BESLUT 1 (2)
2016-12-12 Dnr RA 232-2016/6436
Varbergs tingsrätt Box 121
432 23 Varberg
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Varbergs tingsrätt Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Varbergs tingsrätt den 20 oktober 2016. Med hänvisning till de brister som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Varbergs tingsrätt följande:
• Upprätta strategi för bevarande av elektroniska handlingar i enlighet med RA-FS 2009:1, 3 kap. 1-2§§.
• Besluta om tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling, RA-FS 2013:1.
• Besluta om tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m, RA-FS 2015:2.
• Mäta och dokumentera temperatur och luftfuktighet i arkivlokalerna i enlighet med RA-FS 2013:4, 8 kap. 3§.
Vi bifogar den inspektionsrapport som upprättades vid inspektionen, där skälen för föreläggandena redovisas.
Anmärkningar
Dessutom ger vi följande anmärkningar:
• Arkivredovisningen bör kompletteras avseende redovisning av elektroniska diarier och uppdateras avseende författningsstöd för gallring och uppgifter om upphörd verksamhet i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap. 4§.
• Arkivbeskrivningen bör kompletteras avseende arkivverksamhetens organisation i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap. 5§.
• Tingsrätten bör säkerställa att överföring och hantering av analoga ljud- och bildupptagningar på VHS sker i enlighet med RA-FS 1991:11, kap. 4.
• Brister i förvaringen bör åtgärdas avseende användning av bindare (gafflar) samt att se till att ytterligare handlingar placeras i aktomslag
1 Ändrad genom RA-FS 1997:4 samt RA-FS 2012:1.
2 (2)
2016-12-12 Dnr RA 232-2016/6436
innan boxläggning i enlighet med RA-FS 2006:12, kap. 6, 4§ och kap.
7, 1§. Tingsrätten bör även säkerställa att aktomslagen i arkivet (-2012) uppfyller föreskrivna tekniska krav på sådana.
• Tingsrätten bör säkerställa att dörrar till arkivlokalen hålls stängda när ingen vistas där i enlighet med RA-FS 2013:4, 7 kap. 4§.
Myndighetens återrapportering
Varbergs tingsrätt ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 16 juni 2017. Observera att brister gentemot
föreskrivna krav avseende arkivlokalen ska vara åtgärdade senast före
utgången av år 2018. Vi utgår från att ni även tar hänsyn till anmärkningarna.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av enhetschef Petra Dornbusch efter föredragning av arkivarie Angelica Björlestrand.
Detta beslut kan inte överklagas i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446).
Petra Dornbusch Enhetschef
Angelica Björlestrand Arkivarie
Föredragande
2 Ändrad genom RA-FS 2010:2 och 2012:5.
