Protokoll PU 2014-06-03 §§ 29-33

(1)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Utdragsbestyrkande

Personalutskottet 2014-06-03 1

Plats och tid Kommunhuset den 3 juni 2014 kl. 08.00-08.55

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Elof Jonsson (C) Anna Jäderström (M)

Övriga deltagande Berit Hallersbo, HR-chef.

Anela Lennartsson, utredningssekr.

Roger Vikström, IT-tekniker §

Justerare Anna Jäderström

Justeringens plats och tid Kommunhuset i Vara den 13 juni 2014 kl. 10.00

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 29-33

Anela Lennartsson

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Anna Jäderström

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Vara kommun, personalutskottet

Sammanträdesdatum 2014-06-03

Datum för anslagets upp-

sättande 2014-06-13 Datum för anslagets

nedtagande 2014-07-03

Förvaringsplats för proto-

kollet Kommunkansliet

Underskrift

(2)

Innehållsförteckning

Bestämmelser om omställningsstöd och pension till förtroendevalda

(OPF-KL) ... 2

Digitalt deltagande på fullmäktige, nämnder och utskott ... 4

Redovisning sjukfrånvaro förskolor... 6

Information om Lagmansgymnasiet ... 7

Informationsärenden ... 8

(3)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 29 Dnr 149/2013 Dpl 024

Bestämmelser om omställningsstöd och pension till förtroendevalda (OPF-KL)

Personalutskottets förslag till beslut

Kommunstyrelsen antar bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF-KL) med bilaga att gälla för Vara kommun från och med mandatperioden 2015-2018.

Bilaga: Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda samt bilaga

____________

Bakgrund

Vara kommuns nuvarande avtal avseende pensioner för förtroendevalde är PBF, bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda.

Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) styrelse har den 20 oktober 2013 antagit förslag till bestämmelser om omställningsstöd och pension till förtro- endevalda (OPF-KL) för att kunna tillämpas på förtreondevalda som nytillträ- der ett (eller flera) uppdrag efter valet 2014 eller senare. OPF-KL är indelat i omställningsstöd och pensionsbestämmelser. Bestämmelserna gäller inte för- troendevalda som avgår 31 december 2014 eller som tidigare avgått. För dessa förtroendevalda fortsätter PBF eller PRF-KL att gälla.

OPF-KL är utformat för tillämpning hos respektive kommun och lands- ting/region. För att äga giltighet krävs ett lokalt antagande av bestämmelserna.

Jämförelse PBF och OPF-KL

PBF OPF-KL

Ålderspension Inkomstbaserad Avgiftsbaserad Visstidspension Ja, om fyllda 50 år och

minst 8 års uppdrag, fram till 65 år

Nej

Avgångsersättning Ja, om ej rätt till visstidspension beroende på ålder och uppdragstid mellan 1 och 5 års er- sättning

Nej

Sjuk-, Efterlevande-

skydd med mera Ja, sjukpension, efterle- vandepension till änka och barn, livränta

Under utredning

Omställningsstöd Nej Ja, om minst 40 procent

uppdrag i minst 4 år;

ekonomiskt stöd högst 3 år, samt ”lämpliga aktiva omställningsinsatser”

(4)

__________

Personalutskottets behandling

HR-chef Berit Hallersbo går igenom bestämmelser för omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF-KL).

Personalutskottet är positiv till OPF-KL och föreslår kommunstyrelsen att anta OPF-KL för förtroendevalda i Vara kommun från och med 2015.

__________

(5)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 30 Dpl 15/2014 Dpl 001

Digitalt deltagande på fullmäktige, nämnder och utskott

Beslut

1. Personalutskottet skickar en förfrågan till bildningsnämnden och miljö- och byggnadsnämnden om intresse att prova digitalt deltagande på sammanträ- den.

2. Personalutskottet hemställer till IT-avdelningen att se över den generella tekniken och användningen av IT (projektorer, datorer osv) i sammanträ- deslok i kommunhuset.

__________

Bakgrund

Kommunstyrelsen har på sitt sammanträde den 27 november 2013 § 131 be- handlat frågan om ny politisk organisation i Vara kommun för mandatperioden 2015-2018. I samma beslut gav kommunstyrelsen personalutskottet i uppdrag att bland annat se över arbetsformer för nämnder och styrelser för att se över möjligheterna för digitalt deltagande på sammanträden.

Beredning

Personalutskottet har den 7 februari 2014 § 14 tillsammans med kommunjuristen Maria Westh diskuterat kommunallagen utifrån aspekten digitalt deltagande på sammanträde.

Kommunallagen - Digitalt deltagande på sammanträden

Kommunallagen möjliggör sedan 2 februari 2014 digitalt deltagande på sam- manträden för en eller flera ledamöter på fullmäktige och nämnder.

Nedanstående gäller:

 Ledamoten som deltar digitalt måste vara synlig via bild och kunna se övriga ledamöter.

