Utvärderingsrapport: Regional samverkan i hanteringen av covid-19 i Västerbottens län

(1)

Utvärderingsrapport

Regional samverkan i hanteringen av

covid-19 i Västerbottens län

(2)

T I T EL S KR I V S I N PÅ M A L L S I DA N

Titel: Utvärderingsrapport – Regional samverkan i hanteringen av covid-19 i Västerbottens län Utgiven av: Länsstyrelsen Västerbotten 2021

Redaktör: Johanna Ask

Text: Länsstyrelsen Västerbotten Bild omslag: Länsstyrelsen Västerbotten

Adress: Länsstyrelsen Västerbotten, 901 86 Umeå Telefon: 010-225 40 00

E-post: vasterbotten@lansstyrelsen.se

Hemsida: www.lansstyrelsen.se/vasterbotten Diarienummer: 457-9579-2020

(3)

Förord

Ett år har gått sedan den regionala samverkan med anledning av covid-19 startade i Västerbottens län. Året som har gått har präglats av ett intensivt arbete för samhällets samtliga aktörer och

krishanteringen har i omfattning inte liknat någon annan hantering i modern tid. Aktörernas samlade förmåga och den enskilde aktörens förmåga har satts på prov – men även stärkts.

Den samverkansstruktur som idag finns i Västerbottens län är ett resultat av många år av övning, träning samt skarp hantering där erfarenheter och lärdomar har tagits om hand och åtgärder har

genomförts. Den samverkan som finns är också ett resultat av aktörer som aktivt har valt att arbeta och utvecklas tillsammans för att bygga något som är starkare än vad varje enskild aktör kan åstadkomma själv. En prestigelös och öppen dialog samt professionalitet, engagemang och delaktighet i arbetet är förhållningssätt för samverkan som beskrivs i den regionala överenskommelsen – och det är även det som gör att samverkan ständigt fortsätter att utvecklas i länet. I hanteringen av covid-19 har länets aktörer varit aktiva i att lyfta behov samt utvecklingsmöjligheter för att tillsammans stärka den samlade förmågan – allt för att helheten av åtgärderna ska möta hjälpbehoven i samhället på bästa möjliga sätt.

Hanteringen pågår fortfarande samtidigt som vi vet att nya utmaningar kommer att komma, både i form av nya samhällsstörningar samt i det vardagliga arbetet i hela hotskalan. Styrkor, brister och behov behöver identifieras för att vi aktörer ska kunna dra nytta av erfarenheterna och vidta

nödvändiga åtgärder. Ett lärande är en process som vi aldrig får avsluta och som ger oss möjligheten att stå bättre förberedda när vi möter morgondagens utmaningar. Därför är det av största vikt att vi fortsätter denna lärandeprocess utifrån denna utvärdering – men även i dialogen under den fortsatta hanteringen av pandemin.

I länet har vi en regional riskhanteringsprocess där lärdomar och erfarenheter omsätts i handling – antingen genom att åtgärda brister och sårbarheter, eller genom att bygga vidare på det som fungerar bra. Förhoppningen är att resultatet av denna utvärdering – tillsammans med andra erfarenheter ska hjälpa oss aktörer i Västerbottens län ytterligare en bit på vägen till att tillsammans stärka den samlade förmågan att hantera samhällsstörningar i hela hotskalan.

Helene Hellmark Knutsson Landshövding

(4)

(5)

Innehållsförteckning

UTVÄRDERINGSRAPPORT REGIONAL SAMVERKAN I HANTERINGEN AV COVID-19 I

VÄSTERBOTTENS LÄN ... 1 FÖRORD ... 3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ... 5 SAMMANFATTNING ... 7 1. INLEDNING ... 9 1.1BAKGRUND ... 9

1.1.1 Utvärderingens mål och syfte ... 9

1.2METOD OCH GENOMFÖRANDE ... 10

1.2.1 Avgränsningar ... 10

1.2.2 Webbenkät ... 11

1.2.3 Intervjuer ... 12

1.2.4 Lärdomar och erfarenheter avseende civilt försvar ... 12

1.3DEFINITION AV CENTRALA BEGREPP ... 13

2. HÄNDELSEFÖRLOPP OCH REGIONAL SAMVERKAN MED ANLEDNING AV COVID-19 .... 14

2.1SPRIDNINGEN AV CORONAVIRUS SARS-COV-2 ... 14

2.2REGIONAL SAMVERKAN I VÄSTERBOTTENS LÄN ... 16

2.3AKTÖRSGEMENSAMMA ARBETSFORMER I LÄNET UNDER HANTERINGEN ... 17

2.3.1 Regionala samverkanskonferenser (inriktnings- och samordningsfunktion) ... 17

2.3.2 Regionala kriskommunikationsmöten ... 18

2.3.3 Lägesbild och lägesrapportering... 18

2.3.4 ISF-stöd – Arbetsgrupper, nätverk och övriga samverkansmöten ... 19

2.3.5 Förankring ... 20

3. UTVÄRDERINGENS RESULTAT ... 21

3.1GRUNDLÄGGANDE FÖRMÅGOR ... 21

3.1.1 Enkätresultat med kommentarer ... 21

3.2STRUKTUR OCH ARBETSSÄTT ... 22

3.3AKTÖRSGEMENSAM INRIKTNING OCH SAMORDNING ... 24

3.4INFORMATIONSDELNING OCH SAMLAD LÄGESBILD ... 26

3.5TEKNISKA STÖDSYSTEM OCH SAMBAND ... 28

3.6REGIONAL RESURSSAMORDNING ... 29

3.7ROLLER, MANDAT OCH ANSVARSFÖRDELNING ... 30

3.8ÖVERGRIPANDE ... 32

3.9SAMMANFATTNING REGIONALA INTERVJUER ... 34

3.9.1 Kriskommunikation ... 34

3.9.2 Informationsdelning och samlad lägesbild ... 35

3.9.3 Samordning och inriktning ... 36

3.9.4 Roller och ansvar ... 36

(6)

4.1GRUNDLÄGGANDE FÖRMÅGA TILL SAMVERKAN I ENLIGHET MED LÄNETS ÖVERENSKOMMELSE ... 37

4.2STRUKTUR OCH ARBETSSÄTT ... 38

4.3AKTÖRSGEMENSAM INRIKTNING OCH SAMORDNING ... 41

4.4INFORMATIONSDELNING OCH SAMLAD LÄGESBILD ... 42

4.5TEKNISKA STÖDSYSTEM OCH SAMBAND ... 45

4.6REGIONAL RESURSSAMORDNING ... 46

4.7ROLLER, MANDAT OCH ANSVARSFÖRDELNING ... 46

4.8ÖVERGRIPANDE (FÖRMÅGA OCH ÖVRIG INPUT) ... 47

5. SLUTSATSER ... 49

6. FORTSATT ARBETE ... 51

7. REFERENSLISTA ... 52

8. BILAGOR ... 54

BILAGA8.1FRÅGEUNDERLAG WEBBENKÄT REGIONAL UTVÄRDERING AV CORONAVIRUS COVID-19 ... 55

BILAGA8.2SAMMANSTÄLLNING AV AKTÖRER SOM WEBBENKÄTEN SKICKADES TILL SAMT VILKA AKTÖRER SOM BESVARADE WEBBENKÄTEN ... 60

BILAGA8.3FRÅGEUNDERLAG FÖR REGIONALA INTERVJUER SAMT SAMMANSTÄLLNING AV INTERVJUADE PERSONER ... 62

BILAGA8.4AKTÖRER SOM SKRIVIT UNDER DEN REGIONALA ÖVERENSKOMMELSEN OM SAMVERKAN FÖRE, UNDER OCH EFTER SAMHÄLLSSTÖRNINGAR I VÄSTERBOTTENS LÄN... 63

BILAGA8.5SAMMANSTÄLLNING AV LÄNSSTYRELSENS REGERINGSUPPDRAG MED ANLEDNING AV CORONAVIRUS COVID-19 ... 64

BILAGA8.6EXEMPEL PÅ AGENDA FÖR REGIONALA SAMVERKANSKONFERENSER (INRIKTNINGS- OCH SAMORDNINGSFUNKTION) I HANTERINGEN AV CORONAVIRUS COVID-19 ... 66

BILAGA8.7EXEMPEL PÅ AGENDA FÖR REGIONALA KRISKOMMUNIKATIONSMÖTEN I HANTERINGEN AV CORONAVIRUSCOVID-19 ... 67

BILAGA8.8EXEMPEL PÅ FRÅGEMALL FÖR LÄGESRAPPORTERING I HANTERINGEN AV CORONAVIRUS COVID-19 ... 68

BILAGA8.9MALL FÖR SAMLAD REGIONAL LÄGESBILD (”FYRFÄLTAREN MED MIDJA”) ... 73

BILAGA8.10MALL FÖR RAPPORTERING AV SAMLAD REGIONAL LÄGESBILD TILL LÄNSSTYRELSERNAS GEMENSAMMA SAMORDNINGSKANSLI ... 74

BILAGA8.11MALL FÖR RAPPORTERING AV SAMLAD REGIONAL LÄGESBILD TILL MYNDIGHETEN FÖR SAMHÄLLSSKYDD OCH BEREDSKAP (MSB ... 76

(7)

Sammanfattning

Regional samverkan i Västerbottens län med anledning av covid-19 har pågått i olika omfattning samt intensitet sedan mars 2020. Att följa upp hanteringen samt omhänderta erfarenheter innan det har gått för lång tid sedan inledningen bedöms som viktigt, både inför kommande samhällsstörningar samt för att stärka förmågan i den fortsatta hanteringen av pandemin.

