3.4 Implementering av hybriden 27
4.2.4 Stödjande aktiviteter 43
Struktur
Scandinavian Photo har sitt huvudkontor där allt en gång började, i Bankeryd. Där har de fortfarande kvar centrallagret samt inköps-‐, IT-‐ och postorderavdelningen. Fredric som är delägare samt en av grundarna till det nuvarande företaget står som marknadsansvarig och jobbar här med. Alla dessa avdelningar och funktioner finns under ett och samma tak. Under själva intervjuerna satt vi i ett konferensrum mitt mellan IT och inköp och det var inte mer än några meter mellan dessa.
Scandinavian Photo har stöd av en stark extern finansiär i form av bröderna Söderberg som står bakom finansanalysbolaget Söderberg & Partners samt investmentbolaget Ratos. En stark finansiering upplevs ha skapat en trygghet utöver att det har möjliggjort de företagsköp som gjorts.
44 Styrsystem
De olika avdelningarna på Scandinavian Photo har budgetansvar men resultatkraven är inte hårt fokuserade. De mäter avdelningarnas prestationer och följer upp jämfört med tidigare år men viktiga mätetal är snarare formulerade som mål än krav. Fredric beskriver det som att butikscheferna själva får sätta en stor del av målen i dialog med sin personal medan ledningen från sitt håll får se till och styra upp målen ur lönsamhetsperspektiv. Det hela handlar om att hitta en balans mellan lönsamhet och tillväxt.
“Sen sätter jag budget och om jag inte klarar av det så blir jag inte hängd för det men själv som tävlingsmänniska så vill ju jag att vi ska uppnå budget.”
-‐ Sonny
“Näe, det finns nog inget krav. Men det finns mål i alla fall ... Sen kan vi dela upp det per säljare så man ser vad de behöver ligga på men.. Men man har så tät kontakt även med
ledningsgruppen och styrelsen så” -‐ Daniel
De är medvetna om att det är svårt att få fram rättvisande siffror på resultatet mellan de olika kanalerna och avdelningarna. Rent praktiskt går det att se var ordern kommer in genom ordernumret men som redan nämnt är det vanligt att kunden använder de olika kanalerna i sin köpprocess. Vissa skaffar sin information via hemsidan och handlar i butik medan andra först besöker butiken och genomför sitt köp på Internet.
“Telefonin är ju till exempel en service sen går man kanske och handlar i göteborgsbutiken. Därför är det stora målet ”Vad gör vi totalt”, sen behöver ju varje enhet dra in pengar själv och behöver mål. Och resultaten skiftar ju på det sättet.”
-‐ Daniel
Det finns inga formella säljkrav på de anställda i butikerna eller telefonen och den provisionsbaserade delen av lönen står för en väldigt liten del av lönen. Om en säljare har en extremt bra månad och säljer för en miljon kan den räkna hem ungefär tusen kronor extra i lönekuvertet. Provisionen baseras också på marginalen på de varor som säljs och inte försäljningsvärdet.
“Det gör att den anställde känner sig trygg och visar man katastrofala siffror så visst ifrågasätts det inte på det sättet, men man ställer frågan om det är något speciellt som har hänt men.. Inget krav på säljaren.”
-‐ Daniel
“Vi vill inte att det ska bli för aggressivt sälj på vårt företag. Vi har haft ett talesätt långt tillbaka i tiden att vi inte är ute efter att sälja produkten utan vi är snarare ute efter att få kunderna att köpa. Stormarknaderna jobbar med att det är mycket sälj i annonserna där priser är det viktiga. Vi vill skapa ett intresse för produkterna, skapa ett sug, och att de själva väljer vad de vill ha.”
-‐ Fredric
45
Företaget har två gemensamma träffar per år men när det gäller gemensamma aktiviteter tycker Daniel att detta är något som de eventuellt kan arbeta mer med. I Bankeryd känner alla varandra eftersom de är så pass få som jobbar där men när företaget växt har en sådan sak som uppdelade lunch-‐ och fikatider påverkat hur mycket personalen träffar varandra. När det gäller intresset för fotografi uppskattar Daniel det till att cirka fem till sju av cirka 35 personer fotograferar på lite mer än hobbynivå i Bankeryd.
När det gäller urval för anställningar säger Fredric att fotointresse inte är ett krav men att det naturligen blir så att de som är det söker sig till dem. I relation till detta berättar Sonny att han vid nyanställningar till butiken tittar så att personen klarar av att göra en behovsanalys så att de inte säljer fel produkter. För det krävs att de anställda både har ett intresse och viss anknytning till foto och video men även att de besitter en social kompetens. Många gånger kommer folk hit och tror att det bara är en proffsbutik och kanske höjer sin egen ribba lite. Men då kan man lika gärna gå ned i pris och hitta rätt produkt, vilket är strategin, säger Sonny. I butikerna finns olika spetskompetenser, det finns de som kan reklamvideo, reportagevideo och genom dialog kan de diskutera fram vilken lösning just den kunden vill ha.
Teknologi & Logistik
Thomas beskriver att han för fyra år sedan anställdes mitt i en process där stora förändringar skedde gällande arbetet på lagret eftersom företaget växte mycket på kort tid. De gick bland annat från att plocka allt efter ett papper till att idag arbeta i ett helhetsintegrerat affärssystem som heter Enova. Affärssystemet har de utvecklat i samarbete med företaget Wipcore där de idag är referenskund.
“Det är ju fördelar med det [helintegrerat affärssystem]. Att man har hela kedjan med en väldigt bra överblick.”
