Meddelanden, del 1 - Beslut från KF/KS/Övriga nämnder

(1)

Sammanträdes protokoll

Sammanträdesdatum 2015-02-16

Sidan 1 av 1

§30/2015 Dnr 2015/0036 KS-2

Diariekod: 225

Rivning av skolbyggnad. Skälbyskolan, Häggvik

I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2015-02-05 från kommunledningskontoret.

Sammanfattning

Trafik- och fastighetsnämnden beslutade 2014-12-11, § 99, att hemställa hos kommunstyrelsen att få genomföra rivning av befintlig skolbyggnad på fastigheten Skölden 1, Skälbyskolan, Häggvik, för att ge plats åt en ny skolbyggnad.

Den befintliga skolbyggnaden behandlas i kulturmiljöplanen, men omfattas inte av rivningsförbud.

Behovet av en funktionell skola motiverar en rivning av den befintliga skolbyggnaden trots de kulturhistoriska värdena. En ny skolbyggnad

behöver utformas med hänsyn till de kulturhistoriska värdena inom Skälby.

Arbetsutskottets beslut

• Kommunstyrelsens arbetsutskott medger att skolbyggnaden på fastigheten Skölden 1, Skälbyskolan, Häggvik, rivs.

Beslutsexpediering:

Akt

Stadsbyggnadsstrateg Lars Keski-Seppälä Trafik- och fastighetsnämnden

Barn- och utbildningsnämnden

Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.

(2)

SOLLENTUNA KOMMUN

Sammanträdesprotokoll

Kommunstyrelsen

Sidan 12 av 18

§ 10/2015 Dnr 2014/0170 KS-1 Dfariekod: 021

Utredning av ungdomsrådets fortsatta roll

Sammanfattning

Kommunstyrelsen har gett kommunledningskontoret i uppdrag att utveckla SUR i syfte att det ska fungera som ett reellt referensråd där ungdomar kan påverka frågor som berör dem. Rådet ska även fungera som en väg in till förståelse i hur demokratiska processer fungerar, exempelvis politiska processer i en kommun.

Sollentuna ungdomsråd behöver fa en tydligare kontakt med politiken i Sollentuna kommun för att rådet ska fungera som ett reellt referensråd där ungdomar kan påverka frågor som berör dem. Med anledning av det har ett nytt koncept för Sollentuna ungdomsråd tagits fram.

Arbetsutskottets förslag

- Arbetsutskottet överlämnar ärendet till kommunstyrelsen utan eget förslag på beslut.

Överläggning i kommunstyrelsen Douglas Lithborn (M) yrkar följande:

- Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att upprätta förslag till reglemente för ungdomsrådet i enlighet med bilaga 1 till kontoret tjänsteutlåtande 2014-12-11.

- Kommunstyrelsen utser barn- och ungdomsnämndens ordförande Henrik Thunes (M), utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens ordförande Anders Morin (FP) och kultur- och fritidsnämndens ordförande Magnus Ramstrand (KD) till Sollentuna ungdomsråds referensgrupp.

- Kommunstyrelsen delegerar till arbetsutskottet att utse två företrädare från oppositionen till Sollentuna ungdomsråds referensgrupp.

Proposition

Ordförande Douglas Lithborn (M) frågar om kommunstyrelsen bifaller yrkandet. Kommunstyrelsen bifaller yrkandet.

ifM,,... SL t

(3)

SOLLENTUNA KOMMUN

Sammanträdesprotokoll

Kommunstyrelsen

Sidan 13 av 18 Kommunstyrelsens beslut

1. Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att upprätta forslag till reglemente för ungdomsrådet i enlighet med bilaga 1 till kontoret tjänsteutlåtande 2014-12-11.

2. Kommunstyrelsen utser barn- och ungdomsnämndens ordförande Henrik Thunes (M), utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens ordförande Anders Morin (FP) och kultur- och fritidsnämndens ordförande Magnus Ramstrand (KD) till Sollentuna ungdomsråds referensgrupp.

3. Kommunstyrelsen delegerar till arbetsutskottet att utse två företrädare från oppositionen till Sollentuna ungdomsråds referensgrupp.

Akt

Kommunikationsstrateg Richard Sundwall Kommunsekreterare Birgitta Eriksson Kommunjurist Ingegärd Bornelind Sollentuna ungdomsråd

Barn- och ungdomsnämnden

j£2l— J L ^JK> i

(4)

S O L L E N T U N A K O M M U N

2014-12-16

Kommunledningskontoret

Koncept för utveckling av Sollentuna ungdomsråd

Bakgrund

Sollentuna Ungdomsråd (SUR) har funnits i kommunen sedan 2006 och syfte med rådet är att föra fram ungdomars åsikter i Sollentuna Kommun.

SURs huvuduppgift är att skapa en fungerande länk mellan kommunens ungdomar och dess politiker. Att lyssna, involvera och ge inflytande till ungdomar är betydande i arbetet med att skapa en långsiktig och

meningsfull relation med kommunens yngre invånare. En av kommunens målsättningar med SUR är att öka ungdomarnas kunskap om den

demokratiska processen vilket i sin tur kan leda till ett ökat engagemang och intresse för bland annat politiska processer. En annan målsättning med SUR är att skapa ett fungerande system för reellt ungdomsinflytande i

kommunen.

Uppdrag

Kommunstyrelsen har gett kommunledningskontoret i uppgift att utveckla SUR i syfte att det ska fungera som ett reellt referensråd där ungdomar kan påverka frågor som berör dem. Rådet ska även fungera som en väg in till förståelse i hur demokratiska processer fungerar, exempelvis politiska processer i en kommun. Därmed bör strukturen och organisationen, i SUR och mellan politikerna, göras tydligare.

I uppdraget ingick att besöka Sollentuna kommuns vänort i Norge, Oppegård, för att närmare studera hur de arbetar med sitt ungdomsråd.

Syfte

Uppdraget syftar till att föreslå ett systematiskt arbetssätt för SUR. Det systematiska arbetssättet ska stärka SURs roll generellt men med fokus på tre särskilda områden:

• Skapa förståelse för hur den demokratiska processen fungerar.

• Tydligare koppling till politiken vilket i sin tur ska ge möjlighet till inflytande över beslut som berör ungdomar i Sollentuna kommun

• Utveckla innehållet vid temadagarna

Förslaget nedan bygger på erfarenheter från Oppegårds arbete.

Erfarenheter från Oppegårds arbete med ungdomsråd

Oppegård kommun arbetar sedan ett antal år tillbaka framgångsrikt med sitt ungdomsråd. Ungdomsrådet väljs på två år och riktar sig till ungdomar i åldrarna 13 - 18 år. Målet är att ungdomarna ska sätta sina intressen på dagordningen i kommunen.

Vid ungdomsrådets möten finns förutom ungdomarna också två politiska vägledare, en från majoritet och en från opposition, samt en tjänsteman som

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-579 216 44 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(5)

är sekreterare. Vid vissa mötestillfällen deltar även tjänstemän från kommunen som vill fa inspel i en aktuell fråga.

Ugndomsrådet har bland annat varit drivande att få till en rekreationsyta i kommunen samt att de har gett kommunen inspel i hur ett hus för

volontärarbetet skulle utformas.

Samtliga berörda; politiker, tjänstemän och ungdomarna anser att ungdomsrådet fungerar mycket bra och fyller sitt syfte.