Samverkande aktörer upplever överlag att samverkan i hanteringen har fungerat bra – och framförallt har den utvecklats positivt över tid. Oklarheter som fanns inledningsvis är idag i stor utsträckning åtgärdade och aktörerna har varit aktiva i att forma den regionala samverkan som den ser ut idag. Identifierade styrkor i den regionala hanteringen av covid-19 utifrån denna utvärdering:

- Länets aktörer har en god förmåga att samverka i enlighet med länets överenskommelse. - Regionala samverkanskonferenserna fyller en viktig funktion för informationsdelning. - Förutsägbarheten i den operativa rytmen har skapat en tydlighet i samverkan samt skapat

bättre förutsättningar för att kunna åstadkomma samordning i olika frågor.

- Roller, mandat och ansvarsfördelning mellan olika aktörer samt nivåer har upplevts som tydliga och samverkansklimatet mellan aktörerna i länet är gott.

- Arbetet med samordnade budskap samt kriskommunikationsinsatser är en av de viktigaste leveranserna i samverkansstrukturen.

- Arbetssätten med arbetsgrupper och nätverk för hantering av specifika frågor har varit en framgångsfaktor för den regionala samverkan i hanteringen.

- Förtroendet för Region Västerbotten som regional expertmyndighet vid pandemier är högt. - Den regionala inköpsorganisationen som skapats i hanteringen har varit ovärderlig för att

säkerställa tillgången till skyddsutrustning och sjukvårdsmaterial i länet.

Identifierade utvecklingsområden i den regionala hanteringen av covid-19 utifrån denna utvärdering: - Ökad proaktivitet i samordning – både att som aktörer påkalla behov av samordning samt att

som Länsstyrelse (eller annan ansvarig aktör) kalla till samverkan i syfte att åstadkomma samordning.

- Ökat fokus på det som är nytt eller förändrat – både i lägesrapporteringen, samlad lägesbild samt vid genomförande av samverkanskonferenser och andra typer av möten. Detta i syfte att göra samverkan mer kärnfull samt effektiv.

- Kortare ledtider för återkoppling till aktörerna. Både genom att snabbare färdigställa minnesanteckningar från regionala samverkanskonferenser samt i att göra arbetet med samordnade budskap mer flexibelt och snabbare för att på ett bättre sätt följa

händelseutvecklingen.

- Tydliggörande och säkerställande av informationsspridning mellan/inom aktörer,

arbetsgrupper och nätverk. Särskilt att säkerställa att kommunikatörer nås av information i ett tidigt skede i syfte att säkerställa korrekt, snabb och tillgänglig information som skapar förtroende hos allmänhet och media.

- Gemensamma analyser kring resurstillgångar och behov behöver initieras i ett tidigare skede när det finns risk för att bristsituationer kan uppstå.

- Nationellt samordnade strukturer för rapportering till och från samhällsviktiga

sektorer/verksamheter samt en utveckling av nationella kriterierna för påverkansbedömning inom samhällsviktiga verksamheter.

(8)

- En utvecklad förmåga hos Länsstyrelsen att bistå länets aktörer med analysarbete samt att aktörer i länet tydliggör det konkreta behovet av vilka analyser som behöver genomföras. - En breddad kunskap om krishanteringssystemet samt den regionala samverkan inom

respektive aktör för att korta uppstartssträckan i en hantering.

Resultatet av utvärderingen omhändertas i den regionala sammanhållna riskhanteringsprocessen där det omsätts i åtgärder.

(9)

1. Inledning

I enlighet med den regionala överenskommelsen om samverkan före, under och efter

samhällsstörningar – ansvarar Länsstyrelsen för att initiera gemensam uppföljning av den regionala hanteringen vid en inträffad samhällsstörning i Västerbottens län.

Utvärderingens resultat omhändertas på regional nivå inom ramen för den regionala riskhanteringsprocessen där det omsätts till åtgärder. Respektive aktör ansvarar för

erfarenhetsåterföring i egen organisation samt att vid behov omsätta de regionalt identifierade behoven till åtgärder. Respektive aktör ansvarar även för att följa upp sin egen insats i hanteringen.

Upplägg för den regionala utvärderingen förankrades i Regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckar i Västerbottens län samt i den Regionala samordningsgruppen under hösten 2020 innan genomförande.

1.1 Bakgrund

Den regionala utvärderingen genomförs när hanteringen av covid-19 fortfarande pågår i länet, i landet och globalt över hela världen. Det finns två anledningar till att utvärderingen genomförs mitt under pågående hantering:

 Erfarenheter från den hantering som pågått hittills behöver omhändertas för att redan nu stärka den fortsatta samverkan avseende covid-19 samt för att stärka förmågan inför framtida

samhällsstörningar.

 Erfarenheter från den hantering som pågick under våren och sommaren 2020 behöver fångas upp innan det har gått för lång tid och aktörerna behöver gemensamt lära sig av det som varit för att stå bättre förberedda för det som kan komma.

Utifrån dessa anledningar genomförs utvärderingen under det sista kvartalet 2020 samt färdigställs första kvartalet 2021. En ytterligare utvärdering kommer att genomföras när hela hanteringen är avslutad och kan utvärderas som en helhet – men när detta blir är ännu oklart.

1.1.1 Utvärderingens mål och syfte

Syftet med utvärderingen är att följa upp den gemensamma hanteringen av covid-19 ur ett regionalt perspektiv för att identifiera styrkor, behov, sårbarheter och brister som kan bidra till lärande samt åtgärder för att stärka den regionala hanteringen av samhällsstörningar i Västerbottens län framåt. Det övergripande målet för den regionala utvärderingen är att ge Länsstyrelsen som regionalt områdesansvarig aktör samt de samverkande aktörerna en samlad bild av de åtgärder som behöver vidtas för att ytterligare stärka länets förmåga att hantera samhällsstörningar i hela hotskalan. Effektmål – utvärderingens resultat ska omhändertas inom ramen för den regionala

riskhanteringsprocessen och förväntas leda till att erfarenheter från hanteringen används: a) För att stärka och bygga på redan befintliga strukturer samt arbetssätt för den regionala

samverkan i länet.

b) I utformandet av utbildningar och övningar på regional samt lokal nivå för att möte de behov som finns av kunskaps- och förmågehöjningar.

c) För att utveckla arbetet med den samlade regionala lägesbilden som ett underlag för aktörsgemensamma överenskommelser om samordning och inriktning.

(10)

d) Av länets aktörer för att utveckla långsiktighet och uthållighet i egen organisation för att utföra uppgifter vid hantering av kommande samhällsstörningar i hela hotskalan. e) För att utveckla det regionala arbetet med samordnad kommunikation och främja den

långsiktiga kommunikationsplaneringen mellan aktörer.

1.2 Metod och genomförande

Den regionala utvärderingen har huvudsakligen bestått av två delar, en webbenkät samt intervjuer. Webbenkäten med frågor skickades till samtliga aktörer som deltagit i den regionala samverkan och intervjuer genomfördes parallellt med ett mindre antal aktörer som syftade till att komplettera och fördjupa de svar som aktörerna lämnat i webbenkäten.

Utöver de två delarna för utvärderingen skickades även ett särskilt frågeunderlag till länets kommuner och Region Västerbotten i syfte att fånga upp lärdomar samt erfarenheter inför det fortsatta arbetet med civilt försvar i länet.

I kapitel 4 analyseras resultatet av den regionala utvärderingen och rekommendationer för det fortsatta arbetet presenteras. Analysen behandlar både svar inkomna via den utskickade enkäten samt de synpunkter och slutsatser som framgår i sammanställningen av de regionala intervjuerna som genomförts av externa konsulter. Analysen har samma uppdelning och underrubriker som kapitlet med enkätsvar. Vissa frågeställningar eller behov som aktörerna har lyft rör ett särskilt område men kan ha lyfts i olika delar av enkäten. I analysen grupperas frågeställningar och behov utifrån det som ingår i respektive fokusområde (se avsnitt 1.2.1), oavsett var i enkäten det har lyfts.

Den regionala samverkan har fortsatt att utvecklats sedan svaren i enkäten kom in i början av december 2020 och sedan de regionala intervjuerna genomfördes. Rekommendationerna för det fortsatta arbetet i rapporten utgår från de svar som inkommit och intervjuer som genomförts – men vissa av dessa kan redan vara åtgärdade när denna utvärdering publiceras.

