Meddelanden del 2 Protokollsutdrag KF, KS, nämnder

(1)

Sammanträdes protokoll

Sammanträdesdatum 2015-06-11

Sidan 1 av 2

§ 7 0 / 2 0 1 5 D n r 2012/0753 K S - 2 1 D i a r i e k o d : 300

Antagande av policy för Sollentuna kommuns trafik- och transportsystem

I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2015-05-04 från kommunledningskontoret.

Sammanfattning

Under inledningen av 2015 remitterades ett förslag till trafikstrategi till de kommunala nämnderna samt pensionärsrådet och handikapprådet. De synpunkter som inkom från framförallt trafik- och fastighetsnämnden har föranlett en omarbetning av strategin till en policy för kommunens trafik- och transportsystem att utgöra en del av kommunens författningssamling.

Remissens mer omfattande beskrivning har utformats som en

bakgrundsbeskrivning till policyn. I policyn återfinns vision för trafik- och transportsystemet följt av sex bärande strategier som beaktar trafikfrågans bredd och att den i mycket överlappar andra policyområden. Policyn lyfter fram ett antal indikatorer som är avsedda att användas för att följa upp om kommunen utvecklas i riktning mot visionen. De handlingsplaner som tas fram för att förverkliga policyn ska utnyttja indikatorerna för att formulera mätbara mål och sammantaget utgöra kommunens trafikplan. I linje med detta antog fullmäktige redan i december 2014 kommunens cykelplan och gav trafik- och fastighetsnämnden i uppdrag att ta fram en parkeringsplan.

Kommunstyrelsens förslag

Kommunstyrelsen förslår fullmäktige att besluta följande:

• Kommunfullmäktige antar den till tjänsteutlåtande daterat 2015-05-04 bifogade policy för Sollentuna kommuns trafik- och transportsystem.

Överläggning i fullmäktige

Under överläggningen yttrar sig Thomas Ardenfors ( M ) , Lilian Lama (S), Roger Sjöberg (S) och Josefin Silverfur (C).

Thomas Ardenfors ( M ) med instämmande av Roger Sjöberg (S) och Josefin Silverfur (C) yrkar bifall t i l l kommunstyrelsens förslag.

Proposition

Ordförande Björn Karlsson ( M ) frågar om fullmäktige bifaller eller avslår kommunstyrelsens förslag. Fullmäktige bifaller förslaget

Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.

(2)

SOLLENTUNA KOMMUN

Kommunfullmäktige

Sammanträdes- protokoll

Sidan 2 a v 2

Kommunfullmäktiges beslut

• Kommunfullmäktige antar den till tjänsteutlåtande daterat 2015-05-04 bifogade policy för Sollentuna kommuns trafik- och transportsystem.

B e s l u t s e x p e d i e r i n g : Akt

Stadsbyggnadsstrateg L a r s Keski-Seppälä Samtliga nämnder

Pensionärsrådet Handikapprådet

(3)

SOLLENTUNA KOMMUN

Sidan 1 a v 2

§ 1 0 8 / 2 0 1 5 D n r 2014/0094 K S - 4 4 D i a r i e k o d : 101

Mått till kommunövergripande målen 2015

Sammanfattning

Enligt kommunens regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning ska kommunstyrelsen fatta beslut om mått, inklusive målvärden, till de kommunövergripande målen.

Inför verksamhetsåret 2015 har kommunens fokusområden och de kommunövergripande målen omformulerats. Utifrån detta har en genomgång gjorts av vilka mått som är lämpliga för de olika målen. T i l l övervägande del föreslås mått som funnits med redan tidigare mot kommunövergripande mål.

Målvärden är angivna för flera mått. Parallellt finns mått som är viktiga i uppföljningen av de kommunövergripande målen samtidigt som kommunen bara till en del kan påverka utvecklingen. Dessa mått föreslås finnas med utan att det fastställs mål värden för dem.

Arbetsutskottets förslag

Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta följande:

1. Mått med målvärden till de kommunövergripande målen för 2015 fastställs i enlighet med bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015-05-13.

2. För verksamhetsspecifika mått till de kommunövergripande målen ska berörda nämnder, där så är lämpligt, fastställa målvärden för 2016 och/eller för mandatperioden. Detta görs i samband med att verksamhetsplanen för 2016 fastställs.

Överläggning i kommunstyrelsen

Douglas Lithborn ( M ) med instämmande av Freddie Lundqvist (S) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag.

Proposition

Ordförande Douglas Lithborn ( M ) frågar om kommunstyrelsen bifaller arbetsutskottets förslag. Kommunstyrelsen bifaller förslaget.

