4.3 Podporované aktivity
4.3.1 Řízení a administrace projektu
Základem úspěšné realizace projektu je kvalitní řízení a administrace. V rámci této aktivity byl sestaven realizační tým a jednotlivým členům byly přiděleny oblasti, za které budou zodpovědní. Tato aktivita byla realizována po celou dobu projektu, protože její součástí byla na počátku organizační příprava a výběrové řízení na dodavatele vzdělávacích služeb, během realizace dochází k průběžnému vyhodnocování již realizovaných kurzů, zpětným vazbám a úpravě vzdělávacích aktivit dle aktuálních potřeb.
Na závěr projektu je třeba vyhodnotit a administrativně uzavřít celý projekt. Mezi hlavní činnosti této aktivity se dají zařadit pravidelné koordinační schůzky projektového týmu, vyhodnocení plánu činností a harmonogramu, modifikace aktivit dle zpráv lektorů a zajištění publicity a řízení dokumentace včetně archivace.
49 4.3.2 Aktualizace vzdělávacích potřeb cílové skupiny
Tato aktivita byla zaměřena na upřesnění potřeb vzdělávání zaměstnanců společnosti a probíhala pouze v prvních dvou měsících realizace projektu. V rámci této aktivity proběhly moduly:
průzkum spokojenosti zaměstnanců, development centrum (dále jen DC), test 360°.Průzkum spokojenosti zaměstnanců ukázal na úroveň komunikace ve firmě, motivaci, stupeň ztotožnění s firemní kulturou a další faktory.
Na základě development centra, které bylo zaměřeno na vyhodnocení stávající úrovně dovedností a identifikaci rozvojového potenciálu, bylo možné nastavit přesný rozvojový plán jednotlivců. Účastníci během jednoho dne absolvovali písemný test s otázkami, poté řešili 2 modelové obchodní situace a na závěr byl proveden řízený pohovor směřující k jejich vztahu k firmě. Vzhledem k ochraně osobních údajů nelze uvést výsledky jednotlivých účastníků. V rámci DC byly hodnoceny dovednosti jednotlivců, ale i týmové schopnosti. Otázky k řízenému pohovoru DC jsou přiloženy v příloze B.
Testu 360° se zúčastnil zúžený výběr pracovníků, kteří byli hodnoceni svými kolegy, podřízenými a nadřízenými formou číselných škál od 1 do 6 (1 = nejnižší; 6= nejvyšší) a volným hodnocením. Vzor hodnotícího dotazníku testu 360° je přilože v příloze C.
Výsledky testu 360° jednoho z účastníků ukazuje následující Tabulka 13 a Obrázek 5.
50 Tabulka 13 – Výsledky testu 360° jednoho z účastníků
Kategorie Průměr všichni hodnotitelé Průměr hodnocený sám
A. Orientace na lidi a učení 4,80 4,88
B. Komunikace a předávání informací 4,89 5,00
C. Vedení lidí 4,80 5,00
D. Orientace na výkon 5,20 5,00
E. Manažerská efektivita a výkon 5,25 5,43
F. Schopnost jednání 5,14 5,00
G. Týmové zaměření a zapojení 4,22 4,40
H. Integrace 5,19 4,33
I. Rozvoj a inovace 4,52 4,50
Zdroj: vlastní zpracování, interní data z: NTI - consulting s.r.o.
Obrázek 5 – Výsledky testu 360° jednoho z účastníků
Zdroj: vlastní zpracování, interní data z: NTI - consulting s.r.o.
0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 6,00
Všichni hodnotitelé Hodnocený sám
Oblast vzdělávání Hodnota
51 4.3.3 Realizace vzdělávacích modulů
Realizace vzdělávacích modulů je hlavní aktivitou, která vede ke splnění účelu dotace.
V rámci této aktivity probíhají moduly zaměřené na trénink sociálních, komunikačních a manažerských dovedností. Účastníci jsou vzděláváni v sociálně-psychologických aspektech práce s lidmi, jejichž znalost je nezbytným faktorem pro udržení a zvýšení konkurenceschopnosti společnosti.
