Utmaningar

Med hjälp av den tematiska analysen sammanställs primärdata och delas in i olika tema för att kunna avspegla företagens utmaningar kopplat till digitala mognad på ett tydligt sätt.

Mognadsmodell (Westerman et al.)

Dimensioner och underkategorier Områden/tema med identifierade utmaningar Digital intensitet

Kundupplevelse o E-handel

o Intern verksamhet och digitala lösningar Intern verksamhet

Digital affär o Kostnader

Transformations intensitet

Ledarskap och cross-silostyrning o Ledarskap, strategi och vision Vision och strategi

Företagskultur

Kompetens o Kompetens och kompetensutveckling

Tabell 4.1 De teman som har analyserats fram från empirin gällande respondenternas utmaningar kopplat till Westerman et al., (2012) dimensioner för digital mognad.

E-handel

Tre av respondenterna lyfter frågan rörande deras företags inställning och upplevelser av e-handel/näthandel. De upplever att näthandeln har ökat väldigt mycket den senaste tiden att efterfrågan på, i deras fall, livsmedel ökar allt mer gällande digital försäljning. Inte minst med tanke på den kris, Coronapandemin, som pågick under studien har efterfrågan gällande näthandeln inom dagligvaruhandeln ökat. Det som de tre respondenterna; A, B, E, lyfter, kopplat till

e-handeln och digitalt genomslag, är att de upplever att deras produkter och företag försvinner i mängden. De medför att de tenderar försvinna i olika webbsortiment. Respondent G påtalar inte e-handel som en specifik utmaning, men däremot menar respondenten att de som företag riskerar att försvinna i det stora bruset på sociala medier och online vad gäller exempelvis marknadsföring och nå ut till konsumenter. Respondent A upplever att det finns både för- och nackdelar kopplat till näthandeln. Fördelen är att den underlättar orderhantering och därmed interna processer kopplat till orderhantering.

Respondent A: ”När det blir en ökad e-handel i omvärlden tenderar vi att försvinna som liten aktör. Vi är beroende av dagligvaruhandeln och det är de som väljer vilka

artiklar de vill ha i sitt webbsortiment. Det kan då bli lätt att en liten aktör trillar mellan. Mycket handlar om att få plats i webbhandeln. (…) man får förlita sig på sin

egen plattform. Men det är viktigt att inte glömma bort och ge utrymme för de lokala företagen, även i den digitala världen.”

En utmaning kopplat till e-handeln, menar både respondent A och B, är att de som mindre företag förlorar på att kunder inte handlar i fysiska butiker. De som mindre och kanske mer nischade företag har ett behov av att kunden fysiskt ser deras produkter, vilket är svårare vid nätförsäljning. Respondent B anser att deras företag försöker att lyssna på andra branscher för att förstå och få inspiration till hur de, som ett medelstort bolag med mellan 100–200

anställda, kan gå tillväga gällande näthandeln.

- Respondent B: ”Våra produkter finns att köpa online och vi ser att det ökar till viss del.

Men samtidigt är våra produkter tyngre produkter och merparten av vårt sortiment finns inte med på den inköpslistan konsumenter har var dag.”

Tyngre produkter kan exempelvis vara drycker.

Respondent E pekar på infrastrukturella bekymmer när e-handeln ökar. De företag som producerar frysta livsmedel måste tänka på den hanteringen med.

Respondent E: ”De infrastrukturella utmaningarna hör till att det kan röra sig om frysvaror.

Där har vi en utmaning som inte är helt enkel att lösa.”

Intern verksamhet och digitala lösningar

Samtliga respondenter berättar om olika sätt att identifiera digitala lösningar som passar deras företag. Den generella uppfattningen är att det är viktigt att följa och lära av andra företag inom samma bransch, eller andra företag i liknande storlek. Respondent A, B och F nämner att utbyte av erfarenhet och inspiration till digitala lösningar fås via bland annat branschorganisationer,

utbildningar och seminarium.

Respondent A: ”Vi diskuterar och testar en del och ser om det kan vara något för oss. Får vi då ett bra utfall så går vi vidare.”.

Respondent F: ”Vi har framförallt tät kontakt med leverantörer av olika system, samt så jobbar vi en del branschöverskridande.”

Processer rörande intern verksamhet är något samtliga respondenter anser att digitalisering och digital teknik har hjälpt dem med. Framförallt det som rör till exempel löne- och tidrapportering samt schema.

Respondent B: ”Digitalisering stöttar de interna processerna i företaget.”

Respondent B:s företag har haft olika system eller gemensamma system för till exempel tidrapportering, fakturahantering och andra typer av dokument. Dessutom har företaget börjat jobba med ett PIM-system, Product Information Management, som samlar information om produkt och kan hjälpa till i produktutvecklingen. Vilket respondenten beskriver som värdefullt.

Respondent B och G påpekar att utvecklingen går snabbt. De upplever att de ligger en bit efter inom olika system och digitala verktyg.

Respondent G menar att efterfrågan på företagets produkter har ökat. Det medför att de inom produktionen ser ett ännu större behov av att följa utvecklingen.

