KFN kallelse 2018-03-15

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten

Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82

nadja.skog@trosa.se

Kallelse

Datum

2018-03-05

Tid: Torsdagen den 15 mars 2018, kl. 18:00

Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten 17.30

Gruppmöte oppositionen 17.30

Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen

2. Ny kulturskolechef Klas Jättner presenterar sig

3. Bokslut 2017 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2018/19

4. Utförd internkontrollplan 2017 KFN 2017/6

5. Internkontrollplan 2018 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2018/20

6. Lotterikontrollant KFN 2018/22

7. Återkoppling revisionen

(inga handlingar)

8. Anmälan delegationsbeslut KFN 2018/1

9. Övriga anmälningsärenden KFN 2018/2

10. Övrigt

(inga handlingar)

Lena Isoz Nadja Furuberget Skog

Ordförande Nämndsekreterare

(2)

(3)

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2018-02-05

Diarienummer

KFN 2018/19

Bokslut och verksamhetsberättelse 2017 för Kultur- och fritidsnämnden

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till bokslut för 2017.

Sammanfattning

Nämndens verksamheter redovisar ett överskott om ca 1 200 tkr. Bakom resultatet döljer sig en överkompensation för kapitaltjänstkostnader samt en nedskrivning av återstående bokfört värde. Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och måluppfyllelsen är god.

Ärendet

Nämndens verksamheter redovisar ett överskott om ca 1 200 tkr. Bakom resultatet döljer sig en överkompensation för kapitaltjänstkostnader vilket ger ett planerat överskott om ca 1 800 tkr. Under året har skolgården på Hedeby/Fornby byggts om och i samband med det gjordes en nedskrivning av återstående bokfört värde för Qulanplan om ca 600 tkr.

Verksamheterna går med undantag för samlingslokalerna Trosa kvarn och Skärborgarnas hus med mindre överskott och har sammantaget en ekonomi i balans.

Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är, vi har startat öppen kulturskola - en uppsökande verksamhet i syfte att möta ungdomar som inte självmant hittar till Kulturskolan, inom projektet

”Entré utan trösklar” arrangerades bl a träffar för nyanlända, musik- och

författarcaféer på Trosa Kvarn, familjeföreställning på arabiska på biblioteket och

arabisk bio på Skärborgarnas hus, fritidsgårdsverksamheten genomförde extra

många aktiviteter för kommunens ungdomar under sommaren, vi har anpassat

fritidsgårdarnas verksamhet, öppettider och bemanning för att bättre möta och

finnas för och där våra ungdomar är, vi har utvärderat bidragsreglerna och med

(4)

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)

Kultur- och fritidskontoret 2018-02-05

utgångspunkt i resultat anpassat och utvecklat bidrag och regler, vi har utvecklat och följt upp våra tjänstekoncessioner enligt beslutad uppföljningsmodell.

Kommunens tillväxt gör att vi framgent ser över eventuella behov av nya verksamheter och utökning av befintliga.

Cecilia Högberg

Produktionschef

Bilagor

1. Totalt Bokslut 2017 KFN

Beslut till

Kommunstyrelsen

(5)

Kultur- och fritidsnämnden

Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Cecilia Högberg

Totalt, tkr 2017 2016 2015

Budget, netto -38 347 -37 763 -44 219 Utfall, netto -37 134 -37 106 -42 578

Avvikelse 1 213 657 1 641

Investering, netto -1 388 -605 -210

Antal årsarbetare 20 20 17

Antal kvinnor 15 14 11

Antal män 8 9 8

Frisknärvaro %* 82 78 81

Andel månadsavlönade som har fem eller färre sjukdagar per år.

Nämndens verksamhetsområden

Nämnden har ett samlat ansvar för:

 Bibliotek

 Fritidsgårdar

 Kulturskola

 Allmänkultur

 Bidrag och stöd till föreningsliv Båtplatser

 Idrotts – kultur- och samlingslokaler

 Rekreationsanläggningar t.ex. elljusspår och utegym

 Friluftsbad

 Tjänstekoncessionerna, Gästhamnen, Kråmö, Safiren, Camping

Verksamheten är organiserad enligt nedan:

Årets resultat

Nämndens verksamheter redovisar ett överskott om ca 1 200 tkr. Till det ska 1 948 tkr läggas till avseende överkompensation för

kapitaltjänstkostnader vilket ger ett faktiskt underskott på ca 700 tkr. Under året har skolgården på Hedeby/ Fornby byggts om och i samband med det gjordes en nedskrivning av återstående bokfört värde för Qulanplan om ca 600 tkr.

Verksamheterna går med undantag för

samlingslokalerna Trosa kvarn och Skärborgarnas hus med mindre överskott och har sammantaget en ekonomi i balans. Nämnden har gett kontoret i uppdrag att under 2018 återkomma med förslag på utveckling verksamhet i samlingslokalerna för att komma till rätta med kostnaderna för lokalerna.

Under perioden 2014-2017 har budgeten för föreningsbidragen ökats med ca 6% samtidigt har nyttjandet av bidragen d.v.s. föreningarnas ansökningar endast ökat med 3%. Det innebär att

det finns visst utrymme för ett ökat aktivitetsuttag i takt med tillväxten. Kostnaden för löner har under samma period ökat med ca 5% årligen. Under 2017 ökade kostnaden med ca 10% men då avsåg mer än 5% projektanställningar kopplat till bidrag från Kulturrådet för integrationsprojektet Entré utan trösklar samt projektet Öppen kulturskola.

Måluppfyllelse

Medborgarnas kommun

Medborgarundersökningen visar att medborgarna är förhållandevis nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen, exempelvis sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv jämfört

kommungruppen 8000-15999 invånare. Av totalt 38 svarande kommuner i gruppen placerar sig Trosa som nummer 11 vilket är en svag förbättring från föregående mätning med 12 plats.

Nämndens målsättning med fler kulturaktivitet för barn och unga genom kulturföreningarnas försorg ser fortsatt svårt ut att nå.

Tillväxt & arbete

Nämnden verksamheter bidrar till ett gott företagsklimat bl.a. genom att tillhandahålla mötesplatser och lokaler. Under perioden har utbudet och möjligheterna utökats genom bl.a.

ändrad inriktning i Trosa kvarn och kommunens köp av Skärborgarnas hus. Arbetet med ett utveckla dessa lokaler fortsätter under 2018. Sett till Svenskt näringslivs ranking har i alla fall värdet för t.ex. service till förtagen ökat något hur stor del som kan hänföras till Kultur- och fritidsnämndens verksamheter kan vara svårt att säga men den upplevda servicen beror ofta på flera faktorer.

Verksamheter

För att kunna säga verksamheten är

kostnadseffektiv har nämnden valt att utifrån ett antal nettokostnader se om verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna.

Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 så märks de politiska prioriteringarna på fritidsområdet. Trosa kommun har inom länet högst kostnad per invånare och då verksamheten har en ekonomi i balans samt god kvalitet enligt mätningar anses målet uppnått. Inom

kulturområdet ligger trosa kommun på femte plats i länet och sett till ekonomi och kvalitet anses målet uppnått.

Av de som kontaktar kultur- och fritidsförvaltningen var 91 % nöjda med

bemötandet och 78 % är nöjda med hanteringen av sina ärenden. Målet anses delvis uppfyllt.

(6)

Hälsa & miljö

Det är viktigt att verksamhetsutbudet anpassas i takt med kommunens tillväxt. Ett sätt att mäta detta att följa rankingen i SKLs folkhälsoindex.

Målet är att Trosa kommun skall tillhöra de 25%

bästa. Inget nytt index har publicerats sedan 2015.

En delfråga i den senaste mätningen avseende aktiv fritid visade att Trosa placerad sig väl i länet.

Dock finns mycket att göra 66% av befolkningen i gruppen 16-84 år är fysiskt aktiva minst 30 minuter/dag. Det innebär att 34% inte är det.

Engagemang

Medarbetarna i Kultur och fritidsnämndens verksamheter upplever ett fortsatt högt

medarbetarengagemang där 94% av personalen svarar 4-5 på en femgradig skala där 5 är det högsta betyget.

God ekonomisk hushållning

Nämnden och dess verksamheter bidrar till en god ekonomisk hushållning med en budget balans och en kontrollerad kostnadsutveckling.

Medarbetare

Antalet årsarbetare ökade med 10 stycken mellan åren 2015 och 2016. Ökningen berodde främst på organisatoriska förändringar. Mellan 2016 och 2017 uppgick ökningen till 1 årsarbetare vilket är hänförligt till projektanställningar. Personalvolymen är i stort oförändrad och stabil.

Under årets senare del har en större

organisationsförändring genomförts vilket innebär att istället för att rekrytera en ny kultur- och fritidschef har befintliga gruppchefer på biblioteken och fritidsgårdarna utvecklats till att bli

enhetschefer. Kultur- och fritidskonsulentens uppdrag utvecklats till en roll som enhetschef med t.ex. fullt budgetansvar för allmän kultur och föreningar. En enhetschef till kulturskolan har rekryterats externt. Enhetscheferna rapporterar direkt till produktionschefen kultur-, fritid-, teknik- och service.

Verksamheterna har sammantaget en väldigt hög frisknärvaro även om det finns skillnader mellan enheterna.

Viktiga händelser

Vi har med medel från Kulturrådet startat öppen kulturskola vilket är en uppsökande verksamhet i syfte att möta ungdomar som inte självmant hittar till Kulturskolan.

Konstrundan har genomförts med stor framgång.

Våra uppskattade språkcaféer i samarbete med SFI

fortsatte och inom projektet ”Entré utan trösklar”

arrangerades bl.a. träffar för nyanlända, musik- och författarcaféer på Trosa Kvarn,

familjeföreställning på arabiska på biblioteket och arabisk bio på Skärborgarnas hus.

Fritidsgårdsverksamheten genomförde bl.a. med hjälp av medel från MUCF extra många aktiviteter för kommunens ungdomar under sommaren.

Vi har anpassat fritidsgårdarnas verksamhet, öppettider och bemanning för att bättre möta och finnas för och där våra ungdomar är.

Vi har utvärderat bidragsreglerna och med utgångspunkt i resultat anpassat och utvecklat bidrag och regler.

Vi har utvecklat och följt upp våra tjänstekoncessioner enligt beslutad uppföljningsmodell.

Vi har bytt biblioteksdatasystem och inför ett nytt bokningssystem för lokalbokningar,

bidragsansökningar och hantering av båtplatser i syfte att öka tillgänglighet och service till våra medborgare.

Framtiden

Vi ser ett utökat samarbete mellan biblioteken, fritidsgårdarna och kulturskolan.

Fritidsgårdarna, ungdomsrådet och

ungdomsgrupperna planerar och genomför en festival i slutet av sommaren.

I arbetet med att lyfta fram Vagnhärads historiska värden kommer applikationen ”Runturen” utvecklas med fler språk och platser samt anpassas för fler plattformar, vilket ger fler människor möjlighet att utforska och lära sig mer om bygdens rika kulturarv.

Vi arbetar vidare med säsongsanpassade och behovsstyrda öppettider inom alla våra verksamheter

Uppföljning och utvärdering, fastställande av vilken funktion Trosa kvarn ska ha.

Vi når fler elever och besökare genom ökad marknadsföring och uppsökande verksamhet.

Kommunens tillväxt gör att vi ser över eventuella behov av nya verksamheter och utökning av befintliga.

Planering av en föreningsdag, för samtliga föreningar inom kultur- och fritidsområdet i Trosa kommun, fortsätter.

(7)

Verksamhetsmått

Verksamhetsmått Redov Redov Redov

2017 2016 2015

Småbåtshamn

Antal platser 700 700 700

- varav stora platser 129 129 129 Antal uthyrda platser 642 650 650

Kö, stora platser 55 46 44

Föreningsstöd

Antal föreningar som

erhåller stöd 34 32 33

Antal aktiviteter 6 994 7 094 7 638 Totalt antal

deltagare 70 158 71 158 73 247

Allmän kultur

Antal kultur- föreningar som

erhåller stöd 19 16 16

Antal kultur-

föreningsaktiviteter 99

Antal kulturarrangemang och

utställningar 72 59 72

Trosa kvarn och

Skärborgarnas hus

Antal publika

arrangemang 93

Antal uthyrningar till

slutna sällskap 219

Antal intern- kommunala

bokningar 106

Fritidsgårdarna

Antal stora

arrangemang 15 15 16

Antal besökare på

stora arrangemang 1 595 1 208 1 179

IRL, antal besökare

Vardagskvällar 19 19 21

Helgkvällar 54 44 36

UH, antal besökare

Vardagskvällar 18 30 29

Helgkvällar 26 36 36

Biblioteken

Antal besökare 93 603 100 593 125 156 Antal utlån 51 528 55 874 64 479 Antal e-lån 1 726 1 696 1 648

Kulturskolan

Antal debiterade

elever 251 211 215

Antal ämneskurser 291 253 241

Kö 132 77 53

Investeringsuppföljning

Kultur- och fritidsnämnden har i egenskap av beställare deltagit i byggnationen av en Skate- och bikepark. Parken invigdes i slutet av sommaren och har kommit att bli en mycket uppskattad anläggning.

Kultur- och fritidsnämnden har i egenskap av beställare deltagit i den pågående byggnationen av ett nytt utegym mitt emot Safiren.

Renoveringen av Skärborgarnas hus påbörjades under året med ommålning av fasad, nya skyltar, entré och en ombyggd och upprustad parkering.

