Mitt bästa arbete gör jag på distans? : En kvalitativ studie om distansarbetets påverkan på upplevd effektivitet och produktivitet inom svensk offentlig sektor

Mitt bästa arbete gör jag på distans?

En kvalitativ studie om distansarbetets påverkan på upplevd- effektivitet och produktivitet inom svensk offentlig sektor

Författare: Isak Bogg (920318), Joacim Eriksson (970711) och Jonathan Svensson (920904)

Termin 5

Uppsats kandidatnivå 15 HP Ämne: Företagsekonomi

Handelshögskolan vid Örebro universitet Handledare: Philip Roth

Abstract

When the pandemic hit Sweden in 2020 many organizations had to adjust to new circumstances. One restriction that was implemented during this time was that employees were not able to go to their ordinary workplace, instead they had to increase the amount spent working remotely. A question that arose from this change is how does this effect the organization? Therefore, the aim of this study is to investigate how employees perceive the implications on their effectiveness and productivity while teleworking in public organizations. The study uses a qualitative research approach that interviews employees at a Swedish public organization (Länsstyrelsen). The conclusions of this study revealed that an increased amount of remote work had an impact on perceived effectiveness and productivity. Furthermore, the subjects felt an increase in both effectiveness and productivity when dealing with individual tasks. But when instead the work required a more creative input the subjects felt that they faced more challenges and that the effectiveness and productivity suffered due to not being able to meet in person.

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 1 1.1 Pandemins effekter ... 1 1.1.1 Påverkan för organisationer ... 1 1.2 Organisationsförändringens betydelse ... 2 1.2.1 Förändringens karaktär ... 2

1.2.2 Förändring för statliga organisationer ... 2

1.2.3 Förändring för medarbetarna ... 3

1.3 Att arbeta på distans ... 3

1.3.1 Inställningen till distansarbete ... 4

1.3.2 Eventuella fördelar med distansarbete ... 4

1.4 Summerande problematisering ... 5

2 Syfte ... 7

3 Teoretisk referensram ... 8

3.1 Effektivitet och produktivitet... 8

3.2 Upplevd- effektivitet och produktivitet ... 9

3.3 Forskningens syn på distansarbete ... 9

3.4 Contingency theory... 10

4 Metod och metodologiska överväganden ... 13

4.1 Kvalitativ forskningsmetod ... 13

4.2 Undersökningsdesign... 13

4.3 Empiriskt urval ... 14

4.4 Individuella intervjuer som insamlingsmetod ... 14

4.4.1 Intervjustruktur ... 15

4.5 Teoretiskt urval ... 16

4.6 Analys av data ... 16

4.7 Strategi för trovärdighet och pålitlighet i studien ... 17

4.7.1 Kvalitet på forskning ... 17 4.8 Forskningsetik ... 17 5 Empiribeskrivning ... 19 5.1 Inledning ... 19 5.2 Inledande frågor ... 19 5.3 Respondenternas arbetssituation... 20

5.4 Medarbetarnas inställning till distansarbetet ... 20

5.5 Kommunikation ... 21

5.6 Policies och riktlinjer för distansarbetare ... 22

5.7 Arbetsmiljö ... 23

5.8 Förutsättningar för att utföra arbetsuppgifterna ... 24

5.9 Stödfunktioner ... 24

5.10 Gränsen mellan privatliv och arbetsliv ... 24

5.11 Distansarbetets effekter ... 25

5.12 Sammanfattande tankar kring distansarbete ... 26

6 Analys ... 28

6.1 Omvärldens påverkan på organisationen ... 28

6.2 Upplevd effektivitet ... 28

6.3 Upplevd produktivitet ... 29

6.4 Följdeffekter av distansarbetet ... 31

6.5 Summerande analys ... 32

7 Slutsatser ... 33

8 Studiens bidrag och användningsområden ... 33

8.1 Organisatorisk betydelse ... 33

8.2 Framtida forskning ... 34

Källförteckning ... 35

1

1 Inledning

Kapitlet kretsar kring att förklarastudiens bakgrund och kontext, samt hur det kan komma påverka organisationer. Det förs diskussioner som belyser hur en organisationsförändring påverkar på olika plan, för att sedan fokusera mer på distansarbete historiskt och hur annan forskning tolkat distansarbetets effekter. Kapitlet har en utformning som i samband med tidigare fakta även skapar den problematisering studien vidare bygger på.

1.1 Pandemins effekter

Under året 2020 har en pandemi utvecklats i världen med viruset SARS-CoV-2, en pandemi innebär att det är en smittspridning som sker över de nationella gränserna och viruset utvecklar sjukdomen Covid-19 hos individen (Folkhälsomyndigheten, 2020). Detta har kommit att påverka världen på många olika sätt genom att vissa länder har försatt sina medborgare i karantän under vissa perioder medan andra länder har infört andra typer av restriktioner. De olika restriktionerna har således påverkat människor och organisationer med varierad nivå, vissa organisationer har blivit mer påverkade än vad andra har. För att exemplifiera detta har reseindustrin blivit hårt drabbad av de restriktioner som sattes in till en början då länder stängde sina gränser och nationella organ avrådde från icke nödvändiga resor mellan landsgränserna (World Health Organization, 2020). En annan bransch som istället har blivit positivt påverkad av den rådande situationen är dagligvaruhandeln som dragit nytta av restriktioner avseende att anställda inom många organisationer fått omstrukturera till distansarbete, det har därmed lett till en naturligt ökad efterfrågan på den typen av varor som konsumeras i hemmet (Svensk Dagligvaruhandel, 2020).

För de allra flesta svenskar i arbetslivet så har pandemin även skapat konsekvenser för hur arbete och vardagen ser ut. Vardagen präglas av social distansering då avstånd ska hållas till sina medmänniskor. Användandet av ansiktsmasker för att skydda sig från smitta har även ökat i världen och blivit en vanligare syn ute i allmänheten (Cederberg, 2020).

1.1.1 Påverkan för organisationer

Många organisationer har blivit drabbade på olika sätt av pandemin, det innefattar både privat såväl som offentlig sektor. Inom offentlig sektor har Covid-19 haft ekonomiska effekter på bland annat skatteunderlagsutvecklingen enligt Sveriges Kommuner och Regioner (2020). Enligt rapporten förväntas intäktsbortfallet för år 2020 endast inom kollektivtrafiken uppgå till 7 miljarder kronor jämfört med år 2019, eftersom resandet kraftigt minskat i landet. Pandemin har naturligtvis också haft en påverkan inom hälso- och sjukvården där merkostnader hänförda till Covid-19 uppskattas till 11 miljarder kronor fram till november 2020, dessa merkostnader överstiger de medel som staten avsatt. Sveriges Kommuner och Regioner (2020) hävdar att det bland annat krävs utvecklad digitalisering och bättre nyttjande av resurser genom ökad produktivitet och effektivitet för att få balans inom regionernas ekonomi i samband med den dämpade konjunkturen.

Inom den privata sektorn återfinns det också drabbade organisationer. Dalhström & Rehnberg (2020) utredde service- och tjänstesektorn och upptäckte tidigt in på pandemin effekter hos branscher kopplade till besöksnäring, där bland annat restauranger, hotell och

2

konferensanläggningar listas som branscher som har drabbats hårt till följd av Covid-19. De iakttar samtidigt att företag inom bland annat digital kommunikation, utbildning och dagligvaruhandeln gynnats kortsiktigt av situationen då till exempel det senare haft en positiv påverkan på matinköp inom dagligvaruhandeln då färre människor väljer att besöka restauranger under pandemin. En stor anledning till att det råder brist på besöksnäring är att det har kommit ut nationella restriktioner för samtliga medborgare. Dessa restriktioner omfattas bland annat av att de som har möjlighet ska arbeta från hemmet för att minska smittspridningen mellan invånarna (HSLF-FS 2020:12). Arbetsmiljön har i samband med detta helt förändrats för många, där den nya normen blivit att arbeta hemifrån och undvika kontorsmiljöer. I samband med denna omställning har flertal organisationer fått nya utmaningar att arbeta med, såsom frågor till exempel rörande effektivitet, arbetsmiljö, ledarskap och teknologi. Kontexten som organisationen är verksam i har alltså förändrats och organisationerna har varit tvungna att anpassa sig till omgivningen. Detta genomsyrar hela organisationen och får implikationer för hela verksamheten.

