Dnr 2016/0648 KS - 1 Diariekod: 069
Kommunstyrelsen
Organisation för anmälan, sanering och dokumentation av klotter
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen arbetsutskott besluta följande:
1. F örslag till ny organisation för arbetet med klottersanering remit t eras till trafik - och fastighetsnämnden samt kultur - och fritidsnämnden för yt trande .
Sammanfattning
Under 2016 genomförde kommunledningskontoret en genomlysning av kommunens arbete rörande anmälan, sanering och dokumentation av klotter.
Slutsatsen av genomlysningen var att den dokumentation som förs inte tillåter en utvärdering av verksamhetens effekti vi tet och kvalité . Det saknas spårbarhet mellan anmälan och utförd sanering.
För att kunna vidta rationella och ekonomiskt riktiga åtgärder behöver kommunen förändra hur uppgifter om klotter och sanering dokumenteras.
Först e fter att en sådan förändring genomförts är det m öjligt att utvärder a vilka behov och möjligheter som finns för att effektivisera verksamheten.
Trafik - och fastighetsnämnden är den nämnd som i dagsläget ansvarar för förvaltning och underhåll av kommunens fastighter, lokaler och fasta installationer, medan kommunstyrelsen har huvudansvaret för
klottersanering. Det samlade ansvaret för klottersanering föreslås flyttas till trafik - och fastighetsnämnden.
Enligt KL kap 5 § 26 ska en nämnd vars verksamhet påverkas av ett beslut i kommunful lmäktige ges möjlighet att yttra sig innan beslut fattas.
Bakgrund
Under 201 6 genomförde kommunledningskontoret en genomlysnin g av organisationen för kommunens arbete med saner ing av klotter . Avsikten var att få en bild av hur klottersituationen ser ut i kommunen, hur effektiv t klotter saneras och om det finns behov av och är möjligt att öka effektiviteten och kvalitén vid sanering.
En slutsats som drogs av genomlysningen var att det är svårt att besvara de frågor som ställts , då uppgifter om anmält klotter och genomförda
saneringar inte dokumenteras på ett sådant sätt att verksamhetens effektivitet och kvalitet är möjlig att utvärdera.
Kommunens arbete mot klotter omfattar fastigheter, lokaler och fasta installationer som ägs direkt av kommunen. Sådant som tillhör
Sollentunahem eller SEOM omfattas inte av kommunens arbete mot klotter.
Inte heller fastigheter, lokaler och installationer som tillhör SL,
Trafikverket, privatpersoner, företag eller annan myndighet omfattas. Det betyder att bostadshus, pendelstationer, spårvallar, busskurer m.m. inte ingår i kommunens arbete mot klotter.
I dagsläget anlitar kommunen en utförare av klottersanering vilken är arbetscenter. Denna utförare ligger organisatoriskt under utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Arbetscenters verksamhet syftar till att ge arbetsträning och arbetsprövning till personer som behöver stöd för att komma ut på arbetsmarknaden.
Vid kommunens arbete med att sanera klotter kommer beställning om klottersanering från kommunstyrelsen, trafik- och fastighetsnämnden och kultur- och fritidsnämnden.
Varje kontor har sin egen organisation för hur anmälan om klotter kommer in till arbetscenter. Anmälan om klotter på trafik- och fastighetsnämndens skol- och förskolfastigheter går via fastighetsförvaltaren Caverion till Arbetscenter. Anmälan om klotter på trafik- och fastighetsnämndens lokaler som hyrs ut till kultur och fritidsnämnden, anmäls direkt in till arbetscenter.
Anmälan om klotter på fastigheter som ligger inom kommunstyrelsens ansvarsområde eller trafik- och fastighetsnämndens fasta installationer, går via kommunens hemsida eller kontaktcenter. Anmälan från allmänheten går ofta via hemsidan och kontaktcenter, oavsett var klottret är placerat.
Vart och ett av de berörda kontoren har en egen budget för sanering av klotter och egna överenskommelser med arbetscenter. Det finns inte någon dokumentation som knyter en anmälan till en viss sanering, vilket gör att det inte är möjligt att säga något säkert om hur snabbt en sanering genomförts eller hur uppgiften om klottret kommit till kommunens kännedom. Det finns inte heller någon dokumentation av resultatet av klottersaneringen.
