Kandidatuppsats
“Det går att jobba ihjäl sig”
En intervjustudie om hur produktivitet och effektivitet upplevs vid ofrivilligt distansarbete
Författare: Amanda Faust, Thea Bolte & Vanja Blomberg
Handledare: Martin Holgersson Examinator: Pia Nylinder Termin: VT21
Ämne: Ekonomistyrning
Nivå: Grundnivå
Abstract
During the year 2020 a lot of companies began to adopt teleworking as a method of reducing the spread of the covid-19 infection. In previous research teleworking is presented as a flexible work arrangement where employees do not commute to an office, instead working from home as the main purpose. Teleworking has improved previous research with increased productivity, whereas traditional office work indicates lower productivity. During the covid-19 pandemic work from home has become unintended for a lot of employees.
The purpose of this study was to examine employees’ experience of efficiency and effectiveness that occurred due to involuntarily
teleworking. An interview study with semi-structured interviews has been used to gain insight into how employees at different companies
experience their efficiency and effectiveness as a result of working from home.
The result of the study indicates that employees with an unwillingness to work from home show lower efficiency. Great work satisfaction is crucial for better work effectiveness. Work environment at home has an impact on employee’s work satisfaction. Furthermore, the effectiveness is more ambiguous, which is shown by the fact that teleworking is not for everyone. Regardless, teleworking can be a great alternative for
companies with employees who have personality traits with structure and discipline and thus can handle flexible work in a systematic way. Most of the employees are positive about teleworking even if the transition was involuntary, and there is a desire to be able to telework part-time in the future in order to get the best of two worlds.
Keywords: Telework, telecommute, effectiveness, efficiency, productivity.
Sammanfattning
Under 2020 började allt fler företag anamma distansarbete som en metod för att minska smittspridning på grund av pandemin som drabbade världen. I tidigare forskning presenteras distansarbete som en frivillighet för såväl företag och anställda. Frivilligt distansarbete har enligt tidigare forskning visat på en högre produktivitet i jämförelse till traditionellt arbete på ett kontor. Under pandemin har arbete hemifrån varit ofrivilligt för många anställda.
Studiens syfte är att undersöka upplevelser av förändring i effektivitet och produktivitet till följd av ofrivilligt distansarbete. Detta har undersökts via en intervjustudie med semistrukturerade intervjuer där insikt fåtts i hur anställda på olika företag i Sverige upplever sin effektivitet och
produktivitet till följd av att få arbeta hemifrån.
Resultatet av studien visar att anställda med ovilja att arbeta hemifrån har lägre produktivitet. Arbetstillfredsställelse är avgörande för bättre
effektivitet. Arbetsmiljön i hemmet påverkar en anställds
arbetstillfredsställelse. Vidare är effektiviteten mer mångtydig, vilket visar sig genom att distansarbete inte är för alla. Det kan oavsett vara ett bra alternativ för företag där anställda har personlighetsdrag som struktur och disciplin och därmed kan hantera distansarbetet på ett systematiskt sätt.
Överlag finns en positiv inställning till arbete hemifrån även om övergången inte skett frivilligt, och i framtiden hoppas många på att kunna arbeta till viss del på distans och därmed få det bästa av två världar.
Nyckelord: distansarbete, effektivitet, produktivitet.
Förord
Vi vill rikta ett stort tack till vår handledare Martin Holgersson för kloka ord och vägledning genom uppsatsens gång. Vi vill även tacka vår examinator Pia Nylinder och våra opponenter för kritiskt tänkande och
givande feedback.
Slutligen vill vi rikta ett stort tack till alla som har medverkat i studien och bidragit med värdefull information kring upplevelser och tankar inom
ämnet. Utan er hjälp hade studien inte varit möjlig att genomföra.
Linnéuniversitetet, Växjö, måndag den 31 maj 2021
__________ __________ __________
Amanda Faust Thea Bolte Vanja Blomberg
Innehållsförteckning
1 Inledning 8
1.1 Bakgrund 8
1.2 Problemdiskussion 9
1.3 Frågeställning 13
1.4 Syfte 13
2 Teori 13
2.1 Bakgrund till produktivitet och effektivitet 13
2.2 Effektivitet 15
2.2.1 Inre effektivitet 16
2.2.2 Yttre effektivitet 17
2.3 Mätning av produktivitet och effektivitet 18
2.4 Distansarbete 20
2.4.1 Distansarbete i tidigare forskning 20
2.4.2 Distansarbetets påverkan på produktivitet 22 2.4.3 Distansarbetets påverkan på effektivitet 24
2.5 Flexibilitet i arbetet 25
2.6 Kommunikation vid distansarbete 27
3 Metod 29
3.1 Kvalitativ forskningsmetod 29
3.2 Intervjustudie 30
3.3 Forskningsansats 31
3.4 Litteraturinsamling 32
3.5 Empiri 33
3.5.1 Intervjuer 33
3.5.2 Urval och kriterier 34
3.5.3 Respondenter 35
3.5.4 Intervjuguide 36
3.5.5 Tolkning av empirisk data 36
3.6 Kvalitetsmått 38
3.7 Etiska överväganden 39
4 Resultat 40
4.1 Respondent A 40
4.1.1 Bakgrund 40
4.1.2 Produktivitet 41
4.2 Respondent B 43
4.2.1 Bakgrund 43
4.2.2 Produktivitet 43
4.2.3 Effektivitet 44
4.3 Respondent C 44
4.3.1 Bakgrund 44
4.3.2 Produktivitet 45
4.3.3 Effektivitet 45
4.4 Respondent D 46
4.4.1 Bakgrund 46
4.4.2 Produktivitet 46
4.4.3 Effektivitet 48
4.5 Respondent E 49
4.5.1 Bakgrund 49
4.5.2 Produktivitet 49
4.5.3 Effektivitet 49
4.6 Respondent F 50
4.6.1 Bakgrund 50
4.6.2 Produktivitet 50
4.6.3 Effektivitet 51
4.7 Respondent G 51
4.7.1 Bakgrund 51
4.7.2 Produktivitet 52
4.7.3 Effektivitet 53
4.8 Respondent H 53
4.8.1 Bakgrund 53
4.8.2 Produktivitet 54
4.8.3 Effektivitet 55
4.9 Respondent I 55
4.9.1 Bakgrund 55
4.9.2 Produktivitet 55
4.9.3 Effektivitet 56
4.10 Respondent J 57
4.10.1 Bakgrund 57
4.10.2 Produktivitet 58
4.10.3 Effektivitet 58
4.11 Sammanställning av empiriskt material 60
5 Analys 61
5.1 Produktivitet 61
5.1.1 Inställning till distansarbete 61
5.1.2 Tidsbesparing och ökad arbetstid 62
5.1.3 Flexibilitet 63
5.2 Effektivitet 65
5.2.1 Kommunikation 65
5.2.2 Arbets- och livstillfredsställelse 66
6 Slutsats 69
Referenslista 72
Bilagor 79
Bilaga 1: Intervjuguide 79
1 Inledning
I den inledande delen av uppsatsen presenteras en bakgrund i form av covid-19 och dess påverkan till en ökad grad av distansarbete.
Bakgrunden följs av en problemdiskussion kring effektivitet och produktivitet under distansarbete vilket sedan mynnar ut i en frågeställning och ett syfte.
1.1 Bakgrund
Företag har under det senaste året i flera fall fått tänka om och ändra arbetssätt för att fortsätta arbeta effektivt och styra mot uppsatta mål. Till följd av covid-19 och rådande pandemi har företag drivits till anpassning och omställning för att upprätthålla sin verksamhet. En av anpassningarna innefattar distansarbete, vilket har ökat i omfattning och anammats av allt fler företag i olika länder sedan pandemins början (Abulibdeh 2020;
Bucurean 2020). I Sverige har det senaste årets ökning av distansarbete haft en förklaring i de rekommendationer som Folkhälsomyndigheten (2020) infört som en åtgärd för minskad smittspridning.
