2.6 Val av teorier
Teorierna som denna studie bygger på presenteras i kapitel 3: Teoretisk referensram. De teorier som behandlas är inom fyra huvudområden. Först och främst behandlas inköpsfunktionen och inköpsprocessen som en grund för att ge en förståelse kring studiens uppbyggnad, följt av olika kommunikationstyper och beslutsprocesser. Dessa fyra områden ska bidra till en helhetssyn och verka som stöd för att analysera betydelsen av formell och informell kommunikation vid beslut inom inköpsprocessens taktiska delar. Teorierna som introduceras i kapitel 3 utgör studiens vetenskapliga referensram och är utgångspunkten för att skapa intervjuguiden inför empiriinsamlingen. Teorierna tillsammans med den insamlade datan kommer sedan användas som ett underlag för att besvara frågeställningen och uppfylla studiens syfte.
Några av de teorier som undersökts, men inte ansetts vara användbara för att besvara studiens frågeställning och syfte har författarna aktivt valt bort. Dessa finns med som en del i kapitel 3:
Teoretisk referensram: Bortvalda teorier. för att ge en bredare förståelse för ämnet, men också
med förklaring varför dessa valts bort och inte anses vara tillräckligt relevanta för studiens ändamål.
2.7 Litteratursökning
Enligt Saunders et al (2009, s.93) är det viktigt att litteratur som nyttjas i studien granskas utifrån två kriterier, relevans och värde för vad litteraturen tillför till studien. När litteratur för denna studie har sökts har författarna haft detta i åtanke och aktivt valt bort litteratur som inte uppfyller dessa två krav.
Vid sökning av artiklar för studien har den primära sökmotorn varit Umeå Universitets sökmotor (UB), men även Google Scholar har använts som komplement för de artiklar som tillhandhölls utan kostnad. När artiklar sökts har författarna strävat mot att hitta vetenskapliga artiklar med stämpeln ”Peer reviewed” i Umeå Universitets sökmotor. Detta för att säkerställa att informationen som används i studien kommer från tillförlitliga källor. För att finna inspiration till studien har författarna letat i tidigare genomförda uppsatser av andra studenter som hittades via DIVA-portal. Detta har medfört att författarna funnit inspiration kring ämnesval, upplägg och för att förstå andra infallsvinklar kring det som undersöks. Tidigt i arbetet använde författarna gamla uppsatser av studenter för att identifiera ett forskningsgap för studien. Dessa har under arbetets gång fasats ut och istället har artiklar med större vetenskaplig grund använts. Andra källor än vetenskapliga artiklar har använts i delar där det ansetts att fylla en funktion för att höja studiens innehåll, exempelvis tidningsartiklar, böcker och webbsidor. Detta för att fånga intresse hos läsaren och sätta problemet i verklig kontext. I Kapitel 2:
Teoretisk metod och Kapitel 4: Praktisk metod har författarna delvis valt att använda sig av
metodböcker för att presentera valda forskningsmetoder. Detta på grund av att det upplevts som tillförlitliga och har genererat en bra helhetsbild av hur författarna ska utforma denna studie. Utöver metodböckerna har författarna även valt att använda en bok: Inköp och supply chain
management av Van Weele, J A. (2014). Denna används framförallt i Kapitel 3: Teoretisk referensram. Boken har tidigare under författarnas utbildning använts som kurslitteratur i en
kurs som berört inköp vilket gör att den anses relevant då den behandlar en generell inköpsprocess. Under hela studiens gång har författarna strävat mot att finna primärkällor framför sekundärkällor i den mån det varit möjligt. Detta för att generera en större tillförlitlighet
till källorna och för att själva kunna få en större förståelse kring ämnet som tas upp i artiklarna. I litteratursökningen användes det till en början svenska sökord då denna studie skrivs på svenska. Vidare utvidgades litteratursökningen genom att använda engelska sökord, för att få en bredare bild av hur ämnesområdet ser ut. Några exempel på sökord använts genom arbetets gång är: Inköp, Inköpsprocess, Kommunikation, Kommunikationsprocess, Beslutsmodell,
Beslutsprocess, Sourcing, Procurement, Purchasing, Communication, Decision Making, Formal Communication, Informal Communication. Dessa sökord har varit fördelaktiga för
ämnesområdet och genererat förslag på relaterade artiklar till begreppen och som kommit till användning för studien.
