Specifika rekommendationer - 6 Rekommendationer och slutsatser

6 Rekommendationer och slutsatser

6.1.2 Specifika rekommendationer

Enterprise architecture och interoperabilitet

EA har i de principiella rekommendationerna beskrivits som ett betydande område vid e-‐utveckling. En rekommendation är därför att utvärdera olika ramverk för EA för att utröna hur dessa kan vara till hjälp och stödja arbetet med e-‐utveckling. Exempel på två lovande ramverk och vad de fokuserar beskrivs i punkterna nedan.

• I olika faser av systemutveckling och att ta fram EA som inkluderar både teknik och verksamhet, t ex TOGAF – The Open Group Architecture Framework

• Olika abstraktionsnivåer avseende systemdesign i kombination med intressentperspektiv (participation) eller ägare, t ex Zachman Framework • Tydliga begrepp eller fokalområden att rikta uppmärksamhet emot som t ex

data, funktioner, människor, motivation etc., t ex Zachman Framework

I Zachman Framework finns redan utvecklade former för att hantera e-‐participation vilket presenterats tidigare i avsnitt 3.4.2 ovan.

I relation till EA har interoperabilitet också beskrivits som en viktig del. Interoperabilitet har även beskrivits som en av utmaningarna för offentlig sektor att hantera. I samband med integration och interoperabilitet har tidigare avsnitt 3.3.2 nio olika hinder eller begränsningar presenterats. Dessa begränsningar kan hanteras på olika sätt och några bör förmodligen lämnas som de är på grund av att det skulle krävas allt för lång tid, resurser, energi och/eller omdanande tänkande för att få till någon förändring. Det blir helt enkelt orimligt. Dock finns det bland dessa hinder eller begränsningar de som bör hanteras på kort sikt och med en medellång horisont. I Tabell 3 nedan beskrivs detta med (L) och (P), (L) betyder att lämna hindret eller begränsningen utan åtgärd medan ett (P) innebär att det är möjligt att påverka densamma.

Tabell 3: Rekommendation avseende hinder och begränsningar relaterat till integration och interoperabilitet

Hinder/begränsning Rekommendation

Konstitutionella/

rättsliga (L) Denna typ av hinder bör för närvarande lämnas utan åtgärd. Juridiska (L) Denna typ av hinder bör för närvarande lämnas utan

åtgärd. Varje institutions deltagande och interaktion är frivillig.

Samverkan (L, P) På kort sikt kan detta hinder vara svårt att påverka

(tradition och ovilja till samverkan) men det finns all anledning att för framtiden skapa så goda förutsättningar som möjligt för att samverka.

Organisatoriska (P) Här finns ett behov att även på kort sikt ta sig an

processorientering, tjänsteorientering och en

begrepp och strukturer.

Informationsmässiga (P) På kort sikt bör informationsdelning och

tillgängliggörande av information förbättras både externt och internt. På längre sikt bör förutsättningar skapas för kunskapsdelning och vidareförande av kunskap som en del i konceptet för lärande organisationer.

Styrande (P) Detta kan påverkas redan på kort sikt genom att

utveckla ledarskapet inom offentlig förvaltning och/eller rekrytera personer som har etablerad kompetens att leda och koordinera större system eller hela värdekedjor med många parter inblandade.

Kostnadsmässiga (P) Detta kan påverkas omgående genom att ta fram

hållbara affärsmodeller för regional e-‐utveckling och dess olika faser i livscykeln.

Tekniska (P) Detta kan börja påverkas omgående genom att

inventera vilka tekniska strukturer som olika parter har. Därefter kan teknisk utveckling göras utifrån

gemensamma kriterier (systeminteroperabilitet). Prestanda (P) Prestanda kan påverkas genom att punkten ovan

med tekniska begränsningar hanteras.

Tabellen rekommenderar att konstitutionella/rättsliga och juridiska hinder eller begränsningar utifrån nuvarande horisont bör lämnas utan åtgärd. Övriga hinder eller begränsningar går att påverka. Några på kort sikt medan andra kanske behöver längre tid för att kunna göra något åt.