Distansarbete har tidigare ställts mot mer traditionella arbetssätt beträffande utmaningen i bibehållen effektivitet och produktivitet. När distansarbetets effektivitet har undersökts i tidigare forskning (Gajendran
& Harrison 2007; Martin & MacDonnell 2012) har det visat att
distansarbetet har en generell positiv effekt på organisationer, om än liten.
Produktiviteten har däremot visat sig öka hos individer som arbetat på distans (Allvin 2001; Gajendran & Harrison 2007; Vega, Andersen &
Kaplan 2015). I stor utsträckning har övergången till distansarbete varit
ofrånkomlig under pandemin. Det blir en stor omställning för företag som
inte tillämpat det tidigare, vilket kräver att anställda arbetar hemifrån utan
någon större förberedelse eller upplärning (Bucurean 2020). Samtidigt
förväntas chefer styra företag framåt med en bibehållen effektivitet
(Golden & Veiga 2005; Guimaraes & Dallow 1999). Det ökade och mer
ofrivilliga distansarbetet till följd av covid-19 kan bidra till att
distansarbetet fortsätter vara ett permanent inslag framöver då det gett mersmak för ett mer digitalt arbetssätt. Sättet att arbeta kommer sannolikt att skilja sig i framtiden till följd av de erfarenheter som framkommit under pandemin (Abulibdeh 2020).
1.2 Problemdiskussion
Begreppet distansarbete kan definieras på olika sätt, och förknippas på engelska med ord som telework eller telecommute. Begreppet ingår också i den mer breda beskrivningen av flexibelt arbete, däribland flexible work eller remote work (Allen, Golden & Shockley 2015). Guimaraes och Dallow (1999) beskriver distansarbetet som en alternativ arbetsplats vilket innebär arbete som utförs på en plats utanför arbetsgivarens lokaler, vanligtvis i hemmet. Allen, Golden och Shockley (2015) redogör för ett antal sätt att se på distansarbete och enas kring följande definition.
Distansarbete ersätter den typiska arbetstiden på arbetsplatsen genom att anställda med hjälp av tekniska lösningar delvis eller på heltid utför sina arbetsuppgifter på en plats skild från arbetsplatsen, vanligtvis i hemmet (Allen, Golden & Shockley 2015).
Distansarbetet har sedan 1970-talet varit ett alternativ till mer traditionella
arbetssätt (de Vries, Tummers & Bekkers 2019) och kan även införas för
att hålla verksamheter rullande vid naturkatastrofer, terroristattacker eller
pandemier (Martin & MacDonnell 2012). Rådande pandemi har bidragit
till en omfattande ökning av distansarbetet (Abulibdeh 2020). Tidigare har
distansarbetet använts av individer med ett driv och en frivillig inställning
(Guimaraes & Dallow 1999), förutsatt att det funnits en företagspolicy
som tillåter anställda att distansarbeta. Distansarbetet har därmed inte
reglerats av regeringar och myndigheter förrän nu, under intåget av
covid-19 (Abulibdeh 2020). I Sverige innebär regleringarna att
Folkhälsomyndigheten (2020) uppmanar till arbete hemifrån i största
möjliga mån. Distansarbetet har blivit mer ofrånkomligt och kantas inte längre av samma frivillighet som tidigare, vilket kan bli problematiskt om arbetsuppgifterna inte lämpar sig att utföras på distans (Abulibdeh 2020).
Vidare kan arbetsformen också innebära en stor omställning för ovana distansarbetare (Guimaraes & Dallow 1999). Till följd av ovanstående resonemang har begreppet distansarbete i denna studie avgränsats till att omfatta vad som av de Vries, Tummers och Bekkers (2019) benämns som hembaserat distansarbete, vilket i studien består av det flexibla arbetet som sker hemifrån till följd av covid-19.
När det gäller prestationer inom organisationer diskuteras ofta
produktivitet och effektivitet som två viktiga begrepp som relaterar till varandra (Almqvist, Graaf, Jannesson, Parment & Skoog 2016).
Produktivitet är ett mått som beskriver relationen mellan inflöde och utflöde genom att ta hänsyn till mängden resursförbrukning i förhållande till en prestation (Andersson & Funck 2020). Det talas därför om
produktivitet i form av förändringar i prestation, men kan också mätas genom upplevd produktivitet (Martin & MacDonnell 2012).
Forskning på produktivitet under distansarbete har visat på högre
produktivitetsnivåer vid distansarbete jämfört med anställda som arbetar på kontoret (Gajendran & Harrison 2007), vilket handlar om en
produktivitetsökning på individnivå snarare än organisationens sammanlagda produktivitet (Allvin 2001). Vidare kopplas också distansarbete positivt till ökad upplevd produktivitet (Martin &
MacDonnell 2012), samtidigt som distansarbetare bedöms vara mer produktiva och kunna utföra arbetsuppgifter med ökad produktivitet om uppgifterna utförs hemifrån (Vega, Andersen & Kaplan 2014). Under pandemin har dock forskning visat på en negativ påverkan på
produktiviteten gällande arbete hemifrån, något som i första hand
observerats vid distansarbete på heltid (Bucurean 2020).
Gällande effektivitet påpekar Andersen (2006) att det är ett problematiskt begrepp som ibland saknar en exakt definition av forskare. Färe,
Grosskopf och Lovell menar att effektivitet kan, likt produktivitet, ses som förhållande mellan inflöde och utflöde av resurser (Färe et al. 1985 se Andersen 2006), men handlar mer om vilket värde det går att få ur en viss prestation (Andersson & Funck 2020). Mer konkret handlar effektivitet om mer sammansatta indikatorer som relaterar resultat och effekter till förutbestämda mål (Modell & Grönlund 2007) och handlar om att se till uppsatta mål och strategier (McCann 2004). Effektiviteten inom en organisation kan påverkas av faktorer utanför en organisations kontroll (Almqvist et al. 2016), där en extern faktor inkluderar pågående pandemi orsakad av covid-19.
I tidigare forskning kring distansarbete är effektivitet mindre utforskat.
Det tenderar att handla mer om att arbeta effektivt kopplat till
organisatoriska resultat (Martin & MacDonnell 2012) eller arbetsinsats (Allen, Golden & Shockley 2015; Susilo 2020). Prestationer menar Martin och MacDonnell (2012) kan sammankopplas med variabler som effektivitet, produktivitet, organisatoriskt engagemang och att upprätthålla varaktiga relationer med anställda. Andersen (2006) skriver att faktorer som individens motivation, kreativitet och engagemang samt
organisationens arbetsklimat kan påverka effektiviteten, däremot är det inte ett bevis för effektivitet. Indirekt anknyter Susilo (2020) till
effektivitet genom att ta upp att det är större chans att nå måluppfyllelse
inom organisationer vid en bra arbetsmotivation och inställning till
arbetet, eftersom det förbättrar arbetsprestationen. Effektivitet vid
distansarbete kan kopplas till arbetsrollen och sättet som arbetsuppgifter
utförs av individer (Golden & Veiga 2005). Fortfarande kan dock
distansarbetets effekter på anställdas arbetsinsats ifrågasättas (Allen,
Golden & Shockley 2015).
Pollitt menar att effekter som används vid mätning av effektivitet tenderar att vara dyrare och svårare att mäta än prestationer och produktivitet (Pollitt 1988 se Modell & Grönlund 2007). Svårigheten med att använda effekter som ett mätinstrument motiveras av Smith med att det finns oklara förhållanden mellan resurs, prestation och effekter. Effekterna är ofta beroende av flera olika prestationer vilket gör effekterna svåra att avskilja, samtidigt som det ofta finns tidsfördröjningar mellan prestation och effekter som försvårar mätningen (Smith 1995 se Modell & Grönlund 2007). Snarare än en direkt mätning diskuteras effektivitet ibland som upplevd effektivitet (Nystedt 1997 se Andersen 2006) och det är i linje med den forskningen som denna studie tar vid.
