Linköpings kommuns hållbarhetsstyrning av Tekniska verken

Verksamheten inom Linköpings kommun styrs av politiska styrdokument samt lagar och regler (Linköpings kommun, 2017b). Styrdokumenten är antingen framtagna av “kommunfullmäktige, kommunstyrelse, kommunens revisorer eller ansvarig nämnd” (Linköpings kommun, 2014, s.4). Ägardirektiven är de huvudsakliga styrdokumenten. Det finns både ett enskilt ägardirektiv som endast gäller för Tekniska verken och ett ägardirektiv som är generellt för alla bolag (Ekonomidirektören). Ägardirektiven är menade att skapa en ram för bolagen och deras styrelser att förhålla sig till. Styrning från kommunfullmäktige kan även ske i beslut om ärenden (Ekonomidirektören). Ägardirektiven bereds av tjänstemannaorganisationen i kommunen, på uppdrag av politikerna, men då ekonomidirektören som är med och gör denna beredning även är vice vd i Stadshus har redan Stadshus insyn i ägardirektiven. Ägardirektiven behöver därför inte passera Stadshus utan går direkt till kommunfullmäktige som beslutar om dessa och därefter förmedlas de till Stadshus som förmedlar de vidare till sina bolag (Ekonomidirektören).

Bolagsordningen är ett annat dokument som måste existera enligt aktiebolagslagen (SFS 2005:551). Kommunfullmäktige beslutar om vad bolagsordningen består av (Ekonomidirektören). Därtill finns det flera olika policys inom Linköpings Kommun som bolagen ska förhålla sig till. Ekonomidirektören menar att det inte varit tydligt exakt vilka av policyerna som bolagen måste följa men det ska förbättras i och med de nya ägardirektiven. Policys inom Linköpings kommun är bland annat kommunikationspolicy, riskinstruktion, ägarpolicy, ekonomistyrningsregler, finanspolicy, hållbarhetspolicy, riktlinjer för jämställdhet och mångfald och va-policy för landsbygden. Miljöingenjören menar att riktlinjerna kring hållbarhet från kommunen kan bli ännu tydligare och menar att kommunen i ägardirektiven inte uttrycker hur bolaget ska arbeta med hållbarhetsfrågorna. Det står att kommunkoncernen ska jobba med vissa frågor men de uttrycker inte explicit att en fråga handlar om hållbarhet (Miljöingenjören). Koncernen har tillgång till och ska sträva mot de mål som kommunen satt upp som vi redogör för i avsnitt 1.3 Uttryckta mål. Ekonomidirektören framhåller att varken kommunen eller Stadshus har för avsikt att detaljstyra Tekniska verken samt att ägardirektivet är det

50

främsta styrmedlet. Ekonomidirektören menar även att Tekniska verken är de med störst kunskap om sin verksamhet och hur de bäst arbetar för att tillfredsställa ägarnas direktiv. Utöver styrdokumenten sker även ägardialoger för att kontrollera och styra. Ägardialoger är möten där ägare och ledande positioner i bolaget träffas för att diskutera bland annat hur ägardirektiven följs (Ekonomidirektören). Det finns tre olika typer av ägardialoger med syfte att förmedla budskap, delge information eller diskutera frågor (Ekonomidirektören). Ägardialoger berör ibland hållbarhetsområdet mer specifikt, det kan röra sig om mål som Stadshus genom ägardialog vill förmedla ett budskap kring. Ekonomidirektören ger exemplet kring kommunens Co2 neutralitetsmål att vara koldioxidneutrala 2025. För att arbeta med frågor kring detta hålls inspirationsföreläsningar och varje bolag får redogöra för sina insatser samt ge varandra feedback och förslag på hur frågan kan drivas vidare. Ekonomidirektören menar att detta skapar en palett att arbeta vidare med för bolagen men utan att kommunen eller Stadshus lägger sig i exakt hur styrelsen för Tekniska verken ska göra (Ekonomidirektören). Samverkan är ytterligare ett sätt för bolagen och kommunen att kommunicera och samarbeta. Bolagen är högst delaktiga i många frågor samt delaktiga i att förverkliga idéer och projekt (Ekonomidirektören). Kommunikation och samverkan sker mellan hållbarhetsavdelningen för kommunen och bolagen för att samordna, utbyta information och erfarenheter (Hållbarhetschefen). Hållbarhetschefen har exempelvis möten med hållbarhetscheferna på de större bolagen. Hållbarhetschefen avser även att skapa ett nätverk eller forum för att kunna diskutera och samordna kring hållbarhetsområdet. Vilka vägar som dialoger och dokument tar eller bör ta är inte alltid solklart för alla inom organisationen (Styrelseordförande). Det är många olika enheter som är involverade i beslut, kontroll och uppföljning på olika sätt i olika syften (Ekonomidirektören). Det är många aktörer som samspelar, “det gäller att hitta formerna för vem som gör vad” (Ekonomidirektören). Det genomförs många utbildningar både för faktakunskaper och exempelvis kunskaper för styrelsearbete. Det sker även omfattande kommunikation mellan olika enheter/aktörer för att hitta vilket arbetssätt, vilka ansvarsområden och vilken roll varje person eller enhet har (Ekonomidirektören).

