Sammanträdesprotokoll Nämnden för arbete och välfärd

(1)

Ordförandes signatur Justerares signatur Utdragsbestyrkande

Beslutande

Ledamöter Oliver Rosengren (M), Ordförande

Ricardo Chavez (KD), 1:e vice ordförande Tomas Thornell (S), 2:e vice ordförande Iréne Bladh (M)

Pia Philipsson (M) Kenneth Quick (M)

Birger Jonsson (C) ersättare för Tomas Johansson (C)

Mats Wahlsten (L)

Sonia Carmelin-Hjelm (M) ersättare för Marita Bengtsson (MP)

Ann-Mari Häggsgård (S) Marie-Louise Gustavsson (S)

Fitim Krasniqi (S) ersättare för Per Hultman (S) Tobias Karlsson (S)

Elisabet Flennemo (V) Pernilla Wikelund (SD)

Övriga närvarande

Ersättare Per-Olof Hjälmefjord (KD) Setareh Najafidigehsara (M)

Simon Swalander (M) §§ 257-272, 274-286

Tjänstepersoner Per Sandberg, förvaltningschef

Lena Lindblad, chef för ekonomienheten § 266 Pär Hagdahl, Samordnare för fordon och miljö § 267

Henrik Telehagen, personalspecialist § 268 Petter Rudhe, enhetschef ekonomiskt bistånd § 273

Anders Fransson, Region Kronoberg § 282 Maria Andersson, Region Kronoberg § 282

(2)

Justering

Justerare Tomas Thornell (S)

Plats och tid Förvaltningskontoret, 2019-12-16 Justerade paragrafer §§ 257-286

Ajournering

09.57-10.05

Underskrifter

Sekreterare ………

Anna Magnusson

Ordförande ………

Oliver Rosengren (M)

Justerare ………

Tomas Thornell (S)

(3)

_____________________________________________________________

Bevis om anslag av protokoll

nämnden för arbete och välfärds protokoll från sammanträdet 2019- 12-11 är justerat.

Anslagsdag 2019-12-16 Anslaget tas ner 2020-01-07

Förvaringsplats

för protokollet Förvaltningskontoret

Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen

Underskrift

………

Anna Magnusson

(4)

4 (43)

Förteckning över nämnden för arbete och välfärds ärenden

§ 257 Dnr 305311

Närvaro ... 7

§ 258 Dnr 299668

Val av justerare... 8

§ 259 Dnr 304108

Fastställelse av föredragningslistan ... 9

§ 260 Dnr 2019-00022

Allmänhetens frågestund ... 11

§ 261 Dnr 2019-00009

Information från nämndens ordförande ... 12

§ 262 Dnr 2019-00010

Information från förvaltningschefen ... 13

§ 263 Dnr 2019-00042

Ledamöternas och ersättarnas frågestund ...14

§ 264 Dnr 2019-00011

Inkomna skrivelser och meddelanden till nämnden ...15

§ 265 Dnr 2019-00012

Redovisning av delegeringsbeslut ... 16

§ 266 Dnr 2019-00100

Budgetuppföljning ... 18

§ 267 Dnr 2015-00207

Redovisning av beslutad plan för fossilbränslefritt Arbete och välfärd 2020 samt redovisning av utsläppsstatistik och

omställning av bilflottan ... 19

§ 268 Dnr 2019-00267

Redovisning av Temperaturmätaren ... 20

§ 269 Dnr 2019-00069

Beslut gällande Internkontroll 2019 - Informationsöverföring mellan förvaltning och avdelningar ... 21

§ 270 Dnr 2019-00153

Beslut gällande ej verkställda beslut för kvartal 2 och 3 2019 .. 23

§ 271 Dnr 2019-00251

(5)

5 (43)

Beslut om beredskapsschema 2020 för den politiska sociala jouren ... 25

§ 272 Dnr 2019-00103

Beslut om yttrande gällande beslut avseende beviljande av PM och Vänner restaurang AB ansökan om stadigvarande

pausservering till allmänheten ... 26

§ 273 Dnr 2019-00260

Beslut om rutiner för återkrav och felaktiga utbetalningar ... 27

§ 274 Dnr 2019-00261

Beslut om attestförteckning 2020 ... 28

§ 275 Dnr 2019-00266

Beslut om verksamhetsbaserad dokumenthanteringsplan avseende processerna för ekonomi, kommunikation och

"kontaktcenter" ... 29

§ 276 Dnr 2018-00236

Beslut om revidering av dokumenthanteringsplan för nämnden för arbete och välfärd ... 31