1.2.1 Avgränsningar

Den regionala utvärderingen fokuserar på den regionala/gemensamma hanteringen av covid-19 och respektive aktör ansvarar för att följa upp sin egen insats i hanteringen. Utvärderingen och dess utformande är indelad i ett antal fokusområden som bedöms kunna stärka den gemensamma regionala hanteringen framåt. Dessa områden har i sin tur sitt ursprung i nationellt framtagna fokusområden som syftar till att stärka den gemensamma förmågan att hantera samhällsstörningar i hela

krishanteringssystemet.1

De regionala fokusområdena är: 1) Struktur och arbetssätt

a. Mötesintensitet för regionala samverkanskonferenser (regional ISF) och regionala kriskommunikationsmöten.

b. Kallelser, agendor och förberedelser.

c. Utformandet av regionala samverkanskonferenser och kriskommunikationsmöten. d. Synpunkter på Länsstyrelsens roll som sammankallande/ordförande vid

samverkanskonferenser och kriskommunikationsmöten. 2) Aktörsgemensam inriktning och samordning

a. Hur den aktörsgemensamma inriktningen har mött de behov som funnits.

1_{Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Fokusområden för utveckling av krishanteringen med}

(11)

b. Upplevelsen av delaktighet i överenskommelser om aktörsgemensam inriktning. c. Den samlade lägesbilden som underlag för den aktörsgemensamma inriktningen. d. Arbetet med samordnade budskap.

e. Hur de samordnade kommunikationsinsatserna upplevts ha mött de behov som funnits hos aktörer, allmänhet och media.

3) Informationsdelning och samlad lägesbild

a. Utformning av frågor, mallar och formen för lägesrapportering. b. Rapporteringsintensitet.

c. Utformande samt användande av den samlade lägesbilden.

d. Synpunkter på Länsstyrelsens arbete med samlad lägesbild med återkoppling till aktörerna.

4) Tekniska stödsystem och samband

a. Användandet av WIS för informationsdelning och lägesrapportering. b. Synpunkter eller förslag gällande WIS (att föra vidare till MSB). c. Skype som sambandsmedel för regionala samverkanskonferenser och

kriskommunikationsmöten (ljud, bild osv.).

5) Regional resurssamordning (frågor till kommuner och region) a. Hur den regionala inköpsorganisationen har fungerat.

b. Hur det har fungerat med begäran av akut stöd från Socialstyrelsen. 6) Roller, mandat och ansvarsfördelning

a. Synpunkter på Länsstyrelsens roll som sammanhållande i länet.

b. Region Västerbottens roll i egenskap av regional expertmyndighet vid pandemier i länet.

c. Tydlighet i roller, mandat och ansvarsfördelning mellan aktörer. d. Samverkan mellan aktörer i länet.

7) Övergripande

a. Hur hanteringen av covid-19 har påverkat aktörernas förmåga till att hantera samhällsstörningar.

b. Annat som inte lyfts inom övriga områden.

1.2.2 Webbenkät

Frågorna i webbenkäten formulerades av Länsstyrelsen utifrån de regionala fokusområden som beskrivs i avsnitt 1.2.1 Avgränsningar. Frågorna syftar till att fånga upp styrkor, behov, sårbarheter och brister både i de praktiska momenten av regional samverkan (som exempelvis

samverkanskonferenser, arbetet med lägesbild och lägesrapportering, kommunikationssamordning med mer) samt att ge utrymme för aktörerna att dela med sig av sina upplevelser, erfarenheter och lärdomar i regional samverkan.

Utifrån den roll som Region Västerbotten har som regional expertmyndighet under hanteringen av covid-19 i länet gav Länsstyrelsen möjlighet för Regionen att formulera ett antal frågor avseende deras roll i hanteringen att inkludera i frågebatteriet. Dessa frågor utgör frågorna 24–26 i enkäten.

Frågeunderlaget till webbenkäten återfinns i bilaga 8.1.

Webbenkäten skickades ut den 18 november till 33 aktörer, vilket är de aktörer som varit en del av den regionala hanteringen. Aktörerna uppmanades att besvara enkäten med ett samlat svar per aktör och fick den utskickad i Word-format för att underlätta inhämtandet av information i egen organisation. Sista svarsdag var 2 december och 24 aktörer besvarade enkäten. En sammanställning av de aktörer som fick enkäten respektive vilka aktörer som besvarade den återfinns i bilaga 8.2.

(12)

1.2.3 Intervjuer

Intervjuerna i den regionala utvärderingen genomfördes av konsulterna Malin Lintzén (Lintzén Consulting AB) samt Emma Abrahamsson (AKRAB) på uppdrag av Länsstyrelsen. Intervjufrågor formulerades utifrån utvärderingens mål och syfte samt utifrån de enkätsvar som aktörerna lämnat på webbenkäten. Syftet var att komplettera och fördjupa bilden av identifierade styrkor, behov,

sårbarheter och brister. Intervjuerna genomfördes under vecka 50 och respektive intervjutillfälle tog cirka 45 minuter.

Totalt intervjuades 13 personer i den regionala utvärderingen, där intervjupersonerna har haft olika befattningar och roller i krishanteringen, vilket resulterade i att svaren täcker in flera olika perspektiv men även har olika detaljeringsgrad. Intervjupersonerna kan även ha varit involverade i hanteringen i olika hög utsträckning sett över tid. Ingen tillfrågad person tackade nej till intervjuer. Urvalet gjordes av Länsstyrelsen utifrån den funktion och roll som personen haft i den regionala hanteringen. I urvalet av personer att intervjua beaktades framförallt fyra parametrar:

a) Aktörer – att olika typer av aktörer (regionala, lokala, statliga) skulle finnas representerade i urvalet.

b) Funktioner – att olika funktioner/roller som personerna innehade inom respektive organisation skulle finnas representerade i urvalet.

c) Geografisk spridning – att det skulle finnas representation från olika delar av länet i urvalet. d) Könsfördelning – att det skulle vara en så pass jämn fördelning som möjligt av antalet män

och kvinnor som intervjuades med hänsyn även till övriga parametrar. Följande typer av aktörer täcks in av de intervjuade personerna:

 Kommuner i Västerbottens län (7 av länets totalt 15 kommuner)  Region Västerbotten

 Försvarsmakten  Länstrafiken  Länsstyrelsen

Intervjufrågorna togs fram av konsulterna i samråd med Länsstyrelsen och grundade sig på de enkätsvar som inkom under november/december innan intervjuerna genomfördes. Frågeunderlag för intervjuerna återfinns i bilaga 8.3 tillsammans med en sammanställning av vilka personer som intervjuats.

De externa konsulter som genomförde intervjuerna gjorde en sammanställning och analyserade underlaget för att sedan delge Länsstyrelsen en sammanfattning samt sina förslag till fortsatt arbete utifrån analysen. I avsnitt 3.9 redovisar Länsstyrelser utdrag och slutsatser från den sammanfattning som Länsstyrelsen har fått ta del av. Rekommendationer för fortsatt arbete som presenterades av konsulterna i sammanfattningen finns inte utskrivna under avsnitt 3.9, men omhändertas och i de rekommendationer som lyfts i analysdelen i denna rapport. Sammanfattningen av de externa intervjuerna i sin helhet finns att begära ut hos Länsstyrelsen, ange dnr: 457-9579-2020

1.2.4 Lärdomar och erfarenheter avseende civilt försvar

Syftet med det särskilda frågeformulär som skickades till kommunerna i länet samt Region Västerbotten var att få en bild av vad hanteringen av covid-19 har bidragit till ur ett

totalförsvarsperspektiv genom att fånga upp erfarenheter och lärdomar. Svaren är tänkta att fungera som ett underlag både för den egna aktörens fortsatta arbete med civilt försvar samt att utgöra underlag

(13)

för Länsstyrelsen i det kommande arbete med stöd till kommuner och Region i Västerbottens län ur ett totalförsvarsperspektiv.

Svaren på frågeunderlaget begärdes in och hanterades enligt särskild ordning och är inte formellt en del av den regionala utvärderingsrapporten.

1.3 Definition av centrala begrepp

Inriktning är orientering av tillgängliga resurser mot formulerade mål. Varje aktör har alltid en egen

inriktning. När flera aktörer fungerar tillsammans finns det också en aktörsgemensam inriktning.2 Samordning är anpassning av aktiviteter och delmål så att tillgängliga resurser kommer till störst nytta. Samordning handlar alltså om att aktörer inte ska vara i vägen för varandra, och hjälpa varandra där det går.