Sammantaget kan det fastslås att tidigare forskning sällan ger någon tydlig bild av hur effektivitet vid distansarbete påverkas eller hur den upprätthålls. Samtidigt visar forskning på att distansarbete kan vara en åtgärd för ökad produktivitet, vilket gäller under förutsättning att distansarbetet anammats med frivillighet. I studien av Bucurean (2020) visade sig produktiviteten snarare sjunka då distansarbete introducerades till följd av covid-19. På grund av distansarbetets nya förutsättningar i covid-19 är det därför intressant att undersöka hur effektiviteten och produktiviteten påverkas. Effektivitet och produktivitet har en förbindelse mellan varandra, vilket gör begreppen svåra att diskutera enskilt
(Gummesson 1998 se Grönroos & Ojasalo 2004). Båda begreppen kommer därför att omfattas i den studien som följer, om än med ett fokus på att bidra till den mer outforskade delen kring distansarbetets
effektivitet. Till följd av covid-19 har distansarbete i sig fått en ny
innebörd inom företag, då det har blivit mer ofrivilligt och anammats med påtryckning från regering och myndigheter, vilket ställer krav på
omställning och anpassning. Det här är därför en studie om upplevd
produktivitet och effektivitet i företag som övergått till distansarbete.
1.3 Frågeställning
Hur upplever anställda att deras produktivitet och effektivitet påverkas vid en övergång till distansarbete?
1.4 Syfte
Syftet med studien är att bidra till ökad förståelse för anställdas upplevelser kring hur effektivitet och produktivitet påverkas vid en övergång till distansarbete.
2 Teori
Baserat på studiens syfte presenteras teoriavsnittet med grund i begreppen inre- och yttre effektivitet som kopplas till produktivitet och effektivitet. Grunden utgörs också av det centrala begreppet distansarbete som presenteras utifrån tidigare forskares uppfattning av begreppet.
Vidare presenteras resultat utifrån tidigare studier kring distansarbetets påverkan på produktivitet och effektivitet. Teorin avslutas med att behandla faktorer för distansarbete genom begreppen flexibilitet och kommunikation.
2.1 Bakgrund till produktivitet och effektivitet
I början på 1900-talet utvecklades scientific management, även kallat taylorism efter Frederick W. Taylor, ett synsätt med fokus på
organisatorisk effektivitet. Synsättet skildras av en strävan efter att i största möjliga mån minska organisationers ineffektivitet. Genom vetenskapliga metoder och modeller var strävan att möjliggöra
effektivisering och bidra till en ökad produktivitet inom organisationer.
Detta var något som studerades i mer än tjugofem år för att hitta sätt att öka produktiviteten på den mänskliga sidan (Anderson 2001).
Inom scientific management var tidsforskning en utgångspunkt genom att
organisationer vanligtvis studerade och beräknade olika kalkyler för att
öka effektiviseringen och av verksamheten. Detta gjordes för att ta fram standarder och normer för organisationer som skulle kunna komma att öka produktiviteten i verksamheten och genom detta hitta det bästa och
snabbaste sättet att förvandla resurser till prestationer. Eftersom
marknaderna vid denna tid var förhållandevis outvecklade och inte bestod av stor konkurrens karaktäriserades synen på både kunder och anställda av ett synsätt av utbytbarhet. Kunder hade inte många valmöjligheter och anställda var helt enkelt utbytbara, kvalifikationer var inte av någon större betydelse så länge individer kunde lära sig uppgifterna som tillhörde jobbet. Än idag används många av de styrverktyg som fick liv under taylorismens inom moderna organisationers ekonomistyrning (Anderson 2001).
Genom förändrade marknadsförhållanden, ökad internationalisering och högre konkurrens inom många branscher växte ett kompletterande synsätt fram på senare 1900-tal. Detta synsätt kom att kallas total quality
management, förkortat TQM, vilket innebar ett större fokus på kunden.
Här börjades det tala om yttre effektivitet som komplettering till den tidigare omtalade inre effektiviteten. Från enbart fokus på produktivitet genom ett effektivitetstänk och värdeskapande inom organisationen, till att även se till yttre effektivitet genom ett behov av att utöka fokus till vad som hände även utanför organisationen. Detta innebar stora förändringar i effektivitetstänket (Almqvist et al. 2018).
Genom det nya synsättet försköts perspektivet inom ekonomistyrningen och i organisationer från ett produktionsperspektiv till ett mer
kvalitetsorienterat perspektiv med större fokus på kunder och anställda.
Nu erkändes vikten av kvalificerade anställda och möjligheten till
effektivisering och ett långsiktigt värdeskapande inom organisationen. Då
det nu togs hänsyn till både interna och externa aspekter i ett större
omfång innebar TQM en utökning av relevanta nyckeltal för
organisationer att följa upp och jämföra. Detta ledde till ett ökat antal jämförelseobjekt i både kalkyler och effektivitetsberäkningar (Almqvist et al. 2018).
2.2 Effektivitet
Effektivitet kan förklaras som utfört arbete och den nytta det medför, vilket också kan kopplas till måluppfyllelse. Användningen av resurser ska göras på ett sätt som hör samman med uppställda mål inom företaget.
Målformulering är därför betydelsefullt för att kunna bedöma och upprätthålla en effektiv verksamhet (Andersson & Funck 2020).
Effektiviteten ses också som en kvalitetsgranskning och en kontroll över anställdas precision och noggrannhet, vilket blir ett sätt att förmedla det betydelsefulla med en organisation (Alvehus & Jensen 2020). Som prestationsmått uttrycks främst effektivitet som finansiella mål som tas fram genom kvoten mellan prestation och resursförbrukning (Andersson
& Funck 2020).
Effektivitet motsvaras i det engelska språket av två jämförbara begrepp, efficiency och effectiveness. Anthony et al. (2014) resonerar kring efficiency och effectiveness genom att efficiency innebär att göra saker rätt och att effectiveness handlar om att göra rätt saker. Modell och Grönlund (2007) framför en annan beskrivning av begreppen
effectiveness och efficiency. Effectiveness står för yttre effektivitet och efficiency står för produktivitet, vilket också benämns som inre
effektivitet. Vidare har Modell och Grönlund tagit fram en
resursomvandlingskedja som kan sättas i relation till företags effektivitet.
Denna kedja framhäver effektivitetsbegreppen inre och yttre effektivitet, där den inre effektiviteten är där resurser genom aktiviteter omvandlas till prestationer. Den yttre effektiviteten tar hänsyn till vilka effekter som genereras av prestationerna från den inre effektiviteten (Modell &
Grönlund 2006 se Nilsson & Olve 2018).
Begreppen output och outcome är två vanliga engelska begrepp relaterade till produktivitet och effektivitet. Output kan relateras till prestationer i resursomvandlingskedjan som nämndes ovan, där prestationer är det som företaget faktiskt presterar. Outcome står för effekterna som dessa
prestationer senare utgör. Prestationer är de åtgärder eller saker som bidrar till att uppnå en effekt. Effekter är vad företaget vill eller behöver uppnå och är en mer lämplig indikator än prestationer vid mätning av effektivitet i en organisation (Modell & Grönlund 2007).
2.2.1 Inre effektivitet
Modell och Grönlund (2007) har forskat kring effektbaserad
prestationsmätning i svenska statliga myndigheter och kopplar den inre effektiviteten med produktion genom avspegling av resursutnyttjande.