§ 277 Dnr 2019-00211

Beslut om ändring av nämnden för arbete och välfärds

sammanträde den 5 februari ... 32

§ 278 Dnr 2019-00227

Beslut om svar angående utmanarrätt om studie- och

yrkesvägledning ... 33

§ 279 Dnr 2019-00148

Beslut om revidering av nämnden för arbete och välfärds

delegationsordning ... 34

§ 280 Dnr 2019-00152

Beslut gällande loggningskontroll i verksamhetssystem hösten 2019 ... 36

§ 281 Dnr 2019-00268

Beslut om yttrande avseende revidering av förbundsordning för kommunalförbundet VoB Kronoberg ... 38

§ 282 Dnr 2019-00017

Information om Resurscentrum för våld i nära relationer, med fokus på hedersrelaterat våld och förtryck ... 39

§ 283 Dnr 2019-00221

Information om upphandling av nytt verksamhetssystem ... 40

§ 284 Dnr 306607

(6)

6 (43)

Beslut gällande anmälan om behov av särskilt förordnad

vårdnadshavare utredning inledd 2018-10-05 ...41

§ 285 Dnr 306614

Beslut gällande anmälan om behov av särskilt förordnad

vårdnadshavare 2019-11-20 ... 42

§ 286 Dnr 2019-00015

Övrigt ... 43

(7)

7 (43)

§ 257 Dnr 305311

Närvaro

Nämnden för arbete och välfärds beslut

Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen.

(8)

8 (43)

§ 258 Dnr 299668

Val av justerare

Nämnden för arbete och välfärd utser Tomas Thornell (S) till justerare.

Justeringen äger rum måndagen den 16 december.

(9)

9 (43)

§ 259 Dnr 304108

Fastställelse av föredragningslistan

Nämnden för arbete och välfärd fastställer föredragningslistan enligt följande:

§ 257 Närvaro

§ 258 Val av justerare

§ 259 Fastställelse av föredragningslistan

§ 260 Allmänhetens frågestund

§ 261 Information från nämndens ordförande

§ 262 Information från förvaltningschefen

§ 263 Ledamöternas och ersättarnas frågestund

§ 264 Inkomna skrivelser och meddelanden till nämnden

§ 265 Redovisning av delegeringsbeslut

§ 269 Beslut gällande Internkontroll 2019 -

Informationsöverföring mellan förvaltning och avdelningar

§ 270 Beslut gällande ej verkställda beslut för kvartal 2 och 3 2019

§ 283 Information om upphandling av nytt verksamhetssystem

§ 271 Beslut om beredskapsschema 2020 för den politiska sociala jouren

§ 272 Beslut om yttrande gällande beslut avseende beviljande av PM och Vänner restaurang AB ansökan om stadigvarande pausservering till allmänheten

§ 266 Budgetuppföljning

§ 274 Beslut om attestförteckning 2020

§ 275 Beslut om verksamhetsbaserad dokumenthanteringsplan avseende processerna för ekonomi, kommunikation och

"kontaktcenter"

§ 276 Beslut om revidering av dokumenthanteringsplan för nämnden för arbete och välfärd

§ 277 Beslut om ändring av nämnden för arbete och välfärds sammanträde den 5 februari

§ 278 Beslut om svar angående utmanarrätt om studie- och yrkesvägledning

§ 279 Beslut om revidering av nämnden för arbete och välfärds delegationsordning

§ 280 Beslut gällande loggningskontroll i verksamhetssystem hösten 2019

§ 281 Beslut om yttrande avseende revidering av

förbundsordning för kommunalförbundet VoB Kronoberg

(10)

10 (43)

§ 282 Information om Resurscentrum för våld i nära relationer, med fokus på hedersrelaterat våld och förtryck

§ 268 Redovisning av Temperaturmätaren

§ 267 Redovisning av beslutad plan för fossilbränslefritt Arbete och välfärd 2020 samt redovisning av utsläppsstatistik och omställning av bilflottan

§ 273 Beslut om rutiner för återkrav och felaktiga utbetalningar

§ 284 Beslut gällande anmälan om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare utredning inledd 2018-10-05

§ 285 Beslut gällande anmälan om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare 2019-11-20

§ 286 Övrigt

(11)

11 (43)

§ 260 Dnr 2019-00022

Allmänhetens frågestund

Nämnden för arbete och välfärd noterar att allmänhet närvarar men att inga frågor ställs.

Bakgrund

Nämnden för arbete och välfärds sammanträde är offentligt och allmänheten är välkomna. Nämnden för arbete och välfärds

sammanträde inleds med allmänhetens frågestund, i högst 20 minuter.

Sekretessbelagda ärenden och beslut som gäller myndighetsutövning är inte offentliga och allmänheten får lämna sammanträdet när dessa ärenden behandlas.

