Förfrågningsunderlag
Upphandling av aktuariefunktionen i
• Försäkrings AB Göta Lejon
• Kommunassurans Syd Försäkrings AB
• S:t Erik Försäkrings AB
• Stockholmsregionens Försäkring AB
Sista anbudsdag 2020-07-30
2
Innehållsförteckning
1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN ... 5
1.1 Upphandlande myndighet och allmän information ... 5
1.2 Försäkrings AB Göta Lejon ... 5
1.3 Kommunassurans Syd Försäkrings AB ... 5
1.4 S:t Erik Försäkrings AB ... 6
1.5 Stockholmregionens Försäkring AB... 6
1.6 Upphandlingens omfattning ... 6
1.7 Avtalstid ... 7
1.7.1 S:t Erik Försäkrings AB ... 7
1.7.2 Övriga bolag ... 7
1.8 Fakturering ... 8
1.8.1 Försäkrings AB Göta Lejon ... 8
1.8.2 Kommunassurans Syd Försäkrings AB ... 8
1.8.3 S:t Erik Försäkrings AB ... 8
1.8.4 Stockholmsregionens Försäkring AB ... 8
2 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER ... 9
2.1 Upphandlingsförfarande... 9
2.2 Sista anbudsdag ... 9
2.3 Anbudets giltighet ... 9
2.4 Avtalsform och avrop ... 9
2.5 Alternativa anbud ... 9
2.6 Ersättning för anbud ... 9
2.7 Förutsättningar för anbud... 9
2.8 Förfrågningsunderlaget ... 9
2.9 Tillhandahållande av förfrågningsunderlaget ... 10
2.10 Anbudsformulär... 10
2.11 Inlämnande av anbud ... 10
2.12 Förtydliganden och kompletteringar ... 10
2.13 Frågor och kontaktperson ... 10
2.14 Prövning och utvärdering ... 11
2.15 Avslutande av upphandling ... 11
2.16 Offentlighetsprincipen ... 11
3 FÖRLAGA FÖR ANBUD... 13
3.1 Företagsuppgifter ... 13
3.2 Underleverantörer ... 13
3.3 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran ... 14
4 KRAV PÅ LEVERANTÖREN ... 15
4.1 Uteslutningsgrunder ... 15
4.2 Registrerings, skatte- och avgiftsskyldigheter... 15
4.3 Teknisk och yrkesmässig kapacitet ... 15
4.3.1 Företagspresentation ... 16
4.3.2 Personal ... 16
3
4.3.2.1 All personal ... 16
4.3.2.2 Huvudansvarig ... 16
4.3.2.3 Utförande aktuarie ... 17
4.3.2.4 Förstärkningsresurs ... 17
4.3.3 Kvalitetssäkringsrutiner och stödprocesser vid utförande av uppdrag... 18
4.3.4 Tekniska resurser ... 18
4.3.4.1 Allmänt ... 18
5 KRAV PÅ TJÄNSTEN ... 19
5.1 Uppdragsbeskrivning ... 19
5.2 Riktlinjer för genomförandet ... 20
5.3 Tillgänglighet ... 20
5.4 Beredskapsplan ... 20
5.5 Förändringar av uppdrag ... 21
5.6 Utbildning ... 21
5.7 Samarbete ... 21
5.8 Uppföljning ... 21
6 UTVÄRDERING... 22
6.1 Anbudsutvärdering ... 22
6.2 Anbudspris ... 22
7 FÖRLAGA TILL RAMAVTAL ... 23
7.1 Omfattning ... 23
7.2 Avtalsperiod ... 23
7.3 Kontaktpersoner ... 24
7.4 Avrop ... 24
7.5 Partsoberoende ... 24
7.6 Uppföljning och kvalitet ... 24
7.7 Ersättning ... 24
7.8 Mervärdesskatt ... 25
7.9 Prisjustering ... 25
7.10 Fakturering och betalningsvillkor ... 25
7.11 Skatter och avgifter ... 26
7.12 Underleverantör ... 26
7.13 Personal ... 26
7.14 Marknadsföring ... 27
7.15 Rättigheter till framtaget material ... 27
7.16 Rättsintrång... 27
7.17 Fel i utfört arbete, leveransförseningar, brister i tillgänglighet och vite ... 27
7.17.1 Fel ... 27
7.17.2 Leveransförsening och brister i tillgänglighet ... 28
7.18 Sekretess ... 28
7.19 Information ... 28
7.20 Ansvar ... 28
7.21 Krav på försäkring ... 29
7.22 Säkerhet ... 29
4
7.23 Force majeure ... 29
7.24 Ändringar och tillägg ... 29
7.25 Överlåtelse av avtal ... 30
7.26 Förtida upphörande av avtal ... 30
7.27 Tillämplig lag samt personuppgifter ... 30
7.28 Särskilda kontraktsvillkor ... 31
7.28.1 Förbud mot att anlita så kallad svart arbetskraft ... 31
7.28.2 Antidiskriminering... 31
7.29 Tvist ... 32
7.30 Avtalets ikraftträdande ... 32
7.31 Avtalsbilagor ... 32
5
1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN
1.1 Upphandlande myndighet och allmän information
Denna upphandling avseende aktuariefunktion genomförs tillsammans av:
• Försäkrings AB Göta Lejon (516401-8185)
• Kommunassurans Syd Försäkrings AB (516406-0294)
• S:t Erik Försäkrings AB (516401-7948)
• Stockholmsregionens Försäkring AB (516406-0641) Upphandlingen administreras av S:t Erik Försäkrings AB.
Bolagen är kommunala captivebolag med verksamheter beskrivna nedan under 1.2-1.5.
Upphandlingen sker gemensamt men avser ett avtal för vardera bolaget. Ett gemensamt anbud lämnas således för samtliga företag. Bolagen antar samma Leverantör.
1.2 Försäkrings AB Göta Lejon
Försäkrings AB Göta Lejon är ett captivebolag som ingår i koncernen Göteborgs Stadshus AB som är moderbolag för Göteborgs stads aktiebolag.
Göta Lejon försäkrar endast verksamhet som bedrivs av Göteborgs stad och av staden ägda bolag. Bolaget tillhandahåller egendom- motorfordons- och ansvarsförsäkring inkl
spårvagnsansvarsförsäkring samt upphandlar försäkring i övrigt (t.ex. tjänsteresa, VDS m.m.).
Bolaget har tolv anställda och en VD.
Skadereglering, riskbesiktningar, IT drift samt andra och tredje linjens kontrollfunktioner är outsourcade på externa parter och bolaget upphandlar återförsäkring för sin verksamhet.
Göta Lejon har ett försäkrings- och skadesystem” Insman” (leverantör Ifacts) samt ett
ekonomisystem, Agresso, varifrån information kring försäkring, skador, betalningar m.m. kan hämtas.
Göteborgs stad består av bolag, fackförvaltningar och stadsdelsförvaltningar:
www.goteborg.se.
Mer information om Försäkrings AB Göta Lejon finns på vår bolagssida på www.goteborg.se 1.3 Kommunassurans Syd Försäkrings AB
Kommunassurans Syd Försäkrings AB är ett kommuncaptivebolag som ägs av 69 kommuner i Sverige, företrädesvis i Götaland. Bolaget försäkrar egendom och ansvar för delägarna och i förekommande fall deras kommunala bolag.
Bolaget har fyra anställda, inklusive VD. Funktioner för skadereglering, riskbesiktning, IT, juridiska konsultationer, risk, regelefterlevnad, internrevision och aktuarie köps
huvudsakligen från extern part. Bolaget upphandlar med stöd av konsult återförsäkring för bolaget.
6
Kommunassurans har ett försäkrings- och skadesystem som har gjorts på beställning från bolaget, byggt i Access. Bolaget tittar dock på andra systemlösningar. Som ekonomisystem används Edison Professional.