Vidare rekommenderas att utvärdera befintliga ramverk för interoperabilitet (IDABC AG, IDABC EIF (se avsnitt 3.5.4 ovan för utförligare beskrivning) och Nationellt ramverk för interoperabilitet (Verva, 2008)) avseende sammanhållen hantering av teknik, semantik, organisation och juridik. I punkterna nedan ges några råd baserade på det europeiska ramverket (IDABC EIF) för interoperabilitet översatt till Svenska regionala och nationella förhållanden.

• Nivå 1: Juridisk interoperabilitet: För att skapa juridisk interoperabilitet bör offentlig förvaltning granska och ta till sig gällande lagstiftning på olika nivåer relaterat till data-‐ och informationsutbyte, inklusive datasäkerhet. • Nivå 2: Organisatorisk interoperabilitet: Offentlig förvaltning bör

dokumentera sina verksamhetsprocesser och skapa en gemensam uppfattning om hur dessa processer kommer interagera med varandra. Offentlig förvaltning bör dessutom klargöra sina organisatoriska relationer som en del av en större helhet (region, nation etc.).

• Nivå 3: Semantisk interoperabilitet: Offentlig förvaltning bör stödja etablering av regionsspecifika och gränsöverskridande communities som försöker skapa semantisk interoperabilitet och de bör uppmuntra communities att dela med sig av resultat på regional och nationell nivå.

• Nivå 4: Teknisk interoperabilitet: Offentlig förvaltning bör ta fram en gemensam kravspecifikation för att säkerställa teknisk interoperabilitet

Bland dessa råd finns rekommendationer som knyter an till tidigare presenterade principiella rekommendationer vad gäller processorientering och semantisk standardisering.

I relation till interoperabilitet och tjänsteleverans kan, baserat på aktuell litteratur, ytterligare några rekommendationer lyftas fram. Den första rekommendationen handlar om användarcentrering. Offentlig sektor är tänkt att tillgodose behoven hos medborgare och företag och relaterat till detta kan följande rekommenderas vad gäller hur olika tjänster levereras. Medborgare och andra användare av e-‐tjänster bör ha access till användarvänliga e-‐tjänster på ett säkert och flexibelt sätt som även tillåter personifiering av e-‐tjänster baserat på individuella behov. e-‐tjänster skall levereras via flera olika kanaler som möjliggör access till e-‐tjänster på flera olika sätt (hur som helst), på flera olika ställen (var som helst) och vid vilken tid som helst på dygnet (när som helst). Medborgare och andra brukare av e-‐tjänster bör också kunna erbjudas en kontaktpunkt (singel point of entry) även om tjänsten som helhet involverar flera delar av processer eller förvaltningar och som måste vara inblandade för att leverera tjänsten fullt ut.

En andra rekommendation har att göra med säkerhet och integritet där medborgare och företag måste tryggas i att de interagerar med offentlig förvaltning i en förtroendeingivande miljö i enlighet med gällande regler och lagstiftning. Offentlig förvaltning måste därmed också kunna garantera integritet och säkerhet vad gäller all information relaterad till medborgare och företag.

Transparens (e-‐participation) är också ett område för rekommendationer. I detta fall

bör medborgare och företag ges möjlighet att kunna förstå de administrativa processerna. De bör ges möjlighet att kunna spåra och följa sina ärenden samt att informeras på ett sätt att de kan förstå orsakerna till ett visst beslut. Medborgare och företag bör också ges möjlighet att kunna ge återkoppling avseende kvalitén på tillhandahållna e-‐tjänster vilket bör utgöra underlag för utveckling av framtida e-‐ tjänster.

En fjärde rekommendation har att göra med öppenhet vid utveckling av olika IS/IT-‐ lösningar. I detta sammanhang bör offentlig sektor tillämpa principerna för öppen utveckling där så mycket som möjligt görs tillgängligt för andra för att skapa bättre förutsättningar för systeminteroperabilitet, integration, återanvändning och delning av intellektuellt kapital.

