Författare Viktoria Sjöström & Emelie Jonasson Handledare Solgerd Wilhelmsson
Kurs Examensarbete VA19
Ort/datum Jönköping, maj 2021
Examinator Ewa Bejving
DOKUMENTHANTERINGEN PÅ
KULTURFÖRVALTNINGEN I
VÄRNAMO KOMMUN
Sammanfattning
Detta är ett examensarbete som är utfört på kulturförvaltningen i Värnamo kommun och där syftet varit att under april-maj 2021 kartlägga hur deras
dokumenthantering ser ut genom att ta reda på medarbetarnas upplevelse av den. På grund av en ostrukturerad dokumenthantering fick vi i uppdrag att titta på det ur vår synvinkel. Hur ser kulturförvaltningens rutiner för dokumenthantering ut? Vad sparas på vilka ställen? Vilka problem finns? Detta är frågor som vi tagit upp och besvarar i denna rapport.
För att få veta vad medarbetarna själva tycker om dokumenthanteringen utformade vi en både kvalitativ och kvantitativ enkät som vi skickade ut. Vi utförde även semistrukturerade intervjuer med ett par nyckelpersoner. Detta valde vi för att få in alla deras åsikter.
Av enkäten och intervjuerna kunde vi konstatera att de flesta ändå tycker lika. Deras gemensamma server var ostrukturerad, och filarkivet i deras intranät Nettan kunde vara svårt att förstå sig på.
I rapporten har vi en sammanfattning av resultaten på intervjuerna och enkäten. Under resultatdiskussionen har vi med egna förslag på hur dokumenthanteringen kan förbättras i verksamheten.
I slutet av rapporten har vi med en slutsats där vi tagit med vårt syfte av studien, frågeställningen, det vi kommit fram till och fortsatt forskning inom området. Nyckelord: dokumenthantering, digitala dokument, effektivisering, användbarhet
Summary
This is a master thesis which is performed at the cultural administration in Värnamo municipality and where the purpose been that under april-may 2021 map how their document management looks by finding out the employees own experience of it.
Because of a unstructured document management we were commissioned to look at it from our point of view. How does the routines for document management at the cultural administration look like? What is saved and where? What problems are there? These are questions that we have brought up and answer in this report. To know what the employees think about the document management we designed a both qualitative and quantitative survey which we sent out. We also performed semi-structured interviews with a few selected employees. We chose this way because we wanted to get as many opinions as possible.
Of the survey and interviews we could draw the conclusion that most of them think alike. Their shared server was unstructured, and the file archive in their intranet Nettan is hard to understand.
In the report we have a result summary of the interviews and the survey. Under result discussion we have our own suggestions on how the document management can be improved in the business.
At the end of the report we have a conclusion where we have included our purpose of the study, the issues, what we have reached and continued research within the area.
Förord
Vi heter Viktoria Sjöström och Emelie Jonasson och läser
vårdadministrationsprogrammet på Internationella handelshögskolan vid Jönköping university. Vi är nu på sista terminen, utbildningen är på
yrkeshögskolenivå och pågår i två år. Sista terminen ska ett examensarbete göras och vi fick möjligheten att utföra vårt examensarbete och LIA på
kulturförvaltningen i Värnamo kommun.
Första delen av LIA bestod av tre veckor där vi följde det dagliga arbetet och även fick möjlighet till att intervjua vissa nyckelpersoner inför examensarbetet. Efter dessa tre veckor hade vi ett uppehåll på fem veckor för en annan kurs. Efter den kursen fortsatte vi vår LIA och examensarbete.
Vi vill rikta ett stort tack till alla på kulturförvaltningen i Värnamo kommun för ett fint bemötande och all hjälp ni har bistått med.
Innehållsförteckning
Sammanfattning Summary Förord Innehållsförteckning 1 Inledning ... 51.1 Syfte och frågeställning... 5
1.2 Begreppslista ... 5 1.3 Avgränsning ... 6 2 Bakgrund ... 6 2.1 Dokumenthanteringsplanen... 6 2.2 IT-systemen i fokus ... 7 2.2.1 Evolution ... 7
2.2.2 Gemensamserver och Nettan ... 8
3 Litteraturgenomgång ... 8
3.1 Teoretiskt perspektiv ... 9
3.1.1 Vilse i arkivet? – Handbok i kommunal dokumenthantering ... 9
3.1.2 Jävla skitsystem ... 10 4 Metod ... 10 4.1 Intervju ... 11 4.2 Enkät ... 11 4.3 Egna observationer ... 12 4.4 Studiens kvalitet ... 12 4.5 Etiska överväganden ... 12 5 Empiri ... 13 5.1 Resultat av intervjuer ... 13 5.2 Resultat av enkät ... 16 5.3 Analys av resultatet ... 21 6 Diskussion ... 22 6.1 Metoddiskussion ... 22 6.2 Resultatdiskussion ... 23 6.2.1 Rekommendationer ... 23 6.3 Slutsats ... 24 6.3.1 Fortsatt forskning ... 24 Referenser
Figurförteckning
Tabell 1 - Förteckning över respondenterna från intervjuerna. ... 11
Figur 1 - Hur länge har du arbetat på kulturförvaltningen? ... 17
Figur 2 - Arbetar du på distans i nuläget? ... 17
Figur 3 - Anser du det vara problem att hitta de dokument du behöver? ... 18
Figur 4 - Vet du om det finns någon rutin för hur dokumenthanteringen ska ske? ... ...19
Figur 5 - Var sparar du dina dokument som ska kunna ses av andra? ... 19
Figur 6 - Skulle du vilja se en förändring i hur dokumenthanteringen sker på din arbetsplats? ... 20 Bilagor
Bilaga 1 - Uppdragsbeskrivning Bilaga 2 - Intervjufrågor
Bilaga 3 - Enkätfrågor
Bilaga 4 - Mejlet som skickades med enkäten Bilaga 5 - Transkribering av intervjuer Bilaga 6 - Fullständig analys av enkätsvar
5
1 Inledning
Vi hörde av oss till kulturförvaltningen i Värnamo kommun med en förfrågan om att få utföra vårt examensarbete där. Vi fick i uppdrag att kartlägga hur och vart kulturförvaltningen sparar sin dokumentation och att ge förslag till hur det kan effektiviseras.
Dokumenthantering är ett intressant ämne då det har utvecklats till en mer digital lösning. Förr var dokumenthanteringen analog och existerade på ett fysiskt papper. Det äldsta dokumentet som existerar i Sverige finns på Riksarkivet och är ett pergamentsblad ur en mässbok från 900-talet (Riksarkivet, 2005). Nu kan ett dokument finnas som en fil på datorn, på cd-skiva eller på usb. Det är inte längre bara ett fysiskt papper. Svårigheten mellan digital och analog dokumenthantering är att den analoga dokumenthanteringen har funnits längre och har utvecklats till en bra och fungerande struktur. Digital dokumenthantering är det som gäller nu och krävs att det finns en bra struktur kring hur den ska skötas.
1.1 Syfte och frågeställning
Kulturförvaltningen i Värnamo kommun har gett oss i uppgift under april-maj 2021 att kartlägga hur deras dokumenthantering ser ut idag och komma med förslag på förbättringar.
De frågor vi ska besvara i denna rapport är följande:
• Hur ser kulturförvaltningens rutiner för dokumenthantering ut? o Vad sparas på vilka ställen?
o Vilka problem finns?
1.2 Begreppslista
Intranät – Ordlistan IT-ord (u.å.) förklarar intranät som ett nätverk endast
tillgängligt för medlemmar i ett företag eller organisation.
Offentlighetsprincipen – Enligt regeringen (2015) ger offentlighetsprincipen
uttryck via olika grundlagar, som till exempel yttrandefrihetslagen och allmänna handlingars offentlighet. Med denna princip menas att allmänheten, både
enskilda personer och representanter för media, har rätten till inblick och utbud till fakta om kommunernas och statens verksamhet.
Användbarhet – Mått på vad en användare tycker om en produkt och om den
uppfyller sitt mål (Nationalencyklopedin, u.å.).
Allmänna handlingar – Handlingar som finns hos en myndighet och som
6
Iterativt – Något som upprepas (Synonymer, u.å.).
VPN – Virtuellt privat nätverk som används för att skapa en säker privat
anslutning över ett allmänt nätverk (Nationalencyklopedin, u.å.).
Controller – Person på ett företag som arbetar med ekonomin och prognoser
(Nationalencyklopedin, u.å.).
GDPR – Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation). Finns
som skydd för behandling av personuppgifter och flödet av dessa (Nationalencyklopedin, u.å.).
Nyckelpersoner – Viktiga personer i sammanhanget.