För att kunna vidta rationella och ekonomiskt riktiga åtgärder behöver kommunen förändra hur uppgifter om klotter och sanering dokumenteras.
Efter att en förändring som möjliggör en utvärdering genomförts och
verksamheten löpt under en viss tidsperiod, finns möjligheten att ta ställning till vilka behov och möjligheter som finns för att effektivisera och öka kvaliteten i verksamheten.
Kommunledningskontorets beredning
Förslag att överföra ansvaret till trafik- och fastighetsnämnden
För att säkra att den löpande förvaltningen handhas rationellt och ekonomiskt är kommunledningskontorets förslag att det operativa och strategiska ansvaret för kommunens arbete rörande anmälan, sanering och dokumentation av klotter förs över till trafik- och fastighetsnämnden.
Trafik- och fastighetsnämnden är den nämnd som i dagsläget utövar ansvaret för förvaltning och underhåll av kommunens fastigheter, lokaler och övriga fasta installationer. Det är denna nämnd med tillhörande kontor som besitter kompetensen för hur ett professionellt arbete med underhåll av lokaler och fastighter ska utföras. Det är därmed logiskt att även samla ansvaret för kommunens arbete med klottersanering i denna nämnd.
Klottersanering är essentiellt en del av underhållet av lokaler och fastighter, även om det också är av stor vikt i det brottspreventiva arbetet.
Dokumentation av klotter och resultat av klottersanering är något som av praktiska skäl behöver göras i samband med sanering.
Organisationen för kommunens ägande av fastigheter kommer att förändras framöver. Kommunens verksamhetsfastigheter kommer att föras över till kommunalt bolag. Samlandet av ansvaret för sanering av klotter i trafik- och fastighetsnämnden bör fungera som en grund för det kommande arbete med att sortera vilka ytor som även i fortsättingen ska vara kommunens ansvar att sanera och vilka ytor som ska vara bolagets ansvar.
Kommunledningskontoret har utifrån genomlysningen av kommunens klotterarbete sammanstält 13 punkter, som bör beaktas när ansvaret för klottersanering samlas hos trafik- och fastighetsnämnden.
Kommunledningskontoret kommer att bistå trafik- och fastighetskontoret i detta arbete.
1. Styrdokument som relaterar till klottersanering och arbete mot klotter behöver ses över. Denna revidering bör ske i samband med att organisationen för verksamheten upprättas. Detta för att
säkerställa att en effektiv organisation kommer till stånd och att styrdokument stämmer överens med verksamheten.
Styrdokumentet behöver utformas så att de omfattar mätbara och uppnåbara mål för verksamheten.
2. Dokumentationen av anmälan om klotter, sanering av klotter och resultat av klottersanering behöver göras på ett sådant sätt att utvärdering av verksamheten mot uppsatta mål är möjlig att
genomföra. Dokumentationen behöver också göras på ett sådant sätt att det är möjligt att dra slutsatser om frekvensen av klotter på olika platser och om det finns något mönster i förekomsten av klotter.
3. Anmälan, sanering och polisanmälan av klotter bör samanföras i ett system för att underlätta möjligheten att kontrolera tiden från det att
kommunen får kännedom om klotter tills det att sanering genomförs och ärendet polisanmäls. Möjligheten att använda
ärendehanteringssystemet Service Now bör undersökas.
4. Polisanmälan om klotter behöver ske kontinuerligt och rutiner för hur anmälan ska ske bör upprättas, för att undvika att samma klotter anmäls fler än en gång. Det bör också fastslås en princip för vem som polisanmäler, vilket klotter en anmälan omfattar, områdesvis, byggnadsvis, per plats eller dylika kriterier. Polisanmälan bör inte ske i klump några få gånger per år.
5. Beställning av klottersanering bör ordnas så att det finns en
beställare med ett avtal med varje utförare och en budget. Frågan om budgeten behöver lösas med flera nämnder och kontor.
6. Avtalet mellan beställare och utförare för klottersanering behöver omfatta tydliga krav på vilken servicenivå utföraren ska prestera i sitt arbete och till vilken kostnad. Servicenivån bör gälla både tid och kvalité för sanering. Avtalet behöver också omfatta vilken dokumentation av upptäckt klotter, utfört arbete och resultat av sanering utföraren ska återrapportera till beställaren.
