Pensionsmyndigheten bedöms sammantaget ha en god effektivitet i förhållande till sitt uppdrag och har i huvudsak en god måluppfyllelse samt kontroll på ekonomin och risker kopplade till myndighetens uppdrag. Men förbättringsområden finns och inom ett par områden har bristerna avseende intern styrning och kontroll bedömts vara mycket allvarliga. Nedan följer en beskrivning och bedömning av de områden som diskuterats i samband med årets intygande.
Acceptabel nivå
Premiepension – fondtorget
Vid förra årets intygande bedömde styrelsen området kring de särskilda händelserna på Fondtorget som fortsatt allvarligt på grund av dess problem och komplexitet samt den osäkerhet som förelåg kring myndighetens föreslagna utökade mandat i att kunna ställa ytterligare krav på fondförvaltarna.
Myndigheten lämnade i början av juni 2017 en rad förslag på åtgärder kopplade till granskning och kontroll för att stärka konsumentskyddet inom premiepensionen till regeringen. Huvuddelen av dessa förslag har under 2018 beslutats av regeringen. I maj 2018 togs ett riksdagsbeslut om en ny lagstiftning, Ett tryggt och mer hållbart premiepensions system, som trädde i kraft den 1 november 2018. Den nya lagen innebär att Pensionsmyndigheten getts nya och mer granskande uppgifter att kontrollera vilka fondbolag som släpps in på Fondtorget samt att granska att
fondbolagen löpande efterlever gällande regler. Regeländringarna har huvudsakligen tagits emot väl av såväl bransch som media. Förbudet mot telefonförsäljning och krav på egenhändigt undertecknande trädde i kraft den 1 juli 2018.
Rekryteringsbehovet för att kunna hantera det nya och utökade mandatet har täckts på ett tillfredsställande sätt under året och avdelningen har idag rekryterat den kompetens som anses krävas för att kunna hantera sitt uppdrag. Avdelningen förväntas stå fullt bemannade inför 2019.
Sjukfrånvaron
Trots ett flertal satsningar under året för att minska sjukfrånvaron har den fortsatt att stiga. De åtgärder som genomförts under året har främst handlat om att utveckla myndighetens arbetssätt för att tidigt kunna upptäcka och åtgärda signaler på ohälsa, utveckla statistik och analysera sjukfrånvaro samt öka kunskaperna om faktorer i arbetet som kan påverka hälsan. För 2019 håller en särskild handlingsplan med olika aktiviteter på att färdigställas och förhoppningsvis kan myndigheten redan under 2019 vända den negativa trenden.
Förbättringsområde
Långa handläggningstider inom bostadstillägg och efterlevandestöd Under 2018 har handläggningstiderna ökat avsevärt inom myndighetens ärendehandläggning.
Inom bostadstillägg har inflödet under 2018 överstigit föregående års inflöde med 20 000 ärenden vilket motsvarar 12 procent på årsbasis. Merparten av ökningen kom under våren. I kombination med ett redan ansträngt produktionsläge har
handläggningstiderna ökat markant. Som längst har handläggningstiderna varit 20 veckor.
Inströmningen av ansökningar om efterlevandestöd har fram till sista november varit 15 procent högre än under samma period 2017, vilket kan kopplas till de senaste årens ökade flyktinginvandring. Handläggningstiderna för efterlevandestöd har utvecklats negativt under året, och periodvis har de uppgått till ett år. Nu är handläggningstiden 10 månader efter avarbetningsinsatser under hösten. De långa handläggningstider som byggts upp över tid grundar sig i den ökade
ÅRSREDOVISNING 2018 | PENSIONSMYNDIGHETEN 164 ärendeinströmningen i kombination med resurskrävande manuell handläggning av förmånen.
Myndighetens produktionsläge för bostadstillägg kommer att kunna hanteras effektivare först när det nya systemet för bostadstillägg lanseras under hösten 2019.
Planering samt förberedelser för implementering pågår. Det ansträngda nuläget innebär att många resurser från andra förmåner periodvis prioriteras om till handläggning av bostadstillägg i syfte att ändå skapa bästa möjliga situation för pensionärer som är berättigade till förmånen.