Ledning är den funktion som, genom att en aktör bestämmer, åstadkommer inriktning och samordning av tillgängliga resurser. Ledning förknippas ofta med hierarkier och enskilda organisationer, men kan också ske i aktörsgemensamma situationer. Ledning kan bygga på mandat (juridisk grund) eller i överenskommelse (social grund).3

Samverkan är den funktion som genom att aktörer kommer överens, åstadkommer inriktning och samordning av tillgängliga resurser.4

Inriktnings- och samordningsfunktion (ISF) är en icke-permanent grupp med representanter från flera aktörer som har till uppgift att träffa överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning av åtgärder för att hantera konsekvenserna av samhällsstörningar. Den aktiveras när behov uppstår. Den består av utsedda representanter för de inblandade aktörerna och har det

handlingsutrymme som krävs för att hanterasamhällsstörningar.5

Stöd till inriktnings- och samordningsfunktion (ISF-stöd) är ett stöd som vid behov kan aktiveras för att stödja beslutsprocesserna i inriktnings- och samordningsfunktionen. Stödet kan närmast beskrivas som en analysenhet med uppgiften att ta fram ett samlat underlag samt förslag till innehåll i

överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning.6

Geografiskt områdesansvar finns på nationell, regional samt lokal nivå. Regeringen har det geografiska områdesansvaret på nationell nivå7_{, länsstyrelsen på regional nivå}8_{(län) och kommunen} på lokal nivå9_{. Det geografiska områdesansvaret innebär att den aktör som har ansvaret på respektive} nivå bland annat vid en samhällsstörning ska verka för samordning av verksamhet samt information och kommunikation.

2_{Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid}

samhällsstörningar. Utgåva 4. 2014. Reviderad 2018. Sida 19

3_{Ibid. Sida 20} 4_{Ibid. Sida 20} 5_{Ibid. Sida 79} 6_{Ibid. Sida 81}

7_{Regeringens nationella geografiska områdesansvar utgår från regeringsformen om att regeringen harr till}

uppgift styra landet.

8_{Länsstyrelsens regionala geografiska områdesansvaret regleras i länsstyrelsens myndighetsinstruktion}

(2017:868), förordning (2015:1052) om krisberedskap och bevakningsansvariga myndigheters åtgärder vid höjd beredskap samt förordning (2017:870) om länsstyrelsernas krisberedskap och uppgifter vid höjd beredskap.

9_{Kommunernas lokala geografiska områdesansvar regleras i Lag (2006:544) om kommuners och landstings}

(14)

2. Händelseförlopp och regional samverkan

med anledning av covid-19

2.1 Spridningen av Coronavirus sars-cov-2

Den 31 december 2019 informerade Kina Världshälsoorganisationen (WHO) om ett okänt virus som orsakat 41 fall av lunginflammation i miljonstaden Wuhan, provinsen Hubei. De första drabbade ska ha insjuknat i början av december. Den 7 januari 2020 meddelar WHO att det nya viruset har

identifierats som ett tidigare okänt virus i familjen coronavirus och den 11 januari rapporterar Kina om det första dödsfallet till följd av viruset.10_{Coronavirus sars-cov-2 orsakar infektionssjukdomen} covid-19.

I mitten av januari 2020 kommer rapporter om det första fallet av smitta utanför Kina och i slutet av januari om de första fallen i Europa. Den 30 januari klassar WHO utbrottet som ett internationellt hälsonödläge och den 28 februari uppgraderar WHO risken för global smittspridning som mycket hög. Den 11 mars slår WHO fast att Corona-utbrottet är en pandemi och samtidigt stiger antalet bekräftade fall utanför Kina, som nu är fler än antalet smittade inom Kina. Från och med mars månad 2020 och en tid framåt är Europa epicentrum för Corona-utbrottet.11_{Världen över fattas beslut om stängda} gränser mellan länder, nedstängning av samhällen samt andra typer av restriktioner för att försöka bromsa smittspridningen.

Den 31 januari 2020 kom det första fallet av covid-19 i Sverige då en person i Jönköpings län

bekräftats smittad efter vistelse i Wuhan i Kina. Den 1 februari klassar Sveriges regering coronaviruset som en allmänfarlig sjukdom och från och med den 14 mars avråder Sveriges utrikesdepartement från alla icke-nödvändiga resor utomlands. Första dödsfallet i Sverige inträffar den 11 mars 2020.12 Smittspridningen ökade i stora delar av landet under våren 2020 och i april månad uppmäts det högsta antalet intensivvårdade fall per dag samt avlidna per dag under pandemins inledning. I takt med att smittspridningen ökade under våren 2020 började smittan även ta sig in på landets äldreboenden och antalet dödsfall ökade. Under sommaren 2020 var smittspridningen i Sverige låg och färre människor vårdades på sjukhus med anledning av covid-19. I slutet av oktober tog dock smittspridningen fart igen och skulle komma att leda till mycket hög smittspridning i stora delar av landet till och med december månad.13_{Belastningen på hälso- och sjukvård samt vård och omsorg har under större delar} av pandemin varit mycket stor i många delar av landet.

9 mars 2020 kom de fem första bekräftade fallen av covid-19 i Västerbottens län, samtliga personer hade blivit smittade utomlands i Europa.14_{Den 18 mars 2020 var första gången som det vårdades} inneliggande patienter med bekräftad covid-19 vid länets sjukhus och den 6 april avled den första personen som hade varit smittad med covid-19 i länet. Från början av april och under maj blev det allt

10_{Ekstrand, Mattias. Tidslinje: Tre månader sen första dödsfallet. SVT Nyheter. 2020-04-11.}

https://www.svt.se/nyheter/utrikes/tidslinje-tre-manader-sen-forsta-dodsfallet (Hämtad 2020-12-03)

11_Ibid. 12_Ibid.

13_{Folkhälsomyndigheten. Daglig statistik. Antal fall av covid-19 i Sverige. Senast uppdaterad: 2021-03-17.}

https://experience.arcgis.com/experience/09f821667ce64bf7be6f9f87457ed9aa (Hämtad 2021-03-17)

14_{Forsgren, Helena. Coronafall bekräftade i Västerbotten: ”Alla är isolerade i hemmet”. Västerbottenskuriren.}

2020-03-09 (senast uppdaterad 2020-03-11) https://www.vk.se/2020-03-09/coronafall-bekraftade-i-vasterbotten-alla-ar-isolerade-i-hemmet (Hämtad: 2021-03-17)

(15)

fler bekräftade fall av covid-19 i länet.15_{Smittspridningen var dock låg i jämförelse med stora delar av} övriga Sverige under våren 2020 och vissa kommuner i länet hade under en lång tid in i pandemin inget bekräftat fall av covid-19 inom kommunen. Smittspridningen i Västerbottens inland var länge mycket låg.

Mellan 23 juni och 3 november registrerades inget nytt dödfall i länet med covid-19 och under stora delar av september var det ingen som vårdades vid länets sjukhus med bekräftad covid-19. I slutet av oktober började dock antal bekräftade fall i länet att öka drastiskt. Under november och december kom flera toppnoteringar över flest antal nya bekräftade fall per dygn och även antalet sjukhusvårdade fall ökade, inklusive antal personer som vårdades vid intensivvårdsavdelning.16_{Smittan tog sig under} november månad in på flera äldreboenden i länet med flera dödsfall som följd.

Västerbottens län var det enda länet i Sverige 2020 som hade en betydande underdödlighet.17 I december 2020 kom ett antal nya varianter av SARS-CoV-2. Tre virusvarianter som fått stor spridning till vissa län och därmed benämns som virusvariant av särskild betydelse är B.1.1.7 som först upptäcktes i Storbritannien samt B.1.351 som först upptäcktes i Sydafrika och P.1 som först upptäcktes i Brasilien. 18_{Dessa virusvarianter har på olika sätt påverkat smittspridningen i olika delar} av världen. I Västerbottens län har den brittiska mutationen fått ett starkt fäste och bidrar påtagligt till smittspridningen.19

Hittills har Västerbottens län haft tre perioder med hög eller mycket hög smittspridning av covid-19. 1) Första perioden sträcker sig från april till och med juni 2020 och är en period där antalet bekräftade fall är lågt i jämförelse med övriga, men andelen sjukhusvårdade fall samt antalet avlidna är relativt många. 2) Andra perioden sträcker sig från oktober till och med december 2020 och innebär både en mycket hög smittspridning, hög belastning på sjukvården samt flera avlidna i länet. 3) Den tredje perioden med mycket hög smittspridning började i februari och pågår ännu. Belastningen på sjukvården har aldrig varit högre där antalet covid-platser har fått utökas ytterligare och de högsta dygnssiffrorna för nya bekräftade fall av covid-19 har aldrig varit högre under pandemin. 20 Den 21 december 2020 godkändes det första vaccinet mot covid-19 i EU och Sverige21_{och den 27} december kunde vaccineringen mot covid-19 påbörjas i Sverige, då vid äldreboenden.22_{Från och med} vecka 6 2021 har antalet nya bekräftade fall samt avlidna med covid-19 vid landets äldreboenden

15_{Region Västerbotten. Coronarapportering. Uppdaterad: 2021-03-17.}

https://coronarapportering.regionvasterbotten.se/ (Hämtad: 2021-03-17)

16_Ibid.