Projektering för nästa steg, invändiga renovering, pågår för närvarande i nära samarbete med föreningar och andra intressenter.

Inför sommaren påbörjades kommunens underhållsarbete på Kråmö.

(8)

Mål Målprecisering Upp-

fyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar

1

Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna utöva fritidsintressen, exempelvis sport, kultur, friluftsliv, föreningsliv

Trosa ska tillhöra de 15 bästa kommunerna av

jämförbar storlek 11

Medborgar- undersökning var annat år, senaste mätningen 2017

Svag förbättring från plats 12 år 2015

2

Kulturföreningarna har aktiviteter för barn och unga

Större andel barn och unga ska ta del av föreningslivets kulturutbud jmft föregående år

Mäts vid årets slut genom föreningarnas bokslut

Fullständigt boklsut från föreningarna finns först 31 mars.

En förhandsgranskning pekar på att andel inte ökat.

3 Verksamheterna bidrar till ett gott företagsklimat

Vi skapar och tillhandahåller mötesplatser

Svenskt näringslivs ranknig

Utbudet av mötesplatser har defacto ökat. Rankingen om service till företagen har ökat från 3.72 till 3.78

4 Våra verksamheter ska vara kostnadseffektiva

Kommunens nettokostnader för verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna

Jämför

nettokostnad för fritids- respektive kulturverksamhet

Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 så märks de poltiska prioriteringarna på fritidsområd. Trosa kommun har inom länet högst kostnad per invånare och då verksamheten har en ekonomi i balans samt god kvalitet enligt mätningar anses målet uppnått. Inom kulturområdet ligger trosa kommun på femte plats i länet och sett till ekonomi och kvalitet anses målet uppnått.

5

De som kontaktar Kultur och fritidsförvaltningen är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden

90 % ska vara nöjda med bemötande. 80% ska vara nöjda med hanteringen

91%

och 78%

Egen enkät

91 % är nöjda med bemötandet.

78 % är nöjda med hanteringen av ärenden. Målet anses delvis uppfyllt. Föregående år var resultat 93%

6 Vårt verksamhetsutbud anpassas till kommunens tillväxt

I SKL:s rankning av folkhälsoindex visas Trosa grönt, dvs. tillhör de 25%

bästa

SKL Öppna jämförelser

Resultat har inte publicerats ännu men den senaste mätningen avseende frågor rörande aktiv fritid visade att Trosa placerad sig väl i länet. Dock finns mycket att göra 66% av befolkningen i gruppen 16- 84 år är fysiskt aktiva minst 30 minuter/dag. Det innebär att 34%

inte är det.

7

Medarbetarna i Kultur och fritidsnämndens

verksamheter upplever ett högt

medarbetarengagemang

80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget.

94%

Årlig HME enkät till kommunens medarbetare

Resultat är oförändrat högt på 94%

8 Nämnden har en budget i balans

Kostnaderna överskrider

inte intäkterna Bokslut Ekonomin är under kontroll

God ekonomisk hushållning Verksamheter

Kultur- och fritidsnämndens mål 2017

Medborgarnas kommun

Tillväxt & arbete

Hälsa & miljö

Engagemang

(9)

Kultur- och fritidsnämnden

Budget 2017 Bokslut 2017

Tkr

^Intäkt Personal Övrigt Netto Intäkt Personal Övrigt Netto Avvikelse

Kultur och fritidsnämnd 0 150 83 233 0 69 8 77 156

varav buffert 0 0 100 100 0 0 100 100 0

KFTS-chef 0 802 932 1 734 -129 664 308 843 891

Kulturenhet -1 543 7 271 5 808 11 536 -1 570 7 161 6 418 12 009 -473

varav bibliotek -369 3 518 2 635 5 784 -540 3 240 2 934 5 635 149

varav kulturskola -564 3 191 730 3 357 -645 3 141 882 3 379 -22

varav kulturlokaler -610 273 1 463 1 126 -370 257 1 678 1 564 -438

varav kulturbidrag 0 0 742 742 0 0 749 749 -7

varav kulturarrangemang 0 289 238 527 -15 523 174 683 -156

Fritidsenhet -4 581 2 737 26 688 24 844 -4 931 2 532 26 604 24 205 639

Varav fritidschef -504 603 518 617 -483 504 850 871 -254

varav fritisgårdar -656 2 134 1 790 3 268 -644 2 028 1 704 3 089 179

varav fritidsanläggningar -2 727 0 15 986 13 259 -3 163 0 15 980 12 818 441

varav fritids- och föreningslokaler -694 0 5 763 5 069 -641 0 5 873 5 232 -163

varav föreningsbidrag 0 0 2 631 2 631 0 0 2 196 2 196 435

Summa -6 124 10 960 33 511 38 347 -6 630 10 426 33 338 37 134 1 213

(10)

Allmän kultur

Kultur och föreningschef: Sara Fältskog Eldros

Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring

2017 2017 mot

budget 2016 16/17

Verksamhetens intäkter 0 15 15 33 -55,77%

Verksamhetens kostnader -1 269 -1 446 -177 -1 414 2,23%

Personal -289 -523 -234 -304

Kapitalkostnader 0 0 0 0

Övriga kostnader -980 -923 57 -1 770

Nettoresultat -1 269 -1 431 -162 -1 970 -27,35%

Verksamhetsområden

 Allmän kultur

 Föreningsstöd

Ekonomisk analys

Enheten uppvisar ett mindre negativt resultat som främst beror på felaktigt bokförda lönekostnader under 2017. Verksamheten bedöms ha en budget i balans.

Årets viktigaste händelser

 KonstTriangeln genomfördes den 14–17 april, lyckat samarbete med konstnärer, föreningar och företagare.

 Arbetsgruppen för främjande av kulturarv i Vagnhärad har investerat i utveckling av applikationen ”Runturen”, som ska användas för att sätta fokus på de många fornminnen som finns runtom i kommunen.

 Samarbete med skolornas kulturombud har inletts.

 Utvärdering av bidragsregler har genomförts och resulterat i revidering av kommunens bidragsregler.

 Arbete för att byta system för lokalbokning och bidragsansökningar har inletts.

 En modell för samarbete mellan krögare och arrangörer av kulturevenemang har tagits fram, med syfte att förenkla möjligheten till arrangemang av kulturevenemang med servering i offentliga lokaler.

 Trosa kommun har anslutit sig till ett digitalt biljettförsäljningssystem, vilket möjliggör online försäljning av biljetter för såväl kommunens egna enheter som kommunens föreningar.

 En omorganisation inom kontoret ledde till att en kultur- och föreningschef tillsattes i december.

Framtiden

 Applikationen ”Runturen” utvecklas med fler språk och platser samt anpassas för fler plattformar, vilket ger fler människor möjlighet att utforska och lära sig mer om bygdens rika kulturarv.

