Ledamot som är förhindrad att delta inkallar ersättare att tjänstgöra. Det öppna sammanträdet börjar kl.

(1)

Ledamot som är förhindrad att delta inkallar ersättare att tjänstgöra

Det öppna sammanträdet börjar kl. 08:20 Ärenden 2-8

Plats och tid Årholmen, 2020-12-10, klockan 08:15

Ordinarie Ersättare

Anne Kolni (M) Tommy Eriksson (M) Peter Kristensson (C) Kjell Dahlberg (MP)

*Magnus Bylin (S) Inger Heimburger (S) Els-Marie Ragnar (FO) Peter Lanzén (L) Anders Tenghede (V) Thomas Asker (KD)

Övriga Simon Sällström, sektorchef miljö och bygg Ulrika Marklund, miljöchef

Sofia Vass, nämndsekreterare

Utses att justera

Justeringens plats och tid Digital signering, tisdag 15 december 2020

(2)

1. Fastställande av dagordning MBN/2020:3 2. Information från Räddningstjänsten MBN/2020:878 3. Information LONA-projekt Strandpaddor på

Käringön vid MBN december 2020

MBN/2019:1780 4. Inventering av gödselvårdsanläggningar inom

vattenskyddsområdet för Rödsvattnet

MBN/2020:830 5. Uppföljning av internkontrollplan 2020 MBN/2019:1788 6. Prövning av internkontrollplan 2021 för Miljö-

och byggnadsnämnden

MBN/2020:1907 7. Antagande av sammanträdestid juli 2021 MBN/2020:1610 8. Prövning av regler för politiska möten på distans MBN/2020:1932

ORUST KOMMUN

Anne Kolni Sofia Vass

Ordförande Sekreterare

(3)

Omröstningsprotokoll

Parti

1

Ledamot/ersättare

2 När- va- rande

Omröstningsprotokoll

Mbn § Mbn § Mbn §

ja Nej avst ja nej avst ja nej avst

M o Anne Kolni

C o Peter Kristensson

S o Magnus Bylin

FO o Els-Marie Ragnar

V o Anders Tenghede

M e Tommy Eriksson

MP e Kjell Dahlberg

S e Inger Heimburger

L e Peter Lanzén

KD e Thomas Asker

Summa

__________________

¹ o = ordinarie, e = ersättare

² närvaro markeras med x frånvaro markeras med

(4)

Fastställande av dagordning, MBN/2020:3

Förslag till beslut

Miljö- och byggnadsnämnden beslutar att

- fastställa dagordningen med följande ändringar och tillägg:

(5)

Information från Räddningstjänsten, MBN/2020:878

Miljö- och byggnadsnämnden beslutar att

- Notera informationen och lägga den till handlingarna.

__________

Räddningstjänsten informerar Miljö- och byggnadsnämnden om verksamheten.

(6)

Information LONA-projekt Strandpaddor på Käringön vid MBN december 2020, MBN/2019:1780

1. Informationen läggs till handlingarna.

__________

Sammanfattning av ärendet

LONA-projektet Strandpaddor på Käringön har nu genomförts och en rapport har lämnats över från konsulterna på Naturcentrum till Orust kommun. Vid miljö- och byggnämnden i december 2020 vill miljöstrategen ge en sammanfattande information till nämnden om projektets slutsatser och tankar framåt.

Utredning

Projektet har pågått under 2020 och har genererat en rapport som tar ett bredare grepp kring skötseln av dammen Lille Väla på Käringön och hur man kan hjälpa kommunens

ansvarsart strandpaddan/stinkpaddan till en mer gynnsam situation.

Bedömning

LONA-projektet Strandpaddor på Käringön har pågått under 2020 och är nu avslutat.

Miljöstrategen bedömer att det är viktigt att informera nämnden om projektet och vad

konsulterna kommit fram till, vilka rekommendationer som ges samt hur arbetet framöver kan se ut.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse daterad 2020-12-02

(7)

Inventering av gödselvårdsanläggningar inom vattenskyddsområdet för Rödsvattnet, MBN/2020:830

Miljö och byggnadsnämnden beslutar att:

- Notera informationen och lägga den till handlingarna __________

Läckage av näringsämnen från jordbruket är en av flera källor till den övergödningsproblematik som Sveriges sjunde miljömål, ingen övergödning, berör. Oriktig hantering av näringsämnen som stallgödsel innebär även en direkt risk för dricksvattenkvalitén i både yt- och grundvattentäkter.

Efter önskemål från miljö och byggnadsnämnden har en inventering av gårdar som hanterar och lagrar stallgödsel inom Rödsvattnets vattenskyddsområde genomförts av miljöförvaltningen under oktober och november månad 2020.

Miljöförvaltningen informerar nämnden om resultaten från inventeringen.

Utredning

Ett register över gårdar har uppförts genom en sammanslagning av verksamhetsinformation från Skatteverkets lantbruksregister, Jordbruksverkets foderföretagarregister, sektorns äldre

tillsynsregister samt kart- och fältinventeringar.