(12)

12 (43)

§ 261 Dnr 2019-00009

Information från nämndens ordförande

Bakgrund

Nämndens ordförande lämnar information om följande:

NAVAU:



Besök i Malmö

NAV:



Måldagar, 4/12 och 9/12



Integrationskonferens, 5/12



Samverkansråd, 5/12



Montico, 6/12



VoB Syd 10/12

Beslutsunderlag

Information från nämndens ordförande

Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott §193/2019

(13)

13 (43)

§ 262 Dnr 2019-00010

Information från förvaltningschefen

Bakgrund

Förvaltningschefen informerar om följande:

 Info om ny organisation på förvaltningskontoret 21/11

 Studiebesök från Nacka 22/11

 Rekrytering av avdelningschef barn och familj

 BRÅ 5/12

 Styrgrupp barnens bästa 6/12

 Processarbetet framåt Beslutsunderlag

Information från förvaltningschefen

(14)

14 (43)

§ 263 Dnr 2019-00042

Ledamöternas och ersättarnas frågestund

Nämnden för arbete och välfärd noterar att inga frågor ställs.

Bakgrund

Nämndens ledamöter och ersättare får möjlighet att ställa frågor till förvaltningen och/eller ordföranden under en särskild punkt på dagordningen.

(15)

15 (43)

§ 264 Dnr 2019-00011

Inkomna skrivelser och meddelanden till nämnden

Nämnden för arbete och välfärd tar del av inkomna skrivelser.

Bakgrund För kännedom:

FSG protokoll 2019-10-18

Inbjudan och program Barnens bästa i Kronoberg gäller

Skrivelse till nämnden Arbete och välfärd Växjö kommun från Växjö pastorat avseende partnerskapsavtal

Beslutsunderlag Inkomna skrivelser

(16)

16 (43)

§ 265 Dnr 2019-00012

Redovisning av delegeringsbeslut

1. Nämnden för arbete och välfärd godkänner redovisningen.

2. Nämnden för arbete och välfärd uppdrar åt förvaltningschef att bereda förslag till riktlinjer avseende förebyggande barnavård inför beslut under våren 2020.

Bakgrund

Nämnden för arbete och välfärd har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegeringsordning.

Dessa beslut ska redovisas till nämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden kan ändra i de redovisade besluten. Däremot står det

nämnden fritt att när som helst återkalla den givna beslutanderätten.

Frågor gällande särskilt delegeringsbeslut ställs på arbetsutskottet och besvaras på nämnden alternativt skickas till förvaltningssekreteraren senast 2 dagar innan nämndens sammanträde.

Redovisningen av delegeringsbesluten är uppdelade i två rapporter. En av rapporterna avser delegeringsbeslut fattade i individärenden och i den andra redovisas övriga delegeringsbeslut.

Redovisningen till nämnden för arbete och välfärds sammanträde i december innehåller redovisning av delegeringsbeslut för perioden 2019-10-25 – 2019-11-19 och redovisning av delegeringsbeslut fattade i individärenden för perioden 2019-10-01 – 2019-10-31.

Beslutsunderlag

Redovisning av delegeringsbeslut för perioden 2019-10-25 – 2019-11-19.

Redovisning av delegeringsbeslut fattade i individärenden för perioden 2019-10-01 – 2019-10-31.

Yrkande

Oliver Rosengren (M): Uppdra åt förvaltningschef att bereda förslag till riktlinjer avseende förebyggande barnavård inför beslut under våren 2020.

(17)

17 (43)

Beslutsordning

Ordförande Oliver Rosengren (M) frågar om nämnden för arbete och välfärd kan godkänna redovisningen med tillägg att uppdra åt

förvaltningschef att bereda förslag till riktlinjer avseende förebyggande barnavård inför beslut under våren 2020 och finner att nämnden beslutar så.

(18)

18 (43)

§ 266 Dnr 2019-00100

Budgetuppföljning

Bakgrund

Budgetuppföljning lämnas till nämnden efter varje månad, med undantag för januari och juni. Vid budgetuppföljningen efter mars, juli, september och november redovisas en prognos för nämnden som helhet. Övriga månader redovisas även avdelningsspecifika prognoser och analyser samt nyckeltal.

Uppföljningen efter oktober indikerar en helårsprognos på +4,0 mkr mkr, vilket innebär en förbättrad prognos med 1,7 mkr jämfört med prognosen efter oktober månad.

Ökade intäkter från Migrationsverket är en bidragande orsak till den förbättrade prognosen.