-‐ Tomas
Tomas påpekar också att samarbetet mellan IT och logistik är viktigt för att hålla hög kvalité på leveranserna. Även om Scandinavian Photo idag är en licensierad användare av Enova precis som övriga kunder så har utvecklingsarbetet lett till en nära relation till Wipcore menar Tomas. Tomas påtalar även fördelarna med att ha varit med och utvecklat systemet vilket har gjort det möjligt att skräddarsy och bygga in funktioner som att hämta i butik. Det försvårar dock möjligheten att byta leverantör då vissa funktioner är förutsättningar för hur de arbetar. Att utvärdera sitt nuvarande system är något de kontinuerligt tittar på för möjligheter att fortsätta växa och effektivisera.
“Systemet vi har idag är mer eller mindre skräddarsytt efter våra behov och därför så är den inbyggd här. Jag tror inte det är en självklar lösning för andra att ha den men så som det har växt in hos oss det är så vi jobbar. Det är ett bekymmer då om man då ska byta ett affärssystem framöver att få in de här funktionerna som vi jobbar efter idag för det är en service för kunden som vi inte vill ta bort.”
-‐ Tomas
46
Tomas påpekar att konkurrensen inte bara är hård när det gäller priset utan det är även viktigt att kunna leverera varan snabbt. Det är lätt att se vem som kan leverera varan snabbast och Tomas anser att de är väldigt duktiga på att leverera med hög träffsäkerhet. Det finns en överenskommelse mellan IT-‐avdelningen och lagret om att orderrader som kommer in före klockan tre skickas samma dag och det är ett löfte som uppfylls. Scandinavian Photo använder sig av framförallt av Posten för leveranser inom Sverige och har mycket få problem med leveranserna. En annan viktig förutsättning är effektiva arbetsprocesser på lagret och på plocklagret arbetar idag sex personer heltid. Två arbetar med inleverans och godsmottagningen, två med plock och pack till kunder och två med plock och pack till butikerna. Tomas nämner även att det finns en viss mobilitet, beroende på vart behovet är som störst. De har på senare år jobbat mycket med att förbättra arbetsprocesserna på lagret bland annat genom datorisering av plockvagnarna och omstrukturering av lagret. I och med datoriserade plockvagnar kan de också enkelt kontrollera att fel varor inte går iväg till kunderna. Det de främst känner att de vill bli bättre på är att hitta verktyg för att administrera lagret och göra plockrundorna mer effektiva, exempelvis genom kortare plockrundor, säger Tomas.
“Vi är ju i ständig förändring och sätt att jobba hitta nya rutiner och bli effektivare det är inget som stannar av. Samtidigt så gör vi med jämna mellanrum studiebesök på olika lager och tittar på olika lagersystem och så vidare för att se vart är vi idag och vad kan vi göra bättre. Den rent generella känslan man får när man är ute och tittar på andra system är att vi är i framkant och tyvärr ofta när vi är ute för att få idéer så blir det att vi snarare ger idéer till andra istället för att få så mycket tillbaks. Vi är ändå rätt långt fram i sättet vi jobbar på. Mycket om vi nu ska utveckla oss och bli ännu bättre i måste vi själva komma på dem för det finns inte så många andra som vi stött på hittills där vi kan dra nytta av deras sätt att jobba.” -‐ Tomas
Det normala är att leveranser skickas från huvudlagret om någon beställer varan från Internet. Saknas något finns möjligheten att hämta hem det från en annan butik och leveranser sker dagligen mellan butiker och lager.
“Fördelen med att ha flera lager är att vi är ganska flexibla och våra säljare kan ju se att om en vara finns exempelvis i Göteborg så kan de dra den därifrån direkt till kund och det är ju aldrig fel.”
-‐Tomas
Inköp
Tomas säger att det förutom effektiva processer på lager är en förutsättning att ha rätt varor hemma. Utan det blir möjligheten att leverera snabbt värdelös. Tomas anser att Scandinavian Photo är väldigt duktiga på dessa faktorer och det som ger dem möjligheten att ha hög träffsäkerhet i leveranserna är de duktiga inköparna. Inköparna har vissa verktyg tillhands för att hålla rätt produkter hemma men mycket är fingertoppskänsla, tillägger Tomas. Ibland uppstår konflikter när butiker beställer hem stora kvantiteter eller har lager av en vara som centrallagret får brist på. Tomas säger att det därför är viktigt att ha en dialog hela tiden och Sonny säger att butikerna och inköpsavdelningen har en nära kontakt. Även fördelningen mellan de olika lagerpunkterna, alltså butiker och centrallager, är till viss del en fråga om fingertoppskänsla hos inköpsavdelningen.
47
Även om inköpsavdelningen till viss del styr vad som ska finnas gällande sortiment och lagerhållning i butikerna så har butikerna också mycket inflytande i vad som ska finnas. Sonny säger att det kan vara stor skillnad mellan marknaderna i till exempel Bankeryd och Stockholm och att de i Bankeryd kanske inte får samma känsla för den lokala Stockholmsmarknaden. Butikerna själva köper inte in från leverantörer utan lagerflyttar görs från centrallagret i Bankeryd och butikscheferna har en nära kontakt med inköpsavdelningen. Sonny beskriver samarbetet som att inköpsavdelningen skapar försäljningsstatistik och söker av marknaden för vad som är populärt medan butikerna lyssnar på kunden, läser tidningar och håller koll på statistiken.
“Det finns nog inga begränsningar på det sättet, det vi känner att vi säljer ska vi ha i butiken och i lager med. Är det en produkt som vi vet att den går bra ska vi ha den som demoex, i lager och någon form av beställningspunkt så det alltid snurrar.”
-‐ Sonny