5.6.1 Kvalitativa fallstudier
För fallstudier besökte vi sammanlagt åtta statliga myndigheter.
Urvalet av myndigheter gjordes så att myndigheterna tillsammans uppfyller följande kriterier:
· Myndigheter med stor direkt och/eller indirekt miljöpåverkan
· Myndigheter med särskilt sektorsansvar för ekologisk hållbar utveckling (HUT-myndighet) och ansvar för miljökvalitetsmålen
· Regionala och centrala myndigheter
· Certifierade och icke certifierade myndigheter
· Utvecklat och fortlevande bra respektive mindre bra miljöledningssystem · Central och decentraliserad organisation
· Myndigheter med olika typer av verksamhet · Olika departementstillhörighet
De åtta valda myndigheterna var Statens fastighetsverk, Räddningsverket, Kommerskol- legium, Arbetsmarknadsverket, Livsmedelsverket, Energimyndigheten, Göteborgs universitet samt länsstyrelsen i Gävleborgs län.
Intervjuer genomfördes på respektive myndighet med ett antal olika befattningshavare med olika roller och uppgifter kopplat till miljöledningsarbetet: miljösamordnaren, en representant för ledningen, linjechefer samt handläggare/laboratoriepersonal. Sammanta- get utgjordes vårt underlag av ett drygt 50-tal intervjuer.
Intervjuerna genomfördes individuellt under ca en timme oftast med två intervjuare vilket gjorde det möjligt att föra relativt noggranna anteckningar. Intervjuerna utformades
relativt fritt mot kärnfrågorna och bedömningskriterierna, för att även fånga upp moment som vi inte förutsett.
Förutom intervjuerna tog vi del av centrala dokument från miljöledningsarbetet såsom miljöutredning, årsredovisning, miljöpolicy, handlingsplan, revisionsprotokoll, protokoll från ledningens genomgång mm.
För att få vissa frågeställningar ytterligare belysta genomfördes intervjuer vid ett av departementen, ett ackrediterat certifieringsorgan samt konsulten Kemi & Miljö.
5.6.2 Kvantitativ enkätundersökning
Som ett komplement till fallstudierna genomfördes en postal enkätundersökning riktad till samtliga 229 myndigheter som fått regeringens uppdrag att införa miljöledning. Frågorna berörde hur långt man nått i införande av miljöledning, resursanvändning, kopplingen till myndigheternas kärnverksamhet, direkta och indirekta effekter av miljöledningsarbetet, samt orsaker till framgång respektive motgång i miljöledningsarbetet (Bilaga 3).
Sammanlagt inkom192 svar motsvarande en svarsfrekvens på 85 % (Bilaga 4). Bortfallet av svar på enkäten bedöms inte påverka de huvudsakliga resultaten. De myndigheter som inte svarat är såväl stora som små, spridda på alla årskullar och representerar olika typer av kärnverksamhet.
Enkäten ställdes till kontaktpersonerna för miljöledning enligt adresslistan på Natur- vårdsverkets hemsida. Dessa personer fungerar i de flesta fall som miljösamordnare eller motsvarande inom myndigheten och bedöms därigenom ha den bästa kunskapen om status i miljöledningsarbetet.
5.6.3 Workshop
Vid en workshop med miljösamordnarna vid de åtta fallstudiemyndigheterna tillsammans med referensgruppens medlemmar diskuterades ett första utkast till slutsatser och förslag i rapporten.
5.6.4 Utebliven studie av miljöprestanda, indirekta effekter och resursåtgång Initialt i utvärderingen planerades för en särskild studie av de miljöeffekter som införande av miljöledningssystem resulterat i och att väga dessa mot kostnaderna i form av nerlagda person- och andra resurser.
Efter att ha hört ett antal miljöekonomer vid myndigheter såväl som konsulter och universitetsforskare skrinlades dessa planer. En sådan studie skulle innebära så stora metodproblem och ge i sammanhanget så knapphändiga resultat att det inte var motiverat i dagsläget att ge sig i kast med uppgiften.
2002-06-03
Miljödepartementet
Enheten för kretslopp och näringsliv Gunilla Blomquist
Telefon 08/405 19 52 Telefax 08/613 30 72
E-post gunilla.blomquist@environment.ministry.se
Utvärdering av miljöledningsarbetet bland myndigheter –
uppdrag till Naturvårdsverket 2003 - inriktning
Uppdraget lyder: år 2003 utvärdera miljöledningsarbetet och dess
betydelse för miljön och redovisa resultaten till regeringen senast den 31
december 2003 (Regeringsbeslut 13, 2000-09-21).