Respondent G: ”Vi har varit lite sena på bollen med system och verktyg. Men vårt företag hade färre anställda tidigare och vi har den senaste tiden växt väldigt mycket. Ett digitalt fokus behövdes inte tidigare inom produktionen på samma sätt, men tillväxten har gått väldigt fort och vi ser nu ett ökat behov av bra system. Den processen är vi mitt uppe i.”

Respondent B och D nämner båda risken i att system kan bli för styrande inom till exempel produktion eller produktutveckling, men båda menar att det monotona arbetet gör en maskin bättre. Respondent B påtalar utmaningen i att även om ett PIM-system är väldigt bra för de interna processerna finns en risk att människan slutar att tänka och bara väntar på att systemet ska göra något. Dessutom påtalar respondent B att den sociala interaktionen på företaget riskerar att bli mindre när mer digitaliseras och det är svårt att vara kreativ om man inte möts utan bara jobbar via mejl eller system.

Respondent B: ”Just inom vissa processer vill vi vara kreativa, och jag är inte säker på att system kan skapa den magin.”

Respondent D menar att de som medelstort företag behöver hänga med i olika processer kopplat till hur andra inom branschen jobbar. Respondentens företag har testat olika former av system.

Respondent D: ”För att vara av den storlek vi är ligger vi långt fram i att automatisera. Allt vi kan få en maskin att göra låter vi maskinen göra.”

Respondent D påtalar även att det är en konkurrensfördel i att investera i den typen av

affärssystem. Det finns idag en del krav som marknaden ställer på alla företag för att kunna vara med i leverenskedjan. Ett exempel är att olika inköpare kräver EDI-flöden som kommunicerar med andra företags system elektronisk. I den utvecklingstakten kommer inte alla företag orka följa, menar respondent D.

Respondent D: ”Livsmedelsindustrin går mer mot bilindustrin. Har du inte EDI kan du inte leverera. Och där måste vi vara med.”

Företagens storlek och geografiska placering uppges påverka behovet av digitala lösningar.

Respondent G: ” När vi var mindre kände vi att vi inte alla hade samma behov av att följa den digitala transformationen. Nu är vi mer globalt uppbyggda och har kontor på andra

ställen då ser vi ett jättestort behov av att ha digitala samarbetsmöjligheter och verktyg som fungerar överallt.”

Respondent E: ”Vi tvingas till att bli mer digitala i till exempel vår mötesstruktur med tanke på att vi ligger här i Halland. Det hade kanske varit annorlunda än om vi funnits i

Stockholm.”

Kostnader

En utmaning rörande digitalisering beskrivs vara kostnader.

Respondent A: ”Det kan finnas väldigt bra system, men då blir oftast kostnaden väldigt hög. Vi behöver positiva effekter hela vägen så att både kostnads- och tidsbesparingar blir bättre. (…) Storleken på företaget spelar roll. Mycket som rör digitalisering och olika

system kräver en större plånbok.”

Även respondent D och F lyfter kostnadsfrågan kopplat till digitaliseringen. Respondent D menar dock att det går att göra smarta lösningar på egen hand och att respondentens företag inte alltid går på standardlösningarna utan försöker göra en del egna lösningar.

Respondent D: ”Så länge du har en plan och tanke över hur man bygger upp ett system, till exempel, så behöver det inte bli så höga kostnader. För annars kan det bli väldigt dyrt.”

Respondent F berättar att företaget till viss del löser digitala tjänster genom att outsourca till exempel IT-avdelningen.

Respondent F: ”Det leder till högre kostnader för företaget och det är en utmaning såklart.

Modern teknik kostar pengar men det måste vi ha idag för att följa med.”

En annan utmaning påpekar respondent F är tidsbrist. Det är resurserna på företaget som styr när olika processer och delar behöver digitaliseras.

Respondent F: ”Det är svårt att hinna med tidsmässigt just vad gäller VAD vi ska digitalisera och HUR vi ska göra det. Vi är inte så många som jobbar med bara dessa

frågorna och tiden ska räcka till.”

Även respondent B nämner frågan rörande resurser och möjligheter. Det kan finnas mycket på önskelistan men i slutändan är det en resursfråga.

Respondent B: ”Det är inte bara att implementera ett system, det gäller ju att jobba med det efter också.”

Respondent A menar att det är de mindre företagen som behöver teknik som underlättar just på grund av färre resurser.

Respondent A: ”Mycket som görs gällande system riktas mot större företag, men man glömmer bort att det är de små företagen som verkligen behöver bra teknik som

underlättar vardagen.”

Ledarskap, strategi och vision

Flera av respondenterna i studien sitter på någon form av ledande befattningar inom deras företag.

De flesta respondenter nämner att det är viktigt med ett ledarskap som är intresserat av digitalisering men samtidigt påtalar några att det finns förbättringspotential rörande digitalt ledarskap, strategi och vision.

