KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING
Nämnd/förvaltning:
Process {rutin/system):
Resultat - iakttagelser:
Kontrollrapport 2013
Kommunstyrelse/Räddningstjänst Förebyggande brandskydd.
19 (19) 2014-01-23
JE NNY NOLHAGE
Myndighetstillsyn enligt Lag om skydd mot olyckor samt Lag om brandfarliga och explosiva varor
All tillsyn som enligt tillsynsplanen skulle genomföras under 2013 har genomförts.
Nej Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning
Ja
x
Rutinen fungerar men behöver utvecklas
Dokumenterad rutinbeskrivning fmns
x
Följande avvikelser mot rutinbeskrivning har konstaterats:
Inga avvikelser noterade.
Kontro !l utförd (datum) Årligen
Kontrollansvari g: Stf Räddningschef Dick Forsberg
~SALA
~KOMMUN
§7
Justerandes sign
Internkontrollplan 2013
INLEDNING
SAMMANTRÄDESPROTDKOLL BILDNINGS- OCH LÄRANDENÄMNDEN
Sammanträdesdatum
2014-02-11
Förslag till intern kontrollplan 2013 för skolförvaltningen enligt bilaga.
Beredning
Bilaga BLN 2014/5/1, internkontrollplan 2013.
Daniel Ahlin fe\ redrar ärendet.
Yrkanden
Eva Stenberg (S) yrkar att bildnings- och lärandenämnden beslutar
Dnr 2014/202
.att fastställa intern kontrollplan 2013 för skolförvaltningen i enlighet med Bilaga BLN 2014/5/1.
BESLUT
Bildnings- och lärandenämnden beslutar
att fastställa intern kontrollplan 2013 för skolförvaltningen i enlighet med Bilaga BLN 2014 JS /1.
Utdragsbestyrkand~)
~
71131
u~~b~
2014-02-06 Dnr 2014/150
SkolfOrvaltningen Daniel Ahlin 0224-747 207
Internkontrollplan 2013 för Skolförvaltningen
Process/Rutin Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering Till Riskbedömning
Inköpsrutiner Att kontrollera att inköp Ekonom Stickprov Sökillng i Förvaltningschef Möjligfallvarlig
sker hos avtalade löpande Ftb:n alt samt till BLN i
leverantörer under året ekonomisyste sambandmed
m et bokslut
c--Åtgärdsprogram, Att kontrollera att beslut skoljuridisk Vid Full revision Förvaltningschef Möjligfallvarlig
beslut fattas och behandlas ansvang lämpligt som rapporterar till
formellt korrekt om handläggare tillfli!le BLN i samband med
åtgärdsprogram eller inte bokslut
Åtgärdsprogram, Att kontrollera att skoljuridisk Stickprov Analys Förvaltningschef Möjligfallvarlig
innehåll åtgärdsprogram har korrekt ansvarig samt till BLN i
innehåll handläggare sambandmed
bokslut
·
-Uppf"Oljning av inköpsrutiner
De två avtal som röljts upp omfattar Kontorsmaterial (Staples) respektive Läroböcker (Läromedia). Beträffande kontorsmaterial är fiir 2013 köptroheten49,6%
vilket är en rörsärnring med 51,4 järnf'ört med raregående år total summa 339 tkr. Beträffande läromedel har köptroheten ökat till 87% järnf'ört med 2012 (79
%) total summa 1651 tkr 2013.
Uppf"Oljning av Åtgärdsprogram, beslut
Under höstterminen har sju av de tio rektorerna på en övergripande nivå fattat korrekta beslut.
Uppföljning av Åtgärdsprogram, innehåll
Ionehållet i åtgärdsprogrannnen är i huvudsak välstrukturerat och relevant. Ett förbättringsområde är att ytterligare konkretisera behov, mål och åtgärder.
VON§ 15
Oluleor 14klblllga Di!b:
Föreligger förvaltningens förslag till bokslut och internkontroll2013.