1.3 Avgränsning
De dokumenthanteringssystem vi valt att fokusera på är Evolution, gemensamma servern, och Nettan. Det är dessa program som
kulturförvaltningen använder sig av för att hantera sina dokument. Innan vi påbörjade vår LIA och examensarbete på kulturförvaltningen fick vi ett dokument med en beskrivning (se bilaga 1) kring deras problem gällande dokumenthanteringen där även Teams och Hypergene stod med. Vi har valt att bortse från dessa två program då Hypergene är ett system för att planera, styra och följa upp själva verksamheten. Teams är ett program från Microsoft som kulturförvaltningen ville att vi skulle titta på om det kan vara ett bra alternativ att använda vid dokumenthanteringen. Då vi inte har tillgång till Teams är detta något vi inte har möjlighet att ta ställning till.
2 Bakgrund
Kulturförvaltningen är en del av Värnamo kommun, de är 26 anställda och har sina lokaler på Gummifabriken i Värnamo. På kulturförvaltningen ansvarar de för alla biblioteken i kommunen, kulturkansliet, kulturverksamhet och
konsumentvägledning. Politiskt ansvarig är kulturnämnden som är alliansstyrd. Kulturförvaltningen är ingen myndighet, därför går de inte efter några
sekretesslagar förutom biblioteken som har sekretess gällande låntagare och deras personuppgifter i bibliotekssystemet Book-IT (S. Wilhelmsson, personlig
kommunikation, 22 februari, 2021).
2.1 Dokumenthanteringsplanen
På kulturförvaltningen finns det en dokumenthanteringsplan som anger konkreta åtgärder, tidsramar och ansvar. Senaste versionen är fastställd av kulturnämnden 2019-09-25 och gäller från 2019-10-01. Enligt Värnamo kommuns
7 arkivreglemente ska samtliga myndigheter ha en dokumenthanteringsplan.
Nämnden har ansvar för att deras arkiv vårdas enligt arkivlagen, arkivansvarig är nämndsekreteraren. Vid varje förändring av verksamheten eller vid en ny
mandatperiod ska dokumenthanteringsplanen revideras (S. Wilhelmsson, personlig kommunikation, 22 februari, 2021).
I dokumenthanteringsplanen finns en förteckning över hur de olika handlingarna ska hanteras där de flesta förvaras digitalt, det finns även beskrivning hur
handlingarna ska sorteras och när de ska gallras (S. Wilhelmsson, personlig kommunikation, 22 februari, 2021).
2.2 IT-systemen i fokus
På kulturförvaltningen i Värnamo kommun använder de sig av tre olika dokumenthanteringssystem vilka vi beskriver lite närmare kring under denna rubrik.
2.2.1 Evolution
När det gäller dokument- och ärendehantering är informationssystemet Evolution ett av de bästa idag. Systemet består av moduler som kan designas efter
användarens behov. Med hjälp av mallar skapas dokument vilket resulterar i att alla arbetar efter en gemensam grafisk profil (Evolution, u.å.).
Evolution kan användas till att publicera information både offentligt på en hemsida och på intranät. Verksamheten kan själv välja vilken information som ska vara offentlig eller inte (Evolution, u.å.).
Evolution har flera tilläggsmoduler i flera kategorier, till exempel: • Basutbud • Ekonomi • Politik • Möten • Objekthantering • Integration • Publicering • Arkiv • Medborgare
• Processtöd (Evolution, u.å.).
Evolution är anpassningsbart och kan konfigureras efter hur verksamheten vill använda det (Evolution, u.å.).
8 2.2.2 Gemensamserver och Nettan
G: är en gemensam mappserver på datorn där medarbetare i Värnamo kommun kan spara dokument som alla inom respektive förvaltning har tillgång till och kan se. Varje förvaltning har sin egen gemensamma server, de som arbetar på kulturförvaltningen har enbart tillgång till sin egen gemensamma server. Detta är något många organisationer använder för att förenkla tillgången till
gemensamma dokument.
Nettan är kommunens intranät. På detta intranät finns olika grupper att gå med i. Kulturförvaltningen har sin egen grupp och i denna grupp finns ett filarkiv där de kan publicera dokument. Intranätet är inte bara ett
dokumenthanteringssystem utan även ett sätt att kommunicera med andra som tillhör samma intranät. Utseendet påminner lite om Facebook där inlägg kan skapas och kommenteras på. Det är ett bra medium för att få ut information till alla anställda.
3 Litteraturgenomgång
Här tar vi upp litteratur inom ämnet dokumenthantering och vad tidigare studier kommit fram till. Detta för att lättare få inblick i hur det skulle kunna gå till och för att få en grund till examensarbetet.
Idag består den mesta hanteringen av dokument digitalt, jämfört med
pappersdokument som det var förr. Med en massa dokument i undermappar i olika datorsystem kan det bli problematiskt att hitta det som behövs på ett snabbt sätt.
Forsberg & Petersson (2005) tar upp om att använda intranät som informationskommunikation, vilket både vi och medarbetarna på
kulturförvaltningen reflekterat över inte används på det sätt som det skulle kunna användas. I denna studie har de valt att titta närmare på en kommun, specifikt Lerums kommun, och deras intranät som en informationskälla.
I studien “Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet” (Wallin, 2009) nämner de en punktlista för att kunna garantera att dokumenthanteringen blir mer verksam. Dessa punkter de tar upp skulle kunna användas även på kulturförvaltningen.
”• Organisationen skall ha en policy som beskriver ordningen och organisationen för dokumenthanteringen.
• Syftet med dokumenthanteringen skall vara att garantera att organisationen kan skapa och vidmakthålla dokument/handlingar som är autentiska och tillförlitliga, har bevarad integritet och är användbara.
• Policyn ska innehålla riktlinjer som fastställs på högsta nivå och som kommuniceras genom hela organisationen.
9 • Policyn bör baseras på en analys av verksamheten som skapar förståelse för
verksamhetens behov av dokumentation/information och de legala kraven. • Ansvar och roller skall vara tydligt angivna, från organisationens ledning till de som i sin tjänsteutövning har att producera och hantera dokument/handlingar och ärenden.” (Wallin, 2009, s. 11).
3.1 Teoretiskt perspektiv
Vi har valt att utgå från två litterära verk i analysen av våra resultat, i rubrikerna nedan går vi in mer på vilka riktlinjer vi kommer gå efter. Holmberg (2001) skriver utifrån perspektivet kring offentlighetsprincipen. Eftersom
kulturförvaltningen inte går under sekretesslagen, gör detta att alla deras handlingar är allmänna och vem som helst ska kunna begära ut dessa (förutom personuppgifter som lagras i bibliotekets lånesystem Book-IT).
Söderström (2015) skriver om användbarheten i IT-system.
Användarvänligheten i de IT-system som används i verksamheter är viktig för den digitala arbetsmiljön.
Dagens motsvarighet till tunga lyft eller utmattande buller finns inne i datorn, i den allt större mängd av allt mer omfattande system, program och sajter som vi måste bemästra för att sköta vårt jobb. ... Det leder till stress, frustration, utbrändhet och ohälsa. – (Söderström 2015, s. 25).
3.1.1 Vilse i arkivet? – Handbok i kommunal dokumenthantering
Hur myndigheterna ska förhålla sig till arkiveringen av dokument är tydligt preciserat i arkivlagen 4-6 §§ (SFS 1990:782). Holmberg (2001, s. 41-42) tar upp 7 punkter att förhålla sig till som kommunal myndighet.
• När allmänna handlingar registreras ska det göras på ett korrekt sätt och ta hänsyn till handlingens användbarhet.
• Material och metoder är viktiga i skapandet av handlingar och måste ha arkivbeständigheten i åtanke.
• För att underlätta rätten till allmänna handlingar måste arkivet vara organiserat på ett bra och enkelt sätt.
• Det behövs en arkivbeskrivning som förklarar vilka slags handlingar som finns i arkivet, hur arkivet är organiserat och en systematisk
arkivförteckning.
• Arkivet ska skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst.
• Arkivet behöver avgränsas för att kunna komma fram till vilka dokument som ska arkiveras.
10 I boken tar författaren upp att det är viktigt att ha en bra ordning på elektroniska
handlingar, använd tydliga namn på kataloger och filer (Holmberg, 2001).
3.1.2 Jävla skitsystem
Söderström (2015, s. 220-242) pratar om sju principer att gå efter när det kommer till bättre it och användbarheten:
Princip nr 1 – arbeta användarcentrerat.
Vilket innebär att hitta de grundläggande behoven hos användaren och sedan införa detta i praktiken.
Princip nr 2 – sträva mot konkreta effekter.
Effektkartläggning är en metod som tagits fram av erfarna konsulter och kan vara till bra hjälp här. Effektkartläggning innebär att formulera ett konkret mål där målet ska beskriva hur förändringen kan uppnås i verksamheten. Nästa steg är att ta reda på vem eller vilka som kan bidra till att målet uppnås. En
effektkarta är ett bra hjälpmedel i att komma fram till hur utvecklingen eller projektet ska gå framåt.
