BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag

(1)

BEVIS

Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ KYRKORÅDET

Sammanträdesdatum 2011-03-07

Datum för anslagets

uppsättande 2011-03-

Datum för anslagets

nedtagande 2011-03-

Förvaringsplats för

protokollet Åkersberga Kyrkliga Centrum

Underskrift §§ 18-29

Margareta Nelkenmark

Ledamöter Leif Törnquist, Mia Hinndal Bellander, Lars Starkerud (§§ 18-24) Marianne Knutsson, Ulf Ellnebrant (§§ 1-24) Jan Winberg, Gerhard Nuss, Mats Broström och Jan Bonander.

Tjänstgörande ers Kristina Lemón (§§ 18-23), Margareta Lindqvist (§§ 25-29),

Ersättare Margareta Lindqvist (§§ 18- 24), Kerstin Nilsson, Rolf Ericsson, Elisabeth Toller, Titti Jöngren.

Övriga Ekonomichef Karin A Widing, kyrkogårds- och fastighetschef Stefan Mattsson och sekreterare Margareta Nelkenmark.

Utses att justera Lars Starkerud (§§18-24), Gerhard Nuss (§§ 25-29)

Justeringens

plats och tid Protokollet är justerat 2011-03-17

Sekreterare

Margareta Nelkenmark

Ordförande

Leif Törnquist

Justerande

Lars Starkerud (§§ 18-24) Gerhard Nuss (§§ 25-29)

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande KR § 18

SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE, NÄRVARO, VAL AV JUSTERARE

Kyrkorådets ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. Kyrkoherden inledde med Fastlagssöndagens Psaltarpsalm samt gav några reflektioner om vad fastetiden kan få betyda i våra liv och avslutade med Heliga Birgittas bön ”Herre, visa mig vägen och gör mig villig att vandra den.”

Lars Starkerud utsågs att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll t.o.m. § 24. Gerhard Nuss utsågs att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll från och med § 25.

(3)

ANMÄLAN OM TILLÄGGSÄRENDEN OCH FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA

Ett ärende till nästkommande Kyrkorådsmöte anmäldes. Önskemål uppkom om att kyrkoherden på nästa möte skulle lämna en rapport om verksamheten inom de olika rådgivande grupperna.

På grund av att några av mötesdeltagarna måste gå tidigare för att kunna närvara vid kommunens fullmäktigesammanträde, hade förslag framförts om att flytta punkten 6 på föredragningslistan till dagens första punkt.

KYRKORÅDET BESLUTADE

att ändra ordningsföljden på dagens ärendelista och därefter fastställa föredragningslistan;

att ge kyrkoherden i uppdrag att på nästa kyrkorådssammanträde lämna en rapport om verksamheten inom de olika rådgivande grupperna.

(4)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande KR § 15

AU § 17 KR § 20

PERSONALENS FÖRDJUPNINGSDAGAR

Församlingens ledningsgrupp har förberett Fördjupningsdagar för personalen under sammanlagt elva vardagar i maj och augusti samt en lördag i september 2011. Frågan har tidigare varit uppe för diskussion i såväl arbetsutskott som kyrkoråd. Moderata gruppen har tidigare framfört sin tveksamhet till

fördjupningsdagarnas genomförande; bland annat med kritik över att

församlingen under dessa dagar skulle vara en ”stängd” församling med ”låsta dörrar”.

Kyrkoherden lämnade en utförlig rapport om syftet med Fördjupningsdagarna och dessutom en plan för hur man skulle hålla församlingen öppen för

församlingsbor och allmänhet med hjälp av inhyrd personal samt

jourberedskap för kyrkoherde och kyrkogårdschef. Handling delades ut.

Majdagarna ska utvärderas innan det bestäms om det blir ytterligare fördjupningsdagar i augusti.

Efter kyrkoherdens genomgång tackade den moderata gruppen för den

specificerade informationen och menade att om man tidigare hade fått dagens fördjupade information, hade man sluppit oron inför en ”stängd” kyrka.

Moderata gruppen ansåg att ärendet hade felhanterats och lämnade en skriftlig handling att bilägga till protokollet.

att godkänna kyrkoherdens förslag till Fördjupningsdagar för personalen i maj;

att lägga moderata gruppens skriftliga synpunkter som bilaga till Protokollet.

(Bilaga 1)

(5)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande AU §15

KR § 21

AKTUELLA PERSONALÄRENDEN

Organisationschefens uppsägning och förslag till ny chefssammansättning Kyrkoherden informerade om att organisationschef Pär Åkerström hade sagt upp sig den 14 februari 2011. Pär Åkerström är formellt anställd till och med den 14 maj men eftersom organisationschefens tjänst är en chefstjänst, hade kyrkoherden tagit beslutet att Pär Åkerström skulle få vara arbetsbefriad från och med 1 mars. Handling med kyrkoherdens förslag till åtgärder för

ledningsgrupp och chefssammansättning hade bifogats kallelsen och kyrkoherden lämnade också en utökad redogörelse av konsekvenserna.