(4)

Sidan 2 av 2

Kommunstyrelsens beslut

Enhetschef för utvecklingsenheten Kristina Brismark Samtliga nämnder

Sign. Ordf. Justerare E x p . datum Sign.

(5)

SOLLENTUNA KOMMUN

Tjänsteutlåtande

Kommunledningskontoret

2015-05-13 Kristina Brismark Sidan 1 av 3

Dnr 2014/0094 K S - 4 4 Kommunstyrelsen Diariekod: 101

Mått till kommunövergripande målen 2015

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta

Sammanfattning

Enligt kommunens regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning ska kommunstyrelsen fatta beslut om mått, inklusive mål värden, till de kommunövergripande målen.

Inför verksamhetsåret 2015 har kommunens fokusområden och de kommunövergripande målen omformulerats. Utifrån detta har en genomgång gjorts av vilka mått som är lämpliga för de olika målen. T i l l övervägande del föreslås mått som funnits med redan tidigare mot kommunövergripande mål.

Målvärden är angivna för flera mått. Parallellt finns mått som är viktiga i uppföljningen av de kommunövergripande målen samtidigt som kommunen bara till en del kan påverka utvecklingen. Dessa mått föreslås finnas med utan att det fastställs målvärden för dem.

Bakgrund

Enligt kommunens regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning fastställer kommunstyrelsen lämpliga mått med därtill hörande målvärden t i l l de kommunövergripande målen. Måtten används som en delkomponent i uppföljningen av de kommunövergripande målen enligt följande principskiss.

Besök Postadress Telefonväxel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(6)

2015-05-13

Dnr 2014/0094 K S - 4 4 Sidan 2 av 3

Uppföljning och utvärdering i målstyrningsmodellen:

Kommunövergripande

mål ^{4 t}

Kommunövergripande

mål *¹

Åtaganden 4 C

Åtaganden

' V

Handlingsplaner

Mått

Ambitionen är att måtten ska leva hela mandatperioden (om inte målen förändras). Eftersom det pågår en kontinuerlig utveckling av mått fattas dock beslut om mått för varje enskilt verksamhetsår så att möjlighet finns till förbättringar i måttuppsättningen.

Kommunledningskontorets beredning

Arbetet med att definiera mått och deras eventuella målvärden bör göras i samband med verksamhetsplaneringen inför kommande verksamhetsår. För verksamhetsåret 2015 har detta material tagits fram först under våren 2015 vilket innebär att beslutet kan fattas först nu.

I beredningen har kommunledningskontoret haft kontakt med de olika förvaltningarna när det gäller definitioner och målvärden för

verksamhetsspecifika mått.

Förslaget till mått har diskuterats i förvaltningschefsgruppen. Gruppen konstaterar att uppsättningen bör utvecklas vidare inför verksamhetsåret 2016 både vad gäller eventuell komplettering av mått samt diskussion kring de verksamhetsspecifika måtten och eventuellt fastställande av målvärden i nämnderna.

Följande principer har använts i samband med att förslaget har arbetats fram:

• För varje mål används ett begränsat antal mått för att skapa

överskådlighet och fokus. Även om antalet mått utvidgades skulle de ändå aldrig kunna skapa en helhetsbild av målet. Enligt kommunens målstyrningsmodell är bedömningen av målen alltid en

(7)

2015-05-13

Dnr 2014/0094 K S - 4 4 Sidan 3 av 3

sambedömning med både måtten och en mer kvalitativ bedömning av de utvecklingsinsatser som är genomförda (åtagandena) och vilka effekter dessa bedöms få.

Kommentar: förutsättningarna att hitta bra mått varierar mellan de olika målen både vad gäller antalet bra mått och hur väl de täcker hela målbeskrivningen.

• I de fall nämnd har satt ett målvärde till ett mått har detta använts.

För vissa kommunövergripande mått har målvärde angivits om politiken redan pekat ut det (exempelvis inom näringsliv och bostadsbyggande) eller om kommunledningskontoret kan sätta ett gemensamt målvärde utifrån planerat förbättringsarbete inom området (t ex för externa webben).

• Det finns mått som är intressanta för uppföljningen av

kommunövergripande mål men där kommunen inte har f u l l rådighet, t ex ohälsotal. Denna typ av mått finns med utan målvärde och är alltså en typ av "följamått" som ger viktig information i analysen av det kommunövergripande målet.

• Eftersom några mål i sina beskrivningar är något överlappande finns det några mått som skulle kunna användas till flera mål. Som princip används dock varje mått enbart på ett mål. Detta får sedan

kommenteras i analysen vilket följer motsvarande princip för åtaganden.