Inre effektivitet beskriver mängden prestation i förhållande till resursinsats (Anthony et al. 2014). Det handlar om att ha en låg resursåtgång samtidigt som prestationer inom organisationen är
maximerade. Detta benämns även som begreppet produktivitet och är den första delen av resursomvandlingskedjan som introducerades under avsnitt 2.2. I praktiken innebär det att låta resurser reduceras och på samma gång bevara mängden prestation eller att att öka resursinsatsen samtidigt som mängden prestation ska nå en högre nivå. Det är två sätt att förbättra inre effektivitet på (Elton, MacCarthaigh & Verhoest 2018).
Produktivitet krävs för att ett företag ska anses effektivt. Fokus för inre effektivitet ligger på hur väl resurser utnyttjas och inte vad som
produceras (Nilsson & Olve 2018). Produktivitet kan vara motstridigt mot
effektivitet vilket betyder att organisationer kan vara produktiva men
samtidigt ineffektiva (Anthony et al. 2014). Ett exempel på det är om
tiden för att betjäna en kund minskar och det leder till en ökning i antal
betjänade kunder per dag eller timme, vilket emellertid ur kundens
synvinkel kan betraktas som sämre service mot kunden medan det ur organisatorisk synvinkel anses ha ökat produktivitet då det görs mer under samma tid (Ax, Johansson & Kullvén 2018).
Trots att mätning av produktivitet kan bli vilseledande finns det en användning i tjänsteföretag. Frågor som hur många kunder som betjänas under en viss tid eller hur många telefonsamtal som besvaras av
kundtjänst kan vara intressanta att undersöka men det ger ingen vidare information om hur tjänsteföretag kan konvertera resursinsats till kundvärde (Grönroos och Ojasalo 2004).
2.2.2 Yttre effektivitet
Den yttre effektiviteten definierar Modell och Grönlund (2007) som uppnåelse av organisatoriska mål och sammansatta faktorer som relaterar resultat till förutbestämda mål. Även Anthony et al. (2014) ser den yttre effektiviteten som ett förhållande mellan prestationer och uppsatta mål inom en organisation. Effektivitet ser till relationen mellan värdet av det som görs, och värdet av använda resurser och prestationerna som utövats för att nå ett resultat i relation till ett organisatoriskt mål (Ax, Johansson, Kullvén 2018). Det innebär att en enhet kan ses som mer effektiv desto mer prestationer som bidrar till uppställda mål (Anthony et al. 2014).
Nilsson och Olve (2018) förklarar begreppet effectiveness som yttre
effektivitet och förklarar det som den andra delen av Modell och
Grönlunds resursomvandlingskedja som togs upp i avsnitt 2.2. Yttre
effektivitet handlar som tidigare nämnt av att göra rätt saker och vad en
individ eller organisation gör för att göra rätt saker (Nilsson & Olve
2018). Att göra rätt saker handlar om måluppfyllelse och huruvida en
organisation uppnår sina organisatoriska mål, det vill säga att lyckas
uppnå ett uppsatt mål (Almqvist et al. 2016).
Den yttre effektiviteten påverkas av en organisations omvärld och förklarar relationen till denna. Det har under senare tid definierats som kundvärde där kvalitet, service, affärsmässighet och tillväxt är centralt.
Kunder har följaktligen en stor påverkan på den yttre effektiviteten då en organisation bör göra kunder nöjda genom sina prestationer i form av varor och tjänster (Ax, Johansson, Kullvén 2018). Kunderna påverkar ett företags möjlighet att uppnå sina mål då det är kunden som avgör
huruvida en organisation kan och tillåts genomföra sin tjänst eller sälja en vara till en specifik kund (Armistead & Clark 1994:6, Euske et al. 1998, Gummesson 1998, Grönroos 2002, Fleiss & Keltenkamp 2004 se Johanzon 2006).
2.3 Mätning av produktivitet och effektivitet
Mätningar av produktivitet menar Martin och MacDonnell (2012) kan utföras i form av förändringar av prestation och utflöde, men kan också mätas genom en individs upplevda produktivitet. Inom produktionsföretag görs mestadels mätning av begreppet genom att förbindas med
kostnadseffektivitet och mätas i form av fysisk kvantitet (Grönroos &
Ojasalo 2004). För ett produktionsföretag kan det innebära antalet produkter som tillverkats i förhållande till antal maskintimmar. Även inom tjänsteföretag har det normala sättet att mäta produktivitet i
praktiken varit att använda sig av prestationer, ett exempel på mätning är antal kunder som betjänats per timme eller per dag (Ax, Johansson &
Kullvén 2018). Däremot poängterar Grönroos och Ojasalo (2004) att det
är ett för begränsat mått att använda inom tjänsteföretag. Detta för att en
förbättrad produktivitet kan visa sig ha en negativ inverkan på upplevt
kundvärde, servicekvalitet och även i slutändan på det ekonomiska
resultatet i företaget. I ett producerande företag leder generellt inte en
förändrad resursinsats till kvalitetsförändringar, men i ett tjänsteföretag
kan ändringar i resurserna påverka upplevd kvalitet. Mätning av
produktivitet kan inom tjänsteföretag leda till åtgärder och styrning i fel riktning (Grönroos & Ojasalo 2004).
Ekonomistyrning handlar traditionellt om att mäta, prioritera och utvärdera organisationens resurser, processer och prestationer. Detta förhållningssätt har kommit att kritiseras allt mer då hänsyn inte tas till vilka effekter dessa prestationer har på längre sikt. Effekter kan definieras som “förändringar som en konsekvens av processer och prestationer, som har ett värde i sig”. Eftersom det är viktigt för en organisation att skapa positiva effekter för att överleva på lång sikt behöver ekonomistyrning ta hänsyn till mer än prestationer och ett företags produktivitet (Almqvist et al. 2018).
En typ av effekt är sociala effekter som är kopplat till förändring hos en individ eller organisation. Det handlar om hur en individ påverkas psykiskt vid en förändring och hur omvärlden påverkar en organisation vid eventuell förändring inom organisationen. För en individ kan ökad stress till följd av ökad arbetsbelastning innebära en negativ social effekt (Almqvist et al 2016). Enligt Atkin och Lau är arbetstillfredsställelse en positiv social effekt vid distansarbete (Atkin & Lau 2007 se Arnfalk 2013).
Pollitt menar att genom mätning av effekter går det att uttala sig om en
organisations effektivitet. Det tenderar dock att vara både dyrare och mer
komplicerat att mäta jämfört med mätning av prestation eller produktivitet
(Pollitt 1988 se Modell & Grönlund 2007). Att den yttre effektiviteten
kräver mer avancerad mätning beror på att den ofta inte är av fysisk
karaktär. Mätningen av effektivitet blir då hur värdet av effekterna och
prestationerna står i relation till värdet av resurserna som använts
(Almqvist et al. 2018). Smith menar dock att det kan finnas oklara
förhållanden mellan resurs, prestation och effekt. Effekter kan vara
beroende av flera prestationer samtidigt vilket gör effekterna svåra att urskilja. Något som försvårar mätningen ytterligare är tidsfördröjningen mellan prestation och effekt (Smith 1995 se Modell & Grönlund 2007).
Som alternativ till en direkt mätning kan upplevd effektivitet användas (Nystedt 1997 se Andersen 2006).
2.4 Distansarbete
På 1970-talet startade intresset för distansarbete och förklarades då som arbete som utförs utanför arbetsplatsen med hjälp av
kommunikationsmedel som telefon eller dator (de Vries et al. 2019).