 Vederbörande måste höras på sammanträdet och kunna höra samman- trädet.

 Uppkopplingen måste fungera hela tiden. Om uppkopplingen inte fungerar, måste mötet avbrytas tills uppkopplingen fungerar igen.

 Om samtliga faktorer fungerar anses personen ifråga deltagande på mö- tet och har samma beslutanderätt som övriga fysiskt deltagande leda- möter.

Huruvida digitalt deltagande på sammanträden tillåts eller inte avgörs av varje kommun, det vill säga fullmäktige och nämnder. Om det ska tillåtas ska det skrivas in i arbetsordningen för fullmäktige och reglementen för nämnederna.

(6)

Kommunallagen belyser också att det fysiska mötet är viktigt. Det är ordföran- den som avgör hur många ledamöter ska kunna delta digitalt samtidigt på ett sammanträde.

Även sekretessen på ett sammanträde är en viktig aspekt för samtliga ledamö- ter att tänka på. Nämndssammanträden är inte öppna för allmänheten vilket innebär att sekretessen inte får urhållkas. Ordföranden och ledamoten har båda ansvar för detta.

Utredningen i nuläget

Utifrån diskussionen med kommunjuristen gav personalutskottet förvaltningen i uppdrag att tillsammans med IT-avdelningen undersöka vilken utrustning som är nödvändig för digitala sammanträden och kostnader för detta.

Den 9 april 2014 § 9 fick personalutskottet en översiktlig beräkning över kostnader för inköp av teknisk utrustning som krävs för digitalt deltagande på sammanträden.

__________

Inför dagens sammanträde har IT-avdelningen inkommit med en exaktare kostnadsberäkning för inköp av utrustning. IT-tekniker Roger Vikström deltar på detta ärende.

Elof Jonsson (C) påpekar att tekniken i sammanträdeslokalerna i kommunhuset behöver ses över först, oberoende av framtida digitalt deltagande på sam- manträden. I många fall uppstår det problem när gäster på sammanträden ska koppla sina datorer till projektorerna. Enklare lathundar och hantering är önskvärt. Personalutskottet hemställer till IT-avdelningen att se över detta först innan eventuell teknisk utrustning köps in för möjliggörande av digitalt deltagande på sammanträden.

När det gäller digitalt deltagande på sammanträden anser personalutskottet att man inte ska börja med detta i fullmäktige. Det bästa vore om man provade detta i en nämnd först innan vidare ställningstagande för övriga nämnder och fullmäktige.

Med anledning ovanstående skickar personalutskottet en förfrågan till miljö- och byggnadsnämnden samt bildningsnämnden om eventuellt intresse att prova digitalt deltagande på sammanträden. Personalutskottet tar därefter ställ- ning till vidare hantering.

__________

(7)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 31 Dnr Dpl

Redovisning sjukfrånvaro förskolor

Bakgrund

Den 6 november 2013 § 29 gav personalutskottet HR-chefen i uppdrag att undersöka anledningar till ökad sjukfrånvaro i förskolorna och återkoppla till personalutskottet en gång i kvartalet.

HR-chefen redovisar på dagens sammanträde sjukfrånvaron i förskolorna.

Personalutskottet önskar framöver att regelbunden återkoppling ges till utskottet om sjukfrånvaroprojektet som genomförs av HR-avdelningen. Till hösten kommer projektledare Karin Beckman att bjudas till utskottet.

HR-chefen informerar att mer återkoppling kommer att ges till utskottet i höst både avseende sjukfrånvaro i förskolorna och sjukfrånvaroprojektet i övrigt.

__________

(8)

PU § 32

Information om Lagmansgymnasiet

Personalutskottet har under 2013 haft Lagmansgymnasiet som en stående punkt på sina sammanträden för att få kontinuerlig information om personal- frågor.

HR-chef Berit Hallersbo informerar på dagens sammanträde om Lagmans- gymnasiet. Eftersom nuvarande rektor sagt upp sig kommer rekrytering av ny rektor påbörjas inom kort.

__________

(9)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande PU § 33

Informationsärenden

Bisyssla förtroendevalda (Dnr 98/2010)

HR-chef Berit Hallersbo informerar att blankett för bisyssla för förtroende- valda har gått ut till alla förtroendevalda som har 50 procent i arvode eller mer.

Svar har inte inkommit från samtliga berörda än, varför redovisning inte kan ges till personalutskottet på dagens sammanträde. HR-chef ges i uppdrag att skicka en påminnelse till de berörda som inte har svarat.

Resultatet kommer att redovisas på personalutskottets sammanträde i augusti 2014.

Semestervikarier

HR-chef Berit Hallersbo informerar om semestervikarier inför sommaren 2014.

Kommunens sommarfest

HR-chef Berit Hallersbo informerar om kommunens sommarfest den 5 juni 2014.

__________