 Uppgraderingen av systemen pågår under våren 2018.

 Planering av en föreningsdag, för samtliga föreningar inom kultur- och fritidsområdet i Trosa kommun, fortsätter.

 KonstTriangeln 2018 äger rum under påskhelgen.

 Samarbetet med skolornas kulturombud fortsätter och resulterar förhoppningsvis i en gemensam satsning på att öka barns och ungas delaktighet i kulturlivet i Trosa kommun.

Avstämning mot mål

 År 2017 svarar 90 % av de som är

föreningsmedlemmar och de som konsumerar kulturarrangemang att de är nöjda med möjligheterna att utöva fritidsintressen inom kultur och föreningsliv.

Resultat: I SCB:s medborgarundersökning svarar 93 % att de är nöjda eller mycket nöjda med möjligheterna till att utöva fritidsintressen inom kultur och föreningsliv. Målet anses uppfyllt för medborgarna i Trosa kommun. För föreningslivets medlemmar finns ingen statistik att redovisa, då frågan inte inkluderades i höstens kundenkät.

 År 2017 ska en större andel barn och unga ta del av föreningslivets kulturutbud jämfört med tidigare år.

Resultat: Fullständiga årsbokslut från föreningslivet redovisas senast den 31 mars 2018. En förhandsgranskning visar dock inte att andelen barn och unga som deltar i

(11)

föreningslivets kulturutbud har ökat. Målet anses inte uppfyllt.

 År 2017 ska antalet nyinflyttade som

engagerar sig och tar del av kulturföreningars verksamhet öka jämfört med tidigare år.

Resultat: Fullständiga årsbokslut från föreningslivet redovisas senast den 31 mars 2018. Målet är därför inte mätbart vid tidpunkten för bokslutets sammanställning.

 År 2017 ska nettokostnaden för allmän kultur utvecklas i takt med de politiska ambitionerna.

Resultat: Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 och kostnader för kulturområdet ligger trosa kommun på femte plats i länet och sett till en ekonomi i balans och kvalitet anses målet uppnått.

 År 2017 svarar 90 % av de som kontaktar kulturenheten att de är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden.

Resultat: 91 % av de som angett att de kontaktat kulturenheten under 2017 svarar att de är nöjda med bemötandet. 78 % svarar att de är nöjda med hanteringen av ärenden.

Målet anses delvis uppfyllt.

 År 2017 svarar 90 % av medborgarna att de är nöjda med tillgången till kulturevenemang.

Resultat: I SCB:s medborgarundersökning svarar 72 % att de är nöjda eller mycket nöjda med tillgången till kulturevenemang. Målet anses inte uppfyllt.



År 2017 ska verksamheten ha en budget i balans och den ekonomiska ramen ska hållas.

Resultat: Ekonomin är under kontroll, målet nått

Hållbar utveckling

Kulturverksamheten bidrar till delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid och möjlighet att delta i kulturella sammanhang.

Genom arbetet med kultur inom ramen för Finskt förvaltningsområde främjas även finskspråkiga medborgares delaktighet och inflytande.

Allmän kultur spelar stor roll för ökad demokrati samt främjande av innovation och ökad

livskvalitet.

(12)

Biblioteken

Bibliotekschef: Malin Lundin

2017 2017 mot budget 2016 16/17

Verksamhetens intäkter 369 540 171 429 25,96%

Personal -3 518 -3 240 278 -3 282

Kapitalkostnader -104 -102 2 -107

Övriga kostnader -2 531 -2 832 -301 -2 736

Nettoresultat -5 784 -5 635 149 -5 696 -1,07%

Verksamhetsområden

 Folkbibliotek

 Utställningar, barnteater och författarbesök

 Uppsökande verksamhet, t ex äldreboenden och fritidsgårdar

 Bokdepositioner, t ex BVC och Folktandvården

 Samverkan med förskolor, skolor, föreningar och studieförbund

Ekonomisk analys

Biblioteken uppvisar ett mindre positivt resultat med bl.a. ett överskott på personalkostnader.

Överskottet beror på ledigheter som inte har kunnat vikariesättas fullt ut. Avvikelsen mellan budgeterade intäkter och utfall består av statsbidrag från Kulturrådet som har använts till projektet Entré utan trösklar och läsfrämjande för barn och ungdomar.

Årets viktigaste händelser

 Förbättring av biblioteksrummet i Trosa, framförallt för de små barnen.

 Bred programverksamhet med bl.a. flera författarbesök för både barn och vuxna, ständigt fullbokad Minibio och flera olika evenemang inom ramen för Finskt förvaltningsområde.

 Våra uppskattade språkcaféer i samarbete med SFI fortsatte och inom projektet ”Entré utan trösklar” arrangerades bl a träffar för nyanlända, musik- och författarcaféer på Trosa Kvarn, familjeföreställning på arabiska på biblioteket och arabisk bio på Skärborgarnas hus.

 Utökade öppettider på prov under hösten med bra resultat.

 Fördjupat samarbete med BVC där sköterskorna nu kan skriva ut Bokrecept, något som tidigare endast gjorts av logopeder.

 Byte av biblioteksdatasystem i december.

 En omorganisation inom kontoret ledde att en bibliotekschef tillsattes i december.

Framtiden

 Fortsatt implementering av det nya biblioteksdatasystemet.

 Biblioteksrummet i Trosa förbättras ytterligare.

 De utökade öppettiderna blir permanenta.

 Fortsatt satsning på våra prioriterade grupper:

barn och ungdomar, personer med

funktionsnedsättning, nationella minoriteter och personer med annat modersmål än svenska.

 Samarbete med fritidsgårdarna och Kulturskolan.

Avstämning mot mål

 År 2017 svarar 90 % av de som nyttjar biblioteket att de är nöjda med möjligheten till att kunna använda biblioteket och dess tjänster.

Resultat: Kunde ej mätas p.g.a. tekniska problem med enkäten. Ny enkät genomförs första halvåret 2018.

 År 2017 svarar 90 % av medborgarna att de är nöjda med biblioteket.

Resultat: 69% gav ett högt betyg mellan 8- 10 och var mycket nöjda och ytterligare 27%

gav ett betyg mellan 5-7 och var nöjda. Målet nåddes.

 År 2017 svarar 90 % av de som använder biblioteket att de är nöjda med information och marknadsföring av biblioteket och dess tjänster.

(13)

 År 2017 utvecklas bibliotekens nettokostnader i takt med de politiska ambitionerna.

Resultat: Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 och redovisade nettokostnader för bibliotek ligger trosa kommun på femte plats i länet och

sammantaget med en ekonomi i balans och kvalitet anses målet uppnått.

 År 2017 svarar 90 % av de som kontaktar biblioteket att de är nöjda med bemötandet och hanteringen av deras ärenden.