1.2 Organisationsförändringens betydelse

När omvärlden förändras och marknaden som organisationer opererar i så uppkommer något Sveningsson och Sörgärde (2014) benämner som en extern drivkraft. Externa drivkrafter kan vara allt från ekonomiska till sociokulturella krafter som driver på ett ökat behov av förändring inom organisationen. När en pandemi slår till så leder det till att myndigheter agerar genom förändrade förhållningsätt och regelverk. Ett sådant agerande är att betrakta en politisk drivkraft, där organisationen behöver göra en förändring för att uppfylla de krav som ställs. Men att genomföra förändringsarbete är många gånger svårt och ställer nya utmaningar på organisationen både inom privat och offentlig sektor. En undersökning hos 30 stora bolag inom Stockholmsområdet visade det sig att de flesta ser ett minskat behov av kontorsytor i framtiden, det menar alltså på att framtidens arbetsplats högst sannolikt kommer förändras (Bernövall, Engström, Wallin, Wiberg & Wredenmark, 2020). Undersökningen speglar både den offentliga sektorn och den privata och kan ses som en effekt av de externa påtryckningarna.

1.2.1 Förändringens karaktär

Sveningsson och Sörgärde (2014) för en intressant diskussion avseende förändring och dess karaktär, där revolutionär förändring är beskrivande för stora förändringar och evolutionär förändring beskriver mindre förändringar. SARS-CoV-2 viruset har som tidigare nämnt påverkat organisationer till olika utsträckning, där vissa ställt om helt och vissa möjligtvis enbart fått göra små förändringar. Sveningsson och Sörgärde (2014) lyfter att den offentliga sektorn präglas av en helt annan kravbild än den vad den privata sektorn har. Offentlig verksamhet behöver enligt författarna till högre grad säkerhetsställa ärendehantering och förhålla sig till formalia, något som i sin tur kan hämma organisationens förmåga att vara flexibel och innovativ. Den högre graden av byråkrati kopplar an till den rapport som Svenskt Näringsliv (2020) publicerade som handlar om hur offentlig sektor präglas av tröghet inom innovation och experimenterande.

1.2.2 Förändring för statliga organisationer

Förändringsarbete kring metod och arbetssätt inom offentlig sektor utvärderas sällan på en kvalificerad vetenskaplig nivå menar Svenskt Näringsliv (2020) i en rapport. Rapporten syftar

3

till att fokus bör ligga på att öka försöksverksamhet i kontrollerade former, för att sedan detta ska följas upp vetenskapligt, något som analytikerna ansåg saknades när nya metoder och arbetssätt förverkligades i dagsläget.

Mot bakgrund av att det saknas kunskap om förändringsarbete kring metod och arbetssätt inom offentlig sektor är det intressant att undersöka den upplevda effektiviteten och produktiviteten. Detta kopplar an till tidigare påstående kring den offentliga sektorns utmaningar i att vara innovativa jämfört mot den privata sektorn. Organisationsförändring är i dagens samhälle vida omskrivet och erkänd term för att visa handlingskraft, något som Sveningsson och Sörgärde (2014) menar på att de flesta organisationer inte lyckas särskilt väl med i sitt förändringsarbete. Den bristande handlingskraften är de förändringar som uppkommit kring SARS-CoV-2 och hur organisationer väljer att fortskrida efteråt har en direkt koppling till förändringsarbete, där utvärdering och förståelse kan komma bli avgörande för utfallet.

1.2.3 Förändring för medarbetarna

Här handlar det om att byta perspektiv och förstå hur en förändring faktiskt kan komma påverka medarbetarna. Sveningsson och Sörgärde (2014) beskriver det som att förändring kan ses lyckad ut ett organisatoriskt perspektiv, men verkligheten kanske visar på att denna förändring inneburit en ökad arbetsbelastning eller andra påfrestningar för den anställde som får negativa effekter längre fram, både för den anställde och organisationen. Det är även viktigt för ett lyckat förändringsarbete att synen på motstånd förändras anser Sveningsson och Sörgärde (2014), då motstånd kan vara en indikation från medarbetaren hur förändringen upplevs och värdefull information om hur ett effektivare förändringsarbete kan genomföras.

Wilson (2017) lyfter också intressanta delar om synen på hur en medarbetare bör övervakas och följas upp gällande till exempel när omformning av arbetsuppgifter görs, där tidigare teorier från 60-talet haft en syn på den anställde som lat och opålitlig, vilket förespråkat hård kontroll av den anställdes arbete. De förändringar pandemin medfört har då skapat en ny arbetsmiljö där sådan kontroll och uppföljning försvåras, det innebär att det uppkommer frågor om hur pass effektiv en anställd är hemifrån och hur påverkas hen av möjligtvis ny frihet kring sitt arbete.

1.3 Att arbeta på distans

Distansarbete är ett framväxande fenomen där flertal företag anammar en mer flexibel miljö för sina medarbetarare att utföra sitt arbete. Fenomenet distansarbete är globalt där flertal företag till större utsträckning tillåter och förespråkar distansarbete. Wilson (2017) menar på att statistiken pekar på en norm kring att arbete hemifrån ökar, särskilt i USA, Australien, Kanada och Europa. Att Covid-19 har påverkat processen och utvecklingen av detta fenomen råder inget tvivel om, då statliga riktlinjer varit pådrivande faktorer kring utformningen av arbetsplatsen. En studie kring detta visade på att mängden distansarbete ökade med 400 procent till följd av covid-19 och att hela 32 procent jobbar på heltid hemifrån, till skillnad mot tidigare två procent (Tele 2 AB, 2020). Genom att företag behövt agera utefter nya riktlinjer och omvärlden har distansarbete blivit vardag för många anställda, det har varit en snabb process och flertal organisationer antas fortfarande kämpa med omställningen.

4

working eller telecommuting, som nämns i studier om distansarbete och de har alla lite olika innebörder. Telework kan enligt Allen, Golden och Shockley (2015) definieras som en form av arbete som utövas delvis eller helt och hållet utanför den konventionella arbetsplatsen med hjälp av telekommunikations- och informationstjänster. Begreppet distansarbete i denna studie definieras som att arbetsuppgifter och intern kommunikation utförs på distans, främst med fokus inriktat mot personer som arbetar hemifrån. I samband med att folkhälsomyndigheten satt upp nya restriktioner så har WFH (work from home) ökat (Radosevich & Rothschild, 2020). Anledningen att distansarbete blivit förknippat med WFH är att restriktionerna utgår från att folk håller sig hemma för att kunna minska smittspridningen. Eftersom kontexten för studien är just pandemin så kommer begreppet WFH sammanfalla med studiens egen definition av distansarbete.

1.3.1 Inställningen till distansarbete

I en enkätstudie tillfrågades 366 arbetsgivare och mer än 1000 medarbetare hur de upplever att distansarbetet fungerar och hur inställning är till framtida distansarbete. Majoriteten av de tillfrågade arbetade inom offentlig sektor och 41 procent inom privat sektor. I denna studie fanns det en tydlig fördelning mellan hur arbetsgivare ställer sig till distansarbete och medarbetarnas inställning, där 71 procent av företagarna inte ville fortsätta arbetet på distans, medan 96 procent av medarbetarna gärna ser en framtid med mer arbete på distans. Huvudpunkter som rapporten från studien kom fram till var att företag har svårigheter att till fullo och på ett effektivt sätt bruka de verktyg som finns för att kommunicera och genomföra arbete digitalt, något som kan kopplas till den hastiga omställning pandemin skapat. frågor var även hur medarbetarnas arbetsmiljö förändrats, där nästan hälften av de tillfrågade upplevde att arbetsplatsen hemma var bristfällig avseende ergonomi och det sett till att 40 procent av arbetsgivarna upplever en osäkerhet om hur arbetsgivaransvaret ska kunna uppfyllas på distans (The Remote Lab, 2020). Både offentlig och privat sektor står inför liknande utmaningar, dock har möjligtvis offentlig sektor fler utmaningar gällande arbetssätt och förhållningssättet kring hur en offentlig verksamhet ska och får bedrivas.