Nuläge för SUR

I dagsläget träffas SUR varje måndag för möte i Satelliten. Varje år arrangerar SUR ett antal temadagar (politiken bjuds in att delta vid temadagarna). Planering och förberedelser av dessa dagar står i fokus vid SURs veckomöten. Dialogen mellan SUR och politiken behöver stärkas för att fa bättre innehåll vid temadagarna men även för att SUR ska kunna påverka beslut som rör kommunens ungdomar mer reellt. En tjänsteman på Satelliten arbetar idag med SUR ett par timmar i veckan. Om en reell möjlighet till inflytande ska skapas bör den tjänsten fa ett utökat uppdrag att arbeta med SUR.

Förslag till nytt koncept

Konceptet nedan är baserat på Oppegårds metod för sitt ungdomsråd.

Förslag på övergripande principer för SUR:

• Skapa förståelse för hur den demokratiska processen fungerar i en kommun.

• Tydligare, utvecklad och strukturerad organisation för SUR

• Tydligare kontakt mellan politiken och SUR

• SUR ska ha en etablerad arbetsprocess för att informera politiken i ärenden som de vill påverka

• SUR ska ha regelbunden kontakt med ett antal utvalda nämnder förslagsvis BUN, KFN samt UAN.

Förslag på arbetsprocess för SUR:

• Två vägledare/kontaktpolitiker från kommunstyrelsen, en från majoriteten och en från oppositionen, deltar fyra gånger per termin på SUR:s möten med syfte att:

o Fungera som kontaktpersoner från politiken o Vara ett stöd i hur den politiska processen fungerar o vägleda i hur SUR kan ta sig an frågor

• Utöka befintlig tjänst på Satelliten, mejsla fram en tydligare

samordnarfunktion för SUR. Tjänsten innebär regelbunden kontakt på veckobasis med SUR så som att vara sammankallande, ge stöd till ordförande att leda möten samt ha ett övergripande operativt ansvar vilket gör att tjänsten förslagsvis bör finnas på Satelliten.

Bedömningen är att tjänsten motsvarar ca 20 %. I tjänsten ingår:

o Ha huvudansvar för att SUR fungerar och genomfor sina möten

o Ha kontakt med ungdomarna

(6)

o Ha kontakt med nämnderna BUN, KFN samt UAN på månadsbasis

o Bjuda in till möte

o Ge vägledning i vilka frågor som de ska ta sig an o Ansvara för att frågor som tas upp är tydliga o Bearbeta protokoll och återkoppla till tjänstmän o Ansvara för att information når SUR

o Ombesörja att SUR utser ordförande samt är ett stöd när ordförande leder mötet

o Vara ett stöd till sekreteraren hur denne skriver protokoll

• Strategisk koordinering mellan berörda politiker och

samordnarfunktionen på Satelliten sker på kommunledningskontoret.

• SUR träffas 1 gång veckan för att aktivt agera som en referensgrupp samt för att exempelvis planera temadagarna. Som minst bör SUR ha möte mellan ordförandeberedningar och nämndmöten.

• För att säkerställa att SUR far tillgång till relevanta frågor ska samordnaren ha kontakt med utvalda nämnderna för att kunna välja ut lämpliga punkter som SUR ska behandla.

Arbetsprocess:

SUR har möte mellan ordförande- beredning och

nämndmöte

Samordnare skickar synpunkter

till nämnd- sekreterare

Nämndsekreterare lägger in synpunkterna som

meddelanden till nämnd som tas

upp på nämndmöte

(7)

Sammanträdes- protokoll

Sidan 1 av 2

§ 26/2015 Dnr 2014/0418 KS-3 Diariekod: 109

Redovisning av intern kontroll 2014 och uppdrag i intern kontrollplan 2015 för Sollentuna kommun

Sammanfattning

Av kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna

kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer för den interna kontrollen i november 2003.1 oktober 2014 beslutade fullmäktige om nya regler för intern kontroll som kommer att tillämpas från och med intern kontrollplan 2015.

Samtliga nämnder har lämnat redovisning av intern kontroll 2014. Samtliga nämnder har redovisat bisysslor i sina nämnder, men alla har inte redovisat i samband med redovisning av intern kontrollplan 2014.

Arbetsutskottets förslag

Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta följande:

1. Information i bilaga 1 och 2 till kommunledningskontorets

tjänsteutlåtande 2015-02-01, avseende redovisning av intern kontroll 2014, läggs till handlingarna.

2. Nämnderna ska i sin interna kontrollplan för 2015 kontrollera om delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegations- ordning samt reglerna i kommunallagen.

3. Nämnderna ska i sin interna kontrollplan för 2015 kontrollera vid

representations/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

4. Kultur- och fritidsnämnden och socialnämnden ska i sina interna kontrollplaner 2015 ta med kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.

5. Barn- och ungdomsnämnden ska i sin interna kontrollplan 2015 ta med att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.

Proposition

Ordförande Douglas Lithborn (M) frågar om kommunstyrelsen bifaller arbetsutskottets förslag. Kommunstyrelsen bifaller förslaget.

S O L L E N T U N A K O M M U N

Kommunstyrelsen

Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.

(8)

Sammanträdes protokoll

Sidan 2 av 2 Kommunstyrelsens beslut

1. Information i bilaga 1 och 2 till kommunledningskontorets

tjänsteutlåtande 2015-02-01, avseende redovisning av intern kontroll 2014, läggs till handlingarna.

2. Nämnderna ska i sin interna kontrollplan för 2015 kontrollera om delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegations- ordning samt reglerna i kommunallagen.

3. Nämnderna ska i sin interna kontrollplan för 2015 kontrollera vid

representations/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

4. Kultur- och fritidsnämnden och socialnämnden ska i sina interna kontrollplaner 2015 ta med kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.

5. Barn- och ungdomsnämnden ska i sin interna kontrollplan 2015 ta med att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.

Akt

Budget- och redovisningschef Inga-Lill Fritsch Samtliga nämnder

(9)

2015-01-07

Bilaga 1

Redovisning av intern kontroll 2014

Innehållsförteckning

Kommunstyrelsen 1 sid

Trafik- och fastighetsnämnden 6 Barn- och ungdomsnämnden 7 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 10

Socialnämnden 14 Vård- och omsorgsnämnden 22

Kultur- och fritidsnämnden 24 Miljö- och byggnadsnämnden 25

Rösjöstyrelsen 26

(10)

SOLLENTUNA KOMMUN

Kommunledningskontoret

Gunnar Ekenborg

Intern kontrollplan 2014 för kommunstyrelsen - "utbildnings/kurs- och konferensfakturor", "tillfälliga utbetalningar via

leverantörsreskontran" och "representationsfakturor"

Bakgrund

Kommunstyrelsen beslutade 2013-12-11 anta intemkontrollplan 2014 för styrelsen.

Tre av rutinerna som kontrolleras är:

a) "utbildnings/kurs- och konferensfakturor" där kontrollmomenten är att det finns uppgifter om syfte med utbildningen/kursen- och konferensen och uppgifter om deltagare i densamma samt information om program finns bifogat och uppgifter om beslutsattestanten själv deltagit eller inte,

b) "tillfälliga utbetalningar via leverantörs-reskontran" där

kontrollmomenten är att det finns kvitton/underlag till den tillfälliga utbetalningen samt uppgifter om beslutsattestanten själv har tagit mot betalningen liksom att det finns såväl sakgranskningsattest som beslutsattest och att momsen är korrekt redovisad,

c) "representationsfakturor" där kontrollmomenten är att det finns uppgifter om syfte med representationen och uppgifter om deltagare i densamma samt uppgifter om beslutsattestanten själv deltagit eller inte och om momsen i förekommande fall är reducerad eller inte.

Kommunledningskontoret har genomfört kontrollen vid två tillfallen 2014 och i augusti gjort en slutlig sammanställning av de slumpvis utvalda fakturorna som har ett fakturadatum på år 2014.