Syftet med uppdraget är att se om vi med miljöledning har uppnått det vi
tänkt, dvs. att integrera miljöhänsyn i myndigheternas ordinarie
verksamheter och därigenom direkt och indirekt minska den negativa
påverkan på miljön. Syftet är även att försöka värdera miljöledningssystem
som verktyg.
I uppdraget bör ligga att;
Ø lyfta fram exempel på aktiviteter vid myndigheterna som ger upphov
till direkt respektive indirekt miljöpåverkan och visa på vilka
åtgärder som vidtagits,
Ø ge några exempel på effekter i miljön (där detta låter sig göras och
underlag finns), dvs. vad som har åstadkommits – i utvalda grupper
av myndigheter/inom särskilda sakområden,
Ø lyfta fram andra eventuella effekter förutom miljöeffekter,
Ø bedöma process/organisation, arbetsformer och samarbeten/nätverk.
Vad krävs av styrning/annat för att nå (goda) resultat? Bedömningen
ska göras på ett generellt plan för att bedöma miljöledningssystem
som verktyg.
Ø bedöma om resursåtgång står i proportion till resultat,
Ø bedöma om myndigheterna arbetat målstyrt – dvs. har de satt upp
mål som är relevanta för miljöledningssystemet och har de i så fall
nått dem?
Ø vilka är de viktigaste hindren och framgångsfaktorerna?
Ø hur gå vidare på bästa sätt?
7 Bilaga 2 – intervjufrågor
SWEDISH ENVIRONMENTAL PROTECTION AGENCY
INFORMATION
2003-05-12 Dnr 731-1393-03 Hu
Enheten för utvärdering och miljöekonomi Tel 08 - 698 10 00
Fax 08 - 698 12 53
olof.svanberg@naturvardsverket.se Till intervjupersoner
Utvärdering av de statliga myndigheternas miljö-
ledningssystem
Bakgrund
Regeringen har gett Naturvårdsverket i uppdrag att utvärdera miljöledningsarbetet i de statliga myndigheter som har fått uppdrag att införa miljöledning. Uppdraget ska rapporteras den 31 december 2003.
Ett omfattande arbete läggs ner på miljöledningsarbete vid ett stort antal myndigheter (ca 230). Att arbetet bedrivs effektivt och är framgångsrikt är av stor betydelse för om regeringens mål om en hållbar utveckling i Sverige ska nås. Syftet med utvärderingen är att se om vi med miljöledning uppnått att miljöhänsyn integreras i myndigheternas ordinarie verksamhet, om arbetet lett till miljöförbättringar och om miljöledningssystemet är ett bra verktyg för detta.
Vi försöker ta reda på vad som behöver förbättras och ska även ge förslag på åtgärder. En viktig del av utvärderingen är därför att lyfta hinder och framgångsfaktorer och försöka se om problemen är beroende på fel i teorin eller brister i implementeringen.
Utvärderingen ska ligga till grund för Regeringens ställningstagande om miljöledningssy- stemets framtid i myndighetsvärlden, behov av utveckling samt stödbehov för detta. Den bör också kunna komma till användning i berörda myndigheters arbete för att effektivise- ra miljöledningen och bidra till att miljökvalitetsmålen nås.
Utvärderingen genomförs huvudsakligen genom intervjuer och dokumentstudier, eventuellt kompletterat med enkät.
Vilka kommer att intervjuas?
Vi har valt att studera åtta myndigheter av olika storlek och organisation, med olika typer av verksamhet och miljöpåverkan, med olika departementstillhörighet, med respektive utan certifiering. Vi har också med några myndigheter som fått uppdrag om särskilt sektorsansvar för ekologiskt hållbar utveckling för att se hur dessa båda regeringsuppdrag hanteras tillsammans.
Utvalda myndigheter fick sina miljöledningsuppdrag tidigt, under åren 1997 – 1999, vilket innebär att vi ser på miljöledningssystemet när verksamheten har mognat - några år efter införande.
Vid varje myndighet kommer vi att intervjua 3-4 personer såsom representanter för verksledningen, linjechefer, handläggare och miljöledare.