2.8 Källkritik
Källkritik anses inte vara en väg till sanning, men ett bra sätt för att bedöma tillförlitligheten i olika slags information (Thurén & Strachal, 2011, s.7). Litteratursökningen i denna studie har en källkritisk utgångspunkt genom att utgå ifrån fyra principer som redogörs för nedan:
2.8.1 Äkthetskriteriet
Äkthetskriterier handlar om att säkerställa att källan är pålitlig och hitta eventuella förfalskningar. För att källan ska anses vara tillförlitlig så måste den vara vad den utger sig att vara (Thurén & Strachal, 2011, s.7). Det kan förekomma förfalskningar och för att lyckas identifiera dessa ger Thurén & Strachal (2011, s.13) förslag kring att vara extra uppmärksam på exempelvis falska meriter. Det innebär att en person som felaktigt utger sig ha en annan akademisk examen än vad hen i själva verket har (Thurén & Strachal, 2011, s.13). I denna studie har författarna strävat mot att uppfylla detta kriterium genom att primärt använda Umeå Universitets sökmotor för litteratursökning. Utöver detta så har valda källor använts med försiktighet.
2.8.2 Tidssambandskriteriet
Tidssambandskriteriet syftar till källans tidsaspekt och relevans idag. Lång tid mellan den faktiska händelsen och berättelsen kan leda till glömska och tvivel till källan (Thurén & Strachal, 2011, s.14). Thurén & Strachal (2011, s.14) menar dock att i vissa fall kan tillförlitligheten till en källa öka ju mer tiden går på grund av att kunskapen ökar och informationen hinner bearbetas ytterligare. För att uppfylla detta kriterium har författarna strävat emot att hitta ny och uppdaterad forskning kring de ämnena som berörs. Då äldre källor använts är det på grund av det inte gått att identifiera nyare forskning inom området, eller för att det baseras på en vedertagen modell som funnits under lång tid och används än idag.
2.8.3 Oberoendekriteriet
För att faktapåståenden ska anses vara tillförlitliga bör det bygga på minst två källor som är oberoende av varandra (Thurén & Strachal, 2011, s.15). För att avgöra om två källor är oberoende så identifieras det hur källorna skiljer sig ifrån varandra. Om två källor är likadana eller citerar varandra så minskar tillförlitligheten. Om olikheterna mellan källorna är mycket stora så bör forskaren utgå ifrån att minst en av källorna är fel (Thurén & Strachal, 2011, s.16). Primärkällor är ursprungliga källor, medan sekundärkällor har traderats. I regel är primärkällor mer tillförlitliga än sekundärkällor, då källan kan ha förvrängts vid traderingen. Därför är det mer fördelaktigt att alltid sträva emot att gå till primärkällan. (Thurén & Strachal, 2011, s.16-17). Detta menar även Alvesson & Sköldberg (2008, s.226), men att i vissa fall när primärkällan inte är tillgänglig så är det möjligt att använda sekundärkällan. Författarna för denna studie har
i första hand strävat mot att använda primärkällor, men i ett fåtal fall har sekundärkällor använts för att det inte varit möjligt att få tillgång till primärkällor. Författarna har även under arbetet strävat mot att använda två oberoende källor i de mest betydande delarna för att bygga tillförlitlighet.