Mer information om bolaget finns på vår hemsida www.ksfab.se 1.4 S:t Erik Försäkrings AB
S:t Erik Försäkrings AB ett captivebolag som ingår i koncernen Stockholms Stadshus AB som är moderbolag för Stockholms stads aktiebolag.
S:t Erik försäkrar endast verksamhet som bedrivs av Stockholms stad och av staden ägda bolag. Bolaget tillhandahåller egendom- olycksfalls- och ansvarsförsäkring samt upphandlar försäkring i övrigt (t.ex. motorfordon, tjänsteresa, VDS m.m.). Bolaget har sex anställda och en VD.
Skadereglering och riskbesiktningar är outsourcade på externa parter och bolaget upphandlar återförsäkring för sin verksamhet.
S:t Erik har ett försäkrings- och skadesystem” Insman” (leverantör Ifacts) samt ett
ekonomisystem, Agresso, varifrån information kring försäkring, skador, betalningar m.m. kan hämtas.
Stockholms stad består av bolag, stiftelser, fackförvaltningar och stadsdelsförvaltningar:
www.stockholm.se.
Mer information om S:t Erik Försäkring finns på vår webbplats: www.sterikforsakring.se 1.5 Stockholmregionens Försäkring AB
Stockholmsregionens Försäkring AB (SRFAB) är ett kommuncaptivebolag som ägs av 21 av Stockholms kommuner. SRFAB tillhandahåller försäkring inom följande områden; Egendom, ansvar, trafikansvar, övrig motor samt olycksfall. Bolaget har utöver VD 10 anställda plus 2 projektanställda.
Merparten av skaderegleringen sköts av egen personal men avtal med extern part finns för back up och för avancerade bedömningar. Riskbesiktningar görs delvis med egen personal och delvis genom externa parter. IT samt kontrollfunktioner är outsourcade till externa parter.
Bolaget upphandlar återförsäkring för sin verksamhet.
SRF har ett försäkrings- och skadesystem” Insman” (leverantör Ifacts) samt ett
ekonomisystem, Fortnox, varifrån information kring försäkring, skador, betalningar m.m. kan hämtas.
Mer information om SRFAB finns på vår webbplats: www.srfab.net 1.6 Upphandlingens omfattning
Beställarna avser att upphandla aktuariefunktionen i aktuella bolag.
Ett anbud ska lämnas för samtliga bolag, avtal tecknas med vardera bolaget.
Ramavtal kommer att ingås med en leverantör, samma för samtliga bolag.
7
Då aktuariefunktionen bedrivs genom uppdragsavtal finns en ansvarig för funktionen i vardera bolaget Den erbjudna aktuarien ska inneha kompetens som ansvarig utförande aktuarie, se vidare avsnitt 4.
Tjänstens innehåll beskrivs mer utförligt i kravspecifikationen, avsnitt 5 i förfrågningsunderlaget.
Under 2019 har följande arbete utförts av aktuariefunktionen:
• S:t Erik Försäkrings AB
o LoB (Egendom. Ansvar, Olycksfall) o 320 timmar
• Stockholmsregionens Försäkring AB
o LoB (Egendom, Ansvar, Olycksfall, Motor, Trafikansvar) o 150 000 SEK ex. moms fast samt 400 timmar.
• Försäkrings AB Göta Lejon
o LoB (Egendom, Ansvar, Motor, Trafikansvar) o 390 timmar
• Kommunassurans Syd Försäkrings AB o LoB (Egendom, Ansvar)
o Dryg 600 000 SEK inkl. moms
Omfattningen kan dock variera betydligt och angivna nivåer kan inte garanteras av Beställaren.
Särskilt bör anbudsgivaren uppmärksamma att då anbudet avser samtliga bolag kommer mycket av aktuariens arbete med ex. rapportering till Finansinspektionen att ske samtidigt för samtliga bolag.
1.7 Avtalstid
1.7.1 S:t Erik Försäkrings AB
Upphandlingen avser en första avtalstid fr.o.m. 2020-09-01 t.o.m. 2021-12-31.
Beställaren har därefter möjlighet att förlänga avtalet vid tre (3) tillfällen, på i övrigt oförändrade villkor, med högst 12 månader i taget.
1.7.2 Övriga bolag
Upphandlingen avser en första avtalstid fr.o.m. 2021-01-01 t.o.m. 2021-12-31.
Beställaren har därefter möjlighet att förlänga avtalet vid tre (3) tillfällen, på i övrigt oförändrade villkor, med högst 12 månader i taget.
8
1.8 Fakturering
Fakturering sker enligt respektive bolags anvisningar. Nedan beskrivs generellt hur fakturering sker till de olika bolagen.
1.8.1 Försäkrings AB Göta Lejon
Alla fakturor ska skickas elektroniskt i ett av Göteborgs stads godkända format. Elektroniska fakturor ska skickas från avtalsstart. Elektroniska fakturor med bilagor ska skickas i PEPPOL- format eller Svefakturaformat. Hänvisning till bilagor som enligt lag räknas till
räkenskapsinformation men inte bifogas fakturan elektroniskt är ej tillåtet. Bilagor ska skickas i pdf-format.
Godkända format
Följande format är godkända från Göteborgs Stad:
• Svefaktura BIS 5A 2.0
• PEPPOL BIS Billing 3
• SFTI Fulltextfaktura
• Svefaktura 1.0 i av SFTI rekommenderade versioner 1.8.2 Kommunassurans Syd Försäkrings AB
Enligt senare anvisningar.
1.8.3 S:t Erik Försäkrings AB
För fakturering gäller lag om e-faktura till offentlig sektor. Den nya lagen gäller för alla offentliga upphandlingar (enligt LOU, LUF, LUFS, LUK) sompåbörjas efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar.
E-faktura kan skickas i format Svefaktura 1.0 via stadens VAN-tjänst Tieto eller via PEPPOL i format PEPPOL BIS Billing 3.0 eller Svefaktura 1.0.
Mer information om fakturainnehåll och adressering finns i bilagor, avsnitt 2.8, samt via länk:
http://foretag.stockholm.se/Upphandling--Entreprenad/Fakturor-till-Stockholms-stad-och- stadens-bolag/
1.8.4 Stockholmsregionens Försäkring AB
Fakturor inkl specifikation. om separat dok, ska skickas i en och samma PDF direkt med korrekt referens direkt till vårt ekonomisystem.
9
2 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs med tillämpning av reglerna för öppet förfarande enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling, LOU.
2.2 Sista anbudsdag
Anbud ska vara Beställaren tillhanda senast den 30 juli 2020 Anbud som inkommer efter denna dag kommer inte att prövas.
2.3 Anbudets giltighet
Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud i 180 dagar från sista anbudsdag.
Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska anbuden vara giltiga två veckor efter det att dom vunnit laga kraft.
2.4 Avtalsform och avrop
Ramavtal kommer att ingås med en leverantör, samma för samtliga bolag.
2.5 Alternativa anbud
Alternativa anbud eller reservationer accepteras inte.
2.6 Ersättning för anbud
Ersättning lämnas inte för anbud.
2.7 Förutsättningar för anbud
Upphandlingen kan avbrytas enligt gällande rätt samt om behovet bortfaller, inte tillräckligt många anbud inkommer, anbudens kvalité understiger Beställaren krav eller priset överstiger vad Beställaren är beredd att utge i ersättning.
2.8 Förfrågningsunderlaget
Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar:
• Detta huvuddokument
• Bilaga 1a-d – Bolagens instruktioner för aktuarien
• Bilaga 2a-b – Bolagens FTR
• Bilaga 3a-d – Bolagens aktuarierapporter
• Bilaga 4a-e – Information om bolagens fakturering
Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer i förfrågningsunderlaget mot varandra stridande uppgifter gäller handlingarna i ovan angiven ordning.
10
2.9 Tillhandahållande av förfrågningsunderlaget
Beställaren använder sig av elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma TendSign. Förfrågningsunderlaget tillhandahålls efter kostnadsfri registrering på
www.tendsign.com.
Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta TendSigns support.
2.10 Anbudsformulär
Detta dokument är utformat som ett anbudsformulär. Anbudsgivaren uppmanas att lämna svar direkt i anbudsformulärets kryss- och textrutor eller i en bilaga.
Endast kryss- och svarsrutor är åtkomliga för ifyllnad, dokumentet får i övrigt inte ändras.
Bekräftelse av att ställda krav uppfylls lämnas genom ett kryss i rutan och i förekommande fall genom att svar lämnas i svarsrutan.
Anbudsgivaren kan även göra en hänvisning i svarsrutan till en separat namngiven bilaga vari efterfrågade uppgifter lämnas.
2.11 Inlämnande av anbud
Anbudet ska vara skrivet på svenska, danska, norska eller engelska och lämnas elektroniskt via www.tendsign.com.
Det är inte möjligt att lämna in anbud på annat sätt, till exempel via e-post eller fax, då sekretess inte kan säkerställas.
2.12 Förtydliganden och kompletteringar
Möjligheten att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden av anbudet är mycket begränsade. Beställarna har ingen skyldighet att låta en anbudsgivare förtydliga eller
komplettera sitt anbud.
För att det ska vara möjligt att pröva och utvärdera anbudet är det därför viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter och handlingar. Anbudsgivaren ska i anbudet visa att de uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda, i förekommande fall dock med undantag för uppgifter som redovisas i av anbudsgivaren lämnad egenförsäkran där uppgifterna
redovisas i ett enhetligt Europeiskt upphandlingsdokument (ESPD).
Notera att i det fall Leverantören lämnat uppgifterna i ett ESPD-dokument kommer
Beställaren att begära in kompletterande dokument och handlingar i det fall Leverantören är aktuell för tecknande av ramavtal eller om Beställaren av annan anledning anser att det är nödvändigt för att upphandlingen ska kunna genomföras korrekt.
2.13 Frågor och kontaktperson
Frågor på upphandlingen ska ställas via www.tendsign.com. Av frågeställningen ska klart framgå vilken punkt, bilaga eller krav som frågeställningen avser.
11
Samtliga svar på inkomna frågor och eventuell annan information om upphandlingen under anbudstiden, delges registrerade anbudsgivare via TendSign. Anbudsgivare uppmanas att löpande under anbudstiden kontrollera om tillkommande information har lämnats.
I det fall Leverantör erhåller förfrågningsunderlaget på annat sätt än genom registrering och nedladdning via TendSign, ankommer det på anbudsgivaren att före inlämnande av anbud kontrollera om tillkommande information har lämnats.
Endast skriftliga och elektroniska svar lämnade i TendSign är bindande för Beställaren.
Beställaren kan inte garantera att frågor som inkommer senare än tio dagar före sista anbudsdag kan besvaras.
2.14 Prövning och utvärdering
Efter anbudsöppning genomförs prövning och utvärdering av de anbud som inkommit i rätt tid. Prövningen och utvärderingen kommer att genomföras med utgångspunkt i de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud.
Inledningsvis prövas om anbuden uppfyller de krav som ställts på Leverantören. De anbud som visat sig uppfylla dessa krav genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven på tjänsten är uppfyllda. I denna prövning kommer även kontrolleras att anbudsgivaren
accepterar avtalsvillkoren utan reservationer.
Av de anbud som därefter kvarstår kommer Beställaren att anta den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt den modell som beskrivs i detta förfrågningsunderlag, se 6 Utvärdering.
Beställaren kan inom ramen för anbudsprövning komma att kontrollera lämnade uppgifter bl.a. genom att kontakta i anbudet angivna personer. I det fall felaktiga uppgifter har lämnats kan detta leda till att anbudet förkastas. För det fall kontaktperson för redovisade
referensuppdrag inte kan verifiera lämnade uppgifter samt att aktuellt åtagande utförts i enlighet med villkoren för detsamma kommer anbudsgivaren inte att kunna tillgodoräkna sig åberopad erfarenhet.
2.15 Avslutande av upphandling
Så snart Beställaren fattat beslut om med vilken Leverantör avtal avser att tecknas med kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att skriftligen via e-post meddelas samtliga anbudsgivare.
Avtal mellan Beställaren och vinnande anbudsgivare sluts genom tecknande av ramavtal med innehåll enligt avsnitt 7 tecknas tidigast elva dagar (s.k. avtalsspärr) efter det att Beställaren meddelat sitt tilldelningsbeslut.
Anbudsgivaren förbinder sig genom sitt anbud att på anfordran teckna avtal med Beställaren.
2.16 Offentlighetsprincipen
Då Beställaren ägs av kommun/er omfattas Beställaren av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud
12
i denna upphandling måste vara införstådd i att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med Beställaren och att handlingar som lämnas in med anbudet inte återlämnas.
Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför inte lämnas.
Under den tid upphandlingen pågår är samtliga uppgifter som berör samtliga anbud
sekretessbelagda. Efter det att tilldelningsbeslut har fattats är Leverantörernas möjligheter att erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud mycket begränsade. Om anbudsgivaren anser att vissa uppgifter i sitt anbud bör hemlighållas uppmanas denne att i sitt anbud precisera vilka uppgifter som avses samt vilken skada denne kan lida om dessa
uppgifter lämnas ut.
Ange uppgifter som bör hemlighållas och eventuell skada om så inte sker:
13
3 FÖRLAGA FÖR ANBUD 3.1 Företagsuppgifter
Anbudsgivare ska fylla i nedanstående uppgifter:
Anbudsgivande företag:
Organisationsnummer/motsvarande utländskt nummer:
Adress:
Postadress:
Telefonnummer (växel):
Kontaktperson avseende anbudet (mottagare av ev. begäran om förtydligande och tilldelningsmeddelande):
Telefonnummer till kontaktperson:
E-postadress till kontaktperson:
Namn på person som undertecknar ev. avtal:
3.2 Underleverantörer
Anbudsgivaren har möjlighet att anlita underleverantör/-er för utförande av delar av uppdragen under förutsättning att denne redovisas i anbudet. Notera att vissa krav ska uppfyllas av samtliga företag. Anbudsgivaren ska, inom den egna organisationen, ha tillräcklig kompetens och kunskap inom de områden för vilka underleverantör/-er avser att användas för att kunna bedöma och säkerställa underleverantörs kompetens och kunskap inom det aktuella området.
Anbudsgivande företag ska på Beställarens begäran kunna uppvisa ett bindande
samarbetsavtal eller liknande som visar att anbudsgivande företag förfogar över åberopad kapacitet hos underleverantör om anbudsgivande företag tilldelas kontrakt i upphandlingen.
Om kapacitet åberopas hos moderbolag, dotterbolag eller intressebolag, eller motsvarande, innebär det att även detta bolag ska redovisas som underleverantör.
Anbud ska innehålla:
Namn på eventuella underleverantörer Organisationsnummer
14
3.3 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran
Anbudet ska undertecknas av person som är behörig att företräda anbudsgivaren. Beställaren kan komma att kontrollera behörigheten.
Ett undertecknat anbud innebär att behörig företrädare intygar att följande omständigheter är för handen:
• det, med hänsyn till vad som föreskrivs i avsnitt 4.1 i förfrågningsunderlaget, varken finns grund för uteslutning av bolaget1 eller anledning till att inte acceptera företag vars kapacitet har åberopas,
• att samtliga krav i förfrågningsunderlaget uppfylls och avtalsvillkoren accepteras,
• att anbudsgivaren, på förfrågan, kan komma in med erforderlig dokumentation, som styrker att ovanstående är riktigt
• att anbudet är giltigt enligt p 2.3,
• att anbudsgivaren förbinder sig att teckna avtal efter slutförd upphandling.
Ort Datum
……….
