Principiella rekommendationer

Två  sidor  av  samma  mynt  

En   av   grundbultarna   i   denna   studie   är   att   regional   e-­‐utveckling   är   och   skall   betraktas   som   verksamhetsutveckling   med   i   huvudsak   två   sidor   av   samma   mynt   (teknik  och  verksamhet).  

  Figur  30:  Två  sidor  av  samma  mynt  

Det  handlar  om  behovet  att  kunna  erkänna  det  tekniska  i  det  sociala  och  det  sociala  i   det  tekniska  (Goldkuhl  &  Ågerfalk,  2005),  d  v  s  det  är  vi  som  människor  som  är  det   sammanlänkande   kittet   mellan   teknik   och   verksamhet.   Två   sidor   av   samma   mynt   innebär   också   att   utveckla   dimensioner   inom   offentlig   verksamhet   som   ”yttre  

attraktivitet”   och   ”inre   effektivitet”.   Yttre   attraktivitet   genom   att   offentlig  

verksamhet  riktar  sig  till  oss  som  medborgare  och  att  vi  som  medborgare  på  olika   sätt   skall   kunna   nyttja,   få   insyn   i   och   involveras   i   offentlig   verksamhet.   Inre   effektivitet  genom  rationalisering  och  strukturering  av  arbetssätt,  organisation  och   andra  infrastrukturella  förutsättningar.  

Verksamhet* Teknik*

Humanperspektiv  på  e-­‐utveckling  

Att   få   ihop   teknik   och   verksamhet   i   e-­‐utveckling   är   en   utmaning   i   sig   men   för   att   verkligen  skapa  hållbara  förutsättningar  för  framtiden  bör  humanperspektivet  i  e-­‐ utveckling  tydliggöras.  Det  råder  idag  en  enighet  om  att  IS/IT  har  varit  den  starkaste   drivkraften  i  förbättring  av  produktivitet  under  lång  tid.  Mycket  har  effektiviserats   men  som  poängterats  tidigare  är  IS/IT  ”outtröttligt”  medan  vi  som  människor  kan   bli  utmattade  såväl  fysiskt  som  psykiskt.  Inom  ramen  för  e-­‐utveckling  är  det  därför   viktigt   att   humanperspektivet   inte   marginaliseras   utan   att   vi   inom   ramen   för   e-­‐ utveckling  också  kan  säkerställa  att  det  inte  blir  ett  arbetsmiljöproblem.    

Processorientering  och  EA  

Teknik   och   verksamhet   måste   hanteras   tillsammans   och   där   olika   användbara   traditioner  eller  approacher  för  detta  är  BPM  (Business  Process  Management),  SOA   (Service   Oriented   Architecture),   EA   (Enterprise   Architecture).   En   grundläggande   förutsättning   och   rekommendation   för   regional   e-­‐utveckling   är   en   genomgripande   processorientering   i   offentlig   förvaltning   baserat   på   den   nu   framväxande   tjänsteorienteringen.   I   detta   arbete   kommer   det   blir   nödvändigt   att   hantera   verksamhetsstrukturer  på  flera  olika  nivåer  och  dimensioner.  En  rekommendation  i   detta  sammanhang  är  att  ta  intryck  av  EA  eftersom  detta  område  har  fokus  på  att  få   teknik  och  verksamhet  att  fungera  tillsammans.  EA  kan  bland  annat  ge  stöd  för  att   säkerställa   flera   dimensioner   av   interoperabilitet   (teknik,   semantik,   organisation,   lagstiftning).   Förutom   tjänsteorientering   och   processorientering   rekommenderas   också   viss   lokal,   regional,   nationell   och   europeisk   standardisering   avseende   begreppsstrukturer,  verksamhetsspråk  och  semantik.  Detta  behöver  inte  bara  göras   på   olika   nivåer   utan   också   inom   värdekedjor   i   form   av   olika   processavsnitt   och   verksamhetsdelar.  Det  skulle  behöva  skapas  någon  form  av  ”hygiennivåer”  avseende   standardisering   av   olika   aspekter   av   offentlig   verksamhet   så   att   olika   kommuner,   regioner  etc.  talar  samma  språk  och  har  samma  innebörder  för  samma  begrepp.  

