Medarbetarengagemang för CSR-policyn - Att göra CSR-policyn närvarande i den dagliga praktiken:

5. EMPIRI

5.1.1 Medarbetarengagemang för CSR-policyn

Fastighetsbolaget AB:s hållbarhetschef Amanda berättar att organisationen i stort sett alltid arbetat med CSR. I och med att Fastighetsbolaget är en medlemsägd kooperation, är samhällsansvar, hållbarhet och långsiktighet grundprinciper i verksamheten, berättar hon. Amanda upplever att det finns en risk med att organisationen arbetat med CSR länge och menar att arbetet kan tas för givet eller att organisationen blir tillbakalutade på grund av detta. År 2016 utvecklade Fastighetsbolaget AB det strategiska arbetet med CSR och fastställde de viktigaste ansvarsområdena för företaget. Det mynnade ut i fyra fokusområden som utgör företaget CSR-policy, vilka är klimat, hållbara tjänster, att vara en viktig samhällsaktör samt att vara resurseffektiv. Det är ryggraden i CSR-arbetet som sedan bryts ned i delmål, nyckeltal och aktiviteter ute i olika verksamheter, beroende på arbetsuppgifter.

Inledning Teoretisk metod

Teoretisk referensram

Praktisk

metod Empiri Analys Slutsats

Sannings-kriterier

Jessica, som arbetar med intern kommunikation på Fastighetsbolaget AB, nämner de tre dimensionerna social-, ekonomisk- och miljömässig hållbarhet där hon personligen främst fokuserar på det sociala. Hon berättar att Läxhjälpen är ett initiativ de har ett nära samarbete med, vilket är en stiftelse som arbetar för att öka betygen hos högstadieelever.

Utifrån Sannas perspektiv, som servicechef, betraktas CSR holistiskt: “Hållbarhet är allt man gör egentligen och hur man kommunicerar kring det i vardagen. Och det kan vara allt från social hållbarhet, till hur mycket vi kör med bilarna, till hur man laddar mobilerna, whatever liksom”, säger Sanna. Vidare menar Sanna att CSR för henne handlar mycket om resurseffektivitet, eftersom hon har en medarbetargrupp som ständigt är i rörelse och hanterar mycket material. Alva, som arbetar som verksamhetsutvecklare, beskriver CSR i termer av att hushålla på resurser, vilket innefattar bland annat att hantera resurser i form av råvaror, miljö, arbetsmiljö, mänskliga rättigheter och pengar. Alva nämner vidare att Fastighetsbolaget AB vunnit hållbarhetspriser flera år i rad, vilket påvisar dess goda arbete med frågor inom CSR.

Amanda berättar att det finns en viss utmaning med att motivera och engagera medarbetare att arbeta enligt policyn utifrån sin roll som hållbarhetschef. Amanda förklarar: “Ja det är ju alltid klurigt att få ett strategidokument att bli kul och lättangripligt för medarbetare som kanske har en helt annan ingång och håller på med helt andra saker i sin vardag”. Amanda upplever ändock att de har lyckats väl och att det finns ett stort engagemang inom organisationen. En anledning till engagemanget härleder Amanda till att Fastighetsbolaget AB är en värderingsstyrd organisation: “Jag tror att många som söker sig till oss gör det för att man vet att vi jobbar mycket med de här frågorna”, säger Amanda. Hon menar att personer inte söker sig till Fastighetsbolaget AB om de vill arbeta kommersiellt med fastigheter eftersom de finns andra värden som är av vikt i den kategorin.

Ett sätt att ta vara på engagemanget som finns i organisationen har varit att hållbarhetsteamet tagit fram aktiviteter och nyckeltal för alla verksamhetsområden för att sedan involvera respektive område i detta inför deras verksamhetsplanering.

Exempelvis har Fastighetsbolaget AB ett klimatmål, att ligga nära noll i koldioxidutsläpp år 2030. På hyresfastighetsavdelningen har därför hållbarhetsteamet satt upp mål för antal bilar som behöver gå över till el, samt hur de ska sänka energiförbrukningen i egna fastigheter, vilket är delar de behöver bidra med för att nå klimatmålet. Amanda berättar om fördelarna med samarbetet: “Så det har vi gjort tillsammans med de olika verksamheterna, för vi har ju hållbarhetspecialitet och dom har ju verksamhetskompetensen, så vi måste ju göra det ihop för att det ska funka”.