Underskrift av behörig företrädare
Namnförtydligande
1 Som ett alternativ till aktuellt undertecknande och redovisningen enligt avsnitt 3 och 4 i
förfrågningsunderlaget har anbudsgivaren möjlighet att istället inkomma med en komplett ifylld egen försäkran i form av ett Europeiskt enhetligt upphandlingsdokument (European Single Procurement Document,
fortsättningsvis ESPD). Om annat/andra företags kapacitet åberopas ska, vid användning av ESPD, ESPD lämnas även för dessa företag. Oaktat om ESPD används är anbudsgivaren skyldig att på förfrågan komma in med erforderlig dokumentation som styrker att ställda krav är uppfyllda och att anbudsgivaren inte är föremål för uteslutning. Ett formulär för aktuell egenförsäkran erhålles på förfrågan.
15
4 KRAV PÅ LEVERANTÖREN
Nedan anges de krav som ställs på Leverantören. Med ”Leverantören2” avses anbudsgivande företag tillsammans med eventuella underleverantörer (se även 3.2 ovan).
4.1 Uteslutningsgrunder
Leverantören kommer att uteslutas om denne är föremål för någon av de uteslutningsgrunder som anges 13 kap. 1,2 och 3 §§ LOU om det inte, med hänsyn till vad som följer av 13 kap. 5
§ LOU, finns skäl för undantag från uteslutning. Likaså kommer inte företag vars kapacitet åberopas att accepteras om de är föremål för någon av de uteslutningsgrunder som anges 13 kap. 1,2 och 3 §§ LOU om det inte, med hänsyn till vad som följer av 13 kap. 5 § LOU, finns skäl för undantag från uteslutning.
4.2 Registrerings, skatte- och avgiftsskyldigheter
Leverantören och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. I det fall leverantören avser att använda underleverantör för att utföra delar av åtagandet ska även denne uppfylla detta krav.
Leverantören eller av denne anlitad underleverantör får inte ha skulder avseende
socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden restförts hos Kronofogden eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp eller motsvarande omständigheter.
Beställaren kommer som en del av prövningen att kontrollera att anbudsgivande företag och eventuella underleverantörer uppfyller ställda krav avseende registreringsskyldigheter och betalning av skatter och avgifter.
I de fall då det inte är möjligt för Beställaren att på egen hand inhämta sådana handlingar ska anbudsgivaren vara beredd att tillhandahålla erforderlig dokumentation som visar att kraven ovan uppfylls.
4.3 Teknisk och yrkesmässig kapacitet
Leverantören ska ha förmåga och kapacitet att utföra tjänsten med den omfattning och komplexitet som framgår av avsnitt 5. Då anbudet avser aktuariefunktionen hos 4 bolag med bl.a. samtidig rapportering till Finansinspektionen ska detta avspeglas i Leverantörens kapacitet.
Nedan redovisas de kapacitets-, erfarenhets- och kompetenskrav som ställs på Leverantören samt den personal som ska utföra tjänsterna.
2 Med Leverantör avses även, för det fall Leverantören är en juridisk person, en person som ingår i
Leverantörens förvaltnings-, lednings- eller kontrollorgan har är föremål för uteslutningsgrunden. Detsamma gäller om den som är föremål för uteslutningsgrunden är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera Leverantören. För svenska aktiebolag anses den här personkretsen omfatta bolagets VD, styrelseledamöter samt firmatecknare. Vidare avses även med Leverantör företag vars kapacitet åberopas.
16
4.3.1 Företagspresentation
Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa en övergripande företagspresentation med
beskrivning av sin verksamhet och kapacitet samt annan för uppdraget relevant information.
Anbud ska innehålla:
4.3.2 Personal
Leverantören ska tillhandahålla:
• Huvudansvarig för uppdraget (kontaktperson)
• Utförande aktuarie/er
• Förstärkningsresurs 4.3.2.1 All personal
• I tal och skrift ha goda kunskaper i engelska och:
o Svenska eller o Danska eller o Norska
• språkkunskaperna ska vara på sådan nivå att Leverantörens personal kan kommunicera begripligt (muntligt och skriftligt) med beställaren som talar svenska och engelska så beställaren kan tillgodogöra sig informationen oavsett vilket språk eller kombination av språk Leverantörens personal talar. (Rapportering sker på ett språk enligt
Beställarens önskemål, se p 5.2, allt på Lev bekostnad.)
• Leverantören ska tillhandahålla sådant underlag för lämplighetsprövning som beställaren erfordrar, vid avtalets ingående samt inför eventuellt byte av personal”
4.3.2.2 Huvudansvarig
• Huvudansvarig för uppdraget har en kontrollerande funktion och är kontaktperson.
• Vid varje tillfälle uppfyller legala krav för att verka som aktuarie i ett försäkringsbolag i Sverige och har kunskaper och erfarenhet för ansvarig aktuarie enligt FFFS 2015:8.
• har minst 5 års erfarenhet som aktuarie, Företagspresentation enligt ovan:
17
Anbudsgivaren ska i sitt anbud namnge den person/er som föreslås som huvudansvarig samt redovisa uppgifter som till fullo styrker att personen innehar efterfrågad kompetens.
Uppgifter enligt nedan kan lämnas i bilaga som bifogas anbudet – ange det nedan..
Anbud ska innehålla:
Huvudansvarig aktuarie Namn:
Utbildning ( typ och vilket år den
slutförts):
Erfarenhet ( arbetsgivare och
månad/år – månad/år):
Språkkunskaper:
4.3.2.3 Utförande aktuarie
• Utförande aktuarie som gör beräkningarna och praktiskt utför det aktuariella arbetet
• Vid varje tillfälle uppfyller legala krav för att verka som aktuarie i ett försäkringsbolag i Sverige och har kunskaper och erfarenhet för aktuarie enligt FFFS 2015:8.
• har minst 3 års erfarenhet som aktuarie,
Anbudsgivaren ska i sitt anbud namnge den person/er som föreslås som huvudansvarig samt redovisa uppgifter som till fullo styrker att personen innehar efterfrågad kompetens.
Uppgifter enligt nedan kan lämnas i bilaga som bifogas anbudet – ange det nedan..
Anbud ska innehålla:
Utförande aktuarie/er Namn:
Utbildning ( typ och vilket år den
slutförts):
Erfarenhet ( arbetsgivare och
månad/år – månad/år):
Språkkunskaper:
4.3.2.4 Förstärkningsresurs
Leverantören ska tillse att förlust av enskild person inte medför att Leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas.
18
Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att kraven ovan uppfylls avseende förstärkningsresurser och beskriva den lösning Leverantören har.
Anbud ska innehålla:
Bekräftelse att kravet ovan avseende förstärkningsresurser uppfylls. Ja Beskrivning av hur kravet uppfylls:
4.3.3 Kvalitetssäkringsrutiner och stödprocesser vid utförande av uppdrag
Leverantören ska tillämpa dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner och arbetsprocesser som säkerställer att uppdrag utförs på sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls.
Leverantörens processer ska inbegripa rutiner för egenkontroll av arbete som säkerställer att levererade uppgifter och resultat är i överensstämmelse med faktiska omständigheter.
Anbudet ska innehålla en redovisning av de kvalitetssäkringsrutiner och stödprocesser som anbudsgivaren tillämpar. Redovisningen ska vara så utförlig att det framgår att ovan ställda krav är uppfyllda.
Anbud ska innehålla:
Redovisning av kvalitetssäkringsrutiner:
4.3.4 Tekniska resurser 4.3.4.1 Allmänt
Leverantören ska inneha ett IT-system för att administrera, följa upp och redovisa utförda uppdrag. (Kostnaden för att utveckla och underhålla detta system ska inte belasta Beställaren.) Systemen ska vara utformade så att Beställaren, när de så begär, ska kunna erhålla önskad information om uppdragen, såväl pågående som tidigare utförda. Systemet ska även kunna leverera statistikuppgifter om uppdragen.
Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att kraven ovan uppfylls avseende IT-system.
Anbud ska innehålla:
Bekräftelse att kravet ovan avseende IT-system uppfylls. Ja
19
5 KRAV PÅ TJÄNSTEN
Nedan anges de krav som ställs på tjänsten.
5.1 Uppdragsbeskrivning Grundtjänst (fast pris)
Av Leverantören tillhandahållen aktuarie ska utföra de tjänster som stadgas enligt vid vart tillfälle gällande lagstiftning och regler för ett försäkringsbolags aktuariefunktion i Sverige samt andra aktuariella tjänster som bolaget anser sig ha behov av, ex (men inte begränsat till):
• Implementering av ny aktuarie
• Aktuariella modeller
• Beräkning FTA
• IBNR
• Årligen övervaka bolagets reservsättningsprinciper
• Årligen ta del av och föreslå ändringar i o Försäkringstekniska riktlinjer, o FTBU,
o Instruktion för tecknings- och återförsäkringsrisker o Instruktion för förande av förmånsrättsregister o Instruktion för hantering av reservsättningsrisker.
o Instruktion aktuariefunktionen o Riktlinje värdering
• Årligen meddela om bolagets prissättning är lämplig anpassad till riskutvecklingen, bolagets självbehåll, förväntad återförsäkringspremie, finansiell styrka,
avkastningskrav mm (övergripande per försäkringsgren enligt instruktion från Beställaren).
• Årlig utvärdering av självbehåll och återförsäkringsstruktur
• Löpande tillhandahålla underlag för den aktuariella delen av rapporteringen till Finansinspektionen och ev. koncernen (kvartal, tertial och årligen)
• Utreda och till styrelsen avge ett skriftligt utlåtande om reservernas tillräcklighet i samband med årsbokslutet samt avge årlig aktuarierapport
• Uttala sig om datakvalité
• Samarbete med övriga centrala funktioner samt revisorer
• Rapportera analyserad skadestatistik och jämförelse med estimat till riskhanterings- funktionen
• Lämna synpunkter på FTA och ev risker i ORSA (aktuariens del av ORSA)
• På begäran, medverka i möten (fysisk närvaro max 2 ggr/år))
Tilläggstjänster (timpris)
Andra aktuariella tjänster som bolaget anser sig ha behov av, ex (ej uttömmande)
• Utvärdera bolagets prissättningsmodeller och föreslå ev förbättringar
20
• Bedöma riskinnehållet i och prissättningen av nya försäkringsprodukter
• Utföra SCR/MCR beräkningar (ej exklusivt)
• Genomföra rapportering till tillsynsmyndigheter helt eller delvis (kvantitativ)
• Utföra grundtjänster utöver där angiven mängd.
• Hålla utbildningar i aktuariella frågor för styrelse och personal 5.2 Riktlinjer för genomförandet
Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Beställaren har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. Leverantören förbinder sig att omedelbart och utan tillkommande kostnad rätta till samtliga fel och brister i utfört uppdrag.
Leverantören ansvarar för ledning, detaljplanering och genomförande av uppdrag. Tjänsten ska utifrån givna förutsättningar utföras självständigt, men i samråd med Beställaren som ska ange det aktuella uppdragets omfattning och form, godkänna allt material samt vem hos Leverantören som utför uppdraget/vilken kompetens som behövs.
Beställaren ska lämna Leverantören tillgång till lokaler och underlag erforderliga för uppdragets utförande.
Leverantören är inte berättigad att agera som företrädare för Beställaren eller ingå för Beställaren förpliktande avtal annat än med dennes skriftliga medgivande.
Överenskomna tider och deadlines ska hållas.
Elektroniskt material ska levereras i det format som överenskommes med Beställaren.
Allt material och rapportering, såväl skriftligt som muntligt, ska produceras/ske på svenska eller engelska enligt Beställarens instruktioner.
Vid anmodan ska leverantören inställa sig hos Beställaren.
5.3 Tillgänglighet
Leverantören ska upprätthålla en hög grad av tillgänglighet. Leverantören ska finnas tillgänglig via telefon, e-post, brev samt fysiska och/eller elektroniska möten.
5.4 Beredskapsplan
Leverantören ska under avtalstiden vidmakthålla en beredskapsplan eller motsvarande som säkerställer att verksamheten kan fortsätta att bedrivas med bibehållen kvalitet även i det fall leverantören skulle drabbas av oförutsedd händelse som, i annat fall, menligt inverkar på möjligheterna att bedriva avtalad verksamhet.
Anbud ska innehålla:
En övergripande redovisning över hur kravet ovan uppfylls:
Redovisning:
21
5.5 Förändringar av uppdrag
Leverantören äger inte rätt att vidta ändringar av överenskommet uppdrag eller ändra kostnadsramen för uppdraget utan att detta först skriftligen har godkänts av Beställaren.
5.6 Utbildning
Leverantören ska kunna hålla utbildningar inom aktuellt avtalsområde.
5.7 Samarbete
Leverantörens personal ska delta i de forum som relaterar till uppdraget, efter önskemål från Beställaren.
Parterna ska under avtalstiden hålla regelbundna återkommande avstämningsmöten efter Beställarnas önskemål.
Leverantören ska, enligt Beställarnas önskemål, delta i de möten som relaterar till uppdraget, även med av Beställaren anvisad extern part.
Leverantören förbinder sig att inför och under förnyad upphandling, på Beställarens begäran, tillhandahålla de uppgifter som behövs för att alla leverantörer ska få likvärdiga
förutsättningar att beräkna anbud.
Vid avtalets upphörande ska Leverantören medverka vid och underlätta överlämnande till ny Leverantör eller Beställarens återtagande av uppdraget i egen regi.
5.8 Uppföljning
Leverantören förbinder sig att aktivt medverka och underlätta Beställarens uppföljningsarbete avseende uppdraget genom att delta vid möten samt tillhandahålla av Beställaren begärd information.
Leverantören ska säkerställa att Finansinspektionen kan genomföra en effektiv tillsyn över den verksamhet som bedrivs eller har bedrivits av Leverantören för Beställarnas räkning.
Leverantören ska bereda Finansinspektionen tillträde till Leverantörens lokaler och medverka till att Finansinspektionen får tillgång till samtlig dokumentation avseende uppdrag enligt detta avtal. Detta innebär vidare att Leverantören även ska möjliggöra genomförande av kontroll av att dokumenterade processer tillämpas och att rutiner följs, samt att uppdraget i övrigt utförs enligt villkoren i avtalet.
Leverantören ska på Beställarens begäran bereda möjlighet för Beställaren, eller av Beställaren utsedd part, att genomföra ovan nämnd kontroll av Leverantörens verksamhet.
Leverantören ska säkerställa att samma villkor upprätthålls och gäller för eventuella underleverantörer.
22
6 UTVÄRDERING
De anbud av vilka det framgår att samtliga krav är uppfyllda genomgår slutligen en utvärdering enligt nedanstående förutsättningar.
6.1 Anbudsutvärdering
Beställaren kommer att anta anbud med lägst pris.
6.2 Anbudspris
Priset beräknas som en kombination av ett fast pris för grundtjänst och angivet timpris ex.
moms för ett fiktivt bolag. Timpriset multiplicera med en faktor av 100 timmar (omfattningen kan dock variera betydligt och angiven nivå kan inte garanteras av Beställaren):
Fast pris + (timpris x 100)
Det fasta priset för grundtjänsten avser LoB Egendom och Ansvar för ett företag (fiktivt).
Det fasta priset justeras med upp till +/- 10% av grundtjänsten för var tillkommande eller avgående LoB, vilket regleras i avsnitt 7.7 Ersättning och utgör inte en del av
anbudsutvärderingen.
Anbudsgivare ska lämna uppgift om begärd ersättning för leverans av tjänster enligt de villkor som framgår av detta förfrågningsunderlag. Samtliga prisuppgifter ska anges exklusive moms.