Katarina Kämpe Kristina Brismark Kommundirektör

Bilaga 1 Mått till de kommunövergripande målen 2015

(8)

Bilaga 1

Kommunövergripande mål och mått 2015

^Resultat_{2 0 1 3} ^Resultat_{2 0 1 4} M å l v ä r d e

2015 K o m m e n t a r

Näringsliv och arbetsmarknad

M å l 1 K o m m u n e n ska vara en aktiv aktör mot näringslivet

Kommunen ska vara en aktiv part i kontakterna medföretagen för att fortsätta att utveckla företagsklimatet i kommunen. Det ska finnas ett fungerande samspel mellan kommun och näringsliv.

Ökat samarbete ger större insyn och förståelse för varandras beslutsprocesser.

Särskilt fokus ska läggas på att:

• tillvarata gemensamma intressen genom att utveckla samarbeten

• förbättra tillgängligheten och servicen till företagare

• aktivt verka för att uppmuntra nyföretagande och utveckling av befintliga företag

Företagsklimat Svenskt näringsliv, ranking av det lokala näringslivsklimatet 5 2 1 Företagsklimat serviceundersökning, Stockholm Business Alliance (SBA), ranking inom

SBA 12 Ej publicerat Målvärde kommer att föreslås inför verksamhetsår

2016.

M å l 2 Fler i arbete

Varje människa är en resurs och ska ges möjlighet att med sitt arbete bidra efter sin egen förmåga. Fokus på utbildning och egen försörjning är nödvändigt om utanförskapet ska minska.

Målet är att alla ska lämna gymnasiet med godkända betyg. 1 det fall detta inte uppnås ska möjlighet finnas att komplettera för behörighet till vidare studier.

För att ge alla elever goda möjligheter senare i livet är det viktigt att snabbt fånga upp de ungdomar som hoppar av skolan för att de snabbt ska få hjälp att finna en ny väg.

Det är viktigt att bejaka lusten att lära i livets alla stadier. Kompetensutveckling ska vara möjligt för alla som står utanför arbetsmarknaden.

Kommunens och andra arbetsgivares delaktighet och samverkan är viktigt i ett aktivt mångfaldsarbete för ett mer inkluderande arbetsliv för alla.

Andel studerande på yrkesvux som är i arbete eller studier året efter avslutad

utbildning (%) - - 95

Andel deltagare i insats via Möjligheternas kontor som gått vidare till arbete eller

studier (%) - ⁵⁵ ⁵⁵

Andel elever som fullföljer gymnasieutbildning inom 4 år (%) Gäller folkbokförda i

Sollentuna 80,2 84,3

Andel arbetslösa i Sollentuna kommun (%) 5,3 4,6

Andel arbetslösa ungdomar 18-24 år i Sollentuna kommun (%) 9 6

Andel arbetslösa med utländsk bakgrund (%) 12,4 10,9

(9)

Bilaga 1

Kommunövergripande mål och mått 2015

^Resultat₂₀₁₃ ^Resultat_{2 0 1 4} M å l v ä r d e

2015 K o m m e n t a r

Utbildning

M å l 3 Alla k o m m u n e n s utbildningsverksamheter s k a hålla e n hög kvalitet

Sollentunas barn och ungdomar ska ha möjligheter att utvecklas och att möta utmaningar på sin egen nivå oavsett vilken förskola/skola/fritids de väljer att gå i. Målet är att samtliga skolor ska ha höga kunskapsresultat. Den fysiska och psykiska skolmiljön ska vara god.

Det administrativa arbetet för både lärare och skolledare ska effektiviseras så att tid frigörs för kärnuppdraget.

FN:s barnkonvention utgör en grund för att skapa öppenhet och mångfald bland barn och ungdomar.

En förutsättning för att nå goda studieresultat är att eleverna är trygga. Nolltolerans mot mobbning och kränkande behandling ska alltid gälla.

Spridning av resultat mellan grupper av elever, skillnad i meritvärde mellan flickor och

pojkar, samtliga skolor 20,8 13,1 13,5

Genomsnittligt meritvärde grundskolan, samtliga skolor 238,7 241,2 242

Andel elever med godkända betyg i samtliga ämnen, samtliga skolor åk 9 (%) 88,5 88,2 90 Andel elever som upplever sig mobbade i grundskolan (%), samtliga skolor 5,3 4,7 4,6

Andel elever på Rudbeck som känner sig trygga (%) 95 94 95

Genomsnittlig betygspoäng på Rudbeck 15,4 15 15

Andel elever på Rudbeck som når behörighet till studier på universitet och högskola (%)

96,2 95 96

Andel studerande som når godkänt inom grundläggande vuxenutbildning (%) 83 87 80 Målvärde satt utifrån avtal med utförarna Andel studerande som når godkänt inom gymnasial vuxenutbildning (%) 83 84 80 Målvärde satt utifrån avtal med utförarna

Andel studerande som uppnår godkänt betyg SFI (%) 88 100 75 Målvärde satt utifrån avtal med utförarna

(10)

Bilaga 1

Kommunövergripande mål och mått 2015

^Resultat₂₀₁₃ ^Resultat_{2 0 1 4} M å l v ä r d e

2015 K o m m e n t a r

Förebyggande insatser och omsorg

M å l 4 G e n o m förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv

Förebyggande insatser ska vara i fokus i livets alla skeden. Barnperspektivet är en viktig del i detta arbete.

