VIRTUELL ARBETSMILJÖ OCH DESS
PÅVERKAN PÅ MEDARBETARES
MOTIVATION OCH PRESTATION
En fallstudie om påverkan på motivation och prestation utifrån ett medarbetarperspektivMATIC, GABRIJELLA
ALKES YOUSSEF, STEPHAN
Akademin för Ekonomi, Samhälle och Teknik
Kurs: Magisteruppsats i företagsekonomi Kurskod: FOA404
15 hp
Handledare: Magnus Linderström Datum: 2021-05-31
FÖRORD
Vi vill rikta ett stort tack till de deltagande respondenterna som bidragit med engagemang och väsentlig insyn angående det problematiserade ämnet. Vi vill även ägna ett stort tack till vår handledare Magnus Linderström som under studiens gång bistått med konstruktiv feedback samt utmanat oss till fortsatt och kontinuerlig utveckling. Fortsättningsvis vill vi ägna ett stort tack till deltagande seminariegrupper som bidragit med förbättringsförslag under studiens gång.
Eskilstuna 2021-05-24
ABSTRACT
Date: 31st May 2021
Level: Master thesis in Business Administration, 15 cr
Institution: School of Business, Society and Engineering, Mälardalen University Authors: Gabrijella Matic Stephan Alkes Youssef
(97/01/14) (97/06/29)
Title: Virtual work environment and its impact on employee motivation and performance.
Tutor: Magnus Linderström
Keywords: Virtual workplace, motivation, performance, covid-19 Research
question: How is employees’ motivation and performance affected in a virtual work environment?
Purpose: The purpose of this study is to investigate how the individual’s
motivation and performance are affected by a virtual work environment during the current covid-19 pandemic from an employee perspective. Method: Case study methodology with semi-structured interviews with
respondents from five different organizations and a systematic literature study (SLR).
Conclusion: It is suggested that the virtual work environment entails an increased workload, which entails a negative impact on the employee’s motivation and performance. Furthermore, it is suggested that a combination of physical and virtual work environment is essential to achieve increased motivation and performance among the employees. Finally, it is
suggested that a combination of both monetary and non-monetary rewards is considered essential to achieve increased motivation and performance among the employees.
SAMMANFATTNING
Datum: 2021-05-31
Nivå: Magisteruppsats Företagsekonomi, 15 hp
Akademi: Akademin för Ekonomi, Samhälle och Teknik, Mälardalens Högskola Författare: Gabrijella Matic Stephan Al kes Youssef
(97/01/14) (97/06/29)
Titel: Virtuell arbetsmiljö och dess påverkan på medarbetares motivation och prestation.
Handledare: Magnus Linderström
Nyckelord: Virtuell arbetsmiljö, motivation, prestation, covid-19
Forskningsfråga: Hur påverkas medarbetarnas motivation och prestation inom en virtuell arbetsmiljö?
Syfte: Syftet med denna studie är att undersöka hur individens motivation och prestation påverkas av en virtuell arbetsmiljö under den rådande covid-19 pandemin utifrån ett medarbetarperspektiv.
Metod: Fallstudiemetodik med semi-strukturerade intervjuer med respondenter från fem olika organisationer samt en systematisk litteraturstudie (SLR). Slutsats: Det antyds att den virtuella arbetsmiljön medför ökad arbetsbelastning
vilket medför negativ påverkan på medarbetarens motivation och prestation. Vidare antyds det att en kombination mellan en fysisk och virtuell arbetsmiljö är väsentlig för att uppnå ökad motivation och prestation hos medarbetaren. Slutligen antyds att en kombination av dels monetära samt icke-monetära belöningar anses väsentliga för att uppnå ökad motivation och prestation hos medarbetaren.
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 1 1.1 Problembakgrund ... 1 1.2 Problemformulering ... 2 1.3 Syfte ... 2 1.4 Frågeställning ... 2 1.5 Disposition ... 3 2 Teoretisk referensram ... 42.1 Self determination theory ... 4
2.2 Motivation ... 4
2.2.1 Inre motivation ... 4
2.2.2 Yttre motivation ... 6
2.3 Arbetsmotivation ... 7
2.3.1 Relation mellan balans och trivsel ... 7
2.3.2 Relation mellan individ och yttre samband ... 7
2.3.3 Avgörande faktorer som påverkar arbetsmotivation ... 7
2.3.4 Belöningssystem ... 8 2.4 Prestation ... 10 2.4.1 Arbetsprestation ... 10 2.4.2 Arbetstillfredsställelse ... 10 2.5 Virtuell motivation ... 10 2.6 Virtuell arbetsmiljö ... 12
2.7 Virtuella arbetssätt & virtuella team ... 12
2.8 Virtuella utmaningar & fördelar ... 13
2.8.1 Virtuella utmaningar ... 13
2.8.2 Virtuella fördelar ... 13
2.9 Virtuellt ledarskap ... 14
2.10 Summering av den teoretiska referensramen ... 15
3 Metod ... 16
3.1 Val av forskningsmetod och forskningsdesign ... 16
3.2.1 Urval ... 17
3.3 Insamling av empiriska data ... 19
3.3.1 Genomförande av intervjuer ... 20
3.4 Analysmetod ... 20
3.5 Kvalitetsaspekter ... 21
3.5.1 Trovärdighet och pålitlighet ... 21
3.5.2 Etiskt ställningstagande ... 22 4 Empiri ... 23 4.1 Arbetsmiljö ... 23 4.2 Virtuellt arbetssätt ... 24 5 Analys ... 30 5.1 Arbetsmiljö ... 30 5.2 Virtuellt arbetssätt ... 31 5.3 Motivation ... 32 6 Slutsats ... 34 6.1 Slutsats ... 34
6.2 Rekommendation för fortsatt forskning ... 35
7 Källförteckning ... 36
Bilaga 1 – Operationalisering ... i
Tabell- & figurförteckning
Tabell 1 - Monetära och icke-monetära belöningar (Egen bearbetad tabell) – (Merchant &
Van der Stede, 2007; Özutku, 2012) ... 9
Tabell 2 - Tabell över deltagande respondenter (Egen bearbetad) ... 19
Figur - 1 – Disposition – (Egenbearbetad) ... 3
Figur - 2 - Maslows behovshierarki – (Egenbearbetad) ... 6
1
1 Inledning
Det inledande avsnittet framställs och redogör för problematiken kring studiens problemformulering varpå studiens syfte och frågeställning presenteras.
1.1 Problembakgrund
Organisationer har under en längre tidsperiod påbörjat en stegvis omvandling från den mer fysiska arbetsmiljön till en mer virtuell arbetsmiljö, vilket tillkommit i samband med digitaliseringens utveckling inom samhället (Salval, 2014). Det diskuteras huruvida
korrelation till fysisk arbetsmiljö är en omställning där det än idag framkommer att arbete inte är vad en individ genomför i stället för vart individen befinner sig (Hill, Miller & Weiner, 2006). I samband med covid-19 pandemin har denna illustration av organisatorisk arbetsmiljö eskalerat. Hallman, Januario, Mathiassen, Heiden, Svensson & Bergström (2021) förutspår att övergången till en mer digital organisation anses vara slutet på den fysiska arbetsmiljön. Utifrån inrapporterade data från 2020 arbetade en av tre, vilket är cirka 32,7 %, av Sveriges arbetande befolkning via distans med hjälp av ett virtuellt arbetssätt (SCB, 2020). Denna inrapporterade data anses förväntas stiga även efter pandemin, där medarbetarna majoriteten av tiden kommer att arbeta hemifrån (Hallman, Januario, Mathiassen, Heiden, Svensson & Bergström, 2021).
Digitaliseringen anses bidra till ökad flexibilitet (Arbetsmiljöverket, 2018). En avgörande faktor för att kunna generera förutsättningar för ökad produktivitet samt effektivitet inom organisationer är flexibilitet. Den ökade omfattningen av flexibilitet till organisationens medarbetare till att utforma deras arbetsmiljö som en avgörande faktor för framtida förbättringar (Vyas & Butakhieo, 2020). Arbetsmiljön erhåller idag allt bredare fokus på organisatorisk flexibilitet, kompetensintensitet samt medarbetarnas arbetsrelaterade prestation vilket medför ett minskat behov av den traditionella, fysiska, arbetsmiljön (Vyas &
Butakhieo, 2020).
Enligt Huang, Han, Park och Seo (2010) kan virtuellt arbete bidra till minskad motivation, arbetsförmåga och effektivitet på grund av distraktioner från element som är likgiltiga för medarbetarens arbetsuppgifter. Virtuellt arbetssätt och deras arbetsmiljö kan även bidra till sämre beslutsamhet, tidsplanering, arbetsnöjdhet och sammanhållning mellan kollegor
(Hertel, Geister & Kondradt, 2006). Den rådande samhällssituationen medförde att regeringar runt om i världen varit tvungna att vidta drastiska åtgärder för att kunna minska
smittspridningen i samhället. De införda restriktionerna bedrev att många organisationer, planerat eller oplanerat, införde distansarbete för att minska social kontakt i hopp om att kunna bidra med minskad smittspridning i samhället (Amendo, 2021).