Granskningen har utförts av controller Gunnar Ekenborg.

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-579 21644 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(11)

Granskningsresultat "utbildnings/kurs- och konferensfakturor":

Antal fakturor totalt 46 fakturor.

• Det finns uppgifter om syfte. Det finns uppgifter om syfte i 43 fakturor.

• Det finns uppgifter om deltagare.Det finns uppgifter om deltagare i 45 fakturor.

• Det finns uppgifter om program. Det finns uppgifter om program i 5 fakturor. Det borde finnas uppgifter om program i ytterligare 1 faktura.

Övriga 40 fakturor avser utbild- ningar/kurser- och konferenser som inte är anordnade av kommunen och där finns inte samma behov av program.

• Beslutsattestanten har inte Beslutsattestanten har inte själv själv deltagit. deltagit i 42 fall.

Granskningsresultat "tillfälliga utbetalningar via leverantörsreskontran":

Antal tillfälliga utbetalningar totalt

• Det finns kvitton/underlag till den tillfälliga utbetalningen.

• Beslutsattestanten har inte attesterat en utbetalning till sig själv deltagit.

• Det finns såväl sakgransknings- som beslutsattest.

37 tillfälliga utbetalningar.

Det finns kvitton/underlag till 32 tillfälliga utbetalningar.

Beslutsattestanten har inte attesterat en utbetalning till sig själv i 37 fall.

Det finns såväl sakgransknings- som beslutsattest i 29 fall.

Momsen är korrekt redovisad. Momsen är korrekt redovisad i 35 fall.

(12)

Granskningsresultat "representationsfakturor":

Antal fakturor totalt

• Det finns uppgifter om syfte.

• Det finns uppgifter om deltagare/mottagare.

• Beslutsattestanten har inte själv deltagit eller varit mottagare.

49 fakturor.

Det finns uppgifter om syfte i 47 fakturor.

Det finns uppgifter om deltagare/

mottagare i 44 fakturor.

Beslutsattestanten har inte själv deltagit i 40 fall.

e Momsen är i förekommande fall reducerad.

Momsen är korrekt redovisad i 43 fakturor.

(13)

SOLLENTUNA KOMMUN

Kommunledningskontoret

Cristel Ehrenkrona

Intern kontrollplan 2014 för kommunstyrelsen Eventuella bisysslor

Gransking av anställdas bisysslor inom kommunledningskontoret 2014

Redovisning

På uppgift av kommunstyrelsen har kommunledningskontoret inventerat förekomsten av bisysslor bland medarbetarna.

Inventeringen har genomförts genom att alla medarbetare har fyllt i blankett om anmälan av bisyssla.

En bisyssla är en verksamhet som bedrivs vid sidan av det ordinarie arbetet men som inte är hänförligt till privatlivet.

Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla.

Bisysslor är i sig inte något som arbetsgivaren motsätter sig förutom då bisysslan kan sorteras under någon av följande kategorier:

• Förtroendeskadliga bisysslor

• Arbetshindrande bisysslor

• Konkurrerande bisysslor

Antalet medarbetare inom kommunledningskontoret är 180. Av dessa har 16 personer angivit förekomst av bisyssla. Vanliga

bisysslor är uppdrag som utbildare eller instruktör. 14 av bisysslorna är engagemang i egna bolag eller som styrelseledamot i andra bolag.

Granskning av bisysslan har gjorts genom att inhämta information om verksamhetens art samt kontroll om företaget finns i kommunens leverantörslistor.

Ingen bisyssla har föranlett vidare utredning eller förbud mot bisysslan.

Besök Postadress Telefonväxel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-579 21644 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(14)

Internkontoll 2014 Plan- och exploateringsavdelningen

K o m m u n s t y r e l s e n b e s l u t a d e 2 0 1 3 - 1 2 - 1 1 a t t a n t a I n t e m k o n t r o l l p l a n f ö r s t y r e l s e n . E n k v a l i t e t s k o n t r o l l h a r g j o r t s a v s e e n d e u p p d r a g f r å n P E U f ö i a t t s ä k e r s t ä l l a a t t d e t f i n n s s k r i f t l i g a u p p d r a g s o m I n n e h å l l e r b e s l u t , t l d p l a n o c h f i n a n s i e r i n g . I N e d a n s t å e n d e t a b e l l r e d o g ö r s f ö r e t t s t i c k p r o v a v u p p d r a g s o m g e t t s u n d e r 2 0 1 4 .

D i a r i e n u m m e r

§ 6 / 2 0 1 4 Onr KS 2 0 1 1 / 1 1 2 - 1 9 0

D I a r i e k o d B e s l u t s s a t s —

203 Plan- och exploateringsutskottet ger i uppdrag åt kommunledningskontoret att d e s s u t o m planera för e n ny Nej, Inte I beslutet skola och förskolor I vssjöom rådet. Dessa v e r k s a m h e t e r s b e h o v av idrottslokaler liksom behovet a v m e n är u p p r ä t t a d i idrottslokaler för befintliga skolor I n ä r o m r å d e t behöver också finnas m e d I utredningen. e f t e r h a n d

Inte via uppdraget, m e n via exploaterings- b u d g e t e n

§ 8 / 2 0 1 4 Dnr 2 0 1 3 / 0 2 6 5 K S - 1 5 251 K o m m u n s t y r e l s e n s p l a n - och exploateringsutskott ger kommunledningskontoret I uppdrag att g e n o m f ö r a J a , I TJUT:et projektering, infordra s a m t anta a n b u d för anläggande av e n park Inom fastigheten Ritsalen 3, Rotebro

§ 9 / 2 0 1 4 D n r 2 0 1 3 / 0 4 4 9 KS-1 2 5 1 K o m m u n s t y r e l s e n s plan- och exploateringsutskott ger kommunledningskontoret I uppdrag att f ö r b e r e d a J a , I TJUT:et ett g e n o m f ö r a n d e för studentbostäder m . m . I n o m kvarteret Ritsalen m e d den inriktning s o m framgår av

tjänsteutlåtande 2 0 1 3 - 1 2 - 1 7 s a m t att för detta s y f t e t a m e d e l i anspråk ur exploateringsbudgeten.

§ 1 2 / 2 0 1 4 D n r KS 2 0 0 3 / 1 9 9 - 1 0 2

§ 1 8 / 2 0 1 4 Dnr 2 0 1 3 / 0 6 7 7 KS-3

§ 1 9 / 2 0 1 4 Dnr 2 0 1 3 / 0 6 9 1 KS-2

§ 2 0 / 2 0 1 4 Dnr 2 0 1 3 / 0 7 0 1 KS-2

§ 7 3 / 2 0 1 4 Dnr 2 0 1 4 / 0 2 6 7 KS-2

2 5 1 1. K o m m u n s t y r e l s e n s plan- o c h exploateringsutskott ger kommunledningskontoret i uppdrag att förbereda Nej, Inte i beslutet ett g e n o m f ö r a n d e för fastigheterna T r a v e r s e n 11 o c h 12 s a m t del av T u r e b e r g 2 8 : 6 7 m e d d e n inriktning m e n ä r u p p r ä t t a d I s o m f r a m g å r av t j ä n s t e u t l å t a n d e daterat 2 0 1 4 - 0 1 - 0 3 , samt ta m e d e l i anspråk ur exploateringsbudgeten, e f t e r h a n d (Inriktningsbeslut.)

2 . K o m m u n s t y r e l s e n s plan- o c h exploateringsutskott ger kommunlednlngskontoret i uppdrag att g e n o m f ö r a de utredningar o c h avtalsförhandlingar m e d fastighetsägaren till T r a v e r s e n 11 och 1 2 s o m fordras f ö r det f ö r b e r e d a n d e g e n o m f ö r a n d e t för fastigheterna T r a v e r s e n 11 och 12 s a m t del av T u r e b e r g 2 8 : 6 7 .

