LOKALUPPLÅTELSER
Innehåll
Internhyra – syfte och mål ... 3 Dialog och samverkan ... 3 Principer för hyressättning ... 3 Hyresobjekt ... 3 Ingående hyreskomponenter i egna fastigheter ... 4 Gränsdragning mellan hyresvärd och hyresgäst ... 4 Hantering av uppdrag och investeringar ... 4 Avtal och regler för uppsägning av lokaler ... 5 När parterna inte är överens ... 6
Internhyra – syfte och mål
Internhyressystemet reglerar förhållandet mellan hyresvärd och hyresgäst avseende verksamhetslokaler. Syftet med systemet är att uppnå kostnadsmedvetenhet, kontinuitet och transparens.
Systemet ska:
- säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas så att fastigheternas värde bevaras,
- säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas med hög kostnadseffektivitet, - bidra till ett ökat kostnadsmedvetande,
- bidra till att utveckla och kvalitetssäkra arbetssättet vid lokalanpassning, - bidra till att utveckla dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäster.
Den värdebevarande aspekten tillgodoses genom att planerat underhåll ingår i hyran. Dessutom ingår s.k. ägarrelaterade investeringar dvs. investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav och liknande.
Dialog och samverkan
Inför varje år sker en planering av åtgärder för lokalförsörjningen. Det ska finnas en årsvis planering där frågor om kommande lokalanpassningar behandlas. Här tas också frågan upp om anpassningarna ska ingå i hyran eller hanteras som tilläggshyra.
Lokalgruppen träffas minst två gånger om året, vid behov oftare. Gruppen består av förvaltningschefer och teknisk chef och kan vid behov bjuda in flera.
Principer för hyressättning
Hyran bestäms med utgångspunkt från principen att varje enskilt hyresobjekt ska ha en hyra som motsvarar beräknad självkostnad för hyresobjektet. Motiven för ett system med självkostnadshyra på objektsnivå är
- hyressystemet är administrativt enkelt att hantera, - hyressystemet är pedagogiskt enkelt att förklara,
- hyressystemet bidrar till öppenhet och insyn genom att hyran ger en tydlig indikation på hyresobjektets verkliga kostnad.
Hyresobjekt
För varje enskilt hyresobjekt upprättas hyresavtal mellan parter där avtalstid, lokalyta, indexreglering och gränsdragningslista specificeras.
Ingående hyreskomponenter i egna fastigheter
Hyran sätts samman av ett antal olika hyreskomponenter som beräknas enligt följande principer.
- Driftskostnader och löpande underhåll: Nya objekt beräknas med hjälp av interna nyckeltal. Befintliga objekt beräknas genom analys av utfall för de senaste 3 åren.
- Kapitalkostnad: Utgörs av avskrivning och internränta på avstämningsårets ingående balans samt planerade kapitalkostnad för investeringar under avstämningsperioden.
- Planerad investering: Nya objekt beräknas med hjälp av interna nyckeltal. Befintliga objekt beräknas med medelvärdet av kostnaden i kommunens underhållsplan för de fem närmaste åren.
Gränsdragning mellan hyresvärd och hyresgäst
Gränsdragningen regleras av en av hyresvärden och hyresgästerna antagen
gränsdragningslista. Gränsdragningslistan är till för att klargöra vilka kostnader som tillhör fastighetsägaren och vilka kostnader som till hör hyresgästen och kan se olika ut för olika objekt.
Hantering av uppdrag och investeringar Beställning av mindre uppdrag
Mindre uppdrag (dvs. uppdrag som ej uppnår krav för investering och avskrivning) som hyresgästen önskar få utförda, ska kunna hanteras enklare och snabbare än en normal investering. Uppdragen bekostas av hyresgästen. Eventuell driftkonsekvens tas ut i form av en höjd hyra.
Mindre uppdrag definieras som åtgärder som bedöms ha högst tre års ekonomisk livslängd och/eller som värdemässigt understiger kommunens investeringsbelopp.
För mindre uppdrag gäller:
- Finansieras helt av hyresgästen inom ramen för hyresgästens driftbudget - Efter samråd mellan hyresgästen och hyresvärden skickas en beställning till
hyresvärden. Hyresvärden svarar med en offert och/eller eventuell hyreskonsekvens.
- Hyresgästen godkänner offert och/eller hyreskonsekvens.
- Efter fullgjord leverans skickar hyresvärden debiteringsunderlag och ersättningen bokas upp och överförs till hyresvärden. Extern leverans faktureras hyresgästen direkt av leverantören.
Hantering av mindre investeringar (lokalanpassningar)
Hyresgästrelaterade investeringar är investeringar som initieras av hyresgästen för att tillgodose behovet av verksamhetsanpassade lokaler.
Ägarrelaterade investeringar är investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav och liknande. Ägarrelaterade investeringar som utförs i befintliga byggnader eller lokaler under pågående
avtalsperiod påverkar inte hyran. Ägarrelaterade investeringar som uppkommer som en direkt följd av hyresgästrelaterade investeringar finansieras av hyresgästen.
Beskrivning av processen
- Lokalgruppen initierar processen i samband med lokalgruppens årliga behovssammanställning alternativt när ett akut behov uppstår.
- Efter samråd mellan hyresgästen och Lokalgruppen skickas en beställning till hyresvärden. Hyresvärden svarar med en offert och/eller eventuell hyreskonsekvens.
- Hyresgästen godkänner offert och/eller hyreskonsekvens.
- Efter fullgjord leverans skickar hyresvärden debiteringsunderlag och ersättningen bokas upp och överförs till hyresvärden.
Avtal och regler för uppsägning av lokaler
Avtalstidens längd ska, vid avtal i samband med investeringar för ny- eller ombyggnader, sättas i relation till investeringens storlek och beräknade varaktighet och så att en rimlig hyresnivå kan uppnås.
Regler för avtalstider och uppsägning:
- I befintliga äldre egna lokaler där inga hyresrelaterade investeringar gjorts under senare år är avtalstiden normalt 1år.
- I samband med nyinvesteringar är avtalstiden normalt 3-10 år. En bedömning görs alltid med
- Hänsyn till investeringsutgiftens storlek.
- Uppsägningstiden av lokaler ska normalt ske minst tio månader före avtalstidens utgång. I annat fall förlängs avtalet med ett år i taget.
- Uppsägning av hyresavtal för hela eller del av lokaler under löpande avtalstid kan ske om det finns annan hyresgäst som är beredd att överta lokalerna med gällande avtalsvillkor.
- Vid minskning av lokalyta gäller att den minskade delen måste kunna nyttjas av annan hyresgäst för att hyran per kvadratmeter till fullo ska reduceras. Om ytan som reduceras ska plomberas som tom lokal ska hyresbeloppet reduceras med 50 % för den aktuella ytan.
Internhyran förändras enligt följande principer
- den del av hyran som utgörs av kapitalkostnader är fast under en femårsperiod - den återstående delen av hyran indexregleras enligt hyresavtal.
Efter femårsperioden görs en översyn av avtalen och investeringsplanen som ligger till grund för kommande kapitalkostnader för nästa femårsperiod.
När parterna inte är överens
Tvister och oklarheter ska i första hand lösas i Lokalgruppen. Om parterna inte kommer fram till en lösning ska frågan hänskjutas till kommunchef.
Ekonomienheten
Krüger, Joachim, 0297-555 27 joachim.krüger@ockelbo.se
TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(2)
Datum
2020-11-11 Referens KS 2020/00594
Kommunfullmäktige