Distansarbetets ursprung associeras ofta med Jack Nilles (Martin &
MacDonnell 2012; Allen, Golden & Shockley 2015), som benämner det engelska begreppet för distansarbete som teleworking eller
telecommuting. Teleworking förklaras av att affärsresor ersätts med informations- och kommunikationsteknik och att kommunikation i stället sker digitalt. Arbetet överförs på så sätt till den anställde i stället för att individen ska ta sig till arbetet. Begreppet telecommuting förklaras genom att arbete sker utanför organisationslokaler under en viss period, varav minst en dag per vecka (Nilles 2003 se Walentek 2020). Enligt Robbins och Judge (2019) tolkas arbete hemifrån som distansarbete, däremot anses det inte vara distansarbete när en individ arbetar från bilen påväg hem från en jobbresa.
2.4.1 Distansarbete i tidigare forskning
Informations- och kommunikationsteknikens framfart har bidragit till en
ökad omfattning av distansarbete (Abulibdeh 2020), vilket enligt Basile
och Beauregard (2016) hjälper till att upprätthålla en viss standard på
arbetet. Informationstekniken har dessutom en stor påverkan på arbetets
flexibilitet, produktivitet och effektivitet eftersom det går att genomföra
arbetsuppgifter effektivt samtidigt som gränserna för arbetet reduceras.
För distansarbetet betyder det främst att tidsbegränsningar suddats ut och gett stora anpassningsmöjligheter (Abulibdeh 2020).
Att distansarbetet har ökat i omfattning handlar framförallt om att det skapats ett intresse för flexibla arbetssätt som ett styrningsverktyg inom organisationer. Förutsättningarna för distansarbete har förbättrats under åren, främst gällande tekniska framsteg som gör distansarbetet
ekonomiskt fördelaktigt (Guimaraes & Dallow 1999). Atkin och Lau menar dock att distansarbetet samtidigt innebär en del extra investeringar för att vara möjligt, exempelvis utrustning för ett hemmakontor (Atkin &
Lau 2007 se Arnfalk 2013). Däremot menar Falkman och Falkman (2014) att sådana investeringar kan betalas av fortare då restid, resor och
kontorsutrymme kan sparas in på.
Distansarbete kan också vara ett sätt för chefer att förbättra motivationen hos anställda, öka närvaron (Guimaraes & Dallow 1999) och minska frånvaron (Butler, Aasheim & Williams 2007). Andra viktiga faktorer som Robbins och Judge (2019) tar upp kring upplevelsen av distansarbete är arbetssäkerhet, flexibilitet i arbetet, engagemang i organisationen och stöd från ledningen. Alla individer är dock inte lämpade för att
distansarbeta. Personlighetsdrag har en betydelse för effektiviteten i distansarbete. Individer som är i stort behov sällskap och saknar den sociala kontakten har större sannolikhet att prestera sämre vid
distansarbete då sociala interaktioner inte äger rum. Att känna behov av sällskap är negativt relaterat till arbetsprestation vid jobb där social interaktion är begränsat. Individen ska kunna arbeta självständigt och inte ha ett problem med social isolering. För att anses lämpad för distansarbete bör individen ha självdisciplin, hög arbetsmotivation samt vara
resultatinriktad (O’Neill, Hambley, Greidanus, MacDonnell & Kline
2009).
Van Ommeren menar att kontroll av närvaro, arbetstid och attityder hos en distansarbetare försvåras genom att det inte går att övervaka anställda på samma sätt (Van Ommeren 2000 se Peters, Ligthart, Bardoel & Poutsma.
2016). Att som ledare under distansarbete lägga tid på planering och struktur är väsentligt för att motivera och öka anställdas engagemang, vilket i retur kan ge ökad effektivitet (Nordengren & Olsen 2006). Nilles ger förslag om att organisationer bör fokusera på att kontrollera
distansarbetares prestationer i form av resultat i stället för input i form av arbetsinsats, detta kan reducera mängden övervakning (Nilles 1998 se Peters et al. 2016).
2.4.2 Distansarbetets påverkan på produktivitet
Gajendran och Harrison (2007) studerande om distansarbete kan anses effektivt och vilka konsekvenser distansarbetet kan ge individer.
Resultaten av studien indikerade att distansarbete visade på positiva effekter på arbetsuppgifter och förhållandet mellan privat- och arbetsliv.
Bland annat handlade det om förbättrad produktivitet vid distansarbete eftersom självständigheten ökar samtidigt som stressnivåerna minskar.
Kazekami (2020) belyser att distansarbete ökar livstillfredsställelsen och att tillfredsställelsen i sin tur förbättrar produktiviteten.
Allvin (2001) klarlägger att den ökade produktiviteten ligger på
individnivå och inte som en ökad organisatorisk produktivitetsnivå. Enligt Robbins och Judge (2019) anses anställda vara mer produktiva av att arbeta ensamma, i frånvaro från kollegor. Allvin (2001) menar att ökad individuell produktivitet kan handla om att individer inte är mer
produktiva i det stora hela, utan enbart de timmar eller enskilda dagar som
arbetet sker på distans. Robbins och Judge (2019) anser att samarbete
fungerar bättre när anställda arbetar tillsammans på arbetsplatsen. Allvin
(2001) pekar därtill på att produktiviteten kan bli lidande av svårigheterna
av att samarbeta och kommunicera på distans.
Att distansarbete är positivt kopplat till produktivitet och prestation menar Vega, Andersen och Kaplan (2014) kan handla om möjligheten till ökad arbetstid. Ett ökat antal arbetstimmar innebär att mängden resurser är större, vilket kan ha sin förklaring i att pendlingen till och från arbetet minskar eller elimineras helt. Att spara tid till följd av minskat antal jobbresor är något som anställda uppskattar med distansarbete. Kazekami (2020) konstaterar att effekten av distansarbete är större för arbetare som pendlar under en längre tid, där minskningen av pendeltiden ökar
arbetsproduktiviteten.
Studien av Vega, Andersen och Kaplan (2014) visade på en ökning av arbetsprestationen och produktivitet vid distansarbete jämfört med arbete på arbetsplatsen. Resultatet gav tecken på att distansarbetet inom vissa arbetsroller kan stärka produktivitet såväl som effektivitet (Vega, Andersen & Kaplan 2014). Butler, Aasheim och Williams (2007)
understryker den ökade arbetstiden vid distansarbete genom deras studie kring effekten av distansarbete på produktiviteten. Där uppger de att de i genomsnitt fann att distansarbetare i genomsnitt arbetade 3,98 timmar mer per månad än individer som var kvar på kontoret. Studien visade vidare att den genomsnittliga produktiviteten ökade med 154% för de som arbetade på distans, och sjönk för anställda som var kvar på kontoret med 13,3%. Studien uppger inte anledningen till en ökad produktivitet men att anledningen till minskningen av produktiviteten kan ge vissa bevis för att distansarbete påverkar andra anställdas resultat negativt (Butler, Aasheim
& Williams 2007).
Abulibdeh (2020) menar att det i många fall krävs att företag tydligt utformar distansarbetet för att kunna utnyttja dess möjligheter, t.ex.
genom att införa en policy kring distansarbete. Distansarbetet har främjats
av covid-19 som en effektiv metod för bibehållen produktivitet och
kontinuitet i arbetet. Det motiveras genom framväxande teknologi och
tillgänglighet som främjar effektiviteten och bidrar till att åstadkomma organisatoriska målsättningar (Abulibdeh 2020).
Bucurean (2020) genomförde en studie på produktivitet vid distansarbete under pandemin. Där konstaterades, i motsats till tidigare studier, att produktiviteten försämrats av att arbeta hemifrån. Då studien gjordes vid pandemins början menar Bucurean (2020) att den negativa påverkan på produktiviteten kan härledas till att distansarbetet var påtvingat och att det för majoriteten av individerna var ett nytt sätt att arbeta. Bucurean (2020) presenterade ett antal verktyg för att upprätthålla produktiviteten då det visade sig finnas flertalet utmaningar vid arbete hemifrån. Verktygen handlade om att planera upp sina arbetsdagar och lägga in kontakt med arbetskollegor och regelbundna pauser, samt att dedikera ett särskilt rum eller plats utan störningsmoment från omgivningen.