3. K o m m u n s t y r e l s e n s plan- och exploateringsutskott kompletterar sitt uppdrag till kontoret, 2 0 1 0 - 1 2 - 0 6 , § 2 3 7 , att påbörja detaljplanearbete för fastigheterna T r a v e r s e n 1 1 , 1 2 , 1 4 och 15 i T u r e b e r g m e d syftet att ä n d r a tillåten m a r k a n v ä n d n i n g att även Innefatta skola.

1. Plan- och exploateringsutskottet ger k o m m u n l e d n i n g s k o n t o r e t I uppdrag att ta fram ett program för e n Nej, inte I beslutet linbana mellan Häggvik o c h Väsjön. m e n är u p p r ä t t a d i

2 . M e d e l för p r o g r a m m e t s k a tas ur k o m m u n e n s exploateringsbudget. e f t e r h a n d

Plan- och exploateringsutskottet ger kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram ett detaljplaneförslag J a , I TJUT:et för fastigheterna R o t s p e t s e n 1 o c h Rotebro 4:541 Rotebro.

3 1 0

206

236

Plan- och exploateringsutskottet ger k o m m u n l e d n i n g s k o n t o r e t 1 uppdrag att upprätta ett detaljplaneförslag för fastigheten Reklamen 101 Rotebro.

J a , I TJUT:et

K o m m u n s t y r e l s e n s plan- och exploateringsutskott ger kommunledningskontoret m a n d a t att förhandla Nej, inte I beslutet m e d S o l l e n t u n a h e m A B för att u t r e d a möjligheterna för e n markanvisning till Sollentunahem AB inom del m e n är u p p r ä t t a d i av o m r å d e norr om Ribbings v ä g m e d d e n inriktning s o m framgår av tjänsteutlåtande, daterat 2 0 1 4 - 0 5 - 0 5 . e f t e r h a n d

Inte via uppdraget, m e n via exploateringsbudgeten

E x p l l c l t v l a

exploateringsbudgeten

Via driftbudget/ planavtal

V i a driftbudget/ planavtal

Inte v i a uppdraget, m e n via exploateringsbudgeten

§ 8 2 / 2 0 1 4 Dnr 2 0 1 3 / 0 6 5 4 K S - 5 2 0 3 K o m m u n s t y r e l s e n s plan- o c h exploateringsutskott beslutar att ge kommunledningskontoret i uppdrag att avsluta och återkalla planuppdraget för fastigheten Saluten 1 1 , Flygarevägen 14, Häggvik

Ej relevant Ej relevant

§ 1 0 7 / 2 0 1 4 D n r 2 0 1 4 / 0 2 5 0 KS-2

§ 1 1 6 / 2 0 1 4 Dnr 2 0 1 4 / 0 0 9 1 KS-2

§ 1 1 9 / 2 0 1 4 Dnr KS 2 0 0 7 / 4 9 2 - 1 8 205

205

4 7 2

Plan- och exploateringsutskottet ger k o m m u n l e d n i n g s k o n t o r e t I uppdrag att u p p r ä t t a e n detaljplan för förskola o c h LSS-boende vid Tegelhagsvägen I H e l e n e l u n d

J a , I T J U T : e t

1. Plan- o c h exploaterlngsutskottet ger i uppdrag å t kommunledningskontoret att ändra detaljplanen för J a , i TJUT:et E k s t u b b e n 2 5 .

2 . Planändringen beräknas kunna antas fjärde kvartalet 2 0 1 5 .

Plan- o c h exploateringsutskottet ger kommunledningskontoret i uppdrag att å t e r k o m m a m e d förslag o m Ne]

att påbörja planarbete för ytterligare platser för återvinningsstationer I södra d e l e n av k o m m u n e n

V i a driftbudget/ planavtal

Nej

(15)

Bilaga 1

UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLLPLAN FÖR ÅR 2014 FÖR TRAFIK- OCH FASTIGHETSNÄMNDEN

Rutin/system Kontrollmoment Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd

Attest Kontrollerna har utförts löpande under året genom stickprovskontroll

Rutinen fullföljs Ingen åtgärd

Fullvärdig verifikation vad gäller sk

förtroendekänsliga poster

Kontrollerna har skett genom stickprov baserad på specifika

kostnadskonton

Rutinen fullföljdes inte i början av året så vi har ändrat så att ekonomen konterar alla fakturor gällande förtroendekänsliga poster.

Ingen åtgärd

Fakturahantering Kontrollerna har skett genom stickprov baserad på fakturarutinen

Rutinen fullföljs Skapa

fakturahanteringsprocess för att underlätta överblick Bisyssla Förvaltningschefen har

utfört kontrollen i

enlighet med "Regler för bisysslor i Sollentuna Kommun

Rutinen fullföljs Ingen åtgärd

(16)

SOLLENTUNA KOMMUN

Tjänsteutlåtande Barn- och utbildningskontoret

2014-11-21

Anders Petersson Sidan 1 av 3

Dnr 2014/1261 BUN-1 Barn- och ungdomsnämnden Diariekod: 104

Uppföljning Intemkontrollplan 2014

Förslag till beslut

Barn- och utbildningskontoret föreslår att Barn- och ungdomsnämnden beslutar följande:

• Barn- och ungdomsnämnden godkänner redovisningen av uppföljningen av Intemkontrollplan 2014.

Sammanfattning

Barn- och ungdomsnämndens intemkontrollplan för 2014 innehöll tre olika områden; fakturering av barnomsorgsavgifter, externa bidrag inom nämnden samt lämnade bidrag - omsorg på obekväm tid. Dessa områden valdes ut utifrån en väsentlighets- och riskanalys av rutiner inom nämndens verksamhetsområde. I intemkontrollplanen för 2014 ingick att arbeta med rutinen avseende fakturering av barnomsorgsavgifter för att stärka den interna kontrollen, att göra en kartläggning av externa bidrag och bevakning av dessa inom nämnden samt att kartlägga rutinerna för utbetalning av ersättning under s k obekväm tid. Respektive delområde presenteras nedan:

Fakturering av barnomsorgsavgifter

Under året har ett projekt påbörjats inom Bam- och utbildningskontoret för att säkerställa att de avgifter som vårdnadshavare betalar överensstämmer med vad de faktiskt ska betala. Denna s k retroaktiva avgiftskontroll fortsätter även 2015. Det som styr avgiften som vårdnadshavare ska betala är:

• Inkomst

• Antal bam i barnomsorgen

• Verksamhet/typ av verksamhet som är aktuell

Den retroaktiva avgiftskontrollen är viktig på så sätt att det måste

säkerställas att vårdnadshavare erhåller korrekta kundfakturor, dels för att säkra kommunens intäkter.

Vad gäller manuella ändringar av avgifter som sker finns det alltid underlag till detta. Kontroll/attest sker av annan person än den som gjort själva ändringen.

(17)

Tjänsteutlåtande

2014-11-21

Dnr 2014/1261 BUN-1 Sidan 2 av 3

Ett arbete har även påbörjats med att dokumentera de kontroller som utförs i samband med rutinen för fakturering av barnomsorgsavgifter, detta arbete fortsätteräven 2015.

Externa bidrag inom nämnden

Förvaltningen erhåller varje år relativt omfattande externa bidrag. Bidragen erhålls från olika instanser, men den mest frekvent förekommande är Skolverket.