Vzdělávání je zajišťováno společností NTI - consulting, s.r.o., která vyhrála výběrové řízení, které proběhlo ihned po obdržení rozhodnutí o dotaci. Výběrové řízení je administrativně velmi náročný proces, který se řídí striktně dle pravidel Evropské unie. Podrobné informace o vedení výběrového řízení je vysvětlen v Desateru OP LZZ, přesněji řečeno v Metodickém pokynu pro zadávání zakázek (www.esfcr.cz). Základem výběrového řízení je nezaujatost výběrové komise, dodržování stanovených pravidel a pečlivá archivace všech dokumentů.
První školení proběhla v prostorách společnosti PIVOVAR SVIJANY, a.s., ale technické podmínky byly nevyhovující, proto se vedení společnosti rozhodlo pronajmout na jednotlivé vzdělávací aktivity školící prostory společnosti LIF, a.s.
v Liberci. Účastníci školení tak na jednodenní školení dojíždějí do Liberce. ICT vzdělávání a výuka anglického jazyka probíhá v prostorech společnosti PIVOVAR SVIJANY, a.s.
V následující Tabulka 14 je přehledně znázorněn harmonogram jednotlivých školení a časová dotace každého školení.
52 Tabulka 14 – Harmonogram vzdělávacích aktivit
Modul Počet jednotek Jednotka Termín
DC 4 Den květen 2010
Test 360° 1 Den červenec 2010
Průzkum spokojenosti
zaměstnanců 1 Den srpen 2010
Coaching 6x6 Hodina od ledna 2011
Komunikační dovednosti 2 Den září 2010
Psychologie jednání s lidmi 2 Den říjen 2010 Trénink týmové spolupráce – I 2 Den říjen 2010
Zvládání konfliktů 2 Den listopad 2010
Asertivita 2 Den leden 2011
Prevence stresu a burn-out 2 Den leden 2011
Manažerská komunikace 2 Den leden 2011
Obchodní dovednosti – I 2 Den únor 2011
Obchodní dovednosti – II 2 Den březen 2011
Vedení lidí a motivace 2 Den březen 2011
Obchodní dovednosti – III 2 Den duben 2011
Prezentační dovednosti 2 Den duben 2011
Vedení porad 2 Den květen 2011
Strategické řízení 2 Den květen 2011
Efektivní rozhodování 2 Den červen 2011
Trénink týmové spolupráce – II 2 Den září 2011
DC 4 Den září 2011
Anglický jazyk 1,5 hod/týden během celé realizace projektu
ICT 2 dny/měsíc během celé realizace projektu
Zdroj: vlastní zpracování, interní data z: NTI - consulting s.r.o.
53 Vzdělávání v oblasti Informačních a komunikačních technologií (ICT) se koná dvakrát do měsíce v prostorách společnosti PIVOVAR SVIJANY, a.s. a je zaměřeno na osvojení dovedností v informačním systému Helios a MS Office, zejména Word a Excel. Výuka anglického jazyka se orientuje na osvojení obchodní komunikace v cizím jazyce a probíhá taktéž v prostorách společnosti. Coaching vybraných 6 zaměstnanců je naplánováno 6x vždy v časové dotaci 6 hodin (viz Tabulka 14 – počet jednotek 6x6 hodin).
Součástí realizační fáze projektu je i průběžná evaluace jednotlivých kurzů. Na závěr každého školení účastníci vyplňují hodnotící dotazník formou číselné škály od 1 (výborné) do 5 (velmi slabé) a mají prostor volné slovní ohodnocení. Mezi slovní hodnocení patří otázky typu: co konkrétního si z kurzu odnášejí nebo zda by kurz doporučili ostatním kolegům. Skladba otázek je pro každé absolvované školení stejné za účelem přehlednosti hodnocení jednotlivých kurzů. Jako příklad je v následujícím Obrázek 6 uveden graf průměru celkového hodnocení outdoorového programu všemi účastníky.
Obrázek 6 – Graf závěrečného hodnocení outdoorového programu Zdroj: vlastní zpracování, interní data z: NTI - consulting s.r.o.