Den kontinuerliga utvecklingen av digitaliseringen har genererat möjligheten för
organisationer att bedriva deras verksamhet med hjälp av virtuella lösningar för att ersätta den fysiska arbetsmiljön. Den virtuella arbetsmiljön skapar möjligheten att kunna bedriva
organisationen oberoende av vilken geografisk utgångspunkt individen befinner sig vid, vilket medför ökad organisatorisk flexibilitet (Aczel, Kovacs, Van der Lippe & Szaszi, 2021). Trots att den teknologiska utvecklingen, inom digitalisering och virtuella arbetssätt, resulterat i ökad organisatorisk flexibilitet med avseende till deras oberoende av geografisk utgångspunkt återstår behovet av att bibehålla medarbetarnas motivation och prestation för att utifrån ett organisatoriskt perspektiv kunna uppnå och generera önskade resultat (Hill, Miller & Weiner, 2006).
2
1.2 Problemformulering
Den för många oplanerade övergång till en virtuell arbetsmiljö har påtvingat organisatoriska förändringar. Under den rådande pandemin har en anpassningsbar organisation varit ett måste för att kunna överleva inom deras bransch. Tidigare genomförda studier inom ämnet
motivation och prestation redogör och inkluderar, utifrån denna forskning, relevant innehåll om ämnet motivation och prestation. Tidigare genomförda studier beskriver motivation som ett komplext begrepp. Singh (2016) menar att individer utöver inre- och yttre motivation samt prestation påverkas av deras personlighet och av olika förväntningar utifrån vissa situationer. Michaelson, Pratt, Grant & Dunn (2014) påvisar i deras genomförda studier att inre
motivation hos individer har tydlig koppling med arbetsmotivation, tillfredsställelse på arbetet, prestation och deltagande.
I en av de genomförda studierna genomfördes ett antal olika undersökningar för att undersöka vilken påverkan yttre belöningar medför på individers inre motivation. Studien baserades utifrån individernas motivation vid genomförande av aktiviteter. Undersökningen delades in i tre faser där vissa testpersoner i studien erhöll belöningar under den andra fasen i studien. Forskarna undersökte hur de deltagande individernas inre motivation påverkades mellan studiens tre olika faser. Utifrån studiens undersökning kunde forskarna redovisa ett resultat som påvisade att de deltagande individernas inre motivation påverkades negativt vid belöning, genom exempelvis ekonomiska medel, medan studiens undersökning påvisade att deras inre motivation ökade när individerna erhöll konstruktiv feedback från deras chefer (Deci, 1971). En annan studie genomförd i studiemiljö undersökte inre- och yttre motivation där studien tydligt påvisade att studiens deltagare ansåg att de inre motivationsfaktorerna hade större mening och påverkan. Enbart elva procent av deltagarna ansåg att yttre motivationsfaktorer, exempelvis ekonomiska medel, ökade deras inre motivation. Studiens resultat påvisade även att individerna däremot ansåg att bristande kommunikation, ökad arbetsbelastning samt orättvisa ekonomiska belöningar vid övertidsarbete sänkte deras motivation (Singh, 2016). Hoch & Dulebohn (2017) menar att medarbetarna är i behov av kontinuerligt stöd från deras ledare i en virtuell arbetsmiljö för att inte påverka motivationen och prestationen negativt. Vidare menar Hoch & Dulebohn (2017) att medarbetarna måste sättas i fokus inom en virtuell arbetsmiljö för att kunna motivera medarbetarna. Medarbetarna anses väsentliga för
organisationens överlevnad varpå Hoch & Dulebohn (2017) anser det vara väsentligt att bygga upp en hälsosam relation mellan chefer och medarbetare.
1.3 Syfte
Syftet med denna studie är att undersöka hur individens motivation och prestation påverkas av en virtuell arbetsmiljö under den rådande covid-19 pandemin utifrån ett
medarbetarperspektiv.
1.4 Frågeställning
3
1.5 Disposition
I detta avsnitt presenteras studiens disposition. Studien består av 6 avsnitt. Utöver deras avsnitt består studien även av källförteckning, bilagor samt abstract och sammanfattning. Nedan redovisas en modell över studiens disposition.
Avsnitt 1 Inledande avsnitt Presentation av problembakgrund, problemformulering, syfte och frågeställning.
Avsnitt 2 Teoretisk referensram Presentation av ett antal teorier rörande motivation, arbetsmiljö samt virtuellt arbetssätt.
Avsnitt 3 Metod
Presentation av valet av forskningsmetod som används i genode av denna studie. Avsnittet avslutas med en diskussion med avseende
metodkritik.
Avsnitt 4 Empiri empiriska materialet som används för att uppnå studiens syfte. Avsnitt fyra, empiri, innehåller presentation av det insamlade
Avnistt 5 Analys Avsnitt fem, analys, presenterar en analys av primär- samt sekundär-data där likheter och skillnader presenteras.
Avsnitt 6 Slutsats Avsnitt sex, slutsats, baseras utifrån de funna resultaten.
4
2 Teoretisk referensram
2.1 Self determination theory
Under 80-talet utvecklade Ryan & Deci en empirisk teori vid namnet self determination theory (SDT) som med tiden förbättrats och studerats av flertalet forskare. Den empiriska teorin self determination theory kategoriserar motivation i självständig och kontrollerad, där den självständiga motivationen utgör den inre motivationen och den kontrollerade
motivationen utgör den yttre motivationen. Den inre motivationen, även kallad den
självständiga motivationen, inkluderar aktiviteter som identifierar individerna som bidrar till ökad vilja och känsla av självständighet vilket motiverar individen till att utföra aktiviteter. Den yttre motivationen, även kallad den kontrollerade motivationen, inkluderar belöningar, alternativt bestraffningar som omedvetet påverkar individernas psykologiska tillstånd, vilket påverkar individens val av agerande och tankesätt. (Ryan & Deci, 2008)
Forskare menar att self determination theory är en mer djupgående motivationsteori jämfört med de traditionella motivationsteorierna skrivna av Maslow, Herzberg samt Adams (Ankli & Palliam, 2012). De traditionella motivationsteorierna fokuserar på faktorer som bidrar till ökad motivation, medan self determination theory, fokuserar på att kunna begripa individers behov utifrån motivationsfaktorer som bidrar med intresse och tillfredsställelse (Ankli & Palliam, 2012).
Gagné, Forest, Gilbert, Aubé, Morin & Malorni (2010) argumenterar i deras studie om self determination theory att den inre motivation bidrar med positiva resultat jämfört med yttre motivation. Forskarna poängterar däremot att yttre motivation inte behöver uppfattas negativt, däremot bidrar inte yttre motivation till organisationens önskade resultat, då deras oftast innebär belöningar som påverkar organisationens totala innehav av likvida medel. Aktiviteter som tillfredsställer individens psykologiska behov som exempelvis personlig utveckling, kompetens och tillhörighet, uppmuntras av inre motivation, vilket får individen att genomföra aktiviteter (Gagné et al, 2010).
2.2 Motivation
Flertalet forskare har studerat fenomenet motivation (Clinkenbeard, 2012). De vetenskapliga teorierna som behandlar fenomenet motivation inkluderar tvåfaktorsteorin skriven av
Herzberg. En av flertalet definitioner av ämnet motivation är att motivation kan uppfattas som processen där individen stimuleras till handlingar för att prestera och uppnå ett mål
(Clinkenbeard, 2012; Singh, 2016). Begreppet motivation tenderar att ha deras upphov utifrån ett kognitivt perspektiv. Utifrån det kognitiva perspektivet bedöms motivation vara en påföljd av individens ovetande drivande kraft, att individen bedömer och tolkar sammanhang samt hur individen avgör att ta beslut baserat på deras behov. Ämnet motivation anses vara en sammankoppling av faktorer som påverkar individens kontroll, vilka oftast separeras i två kategorier, vilken är inre- samt yttre motivation. Den inre- samt yttre motivationen ger stöd och förståelse för hur individen motiveras till att ingripa och realisera olika typer av
handlingar (Clinkenbeard, 2012).
Ämnet motivation delas upp i två motivationsfaktorer, inre- och yttre. Deras
motivationsfaktorer beskriver individernas drivkrafter till att genomföra aktiviteter (Ryan & Deci, 2000).