När diskussioner om distansarbete uppkommer så tenderar det ofta att pratas om hur pass effektiv det går att vara hemifrån. En undersökning med 3105 tillfrågade visade på att värderingen hos sig själv beskrevs som ett effektivare förhållningssätt kring sina arbetsuppgifter. Dock när den tillfrågade skulle tolka sina kollegor vid distansarbete upplevde de flesta att kollegorna var ineffektiva och distraherade. Hälften av de tillfrågade menade på att de är effektivare hemifrån och det finns vinningar kring vardagslogistik, alltså till största del positiva känslor kring distansarbete. Trots att hälften beskrev sig som betydligt mer effektiva och lättare att nå hemifrån så var tolkningen av kollegor något helt annat, där de menade på att dessa ofta var distraherade av hemmet, familj och att teamkänslan påverkades negativt. Studien menade också på att svenskarna i första och andrahandsvalet föredrar arbete i olika kontorsmiljöer och att distansarbetet hamnar på tredje plats (Manpowergroup, 2015).

1.3.2 Eventuella fördelar med distansarbete

Bloom (2014) utförde en studie på ett kinesiskt reseföretag, där hälften av personalstyrkan fick chansen att jobba hemifrån och resterande fortsatte som vanligt på kontoret. Spekulationer kring vad utfallet skulle bli var att produktiviteten skulle sjunka, men att detta skulle kompenseras av

5

besparingar kring kontorslokaler och inredning. Resultatet var till Blooms förvåning helt annan, där de anställda ökade produktiviteten med 13,5 procent och de som jobbade hemifrån upplevde också en högre tillfredsställelse med sitt jobb. Studien menade även på att distansarbete möjligtvis inte passar alla arbetsroller, utan menade på att desto mer arbetet var standardiserat desto högre positiva möjligheter vid distansarbete.

Debatten kring för- och nackdelar kring distansarbete är fortsatt pågående, om så till en högre utsträckning i samband med Covid-19. Många företag står inför ett val där pandemins påverkan på strukturen både skapat utmaningar och möjligheter till fortsatt verksamhet. Framtiden kan möjligtvis bestå av mer arbete på distans, något som Bloom (2014) förespråkade kunna bidra till önskade effekter inom produktivitet och välmående.

1.4 Summerande problematisering

Att det redan fanns utmaningar och ambitioner för organisationer att utvecklas i takt med ökande digitalisering är inget nytt relaterat till den pandemin som drabbat världen. Möjligtvis har pandemin haft en stimulerande effekt på utvecklingen då organisationer mer eller mindre tvingats agera för att följa riktlinjer och den förändring som drabbat omvärlden de agerar i. Det skapar alltså nya utmaningar för att uppnå vad som kan kallas en produktiv och effektiv organisation.

SARS-CoV-2 har medfört förändringar av flera olika slag för en stor mängd organisationer, en av de i särklass tydligaste förändringarna är övergången från den konventionella arbetsplatsen till det mer hembaserade distansarbetet. Omställningen innebär utmaningar för organisationer såväl som individer som behöver lära sig att genomföra sitt arbete på ett annorlunda sätt, det kan betyda ett skapande av nya rutiner, problemlösningar och liknande arbetsrelaterade komplikationer som kan tänkas uppkomma under omställningen. Verksamheterna måste hålla igång och tjäna sitt syfte, inte minst när det handlar om en statlig organisation. Offentliga organisationers alla uppdrag måste fullföljas och då krävs det att medarbetarna har förutsättningarna för att bedriva sitt arbete på distans. Omorganisationen och dess implementering blir således avgörande, dels för att de anställda ska kunna genomföra sina arbetsuppgifter och även dels för att de ska kunna vara effektiva och produktiva i sin roll inom organisationen.

Denna uppsats har för avsikt att kunna analysera hur tjänstemän upplever att det kan genomföra sitt arbete på distans jämfört mot att tidigare spendera större tid på en fast arbetsplats. Uppsatsen ska på ett relevant och teoretiskt sätt diskutera och analysera kring detta och därför brukas för studien två viktiga begrepp, effektivitet och produktivitet. Varför just dessa har kommit att bli centrala begrepp för studien är inspirerat av Mellander och Roos (1995) samt Greve (2014) syn på begreppen. Produktivitet definieras av hur mängden output förhåller sig till mängden input och effektivitet kan betraktas som hur nuvarande produktionsnivån förhåller sig till den optimala produktionsnivån.

Detta är en av många tolkningar kring begreppen och studien avser att bruka detta som en slags grund för nya resonemang men med viss modifikation kring att diskussionen förs avseende upplevd- effektivitet och produktivitet. Idén med denna uppsats kretsar alltså kring att kunna förstå den upplevda- effektiviteten och produktiviteten på arbetsplatsen i relation till den som

6

de tillfrågade upplever på distans. Enkelt förklarat är det alltså skillnaden mellan input och output på distans jämfört mot arbetsplatsen.

Denna studie avser även att kunna fungera som underlag för beslutsfattare, där en mer fördjupad kunskap om distansarbetets effekter och anställdas tankar kring att vara effektiv och produktiv på distans kan vara relevant som ett beslutsunderlag. Framtiden står inför frågor som om arbetsplatsen ska se ut som innan SARS-CoV-2 eller om en ny standard är att mer arbete går att utföra på distans. Om det finns en ökad förståelse för hur de anställda ställer sig till att kunna arbeta minst lika bra hemifrån som det tidigare gjort på arbetsplatser så kan företag möjligtvis använda studien som ett underlag för framtida beslut om utformning av arbetssätt och arbetsmiljö. Det tänker även att denna studie är lika aktuell för den privata sektorn som den offentliga, då samma problematik och frågeställning uppkommer oavsett sektor, då båda sektorerna kan gynnas av mer studier som belyser effekter runt ett ökat distansarbete.

7

2 Syfte

Syftet med denna studie är att studera distansarbetets påverkan på upplevd- effektivitet och produktivitet hos tjänstemän inom offentliga organisationer.

För att kunna undersöka syftet ställs frågorna nedan.

1. Hur påverkas medarbetares upplevda effektivitet i arbetslivet av distansarbete?

2. Vilka aspekter påverkar medarbetares upplevda produktivitet i offentliga organisationer som tillämpar distansarbete?

Tidigare forskning har identifierat att olika organisationer har olika svårt att hantera förändringar då de har olika förutsättningar i hur organisationen är strukturerad (Burns & Stalker, 1994). Denna frågeställning ämnar till att ge en djupare förståelse för den statliga organisationens förmåga att hantera organisationsförändring ur medarbetarens perspektiv. För att kunna besvara syfte samt frågeställningarna har intervjuer med anställda på myndigheten Länsstyrelsen genomförts. Länsstyrelsens verksamhet har i samband med Covid-19 skiftat till att arbeta mer på distans vilket gör organisationen lämplig att undersöka.

8

3 Teoretisk referensram

För att förstå problematiseringen används begreppen upplevd- effektivitet och produktivitet, detta avsnitt ger en inblick i vad dessa innebär för denna studie. Dessa begrepp är huvudbegrepp som analysen avser att kretsa kring, det kompletteras även med contingency theory vilket avser att förstå organisationsförändringen och omvärldens påverkan.

3.1 Effektivitet och produktivitet

Effektivitet är ett begrepp som används i olika sammanhang, med olika betydelse beroende på situation. Effektiv som adjektiv har sin definition som något som verkar på ett avsett sätt, är verkningsfullt eller verksamt (Grönlund, 2013). Därför blir det viktigt för denna studie att begreppet definieras tydligt och att det framgår vad som menas med effektivitet. Tydliga definitioner av begreppen effektivitet och produktivitet återfinnes ofta inom ekonomistyrning då begreppen upplevs som mer mätbara, dock finns det ändå tydligt bra delar att inhämta från området. Grönlund (2013) menar på att effektivitets begreppet i tidigare studier inom offentlig organisation grundat sig i någon form av måluppfyllelse och beskriver en effektiv myndighet som en myndighet med förmågan att omvandla politik (mål) till handling (resultat). En effektiv myndighet ska vara stabil inåt med enhetliga regler och rutiner samt vara flexibel mot yttre politiska förändringar.