Skolan och civilsamhället är viktiga arenor. Där ska barn och ungas problem identifieras och fångas upp. Samverkan mellan kommunens verksamheter och andra aktörer måste förstärkas för barnens bästa.

En viktig förutsättning för att kunna leva ett tryggt och självständigt liv är att invånarna har boende och egen försörjning.

Kommunens äldre invånare ska erbjudas ett aktivt och socialt liv. Kommunen ska prioritera förebyggande insatser som höjer de äldres livskvalitet.

Ohälsotal 20 20,6

Medborgarnas betyg Trygghet (index 1-100) - 6 1

Andel behöriga elever till gymnasieskolan (%) 94,8 93,7

Andel av befolkningen med försörjningsstöd (%) 2,1 Ej publicerat

M å l 5 Arbeta för e n individuellt a n p a s s a d o m s o r g av hög kvalitet

Sollentuna kommun ska erbjuda vård och omsorg som präglas av hög kvalitet och värdighet.

Invånarna ska kunna välja en aktör utifrån sina önskemål och behov. Anhöriga ska erbjudas en självklar plats i omsorgsarbetet.

E-hälsan fyller en viktig funktion när det gäller att öka tillgängligheten och effektivisera vårdinsatserna.

Brukarundersökning äldreomsorg, helhetsbetyg hemtjänst (%) 88 86

Brukarundersökning äldreomsorg, helhetsbetyg särskilt boende (%) 76 83

Medborgarnas betyg Stöd för utsatta personer (index 1-100) - 59

Andel ungdomar som inte återaktualiseras i socialtjänsten inom ett år efter avslutad

utredning eller insats 72 74

(11)

Bilaga 1

Kommunövergripande mål och mått 2015

2015 K o m m e n t a r

Miljö och samhällsutveckling

M å l 6 Arbeta för en god bebyggd miljö

En god bebyggd miljö ställer krav på luft- och vattenkvalitet. Natur- och kulturvärden ska tas tillvara, liksom att bullerstörningarna ska minska och en giftfri miljö eftersträvas. Miljövänliga och resurseffektiva val ska förespråkas vid såväl ny- som ombyggnation.

Boendet i kommunen ska möjliggöra miljövänlig livsstil med alternativa val vid resande. Förtätning bör främst ske i stationssamhällena. Grönområden fyller en viktig funktion i stadsutvecklingen.

Översiktsplanen ska ses över i en rullande process för att anpassas till de förändringar och den utveckling som sker i kommun och omvärld.

Det är viktigt att den bebyggda miljön tillvaratar platsens kvaliteter och utvecklas efter människors behov. Att skapa delaktighet är därför av stor vikt.

Medborgarnas betyg Bostäder (index 1-100) - ⁶³

Medborgarnas betyg Tillgång till gång- och cykelvägar (%) - ⁸⁶

Medborgarnas betyg Tillgång till kollektivtrafik (%) - ⁸⁸

Antal nya bostäder per år 447 324 300-500

M å l 7 Minska utsläppen av växthusgaser

Kommunens antagna klimatstrategi är en grund för det kommunövergripande målet.

Vi ska minska utsläppen av växthusgaser i kommunens verksamheter samt skapa förutsättningar för invånare och verksamma att minska utsläpp av växthusgaser.

Det är viktigt att se klimatpåverkan i ett helhetsperspektiv, exempelvis genom att beakta den totala påverkan från varor och tjänster.

Kommunens verksamheters totala utsläpp av växthusgaser (inklusive indirekt

markanvändning) ton C 02 ekvivalenter - -

Denna mätning kommer att genomföras utifrån MU:s prioritering av resurser och de strategier som kommer arbetas fram under 2015.

Fastigheternas växthusgasutsläpp (ton C 02) 466 1853

Målvärde 2014:570 (Klimatstrategin). Nytt målvärde kommer beslutas via nytt styrdokument i slutet av 2015.

Byggnadsmaterialens växthusgasutsläpp (ton C02) - - Bedömningen är att det nu finns förutsättningar att

börja mäta.

Vägtransporternas växthusgasutsläpp (ton C 0²) 203 108

Målvärde 2014:189 (Klimatstrategin) Nytt målvärde kommer beslutas via nytt styrdokument i slutet av 2015.