Beslutsunderlag

Budgetuppföljning efter november

(19)

19 (43)

§ 267 Dnr 2015-00207

Redovisning av beslutad plan för fossilbränslefritt Arbete och välfärd 2020 samt redovisning av

utsläppsstatistik och omställning av bilflottan

Bakgrund

Pär Hagdahl, Samordnare för fordon och miljö, deltar på nämndens sammanträde för att redovisa genomförd uppföljning av beslutad plan för fossilbränslefritt AoV 2020 samt redovisning av utsläppsstatistik och omställning av bilflottan.

Beslutsunderlag Presentation

(20)

20 (43)

§ 268 Dnr 2019-00267

Redovisning av Temperaturmätaren

1. Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen.

2. Uppdra åt förvaltningen att säkerställa att samtliga enheter går igenom resultatet i samband med nästa mätning i mars 2020.

Bakgrund

Henrik Telehagen, personalspecialist, deltar på nämndens sammanträde för att redovisa resultatet från Temperaturmätaren som genomfördes i september 2019.

Beslutsunderlag

Temperaturmätaren september 2019 Yrkande

Oliver Rosengren (M): Uppdra åt förvaltningschefen att säkerställa att alla enheter arbetar med sina resultat innan nästa mätning, samt att redovisa övergripande slutsatser från arbetet till nämndens

sammanträde i april.

Beslutsordning

Ordförande Oliver Rosengren (M) frågar om nämnden för arbete och välfärd kan notera informationen och uppdra åt förvaltningschefen att säkerställa att alla enheter arbetar med sina resultat innan nästa mätning, samt att redovisa övergripande slutsatser från arbetet till nämndens sammanträde i april och finner att nämnden beslutar så.

(21)

21 (43)

§ 269 Dnr 2019-00069

Beslut gällande Internkontroll 2019 -

Informationsöverföring mellan förvaltning och avdelningar

1. Nämnden för arbete och välfärd tar del av rapport för genomförd internkontroll.

2. Nämnden för arbete och välfärd uppdrar åt förvaltningen att

genomföra föreslagna åtgärder avseende informationsöverföring.

Bakgrund

Enligt nämnden för arbete och välfärds interna kontrollplan 2019 ska en kontroll av risk för att information inte når ut från ledningsgruppen till förvaltningens avdelningar genomföras. Kontrollen avser att det bedöms finnas risk för att information från ledningsgruppen inte når ut till förvaltningens avdelningar vilket kan leda till att beslut inte efterlevs som i sin tur riskerar att skada förtroendet hos medarbetare såväl som medborgare.

Resultat av genomförd internkontroll rapporteras till förvaltningschef, ledningsgrupp liksom nämnden för arbete och välfärd. Resultatet presenteras även i nämndens årsrapport.

Bedömning

Utredningen i sin helhet finns som bilaga till denna tjänsteskrivelse.

Utifrån utredning avseende internkontroll görs nedan följande sammanfattande bedömning.

Informationsvägar

Det finns alltid en risk med att ju fler informationen ska passera, desto större risk att budskapet (särskilt om det också är otydligt) omtolkas eller missförstås på vägen (läs: ledningsgrupp – avdelningschef – områdeschef – enhetschef – den enskilde medarbetaren). Den rakaste och kanske enklaste vägen är informationsöverföring från

förvaltningschef till den enskilde medarbetaren (under förutsättning att budskapet är tydligt).

Utredningen kan även konstatera att det finns ett antal kanaler/vägar och att en central fråga är på vilket sätt information och beslut ska förmedlas.

(22)

22 (43)

Information – vilken och till vem?

Utredningen finner även stöd för att det finns svårigheter i att filtrera fram vad som är väsentligt för alla medarbetare, ett antal medarbetare, få medarbetare eller bara chefer.

Ledning, beslut och dokumentation

I intervjuerna framgår att ledningsgruppen idkat viss självkritik kring hur ledning av möten sker, hur dokumentation sker och hur beslut fattas, i så måtto att medvetandet om otydlighetens konsekvenser ökat.

Åtgärdsförslag

- Genom tillskapandet av rutin tydliggöra på vilket sätt (vilken/vilka kanal/-er) information bäst når ut till förvaltningens olika avdelningar

- Säkerställa rutiner för beslut (vad) och dokumentation (hur) Beslutsunderlag

Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott §204/2019 Tjänsteskrivelse

Rapport - Informationsöverföring mellan förvaltning och avdelningar

Beslutet skickas till För åtgärd

Ledningsgruppen För kännedom

Förvaltningschef, Ledningsgruppen, Nämnden för arbete och välfärd

(23)

23 (43)

§ 270 Dnr 2019-00153

Beslut gällande ej verkställda beslut för kvartal 2 och 3 2019

Nämnden för arbete och välfärd tar del av rapporten och överlämnar rapportering av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS avseende kvartal 2 och 3 till kommunfullmäktige och kommunens revisorer.