1 2 3 4 5
Práce lektorů Obsahová náplň Forma vzdělávání Praktická využitelnost
informací
Graf závěrečného hodnocení
Hodnota
Oblast vzdělávání
54 Zpočátku tohoto outdoorového kurzu se projevila neochota účasti na víkendovém školení z důvodu investice svého volného času. Účastníci nebyli dostatečně motivováni a neviděli ve školení žádný přínos. Lektorům se ale podařilo tuto krizovou situaci překonat a účastníci si po prvním dni uvědomili, že školení jim přináší osobní přínos a smysl opravdu má. Outdoorový program se skládal z různých aktivit a her, při kterých bylo možné pozorovat jednotlivce, jaké přebírají role v týmu a jak s největší pravděpodobností chovají i na pracovišti. Školení se nakonec shledalo s velkým ohlasem a účastníci jsou již motivováni na další týmové školení, což byl velmi důležitý krok pro další připravovaná školení. Další outdoorový program je připraven na závěr projektu a je velmi pravděpodobné, že bude neméně úspěšný jako ten první.
4.3.4 Závěrečné vyhodnocení projektu
Poslední klíčovou aktivitou je závěrečné vyhodnocení celého projektu a zároveň jeho jednotlivých částí. Cílem projektu je naplnění monitorovacích indikátorů, které byly určeny v tab. 11 v kapitole 3.2.2.
Důraz je kladen na vyhodnocení úspěšnosti projektu naplněním monitorovacích indikátorů, ale zároveň i na finanční hodnocení, které se orientuje na otázku, zda byly finance efektivně vynaloženy a jaký prospěch má organizace a zaměstnanci z absolvování celého vzdělávacího programu. Výsledné hodnocení bude mít velký vliv na pokračování či nepokračování dlouhodobého systému vzdělávání ve společnosti PIVOVAR SVIJANY, a.s.
Závěrečné hodnocení má formu DC, které je efektivní formou pro identifikaci dalších potřeb profesního vzdělávání zaměstnanců a efektivity celého inovovaného systému vzdělávání. Získání zpětné vazby a porovnání s DC provedeným na začátku programu je významným podkladem pro další vzdělávací rozvoj. Účastníci mají prostor vyjádřit se, jak moc se s problematikou řešenou během realizace vzdělávacích kurzů setkávají v praxi, co by na kurzech změnili, případně doplnili. V této části budou také zhodnoceny přínosy a náklady projektu společně s výhodami získanými absolvováním a aktivní účastí na kurzech.
V následujících dvou tabulkách Tabulka 15 a Tabulka 16 je přehledně znázorněn harmonogram klíčových aktivit po celou dobu projektu během let 2010 a 2011.
55 Tabulka 15 – Harmonogram realizace projektu pro rok 2010
Rok Klíčová aktivita I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII 2010 Řízení a administrace projektu • • • • • • • • • • 2010 Aktualizace vzdělávacích potřeb
cílové skupiny
• •
2010 Realizace vzdělávacích modulů • • • • • • • • Zdroj: vlastní zpracování, interní data z: Finální verze žádosti uložena v IS BENEFIT7 dne: 26.01.2010.
Tabulka 16 – Harmonogram realizace projektu pro rok 2011
Rok Klíčová aktivita I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII 2011 Řízení a administrace projektu • • • • • • • • • • • 2011 Realizace vzdělávacích modulů • • • • • • • • • •
2011 Závěrečné vyhodnocení projektu • •
Zdroj: vlastní zpracování, interní data z: Finální verze žádosti uložena v IS BENEFIT7 dne: 26.01.2010.
Monitoring projektu
Monitoringem projektu se rozumí průběžné sledování jednotlivých fází projektu, ve kterém se porovnává skutečnost s plánem. Výstupy monitoringu se nazývají monitorovací zprávy, které jsou zpracovávány zpravidla v šestiměsíčních intervalech.
Každou zprávu je třeba doručit v elektronické i písemné podobě kontrolnímu orgánu, v tomto případě Ministerstvu práce a sociálních věcí (dále MPSV) do 30 dní po ukončení monitorovacího období.