(12)

Bilaga 1

Kommunövergripande mål och mått 2015

2015 K o m m e n t a r

Kommunikation

M å l 8 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i k o m m u n e n s utveckling

Kontaktvägarna ska vara enkla och tydliga. Invånarna ska ges möjlighet att vara delaktiga i utvecklingen av kommunen till exempel genom medborgardialoger. Genom införandet av E-tjänster ges invånarna ytterligare möjlighet att vara aktiva medborgare.

Medborgarnas betyg Inflytande (index 1-100) - ⁵⁵

Valdeltagande i kommunfullmäktigeval (%) - 84,3

Webbesökarnas nöjdhet (%), Web Service Award 60 56 63

(13)

Sidan 1 av 2

§ 1 0 9 / 2 0 1 5 D n r 2015/0121 K S - 2 D i a r i e k o d : 104

Intern kontrollplan 2015 för nämnderna

Sammanfattning

Av kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna

kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer för den interna kontrollen i november 2003.1 oktober 2014 beslutade

fullmäktige om nya regler för intern kontroll som kommer att tillämpas från och med intern kontrollplan 2015. A v riktlinjerna framgår att

kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. A v riktlinjerna framgår att nämnderna varje år ska ta fram en intern kontrollplan för verksamheten.

Samtliga nämnder har tagit fram intern kontrollplan för 2015.

Arbetsutskottets förslag

Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta följande:

• Informationen i bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015-05-15, avseende interna kontrollplaner 2015, läggs t i l l

handlingarna.

Proposition

Ordförande Douglas Lithborn (M) frågar om kommunstyrelsen bifaller arbetsutskottets förslag. Kommunstyrelsen bifaller förslaget.

Kommunstyrelsens beslut

• Informationen i bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2015-05-15, avseende interna kontrollplaner 2015, läggs t i l l

handlingarna.

Redovisningschef Chatarina Sjöberg Samtliga nämnder

S i9n- Ordf. Justerare E x p . datum Sign.

(14)

SOLLENTUNA KOMMUN

Sammanträdes-

Kommunstyrelsen

protokoll

Sidan 2 av 2

Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.

(15)

SOLLENTUNA KOMMUN

Diariekod: 104

Intern kontrollplan 2015 för nämnderna

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande 1. Information i bilaga 1, avseende interna kontrollplaner 2015, läggs till handlingarna.

Sammanfattning

A v kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna

kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer för den interna kontrollen i november 2003.1 oktober 2014 beslutade fullmäktige om nya regler för intern kontroll som kommer att tillämpas från och med intern kontrollplan 2015. A v riktlinjerna framgår att

kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. A v riktlinjerna framgår att nämnderna varje år ska ta fram en intern kontrollplan för verksamheten.

Samtliga nämnder har tagit fram intern kontrollplan för 2015.

Bakgrund

Av kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna

kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer för den interna kontrollen i november 2003.1 oktober 2014 beslutade fullmäktige om nya regler för intern kontroll som kommer att tillämpas från och med intern kontrollplan 2015.

Kommunledningskontorets beredning

Samtliga nämnder har i sina interna kontrollplaner tagit med de övergripande kontrollmomenten som beslutades av kommunstyrelsen i

Nämnderna har följt den nya modellen för intern kontroll som finns angiven i de tillämpningsanvisningar som togs fram i samband med att

kommunfullmäktige i oktober 2014 beslutade om nya regler för intern kontroll.

2015-05-15 Sidan 1 av 1 Chatarina Sjöberg

Dnr 2015/0121 K S - 2 Kommunstyrelsen

februari.

Katarina Kämpe Chatarina Sjöberg Kommundirektör

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(16)

SOLLENTUNA KOMMUN

Plan - Intern kontroll 2015

(17)

Innehållsförteckning

1 Kommunstyrelsen 4 1.1 Inledning 4 1.2 Kommunövergripande risker 4

1.3 Nämndspecifika risker 5 2 Överförmyndarnämnden 6

2.1 Inledning 6 2.2 Kommunövergripande risker 6

2.3 Nämndspecifika risker 6 3 Trafik- och fastighetsnämnden 8

3.3 Nämndspecifika risker 9 4 B a r n - och ungdomsnämnden 11

4.3 Nämndspecifika risker 12 5 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 14

5.3 Nämndspecifika risker 15

6 Socialnämnden 16 6.1 Inledning 16 6.2 Kommunövergripande risker 16

6.3 Nämndspecifika risker 17 7 Vård- och omsorgsnämnden 19

7.3 Nämndspecifika risker 20 8 Kultur-och fritidsnämnden 22

8.3 Nämndspecifika risker 23 9 Miljö- och byggnadsnämnden 24

9.1 Inledning 24

, Plan - Intern kontroll 2(27)

(18)

9.2 Kommunövergripande risker 24 9.3 Nämndspecifika risker 24

10 Rösjöstyrelsen 25 10.1 Inledning 25 10.2 Kommunövergripande risker 25

10.3 Nämndspecifika risker 26

Plan - Intern kontroll

3(27)

(19)

1 Kommunstyrelsen

1.1 Inledning

Kommunsstyrelsen har det övergripande ansvaret i kommunen att tillse att det finns en god intern kontroll.

Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys ska användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska

identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Riskinventering ska göras av både ekonomiska- och verksam hetsmäss i ga områden.

Inför varje verksamhetsår ska nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden väljas ut bland annat med

utgångspunkt från risk- och väsentlighetsanalysen, vilken bedöms på en skala 1-16.

1.2 Kommunövergripande risker

Risker Rlskvä

rde Kontroller Att delegationsbeslut g hanteras i enlighet med

nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.

Delegationsordning Vad?

Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens

delegationsordning samt reglerna i

kommunallagen.

Hur?

Kontroll av delegationsordning.

Kontroll genom att ett antal frågor, enligt kontrollplan, besvaras.

När?

2015

Vem kontrollerar?

Samtliga förvaltningar ska utse någon som kontrollera på sin förvaltning.

Kontrollera vid g representation/kurs/konfe

rensfakturor, att det finns

Representation/deltagare/s Vad?

Vfte Kontrollera att det finns deltagarförteckning,

4(27)

(20)

Risker Riskvä

rde Kontroller deltagarförteckning, syfte

och program till fakturorna.

syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.

Hur?

Stickprovskontroll enligt framtagen kontrollplan.

När?

2 gånger under året

1.3 Nämndspecifika risker

Risker Riskvärde Kontroller

Rätt personer på 6 Löneutbetalningar Vad?

lönelistan Kontroll av att rätt

personer finns på lönelistan.

Hur?

Genom kubrapport i självservice, "Preliminär löneutbetalning".

När?

Maj och oktober 2015 Vem kontrollerar?

Ansvariga chefer Arbetsmiljöansvaret g Arbetsmiljöansvaret Vad?

delegerat enligt Kontroll av att

arbetsmiljölagen arbetsmiljöuppgifter är

fördelade till samtliga chefer inom respektive förvaltning enligt arbetsmiljölagen.

Hur?

Genom att kontrollera att arbetsmiljöfördelningen är dokumenterad, registrerad och uppdaterad.

När?

Oktober 2015 Vem kontrollerar?

Utsedd person inom respektive förvaltning

5(27)

(21)

2 Överförmyndarnämnden 2.1 Inledning

2.2 Kommunövergripande risker

Risker Riskvä

rde

Kontroller Att delegationsbeslut 12 hanteras i enlighet med

nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens

kommunallagen.

Hur?

När?

2015

Kontrollera vid 6 representation/kurs/konfe

rensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till

fakturorna.

Representation/deltagare/s V a d ?

ytte Kontrollera att det finns deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.

Hur?

När?

2.3 Nämndspecifika risker

Att arvoden återsöks g Att arvoden återsöks. Vad?

Kontrollera att arvoden till gode män för

ensamkommande barn återsöks.

Hur?

Samtliga arvodesbeslut

Plan - Intern kontroll 6(27)

(22)

kontrolleras.

När?

Månadsvis Vem kontrollerar?

Administratören Att ärenden blir korrekt 9 Att ärenden blir korrekt Vad?

registrerade i registrerade i Kontrollera att ärenden ärendehanteringssyste ärendehandteringssyst blir korrekt registrerade i

met. emet. ärendehanteringssystem

et.

Hur?

Stickprovskontroll När?

2015

Administratören Att ärenden blir korrekt 9 Att ärenden blir korrekt Vad?

avregistrerade i avregistrerade i Kontrollera att ärenden verksamhetssystemet. ärendehanteringssyste blir korrekt avregistrerade

met. i ärendehanteringssystem et.

Hur?

Stickprov När?

2015

Administratören Att rätt moms betalas 12 Att rätt moms betalas Vad?

vid representation. vid representation. Kontrollera att rätt moms betalas vid

representation.

Hur?

Samtliga

representationsfakturor kontrolleras.

När?

2015

Nämndsekreteraren

Plan - Intern kontroll 7(27)

(23)

3 Trafik- och fastighetsnämnden

3.1 Inledning

Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även se till att interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I enlighet med

anvisningarna från kommunledningen för intern kontroll listas i detta dokument de risker som nämnden under år 2015 ska bedriva intern kontroll på.