Greve (2014) belyser begreppet effektivitet som ett begrepp som tar mål i beaktning i relation till input och output. Ett exempel på detta är lönsamhet som inom ekonomistyrning är mått som ställs relativt ägarnas avkastningskrav. Det vill säga att effektivitet istället anses vara ett vidare begrepp som kan användas i andra sammanhang då målet i sig inte är monetärt. Mellander och Roos (1995) för ett liknande resonemang, något som uppsatsen belyst tidigare, där handlar effektivitet också om ration mellan input och output, där mindre input för att skapa samma output är ett mått på högre effektivitet. Ett sätt att beskriva effektivitet inom offentliga organisationer är med hjälp av resursomvandlingskedjan, genom att utifrån mål och mått koppla effektivitets begreppet till olika mätpunkter (Grönlund, 2013). Mål och mått som är i anslutning till resursinsatser frambringar information om resursutnyttjande och kan brytas ner i förhållande till de resurser som allokerats till särskilda verksamhetsaktiviteter. Centralt är att resursutnyttjande enbart avser insatsen av olika resursslag, således tas ingen hänsyn till de prestationer som blir resultatet av de olika aktiviteterna. Det till skillnad från produktivitet, som enligt Grönlund (2013) definieras i någon form av relationstal mellan resursinsatser och prestationer.

Effektivitets begreppen är även indelat i yttre och inre effektivitet. Den inre effektiviteten kallas även för produktivitet och kommer således att benämnas i denna studie som produktivitet. Med detta menas att göra saker på rätt sätt, att ha en så låg input som möjligt samtidigt som att generera en så stor output som möjligt (Greve, 2014). Här går det att utläsa likheter mellan Greves (2014) begrepp inre effektivitet och Mellander och Roos (1995) resonemang för vad effektivitet är, vilket gör att begreppen effektivitet och produktivitet ofta sammanfaller, men i den här studien avses att göra saker på rätt sätt vara produktivitet. Det kan också hänvisas till Mellander och Roos (1995) tolkning av produktivitet, där att vara produktiv innebär att kunna uppnå den optimala produktionen. Produktivitet samt resursutnyttjande ses som inre effektivitet där utgångspunkten är att organisationer ofta har krav på sig att hushålla med de tillgängliga

9

resurserna oavsett vad verksamheternas övergripande mål är, inre effektivitet beaktar således inte långsiktiga effekter av verksamheten utifrån dess verksamhetsmål (Grönlund, 2013). Yttre effektivitet som hädanefter kommer att benämnas som effektivitet definieras alltså istället som att göra rätt saker. Det innebär att oavsett hur produktiv organisationen/individen är spelar detta ingen roll om fokus ligger på att göra fel saker (Greve, 2014). För att dra detta till sin spets så innebär det att om ett tillverkande företag är väldigt duktiga på att göra fågelholkar (alltså en hög produktivitet), men målet med företaget är att sälja mattor gör detta att effektiviteten blir låg (fel saker görs). Detta är ett exempel inom tillverkningsindustrin för att belysa skillnaden men principen är den samma inom tjänsteindustrin. Den yttre effektiviteten kan även svara på frågor som om verksamheten lever upp till intressentgruppers mål, exempelvis mål om arbetstillfredsställelse och främjande av jämställdhet (Grönlund, 2013).

3.2 Upplevd- effektivitet och produktivitet

Begreppet perception som kommer från engelskan och översätts till uppfattning eller upplevd används för att mäta effektiviteten i denna studie. Skillnaden mellan verkligheten och den uppfattade verkligenheten är hur en viss individ uppfattar det som finns kring den. Det är något som individen gör själv och behöver ej stämma helt överens med den sanna verkligheten, utan den beror på vilka kunskaper individen besitter (Noë, 2014).

Det skiljer sig alltså mellan begreppen upplevd Där den

upplevda effektiviteten som uppfattas av den anställda är den personens uppfattningar om sin egen effektivitet, det samma gäller begreppet produktivitet. Genom att undersöka upplevelsen hos den anställda hur prestationen har påverkats av organisationens förändring ger detta ett intressant komplement till den faktiska prestationen.

3.3 Forskningens syn på distansarbete

Att övergå från ett arbete stationerat på ett kontor till att i större omfattning arbeta på distans medför ett antal utmaningar och konsekvenser för de anställda, vilket påverkar organisationerna de arbetar för. Tidigare forskning inom distansarbete har generellt haft ett riktat fokus inom Human Resources och psykologiämnet. Baruch (2001) hävdade att tidigare forskning kring faktorer som personlig situation eller organisatoriska behov ännu inte blivit studerade inom distansarbetet, att ett mindre fokus hade lagts på attitydanalyser av arbetsgivare och distansarbetare i sig. Historiskt har det funnits en brist på empirisk forskning kring att identifiera och förklara vad som händer när människor arbetar på distans (Bailey & Kurland, 2002). Harker Martin och MacDonnell (2012) avser däremot i sin studie att integrera tvärvetenskaplig litteratur i syfte att rapportera effekterna av distansarbete på organisatoriska resultat. Denna typ av nyare forskning har övergått till en inriktning mot organisationsteori baserad delvis på litteratur och teoretiska ramverk som kan härstamma från andra vetenskapsområden.

, och et (2019) argumenterar för att deras studie bidrar till den befintliga forskningen på flera sätt, dels genom att identifiera teoretiskt grundade faktorer som kan vara viktiga resurser för distansarbete. Studien bidrar också genom att utveckla den befintliga teoribildningen och länken till existerande organisationsteorier inom distansarbete. Syftet med deras studie var att upptäcka faktorer som kan relateras till individuellt distansarbete,

10

bland annat upplevda fördelar med distansarbete och organisatoriskt resultat, alltså faktorer som kan likställas med anställdas upplevda produktivitet. Resultaten som ,

och et (2019) fann var bland annat att den minskade tiden för kommunikation mellan medarbetare ökade produktiviteten hos distansarbetarna. Det var ett resultat som de bedömde vara ett motargument mot den sociala isoleringen som distansarbete kan medföra och som exempelvis Baruch (2001) framhävde som en av nackdelarna med distansarbete. Kazekami (2020) avser i sin studie att undersöka hur underliggande mekanismer kan påverka distansarbete, och hur distansarbetet i sin tur kan påverka produktiviteten hos anställda i Japan. Resultaten från studien pekar ut att lämpliga mängder av distansarbete är något som ökar produktiviteten, medan en för hög mängd distansarbete sänker produktiviteten. Kazekami (2020) poängterar även att distansarbete ökar livstillfredsställelsen och att livstillfredsställelsen ökar produktiviteten. De nutida studierna har ett större intresse av att undersöka individer och distansarbetets påverkan på de anställdas utföranden, och vad de kan få för påverkan på organisationers resultat.

En fråga som kan ställas är ifall distansarbete kan vara gynnsamt för organisationer och på vilket sätt. Enligt Harker Martin och MacDonnell (2012) så finns det ett positivt samband mellan distansarbete och uppfattningar om organisatoriska resultat. De iakttar även att det finns ett svagt positivt samband mellan distansarbete och produktivitet. En annan fråga som ställs är hur stor dos av distansarbete kan vara effektivt för en organisation? Allen, Golden och Shockley (2015) hävdar att distansarbete på lägre nivåer upp till cirka 15 timmar i veckan är positivt relaterat till arbetstillfredsställelse. De bedömer att högre nivåer av distansarbete kan påverka arbetstillfredsställelsen negativt, någonting som kan bero på den sociala- och professionella isolering som distansarbetare stöter på ifall de överstiger denna platå på cirka 15 timmar på distans i veckan. Bristen på den sociala interaktionen kan därmed agera motvikt mot arbetstillfredsställelse och de positiva egenskaperna som distansarbete kan medföra.

3.4 Contingency theory

När organisationer och teoretiker ifrågasätter sig vilken utformning ett företag bör ha och

utformas efter blir Det är från detta tankesätt och

problematisering som contingency theory avser att kunna besvara och skapa ökad förståelse kring vad som faktiskt . Enligt Andersson och Greve (2020) avser teorin att kunna öka förståelsen för att det som fungerar bra för en organisation kanske inte fungerar alls för en annan, det trots att organisationerna agerar i samma bransch. Contingency theory utgår trots detta från att det kan gå och återfinna det bästa sättet om utgångspunkten görs från kontexten, med det menas till exempel att hänsyn tas till organisationens grad av centralisering kontra decentralisering, även att organisations omvärld kan styra hur de bör agera avseende hur dynamisk omvärlden är. Summerat kan det förklaras som att kontexten styr agerandet och det effektivaste tillvägagångsätt utformas efter just kontexten, även i viss litteratur benämnt miljö/omvärld.