Ett annat initiativ som växte fram i slutet av föregående år är ett hållbarhetsforum som ersatte en tidigare miljöledningsgrupp. Amanda berättar att hållbarhetsforumet blivit framgångsrikt och att det involverar frivilliga medarbetare från olika delar av verksamheten som är särskilt engagerad i hållbarhetsfrågor. Under dessa träffar diskuteras företagets hållbarhetsmål, samt hur de ligger till i arbetet, vilket omfamnas av ett speciellt tema för varje möte som bestäms gemensamt. Vidare publiceras information angående mötena ut på intranätet för att erbjuda samtliga medarbetare att delta om det intresserar dem. Amanda fortsätter att betona vikten av samverkan och att involvera hela verksamheten för att få effekt.

“Att man hittar samverkansmöjligheter i organisationen kring de här frågorna och börjar prata med varandra om det, för att en utmaning är ju alltid när man är en stödfunktion i en verksamhet som vi är, att verksamheten tänker såhär ah men det löser dom, klimatmålet det är det hållbarhetsavdelningen som fixar... men vi är ju liksom... Vi kan inte göra något åt det utan det måste ju ske ute i organisationen för att det ska hända något.”, säger Amanda.

När det gäller medarbetarnas upplevelse av företagets CSR-policy berättar Jessica att hon tycker att den är bred och övergripande, samt lätt att ta till sig eftersom den inte är mer än ett par sidor lång. Den är utformad på ett sätt som inte innefattar detaljer, utan sätter ramarna hur verksamheten ska arbeta eller tolka de fyra fokusområdena på en övergripande nivå. Sanna delar uppfattningen om att policyn är lätt att ta till sig i och med att den är uppdelad utifrån fyra fokusområden. Alva däremot beskriver att hon har svårt för policy-dokument över lag. “Rent krasst, för jag förstår inte riktigt varför man måste uppföra ett sådant typ av dokument. Det ska liksom genomsyra en verksamhet i basen, i rutiner och i hur man förhåller sig till varandra generellt” menar Alva. Dock upplever hon även att det kan finnas en poäng med dokumenten och att Fastighetsbolaget AB:s är bra eftersom det hela tiden är levande och uppdateras årligen. Alva poängterar även att det som är bra med deras policy är att den på ett kortfattat vis förklarar verksamhetens målsättningar, samt att den innehåller bilder, vilket gör att den blir lättare att ta till sig.

Vidare menar Sanna att det finns två uppfattningar av åtaganden och riktlinjer som finns på företaget. Hon menar att det finns dem som brinner för de frågorna och vet vart fokus och resurser ska riktas, samt vart företaget behöver starta någonstans. Sedan finns det andra laget, vilket är ledningen, som vill se till att det går att profitera på detta. Dessa sidor behöver mötas för att ta reda på hur det går att göra affär av hållbarhet, vilket Sanna upplever är svårt. Utmaningen ligger främst i att förmedla till medarbetare varför det är viktigt att ta ansvar i dessa frågor. “Här behöver man också se, hur ska jag göra i min vardag för att förbruka mindre och för att åka mindre? Det kan ju bli mycket jobbigare för medarbetarna.” säger hon. Sanna berättar att i början av hennes tid på företaget införde de att verksamheten för hyresfastigheter skulle arbeta mer geografiskt. Detta beslut togs inte emot positivt av en del medarbetare som då sade upp sig på grund av att de inte fick arbeta med de fastigheterna som de tidigare gjort.

Samtliga medarbetare upplever att företagets CSR-policy påverkar deras dagliga arbetsuppgifter. Verksamhetsutvecklaren Alva, upplever att de alltid tänker ur ett hållbarhetsperspektiv och tar fram checklistor relaterat till CSR i allt de gör. I och med att hållbarhetsavdelningen är en del av samma avdelning som Alva tillhör, arbetar de mycket tillsammans. Sanna håller med om att CSR är med i arbetet i stort sett varje dag.

Hennes medarbetargrupp är en förbrukningsgrupp och det medför att de dagligen pratar om bilar i form av planering, inköp och material samt hur de åker. Sanna berättar att hon brukar vända sig till hållbarhetsteamet för rådgivning när hon har frågor som berör ämnet, som exempelvis i början av anställningen när hennes dieselbil gick sönder.