2.2.1 Inre motivation
Inre motivation beskrivs som drivkraften där individen realiserar handlingar och aktiviteter för att uppnå tillfredsställelse (Ryan & Deci, 2000). Inre motivation inkluderar behov och
5 förväntningar där individer med allmänt högre inre motivation tenderar att vara mer
intresserade och fokuserade på att fullfölja de förväntade aktiviteterna (Clinkenbeard, 2012). Ryan & Deci (2000) nämner att individens inre motivation kan påverkas positivt genom möjligheten att kunna generera samt förbättra avgörande faktorer som exempelvis ansvar, medgivande och uppmärksamhet. Grant (2008) beskriver även prosocial motivation som en annan typ av inre motivationen. Med prosocial motivation menas att individen motiveras till att utföra en aktivitet då det tillför tillfredsställelse hos individens medmänniskor (Grant, 2008). Grant (2008) menar att den prosociala motivationen karakteriseras av individens empatiska karaktärsdrag.
2.2.1.1 Teorier relaterade till inre motivation
Teorier relaterade till inre motivation inkluderade i detta avsnitt är Maslows behovshierarki och Herzbergs tvåfaktorteori. Deras teorier fokuserar på individers inre behov som
upprätthålls genom en balans. Vid rådande balans genereras tillfredsställelse samt motivation hos medarbetarna (Kaufmann & Kaufmann, 2016).
Maslows teori utgår ifrån att individen har fem grundläggande behov. De fem grundläggande behoven är fysiologiska-, trygghets-, gemenskap-, självkänsla-, samt självförverkligande behov. Maslow ansåg att individen är, utifrån deras individuella prioriteringar, motiverad av att åstadkomma, alternativt bevara de fem grundläggande stegen inom behovshierarkin (Maslow, 1970). Den första nivån i Maslows behovshierarki är de grundläggande för överlevnad och integration, vilka utgör individens fysiologiska behov. Den andra nivån i Maslows behovshierarki är trygghetsbehoven som skapar och skyddar individen mot fysiska samt psykiska skador (Maslow, 1943). Den tredje nivån, gemenskapsbehov, anses vara väsentlig för att uppnå stöd och acceptans. Den fjärde nivån innebär att erhålla uppskattning genom faktorer som prestation och respekt. Den femte nivån i Maslows behovshierarki är självförverkligande där individer har behov av att tillfredsställa och uppnå egenskaper och möjligheter (Kaufmann & Kaufmann, 2016). Baserat på individens prioritering ansåg Maslow att individen motiverades av att uppnå de olika nivåerna i behovshierarkin.
Frederick Herzberg vidareutvecklade Maslows behovsteori till tvåfaktorteorin. Herzberg baserade sin forskning på tillämpningen av motivationsfaktorerna, vilka inkluderar ansvar, prestation och möjlighet för vidare utveckling. Herzberg ansåg att behoven på högre nivåer inom Maslows behovshierarki var drivkrafter, medan övriga behov enbart ansågs medföra missnöje om deras ignorerades. Herzbergs tvåfaktorteori har en stark korrelation med de högre nivåerna i Maslows behovshierarki (Kaufmann & Kaufmann, 2016). Deras
motivationsfaktorer bidrar till inre motivation hos individen, däremot så avlägsnas inte förekomsten av missnöje. Motivationsfaktorerna anser balansera Herzbergs hygienfaktorer, vilka är de avgörande faktorerna som motiverar medarbetare att förbättra deras prestationer i samband med arbetsrelaterade uppgifter (Herzberg, Mausner & Snyderman, 1993).
6
Figur - 2 - Maslows behovshierarki – (Egenbearbetad) 2.2.2 Yttre motivation
Yttre motivation beskrivs som drivkraften där individen bedrivs till att realisera handlingar, alternativt att åstadkomma ett mål, då aktiviteten medför någon form av belöning (Ryan & Deci, 2000). Ryan & Deci (2000) nämner att individer med allmänt högre grad av yttre
motivation har större intresse av det externa resultatet och belöningarna som tillkommer av att slutföra en aktivitet. Det identifierade problemet med individer som allmänt besitter en högre grad av yttre motivation är att individer har mycket svårare att erhålla motivation
självständigt, varpå deras individer tenderar att söka bekräftelse och motivation hos andra individer (Clinkenbeard, 2012).
En balans i förhållandet mellan inre- och yttre motivation på arbetsplatsen kan medföra fördelaktiga resultat för organisationen både på individ-, team- och organisatorisk nivå (Singh, 2016). I förhållande till organisationsteori anses den yttre motivationen som betydelsefull för individens arbetsrelaterade drivkraft (Abrahamsson & Andersen, 2005). Dysvik & Kuvaas (2011) menar däremot att individer med en allmänt högre grad av inre motivation har ökat intresse för deras arbetsuppgifter till skillnad från individer med underlägsen inre motivation.
2.2.2.1 Psykologiska teorier relaterade till yttre motivation
Psykologiska teorier som är relaterade till yttre motivation är Herzbergs tvåfaktorsteori och Adams likavärdesteori. Yttre motivation är relaterad till sociala- och miljöfaktorer som påverkar medarbetarens mål, prestation och syfte.
Maslows behovsteori utvecklades till tvåfaktorsteorin av Frederick Herzberg. Den grundläggande principen med tvåfaktorsteorin är att medarbetare finner sig till rätta på arbetsplatsen vilket medför ökad produktivitet (Kaufmann & Kaufmann, 2016).
Hygiensfaktorerna definieras som den bidragande faktorn till den yttre motivationen, vilket anses vara trygghet vid anställning, lönesamband samt status. För att reducera medarbetarnas missnöje anses deras faktorer vara väsentliga, däremot skapar deras faktorer ingen motivation eller tillfredsställelse (Herzberg et al., 1993). Individens inre motivation och vilja påverkas av motivationsfaktorerna. Exempel på deras motivationsfaktorer kan vara ansvar och
prestationer. Självförverkligande Självkänsla Gemenskap Trygghet Fysiska behov
7 Arbetstillfredsställelse uppnås i den utsträckning som medarbetarna anser att deras
arbetsuppgifter tillfredsställer medarbetarnas efterfrågningar vad gäller befordringar, lönesamband samt arbetsrelaterade förhållanden (Flach, 2006).
2.3 Arbetsmotivation
Arbetsmotivation är den handlingskraft som individen lägger ner i arbetet och viljan till att prestera för att uppnå framgång i de arbetsrelaterade uppgifter som genomförs.
Organisationens medarbetare är den avgörande faktorn i samband med organisatorisk
produktivitet (Flach, 2006). Arbetsmotivation genereras i samband med medarbetarnas arbete och önskemål om att uppnå dugliga resultat. Prestation är inte detsamma som motivation. Däremot anses prestationen påverkas av motivation som framkommer av individens behov. Medarbetarnas prestation eller beteende anses leda till framtida belöningar (Flach, 2006).
2.3.1 Relation mellan balans och trivsel
Medarbetarnas mentala och psykiska välmående har påvisat vara starkt korrelerad med medarbetarnas produktivitet. Tidigare forskning implicerar att arbetsmotivation genereras i samband med god inre hälsa. Arbetsmotivation är en individuell upplevelse vilket påverkar motivation och den upplevda tillfredsställelsen, vilket skiljer sig mellan individer. För att kunna behålla produktivitet inom organisationer krävs förståelse om medarbetarnas
psykologiska behov samt relationen mellan balans och trivsel inom organisationer (Schulte & Vainio, 2010). Inom tidigare forskning har psykologiska behov varit central i samband med undersökning av ämnet motivation. De psykologiska behoven som uppstår hos individen handlar om olikheter av specifika behov som uppstår hos individen.
2.3.2 Relation mellan individ och yttre samband
Hackman & Oldham (1975) modell ”job characteristics theory” identifierar möjliga brister inom icke tillfredsställande miljöer för att kunna erhålla motivation bland medarbetare (Faturochman, 1997). Hackman & Oldhams teori förklarar relationen mellan arbetsrelaterade egenskaper och individens respons till deras arbete. Modellen påvisar att de psykologiska faktorerna, i egenskap av, att individen känner meningsfullhet, ansvar och medvetenhet bidrar med en inre motivation, vilket leder till ökad vilja att prestera. Forskarna menar dock att även om de psykologiska faktorerna är uppfyllda förekommer en viss risk att en del individer inte kommer framföra positiv respons. Förklaringen till detta grundar sig utifrån att övriga individbaserade egenskaper, till exempel kunskap och färdigheter att genomföra
arbetsrelaterade uppgifter, behov av utveckling och arbetsrelaterade förhållanden i form av finansiell belöning och säkerhet kan påverka författarnas motivationsmodell (Hackman & Oldman, 1975). Motivationsmodellen grundar sig utifrån arbetsbetingelser som kännetecknar arbetsuppgifter, vilka anses vara väsentliga för att kunna erhålla en psykologisk nivå för att kunna framhäva positiv respons. Deras faktorer tar upp följande; variation av individens färdigheter vilka krävs för en specifik arbetsuppgift, uppgiftsrelaterad identitet vilket innebär att medarbetaren medverkar från start till slut, arbetsuppgiftens grad av betydelse och deras påverkan på individer internt och externt inom organisationen, oberoende i arbete samt feedback gällande det utförda arbetet. Enligt tidigare forskning kommer det psykologiska behovet uppnås först när arbetsbetingelser som kännetecknar arbetsuppgifter är tillfreds samt när de individbaserade egenskaperna infinner sig på en högre nivå (Faturochman, 1997).