17_{Turborn, Elin. Underdödlighet i Västerbotten trots coronapandemi. Västerbottenskuriren. 2021-01-16.}

https://www.vk.se/2021-01-16/underdodlighet-i-vasterbotten-trots-coronapandemi (Hämtad: 2021-03-17)

18_{Folkhälsomyndigheten. Statistik om SARS-CoV-2 virusvarianter av särskild betydelse. Senast uppdaterad:}

2021-03-15. https://www.folkhalsomyndigheten.se/smittskydd-beredskap/utbrott/aktuella-utbrott/covid-19/statistik-och-analyser/sars-cov-2-virusvarianter-av-sarskild-betydelse/ Senast uppdaterad: 15 mars 2021. (Hämtad 2021-03-17)

19_{Region Västerbotten. Fler fall av brittiska virusvarianten i länet. 2021-02-12.}

https://www.mynewsdesk.com/se/regionvasterbotten/pressreleases/fler-fall-av-brittiska-virusvarianten-i-laenet-3073074 (Hämtad: 2021-03-17)

20_{Region Västerbotten. Coronarapportering 2021-03-17.}

21_{Läkemedelsverket. Coronavaccin, vaccin mot coronaviruset (covid-19). Publicerad: 2020-10-28. (Senast}

uppdaterad: 2021-03-11). https://www.lakemedelsverket.se/sv/coronavirus/coronavaccin#hmainbody1 (Hämtad: 2021-03-18)

22_{Sveriges Kommuner och Regioner. Vaccinering mot covid-19 inleds den 27 december. Publicerad:}

2020-12-20. https://skr.se/tjanster/press/nyheter/nyhetsarkiv/vaccineringmotcovid19inledsden27december.35955.html (Hämtad: 2021-03-18)

(16)

minskat, vilket bedöms vara en effekt av vaccineringen som genomförts.23_{Vaccinering pågår fortsatt} utifrån Folkhälsomyndighetens gällande rekommendationer om prioriteringsordning för vaccination mot covid-19.

Konsekvenserna som pandemin har orsakat är oöversiktliga och bedömningen är att dessa kommer att påverka samhället under en lång tid framöver.

Förutom de direkta konsekvenserna av smittspridningen och hotet mot människors liv och hälsa har även samhället i stort samt människor personligen drabbats av de indirekta konsekvenserna av pandemin samt de åtgärder som vidtagits för att bromsa smittspridningen. Människor har mist sina arbeten eller fått förlängd sysslolöshet. Näringsliv, föreningsliv, kultursektorn och flertalet branscher kämpar för sin överlevnad. Isolering, psykisk ohälsa, våld samt annan utsatthet ökar vilket särskilt drabbar redan särskilt utsatta grupper av människor som barn, ungdomar, äldre samt människor som lever i beroendeställning eller utsatthet för våld.24

2.2 Regional samverkan i Västerbottens län

Regional samverkan i Västerbottens län utgår från den regionala överenskommelsen om samverkan före, under och efter samhällsstörningar i Västerbottens län (hädanefter refererat till som den regionala överenskommelsen eller överenskommelsen)25_{. Överenskommelsen är undertecknad av ett} antal lokala samt regionala aktörer och beskriver utgångspunkter för samverkan i länet med rutiner och arbetssätt. Syftet med den regionala överenskommelsen är att skapa goda förutsättningar för länets krisberedskapsaktörer att kunna samverka vid en samhällsstörning som kräver samordnade insatser. Avsikten med att samverka över organisationsgränser vid samhällsstörningar är att helheten av åtgärderna ska möta hjälpbehoven i samhället på bästa möjliga sätt. En förteckning över vilka aktörer som har skrivit under den regionala överenskommelsen återfinns i bilaga 8.4.

Den regionala överenskommelsen är ett resultat av en treårig utvecklingsprocess för regional samordning och inriktning (RSI) som bedrevs i projektform under åren 2014–2016 i syfte att länets aktörer skulle ha väl fungerande samverkansformer för en effektiv användning av samhällets samlade resurser före, under och efter en samhällsstörning. Den regionala överenskommelsen har

implementerat det nationella konceptet Gemensamma grunder för samverkan och ledning.

Överenskommelsen har en tillhörande samverkansrutin för kriskommunikatörer i Västerbottens län samt en bilaga som ytterligare beskriver de rutiner och arbetsformer som används i länet.

Genom den regionala överenskommelsen har aktörerna i länet enats om att förhållningssätten i den regionala samverkan är följande:

 Kommunikationen mellan samverkande aktörer är prestigelös och bygger på öppenhet.

23_{Ridderstedt, Maria och Wirenhed, Karin. Färre dör i covid-19 på äldreboenden. Sveriges Radio. 2021-03-18.}

https://sverigesradio.se/artikel/andelen-coronadoda-pa-aldreboenden-minskar-kraftigt (Hämtad: 2021-03-18)

24_{Länsstyrelsen Hallands län. Rapportering avseende uppdrag ”Lägesbilder och åtgärder i kommunerna för att}

förebygga social problematik och utsatthet med anledning av covid-19. 2020-07-03.

https://www.lansstyrelsen.se/download/18.1651ab04174bf0ffe1842e2/1601451102598/Rapport%201%20L%C3 %A4gesbilder%20social%20problematik%20och%20utsatthet.pdf (Hämtad: 2020-12-03)

Länsstyrelsen Hallands län. Rapportering 2 avseende uppdrag ”Lägesbilder och åtgärder i kommunerna för att förebygga social problematik och utsatthet med anledning av covid-19. 2020-10-28.

https://www.lansstyrelsen.se/download/18.5df150191754f287d9152d9/1603882195894/Rapport%202%20L%C 3%A4gesbilder%20social%20problematik%20och%20utsatthet.pdf (Hämtad: 2020-12-03)

25_{Länsstyrelsen Västerbotten. Överenskommelse – Samverkan före, under och efter samhällsstörningar i}

(17)

 Arbetsmetoderna är strukturerade och präglas av professionalitet.

 Aktörerna har en uttalad vilja till samverkan som visas genom engagemang och delaktighet. Under hanteringen av covid-19 har Länsstyrelsen fått ett antal regeringsuppdrag som också har påverkat utformandet av den regionala hanteringen. Ett antal exempel på sådana uppdrag är:

- Uppdrag att löpande inkomma med samlade lägesbilder till Regeringskansliet

- Uppdrag att bistå Socialstyrelsen i arbetet med att samordna tillgången till skyddsutrustning och annat sjukvårdsmaterial

- Uppdrag att följa efterlevnaden av rekommendationer, riktlinjer och råd, samt

- Uppdrag att stödja Regionen i arbetet med att säkerställa flöden för storskalig testning och vaccinering.

Samtliga regeringsuppdrag som Länsstyrelsen har fått under hanteringen av covid-19 finns

sammanställa i bilaga 8.5 i denna rapport. Utöver regeringsuppdrag har det även tillkommit två lagar: - Lag (2020:526) om tillfälliga smittskyddsåtgärder för serveringsställen som gett kommuner ett

utökat uppdrag samt länsstyrelserna uppdrag att ge kommunerna stöd, råd och vägledning. - Lag (2021:4) om särskilda begränsningar för att förhindra spridning av sjukdomen covid-19.

2.3 Aktörsgemensamma arbetsformer i länet under

hanteringen

Regional samverkan med anledning av covid-19 har bedrivits sedan den 4 mars 2020 då den första regionala samverkanskonferensen genomfördes. Innan dess hade covid-19 tagits upp som en punkt vid ordinarie regionala veckomöten med länets inriktnings- och samordningskontakter. Regionens

smittskyddsläkare informerade även Regionala rådet om den globala situationen med covid-19 den 6 februari 2020. Sedan mars har regionala samverkanskonferenser och kriskommunikationsmöten genomförts veckovis i olika former samt intensitet.

2.3.1 Regionala samverkanskonferenser (inriktnings- och samordningsfunktion)

Regionala samverkanskonferenser utgör den regionala inriktnings- och samordningsfunktionen (ISF) i länets samverkan där aktörer kommer överens om aktörsgemensam inriktning och samordning. Till dessa samverkanskonferenser kallas de aktörer som skrivit på den regionala överenskommelsen samt ytterligare aktörer som utifrån samhällsstörningen behöver vara en del av den regionala hanteringen i det skede som hanteringen befinner sig i.

Vid de regionala samverkanskonferenserna (ISF) skapas den samlade regionala lägesbilden för länet som både ger en ögonblicksbild av hur läget ser ut i länet samt tydliggör vilka behov som finns att möta i hanteringen hos aktörerna och i samhället. Utifrån den samlade lägesbilden kommer aktörerna överens om aktörsgemensam inriktning (mål, prioriterade åtgärder och samordnat huvudbudskap) samt samordning av prioriterade åtgärder och resurser. Länsstyrelsen är ordförande vid de regionala samverkanskonferenserna.

Agendan för de regionala samverkanskonferenser utformas efter behoven som finns i hanteringen. Exempel på hur den har varit utformad i hanteringen återfinns i bilaga 8.6.