Förutom återanvändning genom öppenhet bör återanvändning fokuseras som ett eget område. Offentlig sektor som skapar lösningar för specifika problem bör försöka återanvända befintlig kunskap, erfarenheter och lösningar. Försöka att återanvända det som andra redan gjort genom att se vad som finns tillgängligt, utvärdera lämpligheten i detta givet den specifika situationen och sedan besluta om användning. Detta innebär också att offentlig sektor i större utsträckning bör dela med sig till andra avseende sitt intellektuella kapital (lösningar, koncept, ramverk, metoder, specifikationer, verktyg och komponenter).

Affärsmodell och styrning

Ett kritiskt område för e-‐utveckling är vad som är lämplig(a) affärsmodell eller finansieringsform. Det är uppenbart att det idag finns en rik flora av olika sätt finansiera sina e-‐utvecklingsinsatser. Affärsmodell eller finansieringsform kommer delvis att vara kopplat till hur man väljer att organisera sig vid e-‐utveckling men om inledningsvis bortser från organisationsform kan några rekommendationer ges. En förutsättning för finansiering är att koppla affärsmodell till olika faser för e-‐ utveckling, Planering, Etablering och Genomförande, se Figur 31 nedan. Ett grundläggande råd är att under tidiga faser av e-‐utvecklingscykeln tillämpa enkla former för finansiering, t ex en grundinsats från tilltänka samverkanspartners som de sedan gemensamt förfogar över. Allt eftersom att samverkan sedan utvecklas via etablering och genomförande kan mer sofistikerade former för finansiering utvecklas och implementeras. Det är förmodligen också nödvändigt att under de olika faserna av e-‐utvecklingscykeln utveckla affärsmodellen för att skapa robusta och över tid hållbara former för finansiering. I huvudsak är det fyra olika kategorier av finansiering som är möjliga, anslagsfinansiering, intäktsfinansiering, externa medel och crowd-‐funding.

Figur 31: Olika finansieringsmodeller i olika delar av livscykeln

Under planering är det viktigt att få fram reella medel på något sätt och gärna på enklaste sätt i form av någon grundinsats från respektive samverkanspartner. Under etablering kan det sedan vara lämpligt att ta ut någon form av årsavgift eller medlemsavgift. En fördelningsnyckel som visat sig fungera i flera sammanhang är ett belopp relativt antalet invånare i respektive kommun. Det kan också vara lämpligt att i detta skede göra en kostnadsfördelning för någon specifik funktionalitet/komponent/tjänst som skall tas fram. Att tidigt ta fram någon form av resultat fyller flera funktioner och det kan hjälpa till att skapa förutsättningar för fortsättning med kommande faser i e-‐utvecklingscykeln, d v s att visa på resultat genom att skörda lågt hängande frukter, se också avsnitt 4.2.2 ovan avseende implementation av förändringar. Under genomförande bör sedan affärsmodellen utvecklas från att bara vara kostnadstäckande via anslag till att också hantera intäkter och investeringar. De resultat som produceras vid e-‐utveckling bör ha en utpekad marknad med kända klienter till vilka man riktar olika tjänstestrukturer. Det kan då istället vara lämpligt att se dessa tjänstestrukturer som en investering och där intäkterna från dessa tjänstestrukturer inte uppträder förrän tjänsterna

•  Grundinsats

•  …

•  Grundinsats

•  Årsavgift/medlems

•  SEK per invånare

•  Funktionalitet

•  …

•  Årsavgift/medlems

•  SEK per invånare

•  Intäktsfinansiering

•  Tjänstedebitering

•  …

• Årsavgift/medlems

• SEK per invånare

• Intäktsfinansiering

• Tjänstedebitering

• Nyttoinvestering

• …

Olika former av externfinansiering

(nationella stöd, stimulansformer, stödfonder, VINNOVA etc.)