Monitoring projektu je velmi rozsáhlá a časově náročná aktivita, na jejímž plnění se aktivně podílí celý projektový tým. Během pravidelných schůzek týmu se rozdělují jednotlivé úkoly, mezi něž patří například sledování docházky na kurzy, správná fakturace za služby, pracovní výkazy lektorů nebo odchylky od plánovaného harmonogramu. Průběžná kontrola těchto bodů značně usnadní přípravu každé monitorovací zprávy, kdy je třeba všechny tyto dokumenty doložit v písemné i elektronické podobě. Elektronická podoba monitorovací zprávy je vyplňována online
56 v programu Benefit7+, kde je potřeba doplnit informace do datové oblasti, která se skládá z následujících částí:
Informace o projektu a MZ, Harmonogram MZ, Další informace o projektu.Součástí příloh je i naskenovaná 2. část monitorovací zprávy (ukázka jedné z monitorovacích zpráv v příloze D), kterou je třeba vyplnit v MS Word a podepsat statutárním zástupcem. Tato část zprávy se zabývá detailním popisem klíčových aktivit monitorovacího období, plánovaných klíčových aktivit a případně proběhách změn oproti původnímu plánu. Součástí příloh každé monitorovací zprávy jsou již výše zmíněné pracovní výkazy lektorů, faktury a další účetní podklady a naskenované docházky na jednotlivé kurzy, které v daném monitorovacím období proběhly. Po doplnění všech informací je třeba monitorovací zprávu odeslat online a vzápětí je nutné celou vytisknout, podepsat a doručit v písemné podobě na MPSV.
Na monitoring projektu je třeba klást velký důraz, neboť na základě jednotlivých monitorovacích zpráv, MPSV sleduje správnost vynaložení finančních prostředků a plnění aktivit, ke kterým se příjemce dotace zavázal ve své žádosti o dotaci. V případě nesprávnosti některých údajů vykázaných ve zprávách, kontrolní orgán vrací monitorovací zprávu zpět s připomínkami k doplnění a opravě.
Monitorovací zprávy je třeba vykazovat nejen během projektu, ale i po jeho ukončení, aby byl prokázán přínos celého projektu po jeho realizaci.
57 4.3.5 Fáze monitoringu
Projekt je rozdělen do jednotlivých monitorovacích fází. Po prvních dvou měsících (monitorovací období 15.03.2010–14.05.2010) bylo třeba zpracovat první zprávu o zahájení realizace projektu, která informovala o zahájení projektu, výběrovém řízení na dodavatele vzdělávacích služeb a prvních klíčových aktivitách, které se týkaly aktualizace vzdělávacích potřeb, řízení administrace projektu a případných změn harmonogramu projektu.
Každých šest měsíců se pak předkládají průběžné monitorovací zprávy, které jsou podrobně vysvětleny výše v kapitole 4.4. Je důležité dodržovat přesné termíny předložení monitorovacích zpráv, aby nedošlo k případným sankcím nebo krácení dotace. Průběžná monitorovací období pro tento projekt jsou:
15.03.2010–14.09.2010 15.09.2010–14.03.2011 15.03.2011–14.09.2011 15.09.2011–30.11.2011Po ukončení projektu je dále třeba vypracovat závěrečnou monitorovací zprávu, která shrne realizaci kompletního projektu a naplnění monitorovacích indikátorů, které hrají velmi důležitou roli při hodnocení úspěšnosti vzdělávacího programu a efektivnosti vynaložení finančních prostředků. Monitorovací zprávy mají za úkol také informovat o publicitě projektu, na kterou je kladen velký důraz při hodnocení a kontrole projektu.
Váha a důležitost publicity je vysvětlena v následující kapitole.
4.4 Publicita
V rámci projektu musí být dodržována přesná pravidla pro propagaci projektu, která jsou v souladu se Závazným balíčkem provádění propagačních a informačních aktivit dle Manuálu pro publicitu OP LZZ 2007–2013. Je povinností příjemce dotace, v tomto případě PIVOVARU SVIJANY, a.s., zveřejnit na svých internetových stránkách informace o probíhajícím projektu. Pro označení všech dokumentů, tiskovin, faktur, certifikátů a propagačních materiálů souvisejících s realizací projektu musí být dodrženo přesné pořadí log (viz následující obrázek), které indikují, kdo se na
58 financování projektu podílí a zároveň doplněno o větu např.: „Tento projekt je spolufinancován z prostředků Evropské unie a státního rozpočtu České republiky.“
Všechny školící místnosti a prostory musí být označeny vlajkami EU a České republiky, a případně také vytvořenými štítky dle správného řazení log viz následující Obrázek 7.