Contingency theory växte fram vid 1960-talets början då forskare började med Max Weber (The bureaucratic school) och Frederick Taylor (The scientific school) teorier i åtanke ändra fokus från att studera organisationer inifrån till att lägga större vikt vid den omvärld organisationen agerar i och utefter det sammankoppla organisationen med omvärlden.

11

Förklarande innebär det att intresset låg på att förstå hur kontexten påverkade organisation och utifrån det kunna utforma det mest effektiva sättet att agera för organisationen. Forskare fann intresse i att förstå företagets organisatoriska delars sammankoppling med olika situationer och på så sätt kunna studera företagets prestationer i relation till detta. I contingency theorys utveckling så sågs de empiriska studier som utfördes av Tom Burns och George M Stalker som något av ett startskott till den mer utvecklade teorin vi ser dag (Andersson & Greve, 2020). Burns och Stalker (1994) listar två typer av organisationsstrukturer som båda representerar en rationell organisationsform, genom att formerna medvetet skapas och upprätthålls i syfte att utnyttja de mänskliga resurserna i ett företag på det mest effektiva sättet utifrån företagets omständigheter. Den ena är den mekanistiska strukturen som är anpassad för stabila förhållanden och karaktäriseras bland annat av att verksamheten och arbetsbeteenden tenderar att styras av beslutsfattanden och instruktioner från överordnade. Interaktionen mellan medlemmar i företaget tenderar att vara vertikalt, det vill säga mellan över- och underordnade, det är alltså en tydlig hierarkisk struktur för kontroll, kommunikation och auktoritet. Organisationer med en mekanistisk struktur yrkar ofta på lojalitet gentemot företaget, och lydnad mot överordnade betraktas som ett villkor för medlemskap. Det råder en större prestige och betydelse knuten till interna kunskaper, erfarenheter och färdigheter snarare än rent allmänt kunnande.

Den andra formen kallas för den organiska strukturen, vilken är passande under föränderliga förhållanden och karaktäriseras bland annat av en nätverksstruktur för kommunikation, kontroll och auktoritet. Kommunikationsriktningen tenderar att vara lateral snarare än vertikal genom organisationen. Kommunikationen som sker mellan anställda i olika rang är att betrakta som konsultation snarare än order, innehållet är ofta bestående av information och råd snarare än instruktioner och beslutsfattanden. Betydelse och prestige är relaterat till de anställdas tillhörighet och expertis inom den industriella, kommersiella och tekniska miljön i anslutning till företaget. Den organiska strukturen karaktäriseras även av att problem inte flyttas uppåt, nedåt eller i sidled som om problemet är någon annans ansvar att lösa. De anställda har alltså i mindre grad ett begränsat område med metoder, skyldigheter och rättigheter till sina arbetsuppgifter. Allvetande tillskrivs inte den högste chefen, kunskap om den tekniska eller kommersiella karaktären av en uppgift kan finnas var som helst i nätverket. Där kunskapen återfinns för att lösa just den uppgiften blir då tillfälligt centrum av kontroll, auktoritet och kommunikation för ändamålet.

Burns och Stalker (1994) betonade att lämpligheten för respektive struktur beror på strukturernas specifika uppsättning förhållanden. De menar på att ingen av strukturerna är överlägsen den andra under alla omständigheter, det fanns således ingenting som motiverade att exempelvis en mekanistisk struktur borde ersättas av en organisk struktur under stabila förhållanden. De poängterade även att grunden för administrativ medvetenhet låg i att det inte finns någon optimal typ av ledningssystem för organisationer, liknande grundtanken i contingency theory.

Eftersom teorins grundtanke är att organisationen anpassar sig efter sin kontext så menade tidigare teoretiker att anpassningen varit relaterad till osäkerhet. En av dessa var Jay Galbraith

12

(1974) som definierade osäkerhet som gapet mellan tillgänglig information och behövd information för att lösa uppgiften. Han menade även på att gapet kunde reduceras genom att öka tillgången på information eller att minska behovet av information. Han beskriver en hypotetisk organisation, den är stor och sysselsätter ett antal specialgrupper och resurser för att tillhandahålla driften. När en uppgift har delats upp i specialgrupperna uppstår sedan problemet att integrera de olika gruppernas insatser till slutförandet av den totala uppgiften. Galbraith (1974) påstår att detta är problematiken med organisationsdesign, utförarna är i ett beroendeförhållande med varandra och behöver kommunicera. Designproblemet är att framställa mekanismer som möjliggör samordnade åtgärder över en mängd ömsesidigt beroende roller. Dessa mekanismer har ett begränsat intervall över effektiviteten vid hanteringen av de informationskrav som behövs vid samordningen. När mängden osäkerhet ökar och därmed informationshanteringen, måste organisationen införliva integration av mekanismer som ökar dess kapacitet för informationsbehandling. Sammanfattningsvis menade Galbraith (1974) att organisationer kunde styra graden av osäkerhet genom att inhämta mer information eller anpassa behovet av information, och på så sätt anpassa sin strategi på ett effektivt sätt.

Den delen som forskare och litteratur hänvisar till som den klassiska eran för contingency theory påbörjades på 60-talet och fortsatte fram till sent 70-tal kopplat till tidigare några nämnda nyckelstudier. Dagens syn är enligt Andersson och Greve (2020) betydligt mer utvecklad, men bygger ändå på grundidén att omvärlden påverkar organisationen och den som anpassar sig bäst till sina omvärldskrav också klarar sig bäst. Det menar på att när organisationen har tillräckligt med information om sin omvärld och anpassar verksamheten utefter det så uppnås effektivitet. Teorin menar även på att det kan uppkomma en slags information-överladdning, att organisationens kapacitet inte klarar av att hantera tillgänglig info, vilket mer drabbar organisationer som är centraliserade i sitt beslutsfattande. För att motverka detta fenomen är det bästa sättet att arbete mot mer decentraliserade beslutsfattande, vilket ökar kapaciteten av informationshantering. Kopplat till tidigare benämnd osäkerhet så menar teorin på att en hög grad av osäkerhet skapar behov av mer decentralisering och en låg grad av osäkerhet gynnas av en mer centraliserad organisation.

13

4 Metod och metodologiska överväganden

Genom att tolka insamlade data och föra en diskussion runt centrala begrepp vill studien skapa kunskap utifrån data som testas mot begreppen produktivitet, effektivitet och även contingency theory. Urvalet för studien har baserats på kriterier som varit av stor vikt för studien, såsom att den tillfrågade är tjänsteman och har övergått till mer distansarbete eller fått sin verksamhet förlagd på distans. Nedan kommer en förklaring på studiens valda metodologi.

4.1 Kvalitativ forskningsmetod

För att kunna besvara studiens syfte att studera distansarbetets påverkan på upplevd- effektivitet och produktivitet hos tjänstemän inom offentliga organisationer har sex personer intervjuats på Länsstyrelsen. En kvalitativ undersökningsmetod valdes som ämnade att undersöka på djupet på ett fåtal enheter med flertalet variabler. Vår studie avsåg att uppnå syftet genom att utgå ifrån förstahandskällor där tjänstemännens egen perception och upplevelser av att arbeta på distans samlas in och analyseras.

Upplägget som användes i denna studie följer arbetssättet som Bell, Bryman och Harley (2019) presenterar i sin metodbok inom företagsekonomi avseende kapitlet som belyser kvalitativa studier. Kapitlet utgår från att skapa generella forskningsfrågor vidare till att välja en relevant kontext, sedan samlas data in och tolkas vidare mot begrepp och teorier. Avslutningsvis följs studien upp av en sammanfattning med en redovisning kring huvudinsikter författarna kommit fram till. Hur vi valde att gå tillväga i denna studie följde arbetssättet som Bell, Bryman och Harley (2019) presenterade i sin metodbok inom företagsekonomi avseende kapitlet som belyser kvalitativa studier. Fördelen med att använda en kvalitativ metod är att den söker information på djupet från en mindre urvalsgrupp än vad som används i en kvantitativ metod. Kvalitativ metod söker ofta således en förståelse till skillnad från en förklaring till forskarnas syfte och frågeställningar. Vår studies syfte var att söka en djupare förståelse och därför valdes den kvalitativa metoden.