2.3.3 Avgörande faktorer som påverkar arbetsmotivation
Arbetsrelaterad motivation är en motivationsteori som grundar sig i Herzbergs teori om tvåfaktor motivationen. Herzbergs teori är kategoriserad i två faktorer. Den första kategorin är motivationsfaktorer som leder till ökad motivation, vilka utgörs av god prestation och
8 uppskattning av individens arbetsinsats. Den andra kategorin är hygienfaktorer, vilka anses relatera till individens relation till deras kollegor, trygghet på arbetet och finansiell belöning. Den finansiella belöningen medför ökad motivation, vilken delvis ökar individens
arbetsrelaterade motivation då individen erhåller ekonomiska möjligheter till att överleva. Deras motivationsfaktorer kan medföra trivselkänsla och arbetsrelaterad motivation (Herzberg, 2003).
2.3.3.1 Arbetsmiljö
Arbetsmiljö anses påverka arbetsmotivation (Raziq & Maulabakhsh, 2015). Motivation kan påverkas av individens biologiska behov, vilket innebär en balans av både fysiologiska och sociala behov. I enlighet med Maslow uppnås de fysiologiska behoven i samband med arbete samt när individen är tillfredsställd med en viss inkomst som tillfredsställer individens grundläggande behov. Även Herzberg talar om att de fysiska förhållandena på arbetsplatsen påverkas av lönerelaterade förhållanden och trygghet. Genom att tillfredsställa och kombinera deras motivationsfaktorer presterar medarbetarna avsevärt bättre (Herzberg et al., 1993). Sammanfattningsvis tenderar medarbetare att kontinuerligt jämföra arbetsprestationer, ersättning och löner med andras ersättningar och prestationer (Abrahamsson & Andersen, 2005). Vid upplevd orättvisa på den fysiska arbetsplatsen kommer medarbetare troligtvis finna handlingssätt för att utesluta upplevd orättvisa. För att erhålla en arbetsmiljö som gynnar medarbetarna och organisationen anses det vara väsentligt att fördela uppgifter och villkor rättvist (Jacobsen & Thorsvik, 2014).
2.3.4 Belöningssystem
Arbetsmotivation betraktas utifrån användning av generella motivations- och behovsteorier som förvisso medför framgång i form av arbetskvalitet samt tillfredsställelse.
Forskningsteorier har däremot kunnat påvisa förbättringar av prestation inom verksamheter i mindre omfattning. Genom implementering av motivations- och prestationsinriktade
belöningssystem kan fördelaktiga effekter uppnås (Flach, 2006).
Belöningssystem är en form av styrningsmedel vilka organisationen kan förbruka för att tillföra efterfrågad stimulans samt för att kompensera deras medarbetare (Merchant & Van der Stede, 2007). Ett belöningssystem anses medföra ökad organisatorisk produktivitet vid
användning av styrningsmedel, vilket är en avgörande faktor med intentionen om att förbättra organisationens effektivitet (Allen & Kilmann, 2001). Derasutom anses belöningssystem vara en avgörande motivationsfaktor med avseende att förbättra produktivitet och arbetsrelaterad tillfredsställelse vilket medför förbättrade ekonomiska resultat (Lopez et al., 2006). Chansen till att medarbetarnas flexibilitet och kreativitet förbättras ökar markant om organisationens belöningssystem är anpassat utefter organisationens behov och tillstånd (Gagné & Deci, 2005). Dock är det viktigt att poängtera att motivationen hos medarbetare kan påverkas av olika former av belöningar (Lopez et al., 2006). Detta konstateras även av tidigare forskning där det framkommer att motivation kan erhållas med och utan ett belöningssystem (Gagné & Deci, 2005).
Det essentiella ändamålet med att använda belöningssystem är att; åstadkomma önskad motivation och prestation samt för att bibehålla kompetens och attrahera nya medarbetare till organisationen (Allen & Kilmann, 2001). Det är väsentligt att medarbetarna introduceras tydliga organisatoriska mål samt att organisationen förstår vad medarbetarna önskar uppnå med det utförda arbetet. För att medarbetarna ska kunna påverkas av ett belöningssystem är det av betydelse att medarbetarna anser att de organisatoriska målen är betydelsefulla,
9 motiverande och genomförbara (Anthony & Govindarajan, 2001). Motivation anses vara motivet till varför belöningssystem används av organisationer. Ökad motivation bland medarbetare genererar de eftersökta resultatet som organisationen upprättat. För att organisationen ska kunna uppnå de organisatoriska målen är det väsentligt att motivera medarbetarna att sträva mot samma mål som organisationen (Lopez et al., 2006).
Arbetsrelaterad motivation och belöningssystem anses ha en stark koppling. Däremot anses det vara viktigt att verifiera att medarbetarnas inställning gentemot deras arbetsuppgifter är positiv för att kunna erhålla det eftersökta resultatet av belöningssystemet (Arvidsson, 2008). Det är väsentligt att beakta olika former av belöning för att kunna motivera samtliga av organisationens medarbetare (Lopez et al., 2006). Agwu (2013) menar att effektiva och moderna belöningar leder till ökad motivation hos medarbetare.
Özutku (2012) nämner att olika typer av belöningar påverkar medarbetarnas resultat,
beteenden och innebörden olika. Positiva belöningar hänvisar till det som bedöms positivt av medarbetare medan negativa belöningar hänvisar till bestraffningar som kan appliceras vid minskad produktivitet av organisationen (Merchant & Van der Stede, 2007).
Tabell 1 - Monetära och icke-monetära belöningar (Egen bearbetad tabell) – (Merchant & Van der Stede, 2007; Özutku, 2012)
Özutku (2012) dividerar belöning i olika kategorier; monetära- och icke monetära medan Anthony & Govindarajan (2001) anser att belöningar bör delas in i följande kategorier; finansiella, psykologiska och sociala vilka korrelerar med monetära- och icke monetära belöningar. Organisationer använder vanligtvis monetära belöningar och är starkt kopplade till finansiell belöning, vilket omfattas av bland annat individuella alternativ kollektiva bonusar, löneökningar och aktier (Merchant & Van der Stede, 2007). Utifrån ett
medarbetarperspektiv är de monetära belöningarna väsentliga, då det anses vara en ersättning för deras genomförda arbetsprestationer (Merchant & Van der Stede, 2007).
Icke monetära belöningar är korrelerade med det psykologiska och sociala (Anthony & Govindarajan, 2001). Detta medföra att individens intuition inkluderas vid utförandet av arbetsuppgifterna vilket resulterar i att individernas drivkraft att genomföra arbetsuppgifterna med enastående resultat ökar avsevärt (Özutku, 2012). Tillämpning av icke-monetära
belöningar är mer ekonomiskt samt att medarbetare värderar icke monetära belöningar högre, vilket långsiktigt bidrar med ökad motivation (Merchant & Van der Stede, 2007). Monetära och icke-monetära belöningssystem anses påverka och generera olika utfall och mekanismer för medarbetarnas beteende. Tidigare forskning påvisar att konkreta icke-monetära belöningar medför förbättrade prestationer i jämförelse med tillämpning av enbart monetära belöningar.
Monetära belöningar Icke-monetära belöningar
Bonus Beröm
Befordran (på arbetsplatsen) Diplom
Erkännande Certifikat
Löneförhöjning Feedback
10 Därmed är det väsentligt att sammanföra de monetära och icke-monetära belöningarna för att erhålla tillfredsställande resultat utifrån ett organisatoriskt perspektiv (Dzuranin et al., 2013).
2.4 Prestation
2.4.1 Arbetsprestation
Somers och Bornbaum (1998) samt Kaufmann och Kaufmann (2016) anser att definitionen av begreppet arbetsrelaterad prestation avser organisationers definierade krav i förhållande till kvaliteten i individens arbetsbeteende. Även Ax, Johansson och Kullvén (2002) resonerar liknande och anser att individens prestation inom organisationer bedöms utefter de strategier som organisationen utgår ifrån. Tidigare genomförd forskning inom ämnesområdet
arbetsprestation påvisar att det finns ett antal dimensioner som nyttjas vid utvärdering av individens arbetsrelaterade prestation. Singh (1998) använde ett antal dimensioner i sin forskning för att kunna mäta och utvärdera individers arbetsprestation, bland annat använde Singh dimensioner som exempelvis kvalitet, kreativitet samt produktivitet.