Följande externa bidrag erhålls för närvarande inom Barn- och utbildningskontoret:

1. Bidrag "Kvalitetssäkrande åtgärder - Maxtaxa" som söks från Skolverket i jan/feb.

2. Bidrag "Omsorg på obekväm tid" som söks från Skolverket i jan/feb.

3. Bidrag "Papperslösa barn" som söks från Skolverket i jan/feb och i aug/sep.

4. Bidrag "Icke folkbokförda barn" som söks från Skolverket i feb/mar och i sep/okt.

5. Bidrag "Karriärtjänster" som söks från Skolverket i feb/mar.

6. Bidrag "Lärarlyftet" som söks från Skolverket i feb/mar.

7. Bidrag "Entreprenörskap-huvudmän" som söks från Skolverket i mar/apr.

8. Bidrag "Nyanlända elever" som söks från Skolverket i apr/maj.

9. Bidrag "Matematiklyftet - matematiklärare &

matematikhandläggare som söks från Skolverket i nov-jan.

10. Bidrag "Personalförstärkning inom Elevhälsan" som söks från Skolverket i nov-jan.

11. Bidrag "Skapande skola" som söks från Kulturrådet i jan.

12. Bidrag "Läxhjälp" som söks från Skolverket i sep.

Inom förvaltningen har en uppdelning av ansvar skett mellan olika handläggare så att bevakning sker av tider för ansökan,

återrapportering/redovisning och rekvisition för respektive bidrag.

Skolverket har bl a tagit fram en Statsbidragskalender för året som underlättar detta arbete.

Lämnade bidrag - omsorg på obekväm tid

Barn- och utbildningskontoret betalar månadsvis ut en extra ersättning till förskolor och fritidshem som erbjuder omsorg på s k obekväm tid.

Verksamheten ska då ha öppet mellan 10 och 12 timmar, d v s utanför ramtid. Som grund för denna utbetalning finns en ansökan som finns på webben. I ansökan ingår även intyg från arbetsgivare. De ansökningar som kommer in har som regel beviljats. Ansökan ska ske för varje månad.

(18)

Tjänsteutlåtande

2014-11-21

Dnr 2014/1261 BUN-1 Sidan 3 av 3

Under 2015 planerar förvaltningen att göra en uppföljning/verifiering av denna verksamhet. Detta innefattar bl a att besöka respektive aktuell

förskola/fritidshem för att granska verksamheten och att förutsättningarna är uppfyllda.

Barn- och utbildningskontoret erbjuder även ytterligare omsorg på obekväm tid i form av ett upphandlat barnomsorgsföretag, Messamigos

AB/Nannyakuten. Även för denna omsorg ska ansökan ske och ansökan ska innehålla intyg från arbetsgivare. Ansvarig handläggare skapar ett uppdrag till Messamigos AB/Nannyakuten. Företaget tar dock inga uppdrag som är kortare än två timmar.

Messamigos AB/Nannyakuten skickar faktura varje månad. Kontroll sker av ansvarig handläggare att uppgifterna på fakturan överensstämmer med ansökningarna. Dokumentation av kontrollerna görs i Public 360. En kontroll sker även av vilka datum samt de tider för respektive datum som är aktuella.

Daniel Broman Förvaltningschef

(19)

2014-10-09 Sidan 1 av 4 Bilaga 1

Sara Potter

Dnr 2014/0022 UAN-2 Diariekod: 069

Redovisning av internkontrollarbete 2014

Granskningsområde

1) Ekonomi- och prognosarbete gällande gymnasiebudgeten.

2) Kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant, att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut och att det inte förekommer otillåtna bisysslor.

Gymnasiebudget

All registrering och hantering av elevuppgifter sker from maj 2012 genom KSL:s gemensamma databas ungdoms- och elevdatabasen (UEDB). Alla skolor är skyldiga att registrera sina elever i databasen. I den gemensamma databasen kan varje elev enbart vara registrerad på en gymnasieutbildning i taget. Information om var och på vilket program eleven studerar kopplas sedan ihop med priser, som ger ett betalningsunderlag.

Dubbeldebiteringar för elever elimineras därmed.

För elever som läser modersmål läggs även detta in i databasen och kopplas ihop med priset som hemkommunen beslutat. Även tilläggsbelopp registreras i databasen efter att den individuella bedömningen och överenskommelsen är klar mellan hemkommun och skola.

Varje månads betalningsströmmar baseras på ett av KSL fastställt datum, dvs. det som finns i databasen ligger till grund för betalningsunderlaget.

Kostnadsbild gymnasieutbildning

En genomlysning av kostnadsbilden för gymnasieutbildning för år 2012,2013 och de fem första månaderna år 2014 har genomförts (tabelll). Kostnaderna har delats upp i tre kategorier; direkt volymberoende, indirekt volymberoende och övriga kostnader. De stora kostnadsposterna återfinns i kategorin direkt volymberoende kostnader och är främst nationella program (ca 90%), introduktionsprogram (ca 5 %) och tilläggsbelopp (ca 3%).

(20)

2014-10-09

Dnr. 2014/0022 UAN-2 Sidan 2 av 4

Tabelll. Utfall kostnader år 2012,2013 och fem första månaderna år 2014.

2012 Procent 2013 Procent 2014014)5 Procent Direkt volymberoende kostnader

Tilläggsbelopp -6 273 484 2.6% -6 556 293 2,7% -3 368 009 3,4%

Introduktionsprogram -13 326 061 5.5% -13 430 814 5,6% •4 549 149 4.6%

Nationella program -220 764 635 90,7% -214 749 813 89.7% -89 214 387 89,7%

Modersmål -678 338 0.3% -819 285 0.3% -431 678 0.4%

SL-kort -1 950 136 0,8% -1 954 105 0.8% -1 001 721 1,0%

Indirekt volymberoende kostnader

Indirekt volymberoende kostnader -405 720 0.2% -1 891 508 0,8% -886271 0,9%

Övrigt

övrigt -11 188 0,0% -21 225 0,0% -1707 0.0%

TOTALT -243 409 562 -239 423 043 -99 452 922

Genomlysningen av kostnadsbilden för gymnasieutbildning är ett led i internkontrollen av gymnasiebudgeten och ligger till grund för arbetet med att ta fram en förbättrad prognosmetod.

Analys- och prognosmetod

Genom att jämföra 2013 års utfall som helhet och per termin med de 5 första månaderna för 2014 har helårssiffror beräknats. Snittkostnad per elev ligger sedan till grund för helårsprognosen.

Elevantalet innefattar både de elever som studerar på nationella program och de som går på introduktionsprogram.

Budget och utfall innefattar även en del som hör till det kommunala

informationsansvaret men då denna summa inte uppgår till mer än ca 20 tkr har ingen hänsyn tagits till den posten.

Då juli månad kostnadsmässigt innebär ca 0,5 månader och augusti ca 1,5 månader, har snittberäkningarna per månad multiplicerats med 12 för att fa fram årssiffror.

Budgeterat elevantal uppgår till 2 449. Totalt antal elever under våren tillsammans med preliminärt antal elever för hösten innebär ett snittantal på 2 557 elever, vilket är en ökning av elevantalet (volymer) med 108 elever i jämförelse med budget.

Budget för 2014 uppgår till 225 043 tkr för budgeterat elevantal om 2 449, vilket ger en snittkostnad på 91 892 kr per elev.

Kostnaden per elev består av kostnad för program (introduktions- och nationellt program), särskilda tillägg utifrån individuella behov, modersmålsstöd, SL-kort samt övriga kostnader såsom administration av UEDB, gymnasieantagning och dylikt.

Samtliga kostnadsposter är att anse som volymberoende, då stabsfunktion och liknande inte ligger med i beräkningarna.