4.2 Undersökningsdesign

Utgångspunkten i en intersubjektivistisk epistemologi är att all kunskap är subjektiv, vilket konkret innebär att i och med att olika personer kan tolka information olika kan också kunskap ta sig olika uttryck. I detta råder att ju fler som är eniga om hur ett fenomen förklaras eller ser ing (Jacobsen, 2018). Studien rör sig inom en social kontext där olika människor har olika uppfattning och synsätt på diverse fenomen, en intersubjektivistisk utgångspunkt är därmed passande för att belysa det faktum att upplevd- effektivitet och produktivitet är mer att klassificera som subjektiv kunskap snarare än objektiv. Den intersubjektivistiska utgångspunkten är även passande för denna studie då antalet respondenter är ett begränsat antal och för att inte dra felaktiga eller missvisande slutsatser från enstaka individer är det mer passande att utgå från ett fenomen som respondenterna mer eller mindre delar liknande uppfattning om

fenomenet.

Studien har en intensiv undersökningsdesign, vilket innebär en inhämtning av en detaljerad och grundlig förståelse av verkligheten och hur saker hänger ihop (Jacobsen, 2018). Denna design

14

utmärktes av att undersökningen var verklighetsnära och hade sitt utgångsläge i personerna som studerades, förståelse de besatt och den kontext de ingick i. I denna studie gällde det medarbetarna på Länsstyrelsen och deras uppfattningar om distansarbete och huruvida de själva upplevde att de kunde operera effektivt och produktivt med den arbetsmetoden.

4.3 Empiriskt urval

Besvarandet av frågeställningarna gjordes genom att sex personer inom Länsstyrelsen intervjuades. Valet av Länsstyrelsen utgick från flera faktorer som belyste deras lämplighet i studien. Omfattningen av distansarbete varierar mycket mellan olika sektorer. I en studie baserad på ett tjugotal europeiska länder samt USA rapporteras det att den sektor som tillämpade distansarbete i högst grad år 2015 är de som arbetar med kunskapsintensiva tjänster (OECD, 2020). Länsstyrelsen som till största hand hanterar administrativa uppdrag klassades därför in som en kunskapsintensiv myndighet. Det bekräftades även i ett pressmeddelande från Länsstyrelsen (2020) där myndigheten beskrivs som en kunskapsintensiv organisation. Att Länsstyrelsen var just en kunskapsintensiv organisation indikerade att organisationen borde kunna anpassa större delar av sin organisation till distansarbete. Länsstyrelsen ansåg vi vara en representativ organisation eftersom det återfinns kunskapsintensiva företag/organisationer både inom privat- och offentlig sektor.

Personerna som valdes ut som intervjuobjekt var alla anställda på Länsstyrelsen och arbetade i samband med Covid-19 på distans. Intervjuobjekten arbetade på distans på olika sätt, vissa spenderade sina arbetsdagar hemifrån medan vissa arbetade från den konventionella arbetsplatsen. Olikheten bidrog till två olika perspektiv från respondenterna vilket gav en rikare empiri. Likheten för alla respondenter var att alla hade genomgått samma organisationsförändring, detta stärkte jämförbarheten i empirin.

4.4 Individuella intervjuer som insamlingsmetod

För att samla in data till denna studie valdes att genomföra individuella intervjuer. Intervjuerna skedde digitalt med bildöverföring och var semistrukturerade. Att intervjuerna skedde med hjälp av ett digitalt forum var på grund av den rådande pandemi som hägrade under studiens skapande. Detta gjorde det inte lämpligt att utföra intervjuerna på plats med respondenterna utan en annan lösning användes. Därför använde vi oss av ett digitalt forum med ljud- och bildöverföring för att skapa en så interaktiv och personlig miljö som möjligt under omsättningarna. Detta inspireras av Jacobsen (2018) som poängterar fördelarna med att ha en ansikte-mot-ansikte-intervju som möjliggör en öppen och förtroendefylld miljö. Respondenterna har även anonymiseras avseende namn, benämning och svar eftersom dessa faktorer inte besitter någon vikt för studien och för att anonymitet kan uppmuntra möjligheten att ge möjligtvis impopulära svar som ger en mer sanningsenlig bild.

Intervjuerna följde en intervjuguide med tema och öppna svar. Vid intervjutillfället hade en mall framställts som fungerade som ett underlag för vidare diskussion med varje deltagare, detta för att ha möjligenheten att få en rikare empiri där varje person har haft möjligheten att utvidga sina svar eller att få förtydliganden rörande frågorna. Mallen för intervjuerna har konceptualiserat begrepp från organisationsteori och vetenskapliga studier för att teorin skulle

15

bli överförbar till respondenterna. Genom att strukturera intervjuerna som semistrukturerade får respondenterna en större möjlighet att utveckla sina svar samt att vi har möjligheten att utveckla frågan för att på så sätt kunna få klarhet i vad respondenten upplever. Genom att genomföra intervjuerna på detta sätt lyfts respondenternas svar och deras perspektiv hamnar i fokus (Jacobsen, 2018). Denna typ av intervju ansåg vi vara ett bra instrument för att kunna bidra till den förståelsen som eftersöks i syftet.

4.4.1 Intervjustruktur

Intervjun inleddes med att få en uppfattning om vad personen gör på sitt arbete och hur arbetssituationen är ser ut. Sedan följde ett avsnitt med hur mycket personen i fråga arbetar på distans, för att följa upp med hur kommunikationen fungerar mellan kollegor/chef med avsikt att ta reda på om de upplever detta som mer eller mindre effektivt/produktivt. Därefter följde ett avsnitt som hanterade hur produktiv respondenten upplevde sig vara i hemmet, med avseende på tillgängliga hjälpmedel. Sedan följde intervjun upp med att undersöka den upplevda effektiviteten hos respondenten där frågor angående distraktioner och huruvida respondenten själv upplever situationen förekom. Till sist avslutas intervjun med att respondenten får tala fritt om hur det är att arbeta på distans och om de vill fortsätta i framtiden för ge en generell inblick i hur de upplever situationen. För att se hela intervjuguiden i sin helhet se bilaga 1.

Mallen för intervjuerna har konceptualiserat ett flertal begrepp från organisationsteori och vetenskapliga studier för att ge underlag till intervjuerna. En studie från Greer och Payne (2014) tar upp att vissa människor antar att det innebär betydande problem vid tillämpning av distansarbete och frågar hur distansarbetare har överkommit dessa utmaningar. Detta har gett inspiration till att fråga vad som uppfattas som problematiskt med distansarbetet för våra respondenter och även hur de tillfrågade har tacklat deras respektive problematik. Diskussionen i Allen, Golden och Shockley (2015) kring distansarbetets effektivitet och i vilken omfattning distansarbete bör tillämpas har framhävt ett intresse hos oss av att förstå hur respondenterna upplever sin egen inställning till distansarbete i relation till mängden arbete de utför på distans, även hur de upplever att de kan vara effektiva och produktiva i sitt distansarbete. Frågor som berör denna punkt i intervjuguiden har inspirerats från bland annat diskussionsavsnittet i Vega, Anderson och Kaplan (2014) då de i deras studie undersökte mängden distansarbete de anställda i en regeringsorganisation arbetade under en arbetsvecka. I deras diskussion så tog de upp att en kvalitativ forskningsmetod skulle kunna vara användbar för att identifiera och utvidga faktorer som har en påverkan på de effekter som distansarbete medför. Frågorna har även inspirerats ifrån Kazekami (2020) där den studiens resultat påvisade att lämpliga mängder av distansarbete ökar produktiviteten medan distansarbete i för hög utsträckning visar sig ha motsatt effekt.

Intervjufrågor som berör kommunikation förankras med bakgrund till Galbraith (1974) där det framgår att mekanismer som möjliggör samordnade åtgärder för informationshantering måste framställas för att organisationer ska kunna lösa sina uppgifter och anpassa sin förändringsstrategi effektivt. Som tidigare nämnt så menade han på att en ökad tillgång till information alternativt att behovet av information minskas är två angreppssätt till detta.

16

Informationshanteringen och strukturen för informationsöverföring har en påverkan på hur organisationsmedlemmar kommunicerar med varandra på distans.

