Projekt som organisationsform karaktäriseras vanligtvis genom: ett avgränsat mål, tidsbegränsning, samt att vara resursbestämt (Engwall, 1995). Samtidigt associeras projektformen med förny- else, utveckling och förändring (Sahlin, 1996), vilket indikerar att projektformen används vid unika insatser som är tidsbegränsade och som innefattar en hög grad av ovisshet (Svensson & von Ot- ter, 2001). Det senare är påtagligt i projekt där målet är samman-
kopplat med en hög grad av komplexitet såsom är vanligt inom förändringsprojekt. I sådana projekt är det inte alla gånger möjligt att avgöra om målet är uppfyllt eller ej, vilket i sin tur påverkar tids- och resursdimensionerna. Sahlin (1996) menar att denna problematik kännetecknar projekt inom socialtjänstområdet där insatser många gånger är avsedda att skapa förändring och/eller utveckling. Här utgör projekten snarare ett medel i syfte att nå andra mål än de som styr en projektplan. Inom offentlig verksam- het, och i synnerhet inom människovårdande verksamheter såsom individ- och familjeomsorg, är projekten av just medelka- raktär. Det handlar bland annat om att utveckla nya behandlings- tekniker baserat på kunskap som projekten har som huvudmål att generera. Svårigheten är enligt Johansson m. fl. (2007) att inte- grera resultaten från projekten till den ordinarie verksamheten. Inte sällan ”rinner projekten ut i sanden” och/eller leder till av- knoppningar istället för det syfte som initialt låg till grund för ge- nomförandet. Den temporära karaktären innebär också att projekt är per definition tidsbestämda även om bakomliggande problem och/eller behov inte är lösta/uppfyllda.
Ett projekt kan i en del fall startas upp utan organisatorisk hem- vist, men många gånger genomförs projekt inom ramen för en be- fintlig verksamhet. Här finns en redan existerande organisations- struktur bestående av rutiner, beslutsvägar och hierarkier, men också en uppsättning normer och värderingar som utvecklats un- der årens lopp. Detta ligger sammantaget till grund för vilka ar- betsuppgifter som utförs, hur dessa genomförs, samt vilka kvalifi- kationer som behövs för att utföra dessa uppgifter. Detta betyder att projekt, trots dess avgränsning i tid, resurser och mål, blir del i ett organisatoriskt och historiskt sammanhang (Engwall, 2003). Offentlig förvaltning har exempelvis historiskt sett strukturerats utifrån Webers principer om byråkrati, som i grova drag bygger på rättssäkerhet, meritokrati och effektiv organisering. Dessa princi- per utgör en organisatorisk bas som ett projekt således tvingas att förhålla sig till oavsett syfte och karaktär. Men verksamheter struktureras inte enbart utifrån en rationell ordning. Det omgi- vande samhället har också en strukturerande inverkan på organi- sationer. Det kan exempelvis handla om lagstiftning, regleringar
eller branschspecifika överenskommelser som tvingar organisat- ioner och projekt att agerar på ett för omgivningen relevant sätt. Organisationer påverkas också av vad andra gör, och inte sällan imiterar man andra och tillsynes mer framgångsrika verksamhet- er. Detta reducerar både komplexitet och osäkerhet eftersom handlingsalternativen begränsas och organisationen besparas på osäkra utvecklingsinsatser (se exempelvis begreppet isomorfism av DiMaggio & Powell, 1991; Scott, 1995).
Inom offentlig förvaltning är det inte sällan som samverkansinsat- ser organiseras genom projekt (Forsell et al, 2013; Hall, 2012). Detta hänger samman med att samverkan vanligtvis genomförs utifrån ett givet syfte och under en begränsad tid, vilket ligger väl i linje med projektformens karaktäristiska. För samverkande aktö- rer blir projekt någonting som man kan samlas kring, utan att detta förenas med alltför långtgående åtaganden. Härigenom blir medverkan i projekt tämligen riskfritt då resursinsatsen är tidsbe- gränsad redan från start, samt att projekt i en hel del fall finansie- ras med externa projektmedel. Projektformen öppnar även upp för gränsöverskridande samarbeten (se begreppet governance; Hedlund & Montin, 2009) eftersom ett samverkansprojekt inte till- hör eller ägs av någon enskild förvaltning. Projektet ägs snarare gemensamt av involverade aktörer eftersom avsikten är att agera över befintliga organisationsgränser. Men projekt kan även för- stås som en i huvudsakligen administrativ form som inte förenad med någon särskild organisering (Sahlin, 1996). Berörda individer arbetar med sina vardagliga arbetsuppgifter, men bokför nerlagd arbetstid på ett ”projektkonto”. Arbetet utförs inom ramen för be- fintliga organisatoriska ramar, men utifrån redovisningsmässiga skäl bokförs tid och aktiviteter på ett visst kostnadsställe.
Av resonemanget ovan framgår att projektformen rymmer en rad olika innebörder som inte alla gånger är alldeles enkla att hålla isär från andra organisationsformer. Svensson och von Otter (2002, s 21) jämför projektformen (utvecklingsorganisation) med permanent driftsorganisation:
Av jämförelsen framgår att projektformen både har fördelar och nackdelar. En driftsorganisation, som är uppbyggd och förfinad under årens lopp, är i många avseende effektiv och stabil när det handlar om att åstadkomma en viss vara eller tjänst. Projekt där- emot skapas från grunden, vilket öppnar upp för utveckling och nyskapande, samtidigt som experimenterande är förenat med ris- ker för misslyckande. Detta innebär vidare att projekt är relativt kostsamma i jämförelse med driftsorganisation då organisatoriska strukturer behöver utvecklas i projekten. Uppdelningen ovan är av idealtypisk1 karaktär och skall inte ses som en avspegling av verkligheten. Viss forskning (se Blomberg, 1998; Sahlin- Andersson, 1996; Sahlin-Andersson & Söderholm, 2002) menar exempelvis att projekt, tillskillnad från vad dess förespråkare häv- dar, ”inte kan ses som unika eller välavgränsade från övrig verk- samhet” (Blomberg, 1998, i Jensen et al, 2007:23). Framgångs- rika projekt är, menar samma forskare, sällan välplanerade och
Utvecklingsorganisation (projekt): Driftsorganisation:
• Unik
• Vardaglig
• Nyskapande
• Repetitiv
• Osäker
• Förutsägbar
• Innovativ
• Effektiv
• Kvalitet
• Kvantitet
• Kostsam
• Billig
håller sällan budget. Poängen som dessa forskare försöker göra är att projekt är ett tvetydligt fenomen och att det därav inte kan studeras som enskilda enheter utan bör ses i relation till övrig verksamhet.