2.8.4 Tendensfrihetskriteriet
Tendensfrihetskriteriet innebär att en persons medvetna och omedvetna intresse för informationen kan presenteras till personens fördel, vilket kan medföra att en källa anses mindre trovärdig (Alvesson & Sköldberg, 2008, s.224). Enligt Thurén & Strachal (2011, s.18) kan detta grunda sig i ekonomiska eller politiska skäl. För att uppfylla detta kriterium och minska risken till att vara partiska har båda författarna granskat samtliga källor med varsamhet. Författarna för denna studie har även strävat mot att använda facklitteratur som granskats, för att minska risken till att källan tidigare använts till författarens fördel.
3. Teoretisk referensram
I detta kapitel presenteras den teoretiska referensramen som kommer att vara relevant för att uppfylla syftet med studien. Kapitlet inleds med att presentera inköpsfunktionen, sedan inköpsprocessen och dess olika steg. Därefter presenteras kommunikationsprocessen och de olika kommunikationstyperna. Vidare går författarna igenom beslutsprocesser som är applicerbara inom inköpsprocessens olika moment. Avslutningsvis presenteras en sammanfattning av de valda teorierna för att ge en överblick av den teoretiska referensramen och bortvalda teorier.
3.1 Inköpsfunktion
I den här studien används ordet inköpsfunktion för att beskriva det som på engelska kallas för
sourcing team och i vissa fall commodity team. Vad en inköpsfunktion är kommer beskrivas
mer i detalj men det bör inte förväxlas med en inköpsavdelning, vilket i den här studien anses vara en grupp som uteslutande består av personer med yrkesroller inom inköp. Enligt Kiratli et al, (2016, s.196) är inköpsfunktionen en samling av kompetenser från olika delar av ett företag, vilket gör att det även kallas tvärfunktionella inköpsfunktioner då det sker ett arbete mellan flera olika avdelningar. Syftet med att maximera expertisen som är inblandad vid inköpsbeslut är att skapa konkurrensfördelar och effektivisera hela företagets försörjningskedja (Kiratli et al, 2016, s.196). Inköpsfunktionen består oftast till största del av inköpare som leder arbetet men som sedan kompletteras av personer och kompetenser från andra delar i företaget. Dessa personer tillhör generellt bara inköpsfunktionen på deltid eller för specifika beslutsprocesser kring ett visst inköp. Typiska beslutsprocesser är gällande kravspecifikation och val av leverantör (Englyst et al, 2008, s. 16). Närmare 70 procent av företag som ägnar sig åt någon form av inköp har implementerat inköpsfunktioner (Kiratli et al, 2016, s.196) och Hardt et al (2007, s.7) menar vidare att företag som jobbar på det här sättet kan uppnå fördubblad effekt på exempelvis kostnadsbesparingar vid sitt inköpsarbete.
Organisationsstrukturen med tvärfunktionella inköpsfunktioner anses vara en viktig grundpelare för den här studiens frågeställning och syfte. Den skapar en förståelse för hur många företag idag arbetar och antalet personer som kan komma att bli inblandade i enskilda beslutsprocesser. Ett grundläggande antagande som anses rimligt är att det ställs högre krav på kommunikationen och att kommunikationens betydelse ökar desto fler personer som ingår i inköpsfunktionen, framförallt då dessa personer kommer från olika bakgrunder, besitter olika kompetenser och förväntas bidra på olika sätt.
3.2 Inköpsprocessen
För att synliggöra och förtydliga delarna av inköpsprocessen som avses i studiens frågeställning och syfte har den vedertagna definitionen av Van Weele (2014, s.68) valts (Figur 2). Att det är en vedertagen definition stärks av Bäckstrand et al (2019, s.4) som kartlagt valda inköpsprocesser i tidigare forskning, där visade det sig att i 18 av 73 fall utgick studiernas inköpsprocesser i någon omfattning från Van Weeles definition. Inköpsprocessen består av sex stycken steg där de tre första är av mer taktisk karaktär och de resterande tre mer administrativa.
De sex stegen är (1) definition av specifikation, (2) val av leverantör, (3) avtalsskrivning, (4) orderläggning, (5) leveransbevakning och till sist (6) utvärdering. De tre första stegen som är av mer taktisk karaktär innefattar majoriteten av besluten som behöver fattas inom inköpsprocessen (Van Weele (2014, s.68-69). Vidare kommer därför de stegen presenteras mer detaljerat nedan då dessa är mest relevanta för denna studie. De administrativa delarna har således valts bort att studeras.
Figur 2 - Visualisering av studiens valda inköpsprocess.
3.2.1 Definition av specifikation
Första steget är relativt omfattande. Här måste de inblandade i inköpsprocessen först välja hur behoven ska specificeras, vanligaste är att välja mellan en funktionell och teknisk specifikation (Van Weele, 2014, s.74). Båda har sina för- och nackdelar men risken är större att den tekniska specifikationen överspecificeras och att leverantören tvingas ta en större kostnad utan att effektiviteten nödvändigtvis höjs. Utöver dessa två mer grundläggande typer bör företaget även ta fram kvalitets-, logistik- och underhållsspecifikationer. Till sist strävas det efter att fastställa juridiska och miljömässiga krav i syfte att minimera sin exponering för potentiella brister i produkten eller tjänsten som köps in och som kan leda till rättsliga bekymmer (Van Weele, 2014, s.75).
3.2.2 Val av leverantör
Precis som i steget ovan krävs det ett flertal beslut i detta steg. När kraven definierats och bildat en funktionell eller teknisk specifikation kan anbud från marknaden tas in (Van Weele, 2014, s.76). Första beslutet att fatta i detta steg handlar om vilken metod som ska användas för kontraktering. Här nämns framförallt turnkey kontraktering och partiell kontraktering. Turnkey innebär att köpa hela specifikationen av en aktör, vid partiell kan specifikationen delas upp och olika aktörer fyller då behovet (Van Weele, 2014, s.77). Enligt Winter & Lasch, (2016, s.179) är utvärdering och att välja rätt leverantörer något som studerats noga, främst ur perspektivet att minska inköpskostnader och bygga långsiktiga relationer. Vanliga steg och beslut som behöver tas är exempelvis hur leverantörerna ska utvärderas, ta fram förkvalificeringskrav och huruvida dessa ska besökas fysiskt eller inte för att skapa en egen uppfattning (Winter & Lasch, 2016, s.179).
3.2.3 Avtalsskrivning
När leverantören valts och avtal ska skrivas återstår fortfarande en rad frågor. Innehållet i avtalet är beroende av vad som ska köpas in, det kan därför vara svårt att använda sig av standardavtal (Van Weele, 2014, s.82). Några punkter som är viktiga att ha med är, för det första, priser och leveransvillkor. Några exempel är fast pris, påläggsavtal eller avtal på löpande räkning. För det andra, betalningsvillkor. Här bestäms exempelvis huruvida om betalning ska
ske stegvis eller i direkt vid avtalsskrivningen för att möjliggöra eventuell produktion eller när produkten slutligen levereras (Van Weele, 2014, s.83). Avslutningsvis, handlar det om eventuella vitesklausuler och garantier. Viktigaste punkten att bestämma då, utöver vad som händer om kraven i specifikationer och avtalet i övrigt inte möts, är vilket rättssystem som ska gälla för avtalet då det kan finnas olikheter i de rättsliga systemen mellan köpare och leverantör (Van Weele, 2014, s.84).
3.3 Kommunikation
Enligt Al-Fedaghi (2012, s.12) är kommunikation en process som innefattar överföring av information mellan människor. Det innebär ett samspel mellan människor som innefattar både att tala och lyssna. En bra kommunikation med goda förutsättningar syftar till att skapa ett välfungerande företag som arbetar mot samma målbild. För att ge goda förutsättningar så krävs det planering för kommunikationen, för att undvika missförstånd och skapa motivation (Al-Fedaghi, 2012, s.12). Det är viktigt att ha kännedom om vilka beståndsdelar som påverkar kommunikationen, för att skapa sig bättre förutsättningar för att effektivt kunna påverka hur informationen når fram till den slutgiltiga mottagaren (Al-Fedaghi, 2012, s.12).
Den grundläggande kommunikationsmodellen består av överföring och mottagning av information. Syftet med kommunikationsprocessen är att informationen ska nå fram till mottagare genom att överföra informationen (Oluwai, 2007 s.632). De grundläggande begreppen involverad i kommunikation är sändare, en eller flera mottagare samt en eller flera kommunikationskanaler som informationen överförs genom, från avsändare till mottagare (Se
figur 3) (Oluwai, 2007 s.631). Sändaren i kommunikationsprocessens avsikt är att dela
information, där den paketeras till ett budskap. Vilken kommunikationskanal som används påverkar hur budskapet kommer uppfattas av mottagaren (Al-Fedaghi, 2012 s.13). Kommunikationskanaler kan exempelvis vara skriftlig i form av mejl eller brev, och även personliga möten mellan personer. Mottagaren, den eller dem som avsändaren har som mål att nå kan ha personlig inverkan på hur budskapet tolkas, till exempel genom olika referensramar eller språkliga olikheter. Detta är viktigt att avsändaren känner till detta och anpassar informationen och kommunikationskanalerna för att skapa bäst förutsättningar för att budskapet når fram korrekt (Al-Fedaghi, 2012 s.13). Under kommunikationsprocessens gång, oberoende av kanal så kan det förekomma störningar som påverkar mottagarens förståelse för budskapet. Exempel på störningar kan vara semantiska störningar, där orden har olika betydelse hos avsändare och mottagare, eller störningar i den fysiska miljön i form av till exempel buller och oljud (Al-Fedaghi, 2012, s.13–14).
3.3.1 Formell kommunikation
Kommunikation där informationsflödet redan är definierad och är baserad via officiellt utsedda kanaler och system kallas för formell kommunikation (Kraut et al, 2002, s.5). Formell kommunikation erkänns i allmänhet som ett strukturellt element som utgör grunden och fixeringen i problemlösningsuppgifter genom att tillhandahålla en steg-för-stegprocess med ett förutbestämt arbete som måste levereras. I allmänhet utgör det en ram med instruktioner hur ett arbete ska utföras och rapporterar kunskapsarbete snarare än att bidra till det (Rogers et al, 2020, s.117).
Formell kommunikation är ofta enkelriktad och sker genom formella kommunikationskanaler i form av officiella dokument, brev, rapporter, policyhandböcker etc. (Kraut et al, 2002, s.5). Rogers et al (2020, s.144) menar att formell kommunikation underlättar att klargöra arbetsmål, ordna och tolka data, identifiera problem samt hitta lösningar. Detta vidare genom att det underlättar för medarbetare att hantera och förstå etablerade roller inom företagen och vilka arbetsrelationer som finns. Den formella kommunikationen bestäms efter organisationsstrukturer som avläses i ett organisationsschema. Därav ger det en förenklad bild av individers inställning att se de formella kommunikationskanalerna för arbetsfördelning och beslut (Rogers et al, 2020, s.144). Formell kommunikation kräver mer planering, är en långsammare process, är ofta förutbestämd och det krävs engagerade deltagare. Språket blir ofta mer formellt med en förutbestämd agenda. Den formella kommunikationen följer ofta en hierarkisk kommunikationskedja som upprättats inom det verkande företaget (Kraut et al, 2002, s.5).
3.3.2 Informell kommunikation
På en typisk arbetsplats så är det enligt (Kraut et al, 2002, s.2) informell kommunikation som är dominerande. Informell kommunikation kan identifieras som mer spontan och interaktiv och är ett löst definierat koncept, och behandlas ofta som ett stöd i den återstående kategorin inom
organisatorisk kommunikation. Informell kommunikation stödjer organisatoriska
gruppsamordningar, särskilt under osäkerhetsvillkor (Kraut et al, 2002, s.5). Vidare menar Kraut et al (2002, s.3) att det finns anledningar att tro att informell kommunikation är särskilt användbar för att stödja gruppens sociala funktioner. Detta beror på att företag är mindre tydliga i att reglera sociala relationer än vad det är i regleringar av andra aspekter av rutinmässigt arbete (Kraut et al, 2002, s.7). Informell kommunikation fostrar de anställdas behov att känna sig anslutna och ha en social identitet i en grupp. Anställda önskar social kontakt och att förenas med gemensamma likheter och intressen för att känna trygghet och tillhörighet till en grupp (Angela, 2020, s.2).
Informell kommunikation sker utan att följa fördefinierade kanaler och har ingen korrekt klassificering rörande om den anses vara vertikal, horisontell och diagonal (Kraut et al, 2002, s.3). Nackdelar med kommunikation som delas informellt kan vara att den är skadlig för individer, deras rykte, anställningen och företaget och dess ledare kan skadas genom att det skapas ryktesspridning. Detta genom att en central medarbetare direkt sprider information i sitt sociala nätverk (Angela, 2020, s.2–3). Detta kan vidare ge uttryck i att anställda kan känna sig censurerade om de inte kan dela information med pålitliga kollegor. När de anställda har svårt att urskilja vad som är verklighet och inte i en given situation kan de uppleva att kommunikationen känns oklar. Detta kan medföra att de anställda kan ifrågasätta företagsledares integritet och ledningsstil, vilket kan resultera i att bidra till ett splittrat företag (Angela, 2020, s.2).
Informell kommunikation har fått en större kognitiv auktoritet eftersom människor tenderar att lita mer på informella källor än formella (Leenders & Gabby, 1994, refererad Fay, 2011, s.213). Informell kommunikation på arbetsplatser har kopplats samman till ett antal viktiga individuella och organisatoriska resultat där informell kommunikation hjälper till för att kompensera svagheter i formell kommunikation. Detta genom att förbättra beslutsfattande och uppmuntra till innovation (Fay, 2011, s.214). Winch (2004, refererad Rogers et al., 2020, s.148) menar att formell kommunikation kan anses otillräcklig för att motverka den grundläggande utmaningen i att fatta beslut under osäkerhet. Formell kommunikation bör kompletteras med informell kommunikation i beslutsfattande för mer trovärdiga och säkra beslut. En sammanställning av olikheter mellan formell och informell kommunikation återfinns i Figur 4.
Figur 4 - Sammanfattande figur av formell & informell kommunikation.
3.4 Beslutsprocesser applicerbara på inköpsprocessens olika moment
Nedan beskrivs olika beslutsprocesser som anses relevanta för beslut inom inköpsprocessen. Den rationella och begränsat rationella är av mer allmän karaktär och Vrooms beslutsmodell relaterar mer till organisationsstrukturen med tvärfunktionella inköpsfunktioner.
3.4.1 Rationella modellen
Att fatta beslut innebär att gå igenom en process där ett val tas mellan två eller flera alternativ, i syfte att uppnå ett önskat resultat (Eisenfür 2011, refererad Lunenberg 2010, s.2) Historiskt har forskare lyft fram två typer av grundläggande och generella beslutsmodeller, den rationella och den begränsat rationella modellen. Den rationella modellen antyder att vid beslutsfattandet är det viktigt ha fullständig information, känna till alla potentiella alternativ och förutsättningar för att fatta det optimala beslutet. Den rationella modellen kan delas in sex olika steg: (1)
problemidentifiering, (2) alternativgenerering, (3) utvärdering av alternativ, (4) val av alternativ, (5) implementering och (6) uppföljning (Lunenberg, 2010, s.2-3). Dessa beskrivs