Participation  

I   och   med   pågående   tjänsteorientering   kommer   det   att   bli   än   viktigare   att   säkerställa   medborgerlig   participation   (insyn,   påverkan   och   förstärkning   av   demokratiska   processer)   i   offentlig   verksamhet.   Participation   bör   erbjudas   medborgare   på   olika   sätt   vilket   också   är   möjligt   via   EA   och   interoperabilitet,   se   rekommendationer   nedan.   Interoperabilitet   bör   hanteras   i   nära   relation   till   EA   eftersom  de  flesta  stöd  (metoder,  ramverk,  modeller  etc.)  för  interoperabilitet  pekar   på  Vad  som  behöver  hanteras  men  de  ger  inte  tydliga  råd  för  Hur  det  bör  hanteras.  I   ramverk  för  EA  finns  däremot  utvecklade  beskrivningar  för  Vad,  Hur,  Var,  Vem  och   Varför.  Participation  kommer  inte  bara  handla  om  teknik  och  utnyttjande  av  teknik   utan   även   hur   verksamhetsprocesser   bör   utformas   för   att   främja   participation   av   olika   intressenter   och   där   sedan   IKT   och   tjänstestrukturer   är   det   möjliggörande   stödet.   IKT   och   tjänstestrukturer   bör   därför   på   ett   naturligt   sätt   vara   kontextualiserade   i   processer   och   inte   i   organisationsstrukturer   som   t   ex   förvaltningar.   Detta   ingår   som   en   del   i   den   tidigare   nämnda   genomgripande   processorienteringen.  

För   att   slutresultatet   vid   e-­‐utveckling   skall   bli   tillfredställande   avseende   participation   bör   också   utvecklingsprocessen   tillämpa   samma   principer,   d   v   s   att   tänkta   brukare   (interna   och/eller   externa)   har   insyn   i,   är   delaktiga   i   och   erbjuds   möjlighet  att  påverka  under  utveckling  (analys,  design  och  implementation).  Detta   kommer   att   vara   mer   krävande   för   organisationer   än   vad   man   är   van   vid   och   det   kommer   att   kräva   mer   resurser   och   nya   sätt   att   tänka   och   arbeta   i   många   avseenden.  

Innovation  

I  relation  till  participation  framträder  således  innovationsbehovet  i  offentlig  sektor.   I   samband   med   detta   föreligger   i   dagsläget   tydliga   kompetenströsklar   där   såväl,   tjänstemän,   politiker   och   medborgare   behöver   kompetensutveckling   för   att   förstå,   tillgodogöra   sig   och   kunna   hantera   olika   delar   av   e-­‐utveckling   och   participation.   Över   hela   denna   studie   av   e-­‐utveckling   ligger   samverkan   som   ett   genomsyrande   mantra.   Samverkan   och   förutsättningar   för   samverkan   kommer   därför   behöva   utvecklas  inom  och  mellan  två  dimensioner,  1)  värdekedjor  (process)  och  2)  nivåer   (lokal,   regional,   nationell)   för   att   skapa   önskade   effekter   och   synergier.   För   att   lyckas   med   detta   kommer   det   också   behöva   utvecklas   former   för   att   dela   intellektuellt   kapital   (arbetssätt,   metoder,   verktyg,   kunskap,   erfarenheter)   och   lärande  organisationer.  Samverkan  är  också  ett  sätt  att  hantera  krav  på  utveckling   av   gemensamma   uppfattningar   om   olika   saker   (standardisering   i   interoperabilitet   enligt   ovan)   och   förstärkning   av   e-­‐demokrati.   Skälen   till   att   samverkan   skall   eller   bör   ske   måste   vara   klara   och   aktuellt   samverkansområde(n)   klargjort   och   definierat.   Samverkansområde   kommer   vara   viktigt   i   och   med   att   förutsättningar   och   egenskaper   hos   aktuellt   samverkansområde   (aktivitet:   utveckling,   förvaltning,   upphandling;   objekt:   digital   agenda,   strategi,   e-­‐tjänster)   kommer   påverka   vad   som   behöver  göras  och  vad  som  är  möjligt  att  göra.  

Egenskaper  hos  offentlig  sektor  

För  att  skapa  förutsättningar  för  att  lyckas  med  ovan  beskrivna  rekommendationer   föreligger   det   ett   behov   att   hantera   olika   egenskaper   som   offentlig   verksamhet   är   behäftad  med.  För  att  lyckas  med  tjänsteorientering  och  processorientering  bör  t  ex   nuvarande  hierarkiska  organisation  i  förvaltningar  med  tydliga  gränser  ifrågasättas.   Det   är   heller   inte   tillräckligt   med   att   det   som   idag   i   många   avseende   är   systemstrukturer   genom   så   kallade   ”hängrännor”   som   manifesterar   en   process-­‐ orientering   men   där   traditionella   organisationsstrukturer   kvarstår.   Det   finns   en   kultur,  historia  och  tradition  att  organisera  sig  på  ett  visst  sätt  som  nu  kan  stå  inför   ett  paradigmskifte.  