Bakgrund

Nämnden ska enligt 16 kap f-h §§ socialtjänstlagen (2001:453) (SoL) och 28 f-h §§ lagen (1993:387) om stöd och service till vissa

funktionshindrade (LSS) till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), kommunens revisorer och till kommunfullmäktige rapportera beslut om bistånd enligt 4 kap 1 § SoL och insatser enligt 9 § LSS som inte har verkställts tre månader efter beslut.

Till IVO och kommunens revisorer ska nämnden rapportera beslut som inte har verkställts tre månader efter beslut samt om en insats har avbrutits och inte har verkställts på nytt inom tre månader. För varje beslut ska nämnden ange tidpunkten för beslutet och vilken typ av bistånd beslutet gäller samt kortfattat uppge skälen för dröjsmålet.

Nämnden ska anmäla när nämnden har verkställt ett gynnande beslut som har rapporterats som ej verkställt och ange datum för

verkställigheten. Rapportering till IVO sker enligt IVOs rapporteringsperiod för respektive kvartal.

Till fullmäktige ska nämnden lämna en statistikrapport över

 hur många beslut som inte har verkställts tre månader efter beslut samt om en insats har avbrutits och inte har verkställts på nytt inom tre månader,

 vilka typer av bistånd besluten gäller,

 hur lång tid som har förflutit från dagen för respektive beslut.

Av förarbetena till lagstiftningen framgår att det av nämndens redovisning till fullmäktige inte ska gå att härleda vilka personer besluten gäller. Skälen till varför de rapporterade besluten inte är verkställda ska inte heller anges, eftersom förslaget inte är avsett att skapa en diskussion kring enskilda ärenden. Däremot ska det framgå hur stor del av de ej verkställda besluten som gäller insatser till kvinnor respektive män.

(24)

24 (43)

Beslutsunderlag

Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott §203/2019 Ej verkställda beslut 2019 - kvartal 2 och 3

Beslutet skickas till För kännedom Kommunfullmäktige Kommunens revisorer

(25)

25 (43)

§ 271 Dnr 2019-00251

Beslut om beredskapsschema 2020 för den politiska sociala jouren

Nämnden för arbete och välfärd fastställer beredskapsschemat för den politiska sociala jouren för perioden januari 2020 - januari 2021.

Bakgrund

Förvaltningen har upprättat ett förslag till beredskapsschema med beredskap var femte vecka för 2020.

Politiker som ingår i beredskapsschema för den politiska sociala jouren är ordinarie ledamöter i nämndens individutskott. Totalt fem (5)

personer. Tiderna är uppdelade i bokstavsordning (efternamn) på en veckas beredskap per politiker var femte vecka med byte varje måndag i följande ordning:

Irene Bladh, Marie-Louise Gustavsson, Per Hultman, Pia Philipsson och Per-Olof Hjälmefjord.

Beredskapen startar måndag klockan 16:30 och slutar måndag, veckan därefter klockan 7:30 med uppehåll på vardagar mellan 7:30–16:30.

Beslutsunderlag

Förslag till beredskapsschema 2020 för den politiska sociala jouren

Sociala beredskapen

Ordinarie ledamöter i Individutskottet För kännedom

Administrativa enheten

(26)

26 (43)

§ 272 Dnr 2019-00103

Beslut om yttrande gällande beslut avseende beviljande av PM och Vänner restaurang AB ansökan om stadigvarande pausservering till allmänheten

Nämnden för arbete och välfärd beslutar godkänna yttrandet och översänder yttrandet till Länsstyrelsen i Kronobergs län.

Bakgrund

Växjö kommun, Nämnden för arbete och välfärd, har i beslut § 101/2019, diarienummer 2019-00103 medgivit serveringstillstånd till PM och vänner restauranger AB i Regionteaterns lokaler.

Länsstyrelsen gör varje år löpande granskning av kommunernas beslut enligt alkohollagen. I ett av de granskade ärendena från Växjö kommun, Nämnden för arbete och välfärd, med diarienummer 2019-00103 har Länsstyrelsen valt att inleda ett tillsynsärende. Länsstyrelsen begär med anledning av detta nämndens yttrande över ärendet. Yttrandet ska inkomma till Länsstyrelsen i Kronoberg senast den 18 december 2019.

Nämnden för arbete och välfärds ordförande Oliver Rosengren (M) har upprättat ett förslag till yttrande som biläggs denna tjänsteskrivelse.

Länsstyrelsen i Kronobergs län

(27)

27 (43)

§ 273 Dnr 2019-00260

Beslut om rutiner för återkrav och felaktiga utbetalningar

Nämnden för arbete och välfärd beslutar godkänna rutiner vid felaktiga utbetalningar och bilägga denna som bilaga 2 till Riktlinjerna för

ekonomiskt bistånd.