Vidare anser Sanna att hon har en bra relation med hållbarhetsteamet, på grund av att hon även har ett intresse för de frågorna. Sanna känner sig delaktig i policyn och arbetet med det, bland annat med anledning av den nya verksamhetsplanen. Upplevelsen är att hållbarhetsavdelningen hjälpt verksamhetscheferna att bryta ned hållbarhetsplanen i mer användarvänliga aktiviteter, vilket bidrar till en tydligare bild av konkreta aktiviteter utifrån deras vardag. Jessica anser att medarbetare på marknadsavdelningen generellt sett har relativt stort mandat gällande CSR-frågor eftersom de arbetar nära

hållbarhetsavdelningen, men även ledningsgruppen, vilket är den mest beslutsfattande konstellationen på företaget. När det gäller initiativ, projekt, marknadsinsatser och olika typer av kommunikation som är kopplat till hållbarhetsarbetet är både Jessica och hennes kollegor mycket delaktiga.

5.1.2 Intern kommunikation

Som ett första steg för nyrekryterade medarbetare håller HR-avdelningen i ett digitalt introduktionsprogram. De anställda möts av ett antal punkter som de ska läsa på om och sedan klicka sig vidare i, och där finns CSR-delarna även med som de inskolas i.

Vidare har Fastighetsbolaget AB en obligatorisk miljöutbildning för alla medarbetare vid namn “Miljöutmaningen”, som går av stapeln ungefär fyra gånger om året. Samtliga policys på företaget har en ansvarig person, där Amanda som hållbarhetschef är ansvarig för CSR-policyn samt kommunikationen av den. Amanda berättar att det är styrelsen som antar alla policys och beslutar om förändringar. Om en förändring sker läggs det framför allt ut på intranätet, men de strävar efter att informera om det på olika platser, bland annat vid chefsträffar och i hållbarhetsforumet. Andra kanaler som de använder är sociala medier för att även involvera medlemmarna, digitala utbildningar, samt fysiska utbildningar innan Covid-19 pandemin. Hållbarhetsteamet arbetar tätt med marknads- och kommunikationsavdelningen för att kommunikationen ska ge resultat. Hon berättar vidare att de har en årlig genomgång av alla policys, och när den är antagen brukar någon i styrelsestödet lägga ut information om var de kan läsas. Dock upplever Amanda att det är få som går in och finner den informationen intressant att läsa. Vidare menar Amanda att det finns en del utmaningar med att kommunicera innehållet.

“Det är ju jättejätte svårt alltid att nå ut med policys, och få dom att bli intressanta. Men vi försöker så gott vi kan, men det finns säkert jättemycket mer att göra på det området för att få medarbetarna att känna till policys, det är inte det lättaste.” säger Amanda.

Amanda nämner även att CSR som begrepp är tämligen uttjatat där många ser begreppet i samband med reklam eller i andra diskussioner, men inte riktigt förstår innebörden.

Amanda berättar att hon snarare försöker sälja in CSR-policyn på andra sätt eller lyfter något om en förändring sker. Hon anser att de är viktigt att förklara vad en förändring innebär för de olika verksamheterna, för att göra det konkret och lättare kunna kommunicera det. Det mest effektiva sättet att förmedla information upplever Amanda är fysiska träffar, eftersom det är frågor som ofta behöver diskuteras och bolla idéer kring.

Hon menar att det blir trubbigt att skicka ut information i skrift, även om det förvisso kan vara bra för att informera, men det riskerar enligt Amanda att hämma kreativiteten. Vidare nämner Amanda att det är viktigt att de avsätter tid för dessa frågor, för att tillåta en djupgående diskussion.

Sedan anser Amanda att det är en utmaning att kommunicera budskap till den stora massan. Det finns upp mot 200 fastighetsskötare längst ut i organisationen som har daglig kontakt med medlemmar och kunder, vilka hon nämner är viktiga att involvera. Hon menar att de inte sitter och kollar intranätet, samt tycker att det är en utmaning att läsa utskick och svara på enkäter. Lösningen enligt Amanda handlar återigen om att vara så verksamhetsnära som möjligt genom att åka ut och prata med medarbetare på respektive kontor. Hon upplever att det ger resultat och ser att det finns många som är engagerade i CSR-frågor, men kanske inte vet om det eller tror det är något som endast huvudkontoret sysslar med. Vidare menar Amanda att det är viktigt att inte komma ut i verksamheten

som en kontrollant för att upptäcka fel, utan att de ska känna ett stöd för att de tillsammans ska göra saker bättre.

