Beslutsprotokoll Styrgrupp

(1)

Beslutsprotokoll Styrgrupp

2009-03-30

Samordnad löneadministration vid Göteborgs universitet

Projektansvarig: Christina Nordberg, Personaldirektör

Projektledare: Viktoria Björcke och Lars Eliason, Prové Management

(2)

Protokoll Styrgruppsmöte 2009-01-28

Version A Sida: 2 (4)

GÖTEBORGS UNIVERSITET • 2

Besöksadress Universitetsbyggnaden Vasaparken • Postadress Box 100, SE 405 30 Göteborg, Sweden Tel +46(0)31 786 0000 •

Tid och plats 15.00–17.00, Vasagatan 33, Vån 4

Beslutsfattare Christina Nordberg Personaldirektör, Gemensamma förvaltningen Ej närvarande: Ann-Christine Thor Kanslichef, Naturvetenskapliga fakulteten

Christine Wackerberg Personalchef, Sahlgrenska akademin

Björn Rombach Prefekt vid Förvaltningshögskolan

Hilding Sjödén (adjungerad) Avdelningsdirektör, personalavdelningen Protokollförare: Viktoria Björcke Projektledare, Prové Management

Lars Eliason Projektledare, Prové Management

Föredragande: Viktoria Björcke Projektledare, Prové Management

Lars Eliason Projektledare, Prové Management

Christina Nordberg Personaldirektör, Gemensamma förvaltningen

Kommentar:

Vid styrgruppsmötet 2009.01.28 beslutades om en utökning av antalet inplanerade styrgruppsmöten. Vid de extra insatta mötena vecka 14 respektive vecka 26 delegerade styrgruppen beslutsmandatet till ordförande Christina N.

Ärende Beslut/åtgärd

Genomgång av föregående mötesprotokoll. Styrgruppen beslutar att godkänna protokollet.

Redovisning av projektsstatus. Projektledningen informerade att projektet följer plan och ligger i fas.

Styrgruppen beslutar

att fortsätta projektet enligt plan.

Projektledningen redogjorde för hittills framarbetat resultat vad avser definitionen av den Samordnade löneadministrationen.

Den löneadministrativa processen (inklusive information och stöd) är ”grunden” i organisationen. Inom organisationen finns sedan ett antal ”kompetensområden” inom vilka medarbetarna kan specialisera sig. Den löneadministrativa processen påverkar och påverkas av det som görs i kompetensområdena.

att hittills framarbetad definition av organisationen kan ligga till grund för det fortsatta arbetet i projektgrupp Organisation.

Styrgruppen uppmanar projektledningen att ytterligare beakta styrgruppens synpunkter avseende kompetensområde Statistik och analys samt Försäkringar i kommande arbetsmöten med projektgruppen.

Christina Nordberg redogjorde för aktuell status avseende lönechefsrekryteringen

• Av totalt 11 sökande till tjänsten har 4 utvalda kandidater blivit intervjuade.

• Två kandidater återstår (en intern respektive en extern

Styrgruppen beslutar att fortsätta den pågående rekryteringsprocessen av lönechef.

(3)

kandidat).

• Nästa steg är att dessa två kandidater skall träffa fackliga representanter respektive en utvald grupp på tre personer som med säkerhet skall ingå i den Samordnade löneadministrationen. Ulf Broberg och Hilding Sjödén ansvarar för att dessa möten så fort som möjligt kommer till stånd.

Christina Nordberg redogjorde för aktuell status beträffande lokalfrågan.

• Vid förvaltningschefsmötet den 28/3 beslutades enhälligt att huvudalternativet Vasagatan 33 skall genomföras.

• Per-Erik Eriksson är utsedd till projektledare att i nära samarbete med Per Sundqvist ansvara för att en detaljerad projektplan tas fram.

• Tidplanen ligger fast dvs att lokaler och fysisk flytt av den nya organisationen skall vara genomförd senast den 1/9- 2009.

Styrgruppen beslutar att projektledning Samordnad

löneadministration ansvarar för att så snart som möjligt arrangera ett möte med Per-Erik Eriksson och Per Sundqvist i syfte att koordinera lokal- och flytt aktiviteterna till liggande projekttidsplan för den Samordnade löneadministrationen.

Projektledningen redovisade status över extern resursåtgång Styrgruppen beslutar

att projektbudgeten förutsätter att informationsmöten avseende projektet i möjligaste mån skall ske inom ramen för de forum som definierats i kommunikations- planen.

En genomgång beträffande projektrisker redovisades. Det konstaterades att risken för ett bristfälligt underlag i samband med lönechefsrekryteringen nu kan grönmarkeras samt att risken för att hitta lämplig lokal för den nya organisationen nu gulmarkeras.

att i enlighet med tidigare beslut fortsätta att i kommande styrgruppsmöten följa upp projektriskerna.

Projektwebsidan www.pa.adm.gu.se är väl fungerande och uppdateras kontnuerligt. Hänvisa gärna till denna.

Projektledningen framhöll önskemålet om ytterligare en artikel i ett framtida nummer av GU-journalen samt om det är möjligt att omnämnas i ett framtida nyhetsbrev från rektor.

att en intervju med Christina N skall publiceras i GU-journalen nr 4, utgivning 17/6-2009. Proejktledningen kontaktar Siw Bondenäs Brink i detta ärende.

(4)

att Christina N undersöker möjligheterna att vara med i Rektors nyhetsbrev i juni alternativt augusti

Enligt projektspecifikation och projektplan skall en riskanalys i enlighet med §8 i SAM genomföras i samband med

omorganisationen. Ansvarig för detta blir Christina Stephanson på personalvdelningen. Christina S har i samarbete med Ulf Broberg förelagit en plan för hur detta arbete skall gå till vilken sammanfattas enligt nedan:

Granskningledare:

• Christina Stephanson, PA

• Kjell Bengtsson, Previa Granskningsledarmöter:

• Birgita Karlsson, HumFak

• Marianne Arnstein-Olsson, SA

• Britt-Marie Källström, PA

• Lena Kindborg, SamFak Tidplan och upplägg:

April: Informationsinsamling

Maj: Kartläggning med riskbedömningsgruppen (2-3 möten, 3-4 tim, på Personalavdelningen) Juni: Riskbedömning med Riskbedömningsgruppen (På internat)

Augusti: Presentation av preliminär handlingsplan

att med undantag för internataktiviteten som pga budget skäl måste förläggas på alternativ plats inom universitetet godkänna

genomförandeplanen för Riskanalysen.

.