Särskilda regionala samverkanskonferenser genomfördes under en period endast med kommuner, Region och Länsstyrelse i syfte att utifrån behov samordna kommunernas hantering och åtgärder inom olika verksamheter samt att skapa en plattform för erfarenhets- och informationsutbyte.

(18)

2.3.2 Regionala kriskommunikationsmöten

Regionala kriskommunikationsmöten har genomförts när behov har funnits att särskilt hantera informations- och kommunikationsfrågor. Till kriskommunikationsmötena kallas aktörer som ingår i det regionala kriskommunikationsnätverket samt andra aktörer som vid behov inbjuds att delta, exempel på aktörer som inbjudits extra till dessa möten under hanteringen är universitet. Kriskommunikationsmötena fokuserar på utformandet av de samordnade budskapen, den

kommunikativa lägesbilden, behov av gemensamma kommunikationsinsatser till olika målgrupper samt erfarenhetsutbyte inom området. Exempel på agenda för kriskommunikationsmöten återfinns i bilaga 8.7.

2.3.3 Lägesbild och lägesrapportering

Arbetet med lägesbild och rapportering är något som pågår på alla nivåer vid en samhällsstörning som denna. Varje aktör skapar sig en aktörsspecifik lägesbild över situationen inom respektive aktör och hur det påverkar verksamheten – sedan pågår ett arbete med samlade lägesbilder på lokal, regional samt nationell nivå. Den aktör som har det geografiska områdesansvaret på respektive nivå (lokal, regional och nationell) ansvarar för den samlade lägesbilden för respektive geografiska område. Kommunerna på lokal nivå, länsstyrelserna på nationell nivå samt regeringen och MSB på nationell nivå. Utöver detta finns även lägesbilder för respektive samhällssektor som sektorsansvariga

myndigheter på central nivå ansvarar för att ta fram och rapportera. Lägesbilderna syftar till att belysa områden där det finns gemensamma utmaningar för samverkande aktörer samt identifiera behov av åtgärder, antingen inom ett geografiskt område eller inom en verksamhet/sektor.

Underlag för de samlade regionala lägesbilderna är inkomna lägesrapporter från samverkande aktörer, omvärldsbevakning och lägesbilder från andra nationella och regionala aktörer samt Länsstyrelsens egna analyser. Lägesrapporter som begärs in från samverkande aktörer har innehållit ett frågebatteri med frågor som aktörerna tillsammans har arbetat fram sedan tidigare samt en särskild mall för rapportering av påverkansbedömningar inom respektive samhällssektor. Exempel på hur frågebatteriet har sett ut under stora delar av hanteringen återfinns i bilaga 8.8.

Lägesrapporter begärs in från samverkande aktörer inför en samverkanskonferens (eller beroende på andra rapporteringskrav) som Länsstyrelsen sedan sammanställer till en första samlad regional lägesbild för länet. Lägesbilden publiceras i WIS26_{innan samverkanskonferensen, presenteras sedan} av Länsstyrelsen vid mötet och aktörerna har då möjlighet att komplettera om det saknas något eller om ny information har tillkommit sedan lägesrapporteringen. Efter genomförd samverkanskonferens publiceras en fördjupad (uppdaterad) samlad lägesbild i WIS.

I hanteringen av covid-19 är det framförallt tre samlade regionala lägesbilder som har sammanställts av Länsstyrelsen:

 Samlad regional lägesbild som presenterats vid regionala samverkanskonferenser och som utgör underlag för överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning. Den i länet överenskomna mallen ”fyrfältaren med midja” används för sammanställning och rapportering. Mall återfinns i bilaga 8.9.

 Samlad regional lägesbild som länsstyrelserna rapporterar till det länsstyrelsegemensamma samordningskansliet för hanteringen av covid-19. Både de länsspecifika lägesbilderna samt en nationell länsstyrelsegemensam sammanställning rapporteras sedan vidare till

26_{WIS är ett webbaserat informationssystem som ägs och förvaltas av Myndigheten för samhällsskydd och}

beredskap (MSB) och fungerar som en portal för Sveriges krisberedskap och underlättar informationsdelning mellan aktörer. Mer info finns här https://msb.se/WIS

(19)

Regeringskansliet och utgör underlag för beslut på nationell nivå. Denna rapportering utgår från ett regeringsuppdrag till länsstyrelserna och sammanställs utifrån en särskild

länsstyrelsegemensam mall. Mall återfinns i bilaga 8.10.

 Samlad regional lägesbild till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) som sammanställs enligt särskild begäran med mall sedan 27 oktober 2020. Tidigare under hanteringen rapporterades den samlade regionala lägesbilden (”fyrfältaren med midja”) men MSB inkom senare med en egen begäran. Syftet med lägesbilden är att identifiera utmaningar och behov av åtgärder kopplat till covid-19 men även att fånga avvikelser, trender och risker som avviker från normalbilden. Mall återfinns i bilaga 8.11.

2.3.4 ISF-stöd – Arbetsgrupper, nätverk och övriga samverkansmöten

Under hanteringen av covid-19 har det inte funnits ett enskilt utpekat stöd till inriktnings- och samordningsfunktionen (ISF-stöd), utan analyser och beredning av frågor har istället genomförts i ett antal arbetsgrupper och nätverk som tillsammans har utgjort det regionala ISF-stödet.

Arbetsgrupper och nätverk som i olika omfattning har varit en del av den regionala hanteringen har varit:

- Arbetsgrupp för handhavande av avlidna med deltagare från bland annat Länsstyrelsen, Region Västerbotten och Svenska Kyrkan i Umeå. Länsstyrelsen var sammankallande.

- Två olika skolchefsnätverk för kommunal gymnasieskola samt grundskola med skolchefer i de 15 kommunerna. Nätverken är ordinarie nätverk som fanns redan innan pandemin men som under hanteringen även har blivit en del av den regionala hanteringen. Region Västerbotten är sammankallande för båda nätverken.

- Regional inköpsorganisation för att säkerställa tillgång till skyddsutrustning och annat förbrukningsmaterial inom hälsa och sjukvård samt vård och omsorg där Umeå kommun, Skellefteå kommun, Lycksele kommun, Regionen Västerbotten har tagit ett gemensamt ansvar för resurssamordningen i länet enligt nedanstående beskrivning. Sammankallande är

Länsstyrelsen utifrån regeringsuppdrag att bistå Socialstyrelsen i arbetet med att samordna tillgången till skyddsutrustning och annat sjukvårdsmaterial.

(20)

Samordningsmöten samt olika typer av insatser har även genomförts mellan Länsstyrelsen och Regionen utifrån de regeringsuppdrag som Länsstyrelsen fått avseende att stötta Regionen i att säkerställa flöden för storskalig testning och storskalig vaccination.

En tid in i hanteringen under våren 2020 bjöd Länsstyrelsen in ett antal kommuner samt Regionen för särskilda sorteringsmöten på måndagar i syfte att bereda frågor samt agenda inför veckans regionala samverkanskonferenser.

Utöver ordinarie samverkanskonferenser samt de arbetsgrupper och nätverk som funnits under hanteringen har ett antal tematiska samverkanskonferenser genomförts inom specifika frågor:

- Samverkansmöte med fokus på skid- och vintersäsong med deltagande från besöksnäringen,

kommuner, Region Västerbotten samt Länsstyrelsen.

- Samverkansmöte med fokus på erfarenhetsutbyte och diskussion av åtgärder för att bromsa smittspridning vid universitet och folkhögskolor. Deltagare vid dessa möten har varit de universitet och folkhögskolor som är verksamma i länet, berörda kommuner, Region Västerbotten samt Länsstyrelsen.

- Samverkanskonferens avseende lagidrott som anordnades av RF SISU Västerbotten.

- Dialogmöte med trossamfund som är verksamma i Västerbotten med fokus på att skapa dialog

kring trossamfundens möjlighet att bidra med informationsspridning gällande vaccinationer mot covid-19 samt andra åtgärder för att bromsa smittspridningen i länet.

- Erfarenhetsutbyte mellan olika aktörer från civilsamhället avseende pandemins påverkan på social hållbarhet i länet.

- Samverkanskonferens riktad mot industri- och byggsektorn i syfte att informera om rådande läge samt föra en dialog kring åtgärder för att bromsa smittspridningen vid större arbetsplatser i länet.

Utöver dessa har det även funnits olika typer av forum rörande näringsliv (så som branschforum) där pandemins konsekvenser för näringsliv och behov av åtgärder diskuterats. Sammankallande i dessa frågor har varit Region Västerbotten.

2.3.5 Förankring

Möten med Regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckor samt Regionala

samordningsgruppen har genomförts kontinuerligt, både ordinarie mötestillfällen samt särskilda mötestillfällen på grund av hanteringen av covid-19. Vid dessa möten har synpunkter och förbättringsförslag för den regionala samverkan inhämtats kontinuerligt och förslag till regional inriktning har förankrats.