Produktivitet kan förbättras på ett flertal olika sätt, vilket är något som uppges av Elston, MacCarthaigh och Verhoest (2018). Ett sätt som förklaras av författarna är att resursinsats ska hållas konstant samtidigt som maximering av prestationer sker. Att låta resursinsatsen reduceras och på samma gång bevara den mängd prestation som finns, men även att öka insatsen av resurser samtidigt som mängden prestation ska nå en högre nivå, vilket är två ytterligare sätt att förbättra inre effektivitet på (Elton, MacCarthaigh & Verhoest 2018).
2.4.3 Distansarbetets påverkan på effektivitet
Forskning av Martin & MacDonnell (2012) visar på ett samband mellan distansarbete och organisatorisk framgång. Resultaten kunde
sammankopplas med variablerna produktivitet, effektivitet, ett
organisatoriskt engagemang samt långvariga relationer med anställda.
Främst hos unga respondenter kunde det organisatoriska engagemanget
uppvisas, vilket Martin och MacDonnell (2012) menar kan användas för att locka unga anställda till distansarbete.
Von Scheele och Ohlsson menar att koncentrationen hemma leder till att distansarbetare upplever högre individuell effektivitet, men att individer som är kvar på arbetsplatsen kan uppleva minskad effektivitet genom att behöva ta ansvar för uppgifter som normalt ligger på distansarbetarens bord (Von Scheele & Ohlsson 1997 se Allvin 2001).
I motsvarighet till studien om produktivitet vid distansarbete under pandemin av Bucurean (2020) gjordes av Susilo (2020) en studie angående mätning av effektivitet. Det hembaserade arbetet värderades genom variablerna arbetsmiljö, trivsel och arbetsmotivation för att på så sätt mäta anställdas arbetsprestation. Studien visade på att anställda upplever en förbättrad arbetsmiljö vid arbete på distans samt att distansarbetet förbättrar arbetstillfredsställelsen och anställdas
motivationsnivå. En förbättrad arbetsmiljö och en ökad motivationsnivå leder i sin tur också enskilt till en högre arbetstillfredsställelse, vilket Susilo (2020) menar beror på att arbetet hemifrån kan anpassas utifrån individens livsstil och personliga preferenser. Några av resultaten från studien motsatte sig dock tidigare forskning, varav den tydligaste var att det inte kunde påvisas att distansarbetet ökade anställdas arbetsprestation.
Detta motiverades av att individer måste uppnå en viss tillfredsställelse av en arbetsform innan prestationsnivåer kan öka och tillgodose
organisatoriska målsättningar (Susilo 2020).
2.5 Flexibilitet i arbetet
Flexibilitet i arbetet kan göra arbetsdagarna mer varierande genom
möjligheten till fri strukturering av arbetstid. Strukturering av arbetstid
ställer krav på individens förmåga att sätta gränser och sätta arbetet i
relation till övrig tillvaro (Bucurean 2020). En anledning till att låta
anställda arbeta flexibelt i tid och rum är att främja balansen mellan arbete och familjeliv (Bucurean 2020). Genom att flexibiliteten ökar under distansarbetet suddas gränsdragningar ut, vilket Grönlund (2004) menar förbättrar förutsättningarna till att kombinera arbetslivet med individens övriga tid. Gajendran och Harrison (2007) menar att balanseringen ökar självständigheten och reducerar stressnivåer individer. Kazekami (2020) motsätter sig detta och pekar på att gränsdragningar försvåras vid distansarbete vilket snarare kan skapa en ökad stress.
Tekniska hjälpmedel gör att distansarbete kan ske oberoende av tid och plats, vilket gör det mer diffust när anställda arbetar. Att arbetstiden är friare medför en svårighet att kunna kontrollera anställda under deras arbetstid, men anses också som en mindre viktig sak att göra. Om arbetsgivaren vill ha en större kontroll över anställda är en lösning en implementering av ett specifikt datasystem för detta ändamål (Bucurean 2020). Just digitaliseringen kan påverka distansarbetaren positivt genom att leda till en ökad kvalitet på arbetsinsatsen och en ökad produktivitet, dock ställer detta vissa krav både på arbetsgivare och arbetstagare. Att arbetsgivaren står till förfogande och hjälper till i förberedelse och anpassning till distansarbete är väsentligt, särskilt i övergången till den virtuella miljön (Abulibdeh 2020).
Grönlund (2004) talar om individualisering som innebär att individerna
får möjligheten att forma sina liv till följd av flexibla arbetstider. Den
anställda kan ges ökad frihet sett till denna typ av arbetssituation men
individen måste även arbeta ändamålsenligt och förhålla sig till regler och
riktlinjer inom verksamheten. Arbeten som är flexibla medför att allt fler
standardiserade arbetsuppgifter reduceras och att individen själv får
strukturera upp sina arbetsuppgifter så länge det överensstämmer med
organisatoriska mål (Grönlund 2004). Nordengren och Olsen (2006)
menar på att distansarbetets ökade flexibilitet och frihet dock ställer större
krav på att tydligare fastslå och följa upp målsättningar för att förhindra anställda från att “gömma sig bakom distansarbetet”.
2.6 Kommunikation vid distansarbete
Digitaliseringen ökar möjligheten att vara virtuellt tillgänglig för individer på olika platser i världen. Det gör det lättare att mötas och kommunicera oberoende av geografiskt avstånd och plats, vilket kallas för virtuell kommunikation (Frändberg, Thulin & Vilhelmson 2005). Inom
organisationer betraktas kommunikation som ett ledningsverktyg, vilken är viktig för att skapa ordning och kontroll över anställda.
Kommunikation är även viktig för motivationen hos anställda dels då den klargör vad för uppgifter som ska genomföras samt att det går att
förmedla feedback kring uppgiftens genomförande (Blomquist & Röding 2010).
Det är viktigt att ge svar kring hur och när kommunikation ska ske mellan varandra eftersom tydliga riktlinjer kring detta förenklar arbetet på
distans. Effektiv kommunikation har en tendens att saknas mellan chefer och anställda vid distansarbete samt att viss information och detaljer går förlorade vid virtuell kommunikation (Bucurean 2020), vilket lätt kan leda till missförstånd (Nordengren & Olsen 2006). En nackdel är just bristen på direktkontakt samt att det anses svårare att kommunicera virtuellt och i virtuella team (Petroman, Iancu, Marin, Vaduva &
Petroman, 2020). Anledningen beror till viss del på att budskap framförs med ungefär 70 procent av kroppsspråket (Nordengren & Olsen 2006).
Kroppsspråk syns inte lika lätt alternativt inte alls under möten på distans,
om det inte är ett videomöte. Genom att tydligt kunna se kroppsspråk hos
en individ genereras en känsla av att individer är socialt närvarande och
aktivt lyssnar. Detta går däremot inte att avgöra via ett telefonmöte där
flera individer är inkluderade (Falkman & Falkman 2014).
Distansarbete kan även leda till att individer undgår det ansvar som tilldelats när övervakningen inte blir lika strikt, därför kräver detta slags arbete en hög grad av disciplin för att fungera. Kommunikationsproblem kan skapa stora brister i organisationer och det är ledarens ansvar att säkerställa att alla är delaktiga och insatta i sina arbetsuppgifter (Nordgren
& Olsen 2006). Li, Ghosh och Nachmias (2020) menar på att det också är viktigt med frekvent och personlig kommunikation kollegor emellan, i ett rådande läge med pandemi. En sådan kommunikation är också viktig för att samtala kring hur distansarbetet hanteras och diskutera frågor
angående arbetsmässiga rutiner och eventuella ändringar i dessa. Att fortsätta med frekvent och personlig kommunikation även digitalt kan låta kollegor känna en fortsatt närhet till varandra (Li, Ghosh & Nachmias 2020).