 År 2017 svarar 90 % av de som använder biblioteket att de upplever att biblioteket bidrar till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning.

 År 2017 svarar 90 % av medarbetarna 4-5 ang. hur stort medarbetarengagemang de upplever, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget.

Resultat: 91% av medarbetarna svarade 4 eller 5. Målet är uppnått.

 År 2017 har biblioteket en budget i balans och den ekonomiska ramen hålls.

Resultat: Målet uppnått.

Hållbar utveckling

Biblioteken verkar för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning.

Samarbetet med SFI främjar integration i

samhället och biblioteket tar emot arbetstränande medarbetare.

(14)

Kulturskolan

Enhetschef: TF Cecilia Högberg

Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring

2017 2017 mot

budget 2016 16/17

Verksamhetens intäkter 564 645 81 277 133,02%

Personal -3 191 -3 141 50 -2 577

Övriga kostnader -676 -840 -164 -777

Nettoresultat -3 357 -3 379 -22 -3 107 8,74%

Verksamhetsområde

 Frivillig undervisning i musik, dans, konst och teater

 Obligatorisk musikundervisning i grundskolans åk 3

Enheten ansvarar även för:

 att alla Trosas barn och ungdomar erbjuds möjlighet att delta i Kulturskolans kurser.

 kultur i äldreboenden

 Trosa kulturskolefestival

Ekonomisk analys

Kulturskolan gör ett marginellt negativt resultat.

Intäkterna överskrider budget då bidrag från Kulturrådet erhållits, delar av intäkterna har använts för ökade inköp.

Årets viktigaste händelser

 Vi har utökat teaterundervisningen med fler grupper

 Vi har utökat kostundervisningen med grupper även i Trosa kvarn

 Vi har med hjälp av medel från Kulturrådet framgångsrikt drivit projektet Öppen

kulturskola. En uppsökande verksamhet för att möta de som inte hittar självmant till

verksamheten

 Vi har jobbat aktivt för fortsatt utveckling av ämnena konst, sång och kör.

 Fortsatt utveckling av dans i egen regi, ny lärare sedan HT17 med förhoppningar om utökning av elev- och gruppantal.

 Robustare organisering genom mer grupp/ensembleverksamhet.

 Rekrytering av en ny Kulturskolechef inleddes i slutet av året.

Framtiden

 Samarbete mellan kurser i olika konstformer, gemensamma föreställningar

 Kursutbudet anpassas till nya efterfrågade tjänster och volymer

 Satsning på spridning av kursutbud till alla kommundelar

 ”Öppen kulturskola” fortsätter, om KUR- bidraget permanentas

 Vi utökar samarbetet med fritidsgårdarna och bibliotek

Avstämning mot mål

 År 2017 svarar 90 % av eleverna att de är nöjda med kulturskolans verksamhet.

 År 2017 ska elever, i åk 4 eller äldre, som söker till kulturskolan erbjudas plats inom ett år. Resultat: Kön ökar med vi kan för närvarande erbjuda inom ett år.

 År 2017 ska Kulturskolans nettokostnader utvecklas i takt med de politiska ambitionerna.

Resultat: Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 och redovisade nettokostnader för musik- och kulturskola ligger trosa kommun på femte plats i länet och sammantaget med en ekonomi i balans och kvalitet anses målet uppnått.

 År 2017 svarar 90 % av de elever och föräldrar som kontaktar kulturskolan att de är nöjda med bemötande och hur deras ärende behandlats. Resultat: Kunde ej mätas p.g.a.

tekniska problem med enkäten. Ny enkät genomförs första halvåret 2018.

(15)

 År 2017 ska kulturskolans

undervisningsmaterial inte innehålla några miljöfarliga ämnen.

Resultat: Inköp av t.ex. färg till kostundervisningen sker med hänsyn till miljömässiga aspekter.

 År 2017 svarar 90 % av medarbetarna 4-5 i en årlig medarbetarenkät, med en femgradig skala där 5 är det högsta betyget, ang. om de upplever ett högt medarbetarengagemang.

Resultat: 94% av medarbetarna svarade 4 eller 5. Målet är uppnått.

 År 2017 har kulturskolan en balans i budget och den ekonomiska ramen hålls.

Resultat: Ok

Hållbar utveckling

Kulturskolan främjar elevers delaktighet och inflytande.

Allt utövande i Kulturskolans kurser bidrar till att eleverna blir hela människor och ökar möjligheten för dem att lyckas bättre inom alla andra områden.

Elevernas konsertbesök i äldreboenden har en hälsofrämjande effekt.

(16)

Fritidsgårdarna

Fritidsgårdschef: Anneli Bradley

2017 2017 mot budget 2016 16/17

Verksamhetens intäkter 656 643 -13 504 27,40%

Verksamhetens kostnader -3 924 -3 733 191 -3 616 3,23%

Personal -2 134 -2 028 106 -1 868

Övriga kostnader -1 727 -1 641 86 -1 654

Nettoresultat -3 268 -3 090 178 -3 111 -0,69%

Verksamhetsområde

 Öppen gårdsverksamhet på fritidsgårdarna IRL i Trosa och på UH i Vagnhärad

 Arrangemang

 Fritidsgårdsverksamhet i högstadieskolorna Enheten ansvarar för att genomföra:

 Discon och konserter

 Turneringar

 Resor

 Samordna kommunens ungdomsråd

Ekonomisk analys

Årets resultat om ca 180 tkr beror delvis på den omorganisationen som skett under året. Vidare har verksamheten under en period haft en vakant tjänst och detta påverkar även övriga kostnaderna.

Under 2018 återgår verksamheten till full bemanning.

Årets viktigaste händelser

 Fritidsgården har under en längre tid

tillsammans med bl.a. ungdomsrådet planerat och jobbat fram förslaget till en skate- och bikepark som invigdes i slutet av sommaren.

 Fritidsgårdsverksamheten genomförde bl.a.

med hjälp av medel från MUCF extra många aktiviteter för kommunens ungdomar under sommaren. T.ex. anordnades äventyrsgolf, resor till Liseberg, Exploria och Täby centrum.

 Personal och ungdomsråd åkte till ”Livet är en fest” i Sundsvall. ”Livet är en fest” är en ungdomsfestival som årligen anordnas genom Fritidsforum någonstans i Sverige. Fokus för året var alla människors lika värde oavsett ursprung, sexuell läggning, funktionsvariation.

 Vi genomförde vår årliga omtyckta och populära resa till Gröna Lund i samband med skolavslutningen.

Framtiden

 Vi arbetar vidare med säsongsanpassade och behovsstyrda öppettider

 Vi utökar samarbetet med Kulturskola och bibliotek

 Vi ändrar fokus för våra sommarlovsaktiviteter som vi genomför med medel från MUCF och genomför fler aktiviteter på hemmaplan

 Vi planerar och genomför en sommarfestival tillsammans med ungdomsgrupperna.

