BESLUT 1 (2)
2016-08-31 Dnr RA 231-2016/1853
Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Luleå tekniska universitet
Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Luleå tekniska universitet den 18- 19 maj 2016 vid det centrala verksamhetsstödet och ett antal institutioner:
Institutionen för hälsovetenskap, Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle, samt Institutionen för samhällsbyggnad och naturresurser. Med hänvisning till de brister som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga Luleå tekniska universitet följande:
• Komplettera strategi för bevarande av elektroniska handlingar i enlighet med RA-FS 2009:1, 3 kap. 2§.
• Upprätta processbeskrivningar i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap.
15§.
• Komplettera redovisningen av handlingsslag, handlingstyper och förvaringsenheter i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap. 16-18§§.
• Säkerställ att förvaringen i arkivlokaler ger skydd i enlighet med Riksarkivets föreskrifter.
o det centrala verksamhetsstödet: RA-FS 2013:4, 7 kap. 4§, 11§
och 18§
o institutionerna: RA-FS 2013:4, 7 kap. 4§
Vi bifogar de inspektionsrapporter som upprättades vid inspektionen, där skälen för föreläggandena redovisas.
Anmärkningar
Dessutom ger vi följande anmärkningar:
• Det bör säkerställas att elektroniska handlingar dokumenteras i enlighet med RA-FS 2009:1, 5 kap. för samlad presentation och redovisning av samband med arkivredovisningen.
• Bevarande av analoga ljud- och bildupptagningar på magnetband och elektroniska handlingar på databärare som optiska skivor och liknande bör säkerställas genom överföring av dessa i enlighet med RA-FS 1997:4, 4 kap. 1-3§§ och RA-FS 2009:1, 4 kap. 1§.
2 (2)
2016-08-31 Dnr RA 231-2016/1853
• Skyddet för arkiverade handlingar som ska bevaras på längre sikt bör ses över och aktomslag tillföras i enlighet med RA-FS 2006:11, 7 kap.
1§. Avser t.ex. diarieförda handlingar för år 2011.
• Dokumentationen som rör tillämpningen av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 2006:52 bör fastställas.
• Arkivbeskrivningen bör uppdateras och kompletteras i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap. 5-6§§. Avser organisationsförändringar, gallringsbestämmelser, närmare sekretessbestämmelser och arkivverksamhetens organisation.
• Komplettera arkivförteckningen för universitetsförvaltningens arkiv t.o.m. 2010 i enlighet med RA-FS 1997:4, 6 kap. 10-12§§ avseende redovisningen av system och gallringsbara handlingar.
Myndighetens återrapportering
Luleå tekniska universitet ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 31 mars 2017. Riksarkivet emotser även dokumentation som visar hur befintliga utförande i en del av centralarkivet uppfyller skydd mot brand i 120 minuter. Observera att brister gentemot föreskrivna krav avseende arkivlokalen ska vara åtgärdade senast före
utgången av år 2018. Vi utgår från att ni även tar hänsyn till anmärkningarna.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av tf enhetschef Ewa Berndtsson efter föredragning av arkivarie Angelica Björlestrand.
Detta beslut kan inte överklagas i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446).
Ewa Berndtsson Tf enhetschef
Angelica Björlestrand Arkivarie
Föredragande
1 Ändrade genom RA-FS 2010:2 och RA-FS 2012:5.
2 Ändrade genom RA-FS 2012:9
