10.11. Bilaga 9. Verksamhetsberattelse 2017 familjerättsnämnden

(1)

Verksamhetsberättelse 2017

Familjerättsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning ... 3

1.1 Sammanfattning målen ... 3

2 Ansvarsområde ... 4

3 Viktiga händelser under året ... 5

4 Omvärldsanalys och framåtblick ... 5

5 Uppföljning av målen ... 5

5.1 Medborgare ... 6

5.2 Samhälle och miljö ... 10

5.3 Medarbetare ... 11

5.4 Ekonomi ... 13

6 Ekonomiskt översikt ... 14

6.1 Resultaträkning ... 14

6.2 Resultat per verksamhet ... 15

6.3 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal ... 16

6.4 Investeringsuppföljning ... 16

7 Återrapportering av NKI förtroendevalda ... 16

8 Riskkontroll ... 16

8.1 Medborgare ... 17

8.2 Samhälle och miljö ... 18

8.3 Medarbetare ... 18

8.4 Ekonomi ... 19

(3)

1 Sammanfattning

Familjerättsbyrån har fortsatt utveckla verksamheten utifrån de förutsättningar som sammanslag- ningen av de tre kommunernas familjerättsliga delar ger. De för året uppställda målen har uppfyllts helt eller delvis helt.

Ärendevolymerna under 2017 har varit något högre än 2016. Personalomsättningen har varit förhål- landevis stor under året, närmare 50%. Under hösten har flertalet vakanser kunnat tillsättas, dock med visst konsultstöd för att säkerställa rimliga handläggningstider. Ett arbete med att stärka Famil- jerättsbyråns attraktionskraft som arbetsplats pågår. Familjerättsbyrån fick en ny chef från oktober och i november tillträdde en ny förste familjerättssekreterare.

Väsby Direkt tog under hösten över delar av faderskapshandläggningen, motsvarande en halvtids- tjänst, efter att en av två familjerättsassistenter gick i pension. Väsby Direkt har kontinuerligt fått stöd runt handläggningsrutiner.

Årets medarbetarenkät genomfördes med ett sämre resultat jämfört med tidigare år. De två brukar- undersökningar som gjorts under året visar att brukarna bl.a. upplever bemötande och tillgänglighet som mycket gott. Barngruppsverksamheten har bedrivits i samma omfattning som föregående år.

Flera föräldrar har också deltagit i gruppverksamhet "förälder på deltid", en stödgrupp för särle- vande föräldrar. Deltagandet har inte varit så hög men utvärderingen var däremot mycket positiv.

Familjerättsbyrån har ett fokus på digitalisering och vissa e-tjänster kan erbjudas. Utredningar kan skickas med säker e-post till brukare och andra myndigheter. Detta sparar både tid och papper. Pap- persförbrukningen har minskat med 33%.

Familjerättsnämnden redovisar ett ekonomiskt överskott med totalt 337 tkr. En fördelning av resultatet mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby redovisar Upplands Väsby kommun ett över- skott om 98.6 tkr. Det positiva resultatet beror delvis på lägre kostnader för personal pga vakanser under året.

1.1 Sammanfattning målen

Målet är uppfyllt Målet är delvis uppfyllt Målet är inte uppfyllt

1.1.1 Medborgare

Översikt måluppfyllelse 2017

Nämndmål

Familjerättsbyrån ska vara tillgänglig och alla ska få ett gott bemötande.

Korta handläggningstider skall eftersträvas Familjerättsbyråns verksamhet ska vara rättssäker

Barn som kommer i kontakt med familjerättsbyrån ska erbjudas stöd Barn ska ha rätt att uttrycka sin mening i frågor som rör dem

Familjerättsbyrån ska verka för att barn tillåts växa upp under trygga och gynnsamma förhållanden

(4)

1.1.2 Samhälle och miljö

Nämndmål

Material- och energiförbrukning samt utsläpp skall hållas på så låg nivå som möjligt.

1.1.3 Medarbetare

Nämndmål

Familjerättsnämnden ska vara en föregångare och förebild som arbetsgivare.

