SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1 Sammanträdesdatum

(1)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande CESAM

Plats och tid 2019-11-26: Stationshuset, Åstorp kl. 10.00-11.20

Arthur Ledenstrand, Lärarnas Riksförbund Marie-Louise Nilsson, Kommunal

Gunilla Bäcklund, Kommunal Jörgen Wallin, Ledarna

Hans Gustafsson, Lärarförbundet Tomas Klarin, Lärarförbundet Berit Streifert, Vision

Anna Falkenstam, Ekonomichef tillika tf. kommunchef Paul Eklund, HR-chef

Monica Ehnberg, förvaltningschef socialförvaltningen Anders Aronsson, Tf. förvaltningschef

samhällsbyggnadsförvaltningen Alexandra Engström, HR-utvecklare Sara Malmsjö, HR-utvecklare

Underskrifter Sekreterare ……….. Paragrafer 271-287 Alexandra Engström

Ordförande ………..

Paul Eklund

Justerande ……….

fackliga organisationer Berit Streifert, Vision

……….

Marie-Louise Nilsson, Kommunal

………

Arthur Ledenstrand, Lärarnas Riksförbund

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sida 2 Sammanträdesdatum 2019-11-26

………

Jörgen Wallin, Ledarna

………

Hans Gustavsson, Lärarförbundet

1. Information §§ 271 - 273

____

§ 271

Föregående protokoll

Föregående protokoll läggs till handlingarna.

____

§ 272

Tf kommunchef informerar

Tf. kommunchef meddelar att budget för år 2020 klubbades igenom i fullmäktige den 25 november. Det blev den styrande minoritetens budgetförslag som

klubbades. Beslut från kommunfullmäktig bifogas.

Tf. kommunchef informerar att rekrytering av HR-chef fortlöper. Annonsen har legat ute från den 8 november och sista ansökningsdatumet var den 24 november.

Rekryterinsfirman ROI har hållit löpande intervjuer under ansökningstiden. Öppna slutintervjuer i annonsering av ny Kommunchef kommer att ligga ute mellan den 1 december till den 31 december. Löpande urval sker av rekryteringsfirman och intervjuer kommer hållas löpande. Slutintervjuer sker den 10 februari.

Ekonomichefen Anna Falkenstam är Tf. kommunchef till och med den 6 maj år 2020.

____

§ 273

Laget runt förvaltningscheferna

Förvaltningschefen för socialförvaltningen meddelar att förvaltningen står inför ett nytt dokumentationssystem. Förvaltningen har anställt en Projektledare som kommer att implementera systemet. Verksamhetschefen Ursula Svensson har gått vidare till annan kommun. Man rekryterar ny verksamhetschef den 4 och 11 december kommer intervjuer hållas.

Tf. förvaltningschef samhällsbyggnad meddelar att arbetet löper på och att det inte finns något särskilt att meddela i dagsläget.

(3)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2. Dialog §§ 274-27

Arbetsmiljöfrågor och systematiskt arbetsmiljöarbete ____

§ 274

Uppföljning av sjukredovisning

HR-utvecklare, redovisar sjukredovisningen för samtliga förvaltningar och övergripande.

____

§ 275

Uppföljning av inkomna tillbud och arbetsskador

HR-utvecklare informerar om arbetsskador och tillbud. Lärarförbundet lyfter Hagagården och menar att ärenden från arbetsplatsen rapporterats in i KIA men inte avslutats. Förbundet framhåller att det saknas ventilation i lokalerna.

Kommunal meddelar att Hagagården har gjort en riskbedömning och en handlingsplan. Arbetsgivaren konstaterar att frågor om lokalen Hagagården ska föras vidare på bildningsförvaltningen.

____

§ 276

AFA-informatörer

Bildningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen har utnämnt varsin AFA informatör. Kommunal har två medarbetare från bildningsförvaltningen en från LSS och en från äldreomsorgen. HR utvecklare meddelar att man eftersöker en medarbetare om utbildas i att bli AFA informatör från varje förvaltning.

Utbildningarna är helt kostnadsfria genom AFA försäkringar och går löpande under hela våren.

BESLUT- frågan hänskjuts till CESAM den 7 januari.

____

§ 277

Ljusdal arbete

HR-chefen informerar om Ljusdals arbete. Åstorp har arbetat med heltid som norm.