Styrelseordförande menar att det är viktigt att skilja på beslut och information, besluten ska ligga hos styrelsen medan information bör gå till Stadshus. Ekonomidirektören uttrycker att när Tekniska verkens styrelse tar ett beslut som kan komma att stå i tidningen

51

dagen efter så vill Stadshus ha information om det innan, “annars står kommunstyrelseordförande här med mikrofonen under näsan och ska svara på något som den inte vet” (Ekonomidirektören). Stadshus vill även ha mycket information från Tekniska verkens styrelse så att de kan hjälpa till och guida dem. Exempelvis kan ekonomidirektören eller kommundirektören snabbt avgöra om ett beslut kan tas av styrelsen själva eller om det är kommunfullmäktige som måste ta beslutet (Ekonomidirektören). Styrelseordförande menar att det varit en process att få till ett bra samarbete med Stadshus där styrelsen lärt sig att det är viktigt att skilja på beslut och information. Styrelsen valde tidigare, för att undvika att vd i Tekniska verken uppfattar att det är Stadshus som tar besluten, att inte delge all information. Styrelsen har dock insett att de måste vara mer frikostiga med informationen de ger till Stadshus så att de känner att de är med på resan även om det är styrelsen i stor utsträckning som tar besluten (Styrelseordförande).

5.2.2 Uppföljning

Det är framför allt Stadshus som följer upp verksamheterna i bolagen (Ekonomidirektören). En gång per år i samband med bokslut ska bolagen lämna in en enklare beskrivning av verksamheten, en måluppfyllelserapport samt en bolagsstyrelserapport. Ett möte hålls senare där respektive bolag ska presentera sitt arbete och fullmäktige får möjlighet att ställa frågor till respektive bolag och utifrån det godkänna om bolagen har uppfyllt sina mål. Därefter går ett stämombud till bolagsstämman så att ansvarsfrihet för respektive styrelse kan beviljas (Ekonomidirektören).

Hållbarhetsavdelningen på kommunen har också möjlighet att följa upp och kontrollera. Den styrande funktion som finns är den uppföljning av bolagens hållbarhetsrapporter som görs årligen och därutöver kan hållbarhetsavdelningen stå till hands vid specifika förfrågningar, exempelvis vid granskning av specifika fall. Hållbarhetschefen utvecklar att skulle ett bolag halkat efter, exempelvis genom att ha fossilbilar kvar så förs en dialog med Stadshus om något kan behöva ändras. Hållbarhetsavdelningen följer utvecklingen av bolagen men på en övergripande nivå, medan Stadshus följer bolagen på en mer detaljerad nivå (Hållbarhetschefen).

52

Ett sätt att mäta hur kommunen ligger till kring olika frågor är genom ett hjälpinstrument som heter Kolada, vilket är en hemsida som jämför kommuner i Sverige utefter olika parametrar, däribland Agenda 2030 målen (Hållbarhetschefen). Hållbarhetschefen förklarar att kommunen använder Kolada för att mäta olika områden och kan genom det få en indikation på hur Linköpings kommun ligger till i förhållande till andra kommuner. Kolada indikerar dock inte om det resultat som kommunerna får är bra eller dåligt gentemot något måltal utan är endast en jämförelse mellan kommunerna och rankar sedan dessa (Hållbarhetschefen).

Ekonomidirektören menar på att uppföljning och utvärdering av hållbarhet är svår. Ekonomidirektören förklarar att det finns en svårighet med att mäta hållbarhet då det kan framstå som att man är på rätt spår och att “när man fattar beslut ser det ut som att det är jättebra, men om fem år kanske det var en värdelös insats vi gjorde” (Ekonomidirektören). Styrelseordförande menar att de ekonomiska målen varit lättare att följa upp inom Tekniska verken medan de miljömässiga och sociala målen varit otydligare då de är svårare att kvantifiera. I arbetet med hållbarhet menar Ekonomidirektören att det är svårt att mäta den sociala och miljömässiga delen jämfört med den ekonomiska. För Tekniska verken menar Styrelsen att uppföljningsprocessen ska göras tydligare och därmed göra det lättare att följa upp hållbarhet (Styrelseordförande).

5.3 Tekniska verkens hållbarhetsstyrning av verksamheten