(Dnr Fi2012/4726)
Sammanfattning
Trosa kommun anser att Finansdepartementets förslag till förändringar i utjämnings-systemet, vilket i huvudsak baseras på Utjämningskommitténs förslag (besvarades i särskild remiss augusti 2011) i huvudsak är godtagbart för införande från 2014.
Trosa kommun föreslår dock en fortsatt översyn av kostnadsutjämningens delar av-seende löner och kollektivtrafik då resultatet ej speglar kommitténs ambitioner (se Trosa kommunens remissvar från augusti 2011)
Trosa kommuns synpunkter
Trosas synpunkter av Finansdepartementets förslag till förändringar av utjämnings-kommittén förslag till utjämningssystemet
Finansdepartementet förslag avseende sänkt kompensationsgrad i inkomstutjämning för de kommuner och landsting med en skattekraft över 115 procent av riktes skatte-kraft är acceptabel.
Införande av strukturbidrag till kommuner med en skattekraft under 115 procent av riktes skattekraft är acceptabel då det innebär att ingen kommun eller landsting får ett sämre utfall av de föreslagna förändringarna i inkomstutjämningen.
Vad ändringen av kostnadsutjämningens delmodell, Barn och ungdom med utländsk bakgrund, består i är svårt att utläsa i promemorian varför det är svårt att lämna synpunkter avseende denna.
Postadress: 619 80 Trosa • Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 • Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 • E-post:www.trosa.se
2
Trosa kommun har liksom andra kommuner svårigheter att översätta de ekonomiska effekterna som redovisas i tabellbilagorna till promemorian och jämföra dessa med utjämningskommitténs förslag från 2011. Tabellbilagan baseras på 2012 år utjämning med utjämningskommitténs förslag och dess effekter baseras på 2011 års utjämning.
En adekvat bedömning kan göras först då beräkning har genomförts på grundval av 2014 års strukturella förutsättningar. En sådan beräkning kan presenteras av Sveri-ges Kommuner och Landsting tidigast under våren 2013.
Trosas synpunkter i remissvar till utjämningskommitténs förslag till nytt utjämnings-system, som besvarades i augusti 2011, kvarstår enligt nedan.
Den kommunala utjämningen föreslås även fortsättningsvis baseras på en långtgåen-de inkomstutjämning, huvudsakligen finansierad av staten, samt en inomkommunal kostnadsutjämning baserad på standardkostnader. Detta är acceptabelt för Trosa kommun. De förändringar som Trosa kommun biträder kommenteras inte separat i detta yttrande.
Den översyn av faktorer inom kostnadsutjämningen som genomförs framstår på fler-talet punkter som väl motiverad.
När det gäller utjämningen av kostnader inom förskola, fritidshem och annan peda-gogisk verksamhet är det av stor vikt att den faktiska vistelsetiden speglas i utjäm-ningen, då orter med hög förvärvsfrekvens och höga kostnader för barnomsorg an-nars riskerar att missgynnas.
Kommittén konstaterar i resonemangen kring inkomstutjämningen att tillväxt sker i lokala arbetsmarknadsregioner. Det är därför ologiskt att kostnadsutjämningen avse-ende lönekostnader ej baseras enbart på LA-region, utan även på länstillhörighet.
Trosa kommun påverkas av detta skäl negativt av utjämningen avseende lönekostna-der. Trosa kommun får ett märkbart sämre utfall än de kommuner med vilka vi primärt konkurrerar om arbetskraften med, i södra Stockholms län. Detta är inte ac-ceptabelt för Trosa kommun.
Även avseende utjämningen av kollektivtrafikkostnader är kommitténs förslag mindre bra. Kollektivtrafik konstateras i betänkandet vara en viktig källa för att åstadkomma tillväxtdrivande regionförstoring. Kommitténs förslag speglar inte detta samband utan tar primärt sin utgångspunkt i historiska gränser och strukturer. Utjämningsmodellen gynnar inte heller sökandet efter kostnadseffektiva och till stor del avgiftsfinansierade kollektivtrafiklösningar. Trosa kommun underkänner därför förslaget till utjämning av kollektivtrafikkostnader.