Bakgrund

Rutiner vid felaktiga utbetalningar har utarbetats och lämnas i bifogat underlag till nämnden för arbete och välfärd.

Beslutsunderlag

Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott §199/2019 Rutiner vid felaktiga utbetalningar

Avdelningschef Arbete och lärande avdelningen för full sysselsättning Enhetschef Ekonomiskt bistånd

Enhet Ekonomiskt bistånd

(28)

28 (43)

§ 274 Dnr 2019-00261

Beslut om attestförteckning 2020

1. Nämnden för arbete och välfärd beslutar att delegera rätten att attestera fakturor till befattningshavare enligt upprättad lista.

2. Nämnden för arbete och välfärd delegerar rätten att under året

besluta om tillägg och förändringar i listan till förvaltningschefen.

Bakgrund

Varje nämnd ska utse befattningshavare, befattningar och eller

funktioner med rätt att attestera fakturor eller vara ersättare för dessa.

Attesträtten ska knytas till person eller befattning och kopplas till kodplan med angivande av eventuella begränsningar. Av

attestförteckningen skall även framgå inom vilken beloppsgräns attestering får ske.

Varje nämnd svarar för att upprätthålla aktuella förteckningar över utsedda attestanter samt ersättare.

Nämnden uppdaterar årligen förteckningen och förnyar beslutet om beslutsattestanter. Förändringar och tillägg som sker under året delegeras till förvaltningschefen för beslut.

Beslutsunderlag

Beslutsattestanter 2020

Margareta Engblom

(29)

29 (43)

§ 275 Dnr 2019-00266

Beslut om verksamhetsbaserad

dokumenthanteringsplan avseende processerna för ekonomi, kommunikation och "kontaktcenter"

Nämnden för Arbete och välfärd antar förslaget till verksamhetsbaserad (processorienterad) dokumenthanteringsplan avseende processerna för ekonomi, kommunikation och kontaktcenter. I enlighet med

kommunstyrelsens beslut i § 365/2019.

Dokumenthanteringsplanen ersätter då de delar ur befintlig dokumenthanteringsplan som berör dessa processer.

Bakgrund

Kommunfullmäktige beslöt 2019-09-03 § 220 om nytt Arkivreglemente för Växjö kommun. I vilket framgår under ”5.3.

Dokumenthanteringsplan” att Växjö kommun kommer att införa en verksamhetsbaserad dokumenthanteringsplan.

Tidigare utgick nästintill all informationsredovisning från det allmänna arkivschemat RA-FS 1991:1. Ett väldigt föråldrat sätt att redovisa

information som utgår från informationens yttre form och

funktionalitet. Istället för processer utgick man från enheter, istället för all information utgick man från den mest förekommande. Till skillnad från det gamla sättet att redovisa information tar verksamhetsbaserad informationsredovisning RA-FS 2008:4 hänsyn till såväl verksamheten som informationen. Verksamhetsbaserad informationsredovisning utgår från processer vilket medför att all förekommande information finns med men framförallt skapar förutsättning till en enhetlig

informationshantering.

Ärendet

Arbetet med en verksamhetsbaserad dokumenthanteringsplan leds av kommunarkivet i samverkan med aktuell verksamhet. Därefter

kvalitetssäkras och eventuellt revideras innehållet i samråd med representanter från respektive förvaltningar, bolag och förbund.

Arbetet som till en början kommer först att behandla de styrande och stödjande processerna för att därefter påbörja kärnprocesserna. I ledet av att helt övergå till en processorienterad informationshantering.

Övergången som kommer att ske succesivt där kommunstyrelsen såsom

(30)

30 (43)

arkivmyndigheten uppmanar övriga nämnder, bolag och förbund att anta samma beslut.

Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse KS §365/2019

Verksamhetsbaserad dokumenthanteringsplan avseende processerna för ekonomi, kommunikation och ”kontaktcenter”

Kommunstyrelsen För kännedom

Förvaltningen för arbete och välfärd

(31)

31 (43)

§ 276 Dnr 2018-00236

Beslut om revidering av dokumenthanteringsplan för nämnden för arbete och välfärd

Nämnden för arbete och välfärd beslutar godkänna revidering av nämnden för arbete och välfärds dokumenthanteringsplan.

Bakgrund

Nämnden för arbete och välfärd beslutade §144/2019 om revidering av nämnden för arbete och välfärds dokumenthanteringsplan.

Efter beslut i nämnden har kommunarkivet inkommit med skrivelse som tar upp felaktigheter i den beslutade dokumenthanteringsplanen.

Utifrån denna skrivelse har dokumenthanteringsplanen återigen gåtts igenom och felaktigheterna har rättats i samråd med kommunarkivet.

