124 MYNDIGHETEN SIDA
Myndigheten Sida
Nedan redovisas förändringsarbete och kompetensutveckling som genomförts inom Sida och som inte redovisas på annan plats i årsredovisningen. Vidare redovisas personalstatistik.
FÖRÄNDRINGSARBETE
Sida har liksom tidigare år tagit fram verksövergri- pande strategiska prioriteringar. Fyra områden lyf- tes fram för : Fördjupningsarbete kring fattig- dom, utveckling och förändring av Sidas roller, flexiblare arbetsformer, inklusive prioriteringar av verksamheten på plats i samarbetsländerna (fältet), samt styrning och uppföljning.
Den fortsatta prioriteringen av fältorganisatio- nen har bland annat manifesterats i att antalet län- der där Sida har utsänd personal ökat. Under året har representation av Sida-personal tillkommit i Burkina Faso, Egypten, Albanien, Moldavien, Ukraina, Ryssland, Kroatien samt Jugoslavien (Bel- grad). De tekniska kommunikationerna med fältet har ytterligare förbättrats genom att fyra utlands- myndigheter fått satellitkommunikation. Pilotförsök med en helpdeskfunktion för så kallade fåmanssta- tioner genomförs och skall utvärderas i början av år . Fyra ambassader har fått direktbokföring införd.
Sida har under året diskuterat och enats om ett förtydligande av administratörernas roll och ansvarsområden på ambassaderna. Förändrade och flexibla arbetsformer inom biståndssamarbetet har även påverkat administrationen på utlandsmyndig- heterna. Det ökande antalet nationella program- handläggare och lokalt anställd kvalificerad admi- nistrativ personal ställer nya krav på de utsända administratörerna såväl som på programhandlägga- re och chefer. Chefsrollen och arbetsledarrollen för adminstratörer betonas mer och benämningen ändras nu till administrativ chef. I förberedelseut- bildningen har större vikt lagts vid coachingutbild-
ning och diskussioner om roller och ansvarsfördel- ning mellan utsända och nationellt anställda pro- gramhandläggare.
Ett projekt för att se över myndighetens regel- verk har slutförts. Sidas regelverk har nu omarbe- tats och förkortats väsentligt, varje regel begränsas till att innehålla enbart bindande instruktioner.
Sida har genomfört ett åtgärdsprogram för sina upphandlingar. Det har resulterat i ett nytt regel- verk för upphandlingsfrågor, en ny handbok samt att upphandlingsrådgivningen internt har förstärkts. En översyn av Sidas Procurement Guidelines har också inletts. Utbildning har skett i det nya regel- verket, med fokus på fältorganisationen. Ett projekt för utveckling av kontraktsregistrering har arbetat under året. Sida har även påbörjat arbetet med att revidera mallar för biståndsavtal med utgångspunkt från det nya regelverket.
Sida har intensifierat sitt metodutvecklingsarbete för att förbättra alla faser i insatshanteringen. En anpassning av kraven avseende beredning och upp- följning till storlek och komplexitet på insatser har införts i en ny regel om projektcykelstyrning. Sidas metodenhet har inom området påbörjat arbete med tre projekt:
– Översyn av Sidas riktlinjer för insatshante- ring (Så arbetar Sida).
– Stärkande av kapacitetsutveckling som ett mål för att uppnå ökad bärkraft i projekt och program.
– Anpassning av arbetssätt och synsätt i syfte att öka antalet programstöd, i första hand budgetstöd och sektorprogramstöd.
I syfte att förbättra insatsuppföljningen har även Orginalinlaga 2001 för fyr#2 02-04-17 07.03 Sidan 124
125
MYNDIGHETEN SIDA
pilotförsök med hur insatser värderas i förhållande till risker och möjligheter, så kallad rejting, genom- förts. I projektets preliminära slutsatser föreslås att den modell som tagits fram ska användas för att följa upp i stort sett alla biståndsprojekt. Beslut om, och i så fall hur, rejtingmodellen ska introduceras ska fattas under .