I kommunen Ljusdal har socialsekreterarna gått från ett heltidsmått på 40 timmar i veckan till 35 timmar i veckan. De positiva fördelarna var att personalen upplevde att de blev mer effektiv, kommunen minskade sin personalrörlighet och man fick också en minskade sjukfrånvaro. HR-chefen uppmanar samtliga ledamöter att gå in och titta på dagens samhälle och läsa artikeln om Ljusdal. HR-chefen menar att det hade varit intressant att titta vidare på kommunens arbete för vidare diskussion om heltidsmått. Lärarnas riksförbund lyfter Danmark som exempel där man sänkt heltidsmåttet för hela förvaltningar.

____

§ 278

Hälsostrategiskt projekt

HR-utvecklare går ingen power point över kartläggningen på Socialförvaltningen.

Kartläggningen har identifierat vilka som är riskgrupper och riskområden. Arbetet har förts i två fokusgrupper med 13 respektive 4 chefer/nyckelpersoner. Underlaget bifogas protokollet.

(4)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Kommunal undrar om medarbetarna kommer att få socialförvaltningens

kartläggning återkopplad. HR-utvecklare meddelar att CESAM som styrgrupp får informationen först, sen kommer cheferna att få ut informationen för genomgång på APT. Förvaltningschefen för socialförvaltningen ser att mycket av det som kommit upp är aktuellt utifrån genomlysningen där Göran Svensson är påkopplad.

Kommunal undrar om det kommer att finnas någon uppföljning senare över utfallet av projektet. HR-utvecklare meddelar att projektet varar till årsskiftet och sen löper chefsutbildningen fram till våren. HR-utvecklare menar att diskussion får föras över tid. HR-projektledare ska ta fram 19 handlingsplaner innan slutet av mars.

Bildningsförvaltningen har fått en handlingsplan och åtgärdsprogram som ska följas upp enligt HR-chefen. Kommunal framhåller vikten av återkoppling till medarbetarna, Lärarförbundet ser en stor vinning i att frågor kommit upp till ytan som gör att man kan arbeta vidare med andra ärenden/problem under

arbetsplatsträffar på de enskilda arbetsplatserna.

____

§ 279 Facklig tid

HR-chefen meddelar att man inte har formaliserat facklig tid och säger vidare att det ska finnas överläggningsprotokoll med de olika fackliga förbunden. Bland annat ska där ingå förberedelsetid till CESAM, FÖSAM och LOSAM där man behöver diskutera hur många timmar arbetet kräver. Hur många timmar som behövs vid rehabarbetet med mera. Ledamöterna konstaterar att det finns flera sätt att styra upp arbetet på. Lärarförbundet menar att Ystads kommun har en pott pengar som ersätter skyddsombud, huvudskyddsombuds frånvaro med ekonomisk ersättning för vikare. HR-chef meddelar att verksamheterna idag står för

vikariekostnad vid frånvaro. Åstorps kommunen har däremot en fastlagd budget för facklig verksamhet i samband med beviljad facklig ledighet. HR-chefen menar att det skulle behövas en grupp som tittar på detta. Kommunal menar att tiden som har gått åt för olika delar av det fackliga arbetet inte stämmer överens med den tid som kommunal idag de facto lägger ner. Lärarförbundet menar att de idag har en rimlig mängd tid. HR-chef menar att genom att om an planera tiden ger man

verksamheterna bättre förutsättningar för att planera frånvaron och tillsätta vikarier.

Kommunal menar att i de fall arbetsgivaren kallar till förhandling utanför systemet hamnar vi i tid utanför den planerade tiden. Lärarnas riksförbund menar att det inte får finnas för fasta ramar för den facklig tiden exempelvis förberedelse, efterarbete.

Kommunal menar att det är svårt att sätta timmar på arbetsmiljötid och menar vidare att det är bra om man tar ett omtag. Rehabiliteringsarbetet tar exempelvis mycket tid för närvarande.. Lärarnas riksförbund efterfrågar någon form av policy.

Ledamöterna konstaterar att lokalombuden som går på LOSAM är de som behöver en tid att förhålla sig till mest bland annat på grund av förberedelsearbetet.

Kommunal vill inte att frågan regleras i en policy. Lärarförbundet menar att

AFF/LAFF kom långt före samverkansavtalet och att samverkansavtalet kräver mer tid i och med samverkansmöten på olika nivåer. Finns ingen central facklig tid att disponera centralt. Vision menar att i de ärenden då arbetsgivaren kallar

exempelvis personärenden, anställningsintervjuer är svåra att fånga och beräkna.

Vision ser att verksamheten blir drabbad.

BESLUT- Bilda arbetsgrupp med HR. Berit och Lena från Vision, Marie- Louise Kommunal, Arthur Lärarnas Riksförbund, Hans Lärarförbundet

(5)

med uppdrag att strukturera upp den fackliga verksamheten. HR är sammankallande.