IS/IT-­‐arkitektur  

Befintliga  systemstrukturer  kan  också  begränsa  handlingsutrymmet  vad  gäller  EA.   Offentlig   verksamhet   behöver   i   vissa   avseende   återta   kontrollen   över   sina   IS/IT-­‐ strukturer/arkitekturer.  I  dagsläget  är  det  i  flera  avseenden  befintliga  system  med   deras  strukturer  och  befintliga  systemleverantörer  som  ”styr”  offentlig  verksamhets   EA.   Det   kan   till   och   med   skilja   i   strukturer   mellan   olika   förvaltningar   vad   gäller   liknande   system.   En   tydlig   rekommendation   är   därför   att   återta   kontrollen   över   offentlig   verksamhets   EA   och   att   detta   hanteras   på   ett   genomtänkt   och  

sammanhållet   sätt   baserat   på   en   genomtänkt   processorientering,   interoperabilitet   och  participation.  

Nuvarande  organisationsstruktur  

Att   ifrågasätta   nuvarande   sätt   att   organisera   sig   ligger   också   i   linje   med   framväxande  koncept  som  ”den  virtuella  kommunen”  där  ett  ärende  kan  hanteras  av   vilken   kommun   som   helst   beroende   på   vem   som   för   tillfället   t   ex   har   tillgängliga   resurser  eller  kompetens.  Detta  ställer  dock  också  höga  krav  på  interoperabilitet  på   flera  nivåer  (teknik,  semantik,  organisation  och  lagstiftning).  

Nuvarande   sätt   att   organisera   sig   kan   också   behöva   revideras   för   att   skapa   förutsättningar   för,   för   att   tydliggöra   och   för   att   ta   konsekvenserna   av   ett   enterpriseperspektiv   i   offentlig   verksamhet.   I   enterpriseperspektivet   ligger   bland   annat   ett   tydligare   rationaliseringssyn   där   processer   kan   effektiviseras   baserat   på   nyckeltal,  mätning  av  nyckeltal  och  avsedda  effekter.  Detta  skapar  också  möjligheter   för   att   lyfta   blicken   för   e-­‐utveckling   och   se   till   planerade   nyttor   och   att   dessa   kan   utvärderas  på  olika  sätt.  Offentlig  verksamhet  bör  därför  i  större  utsträckning  nyttja   olika   stöd   (metoder,   ramverk,   verktyg)   och   etablerade   kunskaper   avseende   rationalisering   och   mätning.   Ett   exempel   på   en   metod   för   mätning   är   CMMI   (Capability   Maturity   Model   Integration)   (CMMI   Institute,   http://cmmiinstitute.com/)  för  kontinuerlig  utvärdering  och  ständiga  förbättringar   enligt  en  PDCA-­‐cykel.  

Politik  och  förvaltning  

På   samma   sätt   som   att   teknik   och   verksamhet   är   två   sidor   av   samma   mynt   så   är   delvis   också   förvaltning   (tjänstemän)   och   politik   (politiker)   två   sidor   av   samma   mynt  som  måste  fungera  som  en  helhet.  e-­‐utveckling  har  än  så  länge  på  en  operativ   nivå  främst  hanterats  av  förvaltning  och  tjänstemän.  Det  kommer  dock  att  krävas  ett   större   engagemang   av   politiker   under   hela   processen   att   förverkliga   former   för   e-­‐ utveckling   och   olika   digitala   initiativ.   I   etta   sammanhang   verkar   det   föreligga   ett   behov   av   att   på   olika   sätt   informera   politiker   och   i   vissa   avseenden   kompetensutveckling  av  politiker  avseende  e-­‐utveckling.  Ett  sätt  för  detta  är  att  ta   fram   och   nyttja   det   goda   exemplets   kraft.   Politik   och   förvaltning   bör   också   synkroniseras   bättre   vad   gäller   beslutsordning   och   olika   cykler   (politik,   ekonomi   etc.).   Politik   och   förvaltning   bör   i   högre   grad   vara   två   kugghjul   som   snurrar   tillsammans  och  inte  två  från  varandra  frikopplade  hjul,  med  olika  hastigheter,  olika   utformning  på  kuggor,  olika  kuggstigning  etc.  

Samverkan  

Samverkan   har   än   så   länge   främst   skett   baserat   på   geografisk   placering.   Det   har   varit  naturligt  att  samverka  med  närliggande  kommuner  eller  regioner  på  olika  sätt   vilket  också  har  manifesterats  i  de  flesta  samarbeten  som  finns  idag.  Det  finns  dock   också  ett  behov  att  samverka  på  andra  bevekelsegrunder.  Ett  exempel  kan  vara  att   utnyttja  någons  specialkompetens  inom  ett  visst  område  men  som  inte  finns  inom   aktuell   kommun   eller   region.   Detta   ligger   också   i   linje   med   konceptet   runt   den   så   kallade  virtuella  kommunen.