(21)

3. Utvärderingens resultat

Denna del av utvärderingen presenterar resultatet av den regionala utvärderingen med en

sammanfattning av de svar som kommit in via webbenkäten uppdelat på respektive fokusområde. En sammanfattning med utdrag och slutsatser från sammanställningen av de regionala intervjuerna som genomförts presenteras under avsnitt 3.9 Sammanfattning regionala intervjuer.

Resultatet av webbenkäten presenteras med en redogörelse i procent av de svarsalternativ som aktörerna har besvarat varje fråga med, samt en sammanfattning av de kommentarer som lämnats på respektive fråga som ett komplement till svarsalternativet. Att komplettera sina svar med kommentarer i de fall då frågorna innehöll olika svarsalternativ har varit frivilligt och använts i olika utsträckning vid olika frågor och av olika aktörer.

3.1 Grundläggande förmågor

Med grundläggande förmågor avses de förmågor för samverkan som de regionala

krisberedskapsaktörerna har kommit överens om i den regionala överenskommelsen om samverkan före, under och efter samhällsstörningar i Västerbottens län. Denna del av utvärderingen syftar till att följa upp hur dessa moment har fungerat för aktörerna under hanteringen av covid-19.

3.1.1 Enkätresultat med kommentarer

Fråga 1. Under hanteringen av Coronavirus covid-19, har det fungerat att:

(Svara Ja/Nej/Delvis + möjlighet att lämna kommentar i fritextfält på samtliga a-g nedan)

Ja Nej Delvis

a) Ta emot kallelser till regionala samverkanskonferenser samt kriskommunikationskonferenser (ISK via SOS Alarm + E-post)

100% 0% 0%

b) Se till att kallelser till möten når rätt funktion/-er inom er aktör (ISK)

95,83% 0% 4,17%

c) Sammanställa och rapportera lägesbild i WIS 95,83% 0% 4,17%

d) Delta i regionala samverkanskonferenser via Skype 95,83% 0% 4,17%

e) Delta i regionala kriskommunikationskonferenser via Skype

87,50% 4,17 % 8,33%

f) Ta del av visualiserad lägesbild via Skype/WIS i samband med regionala samverkanskonferenser

70,83% 0% 29,17%

g) Medverka i överenskommelse om gemensam inriktning och samordning i samband med regionala

samverkanskonferenser via Skype

91,67% 0% 8,33%

Sammanfattning av kommentarer: Aktörerna upplever till mycket stor del att de grundläggande förmågorna har fungerat bra i hanteringen. Aktörerna lyfter att det överlag har fungerat bra men att det varit vissa återkommande tekniska problem hos Länsstyrelsen med Skype där bland annat

bildpresentation inte har fungerat under regionala samverkanskonferenser och problem uppstått med ljudet. Aktörerna anser att det har varit positivt att agenda och lägesbild har funnits utlagd i WIS för dem som inte har kunnat ta del av presentationen i Skype. Ett fåtal aktörer har ej haft tillgång till WIS

(22)

men har istället kunnat rapporterat samt fått tagit del av underlag via e-post. Aktörer som ej kan delta via Skype har kunnat ringa in till samverkanskonferenser samt möten via telefon och på så sätt kunnat delta.

En aktör lyfter att det är speciellt när det är så många aktörer som deltar vid samma möte, men att det ändå har fungerat bra.

En aktör nämner att den aktörsgemensamma inriktningen har varit på en övergripande nivå och på så sätt inte har varit så kontroversiell att komma överens om, men att om länet hade drabbats i högre utsträckning och resurser hade behövt prioriterats hade det blivit en annan prövning för de aktörsgemensamma överenskommelserna.

3.2 Struktur och arbetssätt

Denna del av utvärderingen syftar till att följa upp struktur och arbetssätt för den regionala samverkan under hanteringen. Frågorna fokuserar på mötesintensitet, mötesformer och innehåll, ordförandeskap samt förberedelser.

3.2.1 Enkätresultat med kommentarer

För få För många Bra antal (lagom) Fråga 2. Har antalet regionala samverkanskonferenser över

tid i hanteringen varit för få, för många eller ett bra antal (lagom) per vecka?

0% 0% 100%

Sammanfattning av kommentarer: Aktörerna tycker att det har varit en bra operativ rytm med ett bra antal samverkanskonferenser per vecka. Inledningsvis upplevdes det vara för många möten men den operativa rytmen har satt sig över tid och anpassats efter händelsens omfattning, inte minst efter sommaren. Flera aktörer lyfter dock att flexibiliteten i den operativa rytmen behöver öka ytterligare och att det behöver gå snabbare att justera den utifrån det faktiska läget när behoven i samverkan förändras.

En aktör lyfter att innehållet i de regionala samverkanskonferenserna har varit för omfattande och att mötet endast bör innehålla förändringar från tidigare möten för att undvika upprepningar och hålla nere möteslängden.

Att specifika samverkanskonferenser har genomförts i särskilda frågor eller för särskilda verksamheter upplevs som positivt.

En aktör lyfter att det har varit dåligt att de regionala samverkanskonferenserna har genomförts på samma tid som Folkhälsomyndighetens presskonferenser (tisdagar klockan 14:00).

En aktör lyfter att antalet samverkanskonferenser under sommaren borde ha varit färre än de var när det epidemiologiska läget var så pass bra.

För få För många Bra antal (lagom) Fråga 3. Har antalet regionala kriskommunikationsmöten

över tid i hanteringen varit för få, för många eller ett bra antal (lagom) per vecka?

(23)

Sammanfattning av kommentarer: Aktörerna tycker att det över tid har genomförts ett bra antal regionala kriskommunikationsmöten per vecka. En aktör lyfter att det har varit positivt att det har funnits flexibilitet och att antalet möten har byggt på de behov och önskemål som funnits i hanteringen.

En kommun lyfter att det har funnits vissa brister i informationsspridningen i samverkan där vissa frågor har diskuterats i särskilda nätverk (så som skolchefsnätverk, MAS-nätverk etc.) men att information sedan inte har spridits vidare till kommunikatörerna vilket försvårar arbetet med information och kommunikation samt försvårar att arbeta proaktivt.

Fråga 4. Har information som framgått i kallelser till möten (syfte med mötet, förväntat deltagande samt agenda) varit tillräcklig för att er aktör ska kunna förbereda sitt deltagande vid mötena?

100% 0% 0%

Sammanfattning av kommentarer: Aktörerna anser att informationen i kallelser har varit tillräckligt. En aktör lyfter att det stundtals har det varit för kort tid för förberedelser inför möten samt svarstid på begäran. En annan aktör lyfter att deltagande från kommunernas MAS har varit av stor vikt, men att det ibland har varit oklart huruvida dessa har deltagit eller inte.

Fråga 5. Har mötesformen för regionala

samverkanskonferenser och kriskommunikationsmöten mött de behov som funnits av information, diskussion samt samordning och inriktning?

91,67% 0% 8,33%

Sammanfattning av kommentarer: Aktörerna anser i mycket stor utsträckning att mötesformen har mött de behov som funnits i hanteringen. En aktör lyfter att det inledningsvis fanns för lite utrymme för diskussioner mellan aktörerna men att det har blivit bättre över tid. Ett antal aktörer lyfter att mötesformen blev bättre när regionala nätverk och arbetsgrupper skapades för hantering av olika frågor samt att dessa fick en tydligare roll i samverkansstrukturen. En aktör lyfter också att det har varit bra med möjligheten att lyfta och få svar på frågor i WIS.

En aktör lyfter att regionala sorteringsmöten som genomfördes på måndagar med ett mindre antal aktörer för att sortera olika frågor och behov inför samverkanskonferenserna bidrog till att

samverkanskonferenserna kunde möta behoven av samordning på ett bättre sätt samt att aktörerna fick ett större ägandeskap i samverkan.

En aktör lyfter att det hade varit fördelaktigt om smittskydd vid Regionen hade deltagit vid de regionala kriskommunikationsmötena då budskap och externa informationsinsatser diskuteras och samordnas. Nya eller förändrade rutiner samt planerade kommunikationsinsatser (pressmeddelanden, information till nätverk) är av stor vikt för andra aktörer att få ta del av i ett tidigt skede för att kunna planera sin kommunikation samt påbörja omfallsplanering.

Bra Dåligt Delvis bra Fråga 6. Hur har Länsstyrelsen agerat som sammankallande

och ordförande vid regionala samverkanskonferenser och kriskommunikationsmöten?

(24)

Sammanfattning av kommentarer: Aktörerna uppger att Länsstyrelsen överlag har agerat bra i sin roll som sammankallande och ordförande. En aktör lyfter att det inledningsvis saknades en lyhördhet från Länsstyrelsen kring andra aktörers önskan och budskap men att det har blivit bättre över tid. Möteskvalitén har förbättrats där upprepningarna har minskat och flytet i mötet har blivit bättre. Flera aktörer lyfter dock att Länsstyrelsen kan bli ännu bättre på att faktiskt leda mötet genom att avsluta diskussioner som drar ut på tiden samt vara ännu mer tydlig med mötesordningen. Flera aktörer lyfter behovet av att om möjligt korta ner mötestiden genom att minska på formalia samt att mer hänvisa till sådant som är samma över tid så som formulerad målbild och budskap.