Utifrån det upprättade registret identifierades 23 gårdar med stallgödselhantering, varav 16 ansågs vara av rimlig storlek för att motivera tillsyn (3 DE eller fler). På 3 av dessa hade gödseltillsyn utförts som följd av inkomna klagomål under det gångna året, varför ny tillsyn ej kunde motiveras.

En fullständig presentation av resultaten av inventeringen kommer att ges till Miljö och byggnadsnämnden under dess sammanträde den 10 december 2020.

Beslutsunderlag

(8)

Uppföljning av internkontrollplan 2020, MBN/2019:1788

1. att godkänna redovisad återrapportering av utförda granskningar enligt 2020 års internkontrollplan.

__________

Sammanfattning

Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap. 1 § och 3 § leda och samordna förvaltningen och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet.

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll.

I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunens

samlade behov. Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer för intern kontroll. Nämnderna ansvarar för den interna kontrollens utformning och funktion inom sitt verksamhetsområde.

Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter

utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs ta initiativ till sådana.

Varje nämnd har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Löpande eller minst årligen i samband med upprättande av

verksamhetsberättelse till årsredovisningen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer.

Miljö- och byggnadsnämndens internkontrollplan för 2020 innehåller följande kontrollpunkter.

• Kontroll av medarbetares kännedom om handlingsplan och rutin för hot och våld.

• Kontroll av delegationsbeslut

Handlingsplan och rutin för hot och våld har tagits upp på en arbetsplatsträff och diskuterades med samtliga medarbetare för att säkerställa kännedomen om rutinen.

Kontroll av delegationsbeslut har skett löpande varje nämndsammanträde under året. Där det har funnits brister har chef och medarbetare som fattat beslutet tagit del av genomgången för att förändra förvaltningens arbetssätt.

Skäl för beslut

Genomförda granskningar är utförda.

Bilagor

Beslut om internkontrollplan MBN 2019-12-05 § 241

(9)

Beslutsunderlag

Beslutet skickas till Ekonomienheten

(10)

Prövning av internkontrollplan 2021 för Miljö- och byggnadsnämnden, MBN/2020:1907

Miljö- och byggnadsnämnden beslutar att:

1. för verksamhetsområdet anta internkontrollplan 2021 med risk- och väsentlighetsanalys.

__________

Bakgrund

Nämndernas ansvar i arbetet med intern kontroll framgår av kommunallagens 6 kap 7 §.

Nämnderna ansvarar för den interna kontrollens utformning och funktion inom sitt verksamhetsområde. Revisorernas uppgift är att enligt kommunallagens 12 kap 1, 2, 12 och 13 §§ pröva om den kontroll som nämnderna utför anses tillräcklig.

Orust kommuns ekonomistyrningsprinciper som beslutades av kommunfullmäktige 2013-12-12,

§ 197 (kap. 12) beskriver den interna kontrollen som en viktig del av kommunens styrsystem.

Begreppet internkontroll omfattar hela organisationen och alla de rutiner och olika samverkande aktiviteter som syftar till att:

• Öka effektiviteten inom alla nivåer i organisationen

• Säkerställa att lagar, riktlinjer mm efterlevs

• Trygga tillgångar och förhindra att kommunen drabbas av extra kostnader på grund av oavsiktliga eller avsiktliga fel

• Säkerställa en riktig eller fullständig ekonomisk redovisning

• Säkerställa att resurser disponeras i enlighet med kommunfullmäktiges intentioner

Som grund för verksamhetens planering/prioritering/uppföljning skall nämnden därmed värdera risker samt upprätta en risk och väsentlighetsanalys.

Nämnden skall löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom dess ansvarsområde. Senast december skall en plan antas för påföljande år. Rapportering görs årligen i samband med

årsredovisningen till kommunstyrelsen och revisorerna.

Tidigare kontrollpunkter inom nämndens verksamhet år 2015-2020 är:

2015

Korruption, muta, oegentligheter och intressekonflikter Fakturahantering till kund

Funktionalitet i ärendehanteringssystemet (LEX) 2016

Ärendehantering

Arbetsmiljö, Rutin vid ”Hot och Våld”

Arkivproblem

Fakturahantering till kund

Funktionalitet i ärende-hanterings-systemet (LEX)

(11)

2017

Fakturahantering till kund

Funktionalitet i ärendehanterings-systemet (LEX) 2018

Kvartalsuppföljning av handläggningstider Kvalitetskontroll av delegationsbeslut (MBN) 2019

Kontroll av handläggningstider

Korruption, muta, oegentligheter och intressekonflikter, (Ny mandatperiod, uppföljning från 2015)

Kontroll av servicenivåer 2020

Kontroll av handläggningstider

Kontroll av medarbetares kännedom om handlingsplan och rutin för hot och våld.

Bedömning

Internkontrollplanen för 2021 har inriktats mot 2 kontrollområden:

• Kvalitetskontroll av delegationsbeslut.

• Kontroll av att medarbetarsamtal genomförs i enlighet med samverkansavtalen.

Internkontrollen innefattar uppföljning vid varje nämndsammanträde under 2021 samt vid rapportering senast 2021-10-31.

