Varberg och Falkenbergs kommuner Sammanträdesprotokoll

(1)

Beslutande Lars Fagerström, ordförande, Falkenberg (L) Roger Kardemark, v ordförande Varberg (KD) Ingegerd Rönnbäck, Falkenberg (S)

Ralph Jirander, Varberg (M)

Ann-Christin Rosengren, Varberg (S) Micheline Atallah Chahoud, Falkenberg (C)

Ersättare - Vivi-Anne Johansson, Varberg (C) ej tjänstgörande Ulla Svensson, Varberg (S)

Sven-Olof Myrén, Falkenberg (S) Bo Gustafsson, Falkenberg (M) Helena Enqvist, Falkenberg (S)

Övriga deltagande Annika Källberg Haknert, sekreterare

Utses att justera Ann-Christin Rosengren

Sekreterare Annika Källberg Haknert Paragraf 30-50

Ordförande Lars Fagerström

Justerande Ann-Christin Rosengren

_______________________________________________________

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum

Öfn § 30

Presentation av ny ersättare

Beslut

Överförmyndarnämnden beslutar 1.det finns inget beslut att rapportera.

____________________________________________

Beskrivning av ärendet

Då Majvor Wallin som varit ersättare i överförmyndarnämnden har avlidit ska en ny ersättare utses. Falkenbergs kommun kommunfullmäktige har vid sitt sammanträde den 23 februari 2021 § 44 beslutat att utse Helena Enqvist som ny ersättare i överförmyndarnämnden.

Helena Enqvist presenterade sig för överförmyndarnämnden.

(3)

Godkännande av dagordning

Beslut

Överförmyndarnämnden beslutar

1.godkänna dagordningen med tillägg av ett övrigt ärende.

____________________________________________________

Beskrivning av ärendet

Dagordningen godkänns med tillägg av ett övrigt ärende.

(4)

Öfn § 32

Anmälan om eventuellt jäv

Beslut

Överförmyndarnämnden beslutar 1. Det finns inget beslut att rapportera.

_____________________________________________________

Beskrivning av ärendet

Ingen av ledamöterna anmäler att jäv föreligger.

(5)

Delegationsbeslut

Beslut

1. 1 st delegationsbeslut anmäles och lägges till handlingarna.

_________________________________________

Beskrivning av ärendet

Delegationsbeslut den 19 februari 2021 gällande beslut angående personuppgiftsincident anmäls och läggs till handlingarna.

(6)

Öfn § 34

Information från förvaltningen

Beslut

Överförmyndarnämnden beslutar 1.det finns inget beslut att rapportera.

___________________________________________________________________

Beskrivning av ärendet

Nämnden informeras om att;

*

Varberg och Falkenbergs kommun följer inte samma tidsplan i sina respektive kommuners budgetår. Falkenbergs kommun beslutar om sin budget under våren medan Varbergs kommun beslutar under hösten.

Det har uppmärksammats att detta kan medföra svårigheter. För att harmonisera detta har förslag lagts om att tidigarelägga

överförmyndarnämndens budgetår till våren.

Detta medför att ägarsamrådet, för att följa det nya budgetupplägget, behöver tidigareläggas till före budgetprocessen.

Förslaget är tänkt att börja gälla fr o m 2022.

(7)

Uppföljningsrapport, internkontrollplan 2020

Beslut

1. Anta uppföljningsrapport av intern kontroll 2020.

___________________________________________________

Beslutsunderlag

Överförmyndarnämndens Plan för intern kontroll 2020 (2020-03-16).

Beskrivning av ärendet

Bestämmelserna kring intern kontroll regleras i kommunallagens 6 kapitel 6 §;

"Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt".

Enligt Varbergs kommuns riktlinjer ska nämnder och styrelser senast i mars varje år anta en plan för den interna kontrollen. Planen överlämnas till

kommunstyrelsen senast under samma månad. Rapportering på nämnds- eller styrelsenivå ska ske till kommunstyrelsen i samband med att den nya planen överlämnas. Varje nämnd/styrelse avlämnar en sammanfattning av gjorda kontroller där upptäckta brister lyfts fram och analyseras. Vid samma tidpunkt sker även rapportering till kommunens revisorer.

Det övergripande ansvaret för att det finns en tillräcklig intern kontroll vilar på kommunstyrelsen som, med utgångspunkt från nämndernas och

styrelsernas rapporter, ska utvärdera kommunens samlade plan för intern kontroll och, i de fall förbättringar behöver göras, ta initiativ till sådana.

Ansvarsfördelning verksamhet

Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen och har att se till att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas för den.

(8)

Förvaltningschef/verksamhetschef är skyldig att leda arbetet med den interna kontrollen och har att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar.

Alla medarbetare är skyldiga att bidra till en god intern kontroll genom att följa antagna regler och anvisningar.

Övervägande

Uppföljningsrapport intern kontroll 2021-03-15 beslutas om enligt bilaga.