Frågor om kommunikation hjälpte oss också att få en inblick i organisationens utnyttjande av teknologiska resurser, då just digital kommunikation och teknologiska verktyg samt utrustning upplevs vara nyckelresurser för tillämpningen av distansarbete. Golden, Veiga och Dino (2008) tydliggör att distansarbetet har sitt ursprung i utvecklingen av informationsteknologi, teknologiska framsteg som möjliggjort utföranden av arbetsuppgifter bortom kontorsmiljö i traditionell bemärkelse.

Det faktiska användandet av information och kommunikationsteknologi hos distansarbetare kan ha en påverkan på anställdas upplevda effektivitet och produktivitet, vilket motiverat valet att ha kommunikationsfrågor i intervjuerna. Länken mellan kommunikation och produktivitet har

inspirerats från och et (2019).

För att vidare undersöka respondenternas syn på begreppen effektivitet/produktivitet ställs frågor angående störningsmoment och stödfunktioner som har en direkt påverkan på vår definition av begreppen. Detta sattes sedan i relation till hur det hade varit tidigare innan Covid-19 för att belysa nya konsekvenser av distansarbetet. Till exempel kan detta vara störningsmoment som uppstod på den fysiska arbetsplatsen kanske ersätts med nya störningsmoment, stödfunktioner som är mer svårtillgängliga och liknande företeelser.

4.5 Teoretiskt urval

Det teoretiska urvalet är bestående av vetenskapliga artiklar och litteratur inom företagsekonomi samt kompletterande litteratur från andra ämnesområden. Begreppen effektivitet och produktivitet har inspirerats från källorna Greve (2014), Mellander och Roos (1995) samt Grönlund (2013) som alla är inom ämnesområdet ekonomistyrning. Definitionerna från ekonomistyrningsämnet bedöms som lämpliga för studien och har bidragit med en trovärdig förståelse och innebörd för båda begreppen. Eftersom begreppen är mångtydiga och går att använda i olika typer av sammanhang var det viktigt för studien att begreppen definierades tydligt i kapitel 3.1.

Bakomliggande i det teoretiska urvalet återfinns contingency theory som har fungerat som ett underlag för förståelsen för organisationsförändringen. En grund i teorin är att organisationer anpassar sig utifrån den kontext den ingår i och att de organisationer som anpassar sig bäst utifrån sin omvärld är de som kommer att klara sig bäst (Andersson & Greve, 2020). Det är med det synsättet på organisationsförändring som vi har anammat problembilden med den plötsligt ökande mängden distansarbete, teorin har således genomsyrat studiens perspektiv på organisationsförändring i samband med det ökade distansarbetet.

4.6 Analys av data

En kvalitativ metod tillämpades genom en innehållsanalys. En innehållsanalys bygger på antagandet att det en person säger i en intervju kan reduceras till meningsfulla och övergripande kategorier (Jacobsen, 2018). Vår analys av det insamlade datamaterialet skedde följaktligen genom transkribering av intervjumaterialet till text som utforskades och sedan systematiskt reducerades till beståndsdelar. Beståndsdelarna delades in i kategorier som sedan analyserades

17

för att hitta samband och förbindelser mellan kategorierna som mynnade ut i teman som redovisas i empiriavsnittet.

Analysen genomfördes genom att reflektera kring studiens centrala begrepp och teorier. Respondenternas svar delades upp efter intervjuguidens olika delar som jämförts och kopplats till begreppen effektivitet och produktivitet. Reflektionen sökte likheter och olikheter hos de olika svar som respondenterna förmedlat och kopplat an till vad vetenskapliga studier påvisat. Utifrån detta har vi som författare gjort antaganden som fört analysen framåt och spekulerat kring vad för slutsatser data, analys och reflektion kan påvisa. I analysen har vi analyserat resultatet med utgång i det teoretiska ramverk vi byggt upp, detta har sedan satts i relation till syftet och frågeställningar för att finna samband eller olikheter som besvarar syftet med studien.

4.7 Strategi för trovärdighet och pålitlighet i studien

Vi har valt att ha semistrukturerade intervjuer med anonymiserade respondenter för att samla in så tillförlitliga svar som möjligt av respondenterna, med intentionen att få en så sann representation av verkligheten som möjligt. Vi har noggrant valt ut intervjufrågor som är av personlig karaktär med avsikt att få ut förstahandskällor i närhet till de fenomen vi avser att undersöka. Vi har valt att intervjua anställda från olika län med ambitionen att samla information från flera oberoende källor, det för att få en mer giltig beskrivning av undersökningsfenomenet. Målbilden är att resultatet ska vara så verklighetsnära som möjligt. Teoretiskt underlag innefattar contingency theory samt vetenskapliga artiklar som genomgått peer-review för att säkerställa att källorna är pålitliga och av god kvalité. Vi har även valt att citera våra respondenter för att stärka validiteten, för att det lyfter fram vad vår rådata faktiskt säger utan vår inblandning och hur vi tolkar resonemangen.

4.7.1 Kvalitet på forskning

Studien utgår från vedertagna teoretiska resonemang från klassiska böcker inom contingency theory samt publicerade vetenskapliga studier som genomgått peer-review. Enligt Bell, Bryman och Harley (2019) är det viktigt att vara kritisk i sitt läsande när litteratur granskas. Med det i åtanke har författarna systematiskt och noggrant valt ut vetenskapliga studier som hjälper studien att uppnå det syfte som avses. Contingency theory som väletablerad teori har fungerat som ett underlag för förståelse av organisationsförändringar och alla dess utmaningar. Författarna har nyttjat flertalet böcker från teorin för att få flera infallsvinklar och en bredare förståelse för organisationsförändring och sedan applicerat de vetenskapliga studierna om distansarbete inom denna kontext. En utmaning har varit att definiera de komplexa begreppen effektivitet och produktivitet, vilket har medfört att vetenskapliga studier inom ekonomistyrning granskats och valts ut beroende på dess lämplighet.

4.8 Forskningsetik

Etiska aspekter har tagits i beaktning under datainsamlingen i denna studie. En grundläggande förutsättning har varit att deltagande i undersökningen sker frivilligt. Enligt Jacobsen (2018) bygger det frivilliga deltagandet på att den undersökte är informerad om eventuella fördelar och risker deltagandet kan medföra. Vi har presenterat information om undersökningens syfte samt informerat om hur datamaterialet kommer att användas till samtliga undersökningsobjekten. En etisk princip utgår från behovet av att skydda undersökningsobjektens privatliv (Bell, Bryman

18

& Harley 2019). Personlig information så som exempelvis hur arbetsplatsen är utformad hemifrån och ifall det finns någon mer person i undersökningsobjektets hemarbetsplats som arbetar eller studerar hemifrån efterfrågas i intervjuerna. Utifrån det så läggs en stor vikt vid objektivitet och professionalitet från oss författares sida. Det gäller även hanterandet av det insamlade datamaterialet och garantiförbindelsen att de undersökta skall förbli anonyma. Det ska därmed vara en låg risk för att intervjuobjekten skall kunna identifieras utifrån data. Detta uträttas med hjälp av låg detaljeringsgrad på vissa element i datamaterialet och åtkomst till rådatamaterialet tillfaller endast författarna av denna studie. Endast data som analyserats kommer att presenteras och all rådata kommer att raderas när studien är genomförd. Undersökningsobjekten kommer även att bli tilldelade varsin kopia på studien när studien är färdig.

.

19

5 Empiribeskrivning

I detta avsnitt kommer den data som har blivit insamlad sammanställas och presenteras. Avsnittet kommer behandla respondenternas svar tema-baserat så att en helhet kring frågorna presenteras och kan då ge en djupare förståelse av respondenternas svar. Svaren som respondenterna har givit kommer att redovisas genom teman som intervjuguiden var uppbyggd kring för att ge en bild av vad de tyckte i stort.

5.1 Inledning

Temat som används i detta avsnitt har vuxit fram genom att respondenternas svar har jämförts och ställts mot varandra för att lyfta fram relevant data i förhållande till teori och begrepp. Begreppen upplevd- effektivitet och produktivitet genomsyrar hela avsnittet och har kategoriserats utifrån intervjuguiden.