I övrigt accepterar Trosa kommun förslag till förändringar i utjämningssystemet.
Johan Sandlund Ann-sofie Soleby Eriksson (S) Daniel Portnoff (M) Kommunchef Oppositionsråd KS ordförande
Kommunstyrelsen 2013-02-01
Ekonom
Mathias Möller Tel. 0156-520 12 Fax. 0156-520 32 Mathias.moller@trosa.se
KS2013/19
Internkontrollplan för Kommunstyrelsen 2013
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslås besluta
att fastställa Kommunstyrelsens internkontrollplan för 2013
att till revisorerna överlämna tjänsteskrivelsen samt internkontrollplanen
Sammanfattning
Kommunkontorets projektgrupp för intern kontroll har arbetat fram KS internkontrollplan för 2013 års verksamheter och räkenskaper.
En projektgrupp inom Kommunkontoret arbetade med ramverk för intern kontroll för kommunen och internkontrollplan för Kommunstyrelsen under
vintern 2009-2010. Deltagare i projektgruppen kommer från enheterna ekonomi, personal, kansli, IT och service. Arbetet resulterade bland annat i en ny
internkontrollplan för Kommunstyrelsen för 2010 samt ”Riktlinjer för att förhindra och upptäcka oegentligheter eller misskötsel i arbetet”. Båda beslutades av Kommunstyrelsen under våren 2010.
En sammanställning av utförda kontroller rapporteras för Kommunstyrelsen efter varje räkenskapsår i samband med bokslut.
Mathias Möller Ekonom Bilagor:
Internkontrollplan 2013 för Kommunstyrelsen
Internkontrollplan Nämnd/förvaltning:Kommunstyrelsen/kommunledningen För tidsperiod:2013-01-01 - 2013-12-31 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till Kommunstyrelsen 1 gångperårpågenomförda kontroller och dess resultat. Förkortningar:Bedömning risk och konsekvens KCKommunchefRisk = risk att det inträffar PCProduktionschefKonsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar EkCEkonomichef3Hög risk/allvarlig konsekvens PeCPersonalchef2Måttlig risk/konsekvens KsekrKommunsekreterare/Kanslichef1Låg risk/liten konsekvens PsekrPersonalsekreterare RARedovisningsansvarig*Punkter som markerats med stjärna ska ingå EkEkonomeri samtliga nämnders internkontrollplaner Ek.assEkonomiassistenterEk.assEkonomiassistenter ITCIT-chef InfInformatör Rutinnummer/rutinKontroll-AnsvarigMetodFrekvensRapportRiskKons momenttill Politisk ledning: POL:1 RepresentationReglerna följs.EkCStickprov1 gång per årKC22 POL:2 Rätt arvodeRätt arvode till rätt person. Koll analyslista.KsekrKomplett1 gång/månKC11 POL:3 NärvarolistorNärvarolistor hålls tillgängliga med aktuella uppgifter.KsekrKomplett1 ggr per årKC21 Kanslienheten/Ärendehant: KAN:1 PostöppningPost öppnas och distribueras korrekt i enlighet med sekretessregler och fullmakter.KsekrKomplett översyn av postöppning, 2 ggr per årKC21 KAN:2 LagkännedomKansliets ska ha tillgång till och tillhandahålla relevant offentligrättslig lagstiftning.KsekrKontroll gentemot aktuell lagstiftning.