Obrázek 7 – Řazení log v rámci povinné publicity OP LZZ 2007 - 2013 Zdroj: vlastní zpracování, data z: Manuál pro publicitu OP LZZ 2007 – 2013.
Pro kontrolu z ministerstva, která může nastat během realizace projektu i po ní, je nutné mít fotodokumentaci z průběhu realizace projektu, která slouží jako důkaz, že školení opravdu probíhala. (Trličíková, 2009)
59
5 Vyhodnocení projektu
Vzdělávací projekt byl pečlivě naplánován a měl stanovené reálné cíle, proto bylo splnitelné, aby jeho průběh probíhal dle stanoveného harmonogramu bez jakýchkoliv zásadních změn nebo prodlev. Na základě předem stanoveného měsíčního harmonogramu bylo pak jednodušší postupně stanovit přesné termíny jednotlivých školení, dle aktuální pracovní vytíženosti jednotlivých účastníků. Jak je možné vidět z tabulky č. 9, tak školení záměrně neprobíhala v letních měsících, neboť právě v tuto dobu vrcholí pivovarská sezóna a všichni zaměstnanci jsou plně nasazeni do pracovního procesu.
5.1 Řízení projektu
Členové projektového týmu úzce spolupracovali a tím zajišťovali plynulé řízení projektu a administrativy. Vzájemná spolupráce byla důležitá hned od počátku, protože hned po prvních dvou měsících bylo nutné odevzdat zprávu o zahájení realizace projektu, ve které tým informoval o nastartování celého projektu, výběrovém řízení na dodavatele vzdělávacích služeb, a plnění všech povinností, ke kterým se společnost, jakož příjemce dotace, zavázala. Souvislá spolupráce projektového týmu pokračovala i v průběhu realizace projektu, protože bylo třeba koordinovat jeho průběh, upřesňovat detaily vzdělávacích aktivit a připravovat se na zprávu z dalšího monitorovacího období.
5.2 Vzdělávací aktivity
Zpočátku se projevila neochota zaměstnanců dále se vzdělávat a bylo je potřeba motivovat, aby pochopili jejich osobní přínos plynoucí ze vzdělávání a tím i zlepšení jejich osobního postavení na trhu práce. Této motivace bylo dosaženo v podstatě až v na začátku října, kdy se všichni zaměstnanci zapojení do tohoto vzdělávacího projektu zúčastnili víkendového outdoorového programu v Rekreačním středisku Drhleny v Českém ráji. Vzhledem k pracovní vytíženosti v letních měsících se účastníci školení podrobili jen development centru a manažeři testu 360°. Společný víkendový program byl zaměřen na rozvoj týmové spolupráce a zlepšení komunikace
60 mezi zaměstnanci samotnými. Navzdory počáteční neochotě a nezájmu na účasti jakýchkoliv aktivit se podařilo tuto nechuť účastníků překonat a úspěšně je začlenit.
Kladné výsledky bylo možné vidět ze závěrečného hodnocení a to nejen z pohledu obsahové stránky kurzu, metody vzdělávání, ale i prací lektorů.
Toto úspěšné nastartování vzdělávacího programu a vzájemného poznání během víkendového outdoorového programu výrazně přispělo ke kvalitě následujících školení, mezi něž patřily např. asertivní jednání, zvládání konfliktů nebo komunikační dovednosti. Obchodní dovednosti I, II se nekonaly v řádném termínu dle harmonogramu, ale byly přesunuty na květen 2011. Účastníci školení se po společně stráveném víkendu již lépe znali, a tak bylo možné různé tréninky vést co možná nejotevřeněji a nejpřirozeněji, aby byli zaměstnanci co nejvíce začleněni do školení, mohli se bez obav vyjadřovat k probírané problematice a osvojili si tak nově nabyté znalosti a dovednosti. V případě jednodenních školení bylo důležité, aby účastníci absolvovali celé školení, neboť například pouhý pozdní příchod by mohl narušit koncentraci jednotlivých účastníků a snížit tak účinek školení.