Varvet Runt, en controllerkampanj för att säker- ställa Sidas arbete i uppföljnings- och avslutningsfa- serna av projektcykeln, har avslutats under året. En ny funktionalitetsbeskrivning av controllerfunktio- nen på Sida har även fastställts.
Under året har, inom ramen för Sidas -system Palasso, funktionen för självservice och egenrappor- tering testats och utvärderats för driftssättande och start under december . Funktionen innebär att viss rapportering till lönesystemet kan göras direkt av den anställde, vilket resulterar i en rationalise- ring av lönehanteringen. Den ger också en ökad tillgång till information för den anställde.
En projektgrupp tillsattes hösten med upp- gift att kartlägga Sidas lönestruktur samt huruvida osakliga löneskillnader förekommer och i så fall presentera motåtgärder. Projektet resulterade i ett beslut om att Sidas avdelningar ska påbörja detta arbete i samarbete med Sidas personalavdelning,
, samt ta fram förslag till komplettering av den övergripande värderingsregeln för personal- och organisationsutveckling.
Kompetensstrategiprojektet, som igångsattes i januari , har till uppgift att presentera en rea- listisk och långsiktig åtgärdsplan för hur Sida ska agera, målinriktat och strategiskt, för att nå en kompetens som svarar mot de krav som ställs på Sida som myndighet. Projektgruppen har genom- fört en övergripande kartläggning och inventering av kompetens och utbildning i Sverige och omvärl- den. En workshop för Sidas personal med särskild inriktning på faktorer som kan tänkas påverka Sidas framtida kompetensförsörjning hölls under våren. Projektgruppen har även gjort research över hur en kompetensinventering kan göras och plane- rat för ett genomförande under .
Som en del i arbetet med att genomföra Sidas
-strategi har behovet av ett ärende- och doku- menthanteringssystem identifierats. Ett projekt igångsattes under . Syftet med systemet är att underlätta och ge stöd i handläggningsprocesserna, skapa kortare handläggningstider och en effektivare och enklare administration. Dessutom skall det säkra återsökning av information i ett elektroniskt myndighetsarkiv. En kravspecifikation har tagits fram och upphandlingen påbörjades under .
Sidas Internrevision slutförde två revisionsupp- drag under året: Sidas årsredovisning för och Sidas forskningssamarbete.
Under året fattade Sidas styrelse beslut om ställ- ningstagande och åtgärdsplan avseende två revisio- ner – Sidas forskningssamarbete och Sidas arbete med humanitärt bistånd. Den senare granskningen avslutades redan under , men presenterades för styrelsen först under . För granskningen gällande Sidas årsredovisning för beslutade styrelsen endast om ställningstagande. Anledningen var att internrevisionen inte presenterade några rekommendationer att ta ställning till i gransknings- rapporten.
Organisationsförändringar
Under fattade regeringen beslut om att upp- dra åt Sida att utveckla ett idé- och utbildningsin- stitut i Härnösand. Institutet, Sida Civil Society Center, placeras organisatoriskt på Avdelningen för samverkan med enskilda organisationer och huma- nitärt bistånd (). Som en konsekvens av detta upphörde verksamheten på Sida Sandö vid årets slut och språkverksamheten överfördes till Statens Skola för Vuxna, .
En ny enhet för multilaterala frågor har inrät- tats. Enheten skall ansvara för övergripande frågor avseende -kommissionen, -systemet och Världsbanken. Den nya enheten ersätter den nuva- rande -enheten och samordningsfunktionen för
-frågor vid Avdelningen för Demokrati och Soci- al Utveckling () samt skall överta ansvaret för övergripande Världsbanksfrågor från Policy-sekre- tariatet. Enheten placeras på Regionavdelningen för Latinamerika ().
Som ett resultat av slutsatserna av utvecklingsar- betet runt Sidas upphandlingsfrågor flyttas upp- handlingsrådgivningen från Serviceenheten på Avdelningen för Ekonomi och Verksamhetsutveck- ling () till Juridiska enheten på samma avdel- ning. Samtidigt förstärks funktionen med ytterligare upphandlingsrådgivare.