1.1.4 Ekonomi

Nämndmål

Nämndens ekonomi ska vara i balans Korta väntetider ska efterstävas

2 Ansvarsområde

Ordförande: Ann Christin Martens

Kontorschef: Barbro Johansson

Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner inrättade 2005 en gemensam nämnd för famil- jerättsliga frågor. Verksamheten utövas i gemensamma lokaler i Upplands Väsby som också äe värdkommun. Familjerättsbyråns ansvarsområden regleras i föräldrabalken samt socialtjänstlagen och avser följande områden:

- Råd och stöd till separerade föräldrar

- Samarbetssamtal avseende barns vårdnad, boende, umgänge och ekonomi - Juridiska avtal rörande barns vårdnad, boende och umgänge

- Upplysningar och utredningar till domstol i mål gällande barns vårdnad, boende och umgänge - Yttranden till domstol rörande ändring av barns efternamn

- Fastställande av faderskap för barn vars föräldrar inte är gifta med varandra - medgivandeutredningar för internationella adoptioner

- Prövning av samtycke till fortsatt adoptionsförfarande - Yttranden till domstol i adoptionsärenden

- Uppföljningsrapporter efter genomförd adoption - Förordnande av umgängesstöd efter beslut av domstol - Yttranden i vissa passärenden

(5)

3 Viktiga händelser under året

• Introduktion av gruppverksamhet för särlevande föräldrar.

• Hög personalomsättning, närmare 50%. Ny familjerättschef samt en ny 1:e familjerättssek- reterare. Flera vakanser är tillsatta men rekryteringarna tar längre tid och det är svårt att rekrytera personal med längre familjerättslig erfarenhet.

• Ekonomi i balans

• Goda resultat har uppnåts i brukarundersökningar

• Infört säker e-post hantering och där med har papperförbrukningen minskat och effektiviteten höjts.

4 Omvärldsanalys och framåtblick

Familjerättsnämnden bedriver verksamhet riktat mot tre kommuner. Befolkningsprognosen i samtliga tre kommuner påverkar verksamheten. Prognoserna för de närmsta åren visar en måttlig ökning av antalet barn upp till 12 år, vilka utgör huvuddelen av verksamhetens målgrupp. Utifrån detta be- döms volymerna inom framförallt området vårdnad, boende och umgänge (utredningar och yttranden till domstol samt samarbetssamtal) öka. Huvuddelen av verksamhetens utredningsuppdrag sker efter beslut i Attunda tingsrätt. En påbörjad omstrukturering av tingsrättens verksamhet syftar till att korta tiderna för vårdnadsprocesser. Detta har medfört i viss mån skärpta krav på korta handlägg- ningstider för vårdnads- utredningar, en utveckling som förväntas fortgå i den riktningen. Inom om- rådet adoption har trenden de senaste åren varit ett minskat antal ansökningar om medgivande för internationella adoptioner. Inget talar i nuläget för någon betydande förändring på kort sikt.

Familjerättsbyrån bedriver sedan flera år en gruppverksamhet för barn till separerade föräldrar. I enlighet med uppställda mål har verksamheten gradvis utökats. Efterfrågan är förhållandevis stor trots att inget aktivt rekryteringsarbete längre bedrivs. Ett försök med motsvarade gruppverksamhet för föräldrar pågår. Deltagarantalet har inte varit så högt men responsen i utvärderingen har varit mycket positiv.

Under det senaste året har digitalisering fått större fokus i verksamheten. Syftet har varit att öka både tillgänglighet och effektivitet samt att digitalisering har en positiv effekt på miljöpåverkan. De åtgärder som hittills vidtagits har haft positiv effekt på handläggningstider. Arbete med att identifiera ytterligare utvecklingsområden bör fortgå. ett utvecklingsområde framåt är att utöka samverkan med övriga socialtjänsterna i de tre kommunerna för att höja kvalitet och effektiviteten.

Ekonomiska konsekvenser kan uppstå om ärendemängden fortsätter att öka i sådan omfattning att ytterligare personal behöver anställas. Flera faktorer som lagändringar och befolkningsprognoser kan påverka volymerna. Ett antal lagförslag ligger för beredning vilkas syfte bl.a. är att minska antalet vårdnadstvister i domstol. Förslagen ligger i linje med verksamhetens ambition att i möjligaste mån minska myndighetsutövande delar till förmån för mera förebyggande arbete och informations- insatser. Nuvarande prognos är att verksamheten bör klara en måttlig volymökning inom ramen för befintliga personalresurser. eventuella lagändringar och stor personalrörlighet är faktorer som kan påverka det ekonomiska resultatet framåt. Flertalet av handläggarna har kortare eller ingen erfarenhet av familjerättsligt arbete. Det är viktigt att kompetensförsörjning sker löpande och att adekvat stöd och handledning kan erbjudas medarbetarna. Under 2018 kommer kostnader för utbildning och konsultstöd uppgå till högre kostnader än normalt.

5 Uppföljning av målen

Familjerättsnämndens verksamhet har präglas av god kvalité och kännetecknas av hög rättssäkerhet, gott bemötande, god tillgänglighet, tillvaratagande av barnperspektivet, samverkan med socialtjäns- ten och andra aktörer samt adekvat kompetens hos personalen. Klagomål har besvaras skyndsamt

(6)

och tillhörande rutiner är kända och uppdaterade. Tillgänglighet och bemötande följs upp med bru- karenkät under två mätperioder per år då samtliga besökare i verksamheten erbjuds svara på enkä- ten. Deltagandet har varit högt.