Princip nr 3 – arbeta iterativt.
Vilket innebär att det är bättre att i små steg testa sig fram och utveckla projektet.
Princip nr 4 – effektstyrning.
Frågan ”Vilken åtgärd bidrar mest till att hjälpa användaren att nå sitt användningsmål?” ställs som en fortsättning på effektkartan.
Princip nr 5 – använd standarder eller skapa en lokal egen.
Det innebär att riktlinjer för hur systemen ska se ut och hur de ska hanteras bör finnas.
Princip nr 6 – vackert är användbart.
Författaren menar att fula program gör användarna mindre effektiva.
Princip nr 7 – lägg lika mycket omsorg på införande som på utveckling.
Privat kan vi själva välja om eller när vi vill uppdatera våra t.ex. appar men på jobbet får vi inget val när det plötsligt genomförs en ny uppdatering och det gäller att försöka upprätthålla en bra balans.
4 Metod
För att genomföra undersökningen tillämpades flera olika metoder. Vi gjorde semistrukturerade intervjuer av utvalda nyckelpersoner, skickade ut en enkät med både kvalitativa och kvantitativa frågor till alla medarbetare på
11 kulturförvaltningen och gjorde även egna observationer kring deras digitala
dokumenthanteringssystem och hur det är uppbyggt.
4.1 Intervju
Vi valde att använda oss av semistrukturerade intervjuer, också kallade halvstrukturerade, för att det ger utrymme till följdfrågor men att vi ändå har färdiga strukturerade frågor (se bilaga 2) att ställa till alla respondenterna. När vi sammanställde frågorna till intervjuerna utgick vi efter problemet och
frågeställningen.
Vi fick sex nyckelpersoner tilldelade till oss av vår handledare att intervjua. De flesta intervjuerna skedde på plats på kulturförvaltningen i Gummifabriken och en intervju hade vi via Skype då hen arbetade hemifrån. För att hålla
nyckelpersonerna anonyma har vi valt att namnge dem efter ett nummer till exempel respondent 1 (se tabell 1).
Deltagare Anställning
Respondent 1 Kultursekreterare
Respondent 2 Förvaltningschef och enhetschef Respondent 3 Bibliotekschef
Respondent 4 Bibliotekarie Respondent 5 Nämndsekreterare Respondent 6 Controller
Tabell 1 - Förteckning över respondenterna från intervjuerna.
Ordet intervju kommer från engelskans ord interview och ordet entrevue som på franska betyder möte. Det är precis det som en intervju handlar om, ett möte mellan personer där det sker en tvåvägskommunikation (Limbach, 2006, refererad i Folkloristiska samlingarna u.å.).
Innan en intervju startar är det viktigt att vara förberedd. Att veta vilket resultat som förväntas, vilka personer som bör intervjuas, intervjumetod (till exempel öga-mot-öga eller via telefon), överenskommelse med sekretess och samtycke är viktiga delar att ta hänsyn till när intervjufrågorna görs. Det kan vara bra att ha intervjufrågor eller punkter gjorda som ska vara med innan intervjun, sedan under intervjun kan följdfrågor ställas. Den som intervjuas ska känna att
intervjuaren är säker, har tagit reda på bakgrundsfakta och är intresserad av vad personen har att säga.
4.2 Enkät
En både kvalitativ och kvantitativ enkät skickades ut till alla medarbetare på kulturförvaltningen (se bilaga 3). Vi valde att göra enkäten både kvalitativ och
12 kvantitativ, med sex kryssfrågor och fyra frågor öppna för egna kommentarer,
för att få en statistisk mätning och även förklara varför respondenterna upplever det som de gör. Enkäten skickades ut via mejl den 12 mars 2021 till alla 26 medarbetare på kulturförvaltningen i Värnamo kommun och var öppen till 21 april 2021, det inkom önskemål om att förlänga enkäten några dagar vilket gjorde att den förlängdes till 23 april 2021.
Av en kvantitativ undersökning får du fram data som är strukturerade och helhetsbilden blir mer statistisk. En kvalitativ undersökning ger mer detaljer till all data och får fram information om varför siffrorna visar det de gör.
4.3 Egna observationer
För att i slutskedet av rapporten kunna ge rekommendationer till vilka åtgärder kulturförvaltningen skulle kunna göra för att förbättra dokumenthanteringen, vi har med egna observationer gått igenom den gemensamma servern, Nettan och Evolution. Detta för att få en överblick på hur det ser ut idag. Våra egna observationer av dokumenthanteringen är inte direkt avgörande för resultatet men ger oss en inblick av hur det ser ut och ger en förståelse för hur
medarbetarna på kulturförvaltningen upplever det.
4.4 Studiens kvalitet
Syftet med undersökningen är att vi ska titta på dokumenthanteringen och ge förslag på förbättringar. För att få fram bra förslag och säkerställa validiteten behövde vi ta reda på medarbetarnas upplevelser av dokumenthanteringen och dess nuvarande problem.
För att ta reda på medarbetarnas upplevelser skickades en enkät ut till alla där svarsfrekvensen hamnade på 88,5 %, ett acceptabelt resultat där 23 av 26 svarade på enkäten. Även intervju av nyckelpersoner gjordes för att gå mer på djupet.
4.5 Etiska överväganden
När vi skickade ut enkäten via mejl (se bilaga 4) såg vi till att informera mottagarna enligt de etiska principer som finns i boken Forskningens hantverk (Lindstedt, 2019). Det finns fyra etiska principer och dessa är
informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet och nyttjandekravet.
I mejlet informerade vi om vilka vi är och vad det är för undersökning enligt informationskravet. Samtyckeskravet innebär att medverkan i enkäten är frivillig vilket framkommer genom mejlet. Deras svar är anonyma och kan inte spåras
13 till en specifik person samt att svaren enbart kommer användas i syfte till denna
undersökning, detta enligt konfidentialitetskravet och nyttjandekravet.
Innan vi startade respektive intervju frågade vi om tillåtelse att få spela in, att det enbart kommer användas i syfte till undersökningen. Inspelningarna kommer raderas när faktakontrollen är gjord och vi inte längre känner att
inspelningsmaterialet behövs.
5 Empiri
I detta kapitel kommer vi presentera de resultat vi har fått in utifrån intervjuer och enkäten. Resultaten visar en sammanfattning av den data vi fått fram.
5.1 Resultat av intervjuer
Totalt intervjuade vi 6 personer från kulturförvaltningen. Transkriberingen (se bilaga 5) av svaren har vi sammanfattat nedan och tagit ut det viktigaste.
När vi intervjuade våra nyckelpersoner upptäckte vi att de flesta tycker liknande varandra. De berättade att de mest använder sig utav programmen Word, Excel, Powerpoint, Outlook, G:, Nettan, Evolution och Heroma
(personalhanteringssystem). Sedan finns det några program som bara vissa är inne i, till exempel Hypergene (verksamhetsuppföljning), Raindance
(fakturahantering), Publisher, Adobe, Photoshop elements (bildhantering), Smartadmin, Arena (webbpublicering) och Book-it (bibliotekssystem).
När det kommer till hur medarbetarna tycker att dessa fungerar har de lite olika synpunkter. Hälften tyckte att de fungerade bra, men några hade ändå en del synpunkter.
När det kommer till deras intranät, Nettan, kom det upp en del. Respondent 2 tyckte att det bland annat var svårt med filarkivet.
Där finns ju problem då med filarkivet att du liksom inte kan flytta om och sortera i filarkivet, du måste dra ut det på skrivbordet och sedan in i mappar (respondent 2, 2021).
Det framkom också av respondent 3 att det saknades att kunna länka dokument i Nettan.
Det är väl lite det jag saknar i Nettan också, att Nettan då ska länka till gällande dokument i ett dokumenthanteringssystem och att man bygger upp sidor utifrån vad man behöver sedan på intranätet. Att intranätet blir ett arbetsverktyg för oss som arbetar, jag ser det inte riktigt så idag (respondent 3, 2021).
14 Men Nettan fick även bra kritik gällande att det går att bjuda in externa
personer, vilket är en fördel här då de ofta arbetar med personer utanför organisationen. Ännu en fördel med Nettan tyckte respondent 2 var att det är tillgängligt via internet. Detta underlättar då de inte behöver använda sig utav VPN uppkoppling som inte har fungerat ihop med Skype, förhoppningen är att detta ska bli bättre när de gått över till Teams i stället.
Deras gemensanna server G: fick som kritik att den lätt blir oöverskådlig och rörig.
Du kan ju inte lägga alla dokument i samma mapp det är ju helt omöjligt, och har du för mycket understrukturer så blir det omöjligt att komma ihåg
(respondent 2, 2021).