3.2 Kommunövergripande risker

Risker ^R^l^s^k^v^ä

rde Kontroller

™ Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegations ordning samt reglerna i kommunallagen.

Kontrollera att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens

kommunallagen.

Hur?

När?

2015

Kontrollera vid

representation/kurs/konfe rensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till

fakturorna.

yfte Kontrollera att det finns deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.

Hur?

När?

8(27)

(24)

3.3 Nämndspecifika risker

Risker Riskvärde Kontroller Trafiksäkerhet 9 Lokala Trafik

Föreskrifter

Vad?

Kontrollera att vi har giltiga LTF

Hur?

Genomgång av LTF När?

Löpande under året Vem kontrollerar?

Caroline Quistberg Trafiksäkerhet 9 Trafikanordningsplaner Vad?

Säkerställa att TA planer är korrekta

Hur?

Noggrann genomgång När?

Caroline Quistberg Brister i ventilation 12 Ventilationskontroll

OVK

Vad?

Rutin för att bristerna i samband med OVK åtgärdas

Hur?

Vi utser en ansvarig person som skall säkerställa och ansvar för att rutinen följs och felen åtgärdas

När?

Susanna Arbro Upphandlings besluten

överklagas

12 Tidsplan V a d ?

Att hänsyn har tagits i tidsplanen till eventuellt överklagande

Hur?

Se över tidsplanen att den innehåller sex månaders extra tid för eventuellt överklagande När?

Karolina Grip Sekretesshandlingar är

inte belagda med sekretess

9 Sekretess V a d ?

Att alla handlingar som ska vara

sekretessbelagda är det

(25)

Hur?

Stickprov När?

Karolina Grip

(26)

4 Barn- och ungdomsnämnden

4.1 Inledning

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll.

Barn- och ungdomsnämnden ska inom sitt område se t i l l att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är

tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs.

En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har använts för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.

Väsentlighet och risk värderas på en skala 1-16 efter sannolikhet. Riskvärden över 9 bör tas med i internkontrollplanen.

4.2 Kommunövergripande risker

Risker Rlskvä

rde

Kontroller

Att delegationsbeslut 9 Delegationsordning Vad?

hanteras i enlighet med Kontrollera att

nämndernas delegations delegationsbeslut

ordning samt reglerna i hanteras i enlighet med

kommunallagen. nämndens

kommunallagen.

Hur?

Kontroll av

delegationsordning.

När?

2015

Lynn Wärn Kontrollera vid 4

yfte Kontrollera att det finns deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe

(27)

Risker ^Rⁱ^s^k^v^ä rde

Kontroller

fakturorna. rensfakturor.

Hur?

När?

2 gånger under året Vem kontrollerar?

Anna Kvist Sergel E3 Kontroll att det inte 12

förekommer jäv i samband med fattade beslut.

Beslut där jäv kan V a d ? förekomma Vid anställningar och köp

av varor och tjänster Hur?

En regel införs som fråntar enskild chef rätten att fatta beslut vid jävsituationer

När?

Fortlöpande Vem kontrollerar?

Anna Kvist Sergel

4.3 Nämndspecifika risker

Att systemen för 16 Ekonomiuppföljning Vad?

ekonomiuppföljning Kontroll av uppdateringar

inte fungerar i BIBA och Aditro

Hur?

Skolekonomerna gör uppföljningar varje månad

När?

När ekonomisystemet har stängt för perioden Vem kontrollerar?

Anna Kvist Sergel Att felaktiga betyg 12 Gymnasieintagningen Vad?

rapporteras till Stickprover i

gymnasieintagningen verksam hetssystemet

och mer noggrann analys i analysverktyget.

Avstämning mot gymnasienämndens direkta listor som distribueras.

Hur?

Kontroller i

verksamhetssystemet Extens samt via analysverktyget IST- analys

Plan - Intern kontroll 12(27)

(28)

När?

Under betygshanteringen i slutet av varje termin Vem kontrollerar?

Jonas Bergvall

Anita Bergkvist Charlson Att skolvalsreglerna 9

tillämpas felaktigt

Skolplaceringar Vad?

Tolkning av turordningsreglerna Hur?

Slutkontroll Gemensamt placeringsarbete När?

Under skolvalsperioden Vem kontrollerar?

Anita Bergkvist Charlson Ylva Färstedt

Att kränkningar inte 12 rapporteras in till

huvudmannen

Rapportering av V a d ? kränkningar Enheterna rapporterar

inte korrekt till huvudman Hur?

Återkommande information När?

Kvartalsvis Vem kontrollerar?

Åsa Liljekvist

(29)

5 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

5.1 Inledning

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har användas för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.

5.2 Kommunövergripande risker

Risker Rjskvä

rde Kontroller

Ä Att delegationsbeslut Delegationsordning Vad?

delegationsordning samt reglerna i

kommunallagen.