Nämnden redovisar netto-3 443 tkr.
Beredning
Sammanställning. Bilaga VON 2014/9/1
Förvaltningsekonom Helena Tengbert föredrar ärendet.
Yrkanden
Ordföranden Karin Karlsson (S) yrkar att vård· och omsorgsnämnden beslutar
au
fastställa årsbokslut för 2013, enligt förvaltningens förslag,.lll.tgodkänna förvaltningens redovisning av internkontrollen 2013 och iill föresill kommunstyrelsen hemställa att kommunfullmäktige beslutar .lll.t vård-och omsorgsnämnden inte ska behöva ta med sig någon del av 2013 års underskott till innevarande års budget samt
ätt bevilja begäran om överföring av ej förbrukat investeringsanslag 2013, 1070 tkr, som tllläggsanslag till 2014 års investerings anslag.
Peter Molin (M) yrkar
bifall till ordförandens yrkande.
BllSLUT
Vård- och omsorgsnämnden beslutar
att fastställa årsbokslut för 2013, enligt förvaltningens förslag, ätt godkänna förvaltningens redovisning av Internkontrollen 2013.
Vård- och omsorgsnämnden beslutar hos kommunstyrelsen hemställa att kommunfullmäktige beslutar
att vård-och omsorgsnämnden inte ska behöva ta med sig någon del av 2013 års underskott till innevarande års budget samt
att bevilja begäran om överföring av ej förbrukat investeringsanslag 2013,1070 tkr, som tilläggsanslag till 2014 års investeringsanslag.
Denna paragraf förklaras omedelbart justerad.
Utdrag
Kommunstyrelsen
5(15)
Internkontrollplan 2013
Vård- och omsorgsnämndens internkontrollplan 2013 omfattar tre processer/rutiner att kontrollera under året.
1. Barnavårdsanmälningar-kontrollera att anmälan är åtgärdad i enlighet med upprättad rutin 1 g/månad samtliga ärenden.
En checklista för handläggning av barnavårdsanmälningar har gjorts. En genomgång av upprättad rutin har gjorts och behöver inte ändras. Kontrollrapport upprättas varje månad.
Avvikelser har påträffats vid flera tillfällen under året men avvikelserna har minskat pg a skärpt lagstiftning, men ökade igen i slutet av året pg a personalbrist. Enhetschef återkopplar avvikelserna till respektive handläggare för åtgärd.
2. Ärendehantering-säkerställande av att inkomna beslut från kommunen centralt,
myndigheter och samordningsförbund hanteras av vård- och omsorgsnämnden i ett flöde.
Genomgång av utestående ärenden och beslut har gjorts under juli månad.
3. Utbetalningar
övriga utbetalningar har kompletterats med en beslutsattest lloF. Verifikationspärmen för utanordningar har sorterats om i rätt verifikatserie. En användare med utanordnings-behörighet har kunnat betala ut utan beslutsattest. Behörigheten har ändrats av
ekonomienheten så att de tvingande llppgifterna finns även på denna användare och det blir därav nödvändigt att följa rutin daterad 2013-02-11. Detta säkerställer därmed rutinen men den kan förbättras med kontroller av behörigheter för användare.
Verifikationnummerserien mellan år 2012-2013 b1-ttes i mars 2013 varvid 9 st utanordningar har fått nummer i den gamla serien. Detta kommer att uppmärksammas i bokslutsrutlner.
ProCapita-utbetalningar sker enligt processbeskrivning och det mesta går med automatik förutom rättningar. Attestlistan signeras i efterhand vilket kan göra att felaktigheter upptäcks för sent. Detta har förbättras under året så att så att attesten görs senast samma dag.
Bilaga KS 2014/57/7
SALA KOMMUN
Kommunstyrelsens förvaltning
Ink.
2014 -03- 2 5
Diarlenr
·=:o)
4-/LJ..Y~if!Aktbllaga9_Dpb: 1