Målen för bemötande och tillgänglighet uppfylldes vid både vårens och höstens mätning. Målet för bemötande vid telefonkontakt uppnåddes inte under mätningen i april. En uppföljning har gjorts och rutinerna vid telefonrådgivning har uppdaterats. Målen för korta handläggningstider i vårdnads-, boende- och umgängesutredningar och besökstid för samarbetssamtal inom föreskriven tid uppfylldes.

Målet att Familjerättsnämndens verksamhet ska vara rättssäker uppnåddes inte varför rättssäkerhet- en ska ökas genom bättre information om ärendehandläggning, uppdaterade rutiner för klagomål och synpunkter. Familjerättsnämnden har tagit emot praktikant från socialhögskolan under både våren och hösten. Kompetenshöjande och arbetsmiljöstärkande insatser genomförs för att attrahera, rekrytera och behålla och kompetent personal.

5.1 Medborgare

Perspektivet medborgare sätter kommunens invånare och andra personer som specifikt nyttjar Upplands Väsby kommuns olika tjänster i fokus. Ett förhållningssätt som betonar tillgänglighet, delaktighet och gott bemötande ska prägla mötet med medborgare och företag i både det kommu- nalt finansierade utbudet av service och välfärdstjänster såväl som i kommunens myndighetsutö- vande. Förhållningsättet innebär en lyhördhet för medborgarnas behov och önskemål och att kom- munen ska leverera tjänster av hög kvalitet som ger lika förutsättningar åt alla att delta i samhälls- livet och förverkliga sina livsmål.

5.1.1 Medborgarinflytande och demokrati

Tillgänglighet och bemötande följs upp med en brukarenkät under två mätperioder per år då samtliga som besöker verksamheten erbjuds svara på enkäten. Deltagandet har hittills varit högt. Rätts- säkerheten mäts utifrån handläggningstider för respektive verksamhetsområde, graden av kännedom om klagomålshantering samt i vilken utsträckning man upplever sig ha blivit informerad om hand- läggningen av sitt ärende.

5.1.1.1 Familjerättsbyrån ska vara tillgänglig och alla ska få ett gott bemötande.

Kommentar

Brukarnöjdhet och tillgänglighet mäts med hjälp av väntrumsenkät under en tvåveckorsperiod varje termin. Samtliga besökare erbjuds då att svara på enkäten. Svarsfrekvensen har generellt varit mycket hög. Årets mätningar gjordes i april och november med gott resultat.

Nyckeltal Resultat

2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017 Andel som är nöjda med bemötandet i

samband med personligt besök, i procent 98 95 98 100

Andel som är nöjda med tillgängligheten,

i procent 86 92 92 92

Andel som är nöjda med bemötandet per 95 93 95 87

(7)

Nyckeltal Resultat 2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017 telefon, i procent

Handlingsplan Bemötande Slutdatum 2018-12-31

De som kommer i kontakt med familjerättsbyrån ska få ett gott bemötande. Mätningar ska ske minst två gånger per år. Gemensam genomgång av resultat.

Målet för bemötande är helt uppfyllt, målet för bemötande vid telefonkontakt var något lägre.

Tillgänglighet Slutdatum 2018-01-31

Tillgängligheten ska vara god. Väntetider samt rutiner kring telefonrådgivning följs upp regelbundet under året.

Information på hemsida, tryckmaterial m.m. ses över och uppdateras årligen samt omedelbart vid förändringar.

Resultat från brukarundersökning följs upp minst två gånger per år.

Målet för tillgänglighet uppfylldes vid mätning i samband med delårsrapport 1. Följs upp med ny brukarundersök- ning under hösten.

5.1.1.2 Korta handläggningstider skall eftersträvas

2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017 Andel remisser från tingsrätten avs. vård-

nadsfrågor där handläggningstiden inte överstiger fyra månader, i procent

83 89 87 89

Andel domstolsbeslut gällande um- gängesstöd som har verkställts inom fyra veckor, i procent

85 87

Andel samarbetssamtal där besökstid har

erbjudits inom fyra veckor 75% 76%

Handlingsplan

Handläggningstider Slutdatum

2018-12-31

Regelbunden uppföljning av handläggningstider inom varje område. Utredningar gällande vårdnad, boende och umgänge som överskrider sex månader skall regelbundet rapporteras till nämnden. Faderskapsärenden som pågått mer än ett år ska rapporteras till nämnden.

Under 2017 har utredningarna avseende vårdnad, boende och umgänge avslutats inom sex månader. Ingen utredning har rapporterats till nämnden. Målet för handläggningstid, som inte överstiger fyra månader, är uppfyllt.