Kyrkoherden föreslog att församlingen inte skulle återbesätta tjänsten som organisationschef utan i stället utse en ny verksamhetschef som ersättande ledamot av ledningsgruppen.

Kyrkoherden föreslog Marie Engström, som nu är samordnare för barn- och ungdomsarbetet, till ny verksamhetschef med ansvar för barn- och

ungdomsverksamheten samt samordnare för konfirmandverksamheten..

Gruppledarna hade inför dagens kyrkorådssammanträde beretts tillfälle till ett samtal med Marie Engström.

Inga invändningar fanns mot att ge Marie Engström uppdraget att från och med 15 maj bli verksamhetschef.

Vissa av organisationschefstjänstens administrativa uppgifter föreslås bli fördelade på övriga i Ledningsgruppen. Protokollföraruppgiften i förtroende- organisationen föreslås bli lagd på kyrkoherdesekreterartjänsten. Ang arbetet med IT och telefoni kommer de tjänsterna att köpas externt.

Kyrkoherden meddelade att han kallat till MBL-förhandlingar enligt § 11 den 10 mars.

att tillstyrka förslaget att utse Marie Engström till Verksamhetschef för barn- och ungdomsarbetet, samordnare för konfirmandverksamheten samt ledamot av Ledningsgruppen från och med 15 maj 2011, under förutsättning att MBL-förhandlingar inte ger starka och sakliga invändningar mot ny organisation samt chefstillsättning;

att tillstyrka kyrkoherdens förslag enligt utsänd bilaga.

(6)

Övriga personalärenden

a) Till tjänsten som församlingsassistent hade 18 ansökningar inkommit.

Tre av de sökande har utvalts till intervju.

b) Till tjänsten som husmor/värdinna hade 32 ansökningar inkommit.

c) Kyrkorådet har tidigare beslutat att återbesätta tjänsten som familje- rådgivare när Gudrun Lindgren avgår med pension den 31 juli 2011.

Annons kommer inom kort.

KYRKORÅDET BESLUTADE att notera informationen till protokollet

(7)

FASTIGHETSÄRENDEN a) Etapp 1 av ombyggnaden

Information inför utvärdering och slutrapport lämnades. Några moment återstår innan Etapp 1 av ombyggnaden är helt avslutad. Bland annat ska en ny pulpet för styrning av ljus och ljud införskaffas till Åkersberga kyrka. När den är installerad kommer Kyrkorumsgruppen att sammankallas för en slutgenom- genomgång av kyrkorummet i Åkersberga kyrka.

att notera informationen till protokollet.

(8)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande AU § 16

KR § 24

FASTIGHETSÄRENDEN b) Etapp 2 av ombyggnaden

En skrivelse från ombyggnadsprocessens styrgrupp med förslaget att avbryta

”Ombyggnad etapp 2” hade bifogats kallelsen. Genomgång gjordes Kyrko- gårds- och fastighetschefen och detaljerad förklaring lämnades. Förslaget till att avbryta etapp 2 gjordes med hänvisning till ökade kostnader i förhållande till tidigare kalkyl från huvudentreprenören. Styrgruppen föreslår att ny

entreprenadupphandling i konkurrens ska göras. Skrivelsen innehöll förslag till åtgärder av mindre omfattning som föreslogs genomföras under 2011, även om etapp 2 i stort avbryts. Åtgärder som svarar mot myndighetskrav på

byggnaderna och skulle kunna genomföras utan att en byggplatsetablering behöver komma till stånd är:

* Utbyte av ett mindre antal elinstallationer med anmärkningar på grund av elsäkerhet.

* Genomförande av separat upphandlad sidoentreprenad för lås, larm och passersystem.

* Ombyggnad av personalkök.

* Fönsterbyten, elinstallationer och radiatorbyten i västra delen av Åkersberga Kyrkliga Centrum.

att ”Ombyggnad etapp 2” av Åkersberga Kyrkliga Centrum ska avbrytas;

att de fyra mindre åtgärderna som kan genomföras utan byggplatsetablering ska utföras enligt förslag.

(9)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande AU §16

KR § 25

EKONOMIÄRENDEN

a) Ett preliminärt resultat för 2010 hade bifogats kallelsen. Ekonomichefen delade vid sittande bord ut en ny handling med uppdaterat preliminärt resultat och redogjorde därefter för innehållet.

b) Muntlig information angående arbetet med Verksamhetsberättelse 2010 lämnades av Kyrkoherden.

c) Budgetdirektiv 2012 hade bifogats kallelsen.

