Praktiska anvisningar för hanterande av GR:s elevgruppsresekort under pilotprojektet 21/2 - 23/6 2011.

2011-01-31 Rev. 2011-03-18

Praktiska anvisningar för hanterande av GR:s elevgruppsresekort under

pilotprojektet 21/2 - 23/6 2011.

Bakgrund

Pilotprojektet med elevresor med Västtrafik våren 2011, (som finns på GR Utbildnings hemsida), har under projektperioden våren 2011 två begränsningar. Det gäller dels vilka buss- och tåglinjer som omfattas, dels antalet kort, som Västtrafik laddar upp med den nya

funktionen gruppresa och efterfakturering, totalt 100 elevgruppsresekort inom hela GR-området. Syftet med pilotprojektet är att pröva funktionen av korten och allmänna rutiner runt elevresor (Västtrafiks interna information till trafikplanerare, olika bussbolag, Göteborgs spårvägar, busschaufförer, tågvärdar etc.), samt att testa faktureringsrutiner mellan Västtrafik, GR och kommunerna. Slår piloten väl ut kommer systemet med elevresor med rabatterat pris att rullas ut under hösten 2011 för att gälla alla linjer inom regionen och med betydligt fler elevresekort i omlopp, i princip ett kort/skola.

Kommunernas ansvar under pilotprojektet

Korten har distribuerats till kommunerna under vecka 9. Kortens giltighetstid är förlängd till 23/6. Korten fördelas efter kommunernas och stadsdelarnas storlek enligt en modifierad GR-nyckel. På GR Utbildning, Linda Andersson, finns dessutom ett mindre antal kort som kan rekvireras om korten i kommunerna inte räcker för att möta den stora efterfrågan vi hoppas på.

För att pilotprojektet skall löpa så smidigt som möjligt vill vi be kommunernas utbildningschefer att ha följande beredskap:

 I vecka 9 skickar GR Utbildning ut ett antal elevresekort (2 -8 kort) - till en kontaktperson på varje kommun/stadsdelsförvaltning och som GR kan ha kontakten med i praktiska frågor. I de kranskommuner som har två skolförvaltningar kan två kontaktpersoner finnas. I Göteborg behövs en kontaktperson på utbildningsförvaltningen och en på varje

stadsdelsförvaltning. Namnen på kontaktpersoner och faktureringsadress skickas till Linda Andersson på GR Utbildning. (linda.andersson@grkom.se).

 Varje kommun gör upp sin egen planering för hur korten skall hanteras och rekvireras av intresserad skola eller pedagog. Det är viktigt att alla rektorer i kommuner - inkl.

friskolerektorer - får information om var korten förvaras och hur de rekvireras inför elevresorna.

 Hur pedagog skall hantera korten framgår dels av PM för pilotprojektet som finns på GR:s hemsida, dels på den folder som Västtrafik och GR distribuerar till kommunerna.

Dessutom kommer en liten lathund med nummer till en helpdesk på Västtrafik att medfölja varje elevresekort.

 Varje kort är numrerat och unikt. Korten är en värdehandling och måste förvaras som en sådan. Försvinner ett elevresekort måste det anmälas direkt till Västtrafik så att kortet kan spärras.

 Efter utförd elevgruppresa skickar Västtrafik en gruppfaktura (med 50 % rabatt) till GR Utbildning. GR spaltar upp fakturan efter kortnummerlistan och skickar en faktura till resp. kommun/förvaltning. Fakturan skickas till den kontaktperson och fakturaadress som kommunen/förvaltningen meddelat (se ovan) och kommunen betalar. Varje

kommun/förvaltning tar eget ansvar för hur kostnaderna hanteras mellan förvaltning och berörd skolenhet.

Till sist: Det är GR:s förhoppning att korten kommer att användas mycket flitigt under vårens pilotprojekt, så att systemet med elevresor till rabatterade priser blir en framgång genom att elevresorna ökar påtagligt och att studiebesöksinstitutionerna rapporterar om ökat antal besökare. Då är förutsättningarna mycket goda för att systemet med elevresekort till rabatterade priser kan permanentas och rullas ut i full skala kommande läsår.

Sten Janson Linda Andersson

Projektledare GR Utbildning Gruppledare GR Utbildning

0705-21 47 93 031-335 51 37

Fördelning av elevkort för Västtrafikpilot i Göteborgsregionen.

Kommun

Ant. Inv. Ant. Kort

Göteborg Ant. Kort Ale 27 394 4 1. Angered 2 Alingsås 37 515 5 2. Askim-Frölunda- Högsbo 2 Göteborg 507 330 28 3. Centrum 2 Härryda 34 007 5 4. Lundby 2 Kungsbacka 73 938 8 5. Majorna-Linné 2

Kungälv 40 727 5 6. Norra Hisingen 2

Lerum 38 301 5 7. Västra Göteborg 2

Lilla Edet 12 773 3 8. Västra Hisingen 2

Mölndal 60 381 7 9. Örgryte Härlanda 2

Partille 34 382 5 10. Östra Göteborg 2

Stenungsund 23 983 4 Gymnasieförvaltningen 8 Tjörn 14 961 3 Öckerö 12 292 3 Summa: 28 GR 15 Summa: 917 984 100