Avstämning mot mål

År 2017 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med öppethållandet. Resultat: I vår senaste undersökning är 81% nöjda med våra

öppettider. Många av våra besökare har flyttat från UH till IRL och vill att det ska vara öppet mer i Trosa. Vi tittar på detta tillsammans med ungdomsgrupperna.

 År 2017 ska 95 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med bemötandet och servicen. Resultat: I vår senaste undersökning är 88 % nöjda med bemötandet och servicen. Många nya ungdomar har kommit till oss och det tar tid att bygga upp förtroende. Många förstår inte ordet bemötande.

 År 2017 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med utbudet. Resultat: I vår senaste undersökning är 79 % nöjda med våra aktiviteter. Vi behöver förnya vårt utbud tillsammans med ungdomsgrupperna.

 År 2017 ska fritidsgårdarnas nettokostnader utvecklas i takt med de politiska ambitionerna.

Resultat: Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 och kostnad för fritidsgårdarna per invånare. Trosa kommun placerar sig på tredje plats i länet sett till vad verksamheten kostar och med hänsyn till att

(17)

verksamheten har en ekonomi i balans och redovisad kvalitet anses målet uppnått.

 År 2017 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar känna förtroende för personalen. Resultat: I vår senaste undersökning har 88% förtroende för personalen. Vi når nästan målet. Många nya ungdomar som kommit och det tar tid att bygga upp ett förtroende. Vi är på god väg.

 År 2017 ska 60 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar uppleva att fritidsgårdarna verkar för den demokratiska utvecklingen. Resultat: I vår senaste undersökning upplever 57% att vi har en demokratisk utveckling.

 År 2016 ska 95 % av fritidsgårdarnas medarbetare uppleva ett högt

medarbetarengagemang. Resultat: I vår senaste undersökning upplever 100 % ett högt medarbetarengagemang. Vi når målet.

 År 2017 ska fritidsgårdarna ha en budget i balans och den ekonomiska ramen hålls.

Resultat: Ok.

Hållbar utveckling

Vi samverkar med LSS och upplåter IRL, Trosa fritidsgård, på tisdagskvällar för aktiviteter.

Fritidsgårdarna fortsätter utveckla ungdomarnas delaktighet genom att ungdomsgrupperna och ungdomsrådet driver olika frågor och planerar verksamheten.

Vi källsorterar på våra fritidsgårdar och har en dialog med ungdomarna om detta.

Vi samarbetar med kulturskolan, biblioteken och LSS. Vi samverkar även med polisen.

(18)

Föreningar och fritidsanläggningar

2017 2017 mot budget 2016 16/17

Verksamhetens intäkter 3 925 4 288 363 3 502 22,45%

Verksamhetens kostnader -25 501 -25 403 98 -25 351 0,21%

Personal -603 -504 99 -575

Kapitalkostnader -10 899 -9 007 1 892 -10 915

Övriga kostnader -13 999 -15 893 -1 894 -13 861

Nettoresultat -21 576 -21 115 461 -21 849 -3,36%

Verksamhetsområde

 Gymnastiksalar och sporthallar

 Idrottsanläggningar och motionsspår

 Föreningsbidrag

 Simhall och kommunala friluftsbad

 Camping och Gästhamn

 Kommunala båtplatser

 Kråmö stugby

 Lotteritillstånd

 Samlingslokaler

Enheten ansvarar för:

Handläggning av föreningsbidrag, underhåll och drift av gymnastiksalar, sporthallar, motionsspår, badplatser och båtplatser, dialog med

entreprenörer och föreningar, uthyrning av fritids- och föreningslokaler samt att tillhandahålla lotteritillstånd

Ekonomisk analys

Verksamheten redovisar ett överskott om ca 450 tkr. Bakom resultatet döljer sig en

överkompensation för kapitaltjänstkostnader avseende Safiren vilket ger ett planerat överskott om ca 1 800 tkr. Samtidigt överskrids andra kostnader för Safiren med ca 500 tkr.

Under året har skolgården på Hedeby/ Fornby byggts om och i samband med det gjordes en nedskrivning av återstående bokfört värde för Qulanplan om ca 600 tkr.

Årets viktigaste händelser

 Gränsdragningslistor och underhållsplaner framtagna för samtliga tjänstekoncessioner där det tidigare saknats (Trosa Gästhamn, Trosa Havsbad & Camping, Kråmö Stugby).

 Satsning för att komma ikapp med eftersatt underhåll på Kråmö.

 Ny skatepark vid Nyängsvägen i Trosa har anlagts och invigts.

 Nytt utegym bakom Folkets hus i Trosa har invigts.

 Utvärdering av bidragsregler har genomförts och resulterat i revidering av kommunens bidragsregler.

 Avtal har tecknats för att byta boknings- och bidragssystemet

 Arbetet med underhåll av bryggor i småbåtshamn har fortsatt enligt plan.

 En ny tjänst, kultur- och föreningschef, tillsattes i december.

Framtiden

 Underhåll utförs enligt underhållsplan på samtliga tjänstekoncessioner.

 Nytt utegym färdigställs utmed Centrumvägen i Vagnhärad.

 Uppgraderingen av systemen pågår under våren 2018.

 Planering av en föreningsdag, för samtliga föreningar inom kultur- och fritidsområdet i Trosa kommun, fortsätter.

 Under året införs nya regler och rutiner för uthyrning av båtplats pågår.

 Renovering av Balticbryggan återupptas våren 2018.

 Ett nytt friluftsbad färdigställs på Borgmästarholmen.

Avstämning mot mål

 År 2017 svarar 90 % av fritidsföreningarna att de är nöjda med möjligheten att kunna utöva sina intressen inom fritid och föreningsliv.

Resultat: Frågan har inte inkluderats i den kundenkät som genomfördes under hösten 2017. Målet är därför inte mätbart.

(19)

 År 2017 ska 90 % av de fritidsföreningar som kontaktar fritidskontoret vara nöjda med bemötandet och hanteringen av deras ärenden.

Resultat: 91 % av de föreningar som angett att de kontaktat fritidskontoret under 2017 svarar att de är nöjda med bemötandet. 78 % svarar att de är nöjda med hanteringen av ärenden. Målet anses delvis uppfyllt.

 År 2017 ska Trosa tillhöra de 15 bästa kommunerna av jämförbar storlek vad gäller anläggningsbeståndet som finns i kommunen.

Resultat: I SCB:s medborgarundersökning 2017 ingår inte parametern

anläggningsbestånd. Målet är därför inte mätbart 2017.

 År 2017 ska fritidsanläggningarnas budget utvecklas i takt med de politiska ambitionerna.