Nejméně úspěšným školením dle statistického hodnocení je doposud kurz psychologie jednání s lidmi, jak je možné vidět z grafu v příloze E2.
Co se týče výuky cizích jazyků a ICT dovedností, tak tato školení probíhala kontinuálně v pravidelných intervalech během celého projektu, jak bylo naznačeno v kapitole 4.3.3 Tab. 14. Zaměstnanci se každý týden vzdělávali v obchodní angličtině, aby byli schopni reagovat např. na zahraniční telefonát nebo zahraniční návštěvu v pivovaru. Během ročního pravidelného vzdělávání je patrný výsledek ve zvýšení sebevědomí v případě nutnosti použití cizího jazyku v praxi.
V ICT se zaměstnanci zdokonalovali 2 dny v měsíci, což bylo přínosem pro osvěžení znalostí z minulého kurzu a zároveň vhodné pro plynulé navázání nových informací.
Zaměstnanci si mohli nové informace hned na počítačích vyzkoušet a co je nejdůležitější, mohli je hned začít používat je hned při jejich každodenní práci, což jim značně ulehčilo a urychlilo práci s počítačem.
61
5.3 Financování
Průběh projektu se ale neobešel bez menších problémů, kterým se muselo čelit. Během projektu došlo k např. drobným změnám v harmonogramu a změně výukového prostředí. Celý program byl financován z prostředků Evropské unie a státního rozpočtu, což je pro společnost velmi dobrá zpráva, ale bohužel na finanční ohodnocení lektorů a manažerů řídících celý projekt byla vyhrazena nedostatečná částka 178 Kč/hod. Náplň jejich práce byla časově hodně náročná a nízké ohodnocení způsobilo nižší nasazení a motivaci.
5.4 Monitorovací indikátory
Projekt zatím probíhá bez problémů a lze tedy předpokládat, že dojde k dosažení cílových hodnot monitorovacích indikátorů, tj. celkem 28 školených zaměstnanců z jedné organizace, a 1 nový/inovovaný produkt – fungující vzdělávací program.
5.5 Rizika
Mezi hlavní rizika projektu patří především striktní dodržování rozpočtu, nastaveného harmonogramu a počtu školených osob. Zejména práce s rozpočetem je náročná, neboť se musí hlídat vystavené faktury a propočítávat kolik se z dotace již utratilo a kolik zbývá. Nastavený harmonogram jde upravit v případě potřeby ze strany zaměstnanců.
Počet školených osob je striktně dán v monitorovacích indikátorech, tzn. že musí být přesně proškoleno 28 lidí a je tedy nutné zajistit jejich účast na školeních.
Každého půl roku musí být zpracovány monitorovací zprávy o průběhu projektu, z čehož vyplývá, že administrace celého projektu je také velmi náročná a hrozí riziko, že nebudou všechny doklady v pořádku. Je třeba připravovat dokumenty dle přesných nařízení z EU a vše archivovat v písemné i elektronické podobě pro případnou kontrolu z MPSV.
V úvahu připadá např. i riziko ze strany vzdělávací společnosti, kdy by mohlo nastat, že školitelé ukončí pracovní poměr a museli by se rychle zajistit školitelé noví. Rizikem se v neposlední řadě stává i udržitelnost celého projektu. Tento projekt skončí
62 v listopadu 2011 a otázkou zůstává, zda bude vedení společnosti pokračovat v tomto založeném a fungujícím vzdělávacím programu zaměřeném na rozvoji svých zaměstnanců a případně jakým způsobem.
63
6 Doporučení pro další rozvoj zaměstnanců
Současná realizace vzdělávacího projektu se projevuje jako úspěšná, jak ze strany
Současná realizace vzdělávacího projektu se projevuje jako úspěšná, jak ze strany