Respondent B: ”Jag tar min ledningsgrupp och försöker öppna upp ögonen. Men vi är inte spjutspetsen och vi har inte de resurserna. Det är också en resursfråga.”

Respondent E: ”Vi leder inte den digitala utvecklingen, men vi följer den så gott vi kan och försöker ligga i framkant så mycket vi kan.”

Respondent E menar att de har en lagd vision och mission sedan tidigare, men det finns inget uttalat kopplat till digitaliseringen. Däremot försöker de i affärsstrategierna väva in mer fokus på digitalisering och automatisering.

Respondent B menar att det är viktigt att vara en förebild och det ledningen gör tittar många på och kan skapa ringar på vattnet. Respondent B försöker att uppmuntra till digitalisering inom företaget, men menar att det är svårt att veta hur man ska gå tillväga. Respondent D menar att det även är viktigt att vara öppen för förändringar och ta önskemål som kommer ifrån hela

organisationen.

Respondent F och G nämner båda att det är viktigt att från ledningshåll våga släppa kontrollen och låta medarbetarna engageras underifrån. I dessa respondenters fall ingår de inte i den högsta ledningen och kan därför även ha en annan syn på frågan jämfört med några av de övriga respondenterna.

Respondent F: ”Det finns en väldigt bra vision från ledningen och de är positiva till att satsa och det behövs. Jag tycker att det är viktigt att släppa kontrollen och engagera alla

medarbetare om att ta till sig nya digitala verktyg eller lösningar.”

Respondent G: ”Vi har tidigare inte alls haft fokus på digital transformation. Det har inte funnits en tydlig utstakad strategi utan det har vävts in i det vanliga arbetet. Det är inget

ledningen driver på och är förebilder i. Utan det har varit fokus för andra chefer att se vilka behov man har inte sitt eget arbetsområde.”

Det är något respondent G upplever som bra då det kan leda till att digitaliseringen blir en del av vardagen. Samtidigt menar respondent G att det behövs ett tydligt fokus från ledningen eftersom de på företaget behöver öka digitaliseringstakten mer än vad som görs.

Respondent G: ”Jag är skeptisk till att lägga digitaliseringen som ett separat projekt, det måste vara var och ens ansvar och det måste bli vår vardag. Var och en måste ta eget

ägarskap över att följa digitaliseringen.”

Kompetens och kompetensutveckling

På frågan om vad som är företagens största utmaningar i och med digitaliseringen svarar flera av respondenterna att det är utmanande med digital kompetens. Några av respondenterna menar att brist på kompetens leder till mindre engagerade medarbetare rörande digital utveckling.

Respondent E: ”Digitaliseringen ställer större krav på medarbetaren.”

Respondent C: ”Den största utmaningen för oss rör just om alla har rätt förutsättningar.”

Respondent B beskriver värdet av att kunna kompetensutveckla medarbetarna.

Respondent B: ”Många har varit med under en lång tid och de är kanske inte alltid de vassaste på att hantera systemen. Därför behöver vi utveckla våra medarbetare för att få rätt

förutsättningar.”

Respondent E: ”Medarbetare är den viktigaste delen i bolaget och därför jobbar vi mycket med både egen kompetensutveckling, eller att vi köper in utbildningar.”

Respondent A menar att det oftast är en generationsfråga vilken kompetens och inställning medarbetare har. Däremot menar respondent A att det i de flesta fall inte är kompetens och kunskapsinhämtning som är det svåra, utan resurserna.

Respondent A: ”Det svåra är att utföra förändringar och kunna implementera det i vardagen.

Där är det prislappen och brist på tid som styr.”

Om effekten leder till något positivt menar respondent A att det inte brukar vara något större motstånd bland medarbetarna att lära sig nytt och förändra.

Respondent D är inne på samma spår för att höja kompentensen.

Respondent D: ”Vi försöker trycka ut kompetensen ut mot användarna, så att det är användarna som driver det.”

Respondent B och E påtalar att det är svårt att hitta digital kompetens när de rekryterar. Den geografiska placeringen av deras företag tror de har en inverkan.

Respondent E: ”Vi försöker tänka på att ha en högre digital mognad på de vi anställer, men det är svårt att hitta. (..) Det är en jätteutmaning att hitta rätt kompetens. Den utmaningen är

delvis geografiskt betingad.”

Respondent B: ”Rätt kompetens är en utmaning eftersom vårt företag ligger långt från storstäder.”

Även respondent G anser att det är svårt att hitta rätt kompetens, framför allt inom produktion.

Respondent G: ”Kompetensbehovet har förändrats väldigt snabbt över tid. Innan var de mer manuellt arbete i våra fabriker. Där ser vi ett kompetensglapp som vi lider väldigt mycket av.

Det är generellt även ett kompetensglapp på tjänstesidan. Jag tror att både generationsskillnader och skillnader i intresse påverkar den digitala kunskapen.”

Respondent G berättar att företaget medvetet har valt att placera huvudkontoret i en större ort där de anser att det finns en högre innovationstakt och många nya start-ups.

Respondent G: ”Den geografiska placeringen spelar roll för oss.”