“Men för mig hoppas jag någonstans att policyn inte egentligen ska behövas. Är man en värderingsstyrd organisation så ska det sitta i ryggraden ändå någonstans, vad man ska göra, utan att man ska behöva luta sig mot en policy. Så det är min förhoppning, att det som står där ska vara ganska självklart för dom som jobbar hos oss”, säger Amanda.

För att inkludera medarbetare i CSR- och hållbarhetsfrågor försöker Fastighetsbolaget AB alltid betona att allt arbete i organisation ska vara integrerat med hållbarhet, för att hållbarhetsteamet inte ska vara ensam i arbetet. “Jobbar någon med medlemsförmåner då ska den personen tänka hållbara medlemsförmåner, jobbar någon med våra servicebilar, då ska de tänka hållbara servicebilar” menar Amanda. Vidare har Fastighetsbolaget AB ett avvikelsehanteringssystem för miljöavvikelser och förbättringsförslag, och det kommer en del förslag från olika delar i verksamheten där, exempelvis intresse i att införskaffa cykelpooler eller testa lastcyklar som fastighetsskötare.

Respondenterna som utgör medarbetarnas perspektiv tycker att det finns utrymme att uttrycka åsikter och komma med synpunkter när det kommer till CSR. Alva gav ett exempel när hon ställde en fråga om mätning av energipåverkan och hur det konkret kunde lösas, vilket fick ett bra bemötande. Jessica höll med om att det var en lyhörd ledningsgrupp där hon påminner om att samverkan är ett av företagets kärnvärden. “Det är ju en förutsättning för att jag ska kunna driva mitt arbete framåt, att jag ska kunna få det här utrymmet och mandatet att påverka.”, menar Jessica. Samtidigt säger Sanna att hon arbetar väldigt verksamhetsnära och har svårt att komma på situationer där det skulle behövas att hon eller hennes medarbetargrupp kommer med förslag gällande CSR.

Vidare menar hon att deras grupp som fokuserar på det praktiska inte har så stort intresse i hur huvudkontoret hanterar resurser. Det är de stora frågorna som rör hennes verksamhet, exempelvis bilar och förbrukning som är viktigt att ta upp åsikter kring.

Sanna antyder att det är ett ämne som hon ibland upplever är trögt inom hennes medarbetargrupp, på grund av att de är fullt fokuserade på dagliga arbetsuppgifter.

När det kommer till att ta emot information gällande företagets CSR-policy sker det främst genom avdelningsmöten, verksamhetsplanering, hållbarhetsutmaningarna eller när hållbarhetsteamet är ute i verksamheten och pratar. Men även via mejl, Teams och andra chattar. Företaget brukar även anordna ett quiz tillsammans en gång i veckan, där någon hållbarhetsfråga alltid är inkluderad. Jessica nämner även större interna möten där samtliga 500 medarbetare på huvudkontoret träffas och lyfter frågor varje år, varvid bland annat CSR diskuteras. Jessica, som arbetar med intern kommunikation, berättar att hållbarhetstänket även finns i hela deras marknads- och kommunikationsstrategi där de arbetar både internt via intranätet och externt genom egen hemsida. De arbetar även genom köpt media i exempelvis tidningar, Facebook och LinkedIn, vilket även medarbetare kan ta del av.

Det bästa sättet att ta till sig information är enligt Sanna information i text som gör det möjligt att läsa upprepande gånger, och låta det falla ner, men tror att hennes medarbetare föredrar diskussioner och att hon berättar för dem hur de ligger till och vad som ska göras. Alva föredrar när informationen uppstår runt fikabordet, men tror att alla metoder är bra på sitt sätt och att en spridning av kanaler öppnar för olika möjligheter för alla.

Jessica föredrar när CSR-policyn är förankrad i det hon gör till vardags och något hon kan känna igen sig i. “Att det inte blir någonting som är apart allting annat och bara något litet dokument som ligger och skvalpar. Att det på ett tydligt sätt dockar an till det jag gör och blir tydligt på vilket sätt hållbarhetspolicyns fokusområden kan integreras i kommunikation och marknadsföring”, säger Jessica.

