A D M I N I S T R A T I V F Ö R V A L T N I N G
- 3 -
A D M I N I S T R A T I V F Ö R V A L T N I N G
TEOGE erbjuder adm inistrativ för va ltning
Med Administrativ förvaltning menar vi –Servicemedvetenhet
–Tillgänglighet –Ordning och reda
Vår Administrativa förvaltning är till för Dig som ställer lite högre krav. Med erfarenhet från tre generationers fastighetsägande tar vi ansvar för Din fastighet. Vi känner till vilka behov Du som fastighetsägare/bostadsrättsförening och stiftelse har och vi anpassar oss efter dem.
Teoge förvaltar i dag över 100 fastigheter med nästan 6800 kontrakt. Vi verkar främst i ”Storstockholm” men har även uppdrag utanför Stockholms län. Våra kunder är fastighetsägare, bostadsrättsföreningar och stiftelser.
Vår affärsidé bygger på att ge Dig som klient en totallösning efter Dina behov och en
”behaglig förvaltning utan överraskningar”.
Vi arbetar med kvalitetssäkring och dokumenterar därför alltid våra möten.
För att vårt samarbete skall bli så bra som möjligt, börjar vi vårt samarbete med ett uppstartsmöte, där vi går igenom samtliga praktiska detaljer inom förvaltningen.
I vår Administrativa Förvaltning ingår 1. Ekonomisk administration 2. Hyres-och avgiftsadministration
På följande sidor ser Du exempel på vad som ingår i vår Ekonomiska förvaltning samt Hyres- och avgiftsadministration.
Vi anpassar oss efter Dina specifi ka behov och önskemål. För detta har vi team för att just Du skall få den service Du önskar.
- 5 -
1. EKONOMISK ADMINIST R ATION
Löpa nde redov isning
–Löpande bokföring av transaktioner
–Beräkna fastighetsskatten och avskrivning av byggnader –Automatisk dragning av F-skatt
–Periodiserar större belopp
Levera ntörsreskontra
–Hantera inkommande fakturor. Ni godkänner konteringarna, attesterar fakturorna och skickar dem åter till oss för slutregistrering och betalning
Beta lninga r
–Bevaka att Dina fakturor betalas på förfallodagen –Skicka betalningar elektroniskt via fi l
Kundreskontra
–Upprätta utgående fakturor
–Följa upp betalningspåminnelser och inkassoärenden
K l ientmedelskonto
–Skapa ett klientmedelskonto
–Hantera överlikviditeten enligt överenskommelse –Ser till att eventuell ränta tillfaller Ert konto
Moms (i förekomma nde fa l l)
–Hantera Din moms
–Beräkna hur stor del av momsen som är avdragsgill –Elektroniskt deklarera momsen per kvartal
Rappor ter
–Via mejl skickar vi varje månad en fastighetsrapport med nyckeltal –Klientspecifi ka rapporter skapas efter överenskommelse
K l ientmöten
–Tillsammans planerar vi kommande möten och vilken information Du vill ha –En gång per år träffas vi och går igenom det gångna och det kommande året.
Gärna i samband med bokslut och budgetmöte.
Budget
–Tillsammans gör vi ett budgetförslag. Påverkas budgeten av oförutsedda händelser justerar vi det
Bokslut
–Årsbokslut/delårsbokslut och granskning av resultat
Å rsredov isning
–Med hänsyn till Dina önskemål lämnar vi förslag på årsredovisning och sammanställer den slutgiltiga årsredovisningen
- 7 - - 7 - - 7
Löner/a r voden /för må ner
–Ta fram lönespecifi kationer. Distribueras till respektive anställd
–Ta fram kontrolluppgifter. Distribueras till Skatteverket och respektive anställd –Deklarera inkomstskatt och sociala avgifter (elektroniskt)
Dek la ration
–Lämna förslag på Din inkomstdeklaration
L i kv iditetsprog nos
–Med utgångspunkt från befi ntliga bankmedel erbjuder vi en likviditetsprognos på upptill 90 dagar med samtliga för oss kända betalningsfl öden
–Vi erbjuder oss att sammanställa en likviditetsprognos.
L å neha nter ing
–Sammanställning av alla lån för att ge Dig en bra överblick över total upplåning, med bindningstider, förväntade amorteringar och räntekostnader
Rådg iv ning
–Erbjuder löpande rådgivning utifrån Dina önskemål –Erbjuder löpande rådgivning utifrån Dina önskemål
A rk iver ing
–Vi kan förvara Ditt räkenskapsmaterial enligt överenskommelse och gällande lagstiftning samt hyreskontrakt, korrespondens och övriga handlingar enligt ö.k.
Fond för inre underhå l l (om ti l lä mpl ig t)
–Kontrollera att insättningar och avsättningar görs enligt föreningens plan –Föra fondregister, kontrollera fondsaldon, göra utbetalningar till
bostadsrättsinnehavare samt meddela bostadsrättsinnehavare saldo årsvis –Hantera inre fonden enligt upprättade regler.
- 9 -
2. H Y R ES- OCH AVGIF TSADMINIST R ATION
Hy reslägenheter
–Autogiro/E-faktura –Aviseringar –Betalningsservice
–Bevakning av andrahands kontrakt/uthyrning –Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar
–Handläggning av köer gällande lägenheter, parkeringsplatser, garage och förråd –Hyresförhandlingar
–Kundtjänst med telefontid mellan kl 8.00 och 12.00 –Påminnelser, krav och inkassohantering
–Rapporter exempelvis uthyrnings och omfl yttningsstatistik –Registrering i Fortum (endast i Stockholm)
–Störningsärenden
–Uppsägningar, avhysningar –Uthyrningar, kontraktsskrivningar –Visningar
–Övriga administrativa projekt eller ändamål
Bostadsrätter
–Andra administrativa projekt eller ändamål –Autogiro
–Aviseringar och påminnelser av hyror och avgifter
–Handläggning av köer gällande parkeringsplatser, garage och förråd –I förekommande fall förhandlingsunderlag till hyreshöjningar –Kontrolluppgifter avseende försäljning
–Kundtjänst mellan kl 8.00 och 12.00 –Material inför årsstämma
–Mäklarbilder i det fall vi för pantregistret –Mäklarkontakt
–Registrera försäljning –Registrera pantsättningar
Loka ler
–Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar –Kontraktsskrivningar
–Ombyggnationer
–Omförhandling av lokalkontrakt –Upprättande och hantering av köer –Visningar av lokaler
Kommersiel la loka ler
–Framtagande av marknadsplan för uthyrning –Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar –Kontraktsskrivningar
–Marknadsföring/annonsering –Ombyggnationer
–Omförhandling av lokalkontrakt
–Professionell rådgivning av vår egna mäklare –Visningar av lokaler med egen mäklare
P-platser/Ga rage
–Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar –Kontakt med parkeringsbevaknings bolag –Kontraktsskrivningar
–Upprättande och hantering av köer
Bromma April 2011
Förvaltnings AB Teoge | Box 19065, 167 19 Bromma | Växel: 08-410 828 50 Besöksadress: Nockeby Torg 2-4, 167 74 Bromma
www.teoge.se