Evolution fick nackdelen att ha varit ganska buggigt i början. Alla medarbetare har inte programmet (vilket är meningen), men det saknas en spegling från Evolution via Nettan som skulle göra att dokument som läggs upp eller uppdateras i Evolution också automatiskt hade gjort det i Nettan. Raindance fick anmärkning för att inte vara tillräckligt och även tråkig.
Ja jag tycker att Raindance är väldigt gammalt och tråkigt. Jag saknar självklara saker där. Till exempel när de installerade det 2019 så fanns det ingen
resultatrapport, jag har aldrig sett ett affärssystem som inte innehåller en resultatrapport (respondent 6, 2021).
På frågan om de går efter någon speciell struktur när de arbetar med dokument sa de flesta att de försöker tänka logiskt och att ha ordning på sina egna mappar. Det uttrycktes en del funderingar kring hur och vart dokument ska läggas. Förutom att respondent 5 gick efter sin arkivbeskrivning över vad som ska sparas eller inte nämndes ingen annan struktur.
Vi frågade också om de tycker att det är lätt att hitta eller rensa dokument. Då uttryckte de att det är lätt att hitta sina egna, men inte andras för att de kanske inte vet vilket namn de ska söka på.
Hitta är ju lätt genom att söka på dem men att hitta dem strukturmässigt är inte alltid så lätt (respondent 3, 2021).
Det nämndes även att dokumenthanteringssystemen har en viktig funktion där det går att ladda in dokument och när det är färdigt blir det en PDF-fil.
Vi har inte heller en tydlig struktur på hur vi hanterar Word kontra PDF, jag tycker att vi låter alldeles för mycket ligga kvar som Worddokument för de kan vem som helst förändra (respondent 3, 2021).
Medarbetarna uttrycker även att de är dåliga på att rensa bort dokument som inte längre behöver sparas. Det är inte heller någon särskild som har ansvar över att utföra detta.
15 Vi undrade därefter hur ofta de använder Nettan, G: och Evolution och fick till
svar att de använder dessa program dagligen, särskilt då Nettan och G: som alla har tillgång till. Det utrycks en viss osäkerhet kring Nettan, en del väljer därför att använda G: i stället.
Att hitta dokument är också ett återkommande problem.
Så ibland letar jag faktiskt även efter beslut och så via webben och läsa protokollen som är publicerade, ibland tycker jag faktiskt att det kan gå fortare (respondent 1, 2021).
På frågan vart de vänder sig vid eventuella problem vänder de sig först och främst till nämndsekreteraren, annars är det andra medarbetare eller IT som gäller.
Vi frågade om medarbetarna brukar uppleva någon dubbeldokumentation och det svarade alla ja på. Det kan vara till exempel mötesanteckningar som ligger både på Nettan och G:, ibland kan de även vara i olika versioner. Även
evenemangskalendern är ett problem när det gäller dubbeldokumentation. Det är samma sak när vi diskuterat vart man ska ha kommande evenemang, och då finns ju en kommungemensam då som evenemangskalender på varnamo.se so är ganska tom just nu för det händer ju inte så mycket. Och så har vi haft det på kommunens och Gummifabrikens hemsida. Då är det ju det om något blir inställt, då ska man komma ihåg att ändra det på kanske fyra ställen, och så glömmer man något ställe och så kommer det någon, så då får det ju direkta konsekvenser (respondent 2, 2021).
Att dokument försvinner svarar också en del att de upplever, men att det också kan vara att de helt enkelt inte hittar det de söker eller är osäkra på om det är den senaste versionen. En sparar därför sina viktiga dokument hos sig själva för att vara säkra på att ingen av misstag skulle råka radera.
Men det är ju också så här att alla har ju inte så stor datorkunskap så man är ju lite nervös ibland. Så mina viktiga dokument sparar jag inte bara på G: utan jag sparar dem hos mig också så jag vet att de finns om de skulle försvinna
(respondent 6, 2021).
På frågan vad de tycker är bra i nuläget fick vi svar från respondent 3 att G: är bättre tekniskt än Nettan då det är svårt att förstå sig på filarkivet.
Allt hamnar bara rakt in i en enda röra. Ibland när jag går in och rensar blir jag osäker på om jag bryter länken med nyhetssidan, där känner jag mig otrygg men jag gör det ändå men ingen har skrikit något än. Men filarkivet är spännande om man ska använda en positiv term (respondent 3, 2021).
Även respondent 1 gillade G: och berättade om hur det var tänkt att använda sig av den mappen som dokumenthanteringssystem. Det gjordes en stor
16 Det handlade om att man helst skulle ha 7 undermappar under i mapp som gör
det väldigt strukturellt. Först var det ovant såklart men det var ju en jättebra lösning och jag märker nu att nu har det gått några år och nu har folk börjat glömma det. Och man kan hitta personliga grejer på G: och att det dyker upp lite genvägar och små grejer. Inget jättefarligt men det blir lite stökigare (respondent 1, 2021).
När vi i stället frågade vad som var dåligt i nuläget tyckte de att det var rörigt, svårt att hitta och att det är för många ställen att hålla reda på.
Att vi har så många ställen, största problemet är G: och Nettan. Svårt att veta vart man ska leta för att hitta rätt dokument (respondent 5, 2021).
När vi undrar om det är något mer som de vill tillägga kommer en önskan fram om bättre struktur.
Nej men jag önskar att vi kunde ha lite mer, vi är så många som skriver in i dem här olika ställena, att vi kunde ha någon som talade om att såhär döper du ett dokument, såhär gör du, det här ska in i Evolution och det här lägger vi in i mappen G:, det här dokumentet som du kan ha i din egna lilla mapp men det här är dokumentet som du borde dela med dig till andra. En struktur helt enkelt (respondent 4, 2021).
Ett sista ämne som dök upp var en fundering kring GDPR, särskilt nu då det varit mycket distansarbete. Hur säkert det är att lägga upp dokument på G: eller Nettan. När de arbetar hemifrån loggar de antingen in på sin dator, och då kommer de inte åt allting, G: till exempel. Men arbetar de via VPN kommer de åt G:.
För när vi jobbar hemma via VPN då kommer vi åt G: och för mig är det en signal att behöver du VPN så är det lite tryggare, inte helt tryggt men lite tryggare ur tillgänglighetssynpunkt om det kräver en VPN för att komma åt det jämfört med att det går att komma åt det öppet. Det gör i mitt huvud att det är lite starkare informationsskydd på den information som ligger på G: jämfört med Nettan som känns mer öppet och enklare nivå att hacka (respondent 3, 2021).
Respondent 3 skulle därför vilja se en tydlig fördelning över hur dokumenten läggs.
5.2 Resultat av enkät
Enkäten skickades ut till alla medarbetare på kulturförvaltningen och fick en svarsfrekvens på 88,5 %, 23 av 26 svarade. Enkäten bestod av sex stängda frågor där de fick klicka i svaret som stämde bäst och 4 öppna frågor för egna kommentarer (se bilaga 6). Nedan är en sammanfattning av svaren, för den kompletta rapporten se bilaga.
17 Första frågan var en mer generell fråga där vi ville veta hur länge de arbetat på
kulturförvaltningen (se figur 1).
Figur 1 - Hur länge har du arbetat på kulturförvaltningen?
Då det är många som i nuläget arbetar på distans ville vi veta hur många det faktiskt är. Av de 23 svar som kom in är det 15 som arbetar på distans helt eller delvis (se figur 2).
18 På frågan hur de tycker att dokumenthanteringen fungerar på distans svarade de
flesta att det fungerar bra. De problem som framkommer är att deras VPN (virtuellt privat nätverk) inte fungerar som den ska.
Nästan lika bra som vanligt med hjälp av VPN. Är det problem beror det på uppkopplingen. Ett problem att VPN inte kan användas samtidigt som Skype. Når bara de dokument på Nettan pga tunneln har inte fungerat.
Hyfsat. Strul med VPN och möjligheterna till åtkomst av dokument hemifrån är mindre.
Av de 23 svaranden tyckte 65,2 % att det finns problem med att hitta de dokument som eftersöks (se figur 3).
Figur 3 - Anser du det vara problem att hitta de dokument du behöver?
På frågan ifall de vet om någon skriven rutin kring dokumenthanteringen finns svarar 65,2 % nej (se figur 4).
19
Figur 4 - Vet du om det finns någon rutin för hur dokumenthanteringen ska ske?
För att få en överblick på vart medarbetarna sparar sina dokument ställdes frågan, ”Var sparar du dina dokument som ska kunna ses av andra?”, 23 svarade att de använder sig av gemensamma mappen, 5 av 23 använder sig även av Evolution och 12 av 23 använder sig också av Nettan (se figur 5).
Figur 5 - Var sparar du dina dokument som ska kunna ses av andra?
Av de 23 svaranden vill 78,3 % se en förändring gällande nuvarande dokumenthantering (se figur 6).