Ekonomi ____

§ 280 Budget

Ekonomichefen meddelar att det kommer att ske en översyn av styrmodell och ny vision år 2020. Kommunen kommer att upphandla en konsult som ska processa arbetet under första halvåret och vara klar i augusti så att det beslutas med budgeten. Ekonomichefen går igenom månadsrapporten. Underlaget bifogas protokollet.

____

§ 281

Kommunchef – Visions

Vision återkallar frågan då frågan är utredd.

____

§ 282

Önskad sysselsättning - Vision

Vision har haft kontakt med HR-utvecklare om hur medlemmarna ska kunna utnyttja arbeta heltid. Kommunal har tecknat avtal om heltid. HR chef meddelar att det är chefen som avgör när man kan ändra sin sysselsättningsgrad. Finns inget avtal tecknat om specifik tid eller rätten att önska sysselsättningsgrad mer än med kommunal.

___

§ 283

Lokalorganisation - Vision

Vision menar att man i verksamheterna inte kommit vidare med renoveringar av lokaler. Vision vill att arbetsgivaren ser över organisationen avseende kommunens nuvarande lokalstrategi.

____

§ 284

Förtroendevalda och ersättning vid ombudsträffar - Kommunal

Kommunal meddelar att förbundet håller skyddsombudsträffar fyra gånger om året.

Kommunal håller träffarna mellan kl. 13-16 och menar att skyddsombuden tidigare har haft förutsättningar att vara ledig en annan dag. Kommunal framhåller

skyddsombudens rätt att plocka ut tid. Kommunal har fått indikationer på att detta inte fungerar fullt ut i alla verksamheter. Kommunal menar att man kom överens om ett upplägg med HR-chefen Fredrik Stihl för att HR inte skulle behöva ta emot ett 40-tal blanketter fyra gånger per år. Lärarförbundet har haft motsvarande information om att medarbetare inte kunnat plocka ut ledighet. HR-chefen

meddelar att tidigare överenskommelse med Fredrik Sthil fortfarande är gällande.

3. Beslut §§ 285-286 ____

§ 285

Datum CESAM år 2020: 7 januari, 4 februari, 3 mars, 7 april, 5 maj, 2 juni godkänns av samtliga fackförbund

(6)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

BESLUT: Tider för CESAM våren 2020 beslutas till

7 januari, 4 februari, 3 mars, 7 april, 5 maj, 2 juni

____

§ 286

Övergång av verksamhet

Arbetsgivaren föreslår att yttre verksamhet städ flyttas tillbaka till tekniska kontoret och övergår till tekniska enheten från och med den 1 januari. Riskbedömning är genomförd utan anmärkning från kommunal. Samtliga ledamöter är överens om övergång av verksamhet från yttre verksamhet städ till tekniska kontoret.

BESLUT: Yttre verksamhet städ flyttas till tekniska kontoret från och med den 1 januari.

____

§287

Reflektioner från mötet

Mycket bra med nya hålltider i kallelsen. Kommunal tycker att samtliga

förvaltningschefer borde prioritera CESAM. HR-chefen håller med om att det ingår i uppdraget.

(7)

(8)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

(9)

(10)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Prognostiserat driftresultat

I tabellen framgår budget per nämnd samt finansförvaltning. Prognostiserad avvikelse för helåret redovisas i månadskolumnerna och prognostiserat resultat i prognoskolumnen.

Kommentar:

I dagsläget behöver inga åtgärder vidtas för kommunen som helhet. Det

prognostiserade resultatet uppgår till 32,3 mkr, en positiv avvikelse på 29,4 mkr i förhållande till budget. Verksamhetens nettokostnader under perioden uppgår till 83 % av helårsbudgeten, vilket är i paritet med periodens riktvärde (83 %). Tre nämnder prognostiserar ett väsentligt avvikande resultat efter augusti månad:

Avvikelsen inom kommunstyrelsen består av flera poster:

Exploateringsverksamhet 12,6 mkr, övergång av daglig verksamhet (Gnistan) -0,4 mkr, generellt ökade livsmedelspriser -0,5 mkr, höga städkostnader -0,8 mkr, ledningskostnad -1,2 mkr, IT -0,8 mkr, lokaler -2,9 mkr och systemkostnader -0,3 mkr. Överförmyndarverksamheten avviker negativt från budget med ca -1,2 mkr.

Bedömd prognos hänförs till ett ökat antal ärenden och avvecklingskostnader.

Av avvikelserna inom Bildningsnämnden kvarstår -6,9 mkr från föregående period. Den stora förändringen mellan septembers och oktobers uppföljning beror på ökade volymtimmar inom förskola och fritidshem, släpande fakturor gällande interkommunal verksamhet, fler SiS-placeringar och tilläggsbelopp inom grundskola, fler elever än budgeterat inom grundsärskola samt högre kostnad för externa utbildningsplatser inom SFI.