(21)

2014-10-09

Dnr. 2014/0022 UAN-2 Sidan 3 av 4

Utveckling mellan VT 2013 och VT 2014 (kostnadper elev)

Totala snittkostnaden per elev, omräknad till årsbasis, uppgick 2013 till 90 746 kr, varav program 86 400, tillägg 2 366, modersmål 386, SL-kort 850 och övriga kostnader 744 (kr). Se tabell 2.

Tabell 2. Utveckling mellan VT 2013 och VT 2014 (kostnad per elev)

B R U T T O :

U t f a l l P r o g n o s

2 0 1 3 2 0 1 4

S n i t t k o s t n a d 9 0 7 4 6 9 3 4 1 8

Varav P r o g r a m 8 6 4 0 0 9 5 , 2 % 8 8 0 7 5 9 4 , 3 %

T i l l ä g g 2 3 6 6 2 , 6 % 3 1 6 3 3,4%

M o d e r s m å l 3 8 6 0 , 4 % 4 0 6 0,4%

S L - k o r t 8 5 0 0 , 9 % 9 4 1 1,0%

A d m i n i s t r a t i ( 7 4 4 0 , 8 % 8 3 3 0,9%

U t f a l l P r o g n o s

2 0 1 3 2 0 1 4

S n i t t k o s t n a d 9 0 7 4 6 9 3 4 1 8

Varav P r o g r a m 8 6 4 0 0 8 8 0 7 5

T i l l ä g g 2 3 6 6 3 1 6 3

M o d e r s m å l 3 8 6 4 0 6

S L - k o r t 8 5 0 9 4 1

A d m i n i s t r a t i i 7 4 4 8 3 3

N E T T O :

P r o g n o s 2014 S n i t t k o s t n a d p e r e l e v 9 1 3 0 4

Varav P r o g r a m 8 6 0 8 2 9 4 , 3 %

T i l l ä g g 3 0 9 1 3,4%

M o d e r s m å l 3 9 7 0,4%

S L - k o r t 9 2 0 1,0%

A d m i n i s t r a t i o n 8 1 4 0,9%

J m f p r o o s n t 3 % 1,94%

34%

5 % 11%

12%

J m f k r o n o r 2 6 7 2 1 6 7 5 7 9 7 20 9 1 8 9

Jämfört med utfall för hela 2013 skiljer sig beräkningen med under 100 kr per elev, varför VT 2013 använts för jämförelse med VT 2014, där årsutfallet ännu inte finns.

Motsvarande beräknade snittkostnad per elev för 2014 uppgår till 93 418 kr, varav program 88 075, tillägg 3 163, modersmål 406, SL-kort 941 och administration 833 (kr).

Den prognostiserade intäkten per elev är 2 114 kr, vilket ger en nettosnittkostnad per elev på 91 304 kr.

Jämförelse budget 2014 med prognos 2014

Jämfört med budget 2014 tyder beräkningarna på en minskad snittkostnad på 590 kr per elev, (91 892 - 91 304). För 2 449 budgeterade elever innebär detta minskade kostnader

(22)

2014-10-09

Dnr. 2014/0022 UAN-2 Sidan 4 av 4

om 1 503 tkr. Den beräknade volymen om 2 557 elever i snitt under året innebär dock ytterligare kostnader om 9 924 tkr, varför prognostiserad avvikelse mot budget i nuläget kan beräknas till totalt 8 421 tkr (225 043 tkr i budget jmf med prognostiserade 233 464 tkr).

Beslutsattest, jäv och bissysslor

Ett separat uppdrag har kommit från KS till alla förvaltningar gällande internkontroll 2014 och innefattar kontroll av att beslutsattest är gjord av behörig attestant, att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut och att det inte förekommer otillåtna bisysslor.

Beslutsattester

Stickprov av fakturor, med fokus på att attestering har gjorts av behörig attestant kommer att genomföras under fjärde kvartalet 2014.

Jäv

I november 2014 genomfors en utbildning för förvaltningens chefer av kommunjuristen kring jäv.

UAN:s nämndsekreterare sammanställer information till nämndens ledamöter gällande jäv och rutiner för när en eventuell jävsituation uppstår. I samband med den nya nämndens tillträde kommer en utbildnings-/informationsdag genomföras som omfattar såväl nämndens verksamheter som reglemente och annan viktig information inklusive mutor, bestickning och jäv.

Bisysslor

Kontroll av medarbetares eventuella bisysslor sker löpande vid medarbetarsamtal samt vid nyanställningar. Bisysslor kommer att kontrolleras och redovisas i separat

tjänsteutlåtande.

Sara Potter

(23)

SOLLENTUNA KOMMUN

Socialkontoret

Administrativa avdelningen

Annika Lindholm/Helena Randquist

BILAGA 1 (1) 2014-05-26

Fakturor avseende boende - ekonomiskt bistånd

Kontrollmoment

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. Var 10:e faktura granskades i pärm "Boende 2014", totalt 30 fakturor.

Tidsperiod jan-maj 2014.

Ankomststämpel saknas på alla kontrollerade fakturor.

Följande brister hittades;

Antal Beskrivning av fel

3 Felaktig moms bokförd i Procapita

3 Ören inte redovisas vid reg. i systemet = felaktigt momsbelopp 2 Momsen är inte registrerad vid betalning

1 Felräknat momsbelopp

4 Kortkonto använt som kombineras med moms trots att det på fakturorna saknas momsbelopp

1 Hela beloppet på fakturan konterad som moms i Procapita

Fakturor från optiker - ekonomiskt bistånd

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Glasögon 2007-".

Ankomststämpel saknas på alla kontrollerade fakturor.

8 Ingen moms registrerad i Procapita 5 Fel konto använt

Fakturor som avser matrekvisitioner - ekonomiskt bistånd

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Mat pärm 100701-".

Besök

Turebergshuset Turebergs torg

Postadress

191 86 Sollentuna

Telefon växel Fax reception Internet

08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se

(24)

2014-05-26

Fakturor avseende boende - flyktingintroduktion Kontrollmoment

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. Var 10:e faktura granskades i pärm avseende perioden 13/5 2014 -

13/112014.

Totalt granskades 15 fakturor.

Antal Beskrivning av fel 1 Fel konto använt.

1 Avrundningsfel på moms.

Fakturor från optiker - flyktingintroduktion

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Glasögon 31/10 2012 - " .

Antal Beskrivning av fel 0 Inga fel hittades.

Förslag till åtgärd

Att rutiner och arbetssätt ses över ytterligare på enheten för ekonomiskt bistånd.

T u r e b e r g s h u s e t 1 9 1 8 6 S o l l e n t u n a 0 8 - 5 7 9 2 1 0 0 0 0 8 - 3 5 0 2 9 0 w w w . s o l t e n t u n a . s e T u r e b e r g s torg

(25)

2014-05-26

Fakturor avseende boende - flykringintroduktion Kontrollmoment

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. Var 10:e faktura granskades i pärm avseende perioden 2/10 2013-13/5 2014.

Totalt granskades 20 fakturor.

4 Ören inte redovisas vid reg. i systemet = felaktigt momsbelopp 2 Ingen moms registrerad i Procapita

3 Felaktigt momsbelopp reg. i systemet

Fakturor från optiker - flyktingintroduktion

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Glasögon 31/10 2012 - " .

8 Ingen moms registrerad i Procapita

Att rutiner och arbetssätt ses över.