20
Figur 6 - Skulle du vilja se en förändring i hur dokumenthanteringen sker på din arbetsplats?
För att ta reda på nuvarande upplevelser av vad problemen är ställdes en öppen fråga där respondenterna själva fick kommentera med egna ord. Det
framkommer att största problemet är att det finns ingen tydlig struktur.
Medarbetarna vet inte vart de ska leta för att hitta rätt version av dokumenten. Mapparna på gemensamma servern är många och sträcker sig till flera
undermappar.
För ostrukturerat. Vad hamnar på G: och vad hamnar på Nettan? Nettan är mycket rörig. G: väldigt många mappar och svårt att veta hur vi bäst skapar nya mappar. Gamla och inaktuella dokument och material florerar.
Att dokumenten är på många olika ställen. Alla kommer inte åt evolution och där ligger vissa övergripande dokument till exempel.
Det är rörigt i mapparna, dokument sparas inte alltid i de undermappar som finns vilket gör det svåröverskådligt. Titlar för liknande dokument skiljer sig åt vilket gör att det svårt att sortera.
På frågan vad de vill ändra eller förbättra gällande dokumenthanteringen svarade majoriteten att en tydlig struktur behövs och rutiner kring vart de olika dokumenten ska sparas.
Tydlighet och bra struktur så att alla dokument som handlar om samma sak sparas på samma sätt och på samma plats. Göra så det blir lättare att hitta ett dokument man söker.
21 Att en person förslagsvis nämndsekreteraren som är den som ansvarar för
evolution får i uppdrag att rensa och sortera bland alla dokument på de olika ställena. Och att göra en tydlig struktur. Avskaffa Nettan som plats att lagra dokument på. Utbilda personalen i hur man sparar dokument så att de går att hitta. Se till att personalen inte behåller dokument som är viktiga för alla på H:. Borde finnas ett modernare sätt att arbeta med dokument t ex teams.
Ett enhetligt system där det är lätt att säkerställa att du har aktuella dokument. Överskådligt och lätt att hitta. Även om dokumenten kan finnas på flera olika ställen (t ex Evolution och Nettan), så ska alla dokument uppdateras när du har gjort det på ett ställe.
Slutligen frågade vi om det är något mer de vill tillägga där de flesta av respondenterna valt att inte svara något.
Räcker inte med ett förslag hur saker borde vara - utse en person som har i uppgift att göra jobbet.
Kompetensutveckling i dokumenthantering för alla eller vissa medarbetare? Då jag är nyanställd saknar jag information om just dokumenthantering.
5.3 Analys av resultatet
Enligt tidigare studie (Wallin, 2009) kom författaren fram till en lista av åtgärder som kan göras för att försäkra en bra dokumenthantering (se
litteraturgenomgången). Idag finns det ingen tydlig struktur varför resultatet blev som det blev. Konsekvenserna av en otydlig struktur gör att det tar onödig tid från användarnas övriga arbete. Medarbetarna på kulturförvaltningen verkar osäkra på om det finns några riktlinjer hur dokumenthanteringen ska handhavas. Då det är en ostrukturerad dokumenthantering kan det försvåra eller förlänga handläggningen när det kommer till att ge tillgång till de allmänna handlingarna. Holmberg (2001, s. 41) skriver att för att underlätta rätten till allmänna
handlingar måste arkivet vara organiserat på ett bra och enkelt sätt.
Söderström (2015, s. 224) skriver att ”om användarna själva ser nyttan, i sitt arbete, kommer de att använda systemet spontant och entusiastiskt.” I empirin framkommer det att medarbetarna tycker det är svårt att veta vart de ska hitta de dokument som behövs. Genom att få till en enhetlighet i hur dokumenten hanteras kommer det leda till ett effektivare arbete. De vill ha en tydligare struktur i hur dokument ska döpas, färre mappar och tydlig namngivning av dessa.
För några år sedan sattes en intern regel på mappsystemet i G: att enbart ha 7 undermappar, det följs inte längre och har av någon anledning tappats under en längre tid. Som princip 7 (Söderström, 2015, s. 237) tar upp är det viktigt att lägga mycket tid på både införandet av en ny rutin och utvecklingen av det, för att upprätthålla det.
22 De flesta ser vi vill ha en skillnad och det största problemet är att det är
ostrukturerat och att det inte finns en klar bild på hur dokumenten ska hanteras. Det framkommer också några problem med att VPN inte fungerar som den ska för de som sitter och arbetar på distans.
Det är många delade meningar kring användningen av Nettan. En del av dem vill inte ha Nettan som en lagringsplats av dokumenten och ser helst att det avskaffas helt, medan andra tycker att det skulle användas mer till exempel länkningen mellan Nettan och Evolution.
Det har framkommit genom både intervjuerna och enkätsvaren att de ser gärna att någon blir utsedd till att ha det yttersta ansvaret i dokumenthanteringen och ser till att det sköts ordentligt. De uttrycker en vilja i att få utbildning i
dokumenthantering, antingen att alla får det eller vissa utvalda som arbetar mer med det. Söderström (2015, s. 221) pratar om princip 2 och att sträva efter konkreta effekter och att ha en ansvarsfördelning och rutiner över
dokumenthanteringen. I princip 3 pratar Söderström (2015, s. 226) om att arbeta iterativt vilket innebär att testa sig fram och utveckla i små steg, genom att använda sig av det kan en rutin arbetas fram och utvecklas under tid. För att få detta att fungera måste tid sättas till att utföra arbetet, som nämns i princip 4 om effektstyrning.
6 Diskussion
Vi har valt att samla diskussionerna i ett eget kapitel. Det börjar med en metoddiskussion där vi går igenom våra metoder för empirin, sedan en
resultatdiskussion där vi går igenom våra resultat på intervjuerna och enkäten. Under resultatdiskussionen har vi valt att lägga våra förslag till hur en mer strukturerad dokumenthantering kan arbetas fram. I slutet av detta kapitel har vi med våra slutsatser och fortsatt forskning inom området.
6.1 Metoddiskussion
Vi är nöjda med valet av metoder men i efterhand har vi sett att ordningen på intervjufrågorna kunde varit på annat vis och mer sammanhängande. Vi tycker att det var bra att kulturförvaltningen i förväg hade gjort en lista med
nyckelpersoner, det underlättade vår start på själva datainsamlingen.
På enkäten skulle vi ha låst vissa frågor, att det bara går välja ett av alternativen, specifikt på fråga 6 då det gave ett resultat på mer än 100 %. På grund av att vi valde att skicka ut enkäten i god tid och de fick flera veckor på sig att svara gav det en bra svarsfrekvens. I början gjorde vi en enkät i word men i sista stund valde vi att använda oss av Esmaker (webbaserat enkätprogram) vilket
23 och beslutade om att använda Esmaker till enkäten var att en kurskamrat
rekommenderade det.
6.2 Resultatdiskussion
Resultaten vi fick på enkäten och intervjuerna var det vi hade förväntat oss med tanke på att de anställda varit öppna med vad de tycker om den egna
dokumenthanteringen. Enkätsvaren gick hand i hand med intervjusvaren, det var inte någon stor skillnad vilket visar på att de vågat vara sanningsenliga.
Vi har sett att det är ostrukturerat bland deras dokument och förstår att det är ett problem. Genom egna inloggningar i kulturförvaltningens system kunde vi med egna observationer bilda oss en uppfattning av strukturen. Detta visar sig även överensstämma med medarbetarnas upplevelser.
På den gemensamma servern förekommer det många mappar med flera
undermappar i ett led. Dokument förekommer på flera ställen. Vi hittade många sparade mejl som inte längre är relevanta. Det förekom även att vissa dokument låg under fel mapp. Detta resulterar i att det är svårt att hitta rätt. I Nettans filarkiv hamnar dokumenten direkt efter varandra i en lista, därför tänker vi att det är extra viktigt att tänka på hur dokumentet namnges.
6.2.1 Rekommendationer
Kulturförvaltningen har bett oss ge förslag på vad de skulle kunna göra för att motverka den ostrukturerade dokumenthanteringen som är idag. Av våra egna observationer tänker vi att det kan vara bra med en ytterst ansvarig över
dokumenthanteringen när det gäller att rensa och se till att dokumenten hamnar där de ska vara. En tydlig rutin kring hur olika dokument ska döpas behövs för att få en bra enhetlighet i de olika mapparna och underlätta att rätt dokument eller version hittas. Vi tänker att ett bra sätt för att få ett fungerande enhetligt arbete i dokumenthanteringen kan en projektgrupp sättas ihop för att arbeta fram en bra rutin kring dokumenthanteringen.
Evolution skulle kunna användas till mycket mer än bara kulturnämndens dokument. Genom att använda kopplingen till Nettan kan mötesanteckningar, rutiner och andra styrdokument läggas på Evolution, detta för att säkerställa att senaste versionen visas.