Intervjufrågor
De frågor vi vill ställa handlar om följande områden: 1. Uppdraget, hur det uppfattas och tagits om hand 2. Ledningssystemet, hur det byggts upp och fungerar
3. Verksamheten, hur myndighetens kärnverksamhet påverkas av miljöledningssystemet
4. Resultat och effekter av miljöledningen 5. Uppföljning och revision
6. Stöd från regeringen och samverkan mellan myndigheterna 7. Vilka förändringar bör göras
Intervjuerna anpassas till befattning och ansvarsområde och ger därmed förhoppningsvis en översiktlig bild av miljöledningssystemet vid resp. myndighet.
8 Bilaga 3 – enkätformulär
Om enkäten:De flesta frågorna är ”kryssfrågor” men det finns också frågor där vi ber dig skriva ner dina svar/synpunkter.
Gör det så noggrant som möjligt.
Svaren skickas till Balkom Business Support, AIC, 822 98 Alfta i bifogat svarskuvert.
1. Läget i utvecklingen av Miljöledningssystemet
a. Hur långt har ni kommit med Miljöledningssystemet? Läget i dag
£ Inte påbörjat alls £ Bara påbörjat
£ Kommit en bit på väg £ Nästan infört
£ Infört
Miljöledningssystemet . . .
£ är planerat/infört för hela myndigheten
£ är/kommer att införas enbart för delar av myndigheten
£ infördes/kommer att införas stegvis med målet att införas för hela myndigheten
Certifiering
£ Miljöledningssystemet är infört och certifierat
£ Miljösystemet är infört och vi har beslutat om certifiering £ Vi kommer sannolikt att certifiera när systemet är infört £ Vi kommer sannolikt inte att certifiera när systemet är infört £ Vet ej/Inget beslut finns
b. När tror Du att systemet är infört? År: __ __
Om inte infört:
Vilka är de viktigaste orsakerna till att det inte är infört? Flera svar möjliga. £ Resursbrist – personal
£ Resursbrist – ekonomi £ Ej prioriterat
£ Tekniska/administrativa problem £ Inte tillräckliga kunskaper £ Onödigt uppdrag
£ Annat. Vad? ………. ...
2. Resurser
Syftet är att få en uppfattning om hur stora resurser myndigheten lagt ner på Miljöledningssystemet hittills.
Antal 2002 Vet ej · Antal årsarbetskrafter inom administra-
tion/samordning/projektledning ____ £
· Antal årsarbetskrafter för övriga
anställda inom myndigheten ____ £
Kronor 2002 Vet ej
· Externa konsultkostnader ______ (tusen kr) £
· Externa övriga kostnader ______ (tusen kr) £
3. Miljön och myndigheten
Nedan finns några områden som kan beröra miljöarbetet i myndigheten. I vilken utsträckning gäller de för myndigheten?
Svara i en skala från 1 till 10 där
1 = Inte alls och 10 = Mycket stor utsträckning
Skala 1 – 10
Ej relevant · Miljöarbetet är integrerat i verksamhetsplanen __ __ £
· Miljöarbetet planeras enligt separat plan __ __ £
· Miljöfrågor är en del av myndighetens uppgifter __ __ £ · Myndigheten kan bidra till att nå de nationella miljömålen __ __ £ · Miljöledningssystemet diskuteras i ledningsgruppen __ __ £
· Miljökrav ställs i vår upphandling __ __ £ · Internrevision av Miljöledningssystemet har lett till
förändringar inom myndigheten __ __ £
· Uppföljning av miljöfrågor görs i samband med
uppföljning av Verksamhetsplanen __ __ £
· Externrevision av Miljöledningssystemet har lett till
förändringar inom myndigheten __ __ £
· Myndigheten har en kärnverksamhet som påverkar
miljön __ __ £
· De anställda i myndigheten är miljömedvetna __ __ £
· Myndigheten har uppgifter som gör att vi kan påverka andra
aktörers miljöpåverkan __ __ £
Regleringsbrevet Ja Nej
· Uppdrag om Miljöledningssystemet finns med i
Regleringsbrevet £ £
· Har arbetet med Miljöledningssystemet reviderats av RRV?
£ £
Departementet Ja Nej
· Har Miljöledningssystemet diskuterats med Departementet:
- I mål – resultat dialogen £ £
- På annat sätt £ £
Vilka åtgärder har det medfört?
... ...
4. Direkta effekter av Miljöledningssystemet
Miljöledningssystemet syftar till att skapa en förändring när det gäller miljöpåverkan. Har det skett positiva förändringar i och med att ni börjat planera för/har infört Miljöled- ningssystemet?