2.4.2 Arbetstillfredsställelse
Arbetstillfredsställelse anses vara en abstrakt definition som refererar till en bedömning av individers fullständiga arbetstillstånd. Individens individuella bedömning av deras
erfarenheter i samband med deras arbete påverkar och medför positivt känslomässigt tillstånd samt arbetstillfredsställelse hos individen (Kaufmann & Kaufmann, 2016). Vidare definieras arbetstillfredsställelse som individens övergripande attityd till hens arbete (Robbins, 2001). Robbins (2001) menar att individer som uppfattar högre grad av arbetstillfredsställelse erhåller positiv attityd till deras tilldelade arbetsuppgifter medan individer som däremot inte uppfattar arbetstillfredsställelse erhåller negativ attityd gentemot deras tilldelade
arbetsuppgifter. Arbetstillfredsställelse anses vara en illustration av individens attityd snarare än deras beteende. Arbetstillfredsställelse kan ses som en teknisk innebörd. Den tekniska innebörden innebär avvikelsen mellan en individs uppnådda kvantitet av belöningar samt den kvantitet belöningar som individen egentligen anses vara värd. Belöningar medför positiv arbetstillfredsställelse inom organisationer. Det handlar många gånger om hur
intresseväckande individen anser att deras arbete är, vilka relationer individen har med övriga medarbetare samt individens möjlighet till självständighet och flexibilitet i deras arbete (Robbins, 2001).
2.5 Virtuell motivation
Den ökade användningen av digitala hjälpmedel inom organisationer har medfört en ökad efterfrågan på kunskap angående hur ledare bör gå till väga för att motivera deras medarbetare virtuellt (Wang et al, 2019). Motivation, utifrån ett organisationsperspektiv, är en avgörande faktor för att kunna motivera och få deras medarbetare att samarbeta för att kunna leverera det övergripande i organisationens mål (Von Krogh et al, 2012). För att ett virtuellt arbetssätt och virtuella team ska uppnå framgång behöver teammedlemmar ha motivation enligt Ardichvili et al (2003). Huang et al (2010) instämmer med Ardichvili et al. och nämner hur motivation är vad som driver anställda mot ett effektivt och väl utfört arbete. För att bibehålla virtuell motivation är målsättning, målsättningsprocessen, arbetsmiljö och undvikandet av störande element essentiellt (Ardichvili et al, 2003). Social kontakt har visat sig vara en stor faktor till ökad motivation och virtuellt arbetssätt leder till minskad social kontakt, vilket har lett till minskad motivation (Sarker & Sahay, 2003; Huang et al, 2010; Parker, 2014). Haines (2021) anser dock att det inte behövs en fysisk kontakt med teammedlemmar för att skapa social kontakt, utan att social närvaro kan agera som substitut. Haines (2021) fann att virtuella team med hög social närvaro hade en positiv effekt på teammedlemmars arbetstillfredsställelse,
11 motivation och prestation. För att skapa hög social närvaro enligt Haines (2021) bör
teammedlemmar engagera sig i teammöten, ha videosamtal med kamera ansluten, göra sig medveten till sina teammedlemmar genom att rapportera och konversera med sina
teammedlemmar. Detta skapar en tillit och kamratskap vilket i sig leder till motivation och prestation.
Hertel, Geister & Kondradt (2006) fann fyra essentiella komponenter för att skapa virtuell motivation;
1. Valens
2. Instrumentalitet 3. Själveffektivitet
4. Förtroende
Komponenten valens menar Hertel, Geister & Kondradt (2006) att målsättning för hela virtuella teamet samt målsättning för varje enskild teammedlem är grundläggande för ökad motivation. För att få ökad motivation bör det finnas öppen kommunikation bland
teammedlemmar angående deras målsättning och arbetsuppgifter.
Instrumentalitet innebär att teammedlemmar ska dela ut arbetsuppgifter precist så det inte sker att två personer gör samma arbetsuppgift, ge feedback till varandra och kommunicera den feedbacken med varandra. Feedback ska ges till utfört arbete, icke utfört arbete och målsättning. Detta kommer leda till högre prestationer samt motivation bland teammedlemmar (Hertel et al., 2006).
Själveffektivitet baseras på en social kognitiv aspekt och i detta sammanhang innebär det att en teammedlem ska bli utdelad en arbetsuppgift som hen har en upplevd förmågan att utföra. Själveffektivitet kan stärkas av positiv feedback och träning inom virtuellt samarbete, vilket sedan leder till ökad prestation och motivation.
Sista komponenten är förtroende, vilket behandlar förtroendet inom det virtuella teamet samt förtroende till informations- och kommunikationsteknologi. Kommunikation via teknologi har visat sig leda till minskat förtroende inom virtuella team samt att det leder till mindre
sammarbetsvillighet (Hertel, Geister & Kondradt, 2006). Virtuella team som har mötts fysiskt har visat sig ha högre förtroende och sammarbetsvillighet till sina teammedlemmar, därför är det viktigt enligt Hertel et al (2006) att skapa en situation där virtuella team har möjligheten att träffas.
Feedback inom virtuella team har visat sig vara väsentligt för att skapa motivation inom virtuella arbetssätt (Hertel et al, 2006; Parker et al, 2014; Fan et al, 2013). Feedback mellan virtuella team kan ske via e-mail, videosamtal, telefonsamtal eller inläggskommentar och har samma positiva effekt på virtuella teams kommunikation, prestation och motivation (Hertel et al, 2006; Fan et al, 2013). Feedback kan antingen vara för en arbetsuppgift där feedbacken innehåller specifika instruktioner och feedback ges konstant till arbetsuppgiften är utförd. Feedback kan även ses som en belöning som ges till anställda när de har utfört ett bra arbete (Fan et al, 2013).
12
2.6 Virtuell arbetsmiljö
Virtuell arbetsmiljö definieras enligt Ortlepp & Hloma (2006) som en miljö där
organisationens medarbetare med hjälp av digitala hjälpmedel utför arbetsuppgifter samt samarbetar med andra individer som är lokaliserade på olika geografiska punkter. På grund av den ökade digitaliseringen i samhället samt inom organisationer har den virtuella arbetsmiljön blivit ett komplement till den fysiska arbetsmiljön i ändamål att bemöta medarbetares
önskemål (Ortlepp & Hloma, 2006). Människor i det moderna samhället vill ha större
möjligheter att kunna bestämma vart, hur och när de ska arbeta, för att kunna bringa i jämvikt deras arbetsliv, familjeliv samt individens fritid (Großer & Baumöl, 2017). För att kunna möjliggöra detta har en viss andel organisationer erbjudit deras medarbetare möjligheten att använda digitala hjälpmedel för att förflytta arbetsplatsen dit deras medarbetare befinner sig, istället för omvänt (Ortlepp & Hloma, 2006). Distansarbete med hjälp av digitala hjälpmedel och kommunikation börjar därmed bli alltmer förekommande inom samhället samt
organisationer (Großer & Baumöl, 2017). Großer & Baumöl (2017) menar att den virtuella arbetsmiljön främjar organisationens prestation, vilket grundar sig i tidigare utförda studier som påvisar resultat med tydligt samband mellan medarbetares ökade produktivitet samt organisationens kostnadseffektivt.
Det är värt att notera att den virtuella arbetsmiljön associeras med organisationen
komplicerade utmaningar. Hauffeld, Handke & Straube (2016) anser att informationsutbytet mellan medarbetare försvåras avsevärt och författarna Nunamaker, Reinig & Briggs (2009) menar även att den virtuella arbetsmiljön kan förhindra medarbetarnas relationsutveckling ömsesidigt samt den sociala interaktionen. Medarbetare utsätts för ökad risk att uppleva utanförskap av teamet, flertalet studier påpekar även att detta resulterar i reducerad motivation och engagemang (Hauffeld, Handke & Straube, 2016).
I början av 2020 samt i samband med uppkomsten och spridningen av den samhällsfarliga pandemin, covid-19, rekommenderade myndigheter för samhällsskydd och beredskap att omorganisera och implementera distansarbete, med förhoppningen att reducera
samhällspridningen av smittan (Marks, 2020). Plötsligt blev den virtuella arbetsmiljön det nya normala, även för organisationer som sällan nyttjat sig av detta digitala arbetssätt tidigare (Marks, 2020).