I den gemensamma mappen (G:) kan de övriga dokumenten finnas och agera mer som ett arkiv för äldre dokument som inte längre är relevanta men som ändå behöver sparas.
Förslagsvis kan litteraturen vi använt oss av i denna undersökning även användas i arbetet mot en mer strukturerad dokumenthantering. Principerna i
24 boken Jävla skitsystem (2015) är användbara i detta sammanhang gällande att
arbeta fram en bättre dokumenthantering.
6.3 Slutsats
Syftet med vår undersökning var att kartlägga dokumenthanteringen på
kulturförvaltningen i Värnamo kommun. För att besvara vår frågeställning ansåg vi det viktigt att ta reda på medarbetarnas upplevelser kring
dokumenthanteringen och hur den ser ut idag. Empirin har samlats genom intervjuer av nyckelpersoner och en enkät som skickats ut till samtliga som arbetar på kulturförvaltningen.
Frågeställning: Hur ser kulturförvaltningens rutiner för dokumenthanteringen ut?
I dagsläget finns ingen känd rutin kring dokumenthanteringen. Detta framkommer i flera av kommentarerna från enkäten och intervjuerna.
Respondenterna vill ha en ansvarig för dokumenthanteringen som kan styra upp strukturen mer.
Frågeställning: Vad sparas på vilka ställen?
I nuläget sparas många av dokumenten på flera ställen samtidigt. Det
framkommer en del dubbeldokumentation, samma dokument kan ligga på både gemensamma servern och Nettan men att det är olika versioner av detta
dokument.
Frågeställning: Vilka problem finns?
På grund av att dokumenten sparas på flera ställen samtidigt skapar det problem och förvirring för medarbetarna på kulturförvaltningen. De ser ingen tydlig struktur och har ingen tydlig rutin för hur eller vart dokumenten ska sparas. Vår uppfattning från medarbetarna på kulturförvaltningen är att de vill se en ändring i hur dokumenthanteringen ser ut idag och få till en bra rutin på vart och hur de ska spara sina dokument. Detta stödjs av det vi fått fram i våra resultat på både intervjuerna och enkäten som skickades ut. Flera av de vi intervjuat har sagt att de försökt få en ordning i framför allt gemensamma mappen men sedan gett upp på grund av att de inte vet vart dokumenten ska ligga, om de är
relevanta eller om de kan tas bort.
6.3.1 Fortsatt forskning
För att säkert veta att dokumenthanteringen förbättras kan en kartläggning över hur mycket tid som läggs på dokumenthanteringen i nuläget göras och efter struktureringen göra en ny kartläggning kring hur mycket tid som läggs, detta
25 för att se om det skett en tidsbesparing för verksamheten. En eventuell
tidsbesparing kan i sin tur uppmuntra till att sträva efter ett fortsatt arbete med en mer strukturerad dokumenthantering.
Referenser
Computer Sweden from IDG. (u.å). Intranät. I it-ord hämtad 17 maj, 2021 från https://it-ord.idg.se/?s=intran%C3%A4t.
Folkloristiska samlingar. (u.å.). Intervju. Åbo akademi. http://web.abo.fi/arkiv/folk/intervju.html.
Forsberg, M. & Petersson, J. (2005). Intranät som informationskälla [Magisteruppsats, Göteborgs universitet]. Databas.
https://gupea.ub.gu.se/bitstream/2077/1083/1/Nr_14_MF%2cJP.pdf (s. 45). Holmberg, A. (2001). Vilse i arkivet? Handbok i kommunal dokumenthantering. Kommentus förlag (s. 41-42).
Lindstedt, I. (2019). Forskningens hantverk. Studentlitteratur AB.
Nationalencyklopedin. (u.å). Allmän handling. I uppslagsord hämtad 17 maj, 2021 från
https://www.ne.se/s%C3%B6k/?t=uppslagsverk&q=allm%C3%A4nna+handlin gar.
Nationalencyklopedin. (u.å). Användbarhet. I uppslagsord hämtad 17 maj, 2021 från https://www.ne.se/s%C3%B6k/?t=uppslagsverk&q=anv%C3%A4ndbarhet. Nationalencyklopedin. (u.å). Controller. I uppslagsord hämtad 17 maj, 2021 från https://www.ne.se/s%C3%B6k/?t=uppslagsverk&q=controller.
Nationalencyklopedin. (u.å). Dataskyddsförordningen. I uppslagsord hämtad 17 maj, 2021 från https://www.ne.se/s%C3%B6k/?t=uppslagsverk&q=gdpr. Nationalencyklopedin. (u.å). VPN. I uppslagsord hämtad 17 maj, 2021 från https://www.ne.se/s%C3%B6k/?t=uppslagsverk&q=vpn.
Regeringen. (2015, 1 april). Offentlighetsprincipen. Regeringskansliet. https://www.regeringen.se/sa-styrs-sverige/grundlagar-och-demokratiskt-deltagande/offentlighetsprincipen/.
SFS 1990:782. Arkivlag.
https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/arkivlag-1990782_sfs-1990-782.
Sinovum. (u.å). Iterativ. I synonymer.se hämtad 17 maj, 2021 från https://www.synonymer.se/sv-syn/iterativ -
:~:text=Vad%20betyder%20iterativ%3F%20%28spr%C3%A5kvetenskaplig%2 0term%20%2C%20om%20verb%29,%C3%A4r%20ett%20iterativt%20verb%2 0%29%20%7C%7C%20-%20t.
Sokigo addnode group. (u.å.). Evolution – systemet din verksamhet växer med. Hämtad 23 februari, 2021, från https://sokigo.com/produkter/evolution. Söderström, J. (2015). Jävla skitsystem. Karneval förlag (s. 220-242). Wallin, P. (2009) Förstudie angående elektronisk ärende- och
dokumenthantering vid Uppsala universitet. Uppsala universitet. Microsoft Word - 09-210-090206 Forstudie_arendehantering.doc (uu.se) (s. 11 -12).
Bilaga 1 (1 av 1)
Uppdragsbeskrivning
LIA på kulturförvaltningen Värnamo kommun
Studenter: Viktoria Sjöström, Emelie JonassonHandledare: Solgerd Wilhelmsson, nämndsekreterare och kulturassistent Tid: Vecka 8–10, vecka 16–17.
Plats: Kulturförvaltningen, Gummifabriken, Värnamo. Bakgrund:
Kulturförvaltningen sparar dokument i en rad olika program: Evolution, Hypergene, Nettan och G-servern. Det har skapat en otydlig struktur för hur dokument sparas, det är svårt för medarbetarna att hitta dokumenten, när samma dokument finns på flera ställen är risken att de bara uppdateras på ett ställe och det innebär en del extraarbete.
Vi ser även att det kommer nya program där det kommer att finnas möjlighet att spara dokument, t ex Teams.
Uppdrag/frågeställningar:
Beskriv hur kulturförvaltningens rutiner för dokumenthantering ser ut. Vad sparas på vilka ställen?
Vilka problem finns?
Föreslå en struktur som skulle avhjälpa en del av problemen.
Hur kan nya program påverka kulturförvaltningens dokumenthantering? Hur länge ska dokumenten sparas hos oss?
Vilka säkerhetsrisker finns med de olika alternativen, med särskilt beaktande av distansarbete?
Bilaga 2 (1 av 1)
Intervjufrågor
1. Vad har du för arbetsuppgifter? 2. Vilka program använder du mest?
3. Hur tycker du att dessa program fungerar? a. Något du saknar eller hade velat ändra?
4. Går du efter någon struktur när du arbetar med dokument? 5. Är det lätt att hitta eller rensa dokument?
6. Hur ofta använder du dig av: a. Nettan?
b. G:?
c. Evolution?
För att hitta, skapa eller uppdatera dokument?
7. Vid eventuella frågor gällande dokumenten vad gör du eller vem vänder du dig till?
8. Upplever du dubbeldokumentation, att du inte hittar senaste versionen av ett dokument eller att dokument försvinner?
9. Vad tycker du är bra eller dåligt i nuläget? 10. Är det något mer du skulle vilja tillägga
Bilaga 3 (1 av 3)
Bilaga 4 (1 av 1)
Mejlet som skickades med enkäten
Hej.
Vi är LIA-studenter från vårdadministratörsprogrammet på Jönköping
university. Just nu är vi på kulturförvaltningen och genomför en undersökning i er dokumenthantering.
Vid eventuella frågor kan ni vända er till ... eller till mig på mejladress .... Under vecka 11 till 15 är vi inte på plats då vi läser en annan kurs, men är åter vecka 16. Möjligheten att svara på enkäten stängs 21 april 2021.
Länk till enkäten ...