Genomförande framtid Genomförande

Etablering Planering

börjar användas. Vid denna typ av affärsmodell är inte helt självklar i offentlig verksamhet och där resurser/kapital för investeringen behöver tas fram. I framtiden vore det önskvärt att ta ytterligare ett steg och identifiera tänkta framtida nyttor för olika e-‐investeringar och att det är utfallet av realiseringen av dessa nyttor som driver affärsmodellen. Denna typ av princip stämmer väl överens med att anlägga ett tydligare enterpriseperspektiv i offentlig verksamhet som beskrivits i avsnitt 6.1.1 ovan, principiella rekommendationer. En utmaning som ännu inte funnit sin lösning termer av affärsmodell är när olika samverkansparter inte är med i samtliga faser av e-‐utvecklingscykeln eller när de bidrar på olika sätt i olika faser. Det kan finnas skäl för varför vissa partners inte kan vara med under planering eller etablering men som senare vill kunna nyttja resultatet. Denna form av deltagande bör förmodligen vara möjlig samtidigt som det rekommenderas att hitta former så att man inte kan vara hur opportunistisk som helst. Det bör nog finnas någon form av ”tvingande” miniminivå i affärsmodellen. Ett annat utmanande fall är när någon samverkans-‐partner t ex har en färdig eller halvfärdig tjänst/komponent som ”ges bort” till samarbetet men som sedan kommer generera intäkter. Hur kan/bör man då hantera de som ”gav bort” aktuell tjänst/komponent?

Vad gäller finansiering vore det också önskvärt med någon form av central/nationell grundfinansiering för att skapa och behålla moment i e-‐utveckling. Motsvarande grundfinansiering har t ex funnits inom e-‐hälsa och det har i stor utsträckning hjälpt till med att hålla igång och utveckla e-‐hälsa till den framgång som området haft. Styrning och beslutsfattande har varit, är och kommer att vara ett angeläget område. Styrning bör ske genom en kombination av tre olika principer för styrning,

målstyrning, handlingsstyrning och värdestyrning. Målstyrning genom att sätta upp

tydliga mål och visioner men där uppnådda resultat i större utsträckning bör mätas via olika nyckeltal för att säkerställa effekthemtagning, t ex omsättning av digital agenda till olika operativa nivåer (lokal, regional). Handlingsstyrning genom att ta fram infrastrukturella förutsättningar i form av regler, riktlinjer och policys för e-‐ utveckling på olika nivåer och gränsöverskridande i värdekedjan (processer). Värdestyrning genom att sätta upp vilka generella spelregler man skall hålla sig till för att uppnå sina mål, t ex hur man skall bete sig mot varandra vid samverkan. Vid regional e-‐utveckling bör styrning och beslutsfattande, både vad gäller politik och förvaltning, ske samordnat på olika nivåer. Ett förslag är att åtminstone inledningsvis implementera en struktur baserat på vad som tidigare beskrivits i 3.2.2 ovan. Detta är en modell som inkluderar både politik och förvaltning samtidigt som den hanterar så väl lokal, regional och nationell nivå.

Figur 32: Nivåer vid regional e-‐utveckling

Modellen rekommenderar att oavsett om det finns ett regionförbund eller regionkommun så bör det tillsättas någon form av taktisk samordningsgrupp som kan samordna och koordinera aktuell regional e-‐utveckling. I denna modell föreslås mål, visioner och strategier definieras på regional nivå (t ex digital agenda). Regional nivå bör, beroende på affärsmodell, kunna avsätta och tilldela resurser för gemensamma e-‐utvecklingsinsatser. Det är sedan på den operativa kommunala nivån som, åtminstone inledningsvis, beslut bör fattas avseende hur saker skall göras och vem som skall göra det. Användningen av tillhandahållna tjänster görs sedan huvudsakligen av medborgare och som via e-‐participation bör erbjudas möjlighet till insyn, delaktighet och kanske medbestämmande. Val av organisation för den taktiska samordnande gruppen kan vara olika beroende på vilka kriterier som anses vara viktiga. Som kan ses i Tabell 4 nedan finns det olika möjligheter beroende på om det är viktigt att beslut kan fattas i ett organ, om det är viktigt med demokratisk insyn eller om det är eftersträvansvärt att man är egen juridisk person. Tabell 4: Organisationsform

Beslut i ett organ Demokratisk insyn En juridisk person

Gemensam nämnd X X Kommunalförbund X X X Interkommunalt företag X X Ideell förening X X Poli%k'och'beslut'om'regional' strategi,'mål,'visioner'och' resurser' Region'(regional'strategi)' Na%onella'ini%a%v,'strategier,' riktlinjer'etc.' Samordning'och'uppföljning'av' e?utveckling'för'a@'realisera' regional'poli%k'och'beslut' Regional'e/utveckling' Planering,'genomförande'och' uppföljning'av'e?utveckling.'' Kommunal'e/utveckling' Användning'av'%llgängliga' tjänster.'U@ryck'för'behov'och' feedback.'Val'av'poli%k.' Brukare/kund'(medborgare)'

Innovation

I relation till innovation kan också aktuell litteratur bidra med några rekommendationer. Innovation i offentlig sektor bör enligt flera drivas av erfarna ledningsfunktioner och ha ett allmänt stöd och uppbackning av övriga ledningsfunktioner. Den innovativa kulturen bör uppmuntras genom att på olika sätt belöna goda innovativa insatser på olika nivåer. Vidare bör innovation drivas med stöd av ett välstrukturerat och genomarbetat arbetssätt snarare än ett mer ad-‐ hoc-‐mässigt beteende. Anställda i offentlig sektor bör erbjudas möjlighet att kommunicera och dela sina idéer med andra via så väl fysiska som virtuella forum, t ex genom webbportaler, praktikforum för innovatörer och att de kan ha en dialog med olika personer som är involverade i utveckling och implementation av innovativa initiativ i offentlig sektor.

Infrastrukturella förutsättningar

Avseende infrastrukturella förutsättningar finns också några rekommendationer som kan vara väl värda att poängtera. Ett exempel är att vid introduktion av ett e-‐ utvecklingsinitiativ rekommenderas att först inventera de samtida och aktuella förutsättningar avseende aktuellt område (state of affairs). Ett syfte med detta är att så tidigt som möjligt kunna identifiera olika möjligheter och risker och att kunna hantera desamma på ett lämpligt sätt. e-‐utveckling är nära relaterat till innovation och det kan därför i den innovativa andan vara lämpligt att försöka tänka utanför boxen och att tänka nytt vad gäller följande frågor – var är vi nu? Var vill vi komma? Hur kan vi komma dit? Vid e-‐utveckling bör man också så tidigt som möjligt engagera medborgare, klienter och andra intressenter genom att etablera allianser och partnerskap i olika former för att skapa nya insikter och idéer samt för att hantera och minska olika potentiella risker. Det är också viktigt att säkerställa att alla intressenters perspektiv och behov är väl förstådda och de hålls informerade om progress eventuella svårigheter på vägen. Vid e-‐utveckling bör man också se till att lämplig data och information samlas in från medborgare och andra intressenter för att kunna identifiera initiala trender. Medborgare och andra intressenter bör också ges möjlighet att bli involverade i möjliga förändringar av e-‐initiativets innehåll och inriktning. Delning och återanvändning har tidigare pekats ut som betydelsefullt. Det är därför att rekommendera att så snart som möjligt efter att ett e-‐utvecklingsinitiativ har satts i sjön också börja sprida olika resultat på bred front så att andra kan återanvända och dra nytta av nyvunna erfarenheter. Eftersom det ofta är flera intressenter inblandade i e-‐utvecklingsprojekt blir det viktigt att förstå olika agendor hos olika aktörer och att definiera gemensamma mål och resultat. Det blir då också viktigt att säkerställa att alla parter även är involverade i intresseöverskridande arbeten som stödjer den bredare agendan för initiativet och som i vissa fall även kan lyfta känsligare frågor kopplat till egna intressen.

En ytterligare dimension för e-‐utveckling och infrastrukturella förutsättningar som behöver vara på plats är incitamentsstrukturer för inträde och för att stanna kvar i samverkan. Detta gäller inte bara på en nivå utan liksom för styrning och beslut

ovan är det flera nivåer som måste se ”what’s in it for me?” och att det totalt blir en win-‐win-‐situation. Den totala win-‐win-‐situationen kan i vissa även fall innebära en viss undertryckning av någon nivå. Exempel på grupper och nivåer som bör finna sina incitamentsstrukturer är:

• Nation (Intresseorganisationer, myndigheter, regering) • Region (kommunförbund, kommunalförbund)

• Organisationer (kommun, kommunstyrelse, kommunfullmäktige, myndighet, landsting, kommunförbund, kommunalförbund)

• Delar av organisationer (förvaltning, nämnder) • Individer (medborgare, tjänstemän, politiker)

Incitamentsstrukturerna går i stort sett nedåt i listan ovan. Det bör skapas förutsättningar på nationell nivå som sedan genomsyrar underliggande nivåer. Samma sak för regional nivå som skapar förutsättningar för underliggande nivå och hela vägen ner till individer vilka till syvende och sist kommer vara de i sina roller/positioner beslutar sig om de skall träda in i något eller stanna kvar eller rösta på en viss politik på olika nivåer.

I Guiden för Effektiv Regional e-‐utveckling (e-‐utvecklingsrådet, 2013) har olika e-‐ initiativ på lokal, regional och nationell nivå beskrivits. Baserat på denna kartläggning är en tydlig rekommendation vid e-‐utveckling att först inventera dessa olika initiativ och göra en värdering hur dessa kan användas och vara till nytta. Finns det resultat, arbetssätt, metoder, ramverk, verktyg, forum eller annat intellektuellt kapital tillgängligt och som kan användas eller finns det möjligheter att haka på befintliga eller kommande initiativ?

En ytterligare del av infrastrukturella förutsättningar är att en del behöver finnas på plats tidigt medan andra förutsättningar kan vänta något och successivt växa fram allt eftersom att olika förutsättningar utvecklas. Ett exempel på förutsättning som behöver vara på plats tidigt är någon form av avtal eller överenskommelse som reglerar vad aktuellt e-‐utvecklingsinitiativ handlar om och vilka spelregler som skall gälla. En annan förutsättning som tidigt behöver vara på plats är att bestämma vad man skall samverka om, d v s vad som är samverkansområdet. Givet att aktuellt samverkansområde(n) är definierat kan sedan följande aspekter klargöras -‐ samverkan med vem? vilka delar av värdekedjan eller processer är aktuella? samverkan på vilken nivå(er)? samverkan på vilket sätt? hur kan/skall samverkan finansieras? hur kan/skall samverkan initieras?

Samverkan

Samverkan har tidigare hanterats som någon form av sammanhållande begrepp för e-‐utveckling och som också beskrivits i samband med andra saker. Samverkan kommer att behöva ske genom en kombination av så väl fysiska möten som andra sätt att samverka. I avsnitt 3.5.5 har tidigare tre kategorier av stöd (verktyg) för samverkan presenterats, kommunikationsverktyg, samverkans-‐/konferensverktyg

och samverkande managementverktyg (koordination). Rekommendationen avseende dessa olika stöd är att det för samverkan kommer behöva skapas förutsättningar för en balanserad mix av samverkansmöjligheter via dessa typer av verktyg. Denna klassificering av verktyg kan också användas för att identifiera olika infrastrukturella förutsättningar som krävs för att organisera samverkan. Speciellt gäller detta tekniska förutsättningar och lösningar som kan användas för att främja samverkan.

Vad gäller en balanserad mix (se föregående stycke) av möjligheter eller lösningar

In document Effektiv Regional e-utveckling : En forskningsutblick (Page 89-97)