Protokollsutdrag: Kommunstyrelsen Varbergs kommun Kommunstyrelsen Falkenbergs kommun Varbergs kommuns revisorer

Falkenbergs kommuns revisorer

(9)

Plan för intern kontroll 2021

Beslut

1.Anta plan för intern kontroll daterad 2021-03-15.

____________________________________________________

Beslutsunderlag

Överförmyndarförvaltningens sammanställning av risker 2021-03-09, interkontrollplan 2021.

Beskrivning av ärendet

Bestämmelserna kring intern kontroll regleras i kommunallagens 6 kapitel 6 §;

Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten.

De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollen syftar alltså till att säkerställa att fullmäktiges mål uppnås. Den ska säkerställa effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet samt undanröja misstankar om oegentligheter.

Av Varbergs kommuns riktlinjer för intern kontroll framgår att nämnder och styrelser senast i mars varje år ska anta en plan för den interna kontrollen.

Överförmyndarnämndens internkontrollplan grundar sig på en riskanalys gjord gemensamt av förvaltningen där risker är inventerade, prioriterade, kvantifierade och hanterade på så vis att åtgärder för att ta bort eller reducera risken är föreslagna. Vissa av de risker som identifierades 2020 gäller

fortfarande 2021, medan andra är hanterade.

Internkontrollen av arbetsmiljön hanteras enligt särskild process.

Klargörande av ansvarsfördelning

Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen och har att se till att en organisation upprättas för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar antas för den.

(10)

Förvaltningschef/verksamhetschef är skyldig att leda arbetet med den interna kontrollen och har att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar.

Övriga anställda är skyldiga att bidra till en god intern kontroll genom att följa antagna regler och anvisningar.

Övervägande

Plan för intern kontroll 2021 beslutas om enligt bilaga.

Protokollsutdrag: Kommunstyrelsen Varbergs kommun Kommunstyrelsen Falkenbergs kommun Varbergs kommuns revisorer

Falkenbergs kommuns revisorer

(11)

Månadsrapport februari 2021

Beslut

1. fastställa månadsrapport för februari 2021.

__________________________________________________

Beslutsunderlag

Månadsrapport februari 2021, månadsuppföljning Falkenberg februari 2021.

Övervägande

Februari månads rapport beslutas om i bilaga. Rapporten innehåller en rapportering över såväl Varbergs som Falkenbergs delar av verksamheten, tillsammans med en kommungemensam rapportering.

(12)

Öfn § 38-47

§ 38-47 Sekretessärenden enligt 32 kap. 4 § Offentlighets- och sekretesslagen.

(13)

Skrivelser för kännedom

* utdrag ur Falkenbergs kommun kommunfullmäktiges

sammanträdesprotokoll 210223 KS 2021/73 § 44, val efter Majvor Wallin som ersättare i överförmyndarnämnden

*utdrag ur Varbergs kommun kommunstyrelses sammanträdesprotokoll 210302 § 21 Årsredovisning

(14)

Öfn § 49

Övriga frågor

Beslut

1.anmälan av nämndens ledamöter till Föreningen Sveriges Överförmyndare (FSÖ) ombesörjs av förvaltningen.

_____________________________________________________

Beskrivning av ärendet

För att FSÖ ska ha rätt kontaktuppgifter till sina medlemmar och

medlemmarna få nyhetsbrev och annan information behöver anmälan om korrekta uppgifter och även uppgift om faktureringsadress göras.

Nämnden beslutar att anmälan av nämndens ledamöter till FSÖ ombesörjs av förvaltningen.

(15)

Övriga frågor

Beslut

Överförmyndarnämndens beslutar 1.det finns inget beslut att rapportera.

________________________________________________

Beskrivning av ärendet

I samband med beslut dels om internkontrollplan för 2021 samt uppföljningsrapport av internkontrollplan för 2020 uppmärksammade

nämnden fråga om risken för uppkomst av personuppgiftsincidenter och även IT-säkerheten överlag.

Nämnden vill förvissa sig om att de åtgärder som kan göras för att förhindra att personuppgiftsincidenter uppkommer vidtas. Nämnden har funderingar kring IT-säkerheten överlag. De vill även säkerställa att personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt såväl i själva handläggningsarbetet men även i IT- miljöerna.

Verksamheten hanterar stora mängder med personuppgifter där stora delar är av känslig karaktär. Uppgifterna omfattas även till största delen av sekretess.

Det är därför av stor vikt för överförmyndarnämnden att personuppgifterna behandlas riktigt och att förutsättningar finns för att uppgifterna kan behandlas på ett korrekt sätt samt att riskerna för fel minimeras.

Överförmyndarnämnden har i sin internkontrollplanen lyft efterlevnad av dataskyddsfrågor som en riskfaktor i verksamheten. I internkontrollplanen finns även förslag på vad förvaltningen internt kan göra för att minimera riskerna.

Med anledning av uppkomna frågeställningar vill överförmyndarnämnden gärna bjuda in dataskyddsombudet till ett nämndsammanträde för att få mer information kring dataskyddsarbete.