Uppgifterna från enkäten kommer inte att användas på något annat sätt än i examensarbetet. Undersökningen kommer att presenteras som ett examensarbete vid Jönköping university och publiceras digitalt på DIVA-portalen. Svaren som redovisas i examensarbetet är anonyma.
Din medverkan är frivillig och kan när som helst avbrytas. Du behöver inte ange något skäl.
Genom att svara på enkäten godkänner du ditt deltagande i undersökningen. Med vänlig hälsning,
Bilaga 5 (1 av 15)
Transkribering av intervjuer
Respondent 1
1. Vad har du för arbetsuppgifter?
Jag är kultursekreterare, kommunikationsansvarig, ansvarig för programverksamheten och så har jag ansvar för vissa konstnärliga gestaltningsprojekt.
2. Vilka IT-program använder du mest?
Jag använder mig mest utav word, excel, Publisher, jag har inte fått mina program ännu men de är på väg så jag ska jobba mycket med Adobe, snart hoppas jag. Outlook, det är typ det.
Det är inga dokumenthanteringssystem du använder?
Jo jag är inne i Evolution just nu, men det är första gången på kanske 3 år. Det händer väldigt sällan nu för tiden. I min tidigare tjänst var jag inne mer, kanske 1 gång i månaden. Men nu är det kanske någon gång per år högst.
3. Hur tycker du att dessa program fungerar? Något du saknar eller hade velat ändra?
Nej jag tycker det funkar.
4. Går du efter någon struktur när du arbetar med dokument?
Jag försöker verkligen göra en logisk struktur bland mina mappar i alla fall. Sedan är det ju så att vissa grejer överlappar varandra och då kan det bli svårt at klura ut vart lägger jag det här dokumentet bäst när det handlar om att skapa nya grejer. Men jag försöker vara logisk i alla fall, för mina grejer ska ju oftast andra kunna hitta. Jag använder G: mest då när jag lägger upp grejer. Så jag försöker göra det logiskt men det är inte alltid så lätt faktiskt, speciellt när det är kommunikationsdelen. Ska det ligga under marknadsföring, bibliotek eller kultur? Jag gör ju vårt tryck till kulturprogrammet till exempel och jag gör affischer till evenemang och
informationsaffischer till biblioteket. Vart ska de hamna? Där är det lite klurigt att veta vart man ska lägga dem.
5. Är det lätt att hitta eller rensa dokument?
Bland mina egna så är det hyfsat lätt, för jag har ju någorlunda hum om vad jag döpt dem till. Annars får jag leta tills jag hittar det. Jag är ganska dålig tror jag på att radera dokument som man haft användning av förut men då döper jag gärna mappar till inaktuella dokument eller äldre dokument för att veta men man kanske behöver dem för referens eller så.
6. Hur ofta använder du Nettan, G: och Evolution för att hitta skapa eller uppdatera dokument?
G: använder jag varje minut. Jag lägger väldigt sällan upp på Nettan, för de började ju använda det kanske 2019 tror jag det var,
Bilaga 5 (2 av 15) hos oss på kulturförvaltningen. Men vi hade ett så bra system på G:
och så var det någon som sa att vi inte skulle lägga så mycket på G: utan vi ska lägga på Nettan. Där förstår jag inte riktigt strukturen alls, alltså jag ser och läser de nya dokumenten som kommer upp, de läser jag med en gång. Men det är sällan jag går in för att leta upp ett äldre dokument på Nettan. Då tycker jag att det är mycket smidigare att göra det på G: för där är det mer struktur på det. Det finns ju mappar på Nettan under dokumenthanteraren eller vad det är, men det är inte alltid alla dokument hamnar i rätt mapp utan allt hamnar liksom i första mappen. Så absolut mest G:, där känner jag mig mest som hemma. Jag kan hitta saker i Evolution också, men där är det också så här vad har man döpt det till? Så ibland letar jag faktiskt även efter beslut och så via webben och läsa protokollen som är publicerade, ibland tycker jag att det kan gå fortare.
7. Vid eventuella problem med dokumenten vad gör du eller vem vänder du dig till?
Får jag problem med Evolution så tar jag det med Solgerd, det är hon som kan det bäst. Eller om jag har Marlene jämte mig som har jobbat mycket i Evolution. Annars är det väl bara att använda sina kollegor, fråga vad dokumentet ligger om jag inte hittar det själv.
8. Upplever du dubbeldokumentation, att du inte hittar senaste versionen av ett dokument eller att dokumenten försvinner i nuläget?
Ja absolut och det gäller även i mitt eget arbete. Man vill ju veta det nyaste, vi uppdaterar ju en del blanketter och sådär och då så finns det så många gamla versioner som ligger ute. När det gäller mötesanteckningar så är vi väldigt duktiga på att namnge dem efter datum och det är ju bra. Vi döper dem till exempelvis programråd och datum eller kommunikationsmöte och datum så att det ska vara lätt att hitta och söka efter det.
Upplever du att det försvinner dokument med?
Ibland, inte av uppsåt utan mera av misstag i så fall. Jag gör ju stora tunga filer med programråd eller med våra program till kulturprogrammet och vissa är oroliga att vissa kan gå in där och göra fel. Så därför har jag en kopia på min egen H: katalog för att veta att den här har ingen annan den här är bara min. För jag är nervös att någon har råkat radera någonting.
9. Vad tycker du är bra eller dåligt i nuläget?
Jag gillar ju som sagt G:, och 2017 tror jag att det var så gjorde vi en stor omstrukturering av G: med hjälp av Britt i alla fall och någon mer. Det handlade om att man helst skulle ha 7 undermappar under i mapp som gör det väldigt strukturellt. Först var det ovant såklart men det var ju en jättebra lösning och jag märker nu att nu har det gått några år och nu har folk börjat glömma det. Och man kan hitta personliga grejer på G: och att det dyker upp lite genvägar och små grejer. Inget jättefarligt men det blir lite stökigare.
Bilaga 5 (3 av 15)
10. Är det något mer du skulle vilja tillägga?
Nej.
Respondent 2
1. Vad har du för arbetsuppgifter?
Jag är förvaltningschef, så jag är högsta tjänsteman här på kulturförvaltningen kan man säga. Men här är det lite så att jag både är förvaltningschef och enhetschef. Ann-Christin är ju bibliotekschef så hon är chef för dem men jag är chef över
allmänkulturmedarbetarna direkt. Hade det varit fler hade jag nog haft en chef emellan mig och dem. Det är jag som rapporterar till kulturnämnden, sedan kan jag kalla in andra att rapportera också med olika frågor men jag är alltid med på hela mötena, så det är mig också som politiken diskuterar med. Jag sitter också i kommunens ledningsgrupp ihop med de övriga
förvaltningscheferna, barn- och utbildningschef och tekniska cheferna bland andra. Så min chef är kommundirektören och jag är anställd direkt av kommunstyrelsen som ger politiken då med kommunalråden. Och min roll skiljer väl sig lite från en del andra förvaltningschefer. Jag menar har du barn- och utbildning och har 1300 medarbetare och jag har 25 inklusive mig själv. Sedan är ju kulturen mycket så att det handlar mycket om nätverkande för vi har en väldigt liten budget, så det gäller att skapa samarbeten till exempel med regionen, Smålands musik och teater, länsmuseet, kulturrådet på statlig nivå och så. Så det handlar mycket om att bygga relationer och skapa nätverk och samarbeta med andra. Inte minst nu när vi har Gummifabriken. Jag representerar kulturbenet i Gummifabriken.
2. Vilka IT-program använder du mest?
Det är extremt mycket mejl så Outlook använder man ju mycket. Outlook och Word men det gör väl alla, Excel ibland. Sedan
använder jag Evolution för tjänsteskrivelser och där kommer jag på mig själv hela tiden med att jag slarvar med att använda den om jag ska skriva ett avtal blir det lätt att man tar ett Word dokument, ett gammalt avtal och så sparar man det på skrivbordet. Men nu häromdagen kom jag på att nu skapar jag ett direkt i Evolution så vet jag alltid att jag har rätt version. Och sedan använder jag Nettan och G: servern använder man ju också på det sättet. Raindance använder jag ju för att attestera fakturor. Hypergene använder jag nästan aldrig, och det beror på att det handlar i princip om att göra ekonomiska prognosen och då lägger ju Britt in den och det är egentligen jag som ska skicka in den men vi sitter ju tillsammans då, det är så sällan och gör man det så sällan så hinner man glömma bort hur man ska gör
Bilaga 5 (4 av 15)