1 ggr per årKC23 lagstiftning. 1 G:\Nämnder\Ksau\KSau13\Tjänsteskrivelser\0218\IK-plan KS 2013\Internkontrollplan KS 2013
Rutinnummer/rutinKontroll-AnsvarigMetodFrekvensRapportRiskKons momenttill KAN:3 Verkställande av fattade beslut i Ksau, KS och KFAtt ärendet "beslutsuppföljning" genomförs minst två gånger om året.KsekrKontroll gentemot ärende- förteckning
2 ggr per årFC, KS12 KAN:4 Delegering*Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kommunkontorets organisation och befattningar m.m.KsekrKomplett genomläsning av delegerings- ordningen
1 ggr per årFC, KC12 KAN:5 Dokumenthantering*Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant.Arkivans.Komplett översyn ochgenomläsning av befintliga planer
1 ggr per årFC, KC12 KAN:6 Information på hemsidor som administreras av kanslietInformationen är uppdaterad, relevant och informativ.KsekrKomplett genomläsning2 ggr per år11 KAN:7StyrdokumentbeslutadeavStyrdokumentenhållsaktuellaochlättillgängliga.KsekrKomplett1ggrperårFC,KC22KAN:7 Styrdokument beslutade av KS och KF*Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga.KsekrKomplett genomgång av gällande styrdokument
1 ggr per årFC, KC22 KAN:8 Svarsfrekvens synpunkterKontroll att synpunkter som kommer via synpunkthanteringen besvaras inom 7 dagar.KsekrStickprov1 ggr per årKC11 Servicenheten: SER:1 MobiltelefonerAktuell mobiltefefonpolicy finns.ServicechefKomplett1 ggr per årKC21 SER:2 Nycklar till kommun-husen vid nyanställning och avslutad anställning.
Återlämning av nycklar.ServicechefKomplett1 ggr per årKC12 SER:3 Nycklar till lokaler, uthyrningslägenhet samt passagebrickor.
Återlämning av nycklar samt passagebrickor.ServicechefStickprov1 ggr per årKC23 3 G:\Nämnder\Ksau\KSau13\Tjänsteskrivelser\0218\IK-plan KS 2013\Internkontrollplan KS 2013
Rutinnummer/rutinKontroll-AnsvarigMetodFrekvensRapportRiskKons momenttill SER:4 Leasingbilar och tankkort.Återlämning av nycklar samt tankkort, kvitto och ifyllning av körjournal.ServicechefStickprov1 ggr per årKC22 SER:5 Passersystem lokalbokningAtt relevant förteckning på personer med relavant behörighet finns samt att passerbrickor återlämnas.ServicechefStickprov2 ggr per årFritidsC23 Personal: PER:1 Bisysslor *Inventering av bisysslor.KC, PCVid utvecklings- samtal1 ggr per årKC22 PER:2 Arbetsmiljö *Riskanalys och handlingsplan.PeCKomplett1 ggr per årKC32 PER:3 Tillbud och arbetsskadorAtt rapportering sker enligt fastställda rutiner.PsekrStickprov1 ggr per årResp PC12 PER:4 RehabiliteringsutredningUpprättande och uppföljning av planer.PsekrStickprov1 ggr per årPeC12 PER:5 KvittokontrollAtt kvitton finns för egna utlägg som rapporteras digitalt.PsekrStickprov1 ggr per årResp enh.chef11 PER:6 Personalkostnader *Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet.PeCKomplettVid bokslutKC13 PER:7 Rätt lön *Analyslista - Rätt lön till rätt person.Enh.chefKomplett1 gång/månPeC, KC22 PER:8 Pension Rimlighetsbedömning av pensionsnivån.PsekrKomplettVid första pensionsbetal- ningen
PeC13 PER:9 PensionRätt pensionsavgift inbetalas.Löne- kontoretKorstabeller1 ggr per årPsekr12 PER:10 Behörigheter att attestera lönerapporter och att anställaAttestkontroll mot reglemente.Löne- kontoretKomplett2 ggr per årPsekr13 PER:11 Korrekt lön i lönesystemetKontroll av lön i lönesystemet mot anställningsavtal.PsekrStickprov3 ggr per årPeC12 PER:12 Löneavdrag vid frånvaroKontroll och att det finns bra fungerande rutiner på Kommunkontoret 2013.PsekrKomplett2 ggr per årPsekr13 4 G:\Nämnder\Ksau\KSau13\Tjänsteskrivelser\0218\IK-plan KS 2013\Internkontrollplan KS 2013
Rutinnummer/rutinKontroll-AnsvarigMetodFrekvensRapportRiskKons momenttill Ekonomi: EK:1 Attestrutin för skannade fakturor i IMAtt endast personer i attestförteckningen är behöriga att attestera fakturor i IM.EkCAvstämning attestförteckning mot behörigheter i IM
1 ggr per årKC12 EK:2 Behörigheter samt återlämning av bankdosor.Att behörigheter avslutas hos banken samt bankdosor återlämnas.EkCKomplett genom- gång av behöriga i internetbanken
1 ggr per årKC13 EK:3 Aktuella dokument hos bankenAtt bankens förteckning över vilka som får teckna kommunens konton är aktuell.EkCBegära förteckning från banken.