Resultat: Värden för 2017 saknas fortfarande men sett till 2015, 2016 så märks de politiska prioriteringarna på området idrotts- och fritidsanläggningar Trosa kommun har inom länet högst kostnad per invånare och då verksamheten har en ekonomi i balans samt god kvalitet enligt mätningar anses målet uppnått.

 År 2017 svarar 90 % av fritidsföreningarna att de har förtroende för fritidskontoret.

Resultat: 84 % av de föreningar som

besvarat kundenkäten hösten 2017 har angett att de har förtroende för kultur- och

fritidskonsulenten. Målet anses inte uppfyllt.

 År 2017 ska 75 % av de fritidsföreningar som har tid i kommunens gymnastik- och

sporthallar vara nöjda med sina tider.

Resultat: 74 % av fritidsföreningarna har angett att de är nöjda med tillgången till kommunala lokaler. Målet anses i princip uppfyllt.

 År 2017 ska fritidsanläggningarna ha en budget i balans och den ekonomiska ramen hålls.

Resultat: Ok

Hållbar utveckling

Fritidsverksamheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid.

Vi samverkar med föreningar om att integrera nyanlända i deras verksamheter.

(20)

Kulturlokalerna Trosa kvarn och Skärborgarnas hus

2017 2017 mot budget 2016 16/17

Verksamhetens intäkter 610 370 -240 233 59,10%

Verksamhetens kostnader -1 736 -1 935 -199 -822 135,48%

Personal -273 -257 16 0

Övriga kostnader -1 302 -1 519 -217 -660

Nettoresultat -1 126 -1 564 -438 -589 165,69%

Verksamhetsområden

 Lokaler för kultur- och föreningsaktiviteter

 Lokaler för programverksamhet i kommunal och extern regi

 Lokaler för uthyrning till föreningar, privatpersoner och företagare

Enheten ansvarar för att:

 främja samarbete med kulturföreningar och andra externa aktörer

 möjliggöra att kultur- och fritidsföreningar samt andra aktörer kan arrangera evenemang i funktionella lokaler

 möjliggöra att kommunala verksamheter kan arrangera och bedriva verksamhet i lokalerna såsom undervisning, konserter, föreställningar, utställningar, föredrag, teater och annan scenkonst mm

 skapa en mötesplats där allmänheten

regelbundet kan träffa tjänstemän och politiker inom kulturområdet

 söka externa bidrag för att möjliggöra verksamhet

 främja att en mångfald av restauratörer får möjlighet att samarbeta med arrangörer vid evenemang och privat uthyrning

 skapa samarbete med AME- daglig verksamhet för att erbjuda möjlighet till enklare förtäring under evenemang eller sammanträden

 arbeta för ett utökat nyttjande av lokalerna

Ekonomisk analys

Verksamhetslokalerna uppvisar ett negativt resultat som främst beror på lägre intäkter än beräknat. Utöver det har kostnaderna för fastighetsservice, städning och inköp av förbrukningsmaterial överskridit budget.

Årets viktigaste händelser

 En modell har tagits fram för genomförande av arrangemang i Trosa kvarn i samarbete med krögare. Två evenemang har under höst/vinter 2017 genomförts i enlighet med denna modell, där kulturföreningar har agerat arrangör.

 Kompletterande inköp av porslin, glas, bestick och utrustning till köket samt textilier och övrig inredning till samlingslokalen i Trosa kvarn.

 En betydande renovering av Skärborgarnas hus påbörjades under hösten 2017.

Renoveringen omfattar i sin helhet parkeringsyta, entré, fasad och interiör.

 Trosa kommun har anslutit sig till det digitala biljettförsäljningssystemet Ticketmaster, vilket möjliggör onlineförsäljning av biljetter för såväl kommunens egna enheter som kommunens föreningar.

 Kulturskolan nyttjar Trosa kvarn regelbundet för Öppen kulturskola och kurser i bildkonst.

Framtiden

 Ytterligare två evenemang i samverkan mellan kulturförening och krögare planeras under våren.

 Uppföljning och utvärdering, fastställande av vilken funktion Trosa kvarn ska ha.

 Renoveringen av Skärborgarnas hus fortsätter under 2018.

 Kulturskolan fortsätter att nyttja Trosa kvarn för sin undervisning i bildkonst.

(21)

Avstämning mot mål

 År 2017 svarar 90 % av de som nyttjar Trosa kvarn och Folkets hus att de är nöjda.

Resultat:

 År 2017 svarar 90 % av de som nyttjar Trosa kvarn och Folkets hus att de är nöjda med lokalerna, hanteringen och bemötandet.

Resultat: Enligt kundundersökningen som genomfördes hösten 2017 är 65 % nöjda med lokalerna, 60 % nöjda med hantering av bokning och 60 % nöjda med bemötandet.

Målet anses inte uppfyllt.

 År 2017 ska 70 % av Trosas medborgare, föreningar och näringsliv ha nått av information om att lokalerna går att hyra.

Resultat: Information om hur man hyr Trosa kvarn och Skärborgarnas hus har nått ut till föreningsliv via informationsmöten och utskick.

Samma information har funnits på

www.trosa.se och www.trosa.se/kulturlokaler.

 År 2017 ska kulturlokalerna tillhandahålla och erbjuda lokalerna för utveckling av

företagsklimatet.

Resultat: Lokalerna Trosa kvarn och Skärborgarnas hus har bokats för

näringslivsaktiviteter vid 19 tillfällen under 2017.

 År 2017 ska nettokostnaden för kulturlokalerna utvecklas i takt med de politiska ambitionerna.

Resultat: Statistik för kulturlokaler saknas, målet utgår.

 År 2017 svarar 90 % av de som tar del av arrangemang i Trosa kvarn och Folkets hus att de är nöjda med kvaliteten.

Resultat: Enkätundersökning har inte genomförts. Målet är inte mätbart.

 År 2018 ska andelen ekologiska eller närproducerade inköp uppgå till 60 %.

Resultat: Verksamheten gör inte några större inköp. När mat levereras av kommunens måltidsenhet uppfylls enligt målet.

 År 2017 ska större andel barn och unga ta del av föreningslivets kulturutbud jämfört med föregående år.

Resultat: Fullständiga årsbokslut från föreningslivet redovisas senast den 31 mars 2018. En förhandsgranskning visar dock inte att andelen barn och unga som deltar i föreningslivets kulturutbud har ökat. Målet anses inte uppfyllt.

 År 2017 ska kulturlokalerna ha en budget i balans och de ekonomiska ramarna hålls.

Resultat: Ok

Hållbar utveckling

Verksamheten och nämnden spelar en stor roll för en hållbar utveckling på lokalnivå. Främst genom arbetet för ökad livskvalitet genom att stimulera kultur- och fritidsutbudet.