Umgängesstöd Slutdatum 2018-12-31

Se över rutiner för initiering av nya umgängesstödsärenden, upprättande av arbetsplaner, inskolning m.m.

Verksamheten i umgängesstödslokalen medför korta handläggningstider för initiering av nya umgängesstödsärenden,

(8)

Handlingsplan

upprättande av arbetsplaner och inskolning.

Konflikt och försoning Slutdatum

2019-12-31

Samtliga medarbetare ska ha nödvändig teoretisk och praktisk kunskap om modellen. Kontinuerlig uppföljning sker under planperioden för att säkerställa rätt användande av resurser. Behov av särskild handledning ska ses över.

Fyra ärenden har genomförts genom modellen konflikt och försoning.

5.1.1.3 Familjerättsbyråns verksamhet ska vara rättssäker

2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017 Andel som anser att de fått tillräcklig

information om handläggningen av sitt ärende

84 86 80

Handlingsplan Information Slutdatum 2018-12-31

Medborgare ska få tillräcklig information om sitt ärendes handläggning samt rutiner för hantering av synpunkter och klagomål. Följs upp med brukarenkät varje halvår.

Höstens brukarenkät påvisade att målet ännu inte är helt uppfyllt. Ett arbete pågår med att uppdatera rutiner runt information om ärendehandläggning.

Kvalitetsledningssystem Slutdatum

2018-12-31

Det lokala kvalitetsledningssystemet ska omfatta relevanta och uppdaterade rutiner som är kända för alla medarbe- tare. Revideras årligen och kompletteras efter behov.

Det lokala kvalitetsledningssystemet följs kontinuerligt upp.

5.1.2 Kvalitet och mångfald

5.1.3 Kunskap och lärande

Ett gott allmänt välbefinnande är en viktig förutsättning för ett gynnsamt lärande. Familjerätts- nämnden verkar inom ramen för sin verksamhet för att barn i de tre kommunerna ska må så bra som möjligt och ha en god och trygg uppväxtmiljö. Det sker bl.a. genom att erbjuda särlevande föräldrar råd, stöd och vid behov samarbetssamtal gällande viktiga frågor kring gemensamma barn. Möjlighet finns för barn till särlevande föräldrar att delta i gruppverksamhet inriktad på målgruppen.

5.1.4 Trygghet och social hållbarhet Uppdrag

(9)

Uppdrag

Genomför jämställdhetsstrategin anpassad till respektive nämnds verksamhet 2019-12-31

Uppdraget

Social- och omsorgskontoret kommer att delta i kommunens jämställdhetsstrategi.

Två medarbetare inom social- och omsorgskontoret har påbörjat en utbildning i jämställdhetsintegrering som anord- nats av kommunledningskontoret. Utbildningen avslutas under år 2018. Därefter kommer planering göras för hur kunskapen ska tillämpas inom kontoret.

Inventera verksamheterna för åtgärder som skapar trygghet ur genus- och hbtq-perspektiv. Verka för möjligheten till jämställdhets- och hbtq-diplomering.

2019-12-31 Uppdraget

Social- och omsorgskontoret ska under 2017 göra en översyn över vilka utbildningsinsatser som kan göra för kon- torets medarbetare i syfte att stärka kunskaperna i frågor som rör jämställdhet och hbtq. Kontoret kommer även att dokumentera och följa hur stor andel av medarbetarna som deltar i utbildningar som anordnas av kommunen.

Social- och omsorgskontoret fortsätter bevaka om utbildningssatsningar inom genus- och hbtq-frågor erbjuds internt.

Vid kommunövergripande utbildningsinsatser kommer kontoret att uppmuntra medarbetare att delta samt dokumentera och följa hur många som deltagit. Social- och omsorgskontoret deltar i den utbildningssatsning som sker inom jämställdhetsintegrering.

5.1.4.1 Barn som kommer i kontakt med familjerättsbyrån ska erbjudas stöd

2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017 Andel barn som upplevt att de har mått

bättre efter deltagande i barngrupp, i procent

88 92 87 90

Handlingsplan Föräldragrupper Slutdatum

2017-12-31

Försök med samtalsgrupp för särlevande föräldrar som komplement till befintliga barngrupper. Pilotgrupp ska äga rum under 2017 för att därefter utvärderas.

Under våren har en samtalsgrupp utförts för särlevande föräldrar som komplement till befintliga barngrupper. Ytter- ligare en samtalsgrupp startade i september.

5.1.4.2 Barn ska ha rätt att uttrycka sin mening i frågor som rör dem

2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017

(10)

Nyckeltal Resultat 2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017 Andelen dokumenterade samtal med barn

i vårdnadsutredningar, i procent 97 100 100 100

Handlingsplan

Barns rätt att komma till tals Slutdatum

2018-12-31

Vidareutveckla metoder för samtal och möten med barn. Kontinuerligt arbete.