Vidare anser hon att det personliga mötet är viktigt, att hitta forum där frågorna kan diskuteras gemensamt. Något som Sanna upplever problematiskt är att affärsledningen, vilket inkluderar medarbetare från hållbarhetsteamet, informerar om CSR-policyn och dess åtaganden, men själva arbetet sker på operativ nivå där ansvaret ligger hos henne som servicechef. Sanna upplever därmed att det saknas direktiv för hur det kan gå från information till arbete. Hon önskar att det fanns mer stöd att kunna förmedla det nedåt, för att visa medarbetare vinningen i det och vad det innebär i stort. “Så det är klart att det påverkar, att det känns lite motigt ibland, lite trögt att få medarbetarna att förstå att det här är viktigt”, konstaterar Sanna.

Kommunikationen gällande CSR som sker mellan medarbetare på arbetsplatsen är något många medarbetare upplever är viktigt och motiverande. Det innefattar diskussioner om allt från att minska plastanvändning, till återvinning, bilar, utsläpp, och cyklar. Alva berättar att “det är ju en del av livet i vardagen på ett helt annat sätt och man tänker mer långsiktigt och man stöttar varandra att tänka smartare”. Alva anser att prata med kollegor eller vänner har större påverkan och gör henne mer motiverad att ta till sig hållbarhetsfrågor än den strategiska kommunikationen, eftersom det förstnämnda sker på ett naturligt sätt. För Sanna kan kommunikationen mellan kollegor handla om arbetsmiljö och stress, vilket är CSR ur hennes perspektiv. Hon upplever att det kan vara stressigt på företaget i perioder, vilket är viktigt att prata om för att orka. Dock menar hon att prata med hållbarhetsexperter och ens chefer om ämnet gör henne motiverad att se till att det även genomförs.

5.1.3 Företagskultur

Flera av respondenterna pratar om företagets grundvärderingar som benämns “ETHOS”, vilket står för engagemang, trygghet, hållbarhet, omtanke och samverkan. Amanda berättar att det är dessa fem kärnvärden som ska genomsyra allt de gör, vilket är något företaget arbetat relativt mycket med senaste åren. Hon anser att företaget har gjort en värderingsresa, där de aktivt arbetat med att prata om dessa frågor för att skapa en förståelse för vad de innebär i praktiken. Amanda, i sin roll som hållbarhetschef, anser att deras företagskultur går hand i hand med CSR, och att de i sin företagskultur har rätt förutsättningar för att kunna arbeta med det.

“Vår VD brukar alltid säga att hållbarhet ligger i vårt DNA, och det är ju jättebra men det gör ju också liksom, man måste ju ändå vara på tårna för att det ska hända någonting, man kan ju inte luta sig tillbaka med det, utan man måste ju ständigt arbetas med”, säger Amanda.

Samtliga respondenter från Fastighetsbolaget AB beskriver att företaget alltid i stort sett har arbetat med CSR samt att det ständigt varit en viktig fråga. Amanda beskriver att eftersom de är en kooperation och är medlemsägda ligger grundprinciperna med att ta samhällsansvar djupt rotat i organisationen. CSR är enligt Amanda något som även beaktas i rekryteringsprocessen, där deras grundvärderingar, “ETHOS”, ska vara utgångspunkten i all rekrytering. Däremot tycker Amanda att det inte genomförs tillräckligt skarpt och anser att det borde ställas högre krav på dessa värderingar vid

rekrytering av nyanställda. Samtidigt menar Amanda att det är svårt att ställa alltför många krav vid rekrytering då det förekommer stor brist på fastighetsskötare och fastighetstekniker till exempel.

“...men vi måste ha en person på den här platsen så vi kan kanske inte ha en lång kravlista på saker de måste göra, utan då blir det väl att man ser de här tekniska baskunskaperna som prioriteras, men samtidigt så finns det ju ändå med som ett ramverk i rekrytering”, säger Amanda.

Vidare tror Amanda att Fastighetsbolaget AB är kända som ett värderingsstyrt företag och att det är en speciell typ av organisation, varigenom många söker sig till företaget med vetskapen om att det är just värderingsstyrt och lägger mycket fokus på frågor inom

In document Att göra CSR-policyn närvarande i den dagliga praktiken: En kvalitativ studie om hur företag kan skapa delaktighet (Page 35-47)