2.7 Virtuella arbetssätt & virtuella team
Virtuella team har olika definitioner och det har inte skapats en konsensus om hur exakt ett virtuellt team ska definieras (Hertel, Geister & Kondradt, 2005). För denna uppsats använder vi Bell och Kozlowskis definition av virtuella team. Enligt Bell och Kozlowski (2002) definieras virtuella team som två eller fler personer som arbetar mot ett gemensamt mål, är geografiskt spridda samt att kommunikation och samordning mellan teammedlemmar utförs främst via elektroniska medel som till exempel telefonsamtal, videosamtal, e-mail etcetera. Den virtuella aspekten av virtuella team kan ses som en egenskap bland andra egenskaper virtuella team medför till exempel flexibilitet, autonomi, tidsbegränsning etcetera (Bell & Kozlowski, 2002). Virtuella team kan vara projektteam från olika företag, säljteam inom samma avdelning eller till och med två personer inom ett företag som arbetar i två olika avdelningar, det virtuella arbetssättet kan appliceras för ett flertal olika arbetsgrupper (Kimble, 2014). Enligt Hertel, Geister och Kondradt (2006) erbjuder virtuella team många potentiella fördelar som till exempel att ansluta kompetenta anställda oberoende av deras läge, autonomi, flexibilitet etcetera, men det finns även en potentiell risk för negativa resultat. På grund av minskad social kontakt och större chans för missförstånd har de visats att virtuella
13 team kan ha lägre prestationsförmågor till exempel (Hertel, Geister & Kondradt, 2005; Hertel, Geister & Kondradt, 2006).
2.8 Virtuella utmaningar & fördelar
2.8.1 Virtuella utmaningar
Organisationer som använder sig av ett virtuellt arbetssätt kan ställas framför ett antal utmaningar. Hertel, Geister och Kondradt (2005) beskriver hur appliceringen av virtuella arbetssätt kan påverka en organisation både positivt eller negativt utifrån tre olika nivåer – individuellnivå, organisatorisk nivå och samhällsnivå. För att vara i linje med uppsatsen syfte är individuellnivån i fokus.
Enligt Baltes, Dickson, Sherman, Bauer, och LaGanke (2002) har virtuella team visat sig ha lägre prestationsnivå gällande effektivitet och tidshantering. Virtuella team har även visat sig ha lägre teamsammanhållning, arbetsnöjdhet och motivation än fysiska team (Hertel et al, 2006). Utmaningarna som även kan förekomma är känslan av att vara isolerad, minskad social kontakt samt interpersonalkontakt, missförstånd mellan kollegor och konfliktökning (Hertel, Geister & Kondradt, 2005). Deras utmaningar kan negativt påverka anställdas motivation, prestation, effektivitet och tillit mellan teammedlemmar (Hertel, Geister & Kondradt, 2006; Townsend, DeMarie & Hendrickson, 1998). Enligt Parker (2014) är motivation och tillit i synnerhet en utmaning när utmaningen kommer från bristen av social kontakt inom virtuella team. Huang et al, (2010) fann att virtuellt arbete kan bidra med minskad motivation, arbetsförmåga och effektivitet ifall medarbetare lät sig bli distraherade av element som är likgiltiga för deras arbetsuppgifter, men att deras element kan både finnas på din fysiska arbetsplats eller virtuella.
En utmaning som virtuellt arbetssätt medför är förtroendet och användandet av de teknologiska kommunikationsverktygen (Townsend et al, 1998). Enligt Townsend et al (1998) kan kommunikationsövergången från fysiskt till virtuellt bidra med utmaningar men enligt Hertel et al (2006) kan virtuell kommunikation antingen vara till en fördel eller nackdel beroende på kommunikationsförmågorna de anställda har med teknologiska
kommunikationsverktyg.
2.8.2 Virtuella fördelar
Ett virtuellt arbetssätt kan ha potentialen att bidra med positiva aspekter på alla tre nivåer - individuellnivå, organisatorisk nivå och samhällsnivå (Hertel et al, 2005). Hertel et al (2005) nämner att vid individuellnivån kan ett virtuellt arbetssätt bidra med mer flexibilitet,
tidkontroll, mer ansvar, motivation och prestation. Deras fördelar stämmer överens med vad Townsend et al (1998) hittade i sin forskning kring virtuellt arbetssätt. Townsend et al (1998) anser att flexibiliteten som virtuellt arbetssätt bidrar med påverkar en medarbetares
motivation, prestation och effektivitet. Virtuellt arbetssätt möjliggör det att medarbetare har mer kontroll över deras arbetstid (Hertel et al, 2006; Wilson et al, 2021; Hertel et al, 2005; Bell & Kozlowski, 2002). Kontroll över sin egen arbetstid ger en medarbetare förmågan att välja när hen ska börja och sluta sitt arbete under dagen och denna tidkontroll har visat att bidra med effektivitet och produktivitet (Bell & Kozlowski 2002; Hertel et al, 2005; O’Neill, Hancock, Zivkov, Larson & Law, 2016).
Ännu en fördel med virtuellt arbetssätt är effektiv kommunikation (Bell & Kozlowski, 2002), vilket innebär att det blir enklare att kunna kommunicera med anställda inom sin organisation.
14 Virtuellt arbetssätt och effektiv kommunikation gör det enklare för anställda att söka hjälp för att bearbeta en svår arbetsuppgift (Townsend, 1998; Bell & Kozlowski, 2002). Organisationer har möjligheten att skapa ett virtuellt team med hög kompetens enklare än vad det hade vart med ett fysiskt team (Townsend, 1998; Hertel et al, 2005).
2.9 Virtuellt ledarskap
Wilson et al (2021) utförde en undersökande studie vars syfte var att få bättre förståelse för hur interaktionen inom grupper modererar förbindelsen mellan gruppmedlemmarnas attribut och nya processer som sker inom team i jämförelse med ett virtuellt arbetssätt kontra ‘’face-to-face’’. Författarna Wilson et al (2021) beskriver att virtuella team alltmer används för att föra samman individer med den lämpligaste kunskapen, färdigheterna och förmågorna för att kunna ersätta komplexa och väldigt krävande uppgifter. De virtuella teamen har förmåga att sammanföra individer för att utföra olika former av samarbete oavsett deras fysiska avstånd, tidszoner och andra geopolitiska skillnader. Däremot upplever även virtuella team och deras ledare utmaningar och svårigheter. Wilson et al (2021) refererar till en utförd undersökning där det framkommer, utifrån deltagande av ett tusental chefer från olika länder, att minskad interaktion inom och mellan medlemmarna i de virtuella teamen medförde ytterligare betydande utmaningar för kollektivet att kunna utveckla förtroende sinsemellan, hantera konflikter, ta gemensamma beslut och erhålla effektivitet inom teamet. Shuffler et al (2018) menar att en avgörande faktor som kan minimera effekterna av utmaningarna presenterade i undersökningen som Wilson et al (2021) refererade till genom att utveckla framväxande ledarskap inom team. Shuffler et al (2018) påpekar i sin studie att effektivt ledarskap har en tydlig koppling till övergripande lageffektivitet, vilket även Kayworth & Leidner (2002) bekräftade i sin studie. Kayworth & Leidner (2002) menar att effektivt ledarskap stödjer de virtuella teamen att lösa konflikter genom att fokusera på att kunna säkerställa god
kommunikation, bestämma tydliga roller inom teamet och deras övergripande
ansvarsområden. Framväxande ledarskap ökar lagprestanda, i synnerhet inom virtuella team, vilket underlättar för ledaren att medföra en inverkan på det gemensamma målet och teamets riktning (Wilson et al, 2021). Shuffler et al (2018) menar att det framväxande ledarskapet även bidrar med ökad förmåga att kunna erhålla ett stödjande arbetsklimat och en ökad känsla av förtroende inom teamet. Mycket av forskningen inom ämnet ledarskap har deras
utgångspunkt inom fysiska team, varpå ledarskap inom virtuella team är mindre känt (Hoch & Dulebohn, 2017). Författarna Hoch & Dulebohn (2017) menar att vi i synnerhet ännu inte fullständigt förstår hur personlighetsfaktorer bidrar och påverkar framväxten av ledarskap inom virtuella team. Inom fysiska team finns det ett starkt samband inom litteraturen som påvisar effekten och påverkan av personlighetsfaktorer på ledarskap vilket underlättar förståelsen för hur ledare tar sig an och hanterar konflikter. Bradley et al (2013) genomförde ett omfattande arbete med att analyser och undersöka hur virtuella interaktioner påverkar förhållandet mellan personlighet och kommunikation inom virtuella team samt i vilken utsträckning virtuella interaktioner påverkar sammansättningen och resultatet inom teamet. Resultatet av Bradley et al (2013) omfattande arbete påvisade att ett framväxande ledarskap inom virtuella team framträder i mindre utsträckning. Wilson et al (2021) nämner i deras undersökning att vissa forskare anser att vissa ledare tenderar att kommunicera genom att involvera uttryck för positiva känslor och entusiasm vilket ansågs vara en faktor för
utveckling av en traditionell framväxt hos deras ledare. Vidare nämner Wilson et al (2021) att andra forskare däremot påvisade att kommunikationsarbete underlättar etablering av
teamwork och förtroende mellan individerna, vilket även var en motiverande faktor hos individerna.
