Ökad produktivitet
Svårt att svara.
Om vi pratar om hela kontoret och processen ”Adressändring företag i systemet MIGG” då är det väldigt lite i det hela. Det är bara en process bland många processer som finns.Användaren vet det.
Ökad kvalitet Kvaliteten ökad. Adressuppdateringar med hjälp av RPA bidrar till större kundnytta.
Korrekt uppdaterade adresser.
Ja. Kvaliteten ökad.
Våra försäkringsbrev fick rätt adress. Detta bidrar till att posten kommer fram. Medarbetare har fått mer kontinuitet i processen.
Användaren vet det.
3.3 Resultattabell: Primära empiriska data från intervjuer med Superanvändare
Tabell 4: Primära empiriska data från intervjuer med Superanvändare
Sekundär analysenhet
Underliggande komponenter till RPA införande samt långsiktiga effekter efter införandet.
Variabel Superanvändare 1 Superanvändare 2 Superanvändare 3
Val av
process för
robotisering
Vi vill spara tid och bli av med tråkiga arbetsuppgifter. Processen behöver kommas ihåg att göras. Denna process är lätt att bortprioriteras.
Processen var tidskrävande och vi hoppades att det går att automatisera den.
Det är en standardiserad arbetsuppgift som är enkelt. Processen möter inte mycket hinder.
Triple –Win Kunder. Om det uppstår missnöje bland kunderna att
brevet inte kommer fram då kan vi tappa dessa kunder. Anställda slipper att utföra tråkiga arbetsuppgifter.
Jag vill kommentera att i början av robotiseringen tänkte vi mest på kostnads och tidsbesparing. Efter införandet av RPA började vi förstå och tänka att vi faktiskt har jobbat tidigare på ett felaktigt sätt inom denna process. ”Man fick upp ögonen för sin egen del.” Det som upptäcktes i samband med RPA införandet var att när vi uppdaterade adresser manuellt i systemet fick detta leda till att det inte gått på denna adress att utföra automatiska uppdateringar efteråt. Vilket betyder om någon gång adressen var uppdaterad manuellt fick vi försätta uppdatera den igen bara manuellt. Automatiserade uppdateringar som kommer ibland ifrån bolagsverkets register fungerade inte då på manuellt uppdaterade adresserna.
Jag vet ej.
33
Primär analysenhet
Organisatoriska framgångsfaktorer för hantering av risker vid RPA införandet
Variabel Superanvändare 1 Superanvändare 2 Superanvändare 3
Fas 1. Definiera förmågor i. Rätt projektteam Jag har varit på mötena. Jag anser att
jag var rätt person eftersom jag vet vad roboten ska göra och det är roligt med sådana projekt. Det går inte sätta personen som inte vet vad roboten ska göra i projektet
.
Mycket viktigt med rätt projektteam eftersom det krävs kunskaper om processer som ska automatiseras. När vi börjar automatisera processen inser vi att det finns så många moment i processen som vi gör utan att tänka på det. Det är lärorikt att kartlägga processen.
Stor grad. Viktigt med personer som jobbar med processen dagligen. Dessa personer förstår konsekvenser av olika slags aktiviteter inom processen. Viktigt att tänka på kompetenser inom projektet.
j. Tydliga mål Målet är att roboten ska utföra arbete och leverera felrapporter när det uppstår fel. Det framkom som en Power Point presentation vad roboten ska göra.
Våra mål var att ta bort manuella arbetsuppgifter i processen och säkerställa rätta adresserna.
Förstod inte riktigt målet i början men sedan fick vi presentation av RPA-projektledare och det blev mycket tydligare. De presenterade oss projektet och förklarade vad roboten ska göra. Målet är att roboten ska utföra arbetsuppgifter som vi behövde göra tidigare.
k. Standardiserad tillvägagångssätt inom utbildningen
Nej. Jag tycker inte att vi behöver ha special utbildning Jag fick utbildas genom möten med RPA-projektledare. Jag fick lära mig vad vi behövde göra för att komma igång med roboten, dvs döpa roboten, bestämma ansvarsfördelningen i organisationen. Jag anser att vidare utbildning inte behövs
.
Nej.
Ledningen har skrivit om RPA på intranätet. Sedan fick vi komma i kontakt med konsulten/RPA-projektledare som förklarade och informerade på tydligt sätt . Då fick vi mer förståelse om RPA när vi fick jobba tillsammans med konsulten och kartlägga processen. och gjorde några justeringar. Det var mycket lärorikt. Vi har varit på några möten med folk från andra kontor och fick berätta för andra om våra RPA erfarenheter. Vi har även en lokal webbsidan där ligger samlade info/dokument om robotarna som arbetar hos oss.