Avarbetningsinsatserna gällande efterlevandestöd kommer fortsätta under 2019 för att nå målet med handläggningstid på högst sex månader. Utvecklingen inom förmånen följs upp i särskild ordning.
Brister
Stor mängd icke hanterad e-post från 2009-2018 i nyupptäckt officiell myndighetsbrevlåda
I november 2018 upptäcktes av en slump att myndigheten sedan 2009 haft en officiell e-postlåda ”info@pensionsmyndigheten.se” som ingen bevakat.
Det visade sig att e-postadressen ursprungligen skapades för att användas kopplat till rekryteringssystemet specifikt för myndighetsstarten 2010.
Ingen har därefter haft kontroll på att den funnits och ingen har därmed bevakat den.
Cirka 1 000 icke hanterade e-postmeddelanden fanns i brevlådan, det äldsta från maj 2009. E-postadressen har inte exponerats på myndighetens hemsida men eftersom namnsättningen ”info@” är vanligt förekommande hos organisationer, företag och myndigheter är det inte förvånande att många använt adressen ändå.
Registrator genomförde efter upptäckten en första preliminär genomgång och därefter återstod cirka 600 e-postmeddelanden när reklam och annat oviktigt var bortsorterat.
Av dessa cirka 600 rörde de allra flesta olika former av kundrelaterade ärenden, men det förekom även ett mindre antal som rörde utlysta tjänster, begäran om
utlämnande av allmän handling, frågor från annan myndighet, begäran om uppgifter från domstol i samband med delgivning, med mera.
En genomgång har slutförts av band annat de meddelanden som rör utlysta tjänster och omprövningsärenden och i dessa fall visade sig den allvarligaste konsekvensen vara att hanteringen i ett fåtal fall blir fördröjd några månader. I de hittills
genomgångna fallen har ingen medborgare lidit någon ekonomisk skada.
För närvarande återstår drygt 500 meddelanden som ännu inte har bedömts och hanterats slutligt. En juridisk bedömning pågår om vad som är den mest lämpliga hanteringen av olika typfall och därefter kommer en dedikerad resurs från
myndighetens produktionsavdelning att med hög prioritet att gå igenom dessa, vilket kommer att slutföras senast under mars 2019.
Brevlådan är nu stängd och det går inte att skicka nya meddelanden till den.
Det pågår ett arbete med att säkerställa att inte finns andra liknande obevakade e-postlådor, samt att etablera rutiner för att det inte ska kunna hända igen.
Sammanfattningsvis har den interna kontrollen kopplat till detta e-postkonto varit mycket bristfällig och hanteringen fram till upptäckten varit högst klandervärd från myndigheten sida.
ÅRSREDOVISNING 2018 | PENSIONSMYNDIGHETEN 165 Kravställning och samverkan med Försäkringskassan inom
säkerhetsområdet
Myndigheten ansvarar även för intern styrning och kontroll i outsourcad verksamhet.
Kravställning och samverkan med Försäkringskassan inom säkerhetsområdet har under året medfört utmaningar. Mot bakgrund av Pensionsmyndighetens mycket stora, och från 2018 än större, beroende till Försäkringskassan framför allt när det gäller it-tjänster har detta varit otillfredsställande. Överenskomna tidplaner har flera gånger inte följts och myndigheterna har haft olika syn på hur delar av
säkerhetsarbetet ska bedrivas.
ÅRSREDOVISNING 2018 | PENSIONSMYNDIGHETEN 166
9 Beslut om årsredovisning
Styrelsen bedömer att det har funnits brister i den interna styrningen och kontrollen under den period som årsredovisningen avser enligt följande:
• Stor mängd icke hanterad e-post från 2009-2018 i nyupptäckt officiell myndighetsbrevlåda.
• Kravställning och samverkan med Försäkringskassan inom säkerhetsområdet.
Styrelsen intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning.
Stockholm den 20 februari 2019
Kerstin Wigzell
Tillförordnad ordförande
Daniel Barr Annika Creutzer
Marcus Karlsson Thomas Rolén
Vice ordförande
Eva Vestin
FEL! HITTAR INTE REFERENSKÄLLA. FEL! HITTAR INTE REFERENSKÄLLA. | PENSIONSMYNDIGHETEN 167
www.pensionsmyndigheten.se