Falkman och Falkman (2014) resonerar kring att alla som på något sätt är delaktiga i någon punkt av ett möte inte behöver delta under hela mötet.
De anser inte att detta alltid är det mest effektiva sättet. Är en individ enbart involverad i en specifik punkt på ett möte kan mötet bli mer flexibelt, dynamiskt och ge starkare kompetens än om alla ska vara delaktiga under hela mötet. Det anses viktigt att lägga tid på att tänka igenom i vilken utsträckning individerna bör delta i ett möte för att mötet och arbetet ska bli så effektivt som möjligt (Falkman & Falkman 2014).
Arnfalk (2013) betonar att den främsta fördelen med virtuella möten är ett
minskat resande och därmed bidragande till hållbar utveckling, men även
tillgänglighet och flexibilitet är två stora fördelar. Falkman och Falkman
(2014) förklarar att virtuell kommunikation skapar förtroende, gemenskap
och företagskultur. Detta görs genom att alla har möjligheten att delta
oavsett vart i världen och i vilken tidszon en individ befinner sig. Alla kan
delta i realtid och ställa frågor direkt exempelvis under virtuella möten har
en anställd i Sverige möjlighet att delta i ett möte som hålls i USA oavsett
tid på dygnet (Falkman & Falkman 2014). Det finns kostnadsfördelar med virtuell och digital kommunikation i stället för fysiska möten. Resor, hotellnätter och traktamente kostar en organisation tid och pengar. Att istället genomföra virtuella möten minskar dels resorna men också tiden som resorna utgör och då ersätts lönen som går åt på restid i stället till mer debiteringsbar tid i form av att interna möten eller andra arbetsuppgifter kan genomföras under den tiden (Falkman & Falkman 2014).
Den virtuella kommunikationens nackdelar handlar om att det kan få en individ att förlora energi och försämrad uppmärksamhet. Att dagligen sitta still vid digitala möten och därmed inte förflytta sig från ett möte till ett annat kan göra en individ orkeslös och understimulerad till följd av brist på variation i arbetssättet (Nawaz & Cordano 2020).
3 Metod
Denna del av uppsatsen kommer av inledas av en diskussion kring valet av en kvalitativ forskningsmetod med en inriktning på intervjustudier.
Metoden förklarar vidare valet av abduktiv forskningsansats och
tillvägagångssättet för insamling av teori och empiri genom att beskriva processen för litteratursökning och redogöra för urval och intervjuernas struktur. Avsnittet avslutas med ett resonemang kring kvalitetsmått samt etiska ställningstaganden.
3.1 Kvalitativ forskningsmetod
Denna studie utgår ifrån att nå en förståelse kring erfarenheter och upplevelser av effektivitet under ofrivilligt distansarbete till följd av pandemin. Kristensson (2014) betonar att en kvalitativ forskningsmetod anses användbar vid undersökningar kring människors upplevelser, tankar och erfarenheter där syftet inte är att hitta generaliseringar eller
standardiseringar. En kvalitativ forskningsmetod ses därav som lämplig
metod för denna studie då studiens syftet är i enlighet med Kristenssons
(2014) förklaring där upplevelser och erfarenheter kring förändringar i effektiviteten hos anställda inom olika företag studerades.
Studiens forskningsmetod utgår från ett kvalitativt slag med avgränsade resonemang. Det finns därmed ett riktat fokus på tolkning av detaljer kring individuella erfarenheter och uppfattningar kring effektivitet snarare än att dra allmänna slutsatser och generaliseringar inom ämnet. I enlighet med kvalitativ metod som berörs av Bryman och Bell (2017) har studien begränsats för att kunna nå djupare beskrivningar.
3.2 Intervjustudie
Metodvalet för detta arbete är en intervjustudie. Begreppet intervju betyder “utväxling av synpunkter mellan två individer som samtalar om ett visst tema” (Kvale 2002 se Dalen 2008). I en intervju är ändamålet att ta reda på upplevelser kring individers diverse livssituationer (Dalen 2008) vilket Alvehus (2019) instämmer med då han konstaterar att det nästan är oundvikligt att utesluta intervju som metod om syftet är att få fram tankar, känslor och upplevelser i olika situationer. Detta är i enlighet med denna studies syfte och därav har intervjustudie valts som metod för att nå fram tankar och upplevelser kring effektivitet vid en övergång till distansarbete.
Då metoden intervjustudie fokuserar på empirisk materialinsamling genom intervjuer ansågs metoden passande till vald frågeställning och syfte i denna uppsats. Detta då vi genom intervjuer kan integrera med utvalda respondenter och ställa relevanta frågor, få en inblick i
respondenternas tankegång, känslor och hur den ser på olika händelseförlopp. Respondenternas berättelser har gett oss en ökad
förståelse kring hur olika individer påverkats och kring deras upplevelser
vid en omställning till distansarbete.
Under en intervju är det viktigt med kännedom inom de teman som det ska samtalas kring (Dalen 2008). Innan intervjuer genomfördes studeras därför tidigare litteratur och forskning inom ämnet för att införskaffa kunskap kring teman som tagits upp under intervjuerna. Egna personliga erfarenheter av att studera och kommunicera på distans samt rutiner kring detta har varit väsentliga för att få en förståelse i individers upplevelser sett till studiens syfte. En fördel med denna metod enligt Blomkvist, Hallin och Lindell (2018) är att det med enkla medel går att få kunskap kring hur olika individer resonerar kring vald frågeställning, i vårt fall hur olika individer resonerar kring uppfattningar runt effektivitet i relation till distansarbete. En annan fördel är att intervjuerna i sig ger möjligheter till nya oanade upptäckter och därmed nya idéer och dimensioner av de fenomen som studeras, vilket ytterligare utvecklar en fördjupad förståelse inom ämnet (Blomkvist, Hallin & Lindell 2018).
3.3 Forskningsansats
I denna studien användes abduktion som forskningsansats, vilket förklaras av att forskare arbetar iterativt genom att regelbundet växla mellan data och teorier. Detta görs för att jämföra förhållandet mellan teori och empiri för att på så sätt upptäcka mönster (Bryman & Bell 2017). Anledningen till val av abduktiv forskningsansats bottnar i att inte låta studien låsas vid tidigt utvald teori. Abduktion kan förklaras genom att en deduktiv ansats har inlett studien då relevant teori samt tidigare forskning har studerats och tagits fram kring vad effektivitet och distansarbete innebär, vilket också utgör grunden till senare insamlad empiri. Verkligheten har på så sätt kunnat undersökas, efter kvalitativa intervjuer, genom att jämförelser har gjorts mot den förstuderade teorin. Teorin har använts som
inspirationskälla för att upptäcka ett mönster vid jämförelse med empirin och under en pilotintervju som genomfördes vid studiens början
uppmärksammades fler teman som väsentliga för att kunna svara på den
valda frågeställningen.
Det empiriska insamlade materialet har gett stöd för att vidareutveckla tidigare angiven teori, bidragit till nya synsätt och låtit teori anpassas och korrigeras utefter svaren från de kvalitativa intervjuerna i enlighet med Fejes och Thornberg (2019). Detta har inneburit att ny teori kring kommunikation samt flexibilitet har utforskats och tillkommit under studiens gång. Vi har under studiens gång arbetat iterativt genom att växla mellan empirisk data och teori, vilket tolkas som en abduktiv
forskningsansats (Fejes och Thornberg 2019).