Delarna i planen som berör kommunikation, ekonomi och budget- och skuldrådgivning ersätts efter beslut i Kommunstyrelsen §365/2019 och Nämnden för arbete och välfärd 2019-12-11 av gemensam

verksamhetsbaserad dokumenthanteringsplan avseende processer för kommunikation, ekonomi och kontaktcenter.

Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse

Förslag till revidering av dokumenthanteringsplan för nämnden för arbete och välfärd

Förvaltningssekreterare Arkivansvarig och arkivombud För kännedom

Kommunarkivet

(32)

32 (43)

§ 277 Dnr 2019-00211

Beslut om ändring av nämnden för arbete och välfärds sammanträde den 5 februari

Nämnden för arbete och välfärd beslutar att ändra datum för nämndens sammanträde den 5 februari till den 6 februari klockan 08.30 Bakgrund

Ordförande Oliver Rosengren (M) föreslår att nämndens sammanträden den 5 februari 2020 flyttas till den 6 februari 2020 klockan 08.30.

Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse

Ledamöter och ersättare i Nämnden för arbete och välfärd För kännedom

Förvaltningen för Arbete och välfärd

(33)

33 (43)

§ 278 Dnr 2019-00227

Beslut om svar angående utmanarrätt om studie- och yrkesvägledning

Nämnden för arbete och välfärd beslutar att föreslå kommunstyrelsen avslå förslaget med hänvisning till förvaltningens yttrande.

Bakgrund

Växjö kommun har infört så kallad utmanarrätt. Den som vill utmana Växjö kommun kan lämna ett förslag till kommunen om att få överta driften av en kommunal verksamhet. En utmaning har inkommit till Växjö kommun om att överta kommunens studie- och yrkesvägledning på Komvux. Utmaningen har inkommit från företaget SYV-länken, studie- och yrkesvägledning. Utmaningen avser online-studie- och yrkesvägledning med lättillgänglig information som gör att invånarna motiveras till rätt utbildning/yrke.

Beslutsunderlag

Yttrande angående utmanarrätt om studie- och yrkesvägledning

Kommunstyrelsen

(34)

34 (43)

§ 279 Dnr 2019-00148

Beslut om revidering av nämnden för arbete och välfärds delegationsordning

Nämnden för arbete och välfärd beslutar godkänna revidering av arbete och välfärds delegationsordning att gälla från och med 2020-01-01.

Bakgrund

Nämnden för arbete och välfärds delegationsordning har setts över och förslag till revidering har arbetats fram i samråd med berörda chefer på de olika avdelningarna.

Delegationsordningen behåller samma struktur som den nämnden beslutade om 2016-12-16 §225.

I huvudsak innebär revidering förändringar enligt följande:

Laghänvisningar har uppdaterats.

Handläggare med myndighetsutövning i sina arbetsuppgifter har uppdaterats då verksamheten har förändrats och nya enheter tillkommit.

Delegeringarna har uppdaterats för att stämma med nuvarande organisation och arbetssätt.

Handläggare på ekonomiavdelningen Kommunledningsförvaltningen har lagts till

Avsnittet ”Extraordinära händelser i fredstid” har tagits bort efter samråd med kommunkansliet då dessa beslut faller under

”Kompletterande beslutanderätt för övriga ärenden inom myndigheten”.

Följande punkter har lagts till i och med nytt förslag:

2.28 Återkallelse av ansökan om LVU

7.4 Beslut rörande den unges personliga förhållanden vad gäller utlandsvistelse samt vårdplan

(35)

35 (43)

14.9 Beslut avslag i ärenden rörande tillfälligt serveringstillstånd gemensam serveringsyta

14.27 Beslut i ärende om anmälan av kryddning av snaps 14.28 Beslut att meddela villkor i samband med ansökan om serveringstillstånd

18.21 Beslut om polisanmälan vid misstanke om folkmord, brott mot mänskligheten och grovt krigsbrott som avser IS-återvändare eller motsvarande

19.9 Yttrande avseende överklagande om beslut om avgift 1.20 Avslå begäran om att få ärende prövat inom 6 månader

20.8 Överenskommelse/avtal med enskild arbetstagare om avslutande av anställning enligt i Växjö kommun fastställda riktlinjer

20.9 Beslut om polisanmälan då anställd misstänks för brott i arbetet eller gentemot Växjö kommun

20.10 Beslut om förbud mot bisyssla Beslutsunderlag

Förslag till revidering av nämnden för arbete och välfärds delegationsordning

Delegater För kännedom Kommunkansliet

(36)

36 (43)

§ 280 Dnr 2019-00152

Beslut gällande loggningskontroll i verksamhetssystem hösten 2019

Nämnden för arbete och välfärd tar del av rapport från genomförd loggningskontroll.