15 Wilson et al (2021) påvisar i deras studie viktiga skillnader av mönstret mellan framväxten ledarskap mellan virtuella och fysiska team. Extroverta individer med sociala och dominanta personlighetsdrag tenderar i större utsträckning kunna bidra till ett övergripande och
framgångsrikt ledarskap - vilket inom ledarskap för virtuella team ansågs tendera i lägre utsträckning (Wilson et al., 2021). Sociala mekanismer betraktas som kugghjul som
förtydligar hur och varför vissa saker får individer, inte minst ledare, att agera på ett specifikt sätt (Wilson et al., 2021).
2.10 Summering av den teoretiska referensramen
Studiens teoretiska referensram klargör hur begreppen arbetsmiljö, motivation, prestation och virtuellt arbetssätt står i relation till varandra. Exempelvis är begreppet prestation beroende av medarbetarens motivation som påverkas i samband av det virtuella arbetssättet och deras medförda arbetsmiljö enligt den teoretiska referensramen. Resonemanget baseras utifrån medarbetarens erfarenheter av det virtuella arbetssättet som bedrivits under den rådande samhällspandemin, vilket medfört påverkan på medarbetarens motivation och prestation. Om medarbetarnas motivation försämras i samband med det virtuella arbetssättet och deras arbetsmiljö påverkas deras prestation negativ. Däremot kan medarbetarnas motivation öka och generera förbättrad prestation genom det virtuella arbetssättet om organisationer erhåller kunskap om hur omorganisering, arbetsmiljö och användning av virtuella arbetssätt påverkar deras medarbetare.
16
3 Metod
I metodavsnittet presenteras och beskrivs studiens val av forskningsmetod samt hur insamling av empiriskt och teoretiskt material skett. Vidare beskrivs och diskuteras urvalshantering, genomförande processen samt bearbetning och analys av det insamlade materialet.
3.1 Val av forskningsmetod och forskningsdesign
Det empiriska materialet i denna studie genererades genom en fallstudie uppdelad i en intervjuundersökning. Studiens insamlade empiriska material förknippas med en tolkande, unik och avgränsad filosofi (Saunders, Lewis & Thornhill, 2019). Den tolkande, unika och avgränsade filosofin innebär att forskarna kan komma att skapa förståelse för så väl
subjektiva och sociala bemärkelser. Då studiens syfte är att undersöka hur medarbetarens motivation och prestation påverkas av virtuellt arbetssätt under den rådande covid-19 pandemin utifrån ett medarbetarperspektiv anses denna forskningsmetodik lämplig.
Valet av att genomföra en fallstudie med intervjuundersökningar som datainsamlingsmetod har givit möjligheten att undersöka samt ta del av information utifrån olika infallsvinklar. Insamlingen av det empiriska materialet genom en fallstudie genererade underlag för möjliga variationer i studiens analys. Valet av forskningsmetodik grundar sig i tanken om att kunna belysa och förstå hur medarbetarna påverkas av omorganisering.
Studiens teoretiska utgångspunkt om virtuell arbetsmiljö och deras påverkan på
medarbetarens motivation och prestation undersöktes genom genomförda semistrukturerade intervjuer, där respondenterna redogör för deras uppfattning med egna ord. Frågorna till de semistrukturerade intervjuerna var kopplade till det studerade fenomenet vilket innebär att respondenterna har möjligheten, genom de öppna frågorna, att besvara frågorna utifrån deras uppfattning och tolkning av den sociala verkligheten (Bryman & Bell, 2017). Valet av att utföra en kvalitativ forskningsmetodik underlättar studiens analysprocess av respondenternas redogörelse av motivation och prestation i relation till virtuellt arbetssätt.
Fallstudiemetodiken som forskningsdesign innehar faktorer som bör kritiseras. Den i högsta grad förekommande kritiken mot fallstudiemetodiken som forskningsdesign är bristfällighet i generaliserbarhet (Bryman & Bell, 2017). Författarna anser att en studie som enbart
undersöker en specifik händelse inte går att generalisera, däremot kan en fallstudie med flertalet händelser generaliseras. Denna iakttagelse är i viss mån korrekt, däremot är det felaktigt att hävda att en fallstudie som enbart undersöker en specifik händelse inte är generaliserbar, då generaliserbarhet grundar sig utifrån selektionen av händelser (Saunders, Lewis & Thornhill, 2019). I och med att denna studie använder fallstudiemetodik som forskningsdesign för att undersöka en händelses inverkan på medarbetare med utgångspunkt från flertalet olika organisationer kommer den valda forskningsdesignen inte påverka studiens generaliserbarhet negativt. Förekommande kritik angående fallstudiemetodik som
forskningsdesign är att genomförande av fallstudier inte anses vara en forskningsprocess. Däremot anses det vara en avgörande del för forskningsprocessen i form av en pilotstudie som genererar antaganden för en kommande studie. Flyvbjerg (2003) menar att detta beror på dessförinnan nämnda brister på generaliserbarhet. Bryman & Bell (2017) menar att fallstudiemetodiken är avsevärt bättre lämpad vid prövning av ansatser än att generera
ansatser. Fallstudiemetodiken har även en tendens att bekräfta forskarnas fördomar angående den specifika händelsen som undersöks. Flyvbjerg (2003) hävdar att denna kritik gentemot fallstudiemetodiken är vilseledande i och med att alla fallstudier är unika i deras genre trots deras skillnader är fallstudier inte mindre noggranna i jämförelse med kvantitativ
17 det undersökta fenomenet utifrån antaganden, aspekter samt verklighetsbaserade teorier (Flyvbjerg, 2003).
3.2 Teoretisk referensram
Det huvudsakliga syftet med den teoretiska referensramen är att återanvända information som forskare samlat in och bearbetat för att på så sätt kunna få en ökad förståelse och kunskap angående studiens forskningsproblem (Saunders et al, 2019). Inledningsvis i denna studie genomfördes en systematisk litteraturstudie angående påverkan på medarbetarnas motivation och prestation vid virtuellt arbetssätt. Den teoretiska referensramen har framställts genom iterativa sökningar i diverse databaser under perioden 2021-03-05 till och med 2021-04-02. Författarna valde att utföra iterativa sökningar i datorbaserna inom kategorier Business,
Economics, Management och Organizations för att erhålla flexibilitet, öppenhet och relevans
i förhållande till studiens empiriska data och syfte (Blomkvist & Hallin, 2014, s. 44–46). Vid insamlingen av den teoretiska referensramen användes följande databaser genom tillträde via Mälardalens Högskolas bibliotek:
1. Web of Science 2. ABI/Form Global 3. Google Scholar 4. Primo
För att kunna utföra en detaljerad systematisk litteraturundersökning bröt författarna ner studiens frågeställning för att kunna få fram olika kombinationer av sökord. Deras kombinationer av sökord används för att kunna genomföra relevant sökning av litteratur:
’’Motivation OR organizational behavior or (virtual way of working) OR (inner motivation) AND outer motivation OR virtual teams AND virtual motivation AND work motivation AND performance.’’
Vid den systematiska litteraturundersökningen framkom det att relativt få studier har utförts angående hur medarbetares motivation och prestation påverkats av att utföra virtuellt arbete som orsakades av den samhällsfarliga pandemin covid-19 som startade föregående år. Därav formulerades studiens syfte till att forska om hur motivation och prestation påverkats vid virtuellt arbetssätt utifrån ett medarbetarperspektiv. Trots att detta är en situation som pågått under cirka ett år har forskare utfört vissa studier angående detta. För att kunna formulera intervjufrågor och för att kunna förstå ämnet som skall studeras användes litteratur och teorier om motivation och prestation för att kunna stödja studiens syfte och frågeställning.
3.2.1 Urval
3.2.1.1 Inkluderingskriterier
För att artiklarna skall inkluderas i studiens teoretiska referensram måste artiklarna uppfylla följande kriterier:
1. Artiklarna måste vara ”peer reviewed”.
2. Artiklarna ska undersöka ämnena motivation, prestation och virtuellt arbetssätt. 3. Artiklarna ska vara skrivna på svenska alternativt engelska.
De artiklar som påträffats i samband med litteratursökningen inkluderades enbart i den teoretiska referensramen om deras uppfyllde de tre inkluderingskriterierna ovan. Övriga artiklar som inte uppfyllde inkluderingskriterierna exkluderades.
