Justerandes sign Utdragsbestyrkande CESAM
Plats och tid 2019-10-01: Stationshuset, Åstorp kl. 10.00-12.00
Hans Gustafsson, Lärarförbundet Tomas Klarin, Lärarförbundet
Arthur Ledenstrand, Lärarnas Riksförbund Lena Karolidou, Vision
Gunilla Bäcklund, Kommunal Andrea Andersen, Kommunal
Monica Ehnberg, förvaltningschef socialförvaltningen
Camilla Eriksson, förvaltningschef samhällsbyggnadsförvaltningen Annika Hoppe, förvaltningschef bildningsförvaltningen
Anna Falkenstam, Ekonomichef tillika ordförande Alexandra Engström, HR-utvecklare
Sara Malmsjö, HR-utvecklare
Underskrifter Vid protokollet ……….. Paragrafer 243-2 Alexandra Engström
Ordförande ………..
Anna Falkenstam
Justerande ……….
fackliga organisationer Lena Karolidou, Vision
……….
Hans Gustafsson, Lärarförbundet
……….
Gunilla Bäcklund, Kommunal
………
Arthur Ledenstrand, Lärarnas Riksförbund
Justerandes sign Utdragsbestyrkande 1. Information §§ 243 - 250
____
§ 243
Föregående protokoll
Inga synpunkter på föregående protokoll.
____
____
§ 244 Yrkestitlar
Vision menar att det finns många yrkesbenämningar inom kommunen när det gäller likvärdiga arbeten. Vision vill att man bildar en grupp och ser över yrkestitlarna i Åstorps kommun och även jämför dem mot motsvarande kommuner. Vision menar att de olika benämningarna har flera aspekter dels i lönerevisionen vilka arbeten är likvärdiga, dels internt vad menar vi med olika yrkestitlar och dels
om en medarbetare ska söka sig vidare. Lärarförbundet önskar exempel. Vision redovisar exemplen samordnare, assistent, fritidsamordnare, enhetschef,
verksamhetschef, arbetsledare, områdeschef, vad menar kommunen med respektive titel. Förvaltningschefen på bildningsförvaltningen lyfter att Lärarassistent är en ny titel men att denna finns reglerad. Kommunal instämmer med Vision om att yrkestitlarna behöver ses över.Arbetsgivaren tar med sig frågan om yrkstitlar och återkopplar under nästa CESAM.
____
§ 245
Pensionsinformation
Vision vill att kommunen informerar om pension. HR-utvecklare meddelar att det finns en planerad dag för information i oktober/november månad. Ordföranden lyfter Benify och förmånen i att kunna använda LifePlan. HR-utvecklare meddelar att Lifeplan är ett program och att man där inte får kontakt med någon människa.
Däremot har HR service center i Helsingborg två pensionshandläggare som medarbetarna kan kontakta. Arbetsgivaren delar vad Vision och Lärarförbundets framhållit om vikten av personlig kontakt i pensionsfrågor.
____
____
§ 246 Cykelpump
Vision undrar om kommunen har planerat för att sätta upp cykelpump. Vision menar att detta skulle främja cykling som ett led i miljö arbetet och uppmana medarbetare till en god hälsa. Lärarförbundet uppger att i Kristianstads kommun har man satt upp cykelpump. Lärarnas Riksförbund menar att det även finns en i Helsingborg som också är kommunal. Arbetsgivaren undersöker och återkommer.
____
§ 247
Avslutningssamtal
Kommunal lyfter frågan om hur rutinerna kring avslutssamtal ser ut inom
kommunen. Förvaltningschefen på bildningsförvaltningen meddelar att samtalen är frivilligt. Kommunal undrar hur riktlinjen ser ut om huruvida man ska bli erbjuden?