Nej.
Vi har inte fått särskild utbildning. Det blev via möte med projektgruppen. Kanske skulle det varit bra med mer standardiserad utbildning i början i form av en film/Power Point presentation som fanns då redan publicerad på intranätet eller Share Point. Om vi kunde se presentationer om andra robotar skulle det varit intressant, till exempel i Share Point eller en sida för RPA inom bolaget.
34
Fas 2. Återskapa och förstärka h. Ledningsstöd Min chef tyckte att roboten var ett bra
ide och jag fick godkännande från chefen.
Robotiseringsförslag kom från våran ledning. Ledningsstöd är viktigt i införandet. Anslutning till IT är också mycket viktigt. Jag är inte kunnig i IT. Jag kunde be IT att titta om något saknades.
Vet inte det
.i. Förändringshantering Jag vet inte det. RPA-projektledare kan svara på sådana frågor.
Vi har en avdelning som jobbar med GDPR och lagar/reglar.
Vet inte det.
j. Tydliga roller Viktigt att veta vad alla ska göra. Det är viktigt med tydliga roller. Bra att veta vem är det som ansvarar.
Det är viktigt i högsta graden med tydliga roller inom projektet. Min roll tycker jag är viktig. Det finns lite oklarheter till vem vi ska vända oss i vilka frågor. Vi har två mailadresser gällande detta projekt: robotadmin och RPA-projektledare. Jag har inte förstod riktigt i vilka frågor ska vi vända oss till vilken mailadress. Det skulle kanske varit bra att förtydliga det bredvid mailadressen i Share Point. Till exempel, göra felanmälan på roboten. Det är inte enkelt att förstå
k. Kärnkomponent i
teknisk utveckling
Man ser att det kommer nya förslag för robotar. Robotarna ökar i verksamheten. Vi har startat tre robotar.
Vet ej. Vi är bara i början av robotiseringen. Ja, i stor grad. Vi fick lära oss att identifiera processer till automatisering och vet vilka arbetsuppgifter kan roboten hantera.
l. Fördelarna speglas En medarbetare slipper göra dessa arbetsuppgifter. Det är lätt att glömma det. Med roboten får vi rapporterna om utfört arbete varje vecka.
Vi tycker att vi sparar tid och kostnader samt har rätta adresser till våra kunder.
Försäkringsbrevet kommer fram, sparar tid och vi slipper utföra tråkiga arbetsuppgifter.
m. Nya incitament för automatiseringen
Absolut. Roboten fungerar bra och då vill vi börja med andra robotar.
Det har kommit robotarna till andra avdelningar. Vi har fått det i vårt tänk mer tidligt än tidigare.
35
Fas 3. Leverera differentierande prestationer d. Etablerade RPA
vägleder nya RPA
Ja, till exempel roboten inom Autogiromedgivande. Dock kommer vi inte själva på processer för robotiseringen
Vet ej. Vi fick lära oss om RPA från införandet av Skadeservice roboten.
Lyckat RPA införande Effekter Saker blir jorda. Säkerhet och
tidsbesparing.
Tidsbesparing i stor grad. Den bästa effekten är att vi fick lära oss och kan nu identifiera nya processer till automatiseringen.
Tidsbesparing Stor grad. Det sparas 95% av tiden i denna process. Det är bara felrapporter kvar att hantera efter roboten.
Svårt att uppskatta tiden. Det var mycket brev som kom tillbaka, ungefär 20-30 brev per vecka innan roboten. Idag är det 2-3 brev per vecka.
Inte så mycket tid som sparas men en del.
Utan roboten tog det cirka 2 tm. att utföra arbetsuppgift. Med roboten tar det cirka 30 minuter.
Ökad produktivitet Nej, inget. Frigjort tiden. Tiden som sparas kan användas till något annat. Ökad kvalitet 100% rätta adresser på
försäkringsbrev finns nu i systemet.
Kvalitet blev bättre eftersom vi har alltid rätta adresser. Vi får en annan uppföljning av adressändringsjobbet i mailkorgen.
Försäkringsbrevet kommer inte tillbaks. Företag får deras adress ändrat till rätta i systemet. Fakturan kan nå kunder i rätt tid. Samtidigt ändrar ibland roboten för mycket information. Till exempel, för enskilda bolag organisationsnummer är samma som pers nummer. Detta leder till att roboten ändrar namnet i adressfältet till namnet på privata personen som äger firman. Roboten ändrar även C/O adressen . Detta är inte så stor fara men om personen äger många enskilda företag blir det då lite krångligt med post.