Socialnämnden redovisar en prognos på + 3,6 mkr vid årets slut.

Statsbidragsintäkterna beräknas bli högre än budget då socialnämnden får del av de bidragspengar som beviljats från Tillväxtverket. Utöver det disponerar

äldreomsorgen tidigare utbetalade medel för Senior Alert. Under övriga intäkter är det främst tidigare utbetalade medel från Försäkringskassan som blivit reglerade i delårsbokslutet samt ökad volym under hösten. Placeringskostnaderna fortsätter att hålla en låg nivå i förhållande till budget och i jämförelse med tidigare år vilket

Nämnd

(tkr) Budget Utfall sep 18 Ack

Utfall

sep 19 Ack Mar Apr Maj Aug Sep Okt Progn os

KF -1 448 -700 -916 0 0 0 0 50 50 -1 355

VN -168 -167 -62 0 0 0 0 100 100 -68

REV -955 -484 -381 0 0 0 0 0 0 -955

KS -80 683 -54 420 -50 302 4 900 4 900 6 300 2 100 4 665 4 470 -76 122

BMN -6 332 -4 919 -3 953 0 0 0 0 0 150 -6 182

BIN -438

078 -322

112 -341

416 0 0 0 -6

900 -9 000 -11

000 -449

KFN -32 237 -23 198 -24 923 0 0 0 0 0 0 -32 327 078

SON -265

961 -218

787 -196

820 0 0 0 3 550 3 550 3 600 -262

RN -9 959 -7 703 -6 752 0 0 0 0 0 100 -9 859 361

Summa -835

730 -632

490 -625

525 4 380 4 380 5 795 -1

250 - 635 -2

530 -838 308

FF 838

718 683

335 695

567 20 600 18 000 19

000 28 146 31

026 31

898 870 615 Summa 2 940 50 845 70 042 24 980 22

380 24 795 26

896 30 391 29

368 32 308

(11)

beräknas ge ett överskott i verksamheten. Kostnaderna för försörjningsstöd förväntas fortsätta hålla en högre nivå än vad förvaltningen har budgeterat för.

Slutligen avviker finansförvaltningen med 31,9 mkr. Av dessa avser 2,7 mkr kapitalkostnader. Räntenetto avviker med 7,9 mkr. På grund av en fortsatt kraftigt ökad kostnad för den förmånsbestämda ålderspensionen bedöms i dagsläget budgeten för pensioner överskridas med ca 4,9 mkr under 2019. Skatteprognosen baseras på SKL:s prognos från oktober och avviker positivt med 7,1 mkr jämfört med budget. Indexering av fastighetsavtal avviker positivt om 0,6 mkr. En uppdaterad bedömning av utfallet av årets lönerevision samt avräkningen av föregående års lönerevision en positiv avvikelse om 8,0 mkr. En uppdaterad bedömning av befolkningsutveckling och demografi bedöms ge en positiv

avvikelse (10,8 mkr). Slutligen återstår 2,5 mkr av medel avsatta för bredband och lokaler samtidigt som medel uteblir som budgeterats för återbetalning av

energibesparing (-3,0 mkr).

Investeringar

Under årets första åtta månader har ca 29,0 % av investeringsbudgeten förbrukats.

VA:s investeringar ingår i kommunstyrelsens budget. Fyra nämnder redovisar en avvikelse efter augusti månad: Avvikelsen inom bildningsnämnden avser

osäkerhet kring investering i mottagningskök under året. Inom kommunstyrelsen avser avvikelsen exploatering (19,1 mkr), central administration (15,0 mkr), gata/park (2,3 mkr) samt VA (55,4 mkr). Socialnämnden bedömer att 5,3 mkr av budgeten ej kommer att förbrukas på grund av att upphandling av

verksamhetssystem samt tekniska lösningar fördröjts. Slutligen är bygg- och miljönämndens upphandling av nytt bygglovssystem fördröjt.

Enhet Årsbudget Utfall Prognostiserad avvikelse Prognos

Kommunstyrelsen -182 884 -51 815 91 085 -91 800

Bygg- och miljönämnden -195 -81,5 113,5 -81,5

Bildningsnämnden -13 345 -5 615 3 000 -10 345

Kultur- och fritidsnämnden -4 580 -1 440 0 -4 580

Socialnämnden -8 264 -802 5 264 -3 000

Räddningsnämnden -5 106 -2 664 0 -5 106

Summa -214 374 -62 417 99 463 -114

913

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

(20)