Barns rätt till delaktighet är ständigt aktuell och måste arbetas med även framåt.

5.1.4.3 Familjerättsbyrån ska verka för att barn tillåts växa upp under trygga och gynn- samma förhållanden

2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017 Andel frivilliga samarbetssamtal som

föregåtts av screening avseende riskfaktorer gällande hot och våld i nära relationer, i procent

88 95 95

Handlingsplan

Våld i nära relationer Slutdatum

2018-12-31

vidareutveckla metoder för screening av hot och våld i nära relationer

Rutiner har tagits fram för screening avseende riskfaktorer gällande hot och våld i nära relationer och används innan samarbetssamtal inleds.

Umgängesstöd Slutdatum 2018-12-31

Rutin för uppföljning av insatsen har tagits fram. Utvärdering under 2017. Därefter Identifiera eventuella behov av utveckling.

Fyra familjerättssekreterare arbetar med handläggning av umgängesstöd tillsammans med två umgängesstödjare.

Belastningen på verksamheten har under hösten varit mycket stor. Umgängesstödjarna kommer även under våren 2018 erbjudas extern handledning.

5.2 Samhälle och miljö

Samhälle och miljö fokuserar på nuvarande invånare såväl som framtida generationer ur aspekten vilka möjligheter och utmaningar som en växande befolkning innebär. Vidare vänder sig perspekti- vet till företag och föreningar verksamma inom kommunen vilka också bidrar till tillväxten genom möjligheter till att både arbeta och utöva fritidsaktiviteter i kommunen – vilket gör Väsby till en levande stad dygnet runt.

(11)

5.2.1 Hållbar tillväxt

5.2.2 Näringsliv och arbete

5.2.3 Miljö och klimat

Familjerättsbyråns verksamhet är i huvudsak kontorsbunden. Resor i tjänsten förekommer och ska i första hand företas med allmänna färdmedel. Merparten av hushållsavfallet sorteras. Material och energiförbrukning ska regelbundet ses över och i möjligaste mån minskas.

5.2.3.1 Material- och energiförbrukning samt utsläpp skall hållas på så låg nivå som möj- ligt.

2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017 Andel resor i samband med tjänsteför-

rättningar där val av färdmedel skett med beaktande av kommunens miljöpolicy, i procent

88 95 95

Handlingsplan

Ökad digitalisering Slutdatum

2018-12-31

Fortsatt arbete med digitalisering av verksamheten bl.a. i syfte att minska pappersförbrukning

Säker (krypterad) e-post är uppskattat av både handläggare och brukare, det har också visat sig att pappersförbruk- ningen har minskat med 33%.

5.3 Medarbetare

Medarbetarperspektivet riktar sig till anställda inom Upplands Väsby kommunkoncern och samar- betspartners som är kommunalt finansierade.

5.3.1 Attraktiv arbetsgivare och stolta medarbetare

Familjerättsbyråns verksamhet omfattar 12 heltidstjänster. För att kunna uppfylla uppställda mål och hålla god kvalité är det viktigt att dessa är besatta med kompetenta och engagerade medarbetare. En viss personalomsättning har ägt rum under innevarande år och de ökade svårigheterna att rekrytera personal till socialtjänstens olika områden har blivit påtagliga. Mätningarna som görs varje år med hjälp av en medarbetarenkät har under flera år visat goda resultat, men under 2017 har resultatet sjunkit.

Ett arbete pågår inom hela socialtjänsten i kommunen i syfte att stärka socialtjänstens attraktionskraft för att bibehålla befintligt personal och underlätta rekryterandet av ny sådan. Vid familjerätts- byrån alla medarbetare känna delaktighet och ansvar för verksamhetens och den egna utvecklingen.

Samtliga ska kunna erhålla nödvändig kompetensutveckling och tillgången till arbetsledande stöd ska vara god. Likabehandlingsombud finns i verksamheten.

(12)

5.3.1.1 Familjerättsnämnden ska vara en föregångare och förebild som arbetsgivare.

2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017 Bemötandeindex (BMI) för familjerätts-

byrån* 90% 90% 93%

Hållbart medarbetarengagemang (HME)

för familjerättsbyrån 92% 89% 93% 77%

andel anställda som får den kompetensutveckling man anser sig behöva för att kunna utföra arbetet på ett bra sätt*

83% 91% 84%

*Nyckeltalen har inte kunnat mätas pga. underlag saknas.

Handlingsplan

kompetensutvecklingsplan Slutdatum

2018-12-31

Alla anställda skall ha en kompetensutvecklingsplan som följs upp och revideras årligen.