Svara på följande frågor i en skala från 1 till 10 där 1 = Inte alls och 10 = Mycket stora positiva förändringar
Skala 1 – 10
Ej relevant · Direkta positiva effekter inom kontorsverksamhet när det gäller
Tjänsteresor __ __ £ Uppvärmning av kontorslokaler __ __ £ El __ __ £ Papper __ __ £ Återvinning __ __ £ Avfall __ __ £
· Direkta effekter inom myndighetsspecifik verksamhet, t.ex.
Bygg och anläggning __ __ £
Drift och underhåll __ __ £
Övningsverksamhet __ __ £
Utbildning __ __ £
Annat – Vad? Svara gärna med en siffra i den 10-gradiga skalan.
... __ __
5. Miljöledningssystemets påverkan på andra aktörer
En myndighet har uppgifter/aktiviteter som kan påverka andra aktörer när det gäller miljöbelastningen. Nedan finns ett antal aktiviteter som kan åligga Din myndighet. Har ni som myndighet ändrat ert sätt att påverka andra aktörer som en följd av ert Miljöled- ningsarbete under …. ? Uppgifter/aktiviteter: Har skett 2002/ 1: a halvåret 2003 Kommer troligen att ske 2003-2006 · Föreskrifter £ £ · Allmänna råd £ £ · Beslut om tillstånd £ £
· Beslut om bidrag eller annat ekonomiskt stöd £ £
· Kunskapsspridning (information, rådgivning,
utbildning) £ £
· Tillsyn och revision £ £
· Skatter och avgifter £ £
· Internationellt arbete £ £ Annat. Vad?
……… £ £
6. Andra resultat av Miljöledningssystemet
Nedan finns ett antal påståenden om det Miljöledningssystem ni arbetar med att införa/ har infört. Hur väl instämmer Du i följande påståenden när det gäller vad arbetet har lett till hittills?
Svara i en skala från 1 till 10 där
1 = Instämmer inte alls, 10 = Instämmer helt
Svara Ej relevant om påståendet inte berör myndigheten.
Skala 1 – 10
Ej relevant Arbetet med Miljöledningssystemet har lett till:
· Mer ordning och reda generellt sett __ __ £
· Bättre samarbete med andra myndigheter __ __ £
· Bättre samarbete med omvärlden __ __ £
· Bättre kommunikation med andra myndigheter __ __ £
· Bättre kommunikation med omvärlden __ __ £
· Ökad medvetenhet om verksamhetens betydelse för
miljön __ __ £
· Ökad insikt om behovet av verksamhetsledningssystem/
kvalitetssystem __ __ £
· Ökad insikt om behovet av förbättringar i verksamhetslednings-
system/kvalitetssystem __ __ £
· Bättre tvärkommunikation inom myndigheten __ __ £
· Högre trovärdighet för myndigheten hos allmänheten/
företag __ __ £
· Minskad byråkratisering __ __ £
Några påståenden om Miljöledningssystemet:
· Myndighetsledningen ser Miljöledningssystemet som
viktigt __ __ £
· Att införa ett Miljöledningssystem i vår myndighet är/var
”mödan värt” __ __ £
· Miljöledningssystemet kommer att effektivisera vårt
7. Drivkrafter
Det kan finnas olika starka drivkrafter för att införa Miljöledningssystemet. Hur starka har följande varit?
Svara i en skala från 1 till 10 där
1 = Ingen drivkraft, 10 = Mycket stark drivkraft Svara Ej relevant om påståendet inte berör myndigheten.
Skala 1 – 10
Ej relevant
· Ledningen har aktivt följt projektet. __ __ £
· Departementet har följt projektet. __ __ £
· Ledningen lade stor vikt vid projektet när det startade __ __ £
· Tryck från andra myndigheter __ __ £
· Omvärldens krav och förväntningar __ __ £
· Personalen på myndigheten har engagerat sig __ __ £
· Tillräckliga resurser för projektledning __ __ £
· Tillräckliga ekonomiska resurser __ __ £
· Regeringsuppdraget i sig __ __ £
Annat – Vad?
Svara gärna med en siffra i den 10-gradiga skalan.
... __ __
Vilka betydelsefulla effekter har Miljöledningssystemet lett till för Din myndighet?
... ... ... ...
Vilka åtgärder anser Du vara viktigast för att förbättra Miljöledningssystemet?
... ... ...