Anbudspriser ska innefatta ersättning för alla de kostnader och utlägg som leverantören har för uppdragets utförande. Arvodena inkluderar löne- och bikostnader, ersättning för semester och övertid samt rese - och traktamentskostnader, datorprogram, teknisk utrustning samt övrigt som krävs för utförande av de tjänster som specificeras i förfrågningsunderlaget.
Resekostnader utöver 2 tillfällen per år i grundtjänsten får debiteras särskilt. Behovet av resa och kostnaderna ska överenskommas med Beställaren i förväg. Ersättning utgår inte för spilltid vid resa.
Anbud ska innehålla ett fast årligt arvode samt timpris för tilläggstjänster.
Anbudspris
Fast årligt arvode (grundtjänst 5.1, LoB 7 och 8 Egendom och Ansvar) ex moms: SEK
Timarvode (tilläggstjänst 5.1) ex. moms: SEK
23
7 FÖRLAGA TILL RAMAVTAL
Avtalsvillkoren nedan tillsammans med kraven på tjänsten och kraven på leverantören utgör underlag till det slutliga avtalet mellan Beställaren och den antagne leverantören.
Originalavtal kommer att tas fram i samband med kontraktsskrivning. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som nedan dock kompletterat med vissa uppgifter (företagsnamn, pris, namn på personal m.m.).
Kursiverad text utgör endast information till anbudsgivarna och kommer inte att finnas med i originalavtalet. Anbud ska baseras på att samtliga avtalsvillkor accepteras i sin helhet.
Mellan och (ifylls innan avtal tecknas), org.nr, (nedan kallat Beställaren) och (ifylls innan avtal tecknas) (nedan kallat Leverantören), org.nr (ifylls innan avtal tecknas), med adress (ifylls innan avtal tecknas), har följande ramavtal om aktuariella tjänster slutits.
7.1 Omfattning
Leverantören förbinder sig att utgöra Beställarens aktuariefunktion och leverera aktuariella tjänster för Beställaren i den omfattning och på de villkor som anges nedan. Uppdraget ska utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i avtalet.
Parternas åtaganden regleras av 1. Detta dokument
2. Krav på tjänsten, inklusive bilagor – avtalsbilaga 1 3. Krav på leverantören – avtalsbilaga 2
4. Leverantörens anbud – avtalsbilaga 3
Förekommer i ovan nämnda avtalshandlingar mot varandra stridande uppgifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i ovan angiven ordning.
7.2 Avtalsperiod
Ordinarie avtalstid är fr.o.m. (ifylls innan avtal tecknas). Beställaren har därefter möjlighet att förlänga avtalet vid (ifylls innan avtal tecknas)) tillfällen, på i övrigt oförändrade villkor, med högst 12 månader i taget. Ramavtalet kan således komma att gälla under en längsta
sammanlagd avtalstid om (ifylls innan avtal tecknas) år.
Beställaren ska avisera begäran om förlängning senast tre månader före utgången av respektive avtalsperiod.
Uppdrag som påbörjats inom ramavtalsperioden ska slutföras även om ramavtalet hinner löpa ut dessförinnan, om annat inte överenskommits med Beställaren. Avtalets bestämmelser är då i sin helhet tillämpliga på uppdraget.
24
7.3 Kontaktpersoner
Beställaren (ifylls innan avtal tecknas) tfn (ifylls innan avtal tecknas) Leverantören (ifylls innan avtal tecknas) tfn (ifylls innan avtal tecknas)
Kontaktpersonerna ska ha rätt att fatta bindande beslut inom ramen för detta avtal.
7.4 Avrop
Beställaren ska löpande kunna avropa ramavtalade tjänster under ramavtalstiden i enlighet med i ramavtalet fastställda villkor och priser. I samband med avrop anger Beställaren det aktuella uppdragets omfattning med uppgift om gällande tider och andra förutsättningar för det aktuella uppdraget.
Leverantören ska utifrån av Beställaren lämnade förutsättningar för uppdraget och tecknat ramavtal utan dröjsmål lämna en skriftlig redovisning av efterfrågade uppgifter, exempelvis uppdragsbeskrivning, personal, beräknad tidsåtgång och färdigställandetider.
7.5 Partsoberoende
Vid genomförande av avtalat åtagande ska Leverantören tillvarata och företräda Beställarens intressen. Leverantören eller Leverantörens personal får under avtalstiden inte utöva
verksamhet som kan rubba förtroendet för Beställaren i något som gäller avtalade åtaganden.
Leverantören ska omedelbart underrätta Beställaren om det finns anledning att anta att förhållande som står i strid med denna bestämmelse föreligger eller kommer att föreligga.
I kraven på partsoberoende ingår att Leverantören inte ska utföra uppdrag för tredje part som bedriver verksamhet vars ändamål och syfte är motstridigt gentemot den verksamhet som detta avtal omfattar.
7.6 Uppföljning och kvalitet
Leverantören ska under avtalstiden löpande arbeta enligt, och tillämpa, rutiner för uppföljning och kvalitetssäkring enligt kraven i detta avtal. Detta inbegriper rutiner för Leverantörens interna informationsutbyte vid förändring av personal. Leverantören svarar för att den personal som kommer att utföra uppdrag enligt avtalet är väl införstådd med de villkor som gäller för utförande av uppdrag för Beställaren.
Leverantören förbinder sig att, utan dröjsmål, efter avtals undertecknande leverera projektanpassad dokumentation avseende beskrivning av arbetsrutiner med tillhörande
egenkontroll och kvalitetsfrämjande åtgärder. Processbeskrivningen ska omfatta samtliga steg i Leverantörens process för utförande av avtalat åtagande samt vara anpassad för de särskilda förutsättningar som gäller för Beställaren.
7.7 Ersättning
Grundtjänst (LoB Egendom och Ansvar) (Ifylls innan avtal tecknas) Grundtjänst tillkommande LoB + 10% av pris för Grundtjänst
25
Grundtjänst avgående LoB - 10% av pris för Grundtjänst
Timpris (ifylls innan avtal tecknas)
Priset ska vara fast i ett år från avtalstecknandet. Om avtalet förlängs kan prisjustering ske enligt prisjusteringsklausul nedan. Avtalade priser ska vara fritt levererat Beställaren.
Arvodena innefattar ersättning för alla de kostnader och utlägg som Leverantören har för uppdragets utförande. Arvodena inkluderar löne- och bikostnader, ersättning för semester och övertid samt rese- och traktamentskostnader för resor, datorprogram, teknisk utrustning samt övrigt som krävs för utförande av de tjänster som specificeras i förfrågningsunderlaget.
Resekostnader utöver 2 tillfällen i grundtjänsten får debiteras särskilt. Behovet av resa och kostnaderna ska överenskommas med Beställaren i förväg. Ersättning utgår inte för spilltid vid resa.
För tilläggstjänster sker debitering enligt timpris och för avropet erforderliga kostnader enligt överenskommelse med Beställaren i förväg.
Ej överenskommet arvode eller kostnad får inte debiteras.
7.8 Mervärdesskatt
Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser.
7.9 Prisjustering
Efter 2021-12-31 kan – om avtalet förlängs och om part så begär – avtalat pris justeras årligen. Som underlag för prisförändring ska SCB:s Labour Cost Index för tjänstemän, privat sektor (LCI tjm) efter SNI 2007 näringsgren K användas. Som bas gäller kvartal 3 2020.
Jämförelsekvartal är kvartal 3 nästkommande år. För varje prisjustering, eller utebliven prisjustering, förskjuts basmånaden ett (1) år framåt. Vid beräkning av index ska publicerade preliminära uppgifter avseende Labour Cost Index från Statistiska Centralbyrån användas.
Beräkningsgrund för prisändringens storlek ska vara högst 80 procent av det avtalade priset.
Begäran om prisjustering ska skriftligen anmälas minst en månad före ikraftträdandet.