18
3.2.1.2 Urvalsprocessen vid sökning av artiklar
Urvalsprocessen vid sökning av relevanta artiklar genomfördes stegvis. Det första steget i urvalsprocessen bestod av att undersöka om artiklarna uppfyllde inkluderingskriterierna samt att gå igenom deras titel och abstract. Det andra steget i urvalsprocessen bestod av att gå igenom de artiklar som inkluderades baserat utifrån läsning av deras titel och abstract. I detta steg lästes artiklarnas abstract mer djupgående för att kunna filtrera och välja ut relevanta artiklar till denna studie. Det tredje steget i urvalsprocessen bestod av noggrann läsning av de kvarvarande artiklarnas fulltext för att kunna filtrera vilka artiklar som skall inkluderas baserat på deras innehåll samt vilka som skall exkluderas på grund av att det inte har ett relevant innehåll. Nedan presenteras flödesschemat för studiens urvalsprocess.
3.2.1.3 Operationalisering
Ett underlag för analysprocessen och studiens intervjufrågor grundar sig ur en översättning av den teoretiska referensramen. När intervjufrågor tillkommer genom framställning av den teoretiska referensramen genomförs en operationalisering (Saunders et al, 2019).
Intervjufrågorna har deras utgångspunkt från studiens teoretiska referensram. Genom att dela upp den teoretiska referensramen i olika kategorier vilka är arbetsmiljö, motivation och
virtuellt arbetssätt. Utifrån respektive kategori formulerades en intervjumall med 13
intervjufrågor till insamlingen av den empiriska data med syftet att kunna erhålla förståelse för hur medarbetarna uppfattar att deras motivation och prestation påverkats vid virtuellt arbete i samband med den samhällsfarliga covid-19 pandemin. Författarna utförde en pilotstudie för att säkerställa att studien tillfredsställer deras syfte. I samband med den genomförda pilotstudien tillkom ändringar av intervjufrågor då författarna identifierade ett behov av att förtydliga somliga frågor. Detta i syfte om att presentera tydliga intervjufrågor till deltagande respondenter för att öka chansen till att erhålla data som avspeglar
respondenternas tankar ur rätt synvinkel. Operationaliseringen presenteras i tabellformat i bilaga 1.
Resultat av litteratursökning
n=419 st
•Exkluderade artiklar utifrån läsning
av titel och abstract.
•Uppfyllde inte
inkluderingskriterierna. n= 243 st
Inkluderade artiklar baserade från läsning
av titel och abstract n= 176 st
•Exkluderade artiklar utifrån noggrann
genomgång av dess abstract.
•Uppfyllde inte inkluderingskriterierna.
n=84 st Inkludering av artiklar utifrån läsning av dess fulltext n=56 st
•Exkludering av artiklar utifrån
läsning av artiklarnas fulltext.
•Orelevant innehåll för studiens
syfte.
n=30 st
19
3.2.1.4 Metodkritik med avseende till den systematiska litteraturstudien
Den systematiska litteraturstudien medförde en del begränsningar vid framställningen av den teoretiska referensramen. De valda sökorden som användes medförde begränsningar vid sökning i databaserna. Sökningarna i samband med den systematiska litteraturstudien hade därav kunnat genomföras avsevärt noggrannare samt aningen utmanande, vilket troligtvis hade bidragit med primärdata som skulle kunna resultera i mer avancerade och djupare
analyser, vilket sammanfattningsvis ökar trovärdigheten och pålitligheten för denna studie. På grund av den rådande samhällssituationen samt tidsbegränsningar beslöt författarna att inte utföra avancerade sökningar i samband med den systematiska litteraturstudien utan
fokuserade på de 56 stycken artiklar som inkluderats i studien.
3.3 Insamling av empiriska data
Det empiriska materialet erhölls av respondenter som är tjänstemän som tidigare inte haft möjligheten att arbeta på distans med ett virtuellt arbetssätt. I tabellen nedan presenteras relevant information om de deltagande respondenterna. Då respondenterna efterfrågade anonymitet som ett obligatoriskt krav för att delta i studien respekterade forskarna deras efterfrågan, varpå respondenterna och deras organisationer presenteras med fiktiva namn.
Tabell 2 - Tabell över deltagande respondenter (Egen bearbetad)
Den första kontakten med de fem tjänstemansföretagen skedde via mail med deras HR-avdelning. I det första mailet undersökte forskarna om företagen innan den samhällsfarliga smittan covid-19 arbetat via distans. Kravet för att kunna delta var att medarbetarna inte hade någon tidigare erfarenhet av att bedriva deras arbete virtuellt. Utifrån detta krav exkluderades ett antal organisationer och enbart fem kunde inkluderas i studien. Därefter blev vi
vidarebefordrade till fem respondenter som uppfyllde detta krav. De fem ordentligt utvalda respondenterna genererade varierande och detaljerad insyn över deras uppfattning angående hur deras motivation och prestation påverkats av virtuellt arbetssätt under den rådande covid-19 pandemin.
Insamlingen av empiriska data grundar sig i ett målstyrt urval där organisationerna och respondenterna inte valts ut slumpmässigt. Genom att tillämpa ett målstyrt urval inkluderades fem respondenter i studien då deras ansågs medföra högst tillämplighet utifrån studiens frågeställning och syfte (Bryman & Bell, 2017).
Företag Respondent Yrkestitel Datum för genomförd intervju
Intervjulängd (minuter)
Företag 1 A Andersson Jurist 2021-04-19 1 timme
Företag 2 B Bertilsson Processingenjör 2021-04-20 54 minuter Företag 3 C Carlsson HR ansvarig 2021-04-22 53 minuter Företag 4 D Danielsson Programmerare 2021-04-23 1 timme Företag 5 E Eriksson Packaging engineer
(Förpackningsingenjör)
20
3.3.1 Genomförande av intervjuer
I samband med genomförandet av intervjuerna användes en intervjumall utformad genom en operationalisering kopplad till den teoretiska referensramen. Då semistrukturerade intervjuer kännetecknas av deras frihet att kunna situationsanpassa intervjufrågorna utefter intervjun ansåg forskarna att denna struktur på intervjun medförde flexibilitet och ärliga svar från respondenterna.
Intervjuerna bokades in med respondenterna via mail som erhölls från organisationernas HR-avdelningar. Med hänsyn till respondenternas arbetsbörda valdes intervjudagar utifrån respondenternas tillgänglighet. Forskarna och respondenterna avsatte 60 minuter för varje intervjutillfälle med syfte att undvika förekomsten av stress, vilket skulle kunna påverka respondenternas svar under intervjuerna. De genomförda intervjuerna genomfördes mellan perioden 2021-04-19 till och med 2021-04-23.
På grund av den rådande samhällssituationen och de rådande rekommendationerna från Folkhälsomyndigheten berörande covid-19 genomfördes videointervjuer via teams och zoom, då respondenterna fortfarande bedriver sitt dagliga arbete hemifrån. Videointervjuer
genomfördes då detta ansågs vara mest lämpligt för att kunna öka tilliten och den personliga kontakten mellan forskarna och respondenterna. Bryman & Bell (2017) betonar att intervjuer genomförda via video ökar relevansen och minskar även chansen för att missförstånd skall uppstå.
De genomförda intervjuerna spelades in i syfte att kunna underlätta forskarnas förståelse om vad som sades under intervjuerna. Respondenterna informerades i samband med bokningen av intervjuerna att deras skulle komma att spelas in för ett forskningssyfte och för att möjliggöra chansen till att kunna genomföra en noggrann analysprocess utifrån
respondenternas samtycke. Inspelade intervjuer anses säkerställa att all insamlade data minskar risken för feltolkning (Bryman & Bell, 2017).
För att erhålla flexibilitet deltog båda skribenterna under de genomförda intervjuerna. Detta för att kunna ställa relevanta följdfrågor utifrån olika synvinklar, vilket även förespråkas av författarna Bryman och Bell (2017) vid genomförandet av kvalitativa intervjuer. Vid genomförandet av intervjuerna förde en av skribenterna noteringar i realtid för att kunna stödja det inspelade materialet vid genomförandet av analysprocessen.
3.4 Analysmetod
I studien har tematisk analysmetod tillämpats på grund av studiens stora mängder av kvalitativa data. Författarna erhöll 86 sidor transkriberat material. Inom kvalitativa studier används tematisk analysmetodik för att kunna fördela och koda det empiriskt insamlade materialet. Fördelen med den tematiska analysen är att forskarna för denna studie kan identifiera och notera avgörande delar med förbindelse till studiens syfte och frågeställning (Bryman & Bell, 2017). Saunders et al (2019) nämner att tematisk analysmetodik resulterar i samordning av empiriska data från transkriberingar, vilket har en avgörande betydelse för att kunna hitta samband och mönster av den insamlade kvalitativa data, vilket möjliggör
utformning av studiens analys, resultat och slutsats.
Att genomföra en anpassad analys genom olika steg medför att studiens frågeställning besvaras och syftet för studien uppfylls. Det första steget inom den förberedande fasen i analysprocessen utgörs av transkribering. Med transkribering menas att de inspelade