7. När tillräcklig information insamlats ska en utvärdering genomföras för att beräkna ifall det är ekonomiskt och verksamhetsmässigt försvarbart att anlita en upphandlad entreprenör för att komplettera eller ersätta arbetscenter som utförare av klottersanering.
Arbetscenters sociala roll måste tas med i denna beräkning.
8. En databas för dokumentation av klotter bör upprättas. Detta innebär också att rättsläget för en sådan databas med bilder av åverkan på fastigheter behöver tydliggöras. Frågan om databasen ska omfatta allt klotter i kommunen som helhet eller enbart klotter på
kommunens fastigheter och på av kommunen helägda bolags fastigheter behöver utredas.
9. Möjligheten att anmäla klotter genom en e-tjänst på kommunens hemsida eller applikation till mobiltelefon, bärbar platta och dator bör utredas och om möjligt skapas.
10. Möjligheten att samverkan med övriga fastighetsägare så som kommunens egna bolag, övriga myndigheter och privata aktörer behöver utredas.
11. Rutiner för hur kommunen ska hantera anmälan om klotter på andra aktörers fastigheter behöver utredas.
12. Frågan om det är möjligt att engagera miljö- och byggnadsnämnden när klotter inte saneras i rimlig tid på andra aktörers fastigheter bör utredas, samt vilka övriga möjligheter kommunen har att ställa krav på de aktörer som inte åtgärdar klotter.
13. Rutiner behöver utformas för när trafik- och fastighetskontorte ska rapportera till kommunstyrelsen och vilken information denna rapport ska omfatta. Rapporten kommer minst behöva innehålla uppgifter om vad kommunen gör, vad vi vet om klotter och hur snabbt klotter saneras.
Överföring av budget
Under 2017 var det för kommunstyrelsens del budgeterat 700 000 kr för sanering av klotter på ytor inom kommunstyrelsens ansvarsområde. För kultur- och fritidsnämnden var den totala budgetposten för skadegörelse och klotter satt till 500 000 kr, dock har sanering av klotter endast utgjort en mindre del av dessa medel.
För att täcka trafik- och fastighetsnämndens ökade kostnader bör 800 000 kr överföras från kommunstyrelsens budget till trafik- och fastighetsnämndens budget för arbete mot klotter. Kultur- och fritidsnämnden behöver i sitt yttrande till kommunstyrelsen ange hur stor del av deras budgetpost för skadegörelse och klotter som är avsatta för klottersanering eller beräkna hur stora deras kostnader för klottersanering varit och kan beräknas bli. Detta för att en korrekt summa ska kunna föras över från kultur- och
fritidsnämndens budget till trafik- och fastighetsnämndens budget.
Remiss av förslaget till trafik- och fastighetsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden
Kommunledningskontoret förslag innebär att kommunfullmäktige skulle besluta följande:
1. Trafik- och fastighetsnämnden tilldelas ansvaret för det operativa och strategiska ansvaret för kommunens arbete rörande anmälan, sanering och dokumentation av klotter.
2. Trafik- och fastighetskontoret ska redovisa hur
klottersaneringsarbetet organiserats och kvalitetssäkrats till kommunstyrelsen senast 1 januari 2019.
3. Budegeten för klotter förs över från kommunstyrelsen och kultur- och fritidsnämnden till trafik- och fastighetsnämnden.
Enligt kommunallagen kap 5, §26 ska en nämnd ges möjlighet att yttra sig i en fråga som påverkar nämndes verksamhet. Den förändring som
kommunledningskontoret föreslå kommer, utöver kommunstyrelsens, att påverka trafik- och fastighetsnämndens samt kultur- och fritidsnämndens verksamheter. Därför behöver dessa nämnder ges möjliget att yttra sig om förslaget.
För kultur- och fritidsnämndens del innebär förslaget att del av deras budget för skadegörelse och klotter behöver föras över till trafik- och
fastighetsnämnden för att täcka de kostnader för sanering, som i och med förändringen kommer att belasta trafik- och fastighetsnämnden i stället.
Trafik- och fastighetsnämnden behöva enligt förslagets skapa en
organisation för dokumentation, anmälan och sanering av klotter, samt överta kostnadsansvaret för sanering av klotter från kommunstyrelsen och kultur- och fritidskontoret.
Nämndernas yttrande behöver vara kommunstyrelsen till handa senast den 15 december 2018.
Katarina Kämpe Pierre Karlsson
Kommundirektör Administrativ chef