3.4 Litteraturinsamling
Den teoretiska referensramen har samlats in genom att sovra mellan tidigare forskning inom ramen för studiens inriktning kring effektivitet och produktivitet inom distansarbete. Litteraturinsamling har gjorts genom Universitetsbiblioteket och Stadsbiblioteket i Växjö. Tidigare forskning och vetenskapliga artiklar har erhållits genom söktjänsterna OneSearch, Business Source Ultimate och Google Scholar. I
litteratursökningen användes sökord enskilt och i kombination med varandra med hjälp av följande sökord: distansarbete, telework, telecommute, work from home, effektivitet, efficiency, effectiveness, productivity, covid-19, virtual communication. Synonymer eller ord med motsvarande innebörd som ovan nämnda sökord har använts under sökprocessen. Litteratursökningen har inneburit att både originalartiklar och översiktsartiklar kring sökorden har erhållits.
Då sökorden gav ett stort antal träffar blev det naturligt att sålla mellan litteraturen för att nå ett mer överkomligt urval. Detta gjordes genom att inrikta sig på artiklar som blivit kvalitetsgranskade samt att huvudsakligen hitta relevansen bland artiklarnas rubriksättning och abstract. I ett senare skede av litteraturinsamlingen togs också inspiration från de referenser som använts inom valda artiklar, detta för att inte gå miste om
betydelsefull forskning inom ämnet.
3.5 Empiri
3.5.1 Intervjuer
Utgångspunkten för studiens empiriska datainsamling var en pilotintervju.
Denna pilotintervju genomfördes innan vår huvudsakliga empiriska materialinsamling påbörjades. Detta gjordes för att delvis kontrollera om intervjuns struktur var uppbyggd på ett bra sätt och om relevanta ämnen och frågor togs hänsyn till, något som Bryman och Bell (2017) ser som väsentligt att göra innan den huvudsakliga undersökningen. Enligt Bryman och Bell (2017) går det på så sätt att få en uppfattning om
metoden för datainsamlingen fungerar. Pilotintervjun utgick från ett första utkast av en intervjuguide, för att undersöka om det som efterfrågades gick att få svar på utifrån frågorna. Den gav en bra bild av hur intervjun kunde förbättras, där en förändring var frågornas ordningsföljd och intervjuns struktur. Främst minskades antalet frågor av liknande karaktär och för att kunna ställa mer öppna frågor där respondenten kunde tala fritt. Responsen från pilotintervjun gav en uppdaterad intervjuguide som varit utgångspunkten för efterföljande intervjuer, vilket beskrivs mer ingående i avsnitt 3.5.4. Detta ledde till bredare svar från respondenterna och öppnade upp för relevanta och spontana följdfrågor där vi som forskare fick svar på det som efterfrågades.
Efter pilotintervjun skedde insamling av empiriskt material genom 10 kvalitativa intervjuer som till följd av pandemin genomfördes digitalt, via Zoom och Teams, där vi även kunde se respondenterna under pågående samtal. Det insamlade materialet tolkas som primärdata, då det är
empiriskt material som samlas in för vår specifika undersökning (Alvehus 2019). Primärdata till studien har därmed samlats in genom kvalitativa intervjuer specifikt utformade för studiens forskningssyfte. Det innebär att det är första gången som den empiriska informationen används.
Intervjumetoden som användes i studien var semistrukturerade intervjuer.
Semistrukturerade intervjuer tar sin utgångspunkt i en intervjuguide med förutbestämda frågor kring ett särskilt eller några utvalda frågeområden där frågorna inte behöver ställas i en särskild ordning (Bryman & Bell 2017). Valet av intervjumetod i studien beslutades för att inte vara bunden till något specifikt schema, samt att ha möjligheten att kunna lägga till följdfrågor under intervjuns gång. Vidare var semistrukturerade intervjuer ett val för att göra intervjuerna flexibla och personliga, vilket har lämnat utrymme för respondenten att prata fritt kring ämnet och ge oss en omfattande inblick i respondentens upplevelser.
3.5.2 Urval och kriterier
Valet av respondenter gjordes genom att bekvämlighetsurval, där vissa individer har större chans än andra att blir utvalda (Bryman & Bell 2017).
Kriterierna som togs hänsyn till under urvalet var att företagen där respondenterna arbetade skulle vara ett aktiebolag. Orsaken var att
aktiebolag generellt har ekonomiska målsättningar relaterade till vinst, där produktivitet och effektivitet i sammanhanget är betydelsefulla för fortsatt verksamhet. Det som sammanförde företagen var villkoret om att
företagen helt eller delvis övergått till hembaserat distansarbete under pandemin. Utöver det utfördes urvalsprocessen genom att välja olikartade företag och respondenter för att nå unika intervjuer. Det innebar ett urval innehållande både tjänsteföretag och producerande företag i skiftande storlek. Ett annat kriterium var att respondenternas övergång till
distansarbete skulle se olika ut, dels med individer med erfarenheter av att flexibla arbetssätt samt individer som enbart haft arbetsplatsen som utgångspunkt för arbetet.
Ett kriterium som inte uppfylldes i studien var ett fokus på individer i en
högre chefsposition samt övriga anställda. Detta fokus var menat för att få
en syn från två håll inom samma företag och därmed kunna jämföra om
upplevelserna skiljdes åt beroende på position i företaget.
Tillgängligheten hos tillfrågade chefer var låg vid urvalets tillämpning vilket resulterade i fokus på enbart anställda. Med hänsyn till övriga kriterier innefattade urvalet individer med vilka vi sedan tidigare har en social relation. Under förutsättning för att uppnå empirisk mättnad och samtidigt ha möjligheten att genomgående granska insamlat material, gjordes ett urval av tio intervjuer (se tabell 1). Antalet intervjuer var inte förutbestämt från början utan har setts över under studiens gång.
3.5.3 Respondenter
Respondenter Företag Arbetstitel Ålder År på
företaget
A Pfizer Key account
manager
50 20
B Bristol-Mye
rs Squibb
Key account manager
58 2
C Anonymt Market access
manager
44 Anonymt
D Sordin Key account
manager
54 12
E Sordin Utvecklingstekniker 49 22
F United
Trading System Scandinavia
Head of finance &
administration
62 14
G United
Trading System Scandinavia
Accountant 61 10
H United
Trading System Scandinavia
Logistiker 60 14
I Loyalty
Nordic
Kundtjänst 25 1
J Loyalty Nordic
Kundtjänst 22 1
Tabell 1. Respondentinformation
3.5.4 Intervjuguide
En intervjuguide utformades inför tänkta kvalitativa intervjuer baserat på nyckelord i studiens teoretiska referensram. Intervjuguiden i bilaga 1 strukturerades upp i rubriker med olika teoretiska begrepp. Begreppen som användes var: distansarbete, effektivitet, kommunikation samt kontroll och uppföljning. Inom varje tema i intervjuguiden formulerades sedan frågor som vi ansåg skulle kunna vara användbara för att besvara frågeställningen i studien. Intervjuguiden upplevdes fungera väl men mängden frågor av samma karaktär bidrog till att respondenterna ibland svarade på frågor innan de ställdes. Frågorna ställdes inte alltid i samma ordning som intervjuguiden utan anpassades till vad respondenten tog upp för att hålla intervjun flytande.
I intervjuguiden under ämnet distansarbete ställdes frågor kring
omfattning av distansarbete före och efter pandemin, om hur övergången påverkat individen, om arbetsdagarna omstrukturerats. Frågor om hur individen själv uppfattat att effektiviteten förändrats, om individen upplevt en förändrad effektivitet hos sina kollegor. Det ställdes även frågor kopplade till andra begrepp inom ämnet som uppkommit under pilotintervjun. Det handlade bland annat om förändringar i
kommunikation, kommunikationsfrekvens och nya rutiner. Vi såg kommunikation som en bidragande faktor till upplevelser kring effektivitet, därav valdes att utforma frågor med associationer till det.
3.5.5 Tolkning av empirisk data