Samtliga medarbetare behöver adekvat utbildning inom familjerättens olika områden. Under våren 2018 planeras en faderskapsutbildning samt en utbildning i vårdnad, boende och umgänge. Under hösten planeras en adoptionsutbild- ning.

Medarbetarenkät Slutdatum

2018-12-31

Medarbetarenkät genomförs årligen. Resultatet analyseras och eventuella handlingsplaner ska upprättas.

Medarbetarenkät har genomförts under november månad med hög svarsfrekvens. Med hög rörlighet bland medarbetare och chefer under 2017 visar resultaten inte samma höga nivå som tidigare. Att få till ett gott arbetsklimat med nöjda medarbetare som trivs och utvecklas på arbetet kommer under 2018 vara prioriterat.

Personalstrategi för social- och omsorgskontoret Slutdatum

2018-12-31

Utveckla personalstrategi för att rekrytera och behålla socialsekreterare, familjerättssekreterare och biståndshand- läggare. Genomföra kompetenshöjande och arbetsmiljöstärkande insatser som t.ex. uppdragsutbildningar.

Personalstrategi för social- och omsorgsskontoret " attraktiv arbetsgivare" har tagits fram, med bl.a. möjligheter till hemarbetet/distansarbete.

Under hösten 2017 har social- och omsorgskontorets ledningsgrupp, där familjerättsbyråns chef ingår, arbetet fram en åtgärdslista som har presenterats för medarbetare och som har samverkats med fackförbunden. Under 2018 kommer medarbetare fylla på åtgärdslistan och ett arbete att prioritera och åtgärda problemen kommer ske framledes.

Samarbete med socialhögskolan Slutdatum

2018-12-31

Stärka samarbetet med socialhögskolan för att bl.a. erbjuda bra praktikplatser.

Familjerättsbyrån tog emot praktikant både under våren och hösten 2017.

(13)

5.4 Ekonomi

God hushållning och långsiktig ekonomisk hållbarhet ska råda i hela kommunkoncernen och verk- samheterna ska bedrivas ändamålsenligt och effektivt. Ordning och reda i ekonomin är en förut- sättning för kvalitetsutveckling i verksamheter, såväl hos kommunala och privata regin samt bolag.

5.4.1 Ekonomiskt resultat

God ekonomisk hushållning bygger på budget i balans utifrån i förväg kända faktorer. Prognoser analyseras och revideras kontinuerligt. Nämnden har de senaste åren haft en god ekonomi i balans vilket kommer att vara ett av de viktigaste målen under planeringsperioden.

Uppdrag

Säkerställa att buffertar finns för oförutsedda händelser och volymökningar samt att utrymme finns för utveckling och kvalitetsförbättringar.

2019-12-31 Uppdraget

Familjerättsnämndens budget utgörs till ca 90 procent av personalkostnader. Möjligheterna att klara eventuella volymökningar samt kunna utveckla och förbättra kvalitén hänger intimt samman med att befintliga tjänster är till- satta med kompetent personal. Inköp av kostsamma konsulttjänster måste i möjligaste mån undvikas.På kontorsnivå har ett arbete påbörjats med strategin "attraktiv arbetsgivare" i syfte att kunna behålla medarbetare och underlätta rekryteringen av nya kompetenta sådana vid behov. Arbetet fortgår under planeringsperioden.

Familjerättsnämndens ekonomi är i balans.

5.4.1.1 Nämndens ekonomi ska vara i balans

Kommentar

Resultatet för familjerättnämnden visar ett överskott för året med 337 tkr.

Dessa fördelas med 0,1 tkr till Upplands Väsby kommun

0,1 tkr till Sigtuna kommun och ,01 tkr till Sollentuna kommun.

2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017 Resultatavvikelse av omslutning, i pro-

cent 6,3 4,7 0 0,1

5.4.2 Kvalitet och effektivitet

Effektivitet mäts främst genom handläggningstider inom de olika ärendetyperna och redovisas under medborgarperspektiv, avsnitt 3.1.1.2. Korta handläggningstider ska eftersträvas tillsammans med hög kvalité i övrigt. Under 2016 genomförs ett arbete gällande prioriteringar inom i första hand området frivilliga samarbetssamtal samt uppföljning av insatsen umgängesstöd. Detta fortgår under nästa år och syftet är bl.a. att om möjligt kunna minska väntetiderna för prioriterade grupper, erbjuda rätt sorts hjälp och därmed öka effektivitet och kvalité.

Uppdrag

Säkerställa planering och uppföljning av kvalitet och effektivitet på enhetsnivå

(14)

Uppdrag 2019-12-31

En planering och uppföljning har skett för att kunna hålla en hög rättsäkerhet och goda brukar resultat. Undersök- ningar om rättsäkerhet och brukarnöjdhet visar goda resultat.