T u r e b e r g s h u s e t 1 9 1 8 6 S o l l e n t u n a 0 8 - 5 7 9 2 1 0 0 0 0 8 - 3 5 0 2 9 0 w w w . s o l l e n t u n a . s e T u r e b e r g s torg

(26)

SOLLENTUNA KOMMUN

Socialkontoret

BILAGA 1 (2) 2014-11-13

Fakturor avseende boende - ekonomiskt bistånd

Kontrollmoment

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. Var 10:e faktura granskades i pärm "Boende 2014", totalt 15 fakturor.

Tidsperiod jun-okt 2014.

3 Fakturor där momsen inte är specificerad i Procapita.

1 Faktura där betalning är gjord utifrån en orderbekräftelse och inte en faktura.

1 Felkontering i kombination med fel rader i Procapita.

1 Hela beloppet på fakturan konterad som moms i Procapita.

Fakturor från optiker - ekonomiskt bistånd

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Glasögon 2007-".

Antal Beskrivning av fel 4 Fel konto använt.

Fakturor som avser matrekvisitioner - ekonomiskt bistånd

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Mat pärm 100701-".

Turebergshuset 191 86 Sollentuna 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg

(27)

SOLLENTUNA KOMMUN

Socialkontoret

BILAGA 2 2014-06-30

Internkontroll 2014 - tillfälliga utbetalningar via Procapita

V i har granskat utbetalningar av s.k. "kringkostnader" till placerade barn (de ärenden som handläggs på placeringsenheten) samt till ensamkommande flyktingbarn.

Det kan röra klädutrustning, resor för umgänge med föräldrar eller kostnad för uppehälle för en del av de ensamkommande ungdomarna. Denna typ av betalningar ska alltid föregås av ett beslut fattat av handläggare eller enhetschef.

V i har granskat 20 utbetalningar. Samtliga var korrekt konterade och var grundade på ett beslut av handläggare eller enhetschef.

Ingen åtgärd behöver vidtas då allt var korrekt.

T u r e b e r g s h u s e t 191 8 6 S o l l e n t u n a 0 8 - 5 7 9 2 1 0 0 0 0 8 - 3 5 0 2 9 0 w w w . s o l l e n t u n a . s e T u r e b e r g s torg

(28)

SOLLENTUNA KOMMUN

BILAGA 3 (1) Socialkontoret

2014-06-11 Administrativa avdelningen

Yvonne Sedlacek Redovisningsekonom 08-579 215 58

Internkontroll First Card och Ica-fakturor

Kontroll First Card

Tidsperiod: Januari - April 2014

Moment: Kontrollera att kortinnehavare av First Card inte har attesterat sina egna fakturor.

Totalt under perioden har 88 fakturor attesterats och 5 av dessa var attesterade av kortinnehavaren.

Att sakgranskare/konterare skickar berörda fakturor direkt till överordnad chef. Även informera alla attestanter om gällande regler.

Kontroll ICA-fakruror

Tidsperiod: Januari - April 2014

Moment: Kontroll av att alla kvitton är bifogade till ICA-fakturorna Totalt under perioden har 59 fakturor attesterats där 385 kvitton var angivna på fakturorna och av dessa saknades 7 kvitton.

Informera alla IC A-kortinnehavare att kvitton måste lämnas till sakgranskare/konterare.

(29)

SOLLENTUNA KOMMUN

BILAGA 3 (2)

Socialkontoret

2014-11-14 Administrativa avdelningen

Yvonne Sedlacek Redovisningsekonom 08-579 215 58

Internkontroll First Card och Ica-fakturor

Kontroll First Card

Tidsperiod: Maj - Oktober 2014

Moment: Kontrollera att kortinnehavare av First Card inte har attesterat sina egna fakturor.

Totalt under perioden har 139 fakturor attesterats och av dessa var 7 attesterade av kortinnehavaren.

Fortsätta att informera alla attestanter om gällande regler.

Kontroll ICA-fakturor

Tidsperiod: Maj - Oktober 2014

Moment: Kontroll av att alla kvitton är bifogade till ICA-fakturoma Totalt under perioden har 89 fakturor attesterats där 537 kvitton var angivna på fakturorna och av dessa saknades 20 kvitton.

Fortsätta att informera berörda om gällande regler.

(30)

HET] SOLLENTUNA KOMMUN

Bilaga 3

*wi!. Socialkontoret

2013-11-18 Yvonne Sedlacek

Redovisningsekonom

Dnr. 2013/0130 SN-1

Intemkontrollplan för år 2014 för socialnämnden

Bakgrund

Enligt kommunallagen ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Nämnden ska årligen upprätta en intemkontrollplan utifrån en risk- och väsentlighetsanalys.

Plan for internkontroll år 2014

En plan för den interna kontrollen ska årligen fastställas av socialnämnden för att säkerställa att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom social namnens verksamhetsområde. Socialchefen ansvarar för fram- tagandet och uppföljningen av planen. Ett förslag till intemkontrollplan för år 2014 har tagits fram av socialkontoret, se nedan:

S y s t e m Kontrallmoment Kontrollansvar Frekvens M e t o d Rapportering

Procapita Fakturor s o m avser kostnader för ekonomlsktbistånd(boenden m m )

Ekonom o c h s y s t e m , förvaltare

April November

Stickprov Controller

Procapita Peraonec

Tillfälliga utbetalningar till familjehem Ekonom o c h s y s t e m - förvaltare Procapita

April November

Stickprov Controller

Ascendo Kontrollera att kortinnehavare av First Card inte har attesterat sina egna fakturor

Ekonom o c h controller

I g å n g / mänad

Alla First C a r d

Controller

ftscendo Kontroll a v a t t alla kvitton Sr bifogade till Ica-fakhiroma.

Ekonom och controller

I g å n g / mänad

Alla Ica- kort

Controller

Fastställd intemkontrollplan ska delges kommunstyrelsen och revisorerna

Besök Postadress Telefon växel Fax receptlon Internet

T u r e b e r g s h u s e t 1 9 1 8 6 Sollentuna 0 8 - 5 7 9 2 1 0 0 0 0 8 - 3 5 0 2 9 0 www.solIentuna.se T u r e b e r g s torg

(31)

Bilaga 1

UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLLPLAN FÖR ÅR 2014 FÖR VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN,

Kontroll av individbeslut är aktuella och att nyprövning skett.

Uppföljning av att nyprövning av beslut skett.

Nuvarande verksamhetssystem kräver att samtliga beslut är aktuella, for att säkerställa insats hos brukaren.

Ingen åtgärd.

Kontroll av att handläggningstiden från ansökan till beslut inte överstiger den föreskrivna tiden vid myndighetsbeslut.

Uppföljning av att beslut fattats inom tidsramen

Av 111 kontrollerade beslut om särskilt boende för äldre översteg handläggningstiden den föreskrivna tiden 30 dagar i 24 ärenden. 59 beslut om hemtjänst kontrollerades, varav 8 ärenden överskred tidsgränsen. I väntan på läkarutlåtande och ADL-bedömning ligger till grund för den överskridna tidsgränsen.

Av samtliga 157 kontrollerade beslut enligt LSS, överskred handläggningstiden i 16 ärenden den föreskrivna tiden om 3 månader. I dessa fall har utökad utredningstid krävts för att tillgodose behovet korrekt.

Vård- och omsorgskonteret arbetar för ett nära samarbete med landstinget.

Kontroll av att VOKs adressregister över leverantörer i LOV överensstämmer med leverantörernas information och kontaktuppgifte vid tidpunkten.

Att korrekta uppgifter avseende respektive leverantör är

registrerade hos VOK:

Under sommaren 2014 genomfördes en uppgiftsinsamling hos nämndens samtliga leverantörer av hemtjänst enligt LOV. Kontroll gjordes att de uppdaterade uppgifterna registrerats i kontorets interna kontaktregister samt att de överensstämde med uppgifterna på utförarens hemsida och kommunens externa webb.