Under punkten om askgravlund vid Östra Ryds kyrka, önskade kyrkoherden göra en komplettering med: ”samt omgestaltning av minneslunden”.

På en fråga om eventuellt kommande förändrade momsregler svarade ekonomichefen att det ej är troligt att någonting kommer att förändras under 2012.

att notera informationen angående punkterna a) och b) till protokollet;

att komplettera budgetdirektiven 2012 enligt kyrkoherdens förslag och därefter fastställa budgetdirektiven för 2012. (Bilaga 2)

(10)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande AU § 19

KR § 26

BREDBAND/STADSNÄT

Kyrkogårds- och fastighetschefen informerade om erbjuden anslutning till stadsnätsdragning inom Österåkers kommun. Församlingen hade tidigare fått frågan om anslutning till Östra Ryds kyrka och Vasagården, men nu hade förutsättningarna ändrats och frågan gällde eventuell dragning till Österåkers kyrka och Prästgården för en kostnad av ca 85.000 kronor + moms.

Diskussion om fördelar och nackdelar med trådlöst bredband kontra stadsnät..

Trådlöst bredband kan vid första anblicken låta som ett billigare alternativ, men mottagningen av trådlös uppkoppling fungerar inte till 100 % runt Österåkers kyrka. Till exempel kommer troligtvis inte dataprogrammet för gravkartor att fungera med trådlös uppkoppling. Påpekades också att det med trådlös uppkoppling kan bli problem med sekretessbelagda ärenden och e-post, eftersom oärlig åtkomst av utomstående underlättas.

Ekonomichefen påpekade att det är av stor vikt att samtlig personal har regelbunden tillgång till internetuppkoppling på samtliga församlingens arbetsplatser. Församlingen är ansluten till en portal som heter Advance med servrar i Göteborg och alla behöver kunna koppla upp sig för åtkomst av olika program samt Outlook.

att uppdra åt kyrkoherden att ta fram en konsekvensbeskrivning och ekonomisk kalkyl för de olika alternativen.

(11)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§ 27

RAPPORTER

Besök i vänförsamlingen S:t Peter’s

En ny kyrkoherde, Will Hughes, ska installeras i vänförsamlingen den 28 mars.

Kyrkoherden och ekonomichefen kommer att närvara. Dagen efter installationen kommer det finnas utrymme för samtal mellan de båda kyrkoherdarna, bland annat om vänförsamlingskontraktet. Ekonomichefen kommer att få möjlighet att samtala med de ekonomiansvariga i S:t Peter’s.

Förslag till ändring i församlings- och pastoratsindelningen Skrivelse och remiss från Stockholms stift hade bifogats kallelsen.

Kyrkoherden ska formulera ett svar som ska behandlas på nästkommande möte med arbetsutskottet.

Orgelentreprenad

Kyrkoherden rapporterade att fyra orgelbyggarfirmor hade svarat på

församlingens förfrågan angående renovering av orgeln i Åkersberga kyrka.

Kyrkoherden tillsammans med organist Magnus Holmlund hade närvarat vid anbudsöppningen och efter genomgång av samtliga anbud valt att ge

Grönlunds Orgelbyggeri uppdraget att renovera orgeln. Arbetet kommer att utföras under tredje kvartalet 2011.

MM = Mångfaldens mosaik

En tidning om flerspråkighet från Svenska kyrkan delades ut för kännedom.

Slutrapport från HIV/AIDS-projektet i Zhoukou delades ut för kännedom.

Svenska kyrkans fasteinsamling presenterades kortfattat av kyrkoherden.

Presidiekonferens

Nytt datum är 19-20 september 2011. Inbjudna är presidiet, gruppledarna och kyrkoherden. Information delades ut. Anmälningar tas emot av Margareta Nelkenmark.

Inkommen post

En handling med notering av inkommen post till kyrkorådet delades ut.

(12)

EXTRA MÖTE FÖR ARBETSUTSKOTTET

Kyrkorådets ordförande kallade arbetsutskottets medlemmar till ett extra möte den 11 april 2011 kl. 16.00. Vid detta möte ska följande två ärenden beredas:

1) Årsredovisning 2010

2) Verksamhetsberättelse 2010.

KYRKORÅDET BESLUTADE att notera kallelsen i protokollet.

(13)

SAMMANTRÄDET AVSLUTAS

Kyrkoherden avslutade med bön och välsignelse och därefter förklarade ordföranden sammanträdet för avslutat kl. 19.35.