Ta fram nämndspecifika digitala handlingsplaner 2019-12-31

Uppdraget

Social- och omsorgskontoret ska i samarbete med kommunledningskontor ta fram en IT-utvecklingsplan för nyttjande av tekniska lösningar.

Digital utvecklingsplan har tagits fram på social-. och omsorgskontoret som även omfattar Familjärtsnämndens verksamheter.

5.4.2.1 Korta väntetider ska efterstävas

2015

Resultat

2016 Mål 2017 Resultat 2017

Länssnitt 2017 Andel personer som upplever sig ha fått

en besökstid inom rimlig tid 85% 86% 92%

Handlingsplan

Väntetider ska följas upp regelbundet och eventuella prioriteringsordningar tas fram för relevanta områden.

Slutdatum 2019-12-31

Väntetider har följts upp via brukarenkäter vid två tillfällen under 2017 med gott resultat.

6 Ekonomiskt översikt

6.1 Resultaträkning

Resultaträkning Bokslut 2016 Årsbudget Resultat Avvikelse

Intern Kommunersättning (I) 2,9 3 3 0

Intern Täckningsbidrag (I) Försäljning och avgifter Hyror och arrenden

Bidrag 0

Försäljn verksamhet/entreprenad 6,6 7,1 6,9 -0,2

Summa Intäkter 9,5 10,1 9,9 -0,2

(15)

Resultaträkning Bokslut 2016 Årsbudget Resultat Avvikelse Buffert

Bidrag.

Entreprenader/köp av verksamhet

Övrigt material och tjänster -1,8 -1,5 -1,9 -0,3

Personalkostnader -6,7 -7,5 -6,9 0,6

Lokal- och markhyror -0,9 -1 -0,9 0,1

Övriga fastighetskostnader 0 0 0 0

Avskrivningar 0 0 0 0

Intern ränta 0 0 0 0

Intern Täckningsbidrag (K) 0 0 0 0

Intern Kommunersättning (K)

Summa Kostnader -9,4 -10,1 -9,8 0,3

Finansiering

Resultat 0,1 0 0,1 0,1

Gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor visar efter augusti en positiv avvikelse mot budget med totalt 337 tkr. En fördelning av resultatet mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby redovisar Upplands Väsby kommun ett överskott om 98,6 tkr.

Det positiva resultatet beror delvis på lägre kostnader för personal pga vakanser under året.

6.2 Resultat per verksamhet

6.2.1 Resultat

Intäkter Kostnader

Verksamhet Kom.

Ers.

Fsg av verk-

sam.

Övriga

int. Summa

Köp av verk-

sam.

Övriga

kost. Summa Resultat Gemensam familje-

rätt 3,0 0,0 0,0 3,0 0,0 -9,9 -9,9 -6,9

varav Sigtuna 0,0 3,0 0,0 3,0 0,0 0,0 0,0 3,0

varav Sollentuna 0,0 4,0 0,0 4,0 0,0 0,0 0,0 4,0

Summa Verksam-

heter 3,0 7,0 0,0 10,0 0,0 -9,9 -9,9 0,1

Gemensamma nämnden för familjerättsliga frågor redovisar 2017 ett överskott mot budget med totalt 337 tusen kronor och för Upplands Väsby 98,6 tusen kronor.

Överskottet beror i huvudsak på vakanser under året.

Kostnaden för nämndens verksamheter fördelas mellan de tre kommunerna enligt följande: Hälften av kostnaden fördelas utifrån antalet invånare 1 november föregående verksamhetsår. Den andra hälften fördelas utifrån nyttjandegrad året förer verksamhetsåret. I Upplands Väsby kommun beslu- tas om intern ersättning i form av kommunersättning i juni månad före verksamhetsåret. Det gör att

(16)

fördelningen av kostnaderna är preliminär i budget. Hänsyn tas till detta vid fördelning av resultatet

6.3 Volymer, statistik och kostnadsnyckeltal

Verksamhetsmått Bokslut före-

gående år

Budget Resultat Avvikelse Totalt antal barn vars föräldrar någon

gång varit aktuella i samarbetssamtal, snabbyttrande, vårdnads-, boende- eller umgängesutredning

631 650 646 -4

Antal medgivandeutredningar i samband

med adoptioner 6 12 7 -5

Antal barn för vilka fastställande av

faderskap har skett genom bekräftelse 838 920 847 -73

Antal barn som varit i kontakt med familjerättsbyrån har ökat jämfört med motsvarande period förra året. Totalt antal barn för vilket faderskapet fastställts och barn vars föräldrar varit aktuella i samarbetssamtal, vårdnads-,boende- och umgängesutredningar har ökat, ökningen av medgivandeutredningar är marginell. Skillnaden ligger inom ramen för vad som kan förklaras med naturliga variat- ioner och påverkar inte budget och prognos för helåret. Volymerna tenderar att jämna ut sig över tid. Se även bilaga Verksamhetsmått januari-augusti -17 där antalet inkomna ärenden inom området vårdnad, boende- och umgänge redovisas.