Bakgrund

Loggningskontroll i verksamhetssystem ska enligt rutin genomföras två gånger per år. Syftet med kontrollerna är att granska att den enskildes integritet säkerställs, att regelverket följs och att ingen olämplig användning av systemen sker. Efter genomförd granskning sammanställs resultatet och rapporteras till förvaltningens ledningsgrupp samt till nämnden för arbete och välfärd.

Genomförande

Loggningskontroller har genomförts i verksamhetssystemen Viva och Procapita och omfattat ett slumpmässigt urval på totalt 30 användare.

Urvalet har gjorts av systemförvaltare i samverkan med utredare. I Viva har 20 användare granskats, i Procapita har 10 användare granskats. I urvalet är enheter inom både beställning och verkställighet

representerade.

I respektive verksamhetssystem har en aktivitetslogg skapats som visar all aktivitet som användaren har gjort under september 2019. Underlaget har skickats till användarens chef som ansvarar för att granska loggen.

Resultat

Av 20 användare i Viva har fem inte använt verksamhetssystemet under den aktuella perioden och därför inte kontrollerats. I Procapita har två användare avfärdats av samma anledning. Av resterande 23 loggar har 22 kontrollerats och återrapporterats. Den logg som inte har kontrollerats hör till avdelning barn och familj.

Av granskade loggar har det i ett fall upptäckts otillbörlig åtkomst.

Loggen avser verksamhetssystemet Procapita och användaren hör till en av stödenheterna inom avdelning vuxna. Användaren har loggats på två klienter för vilka åtkomsten är olämplig. Åtgärder har vidtagits av närmaste chef.

Beslutsunderlag

Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott §207/2019 Loggningskontroll hösten 2019

(37)

37 (43)

Beslutet skickas till För kännedom

Nämnden för arbete och välfärd

(38)

38 (43)

§ 281 Dnr 2019-00268

Beslut om yttrande avseende revidering av förbundsordning för kommunalförbundet VoB Kronoberg

Nämnden för arbete och välfärd har inget att erinra angående revidering av förbundsförordning för kommunalförbundet VoB Kronoberg och föreslår kommunfullmäktige att anta revidering av förbundsförordning för kommunalförbundet VoB Kronoberg.

Bakgrund

Kommunalförbundet VoB Kronobergs medlemmar är kommunerna i Kronobergs län: Alvesta, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Tingsryd, Uppvidinge, Växjö och Älmhult.

Förslaget syftar till att revidera och anpassa skrivningarna i Förbundsordningen till aktuella förhållanden, vilket innebär:

• Att klargöra att huvuddelen av Kommunalförbundets uppdrag numera fullgörs av VoB Syd AB och att VoB Kronoberg endast svarar för drift av Familjerådgivningen.

• Att korrigera hänvisningar till paragrafer i överenstämmelse med den nya Kommunallagen.

• Att VoB Kronoberg skall ha en revisor samt en ersättare.

Förbundsordningen kan ändras genom samstämmiga beslut av varje medlemskommuns fullmäktige.

Beslutsunderlag

Yttrande avseende revidering av förbundsordning för kommunalförbundet VoB Kronoberg

Förslag till reviderad Förbundsordning för Kommunalförbundet VoB Kronoberg

(39)

39 (43)

§ 282 Dnr 2019-00017

Information om Resurscentrum för våld i nära relationer, med fokus på hedersrelaterat våld och förtryck

Bakgrund

Anders Fransson, Region Kronoberg och Maria Andersson, Länsstyrelsen deltar på nämndens sammanträde för att informera om Resurscentrum för våld i nära relationer, med fokus på hedersrelaterat våld och

förtryck.

(40)

40 (43)

§ 283 Dnr 2019-00221

Information om upphandling av gemensamt verksamhetssystem

Bakgrund

Nämnden för arbete och välfärd och Omsorgsnämnden står inför upphandling av gemensamt verksamhetssystem.

Håkan Bergström, projektledare, deltar på sammanträdet och informerar nämnden om upphandlingsprocessen.

Mål med gemensamt system

• Lägre kostnader för drift och förvaltning

• Medarbetare skall inte behöva arbeta i två system

• Invånare skall inte ha journaler (akter) i två system

• Underlätta eventuella framtida organisatoriska förändringar Projektets faser

• Fas 1 Upphandling Okt 2019 – Sep 2020

• Fas 2 Genomförande Okt 2020 – Maj 2021

• Fas 3 Utrullning Juni 2021 -

(41)

43 (43)

§ 286 Dnr 2019-00015

Övrigt

Nämnden för arbete och välfärd noterar att inga övriga frågor ställs.