Hur?

När?

2015

Plan - Intern kontroll 14(27)

(30)

Risker Rjskvä

rde

Kontroller

•"• Kontrollera vid

fakturorna.

yfte Kontrollera att det finns deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.

Hur?

När?

5.3 Nämndspecifika risker

Mutor och bestickning 8 Kunskap om mutor och Vad?

bestickning hos Utbildningsinsats samtliga medarbetare

Hur?

Ta fram en Powerpoint som gås igenom på respektive arbetsplats på APT

När?

Under hösten 2015 Vem kontrollerar?

Respektive chef

(31)

6 Socialnämnden

6.1 Inledning

Socialnämnden ska inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen ska bidra t i l l att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som den ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt.

En dokumenterad risk och väsentlighetsanalys har använts för att ta fram förslag på olika granskningsområden. Riskanalysen ska identifiera händelser som medför en risk samt värdera dessa risker. Syftet är att förebygga dessa risker innan de inträffat.

6.2 Kommunövergripande risker

Risker R l s! <v ä

rde

Kontroller

Att delegationsbeslut Delegationsordning Vad?

kommunallagen.

Hur?

När?

2015

™" Kontrollera vid

representation/kurs/konfe

yfte Kontrollera att det finns

(32)

Kontroller rensfakturor, att det finns

deltagarförteckning, syfte och program till

fakturorna.

deltagarförteckning, syfte/program vid representation/kurs/konfe rensfakturor.

Hur?

När?

™ Kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut.

6.3 Nämndspecifika risker

Följs ramavtal, finns en 12 Kontroll av ramavtal. V a d ?

förklaring om varför Kontrollera att ramavtal ramavtal inte följts. följs där det finns. Om det

inte följs ska en förklaring finnas.

Hur?

Enligt framtagen kontrollplan.

När?

Vid ett tillfälle under året.

Avdelningen för stöd och utveckling.

Att biståndsbeslut är 9 Underskrift på Vad?

underskrivna. biståndsbeslut Kontrollera att biståndsbesluten är underskrivna.

Hur?

Stickprov enligt framtagen kontrollplan.

När?

Kontroll vid två tillfällen under året.

Felaktiga utbetalningar 12 Kontroll av V a d ? ekonomiskt bistånd. utbetalningar Kontrollera så inte

ekonomiskt bistånd felaktiga utbetalningar görs.

Hur?

(33)

När?

2 gånger under året.

Kontroll av Ludvika 12 Kontroll av Ludvika Vad?

moms. moms på fakturor Kontrollera att lokaldelen gällande boende. är specificerad på

fakturan och att förmånligaste momsregler används.

Hur?

Stickprov enligt framtagen kontrollplan.

När?

50 % momsavdrag för 12 Kontroll av moms på V a d ? leasingbilar. leasingbilar. Kontrollera att rätt

momsavdrag görs på leasingbilar. Endast 50 % avdragsrätt på moms.

Hur?

När?

, Plan - Intern kontroll 18(27)

(34)

7 Vård- och omsorgsnämnden

7.1 Inledning

Av kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige fattade beslut om riktlinjer för den interna kontrollen i november 2003.1 oktober 2014 beslutade fullmäktige om nya regler för intern kontroll som kommer att tillämpas från och med intern kontrollplan 2015.

Vård- och omsorgsnämnden har för år 2015 valt tre områden för den interna kontrollen med anknytning till kvalitet. Överenstämmelse mellan avtal och fakturerad tjänst vid köp av boendeplatser utanför LoU (Lagen om offentlig upphandlig) och L O V (Lagen om valfrihetssystem), kontroll att utförda hemtjänsttimmar vid anhöriganställning är fördelad mellan ordinarie personal och anhörigvårdare, i enlighet med LOV-avtalets villkor, och att anställda har tillgång till de behörigheter som krävs för att kunna fatta myndighetsbeslut och utföra sina arbetsuppgifter från första anställningsdagen.

Utöver det har kommunstyrelsen beslutat om två områden för samtliga nämnder i årets interna kontrollplan. A t t delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndens

delegationsordning och att det vid representation, kurs eller konferens finns deltagarförteckning och syfte bifogat t i l l fakturan.

7.2 Kommunövergripande risker

Q. . Riskva

Risker . rde Kontroller

™ Att delegationsbeslut Delegationsordning Vad?

kommunallagen.

Hur?

Kontroll av

delegationsordning.

När?

2015

Nämndsekreterare VON

™ Kontrollera vid

representation/kurs/konfe rensfakturor, att det finns

yfte Kontrollera att det finns deltagarförteckning,

, Plan - Intern kontroll 19(27)