Kommunal menar att det måste vara viktigt för kommunen att veta varför
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
medarbetare väljer att sluta. HR-utvecklare informerar att det finns en blankett på intranätet och meddelar vidare att avslutsamtal är frivilligt. HR-utvecklare bekräftar att det finns en utvecklingspotential i hur arbetsgivaren arbetar idag. Kommunal undrar om man som medarbetare kan hålla ett avslutssamtal med någon annan än sin chef? HR-utvecklare menar att man måste ställa flera aspekter mot varandra, vad vill vi att samtalet ska ge medarbetaren och vad gör vi av informationen, hur förvaltas informationen och vilka förväntningar kan kommunen infria. Lärarnas Riksförbund menar att det måste finnas en möjlighet för medarbetare att ha ett möte med exempelvis HR. Vision menar att om man avstår ett avslutssamtal är det viktigt att fånga upp också. Vision menar vidare att ska inte chefen lämna upp information om att medarbetare inte velat ha avslutsamtal. Frågan diskuteras vidare.
____
§ 248 IT-kaos
Kommunal menar att det har blivit sämre sen IT4K tog över IT från Åstorps kommun. Kommunal framhåller kontakten med IT som försämrad. Kommunal menar att tidigare har det fungerat och att man då lätt fått hjälp och stöttning.
Ordföranden meddelar att man håller på att arbeta fram förslag till innehåll
digitalarbetsplats IT4K. Ordföranden menar att IT4K har en resa att göra. Målet till 2021 är att man ska kunna avropa en arbetsplats och att IT4K ska kunna hjälpa till i större omfattning. Idag äger respektive kommun sina datorer och IT4K svarar mot fyra kommuner. Förvaltningschefen för socialförvaltningen meddelar att man framför synpunkter på alla förvaltningar. IT-chefen Johan Thümmel var på besök i ledningsgruppen och han presenterade en klar och strukturerad målbilden men han kunde också konstatera att vägen dit är det en omställningsprocess. Vision vill att Johan kommer och presenterar framtida upplägget för CESAM. Kommunal menar att det finns en problematik i att ansvariga ute på skolor och förskola har
begränsningar i vad respektive person får göra själv. Detta medför att man blir beroende av kontakten med IT. Ordföranden ser att gränssnittet mellan IT4K och kommunens verksamhet behöver förtydligas avseende vad vi ska göra och vad IT ska göra. Lärarförbundet undrar vad medarbetarna har för möjlighet och rättigheter gentemot IT. HR-utvecklare framhåller den digitala skyddsronden via suntarbetsliv och intranätet. Om problemet har med handhavandet att göra bör det finnas tydliga rutiner uppsatta.
BESLUT- Johan Thümmel ska bjudas in till CESAM.
___
§ 249
Tf. kommunchef informerar
Ordföranden informerar att upphandlingen av rekryteringsföretag är färdig. Bolaget ROI har fått i uppdrag att rekrytera Åstorps kommuns nya kommunchef.
Tidsplanering och kravprofilen ska tas fram. Lärarförbundet undrar hur tidsplaneringen ser ut. När planen är färdig kommer den att presenteras.
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
___
§ 250
Laget runt förvaltningscheferna
Förvaltningschefen för socialförvaltningen meddelar att 2018 hade socialförvaltningen ett klagomål. IVO har tittat på kommunensbrister. En
sjuksköterska har brustit i dokumentation under en dag. Det har funnits rutiner som inte har varit säkerställda. IVO har inte till sitt uppdrag att utreda läkare som inte arbetade för kommunen. Kommuninvånare har lagt upp informationen från IVO på sociala medier. Förvaltningschefen socialförvaltningen meddelar vidare att man arbetar vidare med tryggare Åstorp och att projektet har fått uppmärksamhet i media.
Förvaltningschefen för bildningsförvaltningen menar att det är många barn påväg in. Meddelar att det råder ett underskott av lokaler. Det tillsätts tillfälliga lokaler i Kvidinge, Nyvång och centrala Åstorp. Vilka framöver ska ersättas av mer permanenta lösningar. Arbetsutskottet har begärt en intensifierad förstudie av Tingdalsskolan. Skolstarten har gått bra. Två kompetensutvecklingsdagar med personalen. Lärarförbundet meddelar att flytten på Haganässkolan också har gått bra, sett ur den aspekten att man nu är i arbete i lokalerna.