Motparten ska inom två veckor skriftligen bekräfta dess överensstämmelse med avtalade prisjusteringsvillkor. Prisändring får tidigast tillämpas för arbete som utförs från och med närmast påföljande kalendermånadsskifte. Av parterna godkänd prisförändring ska gälla fast återstående avtalstid.
7.10 Fakturering och betalningsvillkor
Leverantören äger rätt att fakturera för utfört arbete månadsvis i efterskott.
Av Beställaren godkänd faktura betalas 30 dagar efter fakturadatum om inga andra
betalningsvillkor har avtalats. Godkänd faktura innebär inte att Beställarens rätt till ersättning för fel eller skada enligt detta avtal förloras. Leverantören äger inte rätt att ta ut ersättning för administrativa avgifter såsom fakturerings- och expeditionsavgifter. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Beställaren.
26
Fakturan ska motsvara den för uppdraget godkända specifikationen. Utfört arbete ska specificeras i faktura (ifylls innan avtal tecknas). Slutfakturan ska vara Beställaren tillhanda senast tre (3) månader efter uppdragets slutförande.
Fakturering ska ske enligt Beställarens anvisningar, se förfrågningsunderlagets avsnitt 1.8 och 2.8.
7.11 Skatter och avgifter
Leverantören förbinder sig att under hela avtalstiden fullgöra sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Leverantören garanterar att dess underleverantörer uppfyller motsvarande krav. Beställaren kommer löpande kontrollera att Leverantören fullgör sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter.
Leverantören har det fulla arbetsgivaransvaret för personer som deltar i uppdragets utförande.
7.12 Underleverantör
För att genomföra avtalat åtagande äger Leverantören rätt att som underleverantör använda (ifylls innan avtal tecknas), organisationsnummer (ifylls innan avtal tecknas).
Leverantören får därutöver efter skriftligt medgivande av Beställaren anlita annan underleverantör för att utföra del av uppdrag i det fall åtagandet så påkallar.
Leverantören ansvarar mot Beställaren för underleverantörs arbete som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Leverantören vara fastställd genom bindande förbehåll även i förhållande till eventuella av Leverantören anlitade underleverantörer.
7.13 Personal
Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av åtagandet använda för uppdraget erforderligt antal personer med för uppgiften adekvat utbildning och kompetens i enlighet med avtalsbilaga 2 – Krav på leverantören.
Under förutsättning att uppställda krav uppfylls har Leverantören möjlighet att tillföra ny personal i det fall detta krävs för att fullfölja avtalat åtagande.
Om omständighet som föranleder förändring av personal uppstår ska Leverantören omedelbart underrätta Beställaren med förslag till åtgärder så att Beställarens olägenheter minimeras.
Överenskommelse om permanent byte eller annan väsentlig förändring av avtalade personer ska skriftligen vara godkänd av Beställaren innan arbete påbörjas. Leverantören ska
tillhandahålla sådant underlag för lämplighetsprövning som beställaren erfordrar, vid avtalets ingående samt inför eventuellt byte av personal. Förändring av personal berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Leverantören ska bekosta samtliga aktiviteter som krävs för att
tillkommande personal informeras om, och initieras i, uppdraget.
Leverantören är skyldigt att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal vilken Beställaren anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken Beställaren anser sig ha
samarbetssvårigheter.
27
Inträffar omständighet som innebär att Leverantören inte längre kan fullgöra avtalat åtagande genom att en eller flera i avtalet angivna personer inte längre kan fullfölja sitt uppdrag och Leverantören inte kan erbjuda lämplig ersättare med erforderlig kompetens enligt vad som stadgas i avtalet och tillhörande handlingar, ska detta anses utgöra en sådan väsentlig brist som föranleder rätt för Beställaren att säga upp avtalet i förtid.
7.14 Marknadsföring
Hänvisning till detta avtal i reklam eller marknadsföring får endast göras efter skriftligt godkännande från Beställaren.
7.15 Rättigheter till framtaget material
Beställaren erhåller genom detta avtal och efter erläggande av full betalning, äganderätten till allt material och alla resultat som levereras till Beställaren vid uppdragets utförande. All upphovsrätt hänförlig till resultaten utgör Beställarens egendom.
Leverantören och eventuell underleverantör äger inte utan Beställarens skriftliga medgivande rätt att publicera eller på annat sätt nyttja arbetsresultatet.
Leverantören har rätt att fritt utnyttja arbetsresultat i sin fortsatta verksamhet, om materialet är av sådan natur att det kan anses utgöra en del av den allmänna kunskap som Leverantören förväntas besitta i egenskap av yrkestillhörighet.
7.16 Rättsintrång
Leverantören ansvarar för att av Leverantören levererat material inte kränker annans rätt (patent, varumärke, mönster, upphovsrätt, etc.). Leverantören ansvarar för skadestånd och andra kostnader som Beställarens åsamkas på grund av anspråk från tredje part. Framställs anspråk gentemot Beställaren ska Beställaren utan onödigt dröjsmål underrätta Leverantören om anspråket. Denna bestämmelse gäller även efter det att avtalet upphört att gälla.
7.17 Fel i utfört arbete, leveransförseningar, brister i tillgänglighet och vite
Leverantören är inte ansvarig för fel eller leveransförsening i de fall felet beror på Beställaren eller ofullständig eller felaktig information som Beställaren lämnat.
7.17.1 Fel
Med fel i tjänsten avses bristfälligheter i utförande, som ska anses ingå i tjänsten eller som består i att resultatet av tjänsten i övrigt inte uppfyller avtalade egenskaper.
Är tjänsten felaktig har Beställaren rätt att hålla inne betalningen, kräva avhjälpande utan kostnad för Beställaren, och/eller göra avdrag på priset. Är felet av väsentligt betydelse har Beställaren även rätt att i förtid säga upp alternativt häva avtalet.
Leverantören förbinder sig att omedelbart, och utan särskild ersättning, rätta samtliga fel och brister i utfört uppdrag. Om ett fel inte hinner rättas inom avtalad leveranstid föreligger dessutom leveransförsening enligt nedan.
Om Leverantören vid upprepade tillfällen levererar arbetsresultat behäftat med fel, och dessa inte åtgärdas enligt det ovan föreskrivna, ska detta anses utgöra sådan väsentlig brist som
28
föranleder rätt för Beställaren att i förtid säga upp alternativt häva avtalet (se 7.26). Förtida uppsägning och hävning av avtalet berättigar till skadestånd för Beställaren.
7.17.2 Leveransförsening och brister i tillgänglighet
Med leveransförsening avses att Leverantören inte håller med Beställaren överenskommen leveranstid och/eller inte håller den tillgänglighet som avtalats.
Om Leverantören underlåter att leverera avtalade tjänster inom överenskomna tider har Beställaren rätt till, avhjälpande, hålla inne betalningen och/eller vite.
Vite utgår med den aktuella timersättningen för avropet per påbörjad dag, vite utgår dock för maximalt 20 timmar per avrop. Utgivande av vite enligt ovan inverkar ej på Beställarens rätt att göra andra påföljder gällande i anledning av avtalsbrottet.
Om Leverantören vid upprepade tillfällen är försenad med leverans eller brister i
tillgänglighet, och detta inte åtgärdas enligt det ovan föreskrivna, eller vid uppnått maximalt vite, ska detta anses utgöra sådan väsentlig brist som föranleder rätt för Beställaren att i förtid säga upp alternativt häva avtalet, se 7.26).
Förtida uppsägning och hävning av avtalet berättigar till skadestånd för Beställaren.
7.18 Sekretess
Person anlitad av Leverantören får inte röja eller utnyttja konfidentiell eller sekretesskyddad uppgift. Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut uppgifter i allmänna handlingar anges i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Sekretessen gäller även efter det att avtalet har upphört. Den som röjer eller utnyttjar sekretessbelagda uppgifter straffas enligt 20 kap. 3 § brottsbalken.
