I vilket skede överlämningarna ska genomföras verkar variera. En projektledare menar att det inte finns någon tidsram och att det är svårt med frilansande projektpersonal. Andra menar att det ska ske när som helst så länge det är innan projektet tar slut vilket understryks av ytterligare en som menar att det måste göras innan projektledaren slutar. En annan projektledare säger att en tidsplan för överlämningar inte alls finns medan en annan menar att den finns och görs kontinuerligt varje månad samt att tiderna alltid hålls. Variationen är stor mellan de olika projektledarna och en gemensam uppfattning har inte kunnat identifieras.

Projektdeltagarna i fokusgrupperna diskuterade hur olika det kunde se ut beroende på vilken projektledare man hade. De menar att vissa projektledare bryr sig om överlämningarna och tycker att det är viktigt och att andra inte nämner det alls. Projektdeltagarna menar vidare att en del projektledare tycker att det är viktigt med struktur i projektets mappar för att det ska vara

förståeligt inför nästa säsong medan vissa inte tar upp det heller. Majoriteten av

projektdeltagarna uttryckte att de höll struktur i sina mappar för sin egen skull om de skulle komma tillbaka och ha samma roll nästa säsong snarare än att förebygga för någon annan.

Jag gör det egentligen bara för min skull för man tror att man kommer ihåg allting men när man kommer tillbaka ett år senare är man glad att man skrev den där överlämningen för man glömmer bort många detaljer.

Projektdeltagare 6, fokusgrupp

Genom att analysera de överlämningsdokument vi fick tillgång till i studien kunde vi inte se att någon mall använts. Överlämningarna var nämligen inte strukturerade på samma sätt varken form av samma rubricering, typsnitt, ordningsföljd, omfattning eller innehåll. Som tidigare nämnt är det på organisationens gemensamma server som all skriftlig överlämning sparas. Dock lyfter en projektdeltagare att man hittar väldigt få överlämningar från tidigare säsonger när man letar i projektets mappar. En projektdeltagare lyfter en tanke om att det kan bero på att

projektdeltagarna skickar överlämningar direkt till projektledaren och att de därför inte finns tillgängliga för andra på servern. Organisationen har under våren år 2020 investerat i att uppdatera sin server och databas. Respondenterna uttryckte ingen speciell åsikt kring detta.