De sex respondenter som har blivit intervjuade har behandlats anonymt i texten men för att ge en mer levande text har vanliga könsneutrala namn valts ut och för att få en överblick över respondenterna har tabell 1 utformats.

Tabell 1. Respondenter

Namn Arbetar främst

hemifrån/kontoret Beslutsfattande roll Önskat distansarbete efter Covid-19

Alex Hemifrån Ja 80% Charlie Hemifrån Ja 20% Kim Kontoret Ja 50% Mika Hemifrån Ja 50% Mio Kontoret Ja 35% Sam Hemifrån Ja 50%

5.2 Inledande frågor

Gemensamt för större delar av de tillfrågade respondenterna var att det på ett eller annat sätt agerade i en roll som chef på länsstyrelsen, med både direkt och indirekt personalansvar. Det fanns även skillnader i att inte alla respondenter spenderade majoriteten av sin tid på distans, då vissa arbetsroller krävde arbete på kontor, där speglades dock miljön av att resterande personal övergått till distans, så indirekt skapades en distanskommunikation trots att vissa av respondenterna spendera större tid på kontoret. När respondenterna var tillfrågade om hur situationen såg ut i hemmet avseende personer i hushållet så skiljde sig svaren åt, då vissa var ensamma i hemmet och andra var ensamma fram tills eftermiddagen då resterande i hushållet kommer hem. Gemensamt för alla tillfrågade som arbetade hemifrån var att de under dagarna var själva i hushållet.

20

5.3 Respondenternas arbetssituation

Under perioden då intervjuerna ägde rum så spenderande majoriteten av respondenterna nästan uteslutande hela sin arbetstid hemifrån och de flesta hade gjort det i över sex månader. Både Kim och Mio spenderade däremot fortfarande den största delen av sin arbetstid på arbetsplatsen. Anledningen till att dessa respondenter var kvar på arbetsplatsen är för att de ansvarar över personal som inte har möjligheten att jobba hemifrån. Mio förklarade att för många medarbetare som sitter med uppkoppling hemifrån så är förbindelsen ostabil, vilket resulterar i att de inte kan ta emot samtal i deras ärendesystem. Eftersom Länsstyrelsen är en beredskapsmyndighet som måste kunna kommunicera ifall det uppstår problem så krävs det att förbindelserna håller en god nivå, vilket orsakar att viss andel personal måste arbeta från kontoret.

En till nästan uteslutande likhet mellan samtliga respondenterna var att så gott som all kontakt med medarbetare skedde i digital form och det gäller även medarbetarna som arbetade från arbetsplatsen. För de flesta respondenterna har förändringen varit stor, från att i stora drag ha arbetat nästintill hela sin arbetstid på arbetsplatsen till att väldigt abrupt växla över till att i princip enbart arbeta hemifrån. Mikas tjänst på Länsstyrelsen som vanligtvis innefattade en hel del resande innan Covid-19 har förändrats till någonting som för tillfället ligger på is, vilket har således påverkat Mikas arbetssituation till mer hembaserad.

5.4 Medarbetarnas inställning till distansarbetet

Respondenterna har överlag en god inställning till flera delar av distansarbetet. Fördelarna beskrivs som flera, Mika upplever att hen kan utföra sitt arbete lika väl hemma som på arbetsplatsen och att slippa pendla till och från jobbet sparar en del tid. Mio som arbetar från kontor förklarar att på dennes avdelning är de vana vid att arbeta på distans och Mio har under tiden upprättat strukturer i form av ett digitalt morgonmöte med en nära kollega varje morgon. Mötet är i ett socialt format där syftet egentligen är konstatera att arbetsdagen har startat och samtalet behöver nödvändigtvis inte endast innehålla arbetsrelaterade saker, vilket är en metod Mio tycks uppskatta. Bland annat Sam och Charlie upplever att det ger upphov till att få arbeta ostört, Charlie lyfter även fram helheten med vardagslogistik och att det blir lättare att planera sina dagar som en klar fördel med distansarbetet. En annan tydlig fördel Charlie ser är att hennes teammedlemmar som är belägna på flera olika orter inte hade samma förutsättningar till arbetet tidigare. Numera spelar de enligt samma spelregler och har samma förutsättningar, vilket Charlie är positiv till. Alex ser det på liknande manér. Kollegorna till Alex är utspridda över hela landet vilket gör att fysisk närvaro på kontoret inte känns speciellt viktigt, dessutom är Alex tekniska förutsättningar att få till ett bra arbeta hemifrån väldigt bra vilket delvis ligger bakom den goda inställningen.

Jag är bara positiv till det, på det sättet att det skapar möjlighet att jobba enskilt och ostört, man har lättare att planera, helheten det vill säga, inte

enbart jobbet, slippa transport, men nackdelarna att vi blir ineffektiva i [Charlie]

Däremot upplever respondenterna flera utmaningar och nackdelar med distansarbetet. Dels är det till nackdel att inte träffa sina kollegor fysiskt på ett socialt plan. Charlie upplever att de blir ineffektiva i vissa mötesformer som egentligen kräver en mer fysisk närvaro. Kim upplever att

21

det har blivit svårare att plocka in medarbetare när det finns behov för det, däremot är Kim positiv till det när det istället blir ett mer fritt val att arbeta på distans. Sam är mest kritisk till distansarbetet i anslutning till just att det i detta nu inte är ett fritt val, annars är Sam positiv till att arbeta på distans och känner att mycket blir gjort. Det är främst på det sociala planet som Sam känner att det blir jobbigt, under Covid-19 fordras att hen sitter i självutnämnd karantän. Den sociala samvaron brister i och med distansarbetet, dessutom känner Sam att kreativiteten och spontaniteten går förlorad vilket uppfattas som väldigt tråkigt. Rent arbetsmässigt inom verksamhetsutveckling så är det även svårare vid själva uppstarten av nya projekt, där har det inte fungerat lika bra som innan distansarbetet.

5.5 Kommunikation

Respondenterna nämner att mejl fortfarande är en vanligt förekommande kanal för kommunikation. Däremot så är den huvudsakliga kanalen för kommunikation under distansarbetet det digitala kommunikationsverktyget Skype. I Skype återfinns funktioner som bland annat videosamtal, röstsamtal och chattar vilket ger upphov till olika typer av kontakt beroende på situation och ämne. Kim beskriver exempelvis chattfunktionen som en kanal där småprat kan förekomma. Det finns även en symbol för skypeanvändarna som nyttjas i Kims arbetsteam, en grön cirkel under användarens bild indikerar tillgänglighet och då kan mer spontan kommunikation uppkomma. Alex upplever dock att det blivit mindre och mindre spontana skypesamtal, att möten främst avtalas via mejl och bokas in i kalendern i samband med distansarbetet.

spontana skype samtal. Man mejlar och bokar upp en slot i kalendern [Alex]

Den mest centrala typen av kommunikation är de digitala video- och röstsamtalen. Flera respondenter upplever att dagarna nu är mer uppbokade i möten än innan distansarbetet, att dagarna således struktureras av tidsinbokade möten som noteras i respektives kalender. Mika som arbetar hemifrån åsyftade att i och med att Länsstyrelsen är en distansorganisation så satt Mika i digitala möten redan innan Covid-19, fast från kontoret. Däremot upplever respondenterna att det har blivit mycket mer intensivt med möten nu under Covid-19, något som Kim tror kan bero på den fysiska distansen. Helt enkelt att saker som vanligtvis kommuniceras när kollegor stöter på varandra i korridorerna på kontoret istället har omvandlats till bokade möten.

Det har uppstått förändring på flera plan när det kommer till hur och i vilken omfattning medarbetarna på Länsstyrelsen kommunicerar med varandra. Generellt upplever respondenterna att distansarbetet har gett upphov till en ökad kommunikation. Det kan betraktas som en naturlig följd av den ökade mängden möten. Kim delar den uppfattningen och menar att kommunikationen har ökat oerhört mycket i samband med att i stort sett varenda fråga som ska ställas numera omvandlas till uppbokade möten. Alex säger att distansarbetet under tiden har blivit mer strukturerat och att den enskilda dialogen med dennes chefer är mer omfattande nu jämfört med innan. Sam upplever däremot att tröskeln till kommunikation har blivit lite högre. mindre frågor som Sam innan distansarbetet bara kunde slänga ur sig i det öppna