En aktör önskar att tidpunkt för start kriskommunikationsmöte ska anges i kallelsen istället för att det ska starta 15 minuter efter avslutad samverkanskonferens.

3.3 Aktörsgemensam inriktning och samordning

Denna del av utvärderingen syftar till att följa upp arbetet med aktörsgemensam inriktning (mål, prioriterade åtgärder och samordnat huvudbudskap). Frågorna berör hur arbetet har fungerat, huruvida det har mött de behov av samordning och inriktning som funnits i hanteringen samt om den samlade lägesbilden har fungerat som ett underlag att träffa aktörsgemensamma överenskommelser.

3.3.1 Enkätresultat med kommentarer

Fråga 7. Har den aktörsgemensamma inriktningen (mål, prioriterade åtgärder och samordnat huvudbudskap) mött de behov som ni har uppfattat funnits i den gemensamma hanteringen?

91,67% 0% 8,33%

Sammanfattning av kommentarer: Aktörerna uppger överlag att det tycker att den gemensamma inriktningen har mött de behov som funnits i den gemensamma hanteringen. En aktör lyfter fram att inriktningen har fyllt en funktion på en övergripande nivå men att de olika regionala arbetsgrupperna och nätverken sedan har varit viktiga för att åstadkomma inriktning och samordning inom specifika frågor.

En aktör upplever att det vid vissa tillfällen har spretat vilka åtgärder som kommunerna valt att vidta vilket har påverkat den gemensamma hanteringen. En annan lyfter fram att de samverkanskonferenser som endast genomfördes med kommuner, Regionen samt Länsstyrelsen – utgjorde ett viktigt

komplement för att möta just behoven av samordning mellan kommuner.

En aktör lyfter att det har fungerat bra då huvudbudskapen har justerats utifrån behov, där förslag först presenterats av Länsstyrelsen som sedan har kunnat finslipas gemensamt så att alla inblandade kan ställa sig bakom budskapen.

En aktör lyfter ett behov av att arbeta mer med tydligheten kring innebörden av att komma överens om en gemensam inriktning och att åtgärder som är överenskomna i samverkan också genomförs.

Bra Dåligt Delvis bra Fråga 8. Hur har arbetet med samordnade budskap och

samordnade kommunikationsinsatser fungerat under hanteringen?

95,83% 0% 4,17%

Sammanfattning av kommentarer: Aktörerna uppger att de tycker att arbetet med samordnade budskap och kommunikationsinsatser har fungerat bra. Flera nämner att det varit ett väldigt tydligt arbete, att budskapen har varit lätta att ta del av samt att följsamheten hos aktörerna i att kommunicera budskapen har varit god.

(25)

En aktör lyfter att de samordnade kommunikationsinsatserna inledningsvis i hanteringen inte var i fas med händelseutvecklingen – att antalet möten då var för få i förhållande till hur fort situationen förändrades och därmed krävde nya samordnade budskap samt kommunikationsinsatser. En aktör lyfter att de gärna hade haft mer och fler gemensamma diskussioner avseende initiativ och samordnade kommunikationsinsatser.

En kommun lyfter hur det har varit problematiskt att viss kommunikation (avseende exempelvis nya rutiner för provtagning) stundtals endast har kommunicerats i separata nätverk, vilket både har försvårat kommunikationsarbetet hos kommunerna och sedan även ha bedömts leda till bristande förtroende hos allmänheten när olika aktörer kommunicerat olika saker.

Fråga 9. Har de regionala samordnade

kommunikationsinsatserna (som kompletterats med

aktörernas egna kommunikationsinsatser) mött det behov av information och kommunikation som ni uppfattat funnits hos aktörer, allmänhet samt media?

75 % 0% 25 %

Sammanfattning av kommentarer: Aktörerna uppger att kommunikationsinsatserna överlag har mött de behov som funnits. Arbetet bedöms som mycket värdefullt och att det har varit en bra struktur och upplägg på det. En aktör lyfter att det riktade tillfällena för att diskutera specifika

kommunikationsinsatser (exempelvis inför hemester) har varit bra.

En aktör lyfter att det alltid finns grupper som är svåra att nå med information och kommunikation. En annan aktör lyfter komplexiteten i denna typ av händelse som är så allomfattande och att

kommunikationsbehovet är oöverskådligt – att det då är svårt att avgöra om tillräckligt har gjorts även om mycket har genomförts samt varit av god kvalité.

En aktör bedömer att de gemensamma samordnade insatserna hade kunnat vara fler samt att det hade kunnat föras mer diskussioner avseende vad som är lämpliga gemensamma insatser i relation till vad som är förväntan på respektive aktör.

En aktör lyfter vikten av att information prioriteras och resurssätts hos alla aktörer samt att arbetet med översättningar (av exempelvis föreskrifter eller riktad kommunikation) till andra språk än

minoritetsspråk tar för lång tid. En aktör upplever att budskapen ofta har känts som tunga och svåra för allmänheten att ta till sig.

Fråga 10. Har den samlade regionala lägesbilden fungerat som ett underlag för regionala överenskommelser om aktörsgemensam inriktning (mål, prioriterade åtgärder och huvudbudskap).

100 % 0% 0 %

Sammanfattning av kommentarer: Aktörerna är eniga i att den samlade lägesbilden har fungerat som ett underlag för regionala överenskommelser. En aktör lyfter att den samlade lägesbilden har lyft olika frågeställningar, risker och problem som sedan har kunnat hanterats inom olika regionala nätverken och arbetsgrupperna i hanteringen.

En kommun lyfter ett behov av att oftare få uppdateringar avseende det epidemiologiska läget i respektive kommun som kan användas internt och ligga till grund för beslut samt information. En aktör lyfter att det kan bli ännu tydligare att lägesbilden just är ett underlag för regionala aktörsgemensamma överenskommelser och inte endast en beskrivning av läget.

(26)

3.4 Informationsdelning och samlad lägesbild

Denna del av utvärderingen följer upp arbetet med samlad lägesbild och lägesrapportering avseende rapporteringsintensitet, format och innehåll.

3.4.1 Enkätresultat med kommentarer

Fråga 11. Har de frågor som ställts i begäran om lägesrapportering (den överenskomna frågemallen) varit relevanta att besvara utifrån hanteringen?

75 % 0% 25 %

Sammanfattning av kommentarer: Majoriteten av aktörerna tycker att frågorna som ställts i begäran har varit relevanta att besvara. Ett antal aktörer lyfter också att det har skett ett förändringsarbete över tid i hanteringen – vilket gör det svårt att besvara frågan med ett svar för hela hanteringen. Aktörerna är överens om att det har blivit bättre över tid (särskilt efter sommaren) när frågorna har blivit färre till antal och fokus mer har blivit på förändringar sedan föregående rapportering. Ett antal aktörer lyfter att det hade varit bra om frågorna hade kunnat bli ännu färre samt ännu mer koncentrerade på att rapportera förändringar, som ett sätt att minska textmassan. En aktör föreslår en mer löpande men omfattande avvikelserapportering istället för som det är nu, en lägesrapportering och en

avvikelserapportering.

En aktör lyfter att Excelfilen med rapportering av påverkan på samhällsviktiga verksamheter upplevs som dubbelarbete även om det går att förstå syftet med denna del av rapporteringen.

En aktör som finns med i samverkan regionalt i två olika län lyfter svårigheten med att olika

Länsstyrelser ställer olika frågor samt begär in underlagen på olika sätt, vilket gör det mer svårjobbat i egen organisation.

Frågorna i det så kallade efterlevnadsuppdraget upplevs som svåra att besvara och en aktör lyfter att Länsstyrelsen i detta hade kunnat samla in mer underlag själva genom att exempelvis använda olika tjänster som visar hur människor rör sig i samhället.

Fråga 12. Har de frågor som ställts i lägesrapportering avseende påverkan på samhällsviktig verksamhet varit relevanta att besvara utifrån hanteringen?

79,17 % 0% 20,83 %

Sammanfattning av kommentarer: Majoriteten av aktörerna tycker att även dessa frågor har varit relevanta att besvara och tycker även att denna mall har utvecklats till det bättre över tid. Ett antal aktörer lyfter dock att svårigheterna med denna rapportering är just bedömningen av påverkansnivå och att det skiljer sig åt mellan aktörerna hur denna bedömning görs. En aktör nämner att

definitionerna av påverkansgrad upplevs som trubbiga.

En aktör lyfter att en del uppgifter bedöms som säkerhetskyddsklassificerade uppgifter och därför inte har kommit med i rapporteringen.

Bra Dåligt Delvis

bra Fråga 13. Hur har det fungerat att inhämta information som

underlag till lägesrapporteringen – i egen organisation samt för kommunerna inom det geografiska området?