Uppdaterad rutin för detta arbete beräknas vara färdig i december 2014.

Kontoret inför löpande översyn av leverantörernas lämnade kontaktuppgifter i enlighet med upprättad rutin från och med 1 januari 2015.

Godkänt dokument, 2014-11-18, Karin Proos

(32)

Bilaga f.

UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLLPLAN FÖR ÅR 2014 FÖR VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN, enligt beslut KS 2014-02-19

Kontroll av att beslutsattest är gjord av behörig.

Avstäinning enligt attesträtt i Ascendo.

Av sjuttio kontrollerade fakturor under perioden jan-okt 2014 noteras ingen som attesterats av obehörig. Fyra

attesterade fakturor där eget deltagande noteras, dock med ej betydande belopp.

Reglemente för ekonomiska transaktioner kommuniceras med chefer och berörda

attestanter vid tertialbokslut och årsbokslut.

Att jäv inte förekommer i fattade beslut. För att aktualisera frågan för all personal hade kontoret i april ett gemensamt föreläsningstillfälle där kommunjuristen informerade om bisyssla och jäv ur juridiska perspektiv.

SKLs skriftliga vägledning för anställda i kommun, landsting och regioner, "Om mutor och jäv" används som en del i kontorets kontinuerliga, interna arbete.

Frågan aktualiseras i samband med det årliga

medarbetarsamtalet.

Att otillåtna bisysslor inte förekommer. Vård- och omsorgskontoret har 75 anställda, varav 13 anställda har sin arbetsplats utanför Turebergshuset. Av samtliga anställda på vård- och omsorgskontoret har 5 personer anmält någon form av bisyssla.

I kontorets granskning av de anställdas anmälda bisysslor i förhållande till kategorierna förtroendeskadliga,

arbetshindrande- eller konkurrerande bisysslor, har ingen anmäld bisyssla bedömts otillåten.

Samtliga anställdas bisyssla följs enligt rutin upp i samband med det årliga medarbetar- samtalet.

Godkänt dokument, 2014-11-18, Karin Proos

(33)

Bilaga $

Uppföljning av internkontroll 2014, kultur- och fritidsnämnden

Rutiner kring skydd av tillgångar

Idrott Sollentuna har en

maskinpark på Sollentunavallen som har ett högt värde vilket kräver en effektiv förvaltning för att miiiimera risk för fel, förlust etc. En översyn behöver göras vad gäller rutiner för larm, lås och förvaring av maskinparken.

Översynen av tidigare nämnda rutiner resulterade i utvidgat larmsystem. Detta innebär att garaget på Sollentunavallen har kompletterats med ett tyst larm som är direkt kopplat till bevakningsföretaget. Även låsrutinerna har setts över vilka har förbättras då brister upptäckts gällande nyckelhantering samt öppethållande av grindpassage. Hela

personalstyrkan har varit delaktiga i att ta fram en lås-/säkerhetsrutinbeskrivning.

Efter konstaterat inbrott och bristfälliga säkerhetsrutiner ansåg verksamheten att akuta åtgärder behövde genomföras.

Dessa togs i bruk under våren 2014.

Utbetalning av aktivitets- bidrag

När ansökningar av bidrag kommer in diarieförs de för att därefter registreras i FRI4

(systemet för bidragshantering) för utbetalning.

För att minimera eventuella misstag vid ansökning/registrering av bidrag har ett system köpts in och installerats som kallas APN, Aktivitetskort På Nätet. Detta är en tjänst för aktivitetsbidragsgrundande närvarorapportering. För föreningar betyder detta en bättre säkerhet, enklare administration, mindre chans att göra fel och snabbare utbetalning.

Då systemet är nytt har ingen utvärdering ännu genomförts.

Bristema i bidragshanteringen är förbättrade via APN men utvärdering av systemet kommer ske först 2015.

Godkänt dokument, 2014-11-24, Niklas Roos af Hjelmsäter

(34)

Bilaga 1. Uppföljning av intern kontrollplan 2014 för miljö- och byggnadsnämnden

Rutin/system Kontrollmoment Frekvens Beskrivning av möjliga risker

Uppföljning December 2014

Status Kontroll av att

debitering sker enligt kommunens taxor inom plan- och bygglagens och miljöbalkens områden (inom miljö- och byggnadsnämndens ansvarsområden).

Att debitering sker enligt taxorna. Att korrekt debitering görs samt att rutiner följs för uppföljning av

debitering/fakturering.

Stickprov av fakturor enligt olika taxor

Att debitering missas, felaktig debitering görs,

inkomster uteblir och ytterst att rättsäkerhet och likställighet inför lagstiftningen riskeras.

Slumpvisa stickprov har gjorts under november av fakturor/avgiftsunderlag inom miljöbalkens och plan- och bygglagens taxor.

Ingen anmärkning av de granskade fakturorna kunde noteras. Rutiner följs.

Kontrollen är utförd.

Ingen åtgärd.

Kontroll av att jäv inte förekommer i samband med beslut.

Uppsikt och utbildning Löpande och årlig.

Brott mot

kommunallagen samt förtroendeskadlighet

Utbildning hölls under februari 2014 med

nämnden. Löpande uppsikt.

Rutinerna följs, ingen anmärkning.

Ingen åtgärd.

Kontroll av att otillåtna bisysslor inte förekommer.

Kontroll av att rutinerna följs.

Ärlig uppföljning.

Brott och

förtroendeskadlighet.

Samlad uppföljning under oktober för att kunna redovisa KS enligt särskild anvisning.

Inga otillåtna bisysslor har konstaterats. Rutiner följs.

Ingen åtgärd.

Kontroll av att

beslutsattester görs av behöriga attestanter.

Kontroll av att rutinerna följs.

Ärlig Uppföljning.

Brott och

förtroendeskadlighet.

Stickprov av beslutsattester.

Vissa anmärkningar på att syfte och program saknas för kurser m.m.

Rutiner skärps och utbildning ordnas.

(35)

Uppföljning av intemkontrollplan 2014 för Rösjöstyr elsen

Rutin/system Kontrollmoment Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd

Rutiner för att upptäcka elever som inte når kunskapsmålen.

Undervisande lärare samt speciallärare genomför

screeningar, tester och diagnoser kontinuerligt under elevens skoltid. Finns dokumenterat i skolans elewårdsplan.

Rapportering sker kontinuerligt till rektor via Elevhälsoteamet.

Regelbundet sker avstämning två gånger per år i Unikum.

Rutiner för när barn försvinner. Handlingsplan finns uppsatt i varje klassrum samt på vårt Intranät. Genomgång med all personal i början av läsåret. Närmaste chef går vid varje incident igenom

handlingsplanenen med inblandad personal för att verifiera att handlingsplanen följts och ser över om något måste förändras.

Fungerar bra.

Rutiner när barn skadas. Handllingsplan finns på vårt Intranät. Genomgång med all personal i början av läsåret.

Osäkerhet om hur dessa skador dokumenteras. Skolsköterskan har blankett som skall användas och sedan till henne.

Uppdatera handlingsplanen betr dokumentationen.

Rutiner för ansökningar och antagande till skolan mellan skolvalsperioderna.

Ansökningar till grundskolan sker nu helt via webben (Hyper).

För grundsärskolan finns särskilt framtagna blanketter tillgängliga på hemsidan.

Det går inte att ha en "lokal kö"

av avslagna ansökningar för grundskoleelever i webbsystemet.

Löst genom att papperskopior på ansökningar sätts i särskild pärm.

Undersöka möjligheten till köplacering av avslagna ansökningar i webbsystemet.