Bilaga

Internkontrollplan 2021

Risk- och väsentlighetsanalys för internkontroll 2021 Beslutsunderlag

Beslutet skickas till Ekonomienheten Kommunstyrelsen

Sektorchef Miljö och Bygg Miljöchef

(12)

Antagande av sammanträdestid juli 2021, MBN/2020:1610

Miljö- och byggnadsnämnden beslutar att:

- Anta onsdag den 7 juli som sammanträdesdag, onsdag den 23 juni som beredningsdag och måndag den 12 juli som justeringsdag.

__________

Miljö- och byggnadsnämnden gav förvaltningens i uppdrag att ta fram ett förslag till sammanträdestid i juli.

Beslutet skickas till Sektor miljö och bygg Kommunsekreterare

(13)

Prövning av regler för politiska möten på distans, MBN/2020:1932

Miljö- och byggnadsnämnden beslutar att - anta regler för politiska möten på distans ___________

Med anledning av Corona-pandemin tog kommunfullmäktige i april beslut om att, så länge det finns mötesrekommendationer med anledning av Covid 19, ska vi arbeta för att juridiskt möjliggöra att delta i sammanträden på distans. Beslutet omfattade kommunfullmäktige, kommunstyrelse med utskott, miljö- och byggnadsnämnd, social myndighetsnämnd och krisledningsnämnd. Detta beslut behöver kompletteras med mer detaljerade regler kring hur möten ska bedrivas. Dessa regler bör tas av respektive nämnd.

Utredning

Kommunallagens 5 kap 16§ beskriver vad som gäller kring distansmöten. Bland annat gäller följande: Nämnd och fullmäktige får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor.

Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Den/de som leder mötena måste alltid finnas fysiskt på plats i möteslokal.

Nuläge

Att implementera en väl fungerande distanslösning kräver att flera beståndsdelar samverkar. Vi måste ha ett IT-system, kompetens hos alla medverkande och kunskap om det juridiska

förhållandena kring mötena.

I Orust kommun använder vi i nuläget Skype för företag till att kommunicera med på distans.

Vi har kunskap om vad som krävs för att kunna uppfylla de juridiska krav som ställs för att kunna hålla distansmöten.

Det kommer att ställas höga krav på egenansvar hos var och en av ledamöter och andra

medverkande på distansmötena gällande kompetensen att kunna hantera att distansmöte. Att ha ledamöter som deltar på distans kommer också kunna innebära vissa förändrade arbetsformer för övriga ledamöter.

Bedömning

Eftersom pandemiläget inte ser ut att förbättras inom det närmaste måste vi få till en

distanslösning så snart som möjligt. Även om Skype för företag inte är det optimala systemet för detta ändamål, väljer vi ändå den lösningen tills vidare. För att det ska fungera så bra som möjligt är det viktigt att betona att lösningen i första hand är ämnad för de som är i riskzon eller av andra

(14)

delta på distans.

Vid en analys av hur kommuner i vår omvärld jobbar med frågan kan man notera att det finns en bred variation av hur långt man kommit – alltifrån kommuner som inte har implementerat en digital lösning över huvud taget till kommuner som jobbar emot att hitta en långsiktig

distanslösning för samtliga inblandade nämnder, utskott och så vidare.

Ett tydligt mönster är att flertalet kommuner har valt att kombinera större eller mindre

distanslösningar med överenskommelser om neddragningar av antalet ledamöter. De flesta har också utfärdat rekommendationer om att, i huvudsak av tekniska skäl, hålla nere antalet deltagande på distans. Utöver detta väljer samtliga kommuner som kontaktats (sju stycken) att inte tillåta möten på distans för nämnder som hanterar sekretessfrågor (motsvarande Sociala myndighetsnämnden hos oss). Separata ärenden som innebär sekretess på möten läggs sist i mötet och då kan inte den som deltar på distans vara med.

För att kunna införa möten på distans i Orust kommun krävs att regler antas, som på ett mer detaljerat sätt styr hur vi ska arbeta med distansmöten. Dessa regler säger bland annat att Sociala myndighetsnämnden inte kommer att kunna ha en distanslösning och att sekretessärenden aldrig får hanteras med deltagande ledamöter på distans. Efter att ordförande godkänt att ledamot får delta på distans, skickar sekreterare ut länk till mötet. Det är ytterst ordförandens ansvar att avgöra vem som får delta på distans. För att alla ska kunna se varandra under mötet kan inte fler än 5 (fem) personer delta på distans. Samtidigt är det personliga ansvaret hos ledamoten stort, gällande att man har rätt kompetens, utrustning och en tillräckligt bra uppkoppling. Dessutom måste man se till att befinna sig i en lokal där ingen annan har insyn eller kan störa mötet.

Reglerna tar upp frågor kring hur sammanträdet ska hanteras av ordförande, liksom frågor kring till exempel jäv och ajournering.

Beslutsunderlag

Regler för politiska möten på distans Beslutet skickas till

Kommunsekreteraren

(15)

Dessutom kommer miljö- och byggnadsnämnden att behandla ett miljöärende, fyra förhandsbesked, tre bygglov och fyra övriga ärenden.