Förvaltningschefen för samhällsbyggnadsförvaltningen konstaterar att
verksamheten går bra. Samhällsbyggnad är till hälften intäktsfinansierat och man har många bygglov. Förvaltningens delårsbokslut visar på 680’ kr plus. Lärarnas Riksförbund undrar vad det är för bygglov. Förvaltningschefen konstaterar att det ligger på omkring 100 ärenden per år varav 5% är nybyggnation, majoriteten är förändringar. Vidare meddelar förvaltningschefen att mycket historiskt har varit manuellt så över tid kommer det bli bättre men att man idag arbetar med sin digitalisering. Lärarförbundet undrar om stöd går att finna inom familjen Helsingborg. Förvaltningschefens konstaterar att Bjuv sitter med samma system och har också haft problem. Kommunal undrar angående prästamarken.
Förvaltningschefen meddelar att översiktsplanen som man arbetar med kommer mer information att framgå.
Ordföranden meddelar att delårsrapporten och kommunens budget ska vara klara ungefär samtidigt. Lokalförsörjningsplanen kommer upp på ledningsgruppen igen imorgon. Befolkningsprognos samt information från förvaltningscheferna. Gnistan är överflyttad till Activa. Lärarförbundet framhåller vikten av ändamålsenliga lokaler. Förvaltningschefen på bildningsförvaltningen meddelar att luft och ventilation ska vara anpassad till ändamålet. Det finns en plan om att avveckla Boken så snart som möjligt när lokalerna på Rågenskolan står klara. Ordföranden meddelar att kommunen måste se till vad har vi idag för lokaler och vad behöver vi framöver, ledamöterna är eniga om att lokalförsörjning är en strategisk viktig fråga.
2. Dialog §§ 251-255
Arbetsmiljöfrågor och systematiskt arbetsmiljöarbete
____
§ 251
Uppföljning av sjukredovisning
HR-utvecklare redovisar sjukredovisningen för samtliga förvaltningar och
övergripande. HR- utvecklare konstaterar att sifforna för juni, juli och augusti varit
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
positiva på samtliga förvaltningar. Vision menar att det är viktigt att arbeta vidare aktivt.
____
§ 252
Uppföljning av inkomna tillbud och arbetsskador
HR-utvecklare redovisar tillbud, arbetsskador och riskobservationer. Samtal förs kring riskobservationer som benämns som AHA. Man observerar en risk och för in denna i systemet KIA. Exempelvis en sladd som sitter löst. Lärarnas Riksförbund menar att det är minst lika viktigt att åtgärda skadan. HR-utvecklare menar att det är viktigt att underlaget kommer in så att inte medarbetare själva alltid åtgärdar utan att chefen får en helhetsbild. Ibland kan det vara så att det krävs en större investering eller att man går igenom exempelvis samtliga lampor för att säkerställa den framtida arbetsmiljön för samtliga medarbetare.
____
§ 253
Hälsostrategiskt projekt
HR-utvecklare informerar att Bildningsförvaltningens kartläggning är genomförd, den digitala verktygslåda, tillgängligheten och information till Previas tjänster är tydliggjorda utåt i verksamheterna. Den kompletterande kartläggningen kommer ske under oktober månad på Socialförvaltningen genom samma metodik som tidigare, två fokusgrupper. Den 18 oktober är det en återkoppling bokad med Previa. Projektet varar till den sista december. Chefsutbildningen löper vidare. HR- utvecklaren meddelar att projektledaren Stella Achinioti nu är i tjänst och kommer arbeta i 6 månader med att bistå chefer utifrån 18 individ ärenden. Projektledaren har bokat in samtal med samtliga berörda chefer. Kommunal vill ta del av bildningsförvaltningens kartläggning. Förvaltningschefen för
Bildningsförvaltningens kommer skicka den till aktuella fackförbund. Underlaget kommer med protokollet från FÖSAM. Lärarnas Riksförbund undrar över projektledarens uppdrag? HR-utvecklare meddelar att tjänsten syftar till att skapa en tydlig planering för respektive individ när projektet är klart. Vision och kommunal ser en stor vikt i att satsa på de långtidssjukskrivna. Vision undrar om man kommer gå vidare med myndigheten på socialförvaltningen.