(22)

(23)

Kultur- och fritidsnämnden

Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2018-02-18

Diarienummer

KFN 2017/6

Redovisning av utförd internkontroll 2017

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2017 års utförda internkontroll.

Ärendet

Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09. Kontroll av 16 rutiner/ moment har genomförts och 4 kontroller redovisas med mindre

anmärkning. Åtgärder för att åtgärda anmärkningarna kommer att vidtas.

En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga ”Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2017”.

Cecilia Högberg Produktionschef

Bilagor

1. Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2017

(24)

Resultat genomförd internkontroll enligt plan

Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid

För tidsperiod: 2017-01-01 - 2017-12-31

Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.

Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.

Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och

övriga noteringar

Uppföljning Ansvarig Rapport

(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till

Kulturskolan Uppdraget

Minskat elevunderlag 8 Statistik intag och avslut.

Jämföra antal fakturerade elever mellan olika år under

höstterminen

Elevregistret 31/12

Antalet elever fortsätter öka.

1 gång/år (dec) Kulturchef Prod chef

Information och kommunikation

Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder

uppdatering av kontaktlistor, enkät

Löpande Av tekniska skäl skickades ingen enkät.

Arbete med

kontraktlistor och webb har gett positiv effekt så bedömningen görs att infomationen når ut.

Varje termin, vid terminsstart och enkät varje höst

Kulturchef Prod chef

Arbetsmiljö fysisk

Hörselproblem 16 Ljudnivå Hörselskydd

Bullermätningar Stickprov av användade av hörselskydd

Stickprov Ok Vid förändrade

förutsättningar 2 ggr/år feb och sept

Arbetsmiljö psykisk Störande elever i klassundervisning

16 lektionsrutiner, dialog med grundskolan

Dialog med lärare Har åtgärdats genom

dilaog

varje vecka, under APT

Biblioteket Besökare

Våldsamma eller störande

personer 8 Faktorer som kan öka

tryggheten och minimera risker

Rapport vid incident Hela året Inga incidenter.

Handlingplan vid hot och våld har tagits fram och rutiner har diskuterats vid APT.

Kontinuerligt Kulturchef Prod chef

Arbetsmiljö fysisk Problem med värme och ventilation

16 funktion Fatighetsskötare kontrollerar vid upplevda problem

Hela året Ventilationen har kontrollerats av Trobo vid upplevda problem.

Värmen mindre problematisk än vanligt pga en sval sommar.

Vid problem Kulturchef Prod chef

Allmänkultur Stöld/skadegörelse Skadegörelse, skador på

lokal/inventarier 8 Okulär besiktning Rapport från hyresgäst Alla Skada glasgolv Trosa

kvarn 2017-04-13 Efter rapporterad

skada Kulturkonsule

nt Kulturchef

1

(25)

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och övriga noteringar

Uppföljning Ansvarig Rapport

Fritidsgårdarna Arrangemang, resor

Olyckor vid resor 10 Alkolås i alla bussar , Säkerhetsbälten finns i alla bussar

Kontrollera med bussbolaget.

Användning av säkerhetsbälten.

Deltagarlista lämnas hemma

Alla Inga olyckor men en ungdom som inte ville följa med hem vid ett tillfälle.

Innan varje resa.

Kollar bälten under varje resa.

Fritidsgårds- chef

Prod chef

Stökigt vid stora arrangemang

8 Inbjudan till rätt åldersgrupp Kontroll vid entrén av droger Nödutgångar är säkrade

Bemanning vid entrén Antal inhyrda vakter och andra vuxna i förhållande till arrangemangets omfattning Alkoholtesta Fria nödutgångar

Alla ok Vid varje stort

arrangemang

Fritidsgårds- chef

Prod chef

Friluftsbad

Badolyckor 10 Bryggor, badstegar,

räddningsmaterial, infotavlor

Kontrollera att allt är helt och fungerar

Alla Inga incidenter 2017 1 gång i veckan under badsäsong

Fritidschef Prod chef

Skadegörelse Skadegörelse vid anläggningar, qlanplaner, utegym, idrottsplatser

12 Gymnastikredskap, arenor, byggnader ut och invändigt

Kontrollera att allt är helt och

fungerar Alla Fyra förekomster av

skadegörelse 2017 En gång/månad Fritidschef Prod chef

Personal- Alla enheter Bisysslor

8 Inventering av

bisysslor Vid utvecklings-samtal Alla Ok 1 gång per år Chef enl.

delegation Prod.chef Arbetsmiljö

8 Riskanalys och

handlingsplan Enhetschef Alla OK 1 gång per år Prod.chef

Rätt lön 8 Analyslista - Rätt lön

till rätt person

Attest analyslista Alla Ok Månatlig Chef enl.

delegation

Prod.chef Anläggningar, friluftsliv, föreningsliv

Personuppgiftslagen 8 Förteckning enligt §39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud

Stickprov Ok 1 ggr per år PuL-

ambasadör

Prod.chef

Delegering 8 Att

delegeringsordningen är relevant med avseende på kontorets organisation och befattningar

Komplett genomläsning av delegeringsordningen

100% Ok 1 ggr per år Nsekr Prod.chef

Styrning- Riktlinjer

2

(26)

(27)

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2018-02-18

Diarienummer

KFN 2018/20

Internkontrollplan 2018

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner 2018 års internkontrollplan.

Ärendet

Enligt kommunallagen 6 kap § 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden.

Internkontrollen avseende 2017 är genomförd och visade på få anmärkningar.

Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av

kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena. Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att

”tvinga” oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån

sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar.

Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall

riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 26 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för 2017 att jämföra med 16 föregående år.

Cecilia Högberg Produktionschef

Bilagor

Internkontrollplan KFN 2018

Riskanalys KFN 2018

(28)

Internkontrollplan

Nämnd/förvaltning: Kultur och fritid

För tidsperiod: 2018-01-01 - 2018-12-31

Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.

Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.

Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport

Kulturskolan Uppdraget

Uthyrda instrument återlämnas inte

8 Kontroll av instrumentlista Lagerinventering 1 gång/år (dec) Kulturskolechef Prod chef

Stöld/ Skdegörelse

Vandalisering 8 Rapportering vid inbrott Kontroll rapporterad skadegörelse Löpande Kulturskolechef Prod chef

Information och

k ik ti

kommunikation

Information når inte ut 16 Informationsvägar och metoder uppdatering av kontaktlistor, enkät Varje termin, vid terminsstart och enkät varje höst

Kulturskolechef Prod chef

Arbetsmiljö fysisk

Hörselproblem 12 Ljudnivå Hörselskydd Bullermätningar Stickprov

av användade av hörselskydd Vid förändrade förutsättningar 2 ggr/år feb och sept

Kulturskolechef Prod chef

Arbetsmiljö psykisk Störande elever i klassundervisning

8 lektionsrutiner, dialog med grundskolan Dialog med lärare varje vecka, under APT

1