3. Hur tycker du att dessa program fungerar? Något du saknar eller hade velat ändra?
Ja om man ser Nettan då som, ja det är väl inte ett program det är ju en sida, där finns ju problem då med fil arkivet att du liksom inte kan flytta om och sortera i fil arkivet, du måste dra ut det på
skrivbordet och sedan in i mappar. Om man till exempel gör en post ”här är protokollet” för att det ska synas i flödet då hamnar ju det i fil arkivet, sedan kan du inte dra in det i fil arkivet i en mapp direkt utan du måste dra ut det på skrivbordet och sedan ladda upp det i en mapp. Så det är ju en jätteknölig omväg, vilket gör att man inte gör det och då ligger det huller om buller. Så får man hoppas att det är någon som är sysslolös och sätter sig och gör det. Så där är ju en stor brist. Sedan är det ju en fördel med Nettan att man kan bjuda in externa också, och jag vet till exempel med Smålands litteraturfestival när vi sitter från flera kommuner, regionen och även tidningarna i länet är med. Så då kan man bjuda in externa, det kunde till exempel inte Jönköping göra i sitt intranät, eller de fick inte. Det är en fördel då det oftare är att man jobbar med personer utanför organisationen och behöver dela dokument. Och det är ett klassiskt problem mellan kommuner och regioner, inte minst inom vården då att man har olika system och inte kan dela med sig. Så därför bör man hitta sådana plattformar men då hamnar man ofta i säkerhetsproblem när man ska dela på det sättet. G: har ju nackdelen då att den snabbt blir oöverskådlig. Du kan ju inte lägga alla dokument i samma mapp det är ju helt omöjligt, och har du för mycket understrukturer så blir det omöjligt att komma ihåg. Sedan har jag ganska bra minne så jag brukar söka på ett ord som jag vet finns med och då brukar man hitta, så för min del skulle det nästan vara bättre att ha allt i samma. Och sedan Evolution då, jag tycker det har varit ganska buggigt i början och saknar ju den kopplingen då också att det är ju bara en handfull på förvaltningen som har Evolution och det är ju inte tanken att alla ska ha det heller. I början pratades det om en spegling då till exempel om vi har riktlinjer i Evolution och uppdaterar dem där och så speglas kanske dem i Nettan. Men det har inte kommit. För det saknar jag liksom att hur kan man sprida de dokument man vill i Evolution till en grupp. Jag skulle vilja att det var enkelt och att man också hade en tydligare diarier funktion på något sätt, det kanske finns. Det sas också att om man får mejl som ska in i diariet, det är ju inte alla mejl som ska in och jag kan ju få 120 mejl om dagen, ska jag sitta och diarier föra varenda ett, ja det säger ju sig självt. Sedan sparar man ju den loggen, ibland har de begärt ut min logg och då får de göra det och sedan begära vilka de vill se. Men när de har sätt mängden har de aldrig begärt ut något. Med det inte sagt att det kanske inte går eller finns, men jag kan inte i alla fall, att man skulle kunna dra in något mejl så att det per automatik blir en inkommen handling i Evolution på ett enkelt sätt. Det kan vara att vi inte har lagt tillräcklig kraft för det heller, och det kan också bero på att det i princip aldrig är någon som frågar. Om ingen
Bilaga 5 (5 av 15) frågar, då hamnar det långt ner på prion. Men som gammal
journalist så vill jag såklart att det ska funka då jag har kritiserat andra som inte haft ordning på diariet. Så som det varit nu så har man fått mejla vidare det till Solgerd och så får man göra någon post av den i ett sådant mejl, det brukar aldrig komma något kritiskt mejl, brukar man se till att diarieföra det då. Det här med allmänna handlingar skapades ju ifrån då det fanns brev och man kunde stämpla.
3. Går du efter någon struktur när du arbetar med dokument?
Nä, sedan ska jag säga att jag kan vara strukturerad när jag behöver, men nä jag kollar vad de andra döpt det till och om man ska spara något till exempel för gäller det G: servern då så vill man ju inte döpa dem lika så hamnar de ju inte i ordning. Om någon skriver ”anteckningar” först och någon skriver ”datum” så blir det inte någon ordning. Annars när det gäller mycket protokoll och sådant så brukar jag utgå från det föregående protokollet och kolla vilka punkter som ska följas upp. Jag brukar skriva protokoll till fackliga förhandlingar i förväg, för man vet oftast hur det ska gå men så kan man ändra under tiden. Då ligger det ju inte och väntar och så kommer man på det efter en vecka. Även APT skriver jag i förväg och kompletterar löpande under mötet.
4. Är det lätt att hitta eller rensa dokument?
Nej. Eller rensa är väl inte så svårt, sedan är väl frågan om man rensar bra. I Evolution går man inte in och rensar på det sättet. G: servern skulle behöva rensas en del. Och då kan det också vara så om saker finns på flera ställen och man är osäker på vilket ska man rensa, för då kan det också vara olika versioner och det är ju en fördel med Evolution. Det är ju också en fördel med feedbacken på Nettan kontra G: att där har du alltid den senaste versionen. På Nettan ser du till exempel vem som senast ändrat och när.
5. Hur ofta använder du Nettan, G: och Evolution för att hitta skapa eller uppdatera dokument?
Evolution skulle jag säga att det är varje vecka i alla fall och det kan variera lite, ibland kan det vara flera gånger i veckan och ibland kan det vara en vecka utan men det är framför allt inför nämnder när man ska hitta gamla tjänsteskrivelser. G: använder jag nog inte riktigt varje dag men nästan. Nettan är också
kommunövergripande på ett sätt så där söker jag oftast efter dokument som är kommunövergripande när det gäller
feriepraktikanter eller sjukskrivningar. Så det använder jag mycket så, men för det förvaltningsinterna så använder jag nog Nettan och G: lika mycket ungefär. Som det är nu så sparar vi dubbelt alla anteckningar och det är inte riktigt bra. Men det var väl tanken att det skulle bli en övergång som Medborgarförvaltningen till
exempel har ju gått över helt och skrotat G: till att använda Nettan, den är ju också tillgänglig från nätet och då är du inte beroende av VPN uppkoppling. Och där har vi problem för VPN funkar inte om
Bilaga 5 (6 av 15) man sitter ihop med Skype. Vilket gör att när vi skulle ha en
genomgång med ekonomi och Britt var tvungen att kunna öppna Raindance då kunde vi ju inte ha det mötet digitalt. Ja om man inte sparar ner allt på skrivbordet eller skriver ut allt innan mötet, men sedan om man då ändrar något då blir ju inte det ändrat. Men där ska vi få Teams nu och jag hoppas att det fungerar ihop med VPN.
6. Vid eventuella problem med dokumenten vad gör du eller vem vänder du dig till?
När det gäller Evolution så är det Solgerd som har gått dem utbildningarna. Annars så har jag nog inte haft så många problem. Nettan har jag frågat Ann-Christin någon gång för hon är en mer strukturerad människa, ordning och reda och så. När et gäller Raindance så har det varit Veronica, hon som har slutat nu då. Så det kommer en efterträdare på måndag, och därför är Hjördis här som är pensionär tillfälligt och sköter den rollen. Ja det är när det gäller Heroma då har det varit Veronica, eller när det varit fakturor i Raindance har det varit hon eller Britt då som är ekonom. Och i Hypergene där litar jag helt på Britt för det kommer jag aldrig ihåg, hon jobbar ju där regelbundet.
7. Upplever du någon dubbeldokumentation?
Ja. Det är ju Nettan och G: då framför allt, men även är det ju så när vi har riktlinjer och sådant som finns i Evolution så just för att dem behöver vara tillgängliga till medarbetare som inte har tillgång till Evolution. Det gör ju att det ligger dubbelt. Och då är det ju så att om jag uppdaterar riktlinjer eller om nämnden gör det då har vi ju det senaste i Evolution och då måste man komma ihåg att manuellt ändra på G: eller Nettan. Och det är ju ett problem för det finns alltid en risk att man glömmer, ju fler ställen desto större risk. Det är samma sak när vi diskuterat var man ska ha kommande evenemang, och då finns ju en kommungemensam då som
evenemangskalender på varnamo.se som är ganska tom just nu för det händer ju inte så mycket. Och så har vi haft det på kommunens och Gummifabrikens hemsida. Då är det ju det om något blir inställt, då ska man komma ihåg att ändra det på kanske fyra ställen, och så glömmer man något ställe och så kommer det någon så då får det ju direkta konsekvenser.
8. Upplever du att du inte hittar senaste versionen av ett dokument eller att ett dokument försvinner?
Ja det händer ju att man inte hittar dokument och det behöver ju inte vara att de försvunnit, det kan ju vara att man minns fel vad det hette eller var placerat. Sedan kan man ju vara osäker på om det är det senaste dokumentet. Så ibland gör man ju så att om man ska ha något möte och så vet man att det kanske är någon som har lite mer ansvar för det, ja men lägg det i mötesinbjudan den senaste
versionen så att vi säkert har fått rätt version. Men idealet är ju att man kan hämta upp dem, alltid, och vara säker på att det är den senaste versionen. Hälften av gångerna kanske jag inte hittar den