Kompetensutveckling
Rapporten ”Så är vi Så lär vi”, vilken tagits fram för andra året i rad, visade att Sida ökat det antal timmar som ägnas åt lärande och då specifikt vad gäller den strategiska kompetensen.
Antalet lokalt anställda nationella programhand- läggare deltog i ett seminarium som genomfördes som ett led i Sidas ambitioner att integrera dessa i Sidas verksamhet. Seminariet syftade dels till kom- petensutveckling och ömsesidigt lärande, dels till att
126 MYNDIGHETEN SIDA ge tillfälle till diskussioner kring roller, förväntning-
ar och ansvar.
En särskild kompetenssatsning har genomförts för att förbättra personalens generella -kunskaper inklusive effektiv sökning på internet.
En organisationsmätning har genomförts för andra året i rad . Positivt resultat visades, lik- som vid föregående mätning, framför allt med avse- ende på ledarskap och förtroende, öppenhet i arbetsgruppen, engagemang för sitt arbete och verksamhetens mål och vision samt möjlighet att påverka och utveckla sin verksamhet. Frågeområ- den som rör arbetsmängd och stressrelaterade frå- gor uppvisade även denna gång de minst positiva resultaten och Sida ska fortsätta sina satsningar inom ett antal program som fokuserar på faktorer som har koppling till dessa områden.
Personal
Totalt antal anställda uppgick i december till personer, vilket är en ökning med personer jämfört med år . Antal personer med tillsvida- reanställning uppgick till , en ökning med sex personer jämfört med år . Antal personer med tidsbegränsad anställning ökade med personer, från till personer.
I december var personer tjänstlediga, varav personer för arbete i annan biståndsverk- samhet.
Den vedertagna definitionen om att jämn köns- fördelning råder vid – procent uppfylldes inom verket även detta år. Fördelningen mellan män och kvinnor har dock förändrats något, procent kvin- nor och procent män jämfört med procent respektive procent föregående år. Orsaken till detta är en ökning av antal kvinnliga handläggare.
Den genomsnittliga åldern för samtliga var, lik- som tidigare år, år. Skillnaden mot tidigare år är att den nu är densamma för både män och kvin- nor, det vill säga år, mot tidigare år för kvin- nor och år för män.
Totalt hade procent av Sidas personal utbild- ning över gymnasienivå. Av samtliga anställda hade sju procent forskarutbildning, vilket är en ökning med en procent jämfört med föregående år, pro- cent akademisk utbildning eller någon form av eftergymnasial utbildning och procent gymnasie- kompetens eller lägre. Jämfört med övriga statsför- valtningen är Sidas utbildningsnivå mycket hög. Sida har nästan dubbelt så många anställda med akademisk examen eller högre utbildning jämfört med övriga statsförvaltningen.
Under har personer rekryterats externt, varav kvinnor och män. kvinnor och män rekryterades till handläggartjänster, tre kvin- nor och två män som chefer samt åtta kvinnor och en man som assistenter. Genomsnittsåldern för samtliga rekryterade uppgår till år, en ökning med tre år jämfört med föregående år.
Vid rekrytering till tillsattes befattningar med kvinnor och män. Av dessa hade per- soner inte tidigare tjänstgjort vid ambassad.
ÅTERRAPPORTERING
Sida skall inleda ett utvecklingsarbete i syfte att i årsredovisningen för redovisa mått för myndig- hetens interna effektivitet i de olika delarna av biståndsproduktionen.
Sida har etablerat ett projekt för att testa en modell för tidsplanering och -redovisning. Systemet skall under testas på ett antal enheter samt för ett antal landstrategi- och beredningsprocesser
Under har Sida också påbörjat arbetet med verksamhetsstatistik. Statistiken planeras bland annat att visa projektstockens förändring och olika administrativa kostnader i förhållande till totala kostnader. Syftet är att etablera tidsserier av olika effektivitetsmått som gör det möjligt att följa utvecklingen av dessa kontinuerligt.
127
MYNDIGHETEN SIDA