Leverantören förbinder sig att göra de medarbetare som utför avtalat åtagande
uppmärksamma på gällande bestämmelser om sekretess. Samtliga av Leverantören anlitade personer som kan komma i beröring med uppgifter som omfattas av offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser ska, när Beställaren så begär, lämna en sekretessförbindelse.
Leverantören svarar för att rutiner upprättas som tillförsäkrar att avtalade sekretessregler följs.
Leverantören förbinder sig att omedelbart efter anmodan till Beställaren återlämna allt uppdragsmaterial som överlämnats av Beställaren eller på annat sätt tillhör Beställaren.
7.19 Information
Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande.
7.20 Ansvar
Parternas ersättnings- och skadeståndsskyldighet enligt detta avtal inskränker sig till att omfatta högst 2 000 000 SEK, eller det högre belopp som Leverantören har i försäkring, och part ansvarar inte för utebliven vinst eller annan indirekt skada eller förlust, inklusive andra Partens eventuella ersättningsskyldigheter gentemot tredje man.
29
Ingen ansvarsbegränsning ska gälla för rättighetsintrång eller om det föreligger uppsåt eller grov vårdslöshet.
Krav på skadestånd enligt detta avtal ska ha framställts inom två år från den dag då grund för talan uppstod.
7.21 Krav på försäkring
Leverantören ska teckna och under hela uppdragstiden vidmakthålla allmän ansvarsförsäkring inklusive konsultansvarsförsäkring för ren förmögenhetsskada om minst 2 miljoner kronor per skada och år.
7.22 Säkerhet
Leverantören ska förvara och hantera samtliga handlingar, uppgifter och data som berör avtalat åtagande på betryggande sätt. Hur förvaringen och hanteringen genomförs ska dokumenteras. Leverantören ska på begäran kunna uppvisa denna dokumentation för Beställaren.
Beställaren ska vid varje tidpunkt kunna ges tillgång till de handlingar, uppgifter och data som berör avtalat åtagande.
Leverantören ska ha dokumenterade rutiner för IT-säkerhet. Det innebär bland annat att Leverantören ska ha rutiner för säkerhetskopiering.
7.23 Force majeure
Part befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av omständighet utanför hans kontroll som denne skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Såsom sådan omständighet ska bl.a. anses krig, krigsliknande tillstånd, avtalsenlig arbetskonflikt, konflikt på arbetsmarknaden, eldsvåda, beslut av regeringen eller myndighet.
Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund.
Föreligger omständighet nämnd ovan har Beställaren rätt att så länge omständigheten består, själva eller via tredje part utföra de åtaganden som åligger Leverantören enligt avtalet.
Parterna ska omgående informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta fullgörandet av avtalad prestation.
Oavsett vad som ovan anges som skäl för befrielse från avtalade förpliktelser äger motparten rätt att säga upp avtalet om detta medfört försening av avtalad prestation med mera än tre månader.
7.24 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till detta avtal ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter.
30
7.25 Överlåtelse av avtal
Leverantören får inte – vare sig helt eller delvis – överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal utan Beställarens skriftliga godkännande.
7.26 Förtida upphörande av avtal
Part är skyldig att utan dröjsmål meddela den andra parten sådana avvikelser som leder till, eller kan leda till, att avtalade villkor inte uppfylls.
Beställaren har rätt att omedelbart, eller till den tidpunkt Beställaren så anger, säga upp avtalet i följande fall:
- Leverantören vid tidpunkten för beslutet att tilldela kontraktet eller att ingå ramavtalet befann sig i någon av de situationer som avses i 13 kap. 1-3, 5 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling och borde ha uteslutits från upphandlingen enligt den
bestämmelsen.
- Leverantören fullgör inte sina skyldigheter vad gäller socialförsäkringsavgifter och skatter, försätts i konkurs, eljest befinns vara på sådant obestånd att Leverantören inte förväntas fullgöra sitt åtagande eller om Leverantören, eller företrädare för detta, annars är föremål för de omständigheter som anges i 10 kap 1 eller 2 §§ i lag (2016:1145) om offentlig upphandling.
- Leverantören inte längre kan fullgöra avtalat åtagande genom att en eller flera i avtalet angivna personer inte längre kan fullfölja sitt uppdrag och Leverantören inte kan erbjuda lämplig ersättare med erforderlig kompetens enligt vad som stadgas i avtalet och
tillhörande handlingar.
- Leverantören i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt avtalet och angivna brister inte åtgärdas på godtagbart sätt inom två veckor efter skriftlig erinran. Skyldighet för
Beställaren att tillämpa sådan rättelsefrist föreligger inte då uppsägningen har sin grund i väsentlig brist i enlighet med vad som föreskrivs i 7.16.
- Enligt 7.28.2 D.
Vid uppsägning av avtalet enligt ovan äger Beställaren rätt till skadestånd på grund av det förtida upphörandet.
En uppsägning av detta avtal befriar inte parterna från det ansvar som respektive part i övrigt har enligt avtalet, t.ex. när det gäller att avhjälpa avvikelser/fel, säkerhet och sekretess, etc.
7.27 Tillämplig lag samt personuppgifter
Beställarens och Leverantörens rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms i sin helhet av svensk rätt.
31
Leverantören ska vid utförande av åtagandet följa alla tillämpliga lagar, författningar samt normer och föreskrifter som utfärdats av statliga och kommunala myndigheter och verk som från tid till annan är eller blir tillämpliga på åtagandet eller som på annat sätt berör
Leverantören vid utförandet av åtagandet.
Leverantören ansvarar för att lämnade förslag till genomförande av uppdraget inte strider mot gällande lagregler, etiska regler eller branschpraxis.
Om Leverantören behandlar personuppgifter för Beställarens räkning, är Leverantören i förhållande till Beställaren att anse som personuppgiftsbiträde. Leverantören förbinder sig att avseende personuppgifter som Bolaget behandlar såsom personuppgiftsbiträde behandla dessa endast i enlighet med instruktioner från Beställaren och vidta de tekniska och organisatoriska åtgärder som erfordras samt i övrigt behandla personuppgifterna i enlighet med gällande rätt.
Bolaget förbinder sig att inte behålla personuppgifterna längre än som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen.
Vid utförande av avtalade åtagande ska Leverantören vidta erforderliga åtgärder för att skydda personuppgifter mot integritetsintrång.
All behandling av personuppgifter ska i övrigt utföras i enlighet med skriftliga instruktioner som lämnas av Beställaren i samband med att Leverantören erhåller uppdrag som innefattar behandling av personuppgifter.
7.28 Särskilda kontraktsvillkor
7.28.1 Förbud mot att anlita så kallad svart arbetskraft
Leverantören förbinder sig att inte anlita så kallad svart arbetskraft. Med svart arbetskraft avses personer för vilka Leverantören inte innehåller och inbetalar källskatt och
arbetsgivaravgifter i enlighet med gällande lag därom.
Normalt sett är arbete som utförs i osjälvständiga former att klassa som utfört av arbetstagare även om det utförs av så kallade uppdragstagare som har F-skattsedel. Leverantören förbinder sig att inte anlita arbetskraft med F-skattsedel som uppdragstagare i de fall denne är att anse som arbetstagare.
7.28.2 Antidiskriminering
A Leverantören förbinder sig att vid utförandet av tjänste- eller byggentreprenadkontrakt i Sverige följa vid varje tillfälle gällande
antidiskrimineringslagstiftning. Härmed avses diskrimineringslagen (2008:567), olaga diskriminering enligt 16 kap. 9 § brottsbalken (1962:700) och förbud mot missgynnande behandling enligt 16 § föräldraledighetslagen (1995:584).
B Leverantören är under avtalstiden förpliktigad att inom 14 dagar från det att staden begär det, skriftligen redovisa följande uppgifter och handlingar som följer av leverantörens förbindelse enligt A:
