7. Slutsats
I detta kapitel presenteras det hur studiens syfte och frågeställning har besvarats. Efter dessa slutsatser redovisas det teoretiska och praktiska bidraget som denna studie bidragit med utifrån den insamlade empirin och analysen som diskuterats. Avslutningsvis presenteras de begränsningar som identifierats samt förslag till vidare forskning.
Denna studie har haft för avsikt att besvara frågeställningen “Vilken betydelse har formell och
informell kommunikation vid beslut i inköpsprocessen?”. En explorativ studie med
semi-strukturerade intervjuer som datainsamlingsmetod har genomförts. Nedan kommer slutsatser att presenteras och diskuteras kring hur studiens syfte uppnåtts.
Oavsett om det är ett tillverkande eller icke-tillverkande företag så finns det idag en strävan efter att jobba med tvärfunktionella inköpsfunktioner. Studiens empiri visar att inköpsavdelningar idag verkar trygga i sin roll att säkerställa inköpsprocessens utförande och affärsmässighet, att de således inte ska stå för den expertis som många typer av inköp kräver för att få så bra slutresultat som möjligt. Denna slutsats dras utifrån den strävan som funnits att jobba med tvärfunktionella inköpsfunktioner bland studiens respondenter. Samtliga har betonat vikten av att samarbeta med de inom företaget som arbetar närmast det som köps in. Empirin visar att inköpsavdelningar anser sig vara experter på inköpsprocessen men att de behöver inspel från relevanta experter kring specifika produkter och tjänster när en inköpsprocess ska genomföras. Det har även framgått att inköpsprocessen är en process, ingenting som händer är således oberoende av det som hänt eller kommer hända framöver. Med det som utgångspunkt har inköpsprocessens initiala steg med att definiera specifikation (eller förfrågningsunderlag) identifierats som mest kritiskt. Det är således här det största behovet finns av att arbeta mest tvärfunktionellt med inköpsfunktioner, eftersom det är här behovet beskrivs, som senare leverantörer bör komma med förslag på. För att beskriva sitt behov så detaljerat och tydligt som möjligt, och ge sig själv bästa möjliga förutsättningar för en lyckad inköpsprocess, behövs inspel från de inom företaget som kan de aktuella varorna eller tjänsterna bäst.
När det ska fattas beslut inom dessa tvärfunktionella inköpsfunktioner har både formell och informell kommunikation visat sig ha stor betydelse. Eftersom definitionerna av formell och informell kommunikation är varandras motsatser bidrar de med olika aspekter. Det som vi författare funnit som mest intressant är i vilken omfattning den informella kommunikationen, inte bara sker, utan även vilken betydelse och potentiell inverkan den har på beslut som fattas. Att den informella kommunikationen hela tiden sker på en arbetsplats, att kollegor pratar med varandra i allmänhet, är inget som förvånar men just hur vanligt förekommande det är att små diskussioner om specifika beslutsprocesser hela tiden pågår är något som stack ut i studiens empiri. När dessa diskussioner sker, om exempelvis vad som måste med i den tekniska specifikationen inför ett inköp eller vilken bakgrundsinformation som finns tillgänglig om en potentiell leverantör, bidrar det till ett beslutsunderlag för de som just där och då diskuterar. Dessa personers beslutsunderlag kommer således skilja sig från de som inte deltog i den specifika diskussionen där och då.
Att formell och informell kommunikation kompletterar varandra och skapar en form av helhet har framgått av både studiens teori och empiri. Från teorin upplevdes relationen mellan formell
och informell kommunikation som att det formella har störst betydelse inför och vid beslutsfattande, med informell kommunikation som utfyllnad. Utifrån studiens empiri menar dock vi författare att informell kommunikation är det som förekommer mest och samtidigt bidrar med vad som ofta anses vara den mest värdefulla informationen inför beslutsfattanden. Det kan samtidigt argumenteras för att ett beslut som inte tagits formellt inte är ett taget beslut, därför är formell kommunikation och formella forum ytterst nödvändiga.
7.1 Teoretiskt och praktiskt bidrag
På ett teoretiskt plan bidrar studien till en ökad kunskap om den formella och informella kommunikations betydelse inom inköpsprocessens taktiska delar vid beslutsfattande. En modell har tagits fram (Figur 6). Modellen har integrerat studiens resultat angående informell kommunikations betydelse inför och vid beslutsfattande, med Vrooms beslutsmodell som berör vikten av delaktighet från relevant expertis för att kunna fatta kvalitativa beslut. Besluten med högst potentiell kvalité kommer fattas när beslutsprocessen är i linje med att delegera/främja, för att ta sig dit behövs hög delaktighet och mycket informell kommunikation. Vid individuell
samrådan/samrådan med grupp är delaktigheten hög men informationen som delas mellan
deltagarna är mer formell och sker under formella möten eftersom ledaren för exempelvis inköpsfunktionen samlar in information från de övriga, kommunikationen är således av mer envägskaraktär vilket är ett kännetecken för formell kommunikation. I enlighet med studiens teori och empiri riskerar den formella kommunikationen att bli bristfällig och beslutets kvalité potentiellt lägre. De sämsta förutsättningarna för beslutskvalitén återfinns när både delaktigheten och den informella kommunikationen är låg, ledaren för en inköpsfunktion
bestämmer således själv vilka beslut som fattas. Det som den teoretiska modellen vill förmedla
är att företag bör, med tvärfunktionella inköpsfunktioner som grund och inom ramen för det
formella, sträva mot hög delaktighet och mycket informell kommunikation vid
Figur 7 - Vikten av informell kommunikation integrerat med Vroom´s beslutsmodell. Modellen är framtagen av studiens författare.
På ett praktiskt plan bidrar studien med förståelse för hur formell och informell kommunikation kan förekomma och användas inför beslut inom inköpsprocessen, samt hur dessa två kommunikationstyper tillsammans kan stödja organisationsstrukturen med tvärfunktionella inköpsfunktioner. Genom att vara medveten om detta menar vi författare att företag kan göra aktiva val kring hur samarbetet och kommunikationen sker inför beslutsfattanden och på så vis, ge sig själva så goda förutsättningar som möjligt att fatta kvalitativa beslut. Med detta avser främst hur information sprids mellan aktuella personer och hur denna information skapar beslutsunderlag. Vi författare menar att en ökad medvetenhet och förståelse kan reducera risken att potentiella lösningar inte genereras och utvärderas inför beslutsfattanden.
7.2 Praktiska rekommendationer
Som ansvarig för en inköpsfunktion är det viktigt att vara medveten om den informella kommunikationens betydelse. Eftersom den i sin natur är spontan bör den inte kontrolleras, utan snarare försöka användas som ett verktyg. Det skulle exempelvis kunna göras genom att aktivt skapa informella samtal med kollegor och underordnade mellan formella möten, allt i syfte att inför beslutfattande förse sig med så mycket information och potentiella alternativ som möjligt. På formella möten bör den ansvarige för inköpsfunktionen rutinmässigt stämma av hur deltagarna känner kring det som diskuterats på tidigare möten och skapa ett klimat där deltagarna känner att de kan lyfta eventuella frågor som dykt upp sedan man senast sågs. Något som kräver mer företagsspecifik kännedom men som också bör anses som viktigt att känna till, för den som är ansvarig för en inköpsfunktion, är var den informella kommunikationen oftast har möjlighet att ske. Beroende på vilken typ av företag man är och i vilka konstellationer individer på företaget både arbetar och spenderar annan tid tillsammans skapar olika förutsättningar för informell kommunikation. Exempel som framkom under studiens empiri är både på padel- och golfbanan. Genom att vara medveten om detta kan det som vissa diskuterat informellt enklare lyftas upp och spridas vidare till övriga.
7.3 Studiens begränsningar
Denna studie har applicerat en generell inköpsprocess på företag i olika storlek inom olika branscher. Trots att den generella inköpsprocessen uppfattats som relevant då samtliga respondenter berört de delar som ingår menar vi författare att andra resultat, gällande kommunikationens betydelse, hade kunnat fås om en mer specifik bransch studerat en med en mer anpassad inköpsprocess. Detta eftersom exempelvis företag som köper in mer teknisk avancerade varor lägger mer tid och resurser på sina kravspecifikationer. Om det dessutom är ett stort företag som spenderar stora resurser kommer potentiella leverantörer i många fall utvärderas betydligt mer noggrant än inom ett mindre företag.
En annan möjlig begränsning är att samtliga respondenter suttit på en betydande roll inom det taktiska inköpet på sina respektive företag. Alla har inte haft en chefs- eller direktörstitel men samtliga har haft underordnade och stora möjligheter att påverka de taktiska beslut som fattas. Upplevelsen av formell och informell kommunikations betydelse skulle kunna uppfattas på
andra sätt än vad studiens empiri visat om det exempelvis fokuserats på hela hierarkin inom inköp, från direktör/chef ner till de som endast jobbar med det administrativa och inte har samma möjlighet att påverka de taktiska beslut som fattas.
Avslutningsvis anser vi författare att rådande omständigheter med Coronapandemin är en viktig potentiell begränsning att lyfta fram. Studiens genomförande anses inte ha påverkats eftersom intervjuerna kunnat genomföras på distans och ingen del av datainsamlingen krävde fysiska besök hos respondenterna. Vad som däremot framkommit under intervjuerna är att samtliga av respondenternas företag haft, och har, olika typer av restriktioner som bland annat innebär att många jobbar hemifrån. Det i sin tur har så klart påverkat både den formella och informella kommunikationen, framförallt den informella vilket samtliga respondenterna varit eniga om. Det finns därför en risk att studiens resultat kunnat se annorlunda ut under normala omständigheter. För att minimera denna risk togs en fråga med i intervjuguiden angående vilka skillnader respondenterna upplever mellan ett normaltillstånd och nuvarande situation.
7.4 Förslag till vidare forskning
Tidigare forskning som identifieras inom kommunikation har tenderat att fokusera på enbart beslutsprocesser och därav identifierades en avsaknad om kommunikation i beslutsfattande inom inköpsprocessen. Vår studie visar att formell och informell kommunikation har stor betydelse för inköpsprocessens beslut, men på olika sätt.
Författarna ser fler intressanta områden att undersöka kopplat till formell och informell kommunikation inom inköpsprocessen. Förslag till vidare forskning är att fokusera djupare på varje specifik del inom inköpsprocessens taktiska delar med fokus på extern kommunikation, då denna studie framförallt fokuserat på den interna kommunikationen inom företag. Detta hade exempelvis kunnat innebära att se hur personer inom inköpsavdelningen kommunicerar med leverantörer inför leverantörsval och kontraktsskrivning.
Ett annat område som anses intressant är att undersöka de administrativa delarna inom inköpsprocessen och hur kommunikationen utspelar sig där, och se om uppfattningen av betydelsen av formell och informell kommunikation är av annan karaktär.
Ytterligare ett förslag för vidare forskning som vi finner intressant är att undersöka om det finns skillnader i uppfattningen av kommunikationens betydelse beroende på roll inom inköpsfunktionen. Vi har som tidigare nämnt, framförallt intervjuat personer högt uppsatt inom inköpsfunktionen alternativt personer med mandat för beslutsfattande. Vidare ser vi därför detta som intressant, för att undersöka om medarbetare lägre ner i hierarkin upplever betydelsen av kommunikationstyperna annorlunda.