6.4 Investeringsuppföljning

Familjerätten har inga investeringar att redovisa

7 Återrapportering av NKI förtroendevalda

För att utvärdera hur nöjda de förtroendevalda är med tjänstemännens arbete har en NKI (Nöjd Kund Index) förtroendevalda genomförts under maj 2017. Undersökningen har genomförts med exakt samma frågor som undersökningen 2015 för att kunna se förändring under innevarande man- datperiod för nämnder och utskott. Frågeställningarna i undersökningen handlar bland annat om tjänstemännen bereder ärenden på ett lättbegripligt, rättssäkert och professionellt sätt samt om tjäns- temännens arbete kännetecknas av att fastställda tidsplaner hålls. Utvärderingen är en viktig del i kommunens kvalitetsarbete och ger oss möjlighet att utveckla och förbättra arbetet.

Ingen NKI undersökning är gjord för familjerättsnämnden.

8 Riskkontroll

Riskkontroll är en viktig del av kommunens systematiska kvalitetsarbete. Kartläggningen av risker genomförs utifrån samtliga perspektiv kopplat till nämndens verksamheter, processer och åtagan- den. De mest kritiska riskerna ska hanteras genom föreslagna mål, nyckeltal och handlingsplaner.

Till utvalda risker kopplas kontrollmoment som genomförs vid ett eller flera tillfällen under året.

Arbetet med risk och kontroll ska bidra till att verksamheten är kostnadseffektiv och uppfyller må-

(17)

len. Genomförd uppföljning rapporteras till nämnden oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för att komma till rätta med avvikelsen eller förbättra kontrollen.

Kontorschefens kommentarer

Perspektiv:

8.1 Medborgare

Process:

8.1.1 Informationshantering

Risk Kontrollmoment Avvikelse Kommentar Åtgärder

felaktig information om verksamheten på kommunens hemsida

information på hemsida och informat- ionsmaterial ska vara uppdaterad

Ingen avvikelse

Process:

8.1.2 Klagomålshantering

Rutiner för kla- gomålshantering följs inte

Kontroll av att besö- kare fått information om rutiner för synpunkter och klago- mål

Ingen avvikelse

genomgång av rutiner för klagomåls- hantering

Process:

8.1.3 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Systemet är inte uppdaterat, viktiga processer saknas eller är ej tillräckligt kända av medarbetare

Kontroll av att led- ningssystemet för kvalitetsarbetet är uppdaterat och känt

Ingen avvikelse

Process:

8.1.4 Rättsäkerhet

Att domstolsbeslut inte verkställs kor- rekt, att riktlinjer avseende legitimat-

Genomgång av slumpmässigt utvalda ärenden

(18)

Risk Kontrollmoment Avvikelse Kommentar Åtgärder ionskontroll inte

följs.

Perspektiv:

8.2 Samhälle och miljö

Process:

8.2.1 avfallshantering

lokal hantering av avfall fungerar otill- fredsställande

rutiner för avfallshantering ska vara uppdaterade och kända

Ingen avvikelse

Perspektiv:

8.3 Medarbetare

Process:

8.3.1 Brandskyddsarbete

Ett systematiskt brandskyddsarbete saknas

Kontroll av att brandskyddsarbetet genomförts och dokumenterats enligt gällande rutiner och att alla funktioner finns

Ingen avvikelse

Process:

8.3.2 Hot och våld - trygg arbetsmiljö

Att handlingsplanen mot hot och våld inte är uppdaterad eller tillräckligt känd av medarbetarna

Kontrollera att handlingsplanen är känd samt uppdaterad

Ingen avvikelse

Process:

8.3.3 Bemanning

(19)

Risk Kontrollmoment Avvikelse Kommentar Åtgärder Hög arbetsbelastning

leder till försämrad arbetsmiljö

uppföljning av ar-

betsbelastning Ingen avvikelse

Perspektiv:

8.4 Ekonomi

Process:

8.4.1 Inköp och avtal

Mutor och bestickning

Kännedom om policy mot mutor och bestickning

Ingen avvikelse

Representation

Godkänt belopp. Ingen avvikelse Syfte och deltagare Ingen avvikelse Momsregler följs Ingen avvikelse Kurser och konfe-

renser

Syfte och deltagare Ingen avvikelse

Attest Ingen avvikelse

Betalkort

Kvitto Ingen avvikelse

Familjerättsnämnden har inga first card kort.

Redovisning av

inköp Ingen avvikelse

Attest Ingen avvikelse