Förvaltningschefen för socialförvaltningen kan inte svara på detta i dagsläget. Alla chefer måste vara involverade inklusive myndigheten.
____
§ 254
Privat mobil i tjänsten
Ordföranden meddelar att ledningsgruppen har haft information om GDPR.
Arbetsgivaren har konstaterat att man aldrig kan tillåta medarbetare att ladda ner program/appar själva i sina privata mobiler på grund av GDPR. Många appar läser av information i mobilen och arbetsgivarens appar ska inte medarbetarna ladda ner på sin privata telefon. Kommunen kommer inte kunna garantera att information stannar där. Vision undrar hur problematiken ser ut. Förvaltningschefen på
socialförvaltningen konstaterar att man har haft problem med privat användning av sin egen mobil. Lärarförbundet undrar över användandet av Ipad i skolan och kompabiliteten till androidtelefoner som kommuen idag använder. Kommunal menar att detta är en helt annan fråga utifrån vad kommunen upphandlar för utrustning. Ordföranden menar att man inte får använda sina privata telefon i tjänsten. Lärarnas Riksförbund undrar över classrom, g-mail och huruvida medarbetarna ska använda googles alla tjänster. Kommunal menar att när man
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
arbetar med molnbaserade tjänster så måste man ta in den aspekten. Samtliga är överens om att vidare samtal med Johan på IT4K krävs.
Ekonomi
____
§ 255
Budget 2020, planår 2021-2022
Ordföranden informerar om nämndernas budget och avvikelser. De prognostiserade avvikelserna som man kan se den sista december återspeglar hur man tror att resultatet blir när böckerna stängs för året. KSF visar på ett plus på 2,1 miljoner.
Detta beror endast på exploateringsintäkter vilket utgör framtida minus för hyror.
Höjda livsmedelspriser påverkar kostverksamheten negativt. Lärarförbundet vill få ytterligare information om kostverksamheten. Ekonomichefen hänvisar till Simon Jadefjord i frågan som arbetar mot kostenheten. Vidare meddelas att
kommunstyrelseförvaltningen idag tar ekonomiskt ansvar för samtliga
lönespecifikationer samt hyror. Förvaltningschef socialförvaltningen kan konstatera att sommaren inte blev lika dyr som den man hade budgeterat för utifrån
arbetskraft. Problemet var bemanningen och att få tag på persona vilket gör att förvaltningschefen inte ser positivt på siffran då den signalerar ett problem.
Lärarförbundet undrar om KF och nämnderna inte är överens om hur man räknar?
Resursfördelningssystemet bygger på SCB:s folkräkning. Där räknas samtliga individer i kommunen. Så ser KF fördelning till bland annat bildningsnämnden ut vilket följer av fördelningsbeslutet. Bildningsnämnden har i år fått totalt 14,1 miljoner för volymökning. Budget år 2020 löser upp en del av posterna i
finansförvaltningen för att skapa bättre nytta ute i verksamheten. Kommunal undrar när budgetunderlag skickas ut inför CESAM fackförbunden önskar ta del av underlaget i god tid. Lärarförbundet undrar när budgeten samverkas. Arbetsgivaren återkommer i frågan. Ordföranden meddelar att nämnderna kommer att få ökade ramar.
____
§256
Reflektioner från mötet Vikten av att mötestiden hålls.