1 ggr per årKC13 EK:4 Nya leverantörerKontroll av korrekt företag, F-skatt inte med på "svarta listan".RAStickprov2 ggr per årEkC13 EK:5 LeverantörsbetalningarFakturabelopp, moms, kontering, F-skatt, organisationsnummer samt betalningsdag. Betalningar överstigande 20.000 kr som sänds till bankgirot stämmer ödfktdlt
RAEnl rutin vid varje utbetalningstillf.AlltidEkC23 överens med fakturaunderlaget. EK:6 Bokföringsordrar och internräkningarAtt orsak till omföringen framgår samt att attest finns.Ek.assStickprov1 ggr per årEkC11 EK:7 UtbetalningsordrarAtt kvittounderlag överenstämmer med utbetalningsorder.EkStickprov1 ggr per årEkC11 EK:8 Kontroller av scannade fakturorKontroll av att ekonomiska reglementet efterlevs gällande: mobiltelefonräkningar, representationskonton, leasingbilar, utbildningar samt kurser.
EkStickprov1 ggr per årEkC12 EK:9 Kontroll av tankkortsfakturorKontroll att fakturor stämmer mot kvitton.EkStickprov2 ggr per årEkC12 EK:10 Kreditering av kundfakturorAtt underlag och beslut finns.Ek.assStickprov1 ggr per årEkC22 EK:11 MomsMomsdeklaration upprättas korrekt.RAKomplett1 ggr per månadEkC23 EK:12 KravKravåtgärder vidtas i enlighet med policy.RAStickprov2 ggr per årEkC12 5 G:\Nämnder\Ksau\KSau13\Tjänsteskrivelser\0218\IK-plan KS 2013\Internkontrollplan KS 2013
Rutinnummer/rutinKontroll-AnsvarigMetodFrekvensRapportRiskKons momenttill EK:13 ResursfördelningsmodellKontroll att resursfördelning till reultatenheter görs enligt fastställda pengbelopp och regler.EkEnl. rutin2 ggr per årEkC22 EK:14 Kontroll av oegentligheterKontroll och rimlighetsbedömning avseende inköp och inköpsvolymer över tid, främst med fokus på privatkonsumentvänliga produkter.
EkCKontoanalys av relevanta konton.2 ggr per årKC22 IT: IT:1 Datoranvändning Kontroll av kommungemensamma program, licenser.ITCStickprov1 ggr per årKC + resp PC22 IT:2 Behörigheter i AD (Active Directory - kommunens nätverk)Korrekta behörigheter har givits och är dokumenterade och rutin för säkerhet införs.ITCStickprov2 ggr per årKC + resp PC32 IT:3 Inköp av mjuk- och hårdvaraInköp kanaliseras via IT-enheten.ITCEnl. rutin2 ggr per årKC + resp PC31 IT:4 Datorer i skolornaKontroll att återanvända datorerna INTE innehåller några program som kräver licens.ITCStickprov3 ggr per årKC + SkolC22 IT:5ITsäkerhetlösenpåITCKomplett1ggrperårKC13IT:5 IT-säkerhet lösen på servrarnaKontrollera att varje server har ett unikt lösenord.ITCKomplett1 ggr per årKC13 Övrigt: Ö:1 Personuppgiftslagen (PuL)*Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga.PuL-ombudStickprov1 ggr per årKC22 Ö:2 Personuppgiftslagen (PuL)*Att förteckning enl. §39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud.PuL- ambassadörStickprov1 ggr per årPuL- ombud22 6 G:\Nämnder\Ksau\KSau13\Tjänsteskrivelser\0218\IK-plan KS 2013\Internkontrollplan KS 2013
Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen 2013-02-19
Ekonomienheten
Margareta Smith Tel. 0156-520 92 Fax. 0